Những đúc kết và thu hoạch về nhận thức lý luận và thực tiễn về công tác thông tin Thư viện Quốc gia Việt Nam

khăn số lượng bạn đọc hạnh chế. Năm 1957 thư viện chính thức mang tên Thư viện Quốc gia Việt Nam theo quyết định của Thủ Tướng Chính Phủ Phạm Văn Đồng ký. Năm 1962 bộ phận lưu trữ công văn tách ra thành Cục lưu trữ thuộc Chính Phủ. Cũng từ đó Thư viện Quốc gia đã trở thành một cơ quan ngang cục, vụ, viện trực thuộc Bộ Văn Hoá - Thông tin Là thư viện lớn nhất của cả nước, Thư viện Quốc gia lập quan hệ hợp tác và trao đổi sách báo, tài liệu với hàng trăm thư viện, cơ quan tổ chức của nhiều nước trên thế giới. Bên cạnh việc trao đổi sách báo thư vịên Quốc gia Việt Nam còn có quan hệ mang tính nghề nghiệp với nhiều thư viện Quốc gia các nước khác như cử cán bộ sang học tập, tham gia các thư viện của các nước có trình độ tiên tiến(úc, Pháp…) đồng thời Thư viện cũng tham gia hoạt động của các tổ chức nghề nghiệp quốc tế như: Hiệp hội thư viện quốc tế (IFLA), Hiệp hội Thư viện Quốc gia đã mời một số chuyên gia nước ngoài vào hội thảo và đào tạo cán bộ thư viện trong nước. Năm 1986 là mốc lịch sử quan trọng đối vơí TVQGV, Cũng từ đây hoạt động hoạt động của thư viện có nhiều thay đổi đáng kể. Có thể nói đây chính là bước phát triển hoàn toàn mới. Lý do có sự thay đổi đặc biệt này là TVQG VN được TVQG Ôtxtrâylia tặng một máy vi tính và tổ chức 1 lớp học cho cán bộ thư viện sử dụng nó. Nhờ có phương tiện này mà năm 1987 TVQG bắt đầu tiến hành xây dưng cơ sở dữ liệu khác. Song song với việc tạo lập cơ sở dữ liệu, Thư viện Quốc gia cũng chuuyển nhượng cơ sở dữ liệu sách việt, ngoại cho các thư viện tổng hợp các tỉnh Trong suốt quá trình hình thành và phát triển TVQGVN đã từng bước hình thành và hoàn thiện cơ cấu tổ chức của mình để phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu cụ thfể của từng giai đoạn lịch sử của đất nước. Cho đến nay TVQG đã có những công trình nhất định cho sự phát triển kinh tế văn hoá khoa học của đất nước. Những cống hiến đó được Đảng và nhà nước ta ghi nhận và trao tặng huân huy chương Lao động II. Chức năng –Nhiệm vụ- Quyền hạn Được sự quan tâm của Đảng, nhà nước và các đồng chí lãnh đạo nhằm mục đích củng cố, tăng cường vai trò, trách nhiệm, quyền hạn của Thư viện Quốc Gia, ngày 9/10/1976 nghị định số 401- TT ra đờivà được Thủ tướng Chính phủ ký duyệt.Theo Nghị định này, TVQG là thư viện TWcuả nước CHXHCNVN; đồng thời là thư viện trọng điểm của hệ thống thư viện trực thuộc Bộ Văn hoá - Thông tin . Nghị định cũng đã quy định những nhiệm vụ, chức năng quyền hạn cho Thư viện Quốc gia như sau: Xây dựng và bảo quản lâu dài kho tàng ấn phẩm dân tộc (và về dân tộc)bằng cách thu nhận lưu chiểu các xuất bản phẩm trong và ngoài nước theo tinh thần sắc lệnh số 18-SL ngày 31/1/1946 về lưu chiểu . Thu nhận các bản sao luận án tiến sĩ và các phát minh sáng chế của người Việt Nam, sưu tầm bổ sung hoàn chỉnh ấn phẩm nước ngoài nói về Việt Nam, tác phẩm của người VN cư trú ở nước ngoài, bản viết tay của các danh nhân VN(Việt Nam) Luân chuyển sách báo tài liệu của VN ở nước ngoài thông qua hệ thống thư viện của Bộ Văn hoá - Thông tin để phục vụ nhân dân các địa phương Biên soạn thư mục thống kê, tổng thư mục VN, thư mục bậc hai và các thư mục chuyên đề …………tiến hành biên mục tập trung nhằm thống nhất các hệ thống trong các thư viện trước hết là hệ thống thư viện thuộc Bộ Văn hoá - Thông tin công tác biên mục sách xuât bản trong nước Hướng dẫn nghiệp vụ cho các hệ thống thư viện, trước hết là hệ thống thư viện thuộc Bộ Văn hoá - Thông tin tham gia công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ thư vịên, xây dựng khoa học thư viện học, thư mục học VN Cùng các thư viện lớn phối hợp một số hoạt động thư viện như biên soạn mục lục liên hợp, bổ sung sách báo nước ngoài, trao đổi và cho mượn giữu các thư viện Trao đổi sách báo và trao đổi thư mục với nước ngoài, tổ chức mượn sách báo với nước ngoài nhằm phục vụ công tác nghiên cứu trong nước và giới thiệu văn hoá VN ra nước ngoài. Thực hiện các thông tư khoa học về văn hoá nghệ thuật Ngoài ra, TVQG là thư viện trung tâm của cả nước nên ngoài những chức năng nhiệm vảitên theo điều 17 Pháp lệnh Thư viện được UB Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 28/12/2000 thì TVQGVN có một số chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đặc thù sau: Khai thác các nguồn tài liệu trong nước và nước ngoài để đáp ứng nhu cầu người đọc. Thu nhận các xuất bản phẩm lưu chiểu trong nước theo quy định , xây dựng bảo quản lâu dài kho tàng xuất bản phẩm dân tộc ; biên soạn, xuất bản Thư mục Quốc gia và tổng thư mục VN. Tổ chức phục vụ các đối tượng bạn đọc theo quy chế của thư viện. Hợp tác trao đổi tài liệu trong nước và nước ngoài Nghiên cứu khoa học và công nghểtong lĩnh vực thông tin thư viện . Tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho người làm công tác thông tin thư viện hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ thư viện theo sự phân công của Bộ Văn hoá - Thông tin. III. Cơ cấu tổ chức của Thư viện Quốc gia Việt Nam. Theo số liệu mới nhất thì TVQGVN có tổng số 175 cán bộ công chức làm việc tại thư viện trong đó có khoảng 20% số cán bộ trình độ trên đại học và có 80% là trình độ đai học … Ngoài ban giám đốc TVQGVN còn có các bộ phận phòng ban chủ yếu sau: Phòng hành chính tổng hợp Phòng lưu chiểu Phòng bổ sung trao đổi quốc tế Phòng phân loại biên mục Phòng đọc Phòng báo tạp chí Phòng thông tin tra cứu Phòng máy tính Phòng nghiên cứu và hướng dẫn nghiệp vụ Phòng bảo quản và tu sửa tài liệu Phòng quan hệ quốc tế III.1 Phòng hành chính tổng hợp Cơ cấu tổ chức của phòng có:Trưởng phòng có trách nhiệm quản lý và phụ trách phân công công việc cho cả phòng + Chức năng nhiệm vụ chính của phòng là: Tham mưu cho ban Giám đốc về xây dựng bộ máy tổ chức ; quản lý sử dụng công chức; thức hiện chế độ, chính sách đối với công chức và người lao động theo quy định. Tổng hợp tình hình hoạt động của coả quan theo định kỳ Đề xuất các biện pháp nhằm bảo đảm sự phối hợp giưa các phòng chức năng để thực hiện chức năng kế hoạch công tác chung Bảo vệ đơn vị an toàn Đáp ứng nhu cầu về tài chính, thiết bị vật tư…. III.2 Phòng lưu chiểu: Phòng bao gồm có 13 nhân viên, trong đó có 1 trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Giám đốc và tổ chức công tác của phòng, lãnh đạo toàn bộ hoạt động và phân công công việc của cả phòng đảm bảo tính tư tưởng, chính trị, khoa học trong công tác chuyển giao. + Chức năng nhiệm vụ của phòng. Thu thập tàng trữ lâu dài di sản văn hoá dân tộc Là cơ sở để đăng ký và thống kê toàn bộ xuất bản phẩm của đất nướcvà biên soạn thư mục Quốc gia Cung cấp kịp thời các xuất bản phẩm và lưu chiểu chế tạo nguồn bổ sung ấn phẩm cho thư viện + Nhiệm vụ của phòng lưu chiểu: Thu nhận các loại ấn phẩm sau khi xuất bản được 7 ngáy sẽ nhập vào phòng lưu chiểu 4 bản. Sau khi nhận được4 bản này phòng lưu chiểu sẽ nhập cho phòng đọc chính 2 bản, phòng đọc phụ 1 bản và kho lưu chiểu 1 bản. Trong đó kho lưu chiểu là quan trọng nhất mà bất kỳ một ấn phẩm nào cũng phải có mà các kho khác có thể là không có hoặc có thể lấy theo các chế độ bổ sung thực hiện theo các hình thức khác nhau (mua bán trao đổi). Đồng thời xử lý tài liệu, biên soạn thư mục Quốc gia trên máy vi tính theo form miêu tả mới MACR21… III.3 Phòng bổ sung trao đổi quốc tế. Phòng bao gồm có 10 người trong đó có 9 người trình độ đại học và 1 người tốt nghiệp đại học tại chức.Phòng bao gồm có 4 máy tính để phục vụ công tác thông tin thư viện . Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước lãnh đạo phân công công việc của cả phòng cùng sự trợ giúp của 1 phó phòng. + Chức năng nhiệm vụ chính của phòng là: bổ sung trao đổi sách báo với các nước trên thế giới Nghiên cứu các nguồn tư liệu và tổ chức đánh giá các nguồn bổ sung Xây dựng và tổ chức các kế hoạch bổ sung trao đổi nhận tài liệu bao gồm: Sách tạp chí, ấn phẩm, tờ rơi, catolog công nghiệp Đăng ký các tư liệu nhận được Xử lý kỹ thuật trước khi nhập kho Tổ chức và quản lý kho dự trữ trao đổi Làm thủ tục thanh lọc tài liệu Theo dõi kiểm tra và tổ chức quản lý tư liệu với các thư viện trong và ngoài nước Bảo trì và cập dữ liệu III.4: Phòng phân loại biên mục Phòng gồm có 13 cán bộ công nhân viên chức. Hoạt động tổ chức của phòng gồm có 1 trưởng phòng chịu trách nhiệm trứoc Giám đốc và phân công công việc cùng 1 phó phòng. + Chức năng nhiệm vụ chính của phòng là: xử lý khoa học sách việt và sách ngoại văn nhập vào TVQG Tạo lập cập nhật cơ sở dữ liệu và chỉnh lý các loại mục lục Nghiên cứu biên soạn các bảng phân loại và theo nguyên tắc mô tả ấn định kỳ cho TVQG và các thư viện công cộng khác Tóm tắt định từ khoá, phân loại, nhập máy … III.4: Phòng đọc Bao gồm có 32 nhân viên đều có trình độ đại học và đào tạo theo đúng chuyên nghành . Trong đó có 1 trưởng phòng và 1 phó phòng chịu trách nhiệm trước Giám đốc đồng thời lãnh đạo cả phòng chỉ đạo công tác tái phục nhiêm vụ người đọc , tổ chức việc hướng dẫn bạn đọc + Chức năng nhiệm vụ chính của phòng là: Phục vụ tài liệu cho cán bộ nghiên cứu khoa học thuộc tất cả các lĩnh vực, những sinh viên năm cuối và những người có trình độ đại học trở lên đến thư viện đọc Phục vụ bạn đọc tại chỗ Tổ chức các hình thức tuyên truyền sách báo. Nghiên cứu nhu cầu bạn đọc Cấp thẻ thư viện cho độc giả Phòng làm công tác phục vụ tra cứu thông tin trên mạng, phục vụ tốt việc nối mạng đối với các thư viện địa phương III.6 Phòng báo, tạp chí. Bao gồm 18 nhân viên trong đó có một bộ phận xử lý thuật gồm 3 người, thủ thư 4 người, còn lại một số người khác làm công việc trong kho như thu nhận sách, báo tạp chí mới về,sắp xếp lên giá soạn đóng tài liệu, vệ sinh kho tàng. Phân nhân sự của phòng đều đã tốt nghiệp đại học và qua đào tạo chuyên môn. Được tổ chức theo chế độ thủ trưởng và phó phòng. Tổ chức chỉ đạo nghiệp vụ kho báo, tạp chí, lựa chọn bổ sung, xử lý kỹ thuật báo chí của thư viện. Tổ chức việc tổ chu8ức việc phục vụ cho người đọc sử dụng vốn báo chí. Đặt kế hoạch công tác và tổ chức của phòng + Chức năng nhiệm vụ chính của phòng: Xử lý và khai thác toàn bọ lượng báo tạp chí của cơ quan và phục vụ mọi yêu cầu tìm tạp chí của bạn đọc . Công tác xử lý, bảo quản tài liệu và công tác phục vụ bạn đọc III.7 Phòng tra cứu: Phòng gồm 13 cán bộ. Cơ cấu tổ chức của phòng gồm có 1 trưởng phòng và 1 cán bộ công đoàn. Trưỏng phòng có trách nhiệm phân công công việc cho cả phòng. + Chức năng nhiệm vụchính của phòng là: Phục vụ đọc giả tra cứuvà tìm tin thư mục, sự kiện cho bạn đọc. Tổ chức các dịch vụ thông tin tra cứu. Đáp ứng các nhu cầu thông tin của người sử dụng thư viện. Từng bước hoàn thiện bộ máy tra cứu thông tin của TVQGVN. Biên soạn các thư mục chuyên đề , chỉ dẫn thư mục, phục vụ thông tin thư mục cho lãnh đạo Bộ Văn hoá- Thông tin về Văn hoá - Nghệ thuật. Hướng dẫn người dùng tin. Là chi nhánh thư viện Liên hợp Quốc từ năm 1983:Tàng trữ, xư rlý kỹ thuật và phục vụ ban đọc các tài liệu của Liên hợp Quốc và các cơ quan tổ chức của LHQ. III.8: Phòng máy tính : Phòng gồm có 8 cán bộ, cơ cấu tổ chức của phòng gồm có 1 trưởng phòng và 1 phó phòng. Trưởng phòng có trách nhiệm trước Giám đốc và tổ chức công việc của cả phòng. + Chức năng nhiệm vụ chính của cả phòng: Thiết lập và quản trị cơ sở dữ liệu của thư viện Quốc gia Quản lý, bảo trì mạng máy tính cục bộ (LAN)và mạng diện rộng (WAN) Hiệu đính và nâng cao chất lượng cơ sở dữ liệu Cung cấp các dịch vụ mạng(WAN) (Thư điện tử, truyên file và tra cứu trực tuyến). Hiệu đính và in thư mục Quốc gia. Đào tạo nghiệp vụ máy tính cho các cán bộ thư vện III.9: Phòng nghiên cứu và hướng dẫn nghiệp vụ Phòng có 9 cán bộ trong đó trưởng phòng co trách nhiệm phân công công việc cho cả phòng và cùng với 1 phó phòng phụ trách quản lý công việc chung của phòng +Chức năng nhiệm vụ chính của phòng. xây dựng kế hoạch nghiên cứu khoa học về phòng tin thư viện. Tổ chức hội thảo về khoa học hội thảo thư viện. Phối hợp với các phòng khác để lập kế hoạch và và biên soạn nghiệp vụ thư viện. Theo dõi hoạt động và hướng dẫn nghiệp vụ cho hệ thống thư viện công cộng. Biên soạn tập san thư viện thông tin và văn hoá-nghệ thuật Phục vụ bạn đọc tại phòng đọc tài liệu nghiệp vụ thư liệu Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ thư viện trong nghành III.10: Phòng bảo quản và tu sửa tài liệu Phòng có 15 cán bộ. Phòng được tổ chức theo chế độ 1 trưởng phòng và 1 phó phòng.Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Giám đóc và quản lý công việc cho cả phòng + Chức năng nhiệm vụ chính của phòng: Bảo quản tài liệu, chống mối mọt,tu sủa, phục chế sách báo tạp chí. Bảo quản, gìm giữ vốn tài liệu của thư viện quốc gia Nghiên cứu và áp dụng các biện pháp phòng chống các tác nhân huỷ hoại tài liệu Vi phin hoá các tài liệu quý hiếm III.11: Phòng quan hệ quốc tế: Phòng gồm có 4 cán bộ + Chức năng nhiệm vụ chính của phòng đó là: xây dưng kế hoạch hợp tác dài hạn và ngắn hạn với các thư viện trong và ngoài nước Duy trì và phát triển các quan hệ giữa TVQG với thư viện nước ngoài Phối hợp và hỗ trợ các phòng chứcnăng thực hiện việc bổ sung trao đổi tài liệu với các nước trong khu vực và trên thế giới IV:Quy trình tổ chức công tác thông tin thư viện. Một trong những nhiệm vụ chính của thư viện Quốc gia thu thập tài liệu, bổ sung tài liệu,nghiên cứu những luận án và phục vụ bạn đọc trong cả nước. Do đó,nhiệm vụ của TVQGVN mang tính đa nghành, là đơn vị thông tin mang tính quốc gia, đáp ứng nhu cầu thông tin thư viện cho bạn đọc.Với tính chất và quy mô lớn TVQGVN đã tổ chức công tác thông tin thư viện theo quy trình công nghệ như sau: Tạo lập nguồn thông tin bao gồm thông tin: Thu thập, tạo lập và bổ sung tài liệu. Xử lý tài liệu và thông tin. Lưu trữ và bảo quản. Tìm kiếm thông tin. Phục vụ và cung cấp thông tin cho người dùng tin IV.1: Tạo lập nguồn tin Đây là giai đoạn đầu tiên của quy trình hoạt đông thông tin thư viện.Công việc tiến hành tốt thì sẽ xay dựng và duy trì được một kho thông tin phong phú, Tào tiền đề để thực hiện các giai đoạn tiếp theo. Nhận thức rõ tầm quan trọng nay,ngay sau khi mới thành lập TVQGVN đã tạo một lỗ lực trong việc xxây dựng kho tài liệu đa dạng và phong phú với nhiều hình thức khác nhau.Sau khi tiếp quản thư viện từ tay Thực dân Pháp(10/1954),TVQGVN đã bắt đầu bổ sung thêm một số liệu đẩy mạnh công tác phục vụ bạn đọc.Những năm đầu tiên cả thư viện, nguồn tài liệu chính của TVQG là từ các nước xã hội chử nghĩa như Liên Xô cũ chiếm tỷ lệ rất cao ngoài ra còn một 100 đầu sách TQ.Trong những năm gần đây thư viện Quốc gia đã mở rông quan hệ với nhiều nước tên thế giới để tao lập thêm nguồn tin tăng số lượng tài liệu trong kho của thư viện đồng thời cũng xây dựng chính sách bổ sung tài liệu:Bổ sung tất cả các tài liệu được xuất bản trong nước và những xuát bản phẩm nước ngoài nói về VN. Các nguồn bổ sung chính của TVQGVN + Chế độ nộp lưu chiểu tại TVQGVN:Đây là nguồn bổ sung chủ yếu của thư viên từ trước tới nay. Chính nguồn này đã đảm bảo cho thư viện thực hiện chức năng vốn ấn phẩm dân tộc.Công việcb này được thư viện tiến hành từ năm 1922. + Mua và trao đổi sách quốc tế. Công việc mua và trao đổi sách Quốc tế . Công việc mua và trao đổi sách, báo với nước ngoài do phòng bổ sung và trao đổi quốc tế đảm nhận.Công việc chính của phòng là tiến hành mua, trao đổi, nhận biếu tặng tài liệu của các tổ chức cá nhân trong và ngoài nước. Mua tài liệu thư viện quốc gia, mau cả những tài liệu trong nước và ngoài nước.Việc mua tài liệu tuy thuộch vào kinh phí được cấp để mua tài liệu và các tài liệu đó được mua trực tiếp ttại các nhà xuất bản, các công ty khác phát hành sách trong và ngoài nước đối việc mua tài liệu ngoại văn từ năm 1992.TVQGVN được nhà nước cấp cho100000 USD để mua tài liệu ngoại văn , hàng năm thư viện mau 40 tên báo và tập chí nước ngoài để bổ sung tài liệu cho kho sách của thư viện. Thư viện Quốc gia đã bổ sung sách Việt văn sau ngày giải phóng TVQG đã tiến hành trao đổi tài liệu với nhiều quốc gia tren thế giới.Năm 1961, TVQG đã tiến hành trao đổi sách báo 48 thư viện của 35 nước.Những năm tiép theo số thư viện trao đổi sách báo với nước ta ngày càng tăng, 1956 ta trao đổi với 84 thư viện của 48 nước, năm 1966 con số này là 100 thư viện, năm 1967 đã có 144 thư viện của 67 nước tren thế giới với trao đổi tài liệu với TV QG. Năm 1980 TVQGVN đã trao đổi tài liệu tfhường xuyên với 300 thư viện, cơ quan khoa học lớn của 100 nước tren thế giới. Trong các loại hình tài liệu Thư viện Quốc gia đặc biệt chú ý tới bổ sung các sách tra cứu các loại tài liệu thông tin các ẩn phẩm chính thức, tài liệu về văn hoá nghệ thuật và những tài liệu nghiên cứu nói về VN và các nước trên thế giới. + Nguồn biếu tặng: Thông qua nguồn này hàng năm thư viên nhận được vài trăm ten tài liệu chủ yếu thông qua Đại sứ quán các nước ở Hà Nội.Qua các nguồn trên hàng năm thư viện nhập khoảng 3000 tên sách , hơn 7000000 tên báo tạp chí nước ngoài. Nếu trước kia tài liệu chủ yếu Xlavơ, thì ngày nay phần lớn là các loại sách thuộc ngôn ngữ hệ La Tinh. TVQGVN đã xây dựng được kho sách nghiệp vụ thư viện và thư mục gồm 3000 bản sách và vài ngàn số của khoảng 20 tờ báo, tạp chí nghiệp vụ trong và ngòai nước .Ngoài raq thư viện còn có 1 vốn vi fim, vi phích khá lớn IV.2. Xử lý thông tin Xử lý tài liệu là công việc quan trong ngay sau khi bổ sung tài liệu trong quy trình hoặc hoạt động thông tin thư viện.Xử lý tài liệu bao gồm 2 hình thức xử lý đó là :Xử lý hình thức vầ xử lý nội dung + Xử lý hình thức tài liệu được tiến hành tại phòng lưu chiểu, phòng bổ sung.Xử lý hình thức ta xác định được loại hình tài liệu, xác định được ngôn ngữ, nhan đề tài liệu, tên tác giả . + Xử lý nội dung tài liệu, được tiến hành phòng phân loại biên mục xử lý nội dung tài liệu tức là tìm hiểu qua nội dung tài liệu qua các công việc như :định từ khoá, làm tóm tắt, …. + Biên soạn thư mục đây là công đoạn giúp cho việc làm các phiếu mục lục đưa vào hộp phiếu mục lục phục vụ cho quá trình tra tìm thủ công.Định từ khoá giúp cho việc tìm tin tự động hoá. Các mức độ xử lý hình thức và nội dung của tài liệu nhằm mở rộng diện tìm kiếm thông tin một cách nhanhb chóng và chính xấc.Sau khi sử lý phải xây dựng các biểu mẫu nhập tin giúp cho cho việc tạo lập các cơ sở dữ liệu và đưa thông tin lên trên mạng. Quá trình xử lý thông tin tạo ra các sản phẩm thông tin sau: Các ấn phẩm thông tin Các bản thư mục, các bản tóm tắt Các cơ sở dữ liệu IV.3. Lưu trữ và bảo quản thông tin Các tài liệu khi được xử lý phải được lưu trữ và bảo quản thông qua việc tạo lập các cơ sở dữ liệu và tạo lập các tủ mục lục để giúp cho tra cứu thông tin. Tài liệu sau khi được xử lý sẽ được gián nhãn và sắp xếp lên giá để bảo quản. Do đối tượng phục vụ của Thư viện Quốc gia là năm cuối của các trường đại học và cán bộ nghiên cứu đồng thời là thư viện đầu nghành trực thuộc Bộ Văn hóa – Thông tin nên số lượng tài liệu là rất lớn. Cho nên thư viện đã tồn tại 2 hệ thống tìm tin đó là : Hệ thống mục lục tra cứu phích và hệ thống tìm tin tự động hoa. Việc sắp xếp tài liệu trong kho theo số đăng ký cá biệt, năm và theo khổ của tài liệu đã giúp cho việc tìm tin được dễ dàng hơn. IV.4. Tìm kiếm thông tin . Hiện nay tại Thư viện Quốc gia có hai hình thức tìm tin chủ yếu: Tìm tin thủ công và tìm tin tự động hoá. Tìm tin Thủ công: Là phương thức tìm tin mà người tìm tin có thể dựa vào hệ thống mục lục chữ cái và mạuc lục phân loại được đặt tại thư viện để tìm thông tin (hay tài liệu) mà mình cần Tìm tin tự động hoá: Phương thức tìm là thông qua máy tính hoặc hệ thống các máy tính để tìm kiếm các thông tin được tổ chức dưới dạng các cơ sở dữ liệu trong máy tính hoặc trên mạng. Tìm tin tự động hoá có hai hình thức tìm đó là tìm trực tiếp và tìm giấn tiếp + Tìm trực tiếp : là phương thức tìm mà người dùng tin tìm tin trực tiếp trên mạng máy tính, trên các cơ sở dữ liệu trên CD-ROM thông qua các yêu cầu của độc giả + Tìm tin gián tiếp: Là phương thức tìm mà người dùng tin đưa yêu cầu cho cán bộ thông tin tren các cơ sở dữ liệu, trên mạng Internet…dưới dạng các biểu thức tìm tin để đưa ra kết quả phù hợp với nhu cầu của người dùng tin(độc giả) IV.5. Phục vụ và cung cấp tin cho người dùng tin. Đây là giai đoạn cuối cùng của quy trình hoạt động thông tin thue viện và cũng chính là mục đích cuối cùng của TVQGVN TVQGVN đã áp dụng nguyên tắc phục vụ phân biệt theo dạng tài liệu: Tổ chức các phòng đọc sách tổng hợp, phòng đọc báo tạp chí, phòng nghiên cứu đặc biệt. Hình thức phục vụ theo phiếu yêu cầu của độc giả. Ngoài phục vụ tại chỗ thư viện còn cho mượn về nhà đối với các nhà lãnh đạo cấp cao công tác tại Hà Nội trong trường hợp cần thíêt Hình thức phục vụ thông tin trức tiếp trao đổi thông tin tại thư viện cho người dùng tin qua Fax, qua thư điện tử, qua điện thoại. Các hình thức cung cấp tài liệu chủ yếu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam đó là: Cung cấp tài liệu cấp 1 như sách báo tạp chí … Cung cấp tài liệu chỉ dẫn Cung cấp nội dung tóm tắt tài liệu tại phòng tra cứu TVQGVN còn tiến hành việc phục vụ thông tin tuyên truyền về tài liệu cho bạn đọc. Ngoài ra thư viện còn tổ chức các buổi nói chuyện về các đề tài thời sự, kinh tế, chính trị, văn học, nghệ thuật và gần đây nhất thư viên đã tổ chức triển lãm sách liên quan đến kỷ niệm 50 năm chiến thắng Điện Biên Phủ …. Phần II: Những đúc kết và thu hoạch về nhận thức lý luận và thực tiễn về công tác thông tin Thư viện Quốc gia Việt Nam Trong quá trình em thực tập tại Thư viện Quốc gia Việt Nam, em đã được cán bộ tai thư viện hướng dẫn thực hành một số công việc chủ yếu trong quá trình hoạt động thông tin thư viện. 1.1.Phòng lưu chiểu: - Thu nhận các loại ấn phẩm sau khi xuất bản được 7 ngày sẽ nhập vào phòng lưu chiểu 4 bản . Sau khi nhận được 4 bản này phòng lưu chiểu sẽ chuyến sang phòng đọc chính 2 bản, phòng đọc phụ 1 bản và kho lưu chiểu 1 bản. Trong đó kho lưu chiểu là quan trọng nhất mà bất kỳ một ấn phẩm nào cũng phải có mà các kho khác có thể là không có hoặc có thể lấy theo các chế độ bổ sung thực hiện theo các hình thức khác nhau (mua bán trao đổi). Đồng thời xử lý tài liệu, biên soạn thư mục Quốc gia trên máy vi tính theo form miêu tả mới MACR21… Đây là khâu xử lý hình thức quan trọng trong quy trình xử lý tài liệu trong thư viện mà chúng em đã đựơc thực hành trong thời gian thực tập tại thư viện. Lưu chiểu In ấn In thông báo sách mới In thư mục Quốc gia tháng In số lưu chiểu - Thu nhận xử lý lưu chiểu - Bs. Thư mục tháng - Hiệu đính thư mục -Thu nhận lưu chiểu - ghi số lưu chiểu vào sách số dăng ký cá biệt - Đóng dấu dán nhãn - giao sách cho GĐ Hiệu đính máy Mô tả thư mục Số kho Tên sách khớp với số lưu chiêủ, chuyển sách Biên mục thẳng các thông tin thư mục và chuyển - Phân loại đồ BBK Quy trình sử lý sách việt tại phòng lưu chiểu 1.2. Phân loại biên mục tài liệu(xử lý thông tin) Phân loại, biên mục tài liệu được thực tập tại phòng phân loại biên mục. Công việc phân loại biên mục hay xử lý tiền máy là tập hợp các phương pháp xử lý nội dung tài liệu, định chủ đề , chú giải , định từ khoá, làm tóm tắt thành một dạng dễ quản trị và dễ sử lý đối với người dùng tin và các chuyên gia tìm tin Phân loại tài liệu dựa vào các khung phân loại, chủ yếu là bảng BBK để phân loại môn tài liệu Định chủ đề: Là phương pháp mà thực hiện được đề tài yêu cầu và cô động nhất giúp cho việc tìm tin dễ dàng hơn Chú giải: Là mô tả vắn tắt các đặc trưng của tài liệu như: Tên tác giả, năm xuaats bản, ngôn ngữ , trang khổ …của tài liệu Định tứ khoá : là quá trình xem xét nọi dung tài liệu nhằm đưa ra những từ có ích cho việc xây dụng các biểu thức tìm tin Làm tóm tắt: Là cách trình bày ngắn gọn nhất nội dung chính của tài liệu phù hợp với mục đích sử dụng khong cần đọc hết số tài liệu mà vẫn hiểu được nội dung thông tin mà tài liệu đó thể hiện Do chức năng chính của Thư viện Quốc gia Việt Nam là phục vụ bạn đọc và cung cấp thông tin . Vì vậy mà công việc cuối cùng trong quá trình phân loại biên mục tài liệu đó là nhập cơ sở dữ liệu và in phích ra và xếp phích cho việc tra cứu thông tin của độc giả được dễ dàng. Phích đựoc in ra và xếp theo mục lục phân loại chữ cái trên tủ phích mục lục giúp cho công việc tra cứu thử cộng của độc giả. Nhập cơ sở dữ liệu giúp cho công việc tra cứu tìm tin tự động hoá. Phân loại biên mục Xử lý sách theo bản khai -Phân loại chi tiết hai bảng BBKvà 19 lớp - ký hiệu tên sách, từ khoá, tóm tắt, đặc điểm Nhập máy các bản khai Hiệu đính máy(phân loại, nội dung, từ khoá) In phiếu mục lục hàng tháng,chuyển cho phòng tra cứu xếp Quy trình xử lý sách việt ở phòng phân loại biên mục. 1.3. Phòng tra cứu: Được phân công xếp phích vào mục lục chữ cái đồng thời hướng dẫn độc giả tra cứu trên máy .Tìm tin các thư mục, các sự kiệ cho ban đọc Tổ chức các dịch vụ thông tin tra cứu. Đáp ứng các nhu cầu thông tin cho người sử dụng Thư viện Biên soạn các thư mục chuyên đề, chỉ dẫn thư mục, phục vụ thông tin thư mục cho lãnh đạo Bộ Văn hoá - Thông tin về văn hoá - nghệ thuật Phần III: Phụ Lục Phụ lục 1: Quy trình làm việc của Thư viện Quốc gia Việt Nam Phòng lưu chiểu Phòng bổ sung Phòng tra cứu Phòng báo tạp chí Phòng đọc sách Phòng máy tính Phòng bảo quản Phòng phân loại biên mục Phụ lục 2: Cơ cấu tổ chức Thư viện Quốc gia Việt Nam phòng quan hệ quốc tế Phòng phân loại Phòng hành chính p.báo,