Những đặc điểm kinh doanh chung của Nhà xuất bản giáo dục phía Bắc

hập kho Phát hành Phần II: Đặc điểm tổ chức công tác hạch toán kế toán tại Nhà xuất bản Giáo dục phía Bắc I. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Nhà xuất bản Giáo dục phía Bắc. Nhà xuất bản Giáo dục có quy mô kinh doanh lớn gồm nhiều đơn vị trực thuộc nên tổ chức công tác kế toán vừa phân tán (mỗi đơn vị trực thuộc đều có bộ phận kế toán riêng), vừa tập trung (phòng Kế toán- Tài vụ làm công tác kiểm tra, theo dõi, tổng hợp tình hình tài chính của các đơn vị trực thuộc đó). Tham gia bộ máy kế toán của Nhà xuất bản Giáo dục bao gồm 15 thành viên đứng đầu là Kế toán trưởng và trưởng phòng kế toán. - Kế toán trưởng là người chỉ đạo toàn diện công tác kinh tế tài chính, thông tin kinh tế và hệ thống kinh tế của Nhà xuất bản Giáo dục như đã nêu ở phần trên. - Trưởng phòng kế toán là người chịu trách nhiệm chung về công tác chuyên môn của các bộ phận kế toán, về việc chấp hành chế độ tài chính. Trưởng phòng cũng là người điều hành chung công việc của phòng để phục vụ kịp thời cho sản xuất kinh doanh dưới góc độ tài chính. - Phó phòng kế toán giải quyết những vấn đề liên quan đến vốn kinh doanh, phụ trách phần kế toán tổng hợp, theo dõi và làm các báo biểu tổng hợp, cung cấp các số liệu kế toán tổng hợp và phân tích, đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh của từng thời kỳ. Tổ chức công việc ở phòng kế toán tài vụ Nhà xuất bản Giáo dục được phân thành nhóm gắn với công việc cụ thể. - Kế toán tiền mặt có nhiệm vụ viết phiếu thu, chi thuộc các khoản chi tiêu của cán bộ công nhân viên và khách hàng về tiền mặt. Ngoài ra còn theo dõi về chi phí quản lý doanh nghiệp. - Kế toán tiền gửi ngân hàng có nhiệm vụ viết phiếu thu chi séc, giao dịch với Ngân hàng về các khoản có liên quan đến tiền gửi và tiền vay tại Ngân hàng. Sử dụng bảng tổng hợp và chi tiết về tiền gửi, tiền vay ở các Ngân hàng. - Kế toán vật tư có nhiệm vụ phản ánh chính xác và đầy đủ đối với vật tư của Nhà xuất bản Giáo dục kể từ khâu nhập, xuất, tồn ở kho về giấy, theo dõi các khoản xuất giấy gửi ở các nhà in. Theo dõi các khoản mua hộ giấy cho các chi nhánh Nhà xuất bản. Theo dõi chu chuyển giấy giữa các nhà in, chuẩn bị số liệu quyết toán ở các nhà in, sử dụng thẻ kho về các loại vật tư, hoá đơn kiêm phiếu xuất vật tư, phiếu nhập kho, biên bản kiểm kê vật tư, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. - Kế toán công cụ, dụng cụ theo dõi sự tăng, giảm của công cụ, dụng cụ. Kiểm tra tình hình cấp phát văn phòng phẩm cho các phòng, ban chuyên môn làm việc, sử dụng sổ chi tiết về công cụ dụng cụ. - Kế toán tiền lương và BHXH có nhiệm vụ tính toán đầy đủ, chính xác, kịp thời tiền lương và các khoản cho cán bộ công nhân viên. Tính toán phân bổ chích xác hợp lý chi phí về tiền lương, trích BHXH, BHYT, KPCĐ cho các đối tượng có liên quan. Theo dõi thu nhập và thuế thu nhập của toàn bộ cán bộ công nhân viên. - Kế toán tạm ứng có nhiệm vụ theo dõi các tài khoản tạm ứng và thanh toán của cán bộ công nhân viên Nhà xuất bản. Ngoài ra còn theo dõi về các khoản phải thu, phải trả theo dõi về chi phí bán hàng và sử dụng Giấy đề nghị tạm ứng và giấy thanh toán tạm ứng. - Kế toán về nhuận bút theo dõi việc trả nhuận bút cho tác giả, theo dõi việc chi cho thẩm định, nhân xét, đánh giá, đọc góp ý bản thảo của cộng tác viên; Kiểm tra và lập giá sách theo qui định; Sử dụng phiếu thanh toán nhuận bút và đọc góp ý. - Kế toán công nợ nội bộ kiêm Kế toán TSCĐ có nhiệm vụ theo dõi số phát sinh, đối chiếu công nợ thường xuyên đối với các đơn vị trực thuộc Nhà xuất bản. Theo dõi về TSCĐ, tính và trích khấu hao TSCĐ. Lập các báo cáo về TSCĐ cho các đơn vị cấp trên. Theo dõi về thanh lý và sửa chữa TSCĐ. - Kế toán tiêu thụ có nhiệm vụ theo dõi thường xuyên về tình hình tiêu thụ sách cho các Công ty sách – TBTH và các đơn vị lẻ. Theo dõi tình hình thanh toán của các Công ty sách từ đó đề nghị khen thưởng cho các Công ty thanh toán đúng hạn. Theo dõi công nợ với Công ty sách và các đơn vị lẻ. - Kế toán công in và giấy in sách giáo khoa có nhiệm vu theo dõi, tính toán công in cho các nhà in. Tính toán và kiểm tra số lượng giấy thực tế in sách tại các nhà in từ đó lập báo cáo về tình hình tiêu thụ giấy để quyết toán giấy. - Kế toán giá thành lập các báo cáo về giá thành sách giáo khoa, sách tham khảo theo từng tên sách. Ngoài ra còn theo dõi thêm về sách nhập kho từ các nhà in để cho kế toán công in và giấy in tính toán theo số sách nhập kho. - Thủ quĩ căn cứ vào phiếu thu và phiếu chi để cấp phát, lập sổ quĩ để theo dõi thường xuyên về tình hình thu chi của doanh nghiệp. Sử dụng biên bản kiểm kê quĩ. Song song với việc qui định cụ thể trách nhiệm của từng nhân viên kế toán, trong bộ phận luôn có sự phối hợp chặt chẽ với nhau cùng hoàn thành tốt công việc được giao. Sau đây là sơ đồ biểu diễn quan hệ của bộ máy kế toán: Sơ đồ bộ máy kế toán Nhà xuất bản Giáo dục KT tiền mặt KT ngân hàng KT vật tư KT công cụ dụng cụ KT tiền lương & bảo hiểm XH KT tạm ứng KT nhuận bút KT công nợ nội bộ kiêm TSCĐ KT tiêu thụ KT công nợ và giấy in KT giá thành kiêm nhập TP Thủ quỹ KT trưởng Trưởng phòng Phó phòng Quan hệ chỉ đạo, điều hành Quan hệ phối hợp Để đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất, Phòng Kế toán tài vụ của Nhà xuất bản Giáo dục có mối quan hệ chặt chẽ với các phòng, ban khác, cụ thể như sau: - Phối hợp với Phòng phát hành SGK trong việc soạn thảo các hợp đồng mua bán SGK đảm bảo chặt chẽ, đúng luật định và khả thi, đồng thời theo dõi việc thực hiện thanh quyết toán, thanh lý hợp đồng kinh tế. Đề xuất các cơ chế chính sách về giá sách, nhuận bút và giá công in, các biện pháp kinh tế tiêu thụ cho từng mảng sách. - Phối hợp với Phòng Tổ chức Cán bộ và lao động tiền lương trong việc xây dựng phương án có phân bổ quỹ tiền lương và các loại quỹ khác ở Nhà xuất bản Giáo dục và các đơn vị trực thuộc. - Phối hợp với phòng Quản lý Sản xuất tổ chức đấu thầu in sách, đấu thầu bao bì làm hộp, giao thẳng giấy, bìa và quyết toán giấy, bìa với các nhà in. - Phối hợp với phòng Kho vận trong việc soạn thảo, theo dõi thực hiện thanh quyết toán, thanh lý hợp đồng về vận chuyển, bốc xếp thuê kho, chống mối, bảo hiểm hàng hoá. - Phối hợp với phòng Hành chính Quản trị thực hiện việc mua sắm, bảo trì, bảo quản trang thiết bị và phương tiện làm việc. - Phối hợp với Ban thư ký biên tập soạn thảo và thanh quyết toán hợp đồng sách liên kết, hợp đồng với tác giả, chế bản, can, vẽ, ... ở Nhà xuất bản Giáo dục. - Phối hợp với Ban biên tập nội dung, Ban biên tập - thiết kế mỹ thuật, Trung tâm Sách dân tộc, ... thực hiện đầy đủ và kịp thời các chế độ của Nhà xuất bản Giáo dục đối với tác giả và công tác viên theo quy định. II. đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Nhà xuất bản Giáo dục. Những thông tin chung về công tác kế toán. Nhà xuất bản Giáo dục áp dụng hình thức ghi sổ tổng hợp là hình thức “Nhật ký chung”. Bên cạnh đó còn sử dụng chứng từ ghi sổ và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để phân loại và tổng hợp chứng từ. Niên độ kế toán được tính theo năm dương lịch, bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12. Kỳ kế toán của doanh nghiệp được tính theo tháng. Nhà xuất bản Giáo dục tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Để đảm bảo cung cấp số liệu chính xác, kịp thời nhằm phục vụ cho việc ra quyết định của Ban Giám đốc và kiểm tra hoạt động sản xuất kinh doanh của các chi nhánh và đơn vị trực thuộc, Nhà xuất bản Giáo dục áp dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính. Đây là chương trình kế toán được soạn thảo riêng và được nối mạng với 2 chi nhánh và tất cả các đơn vị trực thuộc. Chương trình cho phép cập nhật số liệu vào từ các hoá đơn, chứng từ của Nhà xuất bản Giáo dục. Sau đó qua hệ thống xử lý thông tin tự động của phần mềm kế toán, các thông tin trên các hoá đơn chứng từ đầu vào sẽ tự động cập nhật vào các sổ chi tiết, các sổ tổng hợp. Cuối kỳ, khi kế toán tiến hành khoá sổ kế toán, phần mềm sẽ tự động kết xuất ra các Báo cáo tài chính và Báo cáo quản trị. Bên cạnh phần mềm kế toán được sử dụng, kế toán còn sử dụng phần mềm office để lập các Báo cáo tài chính đúng mẫu của Bộ Tài chính. Phần mềm kế toán tại Nhà xuất bản Giáo dục luôn được nâng cấp, điều chỉnh kịp thời để phù hợp với chế độ mới. Quy trình làm việc của hệ thống chương trình quản lý kế toán tài chính trên máy vi tính của Nhà xuất bản Giáo dục khái quát qua sơ đồ sau: Quy trình làm việc của hệ thống chương trình quản lý kế toán - tài chính trên máy vi tính Báo cáo tổng hợp Cung cấp cho Ban Giám đốc Sổ chi tiết tài khoản Sổ chi tiết tiểu khoản Các báo cáo về tình công nợ Sổ cái tài khoản Chứng từ tạm ứng Chứng từ xuất kho hàng hoá Chứng từ nhập kho hàng hoá Chứng từ ngân hàng Chứng từ vật tư Chứng từ tiền mặt Chứng từ ghi sổ Hệ thống chương trình xử lý nhật ký chung Các nghiệp vụ phát sinh tại Phòng Kế toán - Tài vụ Các nghiệp vụ phát sinh tại Phòng Kho vận Các nghiệp vụ phát sinh tại Phòng Kế hoạch - Phát hành 2. Hệ thống chứng từ kế toán. Hệ thống chứng từ kế toán Nhà xuất bản Giáo dục đang áp dụng đều tuân thủ những qui định của Vụ chế độ kế toán Bộ Tài chính. Mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh đều được lập theo đúng mẫu, phương pháp tính toán và nội dung ghi chép. Quá trình lập chứng từ rất chặt chẽ và đủ thủ tục: Theo giấy đề nghị, phiếu yêu cầu,... của các phòng ban, sau khi được trưởng phòng ban liên quan xác nhận, được Giám đốc đồng ý và trưởng phòng kế toán duyệt chi, kế toán liên quan sẽ lập chứng từ phù hợp với phiếu yêu cầu, kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, chuyển giao cho các bộ phận liên quan sau đó đưa vào bảo quản lưu trữ. Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ sẽ bị huỷ. 3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán. Nhà xuất bản Giáo dục áp dụng hệ thống tài khoản kế toán áp dụng thống nhất cho các doanh nghiệp (Ban hành theo Quyết định số 1141/CĐKT ngày 1-11-1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính- Đã sửa đổi bổ sung). Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh cụ thể, Nhà xuất bản Giáo dục đã chi tiết thêm một số tiểu khoản cho phù hợp với loại hình kinh doanh của mình. Hệ thống tài khoản kế toán được thống nhất với hai chi nhánh và các đơn vị trực thuộc. Ví dụ: Nhóm tiểu khoản 3311: Phải trả nhà cung cấp có 11 tiểu khoản (TK 33310003: Công ty giấy Đồng nai, TK 3310005: Công ty giấy Nam liên)... Một số tài khoản cũng có sự thay đổi cho phù hợp TK 1311: Phải thu- Các công ty sách- TBTH. TK 1312: Phải thu- Tác giả mua sách. TK 1318: Phải thu- Đại lý và các khách hàng khác Nhà xuất bản sử dụng VNĐ trong ghi chép kế toán. Hệ thống TK kế toán của Nhà xuất bản Giáo dục có trong bảng biểu mẫu. 4. Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán. Nhà xuất bản Giáo dục đăng ký áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chung”, tuy nhiên để tiện cho việc quản lý trong qui mô sản xuất lớn kế toán Nhà xuất bản Giáo dục còn sử dụng thêm chứng từ ghi sổ và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để phân loại nghiệp vụ giúp thuận lợi cho công tác quản lý ( kiểm tra và đối chiếu số liệu khi cần thiết). Hệ thống sổ sách kế toán sử dụng tại Nhà xuất bản Giáo dục bao gồm: - Chứng từ ghi sổ. - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Sổ nhật ký chung. - Sổ chi tiết. - Sổ cái. Qui trình ghi sổ kế toán tổng hợp của kế toán Nhà xuất bản Giáo dục được khái quát như sau: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết Sổ nhật ký đặc biệt BCTC Bảng cân đối số phát sinh Quan hệ đối chiếu Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Hàng ngày từ chứng từ gốc kế toán ghi vào nhật ký chung, sau đó từ nhật ký chung, sau đó qua quy trình xử lý dữ liệu trên máy tính, số liệu sẽ được vào sổ cái các tài khoản và sổ chi tiết tương ứng. Cuối tháng cộng sổ chi tiết và đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết để đảm bảo tính chính xác, sau đó kế toán sẽ sử dụng số liệu lên bảng cân đối số phát sinh và các Báo cáo tài chính. Ngoài ra, kế toán còn vào chứng từ ghi sổ từ đó lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để phục vụ cho bộ máy kế toán quản trị. 5. Báo cáo kế toán tài chính. Báo cáo kế toán tài chính là những báo cáo tổng hợp nhất về tình hình tài sản, nguồn vốn chủ sở hữu và công nợ cũng như tình hình tài chính, kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp. Nhìn vào báo cáo kế toán của doanh nghiệp ta có thể biết thực trạng tài chính của doanh nghiệp đó. Báo cáo tài chính mà Nhà xuất bản Giáo dục áp dụng là những báo cáo bắt buộc bao gồm: - Bảng Cân đối kế toán. - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. - Thuyết minh báo cáo tài chính. Ngoài ra để phục vụ cho nhu cầu quản lý kinh tế, tài chính, yêu cầu chỉ đạo, điều hành của Ban giám đốc, Nhà xuất bản Giáo dục còn sử dụng một số báo cáo sau: Báo cáo nhanh về doanh thu. Báo cáo về công nợ nội bộ, công nợ với khách hàng, công nợ với người cung cấp. Báo cáo thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Báo cáo tình hình sử dụng vật tư. Báo cáo chi tiết giá thành từng cuốn sách (cuối năm). Báo cáo về sách nhập theo các nguồn. Việc tổ chức báo cáo kế toán tài chính ở Nhà xuất bản Giáo dục do kế toán tổng hợp làm theo đúng những qui tắc, phương pháp lập mà Bộ Tài chính ban hành và hướng dẫn. Để đảm bảo việc thu chi tài chính, bảo toàn vốn và sử dụng vốn đúng mục đích, vận dụng đúng chế độ, qui định của Nhà nước trong công tác tài chính kế toán, phòng Kế toán - Tài vụ của Nhà xuất bản Giáo dục với tư cách là một công cụ quản lý đã tổ chức tốt công tác kế toán, chấp hành đầy đủ các chế độ, chính sách tài chính. Hoạt động kế toán ở Nhà xuất bản Giáo dục luôn cố gắng bám sát quá trình kinh doanh đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin, kịp thời chính xác phục vụ cho công tác quản lý và chỉ đạo kinh doanh. III. Đặc điểm qui trình kế toán của các phần hành kế toán tại Nhà xuất bản Giáo dục. 1. Kế toán tiền mặt: a. Hệ thống chứng từ sử dụng: Phiếu thu: Là chứng từ phản ánh số tiền mặt thu thực tế vào quỹ. Phiếu chi: Là chứng từ phản ánh số tiền mặt thực tế chi ra từ quỹ. Giấy đề nghị tạm ứng: Là chứng từ phản ánh số tiền ứng trước cho cán bộ công nhân viên để thực hiện nhiệm vụ được doanh nghiệp giao. Giấy thanh toán tiền tạm ứng: Là chứng từ quyết toán số tiền đã tạm ứng cho cán bộ công nhân viên. b. Hệ thống sổ sách sử dụng: Sổ Nhật ký chung. Sổ cái tài khoản 111. Sổ chi tiết tài khoản 111. Bảng tổng hợp chi tiết thu, chi tiền mặt. Chứng từ ghi sổ các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. c. Quy trình luân chuyển chứng từ: Quy trình luân chuyển phiếu chi Có hai trường hợp: Trường hợp thứ nhất: Đối với những nghiệp vụ có số tiền chi lớn, có ảnh hưởng trọng yếu đối với công tác quản lý trong Nhà xuất bản Giáo dục. Vì tính chất quan trọng nên phiếu chi trong trường hợp này phải có sự ký duyệt trước khi xuất tiền. Quy trình luân chuyển chứng từ của các nghiệp vụ này diễn ra như sau: Trách nhiệm luân chuyển Công việc thực hiện Người nhận tiền Kế toán tiền mặt Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ quỹ Đề nghị chi 1 Duyệt chi 2 3 Lập phiếu chi 4 Ký phiếu chi 6 5 Xuất tiền 7 Ghi sổ 8 Bảo quản, lưu trữ 9 Trường hợp thứ hai: Đối với những nghiệp vụ chi thường xuyên theo tính chất hoạt động của Nhà xuất bản Giáo dục. Để đảm bảo kịp thời trong những nghiệp vụ chi thường xuyên quy trình luân chuyển chứng từ của những nghiệp vụ này đơn giản hơn, cụ thể quy trình như sau: Trách nhiệm luân chuyển Công việc thực hiện Người nhận tiền Kế toán tiền mặt Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng, trưởng phòng kế toán Thủ quỹ Đề nghị chi 1 Duyệt chi 2 3 Lập phiếu chi 4 Xuất tiền 5 Ghi sổ 6 Ký phiếu chi 8 7 Bảo quản, lưu trữ 9 Quy trình luân chuyển phiếu thu: Cũng tương tự như quy trình luân chuyển phiếu thu, quy trình luân chuyển phiếu chi cũng có hai trường hợp: Trường hợp thứ nhất: Đối với những nghiệp vụ có số tiền thu lớn, bất thường có ảnh hưởng trọng yếu đối với công tác quản lý trong Nhà xuất bản Giáo dục. Quy trình luân chuyển được diễn ra như sau: Trách nhiệm luân chuyển Công việc Thực hiện Người nộp tiền Kế toán tiền mặt Thủ trưởng, Kế toán trưởng Thủ quỹ Đề nghị nộp 1 Lập phiếu thu 2 Ký phiếu thu 3 Thu nhập quỹ 4 Ghi sổ 5 Bảo quản, lưu trữ 6 Trường hợp thứ hai: áp dụng đối với những nghiệp vụ thu thường xuyên theo tính chất hoạt động của Nhà xuất bản Giáo dục. Khác với qui trình của trường hợp thứ nhất, chứng từ của trường hợp này chỉ cần có sự ký duyệt ở bước cuối cùng, cụ thể qui trình như sau: Trách nhiệm luân chuyển Công việc thực hiện Người nộp tiền Kế toán tiền mặt Thủ trưởng, Kế toán trưởng, Trưởng phòng kế toán Thủ quỹ Đề nghị nộp 1 Lập phiếu thu 2 Thu nhập quỹ 3 Ghi sổ 4 Ký phiếu thu 5 Bảo quản, lưu trữ 6 Quy trình luân chuyển Giấy thanh toán tạm ứng: Trách nhiệm luân chuyển Công việc thực hiện Người tiền mặt Thủ trưởng, Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Thủ quỹ Lập bảng kê thanh toán tạm ứng 1 Ký duyệt bảng kê thanh toán tạm ứng 2 Ký bảng kê thanh toán Lập phiếu thu (phiếu chi) 3 Thu (chi) tiền thừa (thiếu) 4 Ghi sổ 5 Ký phiếu thu (phiếu chi) 6 Bảo quản, lưu trữ 7 d. Quy trình ghi sổ tổng hợp: Hàng ngày từ các chứng từ gốc (phiếu thu, phiếu chi tiền mặt, giấy thanh toán tạm ứng,…) kế toán tiền mặt vào Nhật ký chung, qua chương trình xử lý dữ liệu ở nhật ký chung dữ liệu được đưa vào sổ cái tiền mặt. Kế toán Nhà xuất bản Giáo dục không sử dụng nhật ký thu tiền và nhật ký chi tiền. Cuối tháng, lên bảng cân đối số phát sinh và lập Báo cáo tài chính. Đồng thời cuối tháng, kế toán tiền mặt phải lập Chứng từ ghi sổ cho nghiệp vụ thu và chi tiền mặt, sau đó vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sẽ giúp kế toán phân loại và quản lý chứng từ dễ dàng hơn, đồng thời sổ đăng ký chứng từ ghi sổ dùng để đối chiếu với Bảng cân đối số phát sinh, và phục vụ kế toán quản trị doanh nghiệp. Sau đây là qui trình ghi sổ của kế toán tiền mặt: Chứng từ gốc về thu, chi tiền mặt Sổ cái TK 111 Bảng tổng hợp chi tiết thu, chi tiền mặt Sổ Nhật ký chung Sổ chi tiết thu, chi tiền mặt BCTC Bảng cân đối số phát sinh 2. Kế toán tiền gửi ngân hàng: a. Hệ thống chứng từ sử dụng: Giấy báo Nợ: Là chứng từ phản ánh số tiền chi trả qua ngân hàng. Giấy báo Có: Là chứng từ phản ánh số tiền thu được qua ngân hàng. Uỷ nhiệm thu: Là chứng từ phản ánh số tiền mà khách hàng uỷ nhiệm cho ngân hàng thu của Nhà xuất bản Giáo dục. Uỷ nhiệm chi: Là chứng từ phản ánh số tiền mà Nhà xuất bản Giáo dục uỷ nhiệm cho ngân hàng thu của khách hàng. Séc chuyển khoản: Là chứng từ phản ánh số tiền Nhà xuất bản Giáo dục thu về hoặc chi trả thông qua ngân hàng. b. Hệ thống sổ sách sử dụng: Nhật ký chung. Sổ cái tài khoản 112. Chứng từ ghi sổ cho các nghiệp vụ tăng, giảm tiền gửi ngân hàng. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Bảng cân đối số phát sinh. Sổ chi tiết thu, chi tiền gửi ngân hàng. Bảng tổng hợp chi tiết thu, chi tiền gửi ngân hàng. c. Quy trình luân chuyển chứng từ: Quy trình luân chuyển của các chứng từ tiền gửi Ngân hàng tương tự quy trình luân chuyển phiếu thu, phiếu chi tiền mặt. Chứng từ gốc về thu, chi TGNH Sổ cái TK 112 Bảng tổng hợp chi tiết thu, chi TGNH Sổ Nhật ký chung Sổ chi tiết thu, chi TGNH Sổ nhật ký thu, chi TGNH BCTC Bảng cân đối số phát sinh d. Quy trình ghi sổ tổng hợp: Hàng ngày, kế toán tiền gửi ngân hàng căn cứ vào Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, Uỷ nhiệm thu, Uỷ nhiệm chi, Séc chuyển khoản vào Nhật ký chung, Sổ cái, Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng. Mỗi ngày, kế toán tiền gửi ngân hàng phải đối chiếu với Sổ phụ của ngân hàng về số dư tài khoản tiền gửi ngân hàng. Định kỳ, kế toán căn cứ vào Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng để vào Bảng tổng hợp chi tiết tiền gửi ngân hàng, đối chiếu với Sổ cái TK 112. Cuối tháng, kế toán tiến hành lập Chứng từ ghi sổ cho nghiệp vụ tăng, giảm tiền gửi ngân hàng, vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để đối chiếu với Bảng cân đối số phát sinh. Lấy đó làm căn cứ để lên Báo cáo tài chính và các Báo cáo quản trị. 3. Kế toán tài sản cố định: a. Hệ thống chứng từ sử dụng: Biên bản giao nhận TSCĐ: Sử dụng trong trường hợp giao nhận TSCĐ tăng do mua ngoài, do nhận vốn góp liên doanh, do xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao, do nhận lại vốn góp liên doanh….. Thẻ TSCĐ: Sử dụng để theo dõi từng TSCĐ. Biên bản thanh lý TSCĐ: Sử dụng để ghi các nghiệp vụ thanh lý TSCĐ, kể cả nhượng bán. Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành: Sử dụng để theo dõi khối lượng sửa chữa lớn hoàn thành, kể cả sửa chữa nâng cấp. Biên bản đánh giá lại TSCĐ: Theo dõi giá trị của tài sản được đánh giá lại. Bảng tính và phân bổ khấu hao: Theo dõi việc tính và phân bổ khấu hao. b. Hệ thống sổ sách sử dụng: Sổ cái các TK 211, 213, 214, 009. Sổ chi tiết TSCĐ. Bảng tổng hợp chi tiết tăng giảm TSCĐ. Sổ Nhật ký chung. Bảng cân đối số phát sinh. Chứng từ ghi sổ cho nghiệp vụ tăng giảm và khấu hao TSCĐ. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. c. Quy trình luân chuyển chứng từ: Trách nhiệm luân chuyển Công việc thực hiện Chủ sở hữu Hội đồng giao nhận TSCĐ Kế toán TSCĐ Quyết định tăng (giảm) TSCĐ 1 Lập các chứng từ theo nội dung giao nhận: - Biên bản giao nhận TSCĐ - Biên bản thanh lý TSCĐ - Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành - Biên bản đánh giá lại TSCĐ 2 - Lập (huỷ) thẻ TSCĐ - Ghi sổ chi tiết TSCĐ - Lập bảng tính và phân bổ khấu hao - Ghi sổ kế toán tổng hợp 3 Bảo quản, lưu trữ 4 d. Hạch toán chi tiết TSCĐ: Hiện nay Nhà xuất bản Giáo dục đang sử dụng 2 loại sổ để theo dõi chi tiết TSCĐ: Mẫu số 1: Sổ tài sản cố định Sổ này được mở từng năm, dùng chung cho toàn Nhà xuất bản Giáo dục. Sổ này theo dõi chung về TSCĐ của toàn Nhà xuất bản Giáo dục về: tăng, giảm nguyên giá và khấu hao. Căn cứ để ghi sổ là các chứng từ tăng, giảm TSCĐ và Bảng tính và phân bổ khấu hao. Mẫu số 2: Sổ chi tiết TSCĐ theo bộ phận sử dụng. Sổ này được mở cho từng bộ phận có sử dụng TSCĐ trong Nhà xuất bản Giáo dục. Căn cứ để ghi sổ là các chứng từ tăng, giảm TSCĐ và Bảng tính và phân bổ khấu hao. e. Khấu hao TSCĐ: Hiện nay, Nhà xuất bản Giáo dục đang áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng. Từ ngày 01/01/2004 kế toán TSCĐ đã tính khấu hao TSCĐ theo nguyên tắc cập nhật: TSCĐ tăng từ ngày nào thì tính khấu hao kể từ ngày đó, TSCĐ giảm từ ngày nào thì thôi tính khấu hao từ ngày đó. Còn trước năm 2004, TSCĐ được tính khấu hao theo nguyên tắc tròn tháng: TSCĐ tăng trong tháng này thì tháng sau mới bắt đầu tính khấu hao, TSCĐ giảm trong tháng này thì tháng sau mới thôi tính khấu hao. Mức khấu hao được tính như sau: Đối với những TSCĐ mới đưa vào sử dụng hoặc thôi sử dụng từ tháng 01 năm 2004, mức khấu hao của tháng đưa vào sử dụng được tính như sau: Mức khấu hao phải trích trong tháng Số ngày sử dụng trong tháng Mức khấu hao tháng 30 = X Đối với những TSCĐ đã đưa vào sử dụng tròn tháng, mức khấu hao được tính như sau: Mức khấu hao phải trích trong năm Nguyên giá tài sản cố định Tỷ lệ khấu hao năm Mức khấu hao phải trích trong tháng 12 Mức khấu hao phải trích trong năm = = X TSCĐ sử dụng cho phúc lợi sự nghiệp thì Nhà xuất bản Giáo dục không tính khấu hao mà chỉ tính hao mòn. Công thức tính khấu hao trong tháng như sau: Mức khấu hao TSCĐ tháng N = Mức khấu hao TSCĐ tháng N-1 + Mức khấu hao TSCĐ tăng trong tháng N - Mức khấu hao TSCĐ giảm trong tháng N f. Quy trình hạch toán tổng hợp: Sơ đồ quy trình ghi sổ tổng hợp kế toán TSCĐ và KHTSCĐ Chứng từ gốc về tăng, giảm và KHTSCĐ Sổ cái TK 111 Bảng tổng hợp chi tiết tăng, giảm TSCĐ Sổ Nhật ký chung Thẻ TSCĐ BCTC Bảng cân đối số phát sinh Sổ chi tiết TSCĐ Căn cứ vào chứng từ gốc về tăng, giảm và khấu hao TSCĐ kế toán vào sổ Nhật ký chung, Thẻ TSCĐ, sau đó số liệu sẽ được chuyển vào Sổ cái TK 211, 213, 214. Cuối tháng, kế toán thực hiện lập Bảng cân đối số phát sinh và Các báo cáo tài chính và quản trị. Ngoài ra, kế toán lập Chứng từ ghi sổ riêng cho nghiệp vụ phát sinh tăng, giảm TSCĐ và khấu hao, từ đó để lập Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Đồng thời kế toán phải đối chiếu số liệu giữa sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết TSCĐ và giữa Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Bảng cân đối số phát sinh vào cuối mỗi kỳ hạch toán. 4. Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Mặc dù tại Nhà xuất bản Giáo dục kế toán nguyên vật liệu và kế toán công cụ dụng cụ do hai người khác nhau thực hiện, tuy nhiên quy trình ghi sổ của hai kế toán này là giống nhau nên em xin trình bày chung hai phần hành này. a. Hệ thống chứng từ sử dụng: Phiếu nhập kho: Là chứng từ phản ánh lượng hàng thực nhập qua kho trước khi xuất dùng hoặc bán. Biên bản kiểm nghiệm nhập kho: Là chứng từ chứng minh nghiệp vụ giao nhận hàng tồn kho giữa người cung cấp, người quản lý tài sản, bộ phận cung ứng về số lượng, chất lượng, chủng loại vật tư. Phiếu xuất kho: Là chứng từ theo dõi số hàng xuất ra khỏi kho. Phiếu xin lĩnh vật tư: Là chứng từ chứng minh số vật tư xuất dùng cho sản xuất. Phiếu nhập kho. Hợp đồng liên doanh: Là chứng từ chứng minh số vật tư xuất để góp vốn liên doanh. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Là chứng từ chứng minh số vật tư xuất để chuyển từ kho này sang kho khác. Biên bản kiểm kê vật tư. b. Hệ thống sổ sách sử dụng: Thẻ kho. Sổ kế toán chi tiết vật tư. Bảng tổng hợp chi tiết nhập, xuất, tồn. Sổ nhật ký chung. Sổ cái TK 152, 153. Chứng