Phân tích hệ thống thông tin quản lý và phân tích nội dung bài toán ứng dụng

ờng của bảng nguồn. - Đưa vào điều kiện tìm kiếm, lựa chọn (ở hàng Criteria). - Đưa vào các trường dùng để sắp xếp. Sau khi thực hiện truy vấn, kết quả nhận được là một bảng (dạng Dynaset) Ngoài truy vấn Select Query ra, còn có các loại truy vấn khác là: Crosstab Query, Make Table Query, Update Query, Appent Query, Delete Query. 5. Biểu mẫu (Form). Đây là công cụ mạnh của Access dùng để: - Thể hiện và cập nhật dữ liệu cho các bảng. - Tổ chức và giao diện chương trình. Mẫu biểu bao gồm rất nhiều các ô điều khiển như: Text Box (hộp văn bản), Label (nhãn), List Box (hộp danh sách), Combo Box (hộp lựa chọn), Comand Button (nút lệnh), Option Group (nhóm lựa chọn). Công dụng của các ô điều khiển: - Thể hiện dữ liệu. - Nhập dữ liệu từ bàn phím. - Thực hiện hành động. - Tổ chức giao diện chương trình. - Tổ chức hệ Menu Bar cho chương trình. Cách tạo mẫu biểu (Form) bằng công cụ Wizard: - Chọn Form trong cửa sổ Database. - Chọn New trong các công cụ của Form. - Chọn Form Wizard để thiết kế tự động. - Chọn Table hoặc chọn Query để làm nguồn. - Chọn các trường cần thể hiện trong Form của Table hoặc Query. - Chọn kiểu Form. 6. Báo biểu (Report). Đây là công cụ rất hữu hiệu để tổ chức in dữ liệu. Báo biểu có khả năng in ấn như sau. - In dưới dạng biểu như hồ sơ nhân sự, báo cáo. - In dưới dạng bảng như hồ sơ lương, bảng gia đình, bảng khen thưởng, kỷ luật.. - In dữ liệu của nhiều bảng có liên quan đến nhau trong cùng một trang. Cách tạo Report (báo biểu) bằng Wizard: - Chọn Report trong cửa sổ Database. - Chọn View trong số các công cụ của Report. - Chọn Report Wizard để thiết kế tự động. - Chọn Table hoặc chọn Query để làm nguồn cho Report. - Chọn các trường cần thể hiện trong Report của bảng hoặc truy vấn. - Chọn kiểu Report. 7. Macro. Gồm một dãy các hành động (Action). Cách tạo Macro. - Chọn Macro trong cửa sổ Database. - Chọn New làm xuất hiện cửa sổ thiết kế Macro. - Chọn Action và chọn các đối của Action. - Ghi và đặt tên cho Macro. II. Giới thiệu về Access Basic: 1. Giới thiệu chung. Access Basic là một ngôn ngữ lập trình mà các chương trình của nó hoạt động theo hướng sự kiện. Mỗi khi một sự kiện xảy ra đối với hệ thống thì một thủ tục mới được thực hiện và nó có thể gọi đến một hoặc một số hàm khác. Chính vì vậy, một chương trình Access không cần có chương trình chính để điều khiển hệ thống. ở đây do trình độ có hạn thời gian làm bài lại ít nên em chỉ giới thiệu cách lập trình của chương tình Access Basic chứ không lập trình luôn trong bài được. Cũng như ngôn ngữ lập trình khác Access Basic cũng có các phần cơ bản như: - Các kiểu dữ liệu chuẩn (số, chuỗi, logic, Date/ Time,.). - Kiểu tự tạo (User- Defned Type). - Biến, mảng kiểu chuẩn hay kiểu tự tạo. - Các thủ tục/ hàm vào ra trên bàn phím, màn hình. - Cấu trúc rẽ nhánh: Ifthen...elseend if. - Cấu trúc Select Case. - Các hàm (Function) và các thủ tục (Subroutine). - Tạo tệp, ghi tệp, đọc tệp (nhị phân, văn bản). Access Basic chủ yếu được dùng để sử lý các đối tượng của Access bảng dữ kiện, truy vấn, báo biểu và Macro. Do đó, Access Basic gồm các thủ tục, hàm độc lập nằm rải rác trong các đơn thể của mẫu biểu, đơn thể của báo biểu, đơn thể chung của cơ sở dữ liệu chứ không tổ chức thành cột chương trình thống nhất. - Kiểu Variant: Kiểu biến Variant có thể chứa các giá trị số học, giá trị ngày giờ, chuỗi giá trị hoặc giá trị Null. Khi chưa được gán giá trị thì biến có giá trị mặc định là rỗng (Empty). - Kiểu Integer. - Kiểu Long. - Kiểu Single. - Kiểu Duoble. - Kiểu Currency. - Kiểu String. - Kiểu mảng (Array). - Ngoài ra còn có các biến biểu diễn của cơ sở dữ liệu như biến: Form, TableDef, QueryDef,..... nhằm giúp bạn trong công việc xử lý một biểu mẫu, một bảng truy vấn rõ ràng. Chú ý: Khi lập trình bạn phải lưu ý những điểm sau: - Các lệnh của Access Basic chỉ được viết trên một dòng. - Có thể viết nhiều lệnh trên một dòng nhưng các lệnh đó phải được phân cách nhau bằng dấu hai chấm (: ). - Dòng dùng để giải thích thì bắt đầu bằng REM hoặc dấu nháy đơn ( ' ). 2. Truy nhập dữ liệu thông qua DAO. Để thêm vào các đối tượng xác định trong Access, động lực DSCL trong Microsoft (Microsoft Jet Engine) xác định thêm các đối tượng để thực hiện các tác vụ trên cơ sở dữ liệu như bảng, truy vấn, Các đối tượng nàyđược xác định bởi động lực CSDL và được gọi là các đối tượng truy nhập dữ liệu. (DAO). a. Đối tượng (Object) và tập hợp đối tượng (Collection) trong DAO. - Các kiểu đối tượng quan trọng thường dùng trong Access Basic là: DBEngine, Workspace, Database, Form, Report, Tabledef (làm việc với cấu trúc của bảng), Querydef (làm việc với cấu trúc của Query), Recortset, Control (ô điều khiển của các Form, Report), Field (các trường của bảng hoặc Query), Index (các chỉ mục, chỉ số của bảng). - Tập hợp các đối tượng (Object) của DAO dựa trên ý tưởng một kiểu đối tượng cụ thể khác. Ví dụ: Đối tượng Database chứa các Form, Report. Mỗi Form, Report lại chứa các TextBox, Combobox, CommandButton - Biến đối tượng: Là biến biểu thị một đối tượng nó được khai báo bằng cách dùng tên các kiểu đối tượng được nêu ở trên. - Tập hợp các đối tượng (Collection): Là tập hợp các đối tượng cùng loại. Để biểu thị tên tập hợp, ta chỉ cần thêm chữ S vào cuối tên kiểu đối tượng nêu ở trên (trừ đối tượng DBEngine). - Cấu trúc của đối tượng của Access là mô hình phân cấp. Các đối tượng cha chứa các tuyển tập con của nó. Worksaces DBEngine Databases Field Tabledes Recortdef Field Indexes Field Paramete Field Querydef Mô hình phân cấp. b. Tham chiếu đến các đối tượng: Có 3 cách: - Indentifer ! [Opjectname] - Indentifer ("Opjectname") - Indentifer (Indext) Trong đó: Indentifer có thể là tuyển tập đối tượng chứa đối tượng có tên là Opjectname. Indext là số chỉ mục (stt) của đối tượng trong tuyển tập đối tượng (Collection). Ví dụ: Form! [frmnhansu] Form (0) + Làm việc với các thuộc tính (Poperty) của đối tượng: để mô tả các tính chất của đối tượng. Ví dụ: Để biểu thị thuộc tính Visible của mẫu biểu Frmchucvu ta có thể dùng các cách sau. Form! [frmchucvu]. Visible Form ("frmchucvu") Visible 3. Thủ tục và hàm. a. Thủ tục: - Cú pháp: [Static] [Private] Sub tên_thủ_tục [danh sách đối] [Các câu lệnh] [Exit Sub] [Các câu lệnh] End Sub + Khai báo Static: Làm cho tất cả các biến được khai báo trong thân của thủ tục/ hàm trở thành Static (tĩnh). Giá trị các biến này vẫn còn được giữ khi chương trình thoát khỏi thủ tục/ hàm. Chú ý: Thuộc tính Static không có tác dụng đối với các biến khai báo bên ngoài hàm/ thủ tục. + Khai báo Private: Quy định phạm vi của thủ tục / hàm Private chỉ có thể được gọi từ thủ tục hay hàm khác trong cùng đơn thể. + Danh sách đối: được khai báo như sau: [By Va 1] tên đối [()][As Type] - Trong đó: + Nếu không dùng By Va1 thì đối sẽ được truyền theo tham chiếu, phương án này có thể dùng với đối kiểu bất kỳ. + Nếu dùng By Va1 thì đối sẽ được truyền theo giá trị (phương án này không dùng cho các đối kiểu đối tượng hoặc kiểu tự tạo). + Dùng [()] khi khai báo mảng, các biến trung gian có thể được khai báo trong thân thủ tục và ở bất kỳ vị trí nào. + As Type: Dùng để khai báo cho một đối. - Cách dùng thủ tục: Một thủ tục có thể được sử dụng trong một hàm/ thủ tục khác bằng một lời gọi có dạng sau: Tên_thủ_tục (danh sách các tham số) b. Hàm: - Cú pháp: [Static][Private] Funtion Tên_hàm[(danh sách đối)][As Type] [Các câu lệnh] [Tên_hàm= biểu_thức] [Các câu lệnh] [Tên_hàm= biểu_thức] End Funtion Giải thích các thành phần trong định nghĩa hàm tương tự như đối với các thủ tục. - Lời gọi hàm: Một hàm có thể được sử dụng trong một hàm/thủ tục khác bằng một lời gọi có dạng sau. Tên _hàm (danh sách các tham số) c. Thủ tục xử lý điều kiện: - Sự kiện của Form: Sub Form_Tên_sự_kiện(). End Sub - Sự kiện của Report: Sub Report_Tên_sự_kiện() .. End Sub - Sự kiện của ô điều khiển: Sub Tên ô điều khiển_Tên_sự _kiện() End Sub Chú ý: Tên của thủ tục xử lý sự kiện do hệ thống tự xác định, ta không cần quan tâm. 4. Cách tạo bảng: - Công cụ cần dùng: Biến kiểu Database, Tabledef, Field Khai báo các biến này như sau: Dim DB As Database, TB As TableDef, FD As Field - Đối với đối tượng kiểu Database ta dùng hai phương thức: + DB.Create TableDef ("Tên bảng"): Để tạo một bảng mới. + DB. TableDef.Append TB: Để bổ sung bảng (do biến TB tham chiếu đến). Vào tuyển tập các bảng của CSDL gắn với biến DB. - Đối với đối tượng kiểu TableDef ta dùng các phương thức sau: + TB Create Field ("Tên trường"[Kiểu_trường[Kích_thước_trường]]: Để tạo một trường mới. + TB Fields.Append FD. Để bổ sung một trường (Do biến FD tham chiếu đến)vào tuyển tập các trường của bảng gắn với biến DB. - Ví dụ: Tạo bảng có tên Example có một trường kiểu text có tên là tencanbo. Sub VD_Table(): Khai báo biến kiểu cơ sở dữ liệu, biến mảng và biến trường. Dim DB As Database, TB As TableDef, FD As Field: Gán cơ sở dữ liệu hiện tại cho biến cơ sở dữ liệu. Set DB= CurrentDB(): Tạo bảng mới, gán cho biến mảng. Set TB= DB. CreateTableDef ("Example"): Tạo bảng mới, gán cho biến trường. Set FD= TB. CreateField ("tencanbo",DB_TEXT): Thêm trường vừa tạo vào tuyển tập các trường của bảng của TB.Fields.Append FD: Thêm bảng vừa tạo vào tuyển tập bảng của cơ sở dữ liệu đang mở. DB.TableDefs.AppendTB End Sub - Danh sách các kiểu dữ liệu đối với các trường: DB_BOOLEAN (kiểu yes/no) DB_DATE (kiểu Date/Time) DB_INTEGER (kiểu Integer) DB_CURRENCY (kiểu Currency) DB_SINGLE (kiểu Single) DB_DOUBLE (kiểu Double) DB_LONG (kiểu Long/Counter) DB_TEXT (kiểu Text) DB_MEMO (kiểu Memo) DB_BYTE (kiểu Byte) DB_OLE (kiểu Ole) 5. Cách tạo truy vấn (Query) - Dùng các biến: Dim DB as Database, QR as QueryDef Đối với Query dùng các phương thức sau: + Set QR = DB.Create.QueryDef(): Để tạo một truy vấn mới. + DB.CreateQueryDefs.Append QR: Để bổ sung một truy vấn vào tuyển tập các truy vấn của cơ sở dữ liệu. - Dùng phép gán để thay đổi nội dung các thuộc tính NAME và SQL của một truy vấn: + QR.Name= "Tên truy vấn". + QR.SQL= "Câu lệnh SQL". 6. Xử lý các bản ghi của bảng và truy vấn: - Để làm việc với bản ghi của bảng, truy vấn ta dùng kiểu Recordset. Có 3 loại Recordset là: + Recordset loại Table (DB_OPEN_TABLE) Loai này áp dụng cho các bảng của cơ sở dữ liệu hiện hành. Cho phép thay đổi dữ kiện (thêm. sửa, xoá) Có thể sắp xếp, lập chỉ mục, tìm kiến theo phương thức SEEK. + Recordset loại Dynaset (DB_OPEN_DYNASET). Loại này có thể áp dụng trên: Bảng, truy vấn, bảng/ truy vấn nèn của mẫu/ báo biểu của cơ sở dữ liệu bất kỳ. Có thể thay đổi dữ kiện (thêm, sửa, xoá) Có khả năng tìm kiếm theo phương thức FIND. + Recordset loại SnapShot (DB_OPEN_SNAPSHOT). Loại này giống như Dynaset nhưng chỉ được xem không được xoá, sửa, thêm. - Tạo biến Recordset: Dùng Open Recordset: +Có thể dùng phương thức này với các đối tượng: Database (CSDL), TableDef (bảng), QueryDef (truy vấn). + Cách viết: Set Biến_ Recordset = Đối_tượng. Open Recordset (nguồn, loại). Trong đó: Đôia tượng: Là một biến đối tượng kiểu Database, TableDef hoặc QueryDef. Nguồn: Là một chuỗi ký tự biểu thị tên bảng hoặc truy vấn. Loại: Là một trong các giá trị sau: DB_OPEN_TABLE DB_OPEN_DYNASE DB_OPEN_SNAPSHOT - Ví dụ: Ghi kết quả của một truy vấn vào bảng. Với giả thiết là "bảng đích" có các trường [Macanbo], [hoten], [quequan] và "Query nguồn" có các trường [Macanbo], [hoten], [khenthuong]. Các trường đó có kiểu dữ liệu tương ứng như nhau: Sub ghi() Dim db as Database, Rec1 as Recordset, Rec2 as Recordset Set DB=Current DB() Set Rec1= DB. OpenRecordset ("Bảng đích",DB_OPEN_TABLE) Set Rec2= DB. OpenRecordset ("Qry_nguồn",DB_OPEN_DYNASET) Rec2.MoveFit Do Until Rec2.EOF With Rec1 AddNew MA= Rec2![Macabo] Month= Rec2![ngaysinh] Money= Rec2![khenthuong] Update End With Rec2.MoveNext Loop End Sub Chương iii. phân tích hệ thống thông tin quản lý và phân tích nội dung bài toán ứng dụng. i. phân tích hệ thống thông tin quản lý. Để hiểu rõ hệ thống thông tin ta đang có ý định và kế hoạch xây dựng, ta phải phân tích hệ thống thông tin đó. Đó là đưa ra, xác định được mục tiêu của hệ thống và các phương án để đạt được mục tiêu đó. Các công cụ dùng trong hệ thống: 1. Sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin. Là việc xác định một cách chính xác các chức năng của hệ thống thông tin quản lý trong miền nghiên cứu. Trong giai đoạn phân tích chức năng, người ta phải xác định một cách rõ ràng những gì mà hệ thống sẽ phải thực hiện mà chưa quan tâm đến phương pháp thực hiện các chức năng đó. 2. Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống thông tin quản lý. Mô hình này dùng để mô tả thông tin theo cách thức động. Có nghĩa là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng sơ đồ. 3. Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý. Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. tên người/ bộ phận phát/nhận tin Nguồn hoặc đích Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu Các ký pháp của sơ đồ luồng dữ liệu. Tiến trình Sử lý Tiến trình xử lý Tệp dữ liệu Kho dữ liệu Các mức của sơ đồ luồng dữ liệu. - Sơ đồ ngữ cảnh: Thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không mô tả chi tiết mà chỉ mô tả một lần là nhìn ra nội dung chính của hệ thống. Ta có thể bỏ qua các kho dữ liệu, bỏ qua xử lý cập nhật. Sơ đồ mức ngữ cảnh còn gọi là sơ đồ mức 0. - Phân rã sơ đồ: Để mô tả chi tiết hơn ngườ ta dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ từ sơ đồ mức ngữ cảnh ngườ ta phân rã thành các sơ đồ mức 0, mức 1 II. Phân tích nội dung bài toán ứng dụng. 1.Sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin. Mục đích của phân tích chức năng là xác định chính xác và cụ thể các chức năng chính của hệ thống thông tin. Trong giai đoạn phân tích chức năng chúng ta chưa quan tâm đến phương pháp và công cụ thực hiện các chức năng đó. Hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo gồm có các chức năng chính sau. Chức năng cập nhật dữ liệu. Chức năng quản lý. Chức năng tổng hợp và lập báo cáo. Quản lý dữ liệu Tổng hợp các báo cáo Cập nhật tình hình Tổng hợp và lập bao cáo Sơ đồ chức năng mức cao nhất của hệ thống thông tin 2.Phân tích luồng thông tin. Luồng thông tin trong hệ thống thông tin được chia làm 3 loại; Quá trình cập nhật dữ liệu Quá trình xử lý dữ liệu Quá trình tổ chức thông tin báo cáo. Các dữ liệu liên quan đến công tác quản lý lương Hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo Báo cáo tổng hợp công tác quản lý lương Kho dữ liệu Mô hình luồng thông tin trong hệ thống thông tin tổng hợp báo cáo là: 3. Thiết kế cơ sở dữ liệu. a.Bảng. 4. Các sơ đồ luồng dữ liệu. a. Biểu đồ phân cấp chức năng. Là biểu đồ mô tả sự phân rã sử lý toàn bộ hệ thống thành các xử lý nhỏ hơn và phân theo cơ chế phân cấp kết quả thu được là sơ đồ dạng hình cây, thành phần của biểu đồ phân cấp chức năng bao gồm: - Các chức năng được mô tả bằng hình chữ nhật, trong có ghi tên chức năng. - Các kết nối: Kết nối giữa các chức năng mang tính phân cấp và được đặc tải bởi các doạn thẳng nối chức năng cha đến chức năng con. Quản lý lương Nhận lương Trả lương Lên bảng lương Nhận lương Trả lương cho CB chuyên trách Trả lương CB không chuyên trách Báo cáo thống kê Thưởng Phạt Các đặc điểm: Đơn giản, dễ lập, cho cái nhìn tổng quát từ tổng thể đến chi tiết các chức năng nhiệm vụ của hệ thống. Nhược điểm: Có tính chất tĩnh vì biểu đồ phân cấp chức năng chỉ cho biết các chức năng mà không cho biết trình tự xử lý, không thể hiện được sự trao đổi thông tin giữa các chức năng vì những ưu điểm trên nên sơ đồ phân cấp chức năng được dùng trong bước đầu phân tích của một hệ thống. b. Biểu đồ luồng dữ liệu - Mục đích của biểu đồ luồng dữ liệu: Nhằm diễn tả tập hợp các chức năng xử lý thông tin của hệ thống trong mỗi quan hệ, mỗi quan hệ giữa chúng được thể hiện thông qua trình tự trước sau của các chức năng trong tiến trình xử lý. - Tác dụng: Để mô tả hệ thống về mặt chức năng ở mức logic. Biểu đồ luồng dữ liệu phải thể hiện được các yếu tố như sau. + Chỉ rõ các chức năng cần thực hiện để đạt được mục tiêu đề ra. + Chỉ rõ các thông tin chuyển giao giữa các chức năng. Các yếu tố hợp thành biểu đồ luồng dữ liệu: Chức năng xử lý: Là hoạt động biến đổi thông tin, tên của chức năng phải là động từ thêm bổ ngữ nếu cần. Để biểu diễn chức năng xử lý người ta dùng hình tròn, bên trong có ghi tên chức năng. Tên của chức năng phải trùng với tên chức năng đã được đặt trong biểu đồ phân cấp. Luồng dữ liệu Là thông tin vào ra một chức năng xử lý, nói đến luồng thông tin cần hiểu là có một thông tin được chuyển đến một chức năng để xử lý, hoặc chuyển ra khỏi một chức năng như là một kết quả xử lý. Cách biểu diễn: Một luồng dữ liệu được vẽ bằng một đường kẻ có mũi tên ít nhất 1 đầu, mũi tên chỉ hướng lan truyền thông tin, tên của luồng dữ liệu phải là một danh từ kèm theo tính từ khi cần thiết. Mỗi luồng dữ liệu phải có tên gắn với nó đảm bảo rằng các luồng thông tin khác nhau thì có tên khác nhau, những luồng thông tin đã trải qua sự thay đổi thì nên mang tên đã sửa đổi để biểu thị điều đó mục đích xâydựng biểu đồ luồng dữ liệu là giúp cho người lập trình thấy được đằng sau của những điều xảy ra trong thực tế của hệ thống hiện tại. Làm rõ các chức năng và thông tin nào là cần thiết cho việc hoàn thành nhiệm vụ. Kho dữ liệu Là các thông tin cần lưu trữ lại trong khoảng thời gian sau đó một hay nhiều chức năng sẽ dùng để xử lý dưới dạng vật lý. Chúng chính là các tệp tài liệu, các hồ sơ, hoặc các tệp trong máy tính. Muốn biểu diễn một kho dữ liệu người ta vẽ hai đường thẳng song song giữa hai đường này ghi tên của kho, bắt buộc phải là một danh từ cộng thêm một tính từ nếu cần. Chú ý: Không bao giờ có sự trao đổi thông tin giữa hai kho với nhau. Kho không biến đổi thông tin: Tự nó không làm biến đổi thông tin. Luồng thông tin vào,ra của một kho không cần có nhãn vì tên của nó cũng là tên kho, tuy nhiên nếu trong trường hợp chỉ dùng một phần trích ra của thông tin thì ta sẽ dùng tên. Tác nhân ngoài: Là một người, một nhóm người hay một tổ chức nằm ngoài hệ thống nhưng lại trao đổi thông tin với hệ thống tên của các tác nhân ngoài là một danh từ. Cách biểu diễn: Dùng hình chữ nhật trong có ghi tên của tác nhân ngoài. Sự có mặt của nhân tố này trong biểu đồ luồng dữ liệu chỉ ra giới hạn của hệ thống và định rõ mỗi quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài. Tác nhân ngoài là nhân tố không thể thiếu vì chúng là nơi cung cấp thông tin cho hệ thống và là nơi nhận các sản phẩm của hệ thống giữa các tác nhân ngoài không có sự trao đổi thông tin. Tác nhân trong: Là một chức năng hay một hệ thống con của hệ thống đang xét nhưng lại trình bày ở một trang khác của biểu đồ. Tên của tác nhân trong là một động từ cộng bổ ngữ nếu cần. Cách biểu diễn: Là một hình chữ nhật khuyết một cạnh. Chú ý: Trong biểu đồ luồng dữ liệu tác nhân ngoài kho dữ liệu hay tác nhân trong có thể vẽ lặp lại tuy nhiên phải hiểu là một để tránh tình trạng các luồng dữ liệu đè lên nhau. Các yếu tố còn lại tuyệt đối không được vẽ lặp lại Trong các biểu đồ luồng dữ liệu ta không thấy có các thông tin điều khiển. Vậy các chức năng được khởi động và thực hiện theo nguyên tắc kích hoạt bằng dữ liệu. Một chức năng sẽ khởi động khi nó có đủ dữ liệu cần thiết ở đầu vào. Khi đã khởi động thì một chức năng sẽ được thực hiện vô cùng nhanh nghĩa là dữ liệu đầu ra có ngay lập tức. c. Các phương thức đặc tả chức năng: - Diễn tả một quá trình xử lý Để mô tả một quá trình xử lý chính là mô tả một giải thuật người ta dùng hai công cụ sau: - Ngôn ngữ giải thuật: Là ngôn ngữ tự nhiên được cấu trúc hoá bao gồm các thành phần sau. + Các khâu đơn giản, các danh từ, các dòng dữ liệu. + Các cấu trúc đơn điều khiển đó là: Cờu trúc tuần tự (Trật tự trước sau trong quá trình thực hiện, câu đứng trước thực hiện trước, câu đứng sau thực hiện sau). Cấu trúc chọn (Nếu thì..không thì) Cấu trúc lặp (Với.. mỗi. Thì lặp) - Diễn tả các quy tắc quản lý Trong quá trình sử lý có thể gặp các quy tắc sẵn có do vậy phải tổng hợp các quy tắc này, các quy tắc quản lý phụ thuộc vào biến. Có 2 phương pháp biểu diễn: Phương pháp 1: Dùng bảng quyết định. Bảng là một bảng hai chiều trong đó một chiều tách ra làm hai phần một phần cho điều kiện vào và phần kia cho các hành động hay biến ra, chiều thứ hai là các trường hợp có thể xảy ra tuỳ thuộc vào các giá trị của các điệu kiện, ứng với mỗi trường hợp là một cột hay một dòng Phương pháp 2: Dùng cây quyết định. Chia các trường hợp nhờ cấu trúc cây. d. Từ điển dữ liệu: - Mục đích: Nhằm mô tả tốt hơn các thành phần xuất hiện trong biểu đồ luồng dữ liệu. Từ điển dữ liệu là bộ tập trung về mọi tên gọi của các đối tượng xuất hiện trong hệ thống ở giai đoạn phân tích, thiết kế cài đặt và bảo trì ở mức logic, từ điển dữ liệu là các luồng dữ liệu, các giao dịch các sự kiện, các chức năng vật lý, các thực thể thuộc tính, khi còn ở mức vật lý chúng là các tệp, các chương trình con, thủ tục hoặc các modul các hình thức để tạo từ điển dữ liệu: +Bằng tay: Do con người ghi vào sổ sách và được bảo trì hay cập nhật bởi người quản trị hệ thống. + Bằng máy tính: Dùng phần mềm đẻ lưu trữ. Thiết kế tư liệu: Đối với những cấu trúc dữ liệu phức tạp người ta dùng các cấu trúc tuần tự, cấu trúc lặp, chon để tạo các công thức này có thể dùng các từ khoá tiếng Anh hoặc các từ khoá bằng tiếng Việt. + Thiết kế tuần tự: Dữ liệu ASI (là) dữ liệu B. AND (và) dữ liệu C. AND (và) dữ liệu D + Thiết kế lặp: Dữ liệu A là lặp của dữ liệu B. +Thiết kế chọn: Dữ liệu ASI (là) dữ liệu B. OR (hoặc) dữ liệu C OR (hoặc) dữ liệu D. e. Mã hoá tên gọi. - Mục đích: Khi thành lập biểu đồ luồng dữ liệu người ta thường đưa các tên và phần lớp các tên này đều dài thậm chí còn trùng tên nhau vì vậy ta thường phải viết tắt chúng hoặc đặt một tên gọi mới thí người ta gọi là mã hoá tên gọi. - Định nghĩa: Mã hoá là tên viết tắt được gán cho một đối tượng nào đó. Chức năng - chương trình - tệp - tài liệu. Chất lượng mã hoá: Công việc mã hoá phải đạt được những yêu cầu sau: + Không nhập nhằng: Mỗi một đối tượng chỉ có một mã duy nhất. + Thích ứng với các phương thức sử dụng khi xử lý tự động mã phải được xây dựng chặt chẽ. Khi xử lý thủ công thì phải dễ hiểu đơn giản dễ giải mã, có kảh năng mở rộng và xen thêm (Mở rộng có thể bổ sung ở trên, dưới mỗi danh sách, bổ sung cho một thứ tự nhất định) + Phải ngắn gọn. + Có tính gợi mở (diễn nghĩa) - Các kiểu mã hoá: + Mã hoá liên tiếp: Dùng các số liên tiếp để chỉ các đối tượng. Ưu điểm: Không nhập nhằng đơn giản, thông dụng, mở rộng về phía sau. Nhược điểm: Không xen thêm được không có tính diễn nghĩa không phân được nhóm + Mã hoá theo lát: Dùng từng lát cho từng loại đối tượng, trong mỗi lát lại dùng các mã liên tiếp. Ưu điểm: Không nhập nhằng nếu các lát được tách rời, đơn giản dễ áp dụng, có thể mở rộng hoặc xen thêm. Nhược điểm: Không có tính diễn nghĩa. + Mã hoá phân đoạn: Mã được phân thành nhiều đoạn, mỗi đoạn mang một ý nghĩa riêng. Ưu điểm: Không nhập nhằng, có mở rộng, xen thêm được, thông dụng cho phép kiểm tra gián tiếp. Nhược điểm: Thưòng dài, thao tác cồng kềnh vì mã có nhiều đoạn, vẫn có thể bị bão hoà. + Mã hoá phân cấp: Đây là trường hợp riêng của mã hoá phân đoạn, mỗi đoạn trỏ tới một tập các đối tượng, các tập đối tượng bao nhau qua từ trái qua phải. + Mã hoá diễn nghĩa: Gán một tên ngắn gọn nhưng phản ánh nội dung của đối tượng. Ưu điểm: Thuận tiện cho việc xử lý thủ công. Nhược điểm: Không phù hợp cho xử lý tự động - Cách chọn một mã hoá: Khi chọn mã háo thì thực hiện các công việc sau: + Nghiên cứu việc sử dụng mã hoá. + Nghiên cứu các đối tượng cần mã hoá phải lường trước được sự mở rộng + Nghiên cứu sự phân bố thống kê của các đối tượng cần mã hoá. + Tìm hiểu xem đã có mã hoá nào được thực hiện các đối tượng đó chưa. Vậy ta có các sơ đồ luồng dữ liệu như sau: Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh: Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh được xây dựng ở những giai đoạn đầu trong quá trình phân tích, nó là cơ sở khởi đầu cho quá trình xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu. Hệ thống quản lý lương Kế toán Cán bộ Cán bộ Cán bộ Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh: Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh là chi tiết hoá chức năng tổng quát sơ đồ mức ngữ cảnh, gồm: - Các tác nhân ngoài giữ nguyên. Chức năng quản lý được phân rã chi tiết háo các mức độ phân rã phụ thuộc vào mức độ phức tạp của bài toán. - Các kho dữ liệu Căn cứ vào sơ đồ chức năng của hệ thống quản lý lương của xã ta thiết lập sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh như sau: Tài chính Huyện Cán bộ Kế toán Chủ tịch. UBND Báo cáo Nhận lương Trả lương Tài chính Huyện Thông tin Thông tin Trả lương Ký nhận Bảng lương lương BL đã ký BL chưa ký Yêu cầu BL đã ký Yêu cầu Báo cáo BL, Báo cáo Bảng lương Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh: Là biểu đồ ph