Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty Thiết bị đo điện

đó rất có thể mang lại lợi ích kinh tế cho doanh nghiệp trong tương lai... 1.2- Phương pháp tính giá xuất kho nguyên vật liệu: Theo IAS - 2 trước hết để tính giá xuất kho nguyên vật liệu kế toán cần phải phân biệt được hai loại nguyên vật liệu là: nguyên vật liệu nhận diện được và nguyên vật liệu không nhận diện được. Vì vậy phương pháp tính giá xuất kho sẽ khác nhau. 1.2.1- Loại nguyên vật liệu nhận diện được: Đối với các loại nguyên vật liệu nhận diện được thì giá phí xuất kho gồm tất cả các giá phí đích thị của nó. 1.2.2 Loại nguyên vật liệu giống nhau không nhận diện được: Đối với loại này chuẩn mực IAS-2 đưa ra hai công thức: - Công thức “chuẩn” + Nhập trước-xuất trước (FIFO) + Bình quân gia quyền (CMP) - Công thức “thay thế chấp nhận được” + Nhập sau- xuất trước (LIFO) Nếu sử dụng công thức LIFO cần phải có một số thông tin là các báo cáo tài chính phải cho biết chênh lệch giữa giá trị tồn kho trên bảng báo các kế toán hoặc giá trị thấp nhất giữa giá trị được tính theo một trong hai công thức “chuẩn” (FIFO, CMP) và giá trị có thể bán được thuần (là giá ước tính có thể bán được trong điều kiện kinh doanh bình thường trừ chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và những chi phí cần thiết để bán hàng sau này) hoặc giá trị thấp nhất giữa giá ghi hiện tại trong ngày kế toán và giá có thể bán được thuần (hay giá lợi ích trong việc dùng). 1.3- Xác định giá trị nguyên vật liệu tồn kho tại thời điểm kế toán: 1.3.1- Nguyên tắc: Theo IAS-2 vào thời điểm kế toán giá trị nguyên vật liệu tồn kho được đánh giá trên cơ sở thấp nhất giữa giá phí nhập kho và giá có thể bán được thuần (giá trị tài sản trên báo cáo tài chính không thể cao hơn giá trị lợi ích trong việc dùng nguyên vật liệu). 1.3.2- Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu được tiêu thụ trong quá trình sản xuất không được giảm giá nếu thành phẩm được sản xuất từ nguyên vật liệu được bán với giá bằng hoặc cao hơn giá thành của nó. - Tuy nhiên trong trường hợp giảm sút giá mua trên thị trường của các nguyên vật liệu làm cho giá phí thành phẩm cao giá có thể bán được thuần, thì giá trị ghi sổ kế toán của nguyên vật liệu này phải được giảm xuống bằng giá có thể bán được thuần của nó. Trong trường hợp này giá mua của nguyên vật liệu có thể được coi là giá có thể bán được thuần của nó. 2. Sự vận dụng của kế toán Việt nam khi tính giá NVL, CCDC. Hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ giữa hệ thống kế toán Việt nam và chuẩn mực kế toán quốc tế về cơ bản là giống nhau. Tuy nhiên vẫn có những điểm khác nhau : Hệ thống kế toán Việt nam Đánh giá nguyên vật liệu: Giá thực tế nguyên vật liệu xuất được xác định bằng một trong các phương pháp: - Phương pháp bình quân gia quyền - Phương pháp nhập trước- xuất trước - Phương pháp nhập sau- xuất trước - Phương pháp giá thực tế đích danh... Chuẩn mực kế toán quốc tế Giá thực tế NVL xuất được xác định bằng một trong các phương pháp: -Phương pháp bình quân gia quyền. -Phương pháp nhập trước - xuất trước -Phương pháp nhập sau - xuất trước. -Phương pháp giá thực tế đích danh... Trong đó ưu tiên phương pháp nhập trước – xuất trước và phương pháp bình quân gia quyền. Thiếu hụt nguyên vật liệu trong kho do hậu quả của việc kiểm kê: - Phải ghi nợ tài khoản 138 để Giám đốc xem xét. Được đưa vào tài khoản lãi- lỗ. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: -Nếu giá thị trường nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ thấp hơn so với giá mua có thể có phần dự phòng cho khoản thiếu hụt này. - Dự phòng giảm giá được trích vào cuối niên độ kế toán và trước khi lập báo cáo tài chính. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho có thể được lập ngay sau khi cấp quản lý nhận thấy giá trị của nó bị giảm. Khi đó giá trị NVL, CCDC được phản ánh theo giá trị thực hiện ròng. Phần II Thực trạng công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Thiết bị đo điện A - Khái quát chung về Công ty Thiết bị đo điện I - Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Thiết bị đo điện : Sau khi đất nước thống nhất, điện khí hoá trở nên một yêu cầu cấp thiết nhằm phục vụ cho quá trình công nghiệp hoá. Việc mở rộng mạng lưới điện làm nảy sinh nhu cầu rất lớn về các thiết bị điện. Một loạt các nhà máy sản xuất thiết bị phục vụ cho ngành điện được thành lập trong thời gian này để đáp ứng nhu cầu đó. Công ty Thiết bị đo điện được thành lập ngày 1/4/1983 theo QĐ số 317/CK -CB ngày 24/12/1982 của Bộ Cơ khí luyện kim tách ra từ một xưởng của nhà máy Chế tạo biến thế. Công ty lúc đó có tên nhà máy chế tạo Thiết bị đo điện. Lúc mới thành lập nhà máy có gần 300 công nhân ( 50% là nam, 50% là nữ ) với bậc thợ bình quân 3/7, số vốn được cấp ban đầu là 10.267.000 đồng ( vốn cố định : 5.216.000 đồng, vốn lưu động : 5.051.000 đồng ). Lúc này nhiệm vụ sản xuất chủ yếu của nhà máy là sản xuất các loại máy phát điện có công suất từ 2kw đến 200 kw ( chiếm 70% tổng giá trị sản lượng ). Ngoài ra nhà máy còn sản xuất các loại thiết bị đo điện như công tơ 1 pha, công tơ 3 pha, máy biến dòng hạ thế, đồng hồ Vôn - ampe. Năm 1989 - 1990, Nhà nước chuyển đổi cơ chế kinh tế từ bao cấp sang hạch toán kinh doanh. Lúc này, nhu cầu về máy phát điện trên thị trường không còn nữa, song nhu cầu về thiết bị đo điện lại ngày càng tăng. Nắm được xu hướng đó, nhà máy giảm dần việc sản xuất các loại máy phát điện, đi sâu nghiên cứu chế tạo các thiết bị đo điện. Các thiết bị đo điện trở thành sản phẩm chính của nhà máy. Sự chuyển hướng đúng đắn này đã giúp nhà máy đứng vững trước những khó khăn do cơ chế thị trường đưa đến. Năm 1991, được sự cho phép của Bộ và Thành phố, nhà máy đã xây dựng khách sạn và văn phòng cho thuê trên phần đất do nhà máy quản lý. Từ năm 1993, kinh doanh dịch vụ khách sạn trở thành một bộ phận trong hoạt động kinh doanh của nhà máy, tạo điều kiện cho nhà máy có thêm nguồn vốn tích luỹ, cho đổi mới công nghệ. Năm 1994, nhà máy thực hiện đổi tên theo quyết định số 173QĐ / TCCBĐT của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp nặng. Tên mới của nhà máy là Công ty Thiết bị đo điện, tên giao dịch quốc tế là EMIC ( Electric Measuring Instrument Company ) công ty là một doanh nghiệp Nhà nước hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính và có tư cách pháp nhân. Công ty Thiết bị đo điện trực thuộc Tổng công ty Thiết bị kỹ thuật điện - Bộ Công nghiệp. Công ty Thiết bị đo điện đặt trụ sở chính tại số 10 - Trần Nguyên Hãn - Quận Hoàn Kiếm - Hà Nội. Ngành nghề kinh doanh chính của công ty là sản xuất, bán buôn bán lẻ các loại thiết bị đo điện. Bên cạnh đó, công ty còn kinh doanh khách sạn như một ngành hoạt động kinh doanh phụ. Nhận thức được vai trò quan trọng của chất lượng sản phẩm với sự sống còn của mình, công ty đã mạnh dạn tìm đối tác chuyển giao công nghệ và đưa các tiêu chuẩn quốc tế vào thực hiện trong công ty. Sau khi tìm hiểu nhiều doanh nghiệp nước ngoài chuyên sản xuất thiết bị đo điện, tháng 1/1995 công ty đã ký hợp đồng chuyển giao công nghệ sản xuất và xuất khẩu sản phẩm với hãng Landis & Gyr của Thuỵ Sĩ, một hãng chế tạo thiết bị đo điện hàng đầu thế giới đã có chiều dày kinh nghiệm sản xuất gần 100 năm. Nhờ có sự hợp tác trên, chất lượng sản phẩm của công ty đã đạt tiêu chuẩn quốc tế IEC 54. Để tiếp tục nâng cao chất lượng sản phẩm, năm 1996 công ty đã ký hợp đồng tư vấn với hãng APAVE của Pháp tư vấn cho công ty thực hiện chương trình quản lý chất lượng ISO 9001. Tháng 2/1999 công ty đã được tổ chức tiêu chuẩn quốc tế chấp nhận cấp chứng chỉ đạt tiêu chuẩn ISO 9001. Công ty là doanh nghiệp thứ 19 của Việt Nam đạt tiêu chuẩn ISO 9000, là doanh nghiệp Việt Nam đầu tiên đạt tiêu chuẩn ISO 9001. Nhờ nâng cao chất lượng sản phẩm lên tầm cỡ quốc tế, công ty đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể. Công ty đã trúng thầu trong nhiều cuộc đấu thầu quốc tế do các công ty điện lực trong nước tổ chức có sự tham gia rộng rãi của công ty nước ngoài. Bên cạnh đó, công ty còn xuất khẩu sản phẩm sang nhiều nước trên thế giới như : Mỹ, Philippin, Singapore, Bănglađét... Qua nhiều năm phấn đấu, công ty liên tục bảo toàn và phát triển vốn. Đến năm 1999, tổng số vốn của công ty là 32.218.000.000 đồng, trong đó vốn cố định là 23.486.000.000 đồng. Số lượng công nhân là 810 người với bậc thợ bình quân là 4/7. Không dừng lại ở đó, công ty ngày càng mở rộng hợp tác với các công ty nước ngoài để nâng cao hơn nữa chất lượng sản phẩm và nghiên cứu chế tạo các sản phẩm mới. Công ty dã tự mình nghiên cứu, đưa vào sản xuất một loạt công tơ mới mà điển hình là công tơ 3 pha 3 giá, tạo điều kiện cho ngành điện và cho các cơ sở sản xuất kinh doanh thực hiện việc giảm tiêu thụ điện năng vào giờ cao điểm. Công ty cũng đang tiến hành dự án hợp tác với một hãng nước ngoài để chế tạo công tơ điện tử đa chức năng, đo hướng từ xa, một sản phẩm chưa có ở Việt Nam. Qua hơn 17 năm hoạt động, công ty đã đạt được nhiều thành công rực rỡ. Công ty không những đứng vững trước những khó khăn do cơ chế thị trường gây ra mà còn tận dụng đưọc những lợi thế của nó để phát triển. Công ty đã trở thành một trong số những công ty dẫn đầu trong ngành chế tạo thiết bị điện ở Việt Nam. Công ty luôn luôn hoàn thành và hoàn thành vượt mức kế hoạch được giao với quy mô năm sau cao hơn năm trước. Năm 1999, quy mô vốn kinh doanh của công ty dã lớn gấp nhiều lần so với trước đây. Biểu 2 Qui mô và kết quả hoạt động kinh doanh STT Chỉ tiêu Năm Đơn vị tính 1997 1998 1999 1 Vốn kinh doanh Triệu đồng 27.600 32.218 32.218 2 Giá trị tổng S.L Triệu đồng 74.585 92.640 106.865 3 Giá trị S.L hiện vật - Công tơ 1 pha Cái 670.000 970.000 950.000 - Công tơ 3 pha Cái 51.000 58.000 58.000 - Đồng hồ Vôn – Ampe Cái 9.500 6.000 10.000 - Máy biến dòng hạ thế Cái 39.000. 42.000 42.000 4 Doanh thu Triệu đồng 106.298 158.900 128.200 5 Lợi nhuận Triệu đồng 12.818 15.298 9.360 6 Các khoản nộp ngân sách Triệu đồng 7.479 9.048 9.608 7 Thu nhập của người lao động Triệu đồng 1.400 1.600 1.600 II - Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty Thiết bị đo điện : Do đặc thù sản phẩm của công ty là sản phẩm đo lường điện, đòi hỏi độ chính xác cao và chịu được thời tiết khắc nghiệt, nên NVL, CCDC của công ty chủ yếu là nhập khẩu từ các nước Nhật, Singapore, Hàn Quốc, Tiệp ...Như tôn Silic, dây điện từ...Ngoài ra còn có NVL, CCDC tự chế như khuân, gá lắp...và NVL, CCDC thuê ngoài gia công chế biến. Cơ cấu sản phẩm của Công ty Thiết bị đo điện khá đa dạng và phức tạp (bao gồm công tơ 1 pha, công tơ 3 pha, máy biến dòng hạ thế và đồng hồ Vôn - Ampe các loại...). Tuy nhiên các sản phẩm này đều đi qua những công đoạn gia công tương đối giống nhau. Quy trình công nghệ của Công ty Thiết bị đo điện có thể khái quát theo sơ đồ sau : Sơ đồ 10 : Quy trình công nghệ sản xuất Đóng gói, nhập kho Đạt tiêu chuẩn Nguyên vật liệu Đột dập Cơ khí Chế tạo gia công ép nhựa Sơn, sấy Bán thành phẩm mua ngoài Lắp ráp bộ phận Lắp ráp hoàn chỉnh Hiệu chỉnh Kiểm tra Không đạt tiêu chuẩn Để thực hiện quy trình công nghệ trên Công ty Thiết bị đo điện đã xây dựng một cơ cấu sản xuất có thành phần, nhiệm vụ như sau: Sơ đồ 11 : Cơ cấu sản xuất của công ty Phân xưởng cơ dụng Kho vật liệu Phân xưởng lắp ráp I Kho thành phẩm Phân xưởng cơ khí Phân xưởng đột dập KCS Phân xưởng ép nhựa Phân xưởng lắp ráp II Kho bán thành phẩm Bộ máy sản xuất của công ty gồm 5 phân xưởng chính và 1 phân xưởng phụ ( phân xưởng cơ dụng .Mỗi phân xưởng đều có quản đốc, đối với nhứng phân xưởng lớn có thêm phó quản đốc. Các phân xưởng chưa hạch toán độc lập. Mỗi phân xưởng bố trí 1 nhân viên kinh tế có nghiệp vụ về công tác quản lý giúp quản đốc quản lý các mặt thiết bị, vật tư, lao động....nhân viên kinh tế có biên chế theo phân xưởng nhưng hoạt động nghiệp vụ theo hướng dẫn của phòng tài vụ. Hàng tháng, nhân viên này phải làm báo cáo theo mẫu chuyển lên phòng tài vụ làm cơ sở hạch toán. Nhiệm vụ sản xuất của các phân xưởng như sau: Phân xưởng đột dập : chuyên ché tạo các chi tiết là phôi liệu. Công nghệ chủ yếu là đột dập, gò hàn, cắt... Phân xưởng cơ khí : nhiệm vụ là gia công cơ khí, chi tiết sản phẩm. Công nghệ bao gồm phay, bào, tiện, nguội... Phân xưởng ép nhựa : chuyên gia công các chi tiết bằng nhựa. Với các công nghệ làm đẹp như : sơn, mạ...nhằm đảm bảo thẩm mỹ và chống gỉ tốt. Phân xưởng lắp ráp 1: chuyên lắp ráp các chi tiết thành cụm chi tiết và hoàn thiện thành sản phẩm cho công tơ 1 pha. Phân xưởng lắp ráp 2 : Lắp chi tiết thành cụm chi tiết và hoàn thiện thành sản phẩm cho các sản phẩm còn lại. Tất cả các bán thành phẩm sau khi hoàn thành từng khâu ở phân xưởng đếu có bộ phận KCS của từng phân xưởng kiểm tra chất lượng. Và toàn công ty có một phòng KCS để kiểm tra chất lượng đối với sản phẩm hoàn thành. Công ty tiến hành tiêu thụ thành phẩm theo những hợp đồng lớn được ký kết với các khách hàng như: Công ty Điện lực I Hà Nội, công ty Điện lực Hải Phòng, công ty điện lực thành phố Hồ Chí Minh...Số lượng thành phẩm bán theo hợp đồng chiếm tới 70% tổng giá trị sản lượng của công ty. Hiện nay, công ty chỉ có một cửa hàng giới thiệu và bán lẻ sản phẩm và một đại lý duy nhất là Trung tâm thí nghiệm điện thành phố Hồ Chí Minh. Trong nền kinh tế thị trường, công ty cũng gặp phải sự cạnh tranh gay gắt trong việc tiêu thụ sản phẩm với Nhà máy liên doanh Nhật -Thái ở phía Nam, hàng nhập lậu từ Trung Quốc...Hơn nữa, do khủng hoảng kinh tế khu vực nên trước khi ký hợp đồng công ty phải đấu thầu quốc tế, điều này làm cho chi phí bán hàng của công ty tăng lên đáng kể. III - Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty Thiết bị đo điện : Công ty được tổ chức theo mô hình quản lý trực tuyến chức năng gồm có ban giám đốc, 9 phòng ban, 6 phân xưởng và 1 khách sạn. Cơ cấu bộ máy quản lý thể hiện theo sơ đồ sau : Sơ đồ 12 : Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty Các phân xưởng Phó giám đốc Giám đốc Khách sạn Phòng bảo vệ Phòng hành chính y tế Phòng kỹ thuật Phòng lao động tiền lương Phòng tổ chức Phòng KCS Phòng tài vụ Phòng vật tư Phòng kế hoạch Ban giám đốc công ty gồm 2 thành viên: Giám đốc : Phụ trách chung và đi sâu vào công tác khoa học kỹ thuật, kinh doanh khách sạn. Phó giám đốc : Giúp việc cho giám đốc, phụ trách sản xuất chính và tiêu thụ. Các bộ phận chức năng của công ty được tổ chức thành 9 phòng ban. Mỗi phòng ban có chức năng và nhiệm vụ riêng xong có mối quan hệ mật thiết với nhau. Phòng kế hoạch : Xây dựng các kế hoạch ngắn hạn, dài hạn, nắm bắt nhu cầu thị trường. Chịu trách nhiệm điều độ sản xuất, cân đối năng lực sản xuất và chỉ đạo việc thực hiện kế hoạch đối với phân xưởng. Phòng vật tư : Lập kế hoạch thu mua, gia công, chịu trách nhiệm tìm kiếm thị trường mua sắm vật tư đúng các chỉ tiêu và định mức kỹ thuật. Có nhiệm vụ cung ứng vật tư đúng số lượng, chủng loại, thời gian, đảm bảo cho sản xuất được liên tục. Phòng tài vụ : Có nhiệm vụ phản ánh trên sổ sách kế toán toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và cung cấp thông tin kế toán kịp thời cho quản lý. Phòng KCS : Kiểm tra chất lượng các chi tiết do các phân xưởng sản xuất ra từ khâu đầu đến khâu cuối. Phòng tổ chức : Quản lý nhân sự, đào tạo và sắp xếp lao động, tổ chức sản xuất, khen thưởng, ký hợp đồng lao động. Phòng lao động tiền lương : Kết hợp với phòng kỹ thuật xây dựng các dơn giá tiền lương của tất cả các chi tiết sản phẩm làm cơ sở cho việc trả lương theo sản phẩm nhằm tiết kiệm chi phí đồng thời đảm bảo trả lương công bằng. Phòng kỹ thuật : Phụ trách thiết kế kỹ thuật sản phẩm của công ty, nhận chuyển giao công nghệ và các công trình nghiên cứu khoa học, cung cấp các định mức tiêu hao nguyên vật liệu, định mức lao động... Phòng hành chính y tế : Quản lý công văn giấy tờ, vệ sinh công nghiệp... Phòng bảo vệ : Giám sát việc chấp hành nội quy, quy chế của công ty tiến hành công tác phòng cháy chữa cháy. Bên cạnh đó, cơ cấu tổ chức của công ty còn bao gồm 6 phân xưởng, 1 khách sạn và 1 số văn phòng cho thuê. Khách sạn và văn phòng cho thuê tương đối độc lập với hoạt động sản xuất của công ty. Bộ phận này chịu sự chỉ đạo của giám đốc và do chủ nhiệm khách sạn trực tiếp quản lý. Dưới chủ nhiệm khách sạn có các tổ đảm trách công việc như : tổ lễ tân, tổ tài vụ, tổ trực văn phòng đại diện, tổ nhà hàng...bộ phận này không hạch toán độc lập mà theo chế độ báo sổ. Kết quả kinh doanh của khách sạn được hạch toán vào kết quả kinh doanh của công ty. IV- Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty Thiết bị đo điện : 1. Tổ chức bộ máy kế toán : Bộ máy kế toán của công ty bao gồm 10 người có nhiệm vụ thực hiện và kiểm tra việc thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kế trong phạm vi toàn công ty. Do đặc điểm riêng về công tác kế toán cũng như giới hạn về lao động kế toán, công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình trực tuyến. Sơ đồ bộ máy kế toán được thể hiện như sau : Sơ đồ 13: Bộ máy kế toán của công ty Kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay, tiền lương, BHXH Kế toán TSCĐ, nhập vật liệu Kế toán xuất vật liệu Kế toán thành phẩm và tiêu thụ Thủ quỹ Kế toán khách sạn Kế toán trưởng Nhân viên kinh tế các phân xưởng Trong đó : Kế toán trưởng phụ trách chung và trực tiếp lập báo cáo tài chính. Nhóm kế toán sản xuất gồm 6 người và dược phân công lao động như sau: 1. Một kế toán phụ trách vốn bằng tiền, kế toán tiền lương và BHXH, tính lương các phòng ban và khách sạn. 2. Một kế toán phụ trách tài sản cố định, nhập vật liệu, các loại vốn kinh doanh, các khoản tạm ứng và tính lương cho một phân xưởng. 3. Một kế toán xuất vật liệu và tính lương cho một phân xưởng. 4. Một kế toán tiêu thụ kiêm tính lương cho một phân xưởng. 5. Một kế toán phụ trách thống kê và tổng hợp toàn công ty kiêm kế toán chi phí và tính giá thành đồng thời tính lương cho một phân xưởng. Một thủ quỹ kiêm tính lương cho một phân xưởng. Nhóm kế toán khách sạn gồn 3 người : Một tổ trưởng chịu trách nhiệm về hạch toán. Một kế toán nhà hàng, tiền ăn uống, tiền giặt là... Một phụ trách thống kê tổng hợp và kế toán các khoản tiền điện thoại, sinh hoạt... Khách sạn là đơn vị hạch toán báo sổ. 2. Hình thức tổ chức sổ kế toán: Công ty Thiết bị đo điện là một công ty có quy mô tương đối lớn, hoạt động trên địa bàn tập trung phù hợp với đặc điểm tổ chức và hoạt động công ty đã áp dụng mô hình kế toán một cấp. Do có trình độ kế toán khá cao và có điều kiện phân công lao động kế toán nên công ty đã áp dụng hình thức kế toán nhật ký- chứng từ. Mọi nghiệp vụ phát sinh tại Công ty Thiết bị đo điện đều được lập chứng từ gốc hợp lệ. Các chứng từ gốc là cơ sở để kế toán phần hành tiến hành nhập số liệu vào máy, lên sổ chi tiết, bảng kê, nhật ký- chứng từ. Hệ thống sổ chi tiết gồm một số loại chính mà Công ty Thiết bị đo điện sử dụng. Bảng phân bổ vật liệu. Bảng tính và phân bổ khấu hao. Sổ chi tiết thanh toán với người bán. Sổ TSCĐ (theo loại tài sản và đơn vị sử dụng). Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh và tính giá thành sản phẩm. Để cung cấp thông tin kế toán cho yêu cầu quản lý nội bộ và cho các cơ quan chức năng, công ty thiết lập hệ thống báo cáo bao gồm: * Báo cáo nội bộ: - Định kỳ hàng tháng: + Báo cáo quỹ. + Báo cáo chấm công lao động. - Định kỳ quý: + Báo cáo lãi lỗ về tiêu thụ sản phẩm hàng hoá. + Báo cáo tình hình thu chi tiền mặt, ngoại tệ. + Báo cáo công nợ. + Báo cáo chi phí, thu nhập bất thường. * Báo cáo tài chính: gồm 04 loại theo quy định của ché độ kế toán. Vì là một công ty có quy mô lớn, hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra thường xuyên, liên tục nên các nghiệp vụ phát sinh nhiều. Để dảm bảo chính xác của thông tin kế toán, kịp thời xử lý khối lượng công việc và nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ kế toán Công ty Thiết bị đo điện đã áp dụng kế toán máy vào công tác kế toán (hiện nay công ty đã sử dụng phần mềm kế toán của công ty Cổ phần phần mềm tài chính kế toán – chương trình Fast Accounting 97011). Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán viên kiểm tra chứng từ rồi định khoản đến từng tài khoản chi tiết (tiểu khoản, tiết khoản) ngay trên chứng từ, phân loại chứng từ theo đối tượng, nghiệp vụ... rồi nhập số liệu chứng từ vào máy theo từng phần hành, kiểm tra tính khớp đúng giữa số liệu trên máy với số liệu trên chứng từ gốc. Việc kết chuyển dữ liệu, tổng hợp, in ấn sổ sách, báo cáo sẽ do máy tính thực hiện hoàn toàn. Kế toán chỉ việc lưu trữ chứng từ gốc, các sổ tổng hợp, các sổ chi tiết do máy in ra vào các hồ sơ kế toán. Sơ đồ 16 : khái quát công tác kế toán tại Công ty Thiết bị đo điện. Nhật ký- chứng từ Xử lý nghiệp vụ: + Kiểm tra chứng từ + Xác định định khoản + Phân loại chứng từ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng kê Bảng phân bổ Nhập số liệu chứng từ vào máy theo từng phần hành Chứng từ gốc Sổ cái Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: 3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: Từ ngày 01 / 01/ 1996 công ty đã áp dụng hệ thống tài khoản kế toán mới theo quyết định 1141 – TC / CĐKT ngày 01 / 01 / 1995 của Bộ Tài chính. Để hệ thống tài khoản sử dụng có hiệu quả hơn, công ty đã có một số thay đổi nhỏ dựa theo tính đặc thù trong tổ chức sản xuất như : Do công cụ dụng cụ được sử dụng cho sản xuất đều có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn, hạch toán theo cách phân bổ một lần nên được theo dõi chung trên tài khoản 152 – nguyên vật liệu. Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên nhưng công ty lại dùng tài khoản 611 – mua hàng để theo dõi tiền thuê gia công chế biến. Một số tài khoản được chi tiết theo sản phẩm và theo phân xưởng như: TK 621, 622, 627. Ví dụ: TK 621.1 : Chi phí NVL trực tiếp cho sản xuất công tơ một pha. TK 6211.1: Chi phí NVL trực tiếp sản xuất công tơ một pha cho phân xưởng đột dập. TK 6211.2 : Chi phí NVL trực tiếp sản xuất công tơ một pha cho phân xưởng cơ khí. TK 151 – Hàng mua đi đường : Không được sử dụng vì vật tư mua về luôn có hoá đơn đi kèm, không có trường hợp hoá đơn về mà hàng chưa về và ngược lại. TK 157 – Hàng gửi bán : Không được sử dụng vì công ty chủ yếu sản xuất theo đơn đặt hàng, số lượng hàng bán lẻ không nhiều, được tiêu thụ trực tiếp tại cửa hàng bán và giới thiệu sản phẩm của công ty. TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho : Không được sử dụng do công ty không thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Các TK 121, 128, 129, 228, 229 chưa được sử dụng trong hệ thống tài khoản kế toán của công ty. B – Thực trạng công tác kế toán tại Công ty Thiết bị đo điện. I - Khái quát chung tình hình sử dụng NVL, CCDC tại Công ty Thiết bị đo điện: 1. Đặc điểm sử dụng NVL, CCDC tại Công ty Thiết bị đo điện. Công ty Thiết bị đo điện là công ty chuyên sản xuất những sản phẩm kỹ thuật phức tạp đòi hỏi độ chính xác cao như công tơ điện, biến dòng hạ thế, trung thế...Đặc điểm của các sản phẩm này là cấu thành từ rất nhiều chi tiết khác nhau (khoảng 200 chi tiết cho mỗi loại sản phẩm). Chính vì vậy NVL, CCDC cho sản xuất phải đáp ứng được đặc thù và yêu cầu cao của công nghệ sản xuất và danh mục vật tư rất phong phú về chủng loại, quy cách (khoảng 1 600 loại vật tư khác nhau). Trong đó nguyên vật liệu chiếm 18 nhóm, công cụ dụng cụ chiếm 5 nhóm. Trong mỗi loại thì NVL, CCDC lại được mã hoá và ghi vào máy tính để tiện cho quản lý. a) Nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu chế tạo thiết bị đo điện thường là sản phẩm của ngành công nghiệp khác, có những loại phải qua một số khâu gia công mới tạo thành chi tiết sản phẩm như: Silic, đồng, thép, nhôm các loại...Bên cạnh đó lại có những loại là chi tiết sản phẩm có thể đưa ngay vào khâu lắp ráp như: điốt, điện trở, vòng bi, bóng đèn... Để thuận lợi cho công tác quản lý, nguyên vật liệu được phân loại như sau: - Nguyên vật liệu chính: Tôn silic, dây điện từ, thép, đồng, nhôm, các loại... - Nguyên vật liệu phụ: bao gồm các loại hoá chất, dầu, mỡ, sơn các loại, nhựa, bu lông, đai ốc... -Phế liệu thu hồi: phôi sắt, thép của các phân xưởng... b) Công cụ dụng cụ: Công cụ dụng cụ được sử dụng trong sản xuất có thể chia làm 2 loại: - Các loại công cụ dụng cụ dùng trong thao tác gia công lắp ghép như: dao phay, giũa, đá mài, khuôn, giá đỡ... - Các dụng cụ dùng cho việc kiểm tra các thông số kỹ thuật của sản phẩm như: Panme đo ngoài, thước và đồng hồ đo các loại... Ngoài ra còn có một số loại khác như dụng cụ bảo hộ lao động (găng tay, ủng...) Chi phí nguyên vật liệu công cụ dụng cụ chiếm tỷ trọng khá lớn trong giá thành sản phẩm của Công ty Thiết bị đo điện (65%) và hình thành từ nhiều nguồn khác nhau: - Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua ngoài bao gồm cả thu mua trong nước và nhập khẩu. NVL, CCDC nhập ngoại thông thường là những loại vật tư đòi hỏi có thông số kỹ thuật và chất lượng cao mà trong nước chưa sản xuất được như: chân kính đồng hồ, bi đồng hồ, nam châm, dao phay... các vật tư này có giá thành khá cao và được nhập khẩu từ các nước Nhật, Singapore, Hàn Quốc, Tiệp... - NVL, CCDC tự chế: chủ yếu là các khuôn, gá lắp. - Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: gồm một số chi tiết đơn giản nhằm giảm chi phí cho việc tổ chức sản xuất. Hệ thống danh điểm vật tư của Công ty Thiết bị đo điện được xây dựng bởi phòng vật tư và phòng kỹ thuật theo tiêu chuẩn ISO-9001. Theo tiêu chuẩn này danh điểm NVL, CCDC sẽ gắn liền với chủng loại, quy cách, thông số kỹ thuật của nó. Khi nhìn