Nguyên tắc Marketing dành cho các nhà xuất khẩu đồ gỗ mỹ nghệ

M M M M M M M M M B Chi phí vận chuyển hàng tới địa điểm cuối cùng M M M M M M M M M M M B B M: Người mua B: Người bán K: Hoặc người bán hoặc người mua Nhóm E chỉ có một điều kiện giao hàng là EXW, trước đây được gọi là “giao tại nhà máy”. Nhóm thứ hai (nhóm F) mô tả trách nhiệm của người bán là giao hàng cho người vận chuyển qua lan can tàu do người mua chỉ định mà không phải chịu mọi rủi ro và chi phí đối với hàng hóa kể từ đó. Nhóm thứ ba (nhóm C) bao gồm các điều kiện trong đó qui định trách nhiệm của người bán là phải chịu một số chi phí cho đến hết chặng vận chuyển chính, đây là điểm quan trọng cần lưu ý trong hợp đồng mua bán: có nghĩa là theo nhóm điều kiện này sẽ có sự chuyển giao rủi ro và chi phí từ người bán sang người mua. Nhóm thứ tư (nhóm D) bao gồm các điều kiện giao hàng qui định người bán phải có trách nhiệm vận chuyển hàng hóa tới một địa điểm đến qui định. Theo tập quán thương mại Việt Nam hiện nay, hai điều kiện được sử dụng nhiều nhất là FOB (cảng xếp hàng) và CIF (cảng dỡ hàng). Xét điều kiện FOB (giao hàng qua lan can tàu) tại cảng xuất khẩu được chỉ định, giá bán bạn chào cho người nhập khẩu bao gồm tất cả các chi phí cho tới khi giao hàng lên tàu biển nước ngoài. Xét điều kiện CIF, giá hàng bao gồm cả tiền hàng, phí bảo hiểm và cước phí vận tải và tất cả các phụ phí khác cho tới khi hàng dỡ khỏi tàu. Bạn nên sử dụng điều kiện CIF bất cứ khi nào có thể bởi vì CIF được thừa nhận trong các hoạt động mua bán quốc tế. Điều kiện này sẽ giúp người nhập khẩu nước ngoài thấy rõ tất cả các chi phí để hàng đến được cảng đích nằm trong hoặc nằm gần quốc gia qui định. Đối với những khách hàng mới, bạn phải luôn liệt kê rõ ràng các khoản mục khi báo giá. Ví dụ, giá chào bán "EXW Ha Tay" sẽ chẳng có ý nghĩa gì đối với những nhà nhập khẩu nước ngoài vì họ sẽ không xác định được chi phí để hàng cập cảng cũng như tổng chi phí để hàng được chuyển đến kho của họ. Vì thế, họ có thể lưỡng lự khi đặt hàng với mức giá không rõ ràng như vậy. 5.4 Phương thức thanh toán Có rất nhiều phương thức thanh toán khác nhau trong thanh toán quốc tế. Dưới đây là một số phương thức thanh toán cơ bản thường được áp dụng trong mua bán ngoại thương (sắp xếp theo mức độ rủi ro tăng dần về phía người bán): Trả trước, Điện chuyển tiền (T/T) Thư tín dụng (L/C) Nhờ thu trả chậm (documents against acceptance - viết tắt: D/A) Nhờ thu trả ngay (Documents against Payment - viết tắt: (D/P) Thanh toán Ghi sổ. Với người bán, họ quan tâm nhất là việc người mua thanh toán đầy đủ và đúng thời hạn, cho nên rủi ro là vấn đề mà họ lưu tâm nhiều nhất. Một trong những yếu tố quan trọng để giảm thiểu rủi ro là biết rõ có những rủi ro gì. Vì thế, bạn nên hỏi ý kiến ngân hàng để nhờ họ tư vấn lựa chọn phương thức thanh toán hợp lí nhất cho từng lần giao dịch mua bán cụ thể. Trả trước: đây có lẽ là phương thức thanh toán mong muốn nhất của người bán vì họ không phải chịu sức ép về rủi ro phát sinh và có thể thu được tiền hàng ngay nếu sử dụng phương thức điện chuyển tiền. Tuy nhiên, phương thức này gây nhiều khó khăn về dòng tiền và tăng rủi ro cho người mua cho nên thông thường họ ít khi chấp nhận trả tiền trước khi nhận được hàng. Để đảm bảo lợi ích cho cả hai bên, bạn nên thỏa thuận với người mua về phương thức thanh toán. Trong trường hợp người mua không chấp nhận thanh toán toàn bộ tiền hàng trước khi vận chuyển, để giảm bớt rủi ro, bạn có thể cân nhắc đến phương thức trả ngay từng phần. Để giảm thiểu rủi ro, trong hợp đồng ngoại thương có thể qui định như sau: “người mua phải trả cho người bán 30% tiền hàng sau khi hợp đồng được ký kết; phần còn lại sẽ được thanh toán khi người mua nhận được bản copy bộ chứng từ gửi hàng” hoặc “người mua phải trả cho người bán 30% tổng giá trị hợp đồng sau khi hai bên ký kết hợp đồng; phần còn lại sẽ được thanh toán bằng thư tín dụng không hủy ngang có xác nhận”. Thư tín dụng (L/C): Do phương thức trả tiền ngay mang lại nhiều rủi ro cho người mua (có thể người xuất khẩu không chuyển hàng ngay cả khi đã được thanh toán) nên trong hoạt động mua bán quốc tế, thư tín dụng được sử dụng phổ biến hơn nhằm bảo đảm lợi ích cho cả hai bên. Theo đó, việc thanh toán chỉ được ngân hàng chấp nhận sau khi người bán đã xuất trình đầy đủ bộ chứng từ. Xét về thời gian thực hiện, thư tín dụng có thể là trả ngay (at sight), hoặc trả sau. Thư tín dụng thường được chia thành các loại sau: thư tín dụng có thể hủy ngang hoặc không hủy ngang, thư tín dụng có xác nhận hoặc không có xác nhận. Thư tín dụng không hủy ngang (irrevocable L/C) là loại thư tín dụng mà trong thời hạn hiệu lực của nó, ngân hàng mở (tức ngân hàng của người mua) hoặc người mua không có quyền hủy bỏ hay sửa đổi nội dung thư tín dụng nếu không có sự đồng ý của người xuất khẩu (người bán). Thư tín dụng hủy ngang (revocable L/C) là loại thư tín dụng mà ngân hàng mở có thể sửa đổi hoặc hủy bỏ vào bất cứ lúc nào mà không cần sự chấp thuận của người bán. Trong thư tín dụng có xác nhận, ngân hàng cam kết trực tiếp trả tiền hàng cho người bán. Còn đối với thư tín dụng không xác nhận, người xuất khẩu có được thanh toán hay không phụ thuộc vào ngân hàng nước ngoài. Dưới đây là trình tự tiến hành thông thường khi thanh toán sử dụng phương thức thư tín dụng không hủy ngang có xác nhận (Confirmed Irrevocable Letter of Credit) Tham khảo thêm Cuốn “Hướng dẫn xuất khẩu” do Bộ Thương mại Mỹ phát hành. của một ngân hàng Mỹ : Sau khi thống nhất về các điều kiện bán hàng và ký kết hợp đồng, người nhập khẩu làm đơn gửi đến ngân hàng của mình xin mở thư tín dụng cho người xuất khẩu hưởng. Căn cứ vào đơn xin mở thư tín dụng, ngân hàng mở thư tín dụng sẽ lập một thư tín dụng không hủy ngang, bao gồm tất cả những chỉ dẫn cho người bán liên quan đến việc vận chuyển hàng. Sau đó, ngân hàng mở thư tín dụng sẽ gửi thư tín dụng cho một ngân hàng ở Mỹ, yêu cầu ngân hàng này xác nhận. Ngân hàng Mỹ này có thể do người xuất khẩu chỉ định hoặc do ngân hàng mở L/C lựa chọn chi nhánh của mình tại Mỹ làm ngân hàng xác nhận. Ngân hàng Mỹ sẽ gửi thư xác nhận cùng với thư tín dụng không hủy ngang cho người xuất khẩu. Người xuất khẩu sau khi xem xét cẩn thận các điều khoản ghi trong thư tín dụng, sẽ ký hợp đồng vận tải đảm bảo hàng sẽ được chuyển đến đúng thời hạn. Nếu người xuất khẩu không đồng ý với bất kỳ một điều kiện nào thì phải thông báo ngay cho người mua biết để kịp thời điều chỉnh. Người xuất khẩu nếu chấp nhận thư tín dụng thì tiến hành giao hàng đến đúng cảng hoặc sân bay quy định. Khi hàng đã được xếp lên tàu/ máy bay, người xuất khẩu phải có nghĩa vụ hoàn chỉnh bộ chứng từ gửi hàng theo yêu cầu của thư tín dụng. Sau đó, người xuất khẩu xuất trình bộ chứng từ đó cho ngân hàng Mỹ. Ngân hàng kiểm tra chứng từ nếu không có gì trục trặc sẽ thông báo kết quả kiểm tra cho ngân hàng người nhập khẩu. Ngân hàng này sau khi kiểm tra nếu thấy bộ chứng từ đã hoàn chỉnh thì gửi cho người nhập khẩu. Người nhập khẩu (hoặc đại lý của họ) sẽ nhận những chứng từ cần thiết để tiến hành thủ tục nhập hàng. Nếu có hối phiếu đi kèm với thư tín dụng thì hối phiếu đó sẽ được ngân hàng người xuất khẩu thanh toán vào thời gian đã thoả thuận hoặc sẽ được chiết khấu trước đó. Ngay sau khi nhận được thư tín dụng, người xuất khẩu nên kiểm tra cẩn thận các điều khoản trong thư tín dụng với những nội dung được đề cập trong hóa đơn chiếu lệ. Điều này cực kỳ quan trọng vì các điều khoản cần phải phù hợp với nhau, nếu không thư tín dụng sẽ không có hiệu lực và người xuất khẩu sẽ không được thanh toán. Nếu các điều khoản không phù hợp hoặc có bất kì thông tin gì sai lệch, người xuất khẩu phải liên lạc ngay với khách hàng và yêu cầu họ điều chỉnh thư tín dụng cho phù hợp. Người xuất khẩu cũng phải xuất trình bộ chứng từ chứng minh đã giao hàng đúng thời hạn qui định trong thư tín dụng vì nếu không sẽ không được thanh toán tiền hàng. Người xuất khẩu nên kiểm tra, liên lạc với công ty vận tải để đảm bảo không có sự cố bất ngờ làm trì hoãn việc chuyển hàng. Ngoài ra, người xuất khẩu cũng phải xuất trình bộ chứng từ đúng thời hạn ghi trong L/C để làm thủ tục thanh toán. Phương thức nhờ thu (D/A và D/P): một phương thức thanh toán trong đó người xuất khẩu uỷ thác cho ngân hàng của mình thu hộ tiền hàng của người nhập khẩu trên cơ sở xuất trình chứng từ. Ngân hàng người bán (người xuất khẩu) xuất trình bộ chứng từ cho người mua (người nhập khẩu) thông qua ngân hàng của người mua để được thanh toán số tiền hàng còn lại hoặc nhận được chấp nhận thanh toán hối phiếu trả chậm vào một thời gian xác định trong tương lai. Trách nhiệm pháp lý của ngân hàng theo phương thức nhờ thu sẽ bị ràng buộc theo sự chỉ dẫn của người bán trong việc phát hành và gửi các chứng từ. Trách nhiệm đó sẽ thay đổi trong hai trường hợp “nhờ thu chấp nhận chứng từ” (documents against acceptance - viết tắt: D/A) hoặc “nhờ thu đổi chứng từ” (Documents against Payment - viết tắt: (D/P). Không giống như phương thức thư tín dụng, với phương thức nhờ thu, ngân hàng sẽ không phải chịu trách nhiệm ràng buộc nếu người mua không thanh toán hoặc không có khả năng thanh toán tiền hàng. Nếu xét về phía người xuất khẩu thì mức độ an toàn khi sử dụng phương thức nhờ thu cao hơn so với phương thức ghi sổ nhưng thấp hơn so với phương thức sử dụng tín dụng thư. Quy trình thực hiện của phương thức nhờ thu diễn ra như sau: Người mua (người nhập khẩu) và người bán (người xuất khẩu) thống nhất với nhau về điều kiện bán hàng, ngày giao hàng … và thanh toán sử dụng phương thức nhờ thu. Người xuất khẩu chuẩn bị giao hàng tới cảng/ sân bay đến qui định. Người xuất khẩu gửi hàng đến địa điểm đến qui định và chuẩn bị bộ chứng từ cần thiết. Người xuất khẩu xuất trình bộ chứng từ xuất khẩu và gửi chỉ dẫn tới ngân hàng của mình. Theo chỉ dẫn của người xuất khẩu, ngân hàng sẽ kiểm tra bộ chứng từ và chuyển cho ngân hàng người nhập khẩu. Ngân hàng người nhập khẩu, sau khi nhận được bộ chứng từ, liên hệ với người nhập khẩu và yêu cầu thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán hối phiếu từ phía người nhập khẩu. Sau đó, ngân hàng sẽ chuyển bộ chứng từ cho người nhập khẩu để làm thủ tục nhận hàng. Ngân hàng người nhập khẩu sẽ chuyển tiền vào tài khoản ngân hàng người xuất khẩu hoặc gửi thông báo rằng hối phiếu đã được chấp nhận. Sau khi nhận được tiền hàng, ngân hàng người xuất khẩu sẽ ghi có vào tài khoản của người xuất khẩu. Phương thức ghi sổ: người xuất khẩu mở một tài khoản để ghi nợ người nhập khẩu yêu cầu người nhập khẩu trả tiền cho người xuất khẩu vào thời điểm xác định trong tương lai. Phương thức này chỉ thuận tiện và an toàn trong trường hợp hai bên thực sự tin cậy lẫn nhau, đã mua bán hàng nhiều lần và người mua có uy tín thanh toán. Tuy nhiên, sử dụng phương thức ghi sổ có rất nhiều rủi ro. Người xuất khẩu sẽ rất khó khiếu nại do không có sự tham gia của Ngân hàng và các chứng từ của ngân hàng. Là người xuất khẩu, bạn có thể phải thu tiền hàng ở nước ngoài, mà việc này rất khó và tốn nhiều chi phí. Ngoài ra, việc theo dõi và xử lí các khoản phải thu gặp rất nhiều khó khăn do không sử dụng hối phiếu hay bất kì chứng từ ghi nợ nào. Lưu ý, đối với tất cả các phương thức thanh toán nói trên, bạn nên nêu rõ điều khoản là đối tác (người mua) phải chịu chi phí chuyển tiền của ngân hàng trong hợp đồng ngoại thương. Bảng tóm tắt ưu và nhược điểm của các hình thức thanh toán trong nghiệp vụ mua bán quốc tế: Phương thức thanh toán Thời điểm thanh toán Thời điểm người NK nhận được hàng Rủi ro về phía người xuất khẩu Rủi ro về phía người nhập khẩu Trả trước bằng tiền mặt Trước khi giao hàng Khi hàng được chuyển tới địa điểm đến Không Phụ thuộc hoàn toàn vào người xuất khẩu Thư tín dụng (L/C) Xuất trình chứng từ sau khi giao hàng Khi L/C được thanh toán Rủi ro ít nhất, Ngân hàng phát hành/ ngân hàng xác nhận có trách nhiệm thanh toán tiền hàng nếu bộ chứng từ phù hợp với nội dung trong L/C Được đảm bảo về việc chuyển hàng, nhưng phụ thuộc vào việc cung cấp hàng của người bán Nhờ thu chấp nhận chứng từ (D/A) Khi hối phiếu thương mại đáo hạn Vào thời điểm hối phiếu được chấp nhận Không được thanh toán hối phiếu, ngay cả khi người mua đã nhận được hàng Rủi ro ít, có thể từ chối thanh toán hối phiếu khi đáo hạn Nhờ thu đổi chứng từ. (D/P) Khi ngân hàng người mua nhận được bộ chứng từ Khi tiền hàng đã được thanh toán Không được thanh toán hối phiếu Được đảm bảo về việc chuyển hàng, nhưng phụ thuộc vào việc cung cấp hàng của người bán Ghi sổ Tuỳ theo ý muốn của người mua Cho đến khi hàng đến Phụ thuộc hoàn toàn vào người nhập khẩu Không có Điều khoản thanh toán nào được áp dụng phụ thuộc khá nhiều vào sự hiểu biết và mối quan hệ giữa bạn và đối tác mua hàng. Nhìn chung, phương thức nhờ thu và ghi sổ thường được dùng khi: (1) hai bên thực sự tin cậy lẫn nhau, (2) người mua sẵn sàng thanh toán và có khả năng thanh toán, (3) điều kiện kinh tế và chính trị của nước người mua ổn định và (4) chính phủ nước người mua không có những biện pháp kiểm soát ngoại hối. Khi làm ăn với khách hàng mới, bạn nên đề nghị sử dụng phương thức trả trước bằng tiền mặt hoặc phương thức thư tín dụng (thường là Thư tín dụng không huỷ ngang trả tiền ngay có xác nhận) mặc dù dùng L/C có thể phí ngân hàng cao hơn rất nhiều. Dưới đây là một số dịch vụ thanh toán quốc tế do một số Ngân hàng tại Việt Nam cung cấp: Tên tổ chức Website Dịch vụ xuất khẩu Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam - Thanh toán bằng thư tín dụng  - Phương thức nhờ thu D/A - Phương thức nhờ thu D/P - Nhờ thu giao chứng từ theo điều kiện khác (D/OT Collection) - Điện chuyển tiền – T/T Ngân hàng Techcombank - Thanh toán bằng thư tín dụng  - Phương thức nhờ thu D/A - Phương thức nhờ thu D/P - Điện chuyển tiền – T/T Ngân hàng thương mại Á Châu - Thanh toán bằng thư tín dụng  - Phương thức nhờ thu D/A - Phương thức nhờ thu D/P - Điện chuyển tiền – T/T Ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam - Thanh toán bằng thư tín dụng  - Phương thức nhờ thu D/A - Phương thức nhờ thu D/P - Điện chuyển tiền – T/T 6 Hội chợ thương mại là cơ hội lí tưởng để tìm kiếm khách hàng, thu nhận các thông tin mới nhất về tình hình hiện tại của một thị trường hoặc một ngành hàng, các xu thế thị trường và xu hướng phát triển sản phẩm. Cho tới nay đã có hàng trăm doanh nghiệp thủ công mỹ nghệ Việt Nam tham gia các hội chợ thương mại trên toàn thế giới, cụ thể là ở Đức, Pháp, Ý, Tây Ban Nha, Anh, Nhật Bản, Hồng Kông, Thái Lan và Mỹ. Rất nhiều trong số đó tham gia hai hoặc ba lần trong một năm. Nhưng bạn không thể nghĩ đơn giản là tham gia hội chợ thì sẽ gặt hái nhiều thành công mà có được thành công hay không phụ thuộc vào việc bạn chuẩn bị tham dự hội chợ kỹ càng thế nào. Nếu sản phẩm hoặc dịch vụ đưa ra thị trường không đáp ứng được các tiêu chuẩn, kỹ thuật lạc hậu, giá quá đắt hoặc thông tin sản phẩm không chính xác, hậu quả là bạn sẽ không chỉ không bán được hàng mà còn tốn tiền vô ích. Nếu chuẩn bị không cẩn thận, việc doanh nghiệp bạn tham gia hội chợ có thể sẽ làm ảnh hưởng nghiêm trọng tới hình ảnh của ngành thủ công mỹ nghệ Việt Nam, và của bản thân doanh nghiệp. Dưới đây là một số cuốn sách hướng dẫn có thể giúp bạn trang bị thêm nhiều kiến thức về lập kế hoạch và chuẩn bị tham dự hội chợ thương mại:: “Thể hiện sự chuyên nghiệp“- “Show master” của CBI (www.cbi.nl) “Tham dự hội chợ thương mại thành công“ – “ Successfully participation in Trade Fairs” của AUMA (www.auma-fairs.com) “Đường tới hợp đồng” - “From Contacts to Contracts” (www.sippo.ch) (Cục Xúc tiến Thương mại đã biên soạn, biên tập và phát hành). Lựa chọn hội chợ thương mại phù hợp Lựa chọn hội chợ thương mại phù hợp là một bước quan trọng để quá trình thâm nhập thị trường và tìm kiếm khách hàng thành công. Chỉ nên chọn từ 1 đến 2 hội chợ, nhưng tham gia thường xuyên để thúc đẩy những mối quan hệ ban đầu thành những hợp đồng kinh doanh thực sự và sự hợp tác ổn định. Bạn cũng đừng nên tham vọng quá nhiều vào lần tham dự đầu tiên. Nhìn chung, trên thực tế, thì phải sau 2 hoặc 3 lần tham dự bạn mới có thể ký kết được hợp đồng. Bạn có thể tìm hiểu thêm thông tin về hội chợ thương mại tại các trang web như www.tsnn.com, www.exhibitions-world.com, www.auma.de hoặc www.fairlink.se. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm ở các tổ chức xúc tiến xuất khẩu hoặc các công ty đã từng tham dự các hội chợ thương mại quốc tế. Hầu hết các cơ quan tổ chức hội chợ thương mại đều có website ví dụ Hội chợ Spoga tại Cololgne Đức www.spoga-cologne.com, Hội chợ Ambiente tại Frankfurt, Đức www.ambiente-frankfurt.de. Các hội chợ thương mại quốc tế quan trọng dành cho hàng đồ gỗ có thể kể đến là: IFFS - Int’l hội chợ đồ gỗ Singapore- tổ chức tháng 3 hàng năm MIFF – Hội chợ đồ gỗ Malaysia Int’l – tổ chức tháng 3 hàng năm CIFF – Hội chợ đồ gỗ Quảng Châu –Trung Quốc Int’l – tháng 3 hàng năm DONGGUAN – Hội chợ đồ gỗ nổi tiếng –Trung – tháng 3 hàng năm TIFF – Hội chợ đồ gỗ của Thái Lan Int’l – tháng 3 hàng năm HIGH POINT – Thị trường đồ dùng gia đình của Mỹ Int’l – tháng 3 hàng năm Chương trình trình diễn mặt hàng đồ gỗ Ấn Độ- tháng 3 hàng năm Hội chợ hàng đồ gỗ quốc tế – Đan Mạch – tháng 5 hàng năm Hội chợ hàng đồ gỗ quốc tế Ligna Hannover – Đức – tháng 5 hàng năm Hội chợ hàng mỹ nghệ Newyork-Mỹ-tháng 5 hàng năm Chợ mùa hè thế giới Las Vegas-Mỹ-tháng 7 hàng năm Hội chợ hàng mỹ nghệ Koelnmess-Đức- tháng 9 hàng năm Phong cách nhà và đồ dùng gia đình - Dubai –nước hồi giáo Trung Đông- tháng 5 hàng năm Trong tất cả các hội chợ được kể trên, hội chợi hàng mỹ nghệ Koelnmess của Đức được xem là hội chợ tốt nhất cho các nhà xuất khẩu của Việt Nam. Trước khi quyết định tham dự bất kì một hội chợ, triển lãm nào bạn cũng phải nghiên cứu cẩn thận loại hình của hội chợ, triển lãm đó. Chẳng hạn, ở Mỹ có rất nhiều hội chợ thương mại nhưng phần lớn đơn vị tham dự lại là các nhà nhập khẩu Mỹ, không thích hợp để các nhà xuất khẩu trưng bày sản phẩm. Các đơn vị tham dự triển lãm ở đó sẽ là khách hàng tiềm năng của bạn nhưng họ sẽ không thoải mái khi bạn cũng bán những sản phẩm đó với mức giá thấp hơn. Chuẩn bị tham gia hội chợ triển lãm Trước khi tham dự hội chợ triển lãm với tư cách là đơn vị trưng bày sản phẩm, bạn nên đến đó với tư cách là khách tham quan. Bạn có thể nói chuyện với các đơn vị triển lãm và các khách tham quan khác, xác định được vị trí lí tưởng để trưng bày sản phẩm và tận dụng cơ hội để thiết lập mối quan hệ với những khách hàng tiềm năng. Mục đích của việc này là để nghiên cứu và tìm câu trả lời cho những vấn đề sau: Đặc điểm chung của hội chợ là gì? Thiết kế, chất lượng và giá cả như thế nào? Những mặt hàng nào được trưng bày? Loại hình của các công ty tham dự là gì? Sản phẩm và xu hướng thiết kế như thế nào? Những gian hàng như thế nào được nhiều khách tham quan lui tới? Các sản phẩm được trưng bày như thế nào? Cách sắp xếp các gian hàng? Nhà tổ chức cung cấp những dịch vụ phát triển mạng lưới kinh doanh gì (ví dụ như địa chỉ liên hệ với người mua, đại diện bán hàng)? Cung cấp những dịch vụ trưng bày nào? (ví dụ như kho hàng, ánh sáng, bố trí gian hàng, danh mục các đơn vị triển lãm) Các chi phí và dịch vụ hậu cần, đây có thể là những vấn đề quan trọng khi bạn đã quyết định tham dự hội chợ triển lãm (hoặc đến thăm văn phòng quản lý hội chợ). Bảng dưới là một số hướng dẫn cơ bản của CBI khi lập kế hoạch chi tiết tham dự hội chợ, triển lãm: STT Hoạt động Thời hạn 1 Thông tin hội chợ và nộp đơn đăng ký 12 – 8 tháng 2 Quyết định về ngân sách 12 – 8 tháng 3 Quyết định tham dự hội chợ 11 – 7 tháng 4 Đặt thuê diện tích gian hàng 11 – 6 tháng 5 Họp công ty lên kế hoạch lần thứ nhất 10 – 6 tháng 6 Đề nghị xác nhận của đơn vị tổ chức hội chợ 8 – 5 tháng 7 Lấy báo giá thuê gian hàng 7 – 5 tháng 8 Lập kế hoạch ngân sách chi tiết 7 – 5 tháng 9 Đặt chỗ ở khách sạn 5 tháng 10 Lựa chọn lần cuối các sản phẩm mang đi trưng bày 5 tháng 11 Quyết định về chiến dịch quảng bá sản phẩm 5 tháng 12 Chuẩn bị danh sách gửi thư 5 tháng 13 Nhận được sự chấp thuận của đơn vị tổ chức về thiết kế gian hàng 4 tháng 14 Lấy báo giá của công ty giao nhận 4 tháng 15 Gửi mẫu catalog cho đơn vị tổ chức 4 tháng 16 Chuẩn bị tài liệu giới thiệu về công ty, sản phẩm 4 tháng 17 Gửi mẫu đặt hàng cho đơn vị tổ chức 4 tháng 18 Chỉ định nhân viên phụ trách gian hàng 4 tháng 19 Đặt vé máy bay, phương tiện đi lại phục vụ cho chuyến đi 4 tháng 20 Sắp xếp người tiếp đón, nhân viên bản địa, người phiên dịch 3 tháng 21 Chuẩn bị thẻ ra vào cho nhân viên và doanh nghiệp tham dự hội chợ 3 tháng 22 Tổng kết danh sách gửi thư 3 tháng 23 Gửi thông cáo báo chí cho đơn vị tổ chức hội chợ và các báo chí thương mại 3 tháng 24 Gửi thư mời cho khách tham quan (lần thứ nhất) 2 tháng 25 Giao hàng triển lãm cho đại lý giao nhận 1 tháng 26 Gửi thư mời cho khách tham quan (lần thứ hai) 1 tháng 27 Lập danh sách khách hàng chào hàng qua điện thoại 2 tuần 28 Hàng gửi đi triển lãm tới được hội chợ 10 ngày 29 Các nhân viên tham gia đoàn tới được hội chợ 2 ngày Trước khi tham gia hội chợ, bạn nên chuẩn bị những tài liệu cần thiết giới thiệu về doanh nghiệp (ví dụ như danh mục hàng cung cấp, bảng giá, catalog, địa chỉ trang web, tờ rơi, danh thiếp…) để phát cho khách tham quan và các doanh nghiệp nhập khẩu tại hội chợ. Bạn nên mang theo catalog giới thiệu sản phẩm vì như thế khách hàng sẽ hiểu rõ hơn, nhanh hơn về tất cả các sản phẩm của bạn. Ngoài ra, nếu bạn có thể mời những khách hàng tiềm năng đến thăm gian hàng thì việc đó có ý nghĩa rất quan trọng. Nhất là ở những hội chợ thương mại quốc tế qui mô lớn, nếu là doanh nghiệp mới tham gia thì bạn rất khó thu hút sự chú ý của khách tham quan và người nhập khẩu. Vì thế, bạn nên gửi thư mời tới những nhà nhập khẩu và khách hàng tiềm năng trước khi đến hội chợ, thông báo vị trí gian hàng và thu hút họ đến thăm gian hàng của bạn. 6.3 Các chi phí: Bạn cần xem xét và cân nhắc về ngân sách trước khi quyết định tham gia vào một hội chợ. Nếu như bạn tham dự hội chợ lần đầu tiên thì vấn đề chi tiêu ngân sách quả là một thách thức lớn. Bảng dưới đây sẽ đưa cho bạn một bảng kê khai chi phí của một đơn vị tham gia hội chợ gồm có hai người đại diện cho một khu gian hàng 20 mét vuông tại hội chợ triển lãm đồ Koelnmess: Số Chi tiết Đơn vị Số lượng Giá đơn vị EUR Tổng tiền (EUR) 1 Phí visa Người 2 48                96.00 2 Chi phí sản phẩm lô 1 2,500 2,500.00 3 Thuê gian hàng m2 40 200 8,000.00 4 Dựng gian hàng m2 40 100 400.00 5 Catalogue Comp. 1 150 170,00 6 Các tài liệu tiếp thị Bộ 1 500 500.00 7 Cước phí vận chuyển lô 1 1,200 1,500.00 7 Vé máy bay Người 2 750 1,500.00 8 Khách sạn Đêm 8 150 1,200.00 9 Ăn uống Ngày 8 700.00 10 Đi lại tại Đức Ngày 8 500.00 11 Phí liên lạc Ngày 8 200.00 Tổng 17,170 Lưu ý: Ở ví dụ trên, bạn có thể thấy chi phí cước vận chuyển đường biển rất thấp vì những đơn vị tham gia triển lãm được nhận mức giá tốt do tập hợp hàng hoá cùng với hàng của các đơn vị tham gia triển lãm khác để vận chuyển cả container đến Frankfurt theo hình thức từ cửa đến cửa. Thông thường, chi phí vận chuyển cao hơn nhiều (nhất là khi vận chuyển hàng đến gian hàng triển lãm) Đặt phòng khách sạn sớm vì giá thuê phòng sẽ tăng lên rất cao trong thời gian diễn ra hội chợ. Không chỉ có đơn vị tổ chức hội chợ mới cung cấp dịch vụ thuê chỗ và gian hàng, bạn có thể hỏi văn phòng đại diện của các đơn vị này hoặc các công ty hội chợ triển lãm khác tại nước diễn ra hội chợ. Kiểm tra lại các tiểu mục trong bảng tổng chi phí bao gồm cả chi phí vận chuyển hàng trưng bày tới gian hàng với đơn vị tổ chức hội chợ hoặc văn phòng đại diện của đơn vị đó. Rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam phải trả chi phí rất cao để vận chuyển hàng trưng bày từ cổng Trung tâm triển lãm vào tới gian hàng (đặc biệt là ở các hội thương mại Mỹ). Nhiều khi, bạn còn phải trả tiền dịch vụ lau dọn gian hàng sau hội chợ. Bạn có thể thoả thuận với các công ty Việt Nam khác tham gia triển lãm cùng sử dụng chung một gian hàng lớn. Điều này sẽ giúp bạn có ưu thế khi thương lượng với đơn vị tổ chức hội chợ. Trước khi diễn ra hội chợ, bạn nên suy nghĩ xem sản phẩm nào có thể bán được và sản phẩm nào nên tặng cho khách hàng (lưu ý rằng các đơn vị tổ chức hội chợ thường không cho phép bạn làm điều này). Một gian hàng bố trí, trưng bày hợp lí chắc chắn sẽ thu hút được sự quan tâm của khách hàng. Sau đây là một số cách để bạn có một gian hàng trưng bày sản phẩm thành công: Thu thập kích thước chính xác của gian hàng và chuẩn bị bản thiết kế phác thảo để gian hàng đẹp, lạ mắt và sáng tạo trước khi đến hội chợ. Suy nghĩ cách trưng bày sản phẩm (cách kê bàn, giá để hàng ...). Lựa chọn hàng mẫu và giới thiệu một vài bộ sưu tập sản phẩm độc đáo nhất của doanh nghiệp. Đừng cố gắng giới thiệu tất cả những sản phẩm doanh nghiệp bạn có mà thay vào đó nên sắp xếp hàng trưng bày theo chủ đề hoặc theo bộ sưu tập sử dụng những màu sắc và hình dáng cụ thể. Đừng biến gian hàng trưng bày thành nhà kho để hàng. Đặt những sản phẩm có kích thước lớn ở những chỗ dễ nhìn nhằm thu hút sự chú ý của khách thăm quan. Có rất nh