Một vài vấn đề về quản lý con người

Một Vài Vấn đề Về Quản Lý Con Người Hơn 8000 năm trước, khi con người sống thành xã hội thì người ta đã ý thức được vị trí rất quan trọng của con người trong tổ chức. Đến các nhà tư tưởng thời cổ đại, ví dụ như trong lý thuyết thiên, địa nhân đã khẳng định, trời đất biến đổi khôn lường nhưng cũng không phức tạp bằng sự biến đổi trong tâm lý người. Được lòng người là được tất cả, thu phục được lòng người sẽ chiến thắng. (Thiên thời không bằng địa lợi, địa lợi không bằng nhân hoà.) Cho đến khi môn Khoa học quản lý ra đời và trở thành một môn khoa học độc lập, người ta thấy rằng cũng có rất nhiều yếu tố tham gia vào hệ thống quản lý như vật chất, kinh tế, văn hoá, thông tin… nhưng yếu tố con người vẫn là một yếu tố quan trọng nhất của ngành khoa học này. Ngày nay, trong nền kinh tế tri thức, khi mà trong giá trị sản phẩm hơn 80% là hàm lượng chất xám, tài sản trí tuệ điều hành tài sản của các công ty thì yếu tố con người càng được đặt vào một vị trí quan trọng. Hãy tưởng tượng, trong hầu hết các ngành nghề, người ta dễ dàng đặt mùa các loại máy móc thiết bị như mua tận gốc của một công ty lớn. Chất lượng của các trang thiết bị cũng hoàn toàn giống nhau kể cả tính năng cũng như công dụng của chúng. Giả sử một công ty vừa mất tất cả các máy móc thiết bị nhưng kỹ năng sản xuất vẫn còn nguyên thì họ có thể nhanh chóng phục hồi tái tạo lại nhà xưởng. Nhưng nguợc lại, một công ty mất kỹ năng tay nghề, mất người quản lý thì dù có giữ được trang thiết bị cũng không thể đứng vững trên thương trường. Tóm lại, muốn tồn tại và phát triển, không thể không nghiên cứu yếu tố con người. Đặc biệt trong lĩnh vực quản lý, con người lại càng trở nên nhân tố trung tâm không thể thiếu. Trong khuôn khổ nhỏ hẹp của tiểu luận này, chúng tôi chỉ đề cập đến cách nhìn nhận con người trong hệ thống tổ chức quản lý, quản lý con người là gì, quản lý như thế nào và để quản lý con người những người quản lý (lãnh đạo) phải cần có những gì. A. CON NGƯỜI TRONG HỆ THỐNG QUẢN LÝ Như chúng ta biết, việc quản lý con người, tập thể là nhiệm vụ chính của việc quản lý không chỉ đối với toàn xã hội và đối với từng cấp, ngành, xã hội. Có thể nói, con người có vai trò chủ đạo trong hệ thống quản lý. Trong lĩnh vực quản lý người ta xém xét con người và hoạt động của con người trên 3 góc độ. - Con người với tư cách là chủ thể quản lý: cùng với năng lực, uy tín, nhân cách của mình giúp co người đưa ra các quyết định quản lý của mình. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của tổ chức và sự phát triển của tổ chức. Con người với tư cách là khách thể quản lý (hay đối tượng quản lý): Đó là những người dưới quyền ở nhiều cấp độ cá nhân, tập thể… với những đặc điểm văn hoá, nhân cách riêng của họ. - Thứ 3 nhìn nhận con người trong mối quan hệ giữa chủ thể và khách thể quản lý (mối quan hệ giữa những người lãnh đạo và người dưới quyền) Tuy nhiên, con người và tập thể không thụ động trước tác động quản lý bởi mỗi người đều có ý chí, ý thức, có những lợi ích và nhu cầu riêng, có nhận thức về các sự kiện. Trong hệ thống quản lý, con người có thể tiếp nhận các quyết định quản lý, tuân theo nó hoặc có thể không tiếp nhận hay chỉ tiếp nhận ở một mức độ nhất định. Chính vì thế trong việc quản lý con người không thể theo các quyết định cứng nhắc mà mang tính linh hoạt, mềm dẻo. B. QUẢN LÝ CON NGƯỜI LÀ GÌ, QUẢN LÝ NHƯ THẾ NÀO? Con người là tổng hoà các quan hệ xã hội, con người sống trong xã hội và không thể tách rời xã hội do đó quản lý con người không thể tách rời xã hội. Có thể nói “Quản lý con người một cách có khoa học là phải thiết lập được sự hài hoà, tối ưu giữa những lợi ích, nguyện vọng và sự phát triển của cá nhân, tập thể cũng như phải điều hoà được những yêu cầu của cá nhân, tập thể và xã hội với nhau”. Quản lý con người là một công việc khó khăn phức tạp không phải ai cũng có thể làm được. Với quan niệm về bản chất quản lý con người như trên, chúng ta có thể luận giải nó quan các mặt cụ thể sau: - Quản lý con người trước tiên là phải xác định được vị trí đúng đắn của mỗi người trong tập thể, trong hệ thống xã hội, quy định rõ chức năng, quyền hạn và vai trò xã hội của họ. - Quản lý con người có nghĩa là đào tạo, bồi dưỡng con người; hướng dẫn, giúp đỡ họ thực hiện vai trò xã hội, những chức năng, nghĩa vụ và quyền hạn của họ với tư cách là một chủ thể hoạt động ở vị trí của họ trong hệ thống tổ chức. Ở đây, vai trò của công tác giáo dục, đào tạo có ý nghĩa vô cùng quan trọng được các nước đưa lên quốc sách hàng đầu. - Quản lý con người còn có ý nghĩa là tạo ra cho mọi cá nhân (trước hết là trong công việc và trong sinh hoạt) những điều kiện thuận lợi nhất để họ thực hiện tốt nhất vai trò xã hội của mình; gắn lợi ích của mỗi cá nhân với lợi ích của tập thể, dân tộc. Như vậy, muốn tạo điều kiện thuận lợi cho mỗi cá nhân trong tổ chức thực hiện vai trò xã hội của mình, người lãnh đạo cần giúp họ thích nghi, hoà hợp với nhau, với tập thể nhằm tạo cho cá nhân vừa có tính độc lập, sáng tạo, vừa có mối quan hệ gắn bó hữu cơ giữa họ và các thành viên khác. Thực tế cho thấy, có một số yếu tố của sự thích ứng, hoà nhập sau: + Sự thích ứng về mặt thể chất, sinh lý, về những điều kiện của hoạt động: trình độ chuyên môn, kỹ thuật, mức độ căng thẳng, thời gian làm việc…. + Sự thích ứng với nhau về mặt tâm lý, khí chất, tính cách, xu hướng, định hướng giá trị, hứng thú, quan niệm, thói quen… nhằm tạo ra không khí tâm lý tốt trong tập thể. . + Sự thích nghi về mặt xã hội – tâm lý, sự thích nghi giữa cá nhân và tập thể, đồng nghiệp với lãnh đạo… giúp cho mọi người có nhận thức và chấp nhận tự giác các quy tắc, các giá trị, tiêu chuẩn hành vi đã được quy định bởi tập thể xã hội. . Quản lý con người còn có nghĩa là thường xuyên kiểm tra xem mỗi con người có thực hiện đúng vai trò xã hội của mình hay không. Muốn làm được điều đó cần thường xuyên tác động, uốn nắn và đánh giá đúng về kết quả hoạt động của con người (phải hiểu rõ các nét tâm lý chung của những người bị lãnh đạo để có những cách thức cư xử hợp lý.) C. ĐỂ QUẢN LÝ CON NGƯỜI, NHÀ QUẢN LÝ CẦN GÌ? 1. Một trong những yêu cầu đầu tiên đề ra cho người lãnh đạo đã được Onosandro Vizantiez Mavriky (thế kỷ 11) trình bày gồm: - Người ta muốn thấy người lãnh đạo nghĩa cả và công bằng, có kinh nghiệm trong công việc của mình, thông minh và quyết đoán. Đối với mọi việc anh ta đều có thái độ bình tĩnh và tựu tin, bình dị và biết kiềm chế trong cư sử, không quá bận tâm về bản thân và những nhu cầu của mình. Lường tránh tính tham lam và vụ lợi vì người vụ lợi thì người tốt không yêu mến mà kẻ thù thì coi khinh. - Người lãnh đạo phải tôn trọng các quyền của thuộc cấp, ít ngủ và thường đêm nghĩ xem trong tương lai phải làm gì. - Sau khi đã quyết định phải hành động mau lẹ, bởi lẽ dịp may hiếm đến phải kịp thời chớp thời cơ. Không phởn chí khi thành công và không ngã lòng khi thất bại. - Biết tiên đoán là một trong những phẩm chất giá trị nhất. - Phải biết xác định chính xác có thể giao cho ai làm việc gì. Nên tránh xa những kẻ láu cá hơn là những người dữ tính. 2. F.Tailor, người được coi là cha đẻ của khoa học tổ chức và quản lý hiện đại cho rằng một người quản lý giỏi cần có những tố chất sau: trí thông minh, có học vấn, có kinh nghiệm, khôn khéo, linh hoạt, có nghị lực sáng suốt, trung thực, suy nghĩ lành mạnh, có sức khoẻ. 3. Theo B.Karlof trong “Chiến lược làm ăn” năm 1991 có đưa ra: “Một người lãnh đạo giỏi là người vững tin, cởi mở, ham học hỏi, biết chấp nhận, hướng vào kết quả, dứt khoát, có óc phê phán, có kinh nghiệm, biết chấp nhận khi phạm sai lầm, có sức lôi cuốn thuyết phục và gây được lòng tin, nhiệt tình, bình tĩnh, biết lắng nghe người khác, thiện tâm và chu đáo, tự do, niềm nở, mềm dẻo, sẵn sàng giúp người khác phát triển” 4. Theo ý kiến của R.Herstenberg – người đứng đầu tập đoàn General Motos người quản lý cần có: - Yêu cầu thứ nhất là phải có kiến thức sâu rộng. Mỗi nhà quản lý cần phải biết thực hiện công việc của mình một cách chuyên nghiệp. Phải có tinh thần cầu thị và ý thức tự hoàn vốn tri thức của mình. - Yêu cầu thứ hai là phẩm cách và tinh thần trách nhiệm rất cao trong mọi việc - Yêu cầu thứ ba là phải biết cảm nhận cái mới và dám mạo hiểm. - Yêu cầu thứ tư là phải nhạy cảm và năng động. - Yêu cầu thứ năm là năng lực làm việc cao, thường xuyên muốn trở nên giỏi giang hơn để hoàn thành công việc được tốt. 5. Theo ý kiến của Vương Lạc Phu và Tưởng Nguyệt Thần trong cuốn “Khoa học lãnh đạo hiện đại” NXB Chính trị Quốc gia 2001 có đề cập đến 4 nhóm năng lực: - Những phẩm chất về chính trị tư tưởng: Họ coi nhóm này là linh hồn sống, là hạt nhân của lãnh đạo, thể hiện thế giới quan, nhân sinh quan, quan điểm về giá trị, tư duy lãnh đạo, nó phản ánh cả trình độ tư duy chính trị của người lãnh đạo. Hai ông nhấn mạnh: “người lãnh đạo phải có lập trường chính trị kiên định và phải một lòngmột dạ phục vụ nhân dân”. - Những phẩm chất về tri thức: Phải có một trình độ nhận thức phù hợp về mặt lý luận cũng như về văn hoá, tri thức chuyên môn, quản lý và pháp luật. - Nhóm các phẩm chất năng lực: Đưa ra 2 loại năng lực cơ bản phải có ở người lãnh đạo là năng lực sáng tạo (phải có tài quan sát, tài dự kiến, tài quyết đoán, tài ứng biến). Thứ hai đó là năng lực tổng hợp thể hiện ở khả năng thu thập và xử lý thông tin, tổng hợp các tri thức, điều hoà lợi ích. - Nhóm các phẩm chất về tâm lý: Hai tác giả nhấn đến ba kỹ năng biết nói, biết viết và biết đi. 6. Các tác giả Việt Nam phát triển từ quan điểm đức – tài cũng nhấn mạnh đến 3 nhóm đặc điểm đó là: Nhóm về tư tưởngchính trị, nhóm các phẩm chất tâm lý đạo đức và nhóm các phẩm chất năng lực. Tóm lại để quản lý con người thành công, yếu tố người lãnh đạo là quan trọng nhất. Từ các tiêu chí về phẩm chất của người cán bộ lãnh đạo, người quản lý trên. Chúng ta cần có cách nhìn đa chiều nhưng cũng phải chọn lọc để phù hợp với điều kiện văn hoá từng nước và hoà nhập cùng xu thế của thế giới. Chúng tôi có nhiều điểm đồng ý với những tổng kết sau của tác giả Thương Mưu Tử về cách quản người. “Cách quản người lấy phục tùng làm gốc. Nếu muốn người khác phục tùng người lãnh đạo phải có tố chất cao hơn người một cái đầu, phải có biện pháp khiến người ta tin phục, chế độ quản lý chặt chẽ và nguyên tắc kiên định. Bản lĩnh nhìn người, nhận biết con người, biết tỏ rõ uy nghiêm ngăn cấm và lời nói thuyết phục lòng người”. Chúng ta sẽ xem xét từng yếu tố trên: Tố chất của người lãnh đạo: - Lấy đức quản người: Người xưa nói “Bản thân phải chính trực, không cần ra lệnh cấp dưới vẫn nghe theo, bản thân không chính trực, có ra lệnh cấp dưới cũng không thi hành” Như vậy, người lãnh đạo lợi dụng chức quyền, vi phạm pháp luật, kỷ luật làm tổn hại đến của công vì lợi ích cá nhân thì sẽ mất hết uy tín. Ngược lại “Không tư lợi, thân giá sẽ cao, không kiêu căng, uy càng lớn”. - Lấy học thức quản người: Một người lãnh đạo nếu không có đủ tri thức và trình độ nghiệp vụ cao, thậm chí vô học mà lại khoa chân múa tay trứoc mặt cấp dưới có chuyên môn thật khó tưởng tượng liệu có ai phục anh ta. Ví dụ hiệu trưởng một trường lại không thể lên lớp giảng bài, viện trưởng bệnh viện lại không biết gì về y thuật, thì làm gì có uy tín. Ngựoc lại, nếu có đầy đủ chuyên môn cần thiết, không những có thể vận dụng hiểu biết của mình lãnh đạo tốt công tác của nàgnh mình đồng thời lại có nhiều tiếng nói chung với cấp dưới. Người lãnh đạo như thế ai cũng phải kính phục. - Lấy tài quản người: Một người lãnh đạo tài hoa có thể tạo ra cho người khác cảm giác tin cậy, an toàn dù trong hoàn cảnh cực kỳ khó khăn và hết sức nguy hiểm, nhân viên do người đó lãnh đạo vẫn đồng tâm nhất trí theo người lãnh đạo vượt qua mọi khó khăn. Nếu người lãnh đạo có cách nói năng sinh động, lưu loát, ngắn gọn, có tính logic, có sức thuyết phục lan truyền thì đó là một người lãnh đạo có tư tưởng sâu sắc, hiểu biết rộng, trình độ cao. Còn nói năng thô thiển, khô khan, sáo rỗng, lề mề, câu sau không ăn nhập với câu trước, không hề có một sự khiêu gợi, khuyến khích khiến người ta cảm thấy đó là một người lãnh đạo có trình độ quá tồi. Biện pháp của người lãnh đạo: Dựa vào sự phát triển của lịch sử loài người, con người hiện đại chia biện pháp quản lý ra thành 4 loại: Quản lý truyền thống Cấp dưới bị coi như “người máy”, “bộ phận máymóc”, quản lý một cách tàn nhẫn, phi nhân tính. Quản lý khoa học Ông chủ coi cấp dưới là “con người kinh tế” chủ yếu dựa vào hiền tài và định mức để kích thích tính tích cực của con người. Khoa học hành vi. Coi cấp dưới là “con người xã hội, điều động tính tích cực của con người từ góc độ qua hệ giữa người với người” Quản lý hiện đại. Coi cấp dưới là “con người phức tạp”, chú ý nghiên cứu từ các khía cạnh thoả mãn các yêu cầu cảu cấp dưới, điều động tính tích cực của họ. Diễn biến từ “con người máy” đến “con người kinh tế” đến “con người xã hội” và “con người phức tạp” con người đã làm thay đổi được địa vị bị nô dịch,bị bóc lột, phát huy được tính chủ động, tích cực, sáng tạo của họ, mở ra một tương lai rộng lớn. Chế độ của người lãnh đạo: Để quản lý người tốt thì các tác giả Trung Quốc cho rằng cần có 4 chế độ phải duy trì: Xây dựng bộ máy quản lý nhân tài và đặt ra các quy tắc, chế độ quản lý nhân tài. Đề ra các chính sách, kế hoạch khai thác và phát triển nhân tài và giám sát tình hình thực hiện. Tổ chức giao lưu và luân chuyển hợp lý nhân tài giữ các vị trí khác nhau trong ngành, trong các xí nghiệp và trong nội bộ xí nghiệp. Xây dựng hồ sơ nhân tài, làm căn cứ để quản lý nhân tài. Nguyên tắc của người lãnh đạo: Nguyên tắc có thể lên, có thể xuống. Phải dựa vào tính chất khác nhau, trình độ khác nhau của nhân tài để quản lý đúng vị trí và nâng cao tài năng từng cấp. Nguyên lý điều tiết tầng thứ theo hệ thống. Quản lý phải có tầng thứ. Tầng thứ ít, biên độ quản lý phải rộng, biên độ quản lý hẹp, tàng thứ sẽ tăng. Nguyên tắc bổ sung cho nhau. Xí nghiệp hiện đại cần phải có nhiều nhân tài. Nguyên tắc phải theo tình hình động. Tình hình công tác có thay đổi, nhân tài cũng sẽ thay đổi, nhân tài lưu động sẽ giúp cho việc phát huy tài năng. Phương pháp của người lãnh đạo Coi công việc của cấp dưới là việc của mình. Phải hoà mình với cấp dưới. Hành vi thường ngày của người lãnh đọ cấp dưới đã nhìn thấy rõ. Đừng nên cho rằng mình có thể thao túng mọi người mãi mãi, khi lợi ích thiết thân của nhân viên bị tổn hại, họ cũng sẽ vùng lên chống lại. Cho nên phải hoà mình với họ, có thể xoá bỏ được ý nghĩ thù hằn của họ. . Phải đặt mình vào vị trí của họ. PhảI luôn xuất phát từ quan điểm của họ để kiểm nghiệm quyết định của mình. . Phải biết giao quyền, một người lãnh đạo kinh doanh có hiệu suất cao cần phải hết sức phóng tay giao quyền để dành thời gian vào những việc người lãnh đạo cần làm. . Phải nói cho nhân viên biết những khó khăn, và ngăn ngừa những mâu thuẫn. . Phải quan tâm đến nhân viên. Có khi chỉ quan tâm đến một việc nhỏ cũng có thể cải thiện rất lớn đến quan hệ quần chúng của bạn. . Khai thác phát triển trí tuệ của nhân viên. Tranh thủ ý kiến của nhân viên dưới quyền, khiến họ phải động não suy nghĩ, khai thác phát triển trí tuệ của họ. . Phải biết lắng nghe nhiều loại ý kiến. Khi đưa ra quyết định, phải biết lựa chọn những phương án có thể lựa chọn. Phương án tốt là phương án được chọn ra qua việc loại các phương án kém hơn. . Phải quan tâm đến cách thức bố trí các nhiệm vụ. Người cấp trên thông minh nhất là người rất ít phải sử dụng đến uy quyền. . Phải nhìn vào kết quả công việc chứ không phải lượng công việc nhiều hay ít. Đánh giá một con người phải chú trọng đến những cống hiến của anh ta. . Phải có dúng khí nói “không”. Một nhà kinh doanh giỏi phải có dũng khí nói không và sau chữ không mạnh mẽ đó phải làm cho cấp dưới thấy sự uy nghiêm của người lãnh đạo. . Bản lĩnh của người lãnh đạo: - Phải biết nói năng: Đó là năng lực cơ bản nhất của con người dù là ra lệnh, biện hộ cho bản thân hay trình bày lập trường của mình, nếu nói năng khéo léo có thể có được hiệu quả lớn gấp bội. - Quan hệ tốt với mọi người: Đó là một nghệ thuật, trong đời sống hàng ngày, có nhiều lúc ta phải có quan hệ với người khác, cả khi quan hệ với cấp dưới khó xử ta vẫn là người chiến thắng. - Phải có tính hài hước: Tính hài hước là một vũ khí khá quan trọng trong công tác quản lý vì nó có thể hoá giải mối quan hệ căng thẳng giữa người với người, có thể làm dịu sự căng thẳng giữa người này với người kia, đó là một công cụ không đắt mà lại có hiệu quả nhất. Lời nói của người lãnh đạo - Phải học cách nói năng để có tài nói. - Phải có tính quyền uy, người lãnh đạo cần phải sử dụng ngôi thứ nhất “tôi” làm cách nói khẳng định. - Thường dùng cách nói ở thời hiện tại, không được dùng “lần sau anh nhất định phải giữ bình tĩnh” vì thật sự là nếu bỏ qua một lần thì lần sau người lãnh đạo cũng sẽ bỏ qua như thế, như vậy sẽ không tạo được sự uy nghiêm, không bao giờ xoá bỏ được hiện trạng. - Cách nói nhật định phải rõ ràng, tuyệt đối không được phép do dự trù trừ. Nhất thiết phải tránh cách nói dùng những từ như “tương đối” hoặc “nếu có điều kiện” mà phải dùng các cụm từ khẳng định “anh phải hiểu”, “anh phải thực hiện như thế” - Mỗi lần chỉ nói một việc. Không được nói kèm việc này vào việc khác, khi nói lý do, chỉ nói 1 lý do, không nói nhiều nữa. - Tăng cường ngữ khí trong lời nói sẽ làm lời nói có thêm sức mạnh. Ví dụ cách nói “mọi người phải tin tưởng” cũng tốt nhưng nếu thêm vào thành “tôi tin mọi người đều tin tưởng” thì hiệu quả còn tốt hơn nữa. - Nghĩ kỹ rồi hãy nói. Tuyệt đối kiêng kị nói ra một việc chưa được suy nghĩ kỹ, vì lỡ một, hai lần nhất định sẽ làm cấp dưới mất tin tưởng. Cho nên khi đề ra mục tiêu phải thực tế và có khả năng thực hiện được. Các cụm từ như “vĩnh viễn”, “tuyệt đối”, “hoàn mỹ”, “hoàn toàn” nên tránh dùng. - Nên vận dụng những câu danh ngôn. Những câu danh ngôn lập chí cần được treo ở chỗ dễ thấy để có thể vận dụng được thường xuyên nhờ đó mà nâng cao uy tín. Tổng kết: Phải nhấn mạnh lại xã hội càng phát triển thì vai trò của nhân tố con người và quản lý, tổ chức con người lại càng quan trọng. Quản lý con người hiện nay vừa được xem như một ngành khoa học vừa được xem như một nghệ thuật vì quản lý con người là quản lý các cấu trúc phức tạp với những yếu tố bản sắc, những nhân cách riêng của từng cá nhân không ai giống ai. Bởi vậy, để quản lý con người cần những người có tài và phải được đào tạo một cách bài bản. Những nhà quản lý này cũng sẽ phải tự ý thức việc học liên tục, học suốt đời không ngừng hoàn thiện năng lực quản lý của mình vì xu hướng của xã hội và những con người của xã hội hiện nay biến đổi ngày càng nhanh. Nhà quản lý nếu không “học liên tục” sẽ bị tụt hậu không đủ khả năng quản lý công việc và những người dưới quyền có hiệu quả.