Phân tích, thiết kế hệ thống quản lý bán hàng

kiện: MouseDown, Click và MouseUp. Đồng thời, hai sự kiện GotFocus và LostFocus của CommnadButton cũng xảy ra. Tương tự thuộc tính và phương thức, mỗi đIều khiển có những bộ sự kiện khác nhau, nhưng một số sự kiện rất thông dụng với hầu hết các đIều khiển. Các sự kiện này xảy ra thường là kết qủa của một hành động nào đó, như là di chuyển chuột, nhấn nút bàn phím, hoặc gõ vào hộp văn bản. Kiểu sự kiện này được gọi là sự kiện khởi tạo bởi người sử dụng, và ta sẽ phảI lập trình cho chúng. Các sự kiện thông dụng Sự kiện Xảy ra khi Change Người sử dụng sửa đổi chuỗi kí tự trong hộp kết hợp (combobox) hoặc hộp văn bản (textbox). Click Người sử dụng sử dụng nút chuột để nhấn lên đối tượng. DblClick Người sử dụng sử dụng nút chuột để nhấn đúp lên đối tượng. DragDrop Người sử dụng kéo lê một đối tượng sang nơI khác. DragOver Người sử dụng kéo lê một đối tượng ngang qua một đIều khiển khác. GotFocus Đưa một đối tượng vào tầm ngắm của người sử dụng. KeyDown Người sử dụng nhấn một nút trên bàn phím trong khi một đối tượng đang trong tầm ngắm. KeyPress Người sử dụng nhấn và thả một nút trên bàn phím trong khi một đối tượng đang trong tầm ngắm. KeyUp Người sử dụng thả một nút trên bàn phím trong khi một đối tượng đang trong tầm ngắm. LostFocus Đưa một đối tượng ra khỏi tầm ngắm. MouseDown Người sử dụng nhấn một nút chuột bất kì trong khi con trỏ chuột đang nằm trên một đối tượng MouseMove Người sử dụng di chuyển con trỏ chuột ngang qua một đối tượng. MouseUp Người sử dụng thả nút chuột trong khi con trỏ chuột đang nằm trên một đối tượng. Tầm quan trọng của lập trình theo sự kiện Khi tạo một chương trình trong Visual Basic, ta lập trình chủ yếu theo sự kiện. ĐIều này có nghĩa là chương trình chỉ thi hành khi người sử dụng làm một thao tác trên giao diện hoặc có một việc gì đó xảy ra trong Windows. Dĩ nhiên, lập trình theo cách này có nghĩa là ta phảI biết khi nào sự kiện xảy ra và làm gì khi sự kiện đó xảy ra. Đoạn chương trình sau là một thủ tục (procedure), được gọi từ trong ứng dụng. Nó có thể dùng để di chuyển một đối tượng trên biểu mẫu, tính toán kết quả một công thức, hoặc ghi dữ liệu vào cơ sở dữ liệu. Một thủ tục có dạng sau: [ Public | Private ] [ Static ] Sub | Function | Property _ function_name ( arguments) [as Type] { ... Code ... } End Sub | Function | Property Một thủ tục xử lý sự kiện là nơI chứa đoạn chương trình sẽ thi hành khi sự kiện xảy ra. Để tạo một thủ tục xử lý sự kiện, ta mở cửa sổ Code của đối tượng theo những cách sau: -Nhấn đúp chuột lên đối tượng; -Hoặc chọn đối tượng bằng chuột và nhấn F7; -Hoặc chọn đối tượng từ Menu View, chọn Code; -Hoặc trong cửa sổ Project Explorer, chọn biểu mẫu và nhấn vào nút View Code. Chọn đối tượng từ cửa sổ Code. Visual Basic tự động phát sinh ra các thủ tục xử lý sự kiện ngay sau khi ta chọn tên sự kiện trong cửa sổ Code. Tên thủ tục là kết hợp giữa tên đối tượng và tên sự kiện cách nhau bằng dấu gạch dưới (ví dụ: cmdExit_Click()). 5. Mối quan hệ giữa thuộc tính, phương thức và sự kiện Mặc dù thuộc tính, phương thức và sự kiện có vai trò khác nhau, nhưng chúng thường xuyên liên hệ với nhau. Ví dụ, nếu ta di chuyển một đIều khiển bằng phương thức Move (thường để đáp ứng sự kiện), một số thuộc tính như Top, Height, Left, Width sẽ thay đổi theo. Bởi vì khi kích cỡ của đIều khiển thay đổi, sự kiện Resize xảy ra. II. Biến, hằng, kiểu dữ liệu và các toán tử Biến Dùng để chứa dữ liệu tạm thời cho tính toán, so sánh và các hoạt động khác. Dùng để lưu trữ các giá trị trong qúa trình xử lý chương trình. Biến không có sẵn trong chương trình nên muốn sử dụng nó cần phảI khai báo. Khai báo biến: Dim Tên biến [As Kiểu biến] Ví dụ: Dim X,Y As Double Trong đó: X, Y là tên biến cần khai báo. Double là kiểu của biến. NgoàI ra, khi khai báo biến nhưng không khai báo kiểu biến thì giá trị trả về của biến là bất kỳ. Ví dụ: Private Sub Cong_Click() Dim X, Y X = 3,14 Y = “SCC” End Sub Khi đó: X: kiểu số. Y: Kiểu chuỗi. Phạm vi sử dụng của biến: Phạm vi sử dụng của biến tùy thuộc cách khai báo và vị trí khai báo biến. Khai báo trong phần General: Biến sử dụng như là biến cục bộ, có thể dùng ở bất cứ đoạn lệnh nào trong Form. Khai báo trong một thủ tục hoặc hàm: Biến sử dụng như là biến cục bộ, chỉ sử dụng trong thủ tục hay hàm đó. Ta dùng toán tử (=) để tính toán và gán giá trị vào biến. Biến khai báo trong thủ tục chỉ tồn tại khi thủ tục thi hành. Nó sẽ biến mất khi thủ tục chấm dứt. Giá trị của biến trong thủ tục là cục bộ đối với thủ tục đó, nghĩa là ta không thể truy nhập biến từ bên ngoàI thủ tục. Nhờ đó, ta có thể dùng trùng tên biến cục bộ trong những thủ tục khác nhau. Kiểu dữ liệu trong khai báo Dim có thể là những kiểu cơ bản như Integer, String, hoặc Currency. Khai báo ngầm Nghĩa là không thể khai báo tường minh trước khi sử dụng biến. Mặc dù cách này có vẻ thuận tiện nhưng có thể gây lỗi nếu ghi nhầm tên biến. Khai báo tường minh Để tránh những rắc rối trên, người ta quy định Visual Basic phảI báo lỗi khi gặp một tên biến không khai báo. Dùng dòng lệnh sau trong phần Declarations của modul. Option Explicit Một cách khác, từ menu Tools, chọn Options, chọn tab Editor và đánh dấu vào tùy chọn Require Variable Declaration. Visual Basic tự động chèn dòng lệnh Option Explicit vào một modul mới, nhưng không phảI là những modul đã được tạo. Do đó. đối với các modul này ta phảI thêm dòng lệnh bằng tay. Tầm hoạt động của biến Tầm hoạt động Private Public Thủ tục Biến chỉ tồn tại và hoạt động trong thủ tục. Không có. Modul Biến chỉ tồn tại và hoạt động trong modul. Biến tồn tại và hoạt động trên mọi modul. Khai báo biến Static Để khai báo tất cả biến cục bộ trong một thủ tục là Static, đặt từ khóa Static vào tên thủ tục: Static Function RunningTotal(num) Visual Basic sẽ hiểu rằng tất cả biến khai báo trong thủ tục này đều là Static, dù cho chúng được khai báo là Private, là Dim, hoặc thậm chí là khai báo ngầm. Hằng Dùng để chứa những dữ liệu tạm thời nhưng không thay đổi trong suốt thời gian chương trình hoạt động. Sử dụng hằng số làm chương trình sáng sủa, dễ đọc nhờ những tên gợi nhớ thay vì các con số. Visual Basic cung cấp một số hằng định nghĩa sẵn, nhưng cũng có thể tự tạo hằng. Ta có thể dùng cửa sổ Object Browser để xem danh sách các hằng có sẵn của Visual Basic và Visual Basic for Application. Trường hợp trùng tên hằng trong những thư viện khác nhau, có thể dùng cách chỉ rõ tham chiếu hằng: [.] [.] Libname là tên lớp, tên đIều khiển hoặc tên thư viện. Khai báo hằng [Public | Private | Const [As | = Ví dụ: Const conPi = 3.14159265358979 Public Const conMaxPlanets As Integer = 9 Const conReleaseDate = #1/1/02# Có thể đặt nhiều khai báo hằng trên cùng một dòng, các dòng cách nhau bằng dấu phẩy. Biểu thức bên phảI dấu bằng là một con số hay một chuỗi tường minh, nhưng nó cũng có thể là một biểu thức cho ra kết qủa là số hay chuỗi Tầm hoạt động Hằng cũng có tầm hoạt động tương tự như biến: hằng khai báo trong thủ tục chỉ hoạt động trong thủ tục; hằng khai báo trong modul chỉ hoạt động trong modul; hằng khai báo Public trong phần Declarations của modul chuẩn có tầm hoạt động trên toàn ứng dụng. Khai báo Public không thể dùng trong modul của biểu mẫu hoặc modul lớp. Kiểu dữ liệu Cho biết số lượng bộ nhớ dùng để lưu trữ giá trị. Visual Basic cho phép khai báo biến với các kiểu dữ liệu: Boolean: kiểu logic (True/False) (8 bytes) Byte : kiểu nguyên (1 byte) Integer : kiểu số nguyên (2 bytes) Long : kiểu số nguyên dàI (4 bytes) Single : kiểu thực (4bytes) Double : kiểu số thực (8 bytes) Currency: kiểu tiền tệ (8 bytes) Date : kiểu ngày giờ ( 8 bytes) String : kiểu kí tự (1 byte cho 1 kí tự) Variant : Null, error ... (16 bytes + 1 byte cho 1 kí tự) Object : kiểu Object trỏ đến đối tượng (4 bytes) Array : kiểu mảng Người sử dụng định nghĩa Các toán tử Các toán tử tính toán: _ Cộng (+), Trừ (-), Nhân (*), Chia (/) _ Mod (lấy phần dư), \ ( lấy phần nguyên) Ví dụ: 10 mod 3 = 1 10/3 = 3 Các toán tử so sánh: = (bằng); (lớn hơn); (khác); = (lớn hơn bằng) Các toán tử logic: And, or, Not Gt1 Gt2 And Or Not (Gt1) True True True True False True False False True False False Frue False True True False False False False true III. Hàm và thủ tục 1. Thủ tục: Thủ tục là đoạn mã lệnh do chương trình tự phát sinh hay do người dùng taọ ra. Thủ tục có thể nhận giá trị được truyền đến mà không có giá trị trả về. Cách khai báo: ([các tham số]) ...Statement -Từ khoá Public: Thủ tục được sử dụng trong toàn bộ chương trình. -Từ khoá Private: Thủ tục chỉ sử dụng trong Form chứa nó. -Tham số: Có thể có hoặc không. Trước khi sử dụng một thủ tục cần phảI định nghĩa nó. Private/Public Sub ( As ) ... End Sub Cách gọi thủ tục: [Các tham số] 2. Hàm KháI niệm: Hàm do người sử dụng tự tạo. Hàm tương tự thủ tục nhưng có chứa giá trị trả về. Cách khai báo: ([Các tham số]> = Giá trị trả về -Từ khoá Public: hàm được sử dụng trong toàn bộ chương trình. -Từ khoá Private: Hàm chỉ sử dụng trong Form chứa nó. -Tham số: Có thể có hoặc không. -Kiểu trả về: là các kiểu giá trị có trong Visual Basic. Cách gọi hàm: [ Các tham số] Thủ tục thuộc tính: có thể trả về và gán giá trị, hay đặt tham chiếu đến đối tượng. Thoát khỏi thủ tục / hàm Exit Sub dùng để thoát khỏi thủ tục, Exit Function dùng để thoát khỏi hàm. Truyền tham số bằng giá trị Sub PostAccounts (ByVal inAcctNum As Integer) . . ‘ Place statements here . End Sub Truyền tham số bằng tham chiếu là mặc định của Visual Basic. Dùng tham số tùy chọn: tham số tùy chọn được khai báo với từ khoá Optional. Dùng một số vô hạn các tham số: từ khóa ParamArray cho phép thủ tục chấp nhận một mảng các tham số truyền vào. Dòng lệnh đơn giản với tham số được đặt tên (Nomed Arguments): đối với các hàm, các phương thức có sẵn, Visual Basic cung cấp khả năng dùng các tham số được đặt tên như một cách làm tắt thay vì gõ giá trị tham số. Có thể cung cấp các tham số bất kỳ, theo một thứ tự bất kỳ bằng cách gán giá trị cho tham số này, và chúng cách nhu bằng dấu phẩy. Hỗ trợ tham số có tên ( Named Arguments): trong cú pháp được hiển thị đậm và nghiêng. III. Câu lệnh trong Visual Basic Khi đặt một đối tương lên Form thì đối tượng đó chưa được thực hiện công việc nào cả. Đó là lý do phảI viết lệnh cho đối tượng. Cách viết lệnh cho các biến cố trên đối tượng: DoubleClick lên đối tượng cần xây dựng biến cố hoặc chọn biểu tượng View Code trong khung Project Explorer. Cửa sổ lệnh xuất hiện với thanh trên cùng là thanh tiêu đề hiển thị tên Form mà bạn đang viết lệnh cho các đối tượng trên đó. ComboBox Object cho biết đối tượng nào đang được viết lệnh và ComboBox Procedure cho biết biến cố nào đang sử dụng cho đối tượng. Với mỗi đối tượng và biến cố sẽ xuất hiện mặc nhiên 2 dòng mở đầu và kết thúc cho một thủ tục hoặc hàm. Phần giữa 2 dòng này để viết lệnh cho đối tượng. Ví dụ: Private Sub Command1_Click() (1) End Sub (2) Dòng số (1): Khai báo tên hàm và thao tác trên đối tượng, đồng thời quy định phạm vi sử dụng của hàm. Dòng số (2): Dấu hiệu kết thúc hàm. Chú ý: Visual Basic có khả năng tự động kiểm tra cú pháp trong khi viết lệnh và báo lỗi nếu gặp lỗi sai. Dòng lệnh trong Visual Basic không cho phép ngắt xuống dòng, bạn có thể dùng dấu nối (_) khi muốn xuống dòng mà không ảnh hưởng đến cú pháp của câu lệnh. Các cấu trúc lệnh Cấu trúc If ... Then ... Else ý nghĩa: là một cấu trúc điều kiện, thực hiện công việc nào đó nếu đIều kiện đề ra là đúng hoặc ngược lại. Nói nôm na là “ Nếu đIều này đúng thì làm việc này, ngược lại thì làm việc kia”. Cú pháp: if Biểu thức điều kiện Then [ Elseif Biểu thức đIều kiện 2 Then ...] Else End if Trong đó: biểu thức đIều kiện có thể là các phép so sánh chuỗi hoặc số, hay các phép toán logic khác. Ví dụ: Dim Num, Dig as Integer Num = 20 If Num < 50 Then Dig =1 Else Dig = 2 End if Kết qủa của đoạn lệnh Dig = 1 2. Cấu trúc Select ... Case ý nghĩa: Là một cấu trúc chọn lựa theo một biến hay một đIều kiện nào đó. Cấu trúc này thường sử dụng trong trường hợp cần xét nhiều đIều kiện chọn lựa xảy ra trên một biến nào đó. Cú pháp: Select Case Case ... Case [Case Else ] End Select Trong đó: Biến cũng có thể là một biểu thức. Giá trị có thể dùng các phép so sánh. Nếu giá trị là một dãy liên tục, có thể viết gọn lại theo cú pháp: Case giá trị 1 to giá trị n. Ví dụ: Dim Num, Dig as Integer Num = 50 Selcet Case Num Case 10 Dig = 1 Case 30 Dig = 2 Case Else Dig = 3 End Select Kết qủa của đoạn lệnh: Dig = 3. Mặc nhiên điều kiện Select Case sẽ dùng phép so sánh giá trị trong từng Case. Nếu muốn dùng các phép so sánh khác ta dùng thêm cấu trúc IS hoặc tên biến của điều kiện cần so sánh đó là các giá trị so sánh. Ví dụ: Dim Num, Dig AS Integer Num = 20 Select Case Num Case Is < 10 Dig = 1 Case Is < 30 Dig = 2 Case Else Dig = 3 End Select Kết qủa: Dig = 2 3. Cấu trúc lặp For ... Next ý nghĩa: là một cấu trúc lặp với số bước lặp là cố định. Cấu trúc này thường sử dụng khi biết trước số bước lặp. ở cấu trúc này câu lệnh được thực hiện từ đầu cho đến khi hết số bước lặp. Cú pháp: For counter = Start To End [ Step step] [exit For] Next [counter] Trong đó: Counter: biến đếm kiểu số nguyên. Start: Giá trị đầu của Counter. End: Giá trị kết thúc của Counter. Step: Bước lặp sau mỗi lần lặp. nếu giá trị Step này không có, mặc nhiên bước lặp là 1. Ví dụ: Dim I as Byte For I = 1 to 10 Debug.Print I Next Kết qủa thể hiện: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10. 4. Cấu trúc lặp Do...While ý nghĩa: là một cấu trúc lặp thực hiện câu lệnh cho đến khi biểu thức điều kiện thực sự được thoả mãn. ở câu lệnh này, khi gặp điều kiện thoả mãn thì vòng lặp dừng. Nếu điều kiện sai thi bỏ qua các câu lệnh và thực hiện các lệnh phía dưới dòng Loop. Cú pháp: Do While Điều kiện [Exit Do] Loop Hoặc có thể dùng cú pháp: Do [Exit Do] Loop Until Điều kiện Trong đó: Điều kiện có thể là kiểu số hay kiểu chuỗi. Ví dụ: Dim I As Byte I = 1 Do While I < 10 Debug.Print I I = I + 1 Loop Kết qủa thể hiện: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10. Hoặc tương tự: Dim I As Byte I = 0 Do I = I + 1 Debug.Print I Loop Until I = 10 5. Câu lệnh With ý nghĩa: Câu lệnh With cho phép truy cập đến thuộc tính của đối tượng mà không cần phải gõ đầy đủ tên đôí tượng và tên thuộc tính. Cú pháp: With Đối tượng .Thuộc tính 1 = Thuộc tính .Thuộc tính 2 = Thuộc tính ... End With Ví dụ: With cmdMyButton .Height = 200 .Width = 700 .Caption = “&My Button” End With Gỡ rối chương trình Một số mẹo khi gỡ rối: Khi ứng dụng không cho kết quả đúng, duyệt qua chương trình và tìm dòng lệnh gây lỗi. Đặt điểm dừng ở đó và khởi động lại ứng dụng. Khi chương trình treo, kiểm tra giá trị của các biến hay thuộc tính quan trọng. Dùng Quick Watch hoặc đặt biểu thức để theo dõi giá trị này. Dùng cửa sổ Immediate để kiểm tra các biến và biểu thức. Sử dụng khả năng Break On All Errors để quyết định nơI gây lỗi. Để thay đổi tạm thời tuỳ chọn này, chọn Toggle từ menu cảm ngữ cảnh trong cửa sổ Code. Dò từng dòng chương trình, dùng biểu thức và cửa sổ Locals để theo dõi xem các biến thay đổi như thế nào khi chương trình chạy. Nếu lỗi xảy ra trong vòng lặp, định nghĩa một biểu thức duy nhất thoát để xác định nơI gây lỗi. Dùng cửa sổ Immediate và cửa sổ Set Next Statement để chạy lại vòng lặp sau khi sửa lỗi. Nếu một biến hay thuộc tính gây lỗi, dùng dòng lệnh Debug.Assert để ngưng chương trình khi có giá trị sai được gán cho biến hay thuộc tính. Chương II : Phân tích, Thiết kế httt QUản lý bán hàng I. Hệ thống quản lý bán hàng I.1. Khảo sát Bài toán đặt ra là hỗ trợ công việc kinh doanh cho một cửa hàng kinh doanh sản phẩm. Tại cửa hàng một qui trình kinh doanh diễn ra như sau: + Đơn đặt hàng: Khách hàng gửi đơn đặt hàng tới bộ phận bán hàng. Bộ phận bán hàng sẽ xử lý đơn đặt hàng (duyệt đơn) thành những dữ liệu cần thiết để hỗ trợ cho qúa trình xử lý tiếp theo ở những bộ phận liên quan khác. + Lệnh bán hàng: Nếu hoá đơn bán hàng không được chấp nhận, bộ phận bán hàng sẽ gửi thông báo tới khách hàng. Ngược lại, bộ phận bán hàng sẽ gửi đơn đặt hàng được chấp thuận tới bộ phận lập hoá đơn. Trên cơ sở lệnh bán hàng và phiếu gửi hàng do bộ phận gửi hàng gửi tới, bộ phận lập hóa đơn sẽ tiến hành lập hoá đơn. Hoá đơn gồm số lượng hàng bán, giá bán, và một số thông tin liên quan. + Hoá đơn bán hàng: hệ thống lập hoá đơn bán hàng sẽ gửi hoá đơn bán hàng tới kế toán thu. Kế toán thu sẽ thu tiền của khách hàng và chuyển cho khách hàng hoá đơn bán hàng sau khi đã thu tiền. Kết thúc giao dịch, hoá đơn bán hàng được lưu vào kho dữ liệu. + Báo cáo tình hình bán hàng: bộ phận bán hàng tổng hợp tình hình bán hàng theo từng ngày, từng tháng và gửi đến bộ phận quản lý theo các hoá đơn bán hàng đã phát sinh. Trong qúa trình kinh doanh cửa hàng phảI quản lý các đối tượng sau : + Hàng hoá + Khách Hàng + Nhân Viên + Kho hàng + Các Loại Chứng Từ I.2. Yêu cầu trong quản lý Yêu cầu đối với Hàng hoá Quản lý hàng hoá phảI đáp ứng được nhu cầu đưa ra được các thông tin sau: + Tên gọi + Đơn vị tính + Đơn vị giá + Số lượng Khi cần có thể thực hiện các yêu cầu đưa vào các thông tin mới, hoặc bổ sung vào trong Danh mục Hàng hoá tên và các thông tin về một loại hàng hoá mới. 2. Yêu cầu đối với Khách hàng PhảI đưa ra được các thông tin cần thiết về một Khách hàng khi có yêu cầu. Các thông tin chi tiết về Khách hàng gồm có: + Tên gọi của Khách Hàng + Địa chỉ liên hệ + Số điện thoại + Một số các thông tin khác ( Số tàI khoản, ...) Khi cần có thể thực hiện các yêu cầu đưa vào các thông tin mới, hoặc bổ sung vào trong Danh mục Khách hàng tên và các thông tin về một Khách hàng mới. 3. Yêu cầu đối với Nhân viên Khi có yêu cầu xem thông tin về một Nhân viên nào đó, cần phảI lấy được các thông tin chi tiết về nhân viên đã yêu cầu. Các thông tin đưa ra gồm: + Tên nhân viên + Ngày sinh + Giới tính + Địa chỉ liên hệ + Số điện thoại + Tình hình bán hàng trong ngày của nhân viên. 4. Các yêu cầu với Kho hàng Các thông tin về Kho hàng bao gồm: + Tên kho + Địa chỉ của kho + Lượng hàng trong kho. 5. Các yêu cầu đối với các loại chứng từ Các chứng từ phát sinh gồm có : + Các Hóa đơn nhập_xuất. + Các báo cáo tình hình kinh doanh của cửa hàng. Các yêu cầu chung: Đảm bảo hoàn thành công việc thiết lập các loại chứng từ khi có một yêu cầu đòi hỏi nào đó. Khi có yêu cầu cho thông tin về một loại chứng từ nào, phảI đưa ra được các thông tin của loại chứng từ đó và nội dung của chứng từ. Các yêu cầu đối với mỗi loại chứng từ khác nhau: 5.1. Các hoá đơn 5.1.1. Hoá đơn bán hàng Thông tin cần đưa ra trên một hóa đơn bán hàng là: + Số hoá đơn + Ngày bán + Người bán + Mã hàng hoá + Mã khách hàng + Số lượng bán + Tổng tiền + Thanh toán ....... Hàng ngày, hoá đơn bán hàng sẽ được nhân viên bán hàng nhập trực tiếp vào máy tính. 5.1.2. Hóa đơn hàng nhập Thông tin cần đưa ra trên một hóa đơn hàng nhập là: + Ngày nhập hàng vào kho. + Tên người nhận hàng. + Chi tiết các thông tin về hàng hoá nhập ( tên, số lượng, giá nhập). 5.2. Báo cáo tình hình kinh doanh + Báo cáo bán hàng hàng ngày: Thực hiện tổng kết tình hình bán hàng của cửa hàng trong một ngày. + Báo cáo bán hàng hàng tháng: Thực hiện tổng kết tình hình bán hàng của cửa hàng trong một tháng. + Báo cáo về hàng nhập kho trong một khoảng thời gian nào đó theo yêu cầu. + Bảng kê hóa đơn bán hàng. I. 3. Phân tích bàI toán Để đáp ứng yêu cầu của bàI toán, cần một qúa trình phân tích kỹ hơn để thấy được các đặc điểm, tính chất của các đối tượng đã nêu ở phần trên. Hàng hóa Hoạt động kinh doanh chính là bán hàng, do vậy việc quản lý những thông tin về hàng hóa là luôn cần thiết. Các thông tin mô tả chi tiết về một loại hàng hóa bất kỳ luôn luôn có thể có ngay được. Các thông tin mô tả về hàng hóa gồm: Các thông tin mô tả hàng hóa: Tên hàng, đơn vị tính, đơn giá. Thông tin về số lượng hàng hiện có. Giá mua vào. Giá bán ra. Các thông tin đó phục vụ cho việc: -Đáp ứng yêu cầu thông tin về hàng hóa của khách hàng (khách hàng yêu cầu cho biết thông tin chi tiết về một loại hàng hóa nào đó). -Phục vụ cho quá trình lên đơn đặt hàng gửi tới nhà cung cấp. -Hỗ trợ cho nhân viên bán hàng trong việc viết hóa đơn bán hàng. 3. Khách hàng Khách hàng là một nhân tố quan trọng quyết định sự thành công trong kinh doanh. Cần phảI lưu trữ các thông tin về khách hàng, các thông tin này bao gồm: Tên của khách hàng, địa chỉ liên hệ, số điện thoại, tàI khoản, các ghi chú cần thiết khác. Với việc lưu trữ các thông tin về khách hàng này ta có thể xác định xu thế mua hàng của khách hàng. Trên cơ sở đó nhà quản lý có thể đưa ra chính sách bán hàng hợp lý hơn nữa, và biết những địa điểm bán hàng hiệu qủa. 4. Nhân viên. Yêu cầu đối với quản lý nhân viên là luôn đưa ra được các thông tin cụ thể của mỗi nhân viên. Thông tin về nhân viên bao gồm: Họ tên nhân viên, địa chỉ liên hệ (nơI ở hiện nay), số điện thoại, chức vụ_phòng ban. Quản lý nhân viên để biết năng suất bán hàng của từng nhân viên... 5. Kho Hàng Các thông tin về kho bao gồm: Tên kho, địa chỉ kho, số lượng hàng trong kho. Các thông tin đó hỗ trợ cho qúa trình bán hàng (lượng hàng trong kho là bao nhiêu), hỗ trợ cho qúa trình lập đơn mua hàng gửi tới nhà cung cấp. 5. Các loại chứng từ Hoá đơn bán hàng Thông tin đưa ra trên một hóa đơn bán hàng là: Số hóa đơn, ngày bán, người bán, mã hàng hóa, mã khách hàng, số lượng bán, tổng tiền, thanh toán... Hoá đơn bán hàng sẽ được nhân viên bán hàng nhập trực tiếp vào máy tính hàng ngày. Hóa đơn có thể có nhiều và rất phức tạp, do đó trong hóa đơn bán hàng có thể xóa/ sửa/ thêm... Hóa đơn bán hàng sẽ được lưu vào kho lưu trữ. Hỗ trợ cho qúa trình: - Bán hàng. - Kiểm tra về một mặt hàng (lượng bán ra trong ngày là bao nhiêu? Tiền thu được?...) Yêu cầu thông tin về nhân viên bán hàng ( mỗi nhân viên có bao nhiêu hoá đơn bán hàng trong ngày, tháng? ...). Hỗ trợ cho việc lên báo cáo hàng ngày, hàng tháng. Hóa đơn nhập hàng Thông tin cần đưa ra trên một hóa đơn hàng nhập là: Ngày nhập hàng vào kho, tên của người nhập hàng, số lượng hàng nhập... Sau mỗi lần nhập hàng thì nhân viên cũng nhập thủ công hóa đơn vào máy tính. Hóa đơn này phục vụ cho qúa trình quản lý hàng hóa, quản lý số lượng hàng. Hỗ trợ cho qúa trình lên báo cáo gửi nhà quản lý... Báo cáo tình hình kinh doanh Gồm các báo cáo: Báo cáo bán hàng hàng ngày, báo cáo bán hàng hàng tháng, báo cáo về hàng nhập kho, bảng kê hóa đơn bán hàng. Các báo cáo này trợ giúp cho nhân viên quản lý bán hàng trong việc xác định tình hình kinh doanh hàng ngày, hàng tháng. Hỗ trợ cho các qúa trình lên chiến lược kinh doanh của nhà quản lý. Cũng qua các báo cáo này, nhà quản lý có thể xác định được năng suất của nhân viên bán hàng, triển vọng kinh doanh tại các địa điểm, mức độ thành công của mỗi mặt hàng theo các tiêu thức khác nhau. Xác định được tồn kho cuối tháng và cuối quý. II. Chức năng của hệ thống Trên cơ sở phân tích các yêu cầu đặt ra của bàI toán, rút ra được chức năng của chương trình. Chương trình bao gồm các chức năng chính sau: Quản lý số lượng hàng bán, hàng nhập. Quản lý lượng hàng tồn kho phục vụ cho các giao dịch bán hàng, đáp ứng nhu cầu mua hàng của khách. Quản lý tồn kho giúp cho nhà quản lý có những kế hoạch về hàng hóa như gửi đơn đặt hàng tới nhà cung cấp, liên doanh với cơ sở khác ... nhằm phục vụ tốt hoạt động của doanh nghiệp. Quản lý khách hàng. Quản lý hàng hóa III. Thiết kế cơ sở dữ liệu và dữ liệu mẫu Chương trình xây dựng có sự hỗ trợ của hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access. Các tổ chức dữ liệu trên Access như sau: Cấu trúc các table lưu trữ dữ liệu và dữ liệu mẫu: Table KhachHang Field Data Type Field Size Format Diễn giải Ma_KH Text 10 > Mã số khách hàng Ten_KH Text 30 Họ và tên Dia_chi Text 50 Địa chỉ Dien_thoai Number 50 Điện thoại So_TK Number 15 Số tài khoản Ma_KH là khóa chính. Mã_ KH Tên_KH Địa_chỉ Điện thoại Số_tài_ khoản KL01 Khách lẻ LG Công ty điện tử LG Hai Bà Trưng - Hà Nội 8546837 NK Công ty TNHH NK Thái Hà- Hà Nội 8372888 SS Công ty điện tử Samsung Lý Thường Kiệt - Hà Nội 9127842 K02 Công ty điện tử Hải Phong Bạch Mai - Hà Nội 8645732 K03 Trung tâm thương mại Ace Định Công - Hà Nội 6417346 K04 Trung tâm thương mại Marko Giải Phóng - Hà Nội 8425334 K05 Chi nhánh điện HBT Hai Bà Trưng - Hà Nội 5412454 K06 Công ty điện lực I Hoàn Kiếm - Hà Nội 7648619 Table HangHoa Field Data Type Field Size Format Diễn giải Ma_HH Text 10 > Mã hàng hóa Ten_HH Text 15 Tên hàng hóa DV_tinh Text 10 Đơn vị tính Don_gia Text 20 Đơn giá Ma_HH là khóa chính. Mã_HH Tên_HH ĐV_tính Đơn_giá 101 Tivi Goldstar 14 Chiếc 2.050.000 102 TiviGoldstar 17 Chiếc 2.353.000 201 Tivi Samsung 14 Chiếc 2.000.000 202 Tivi Samsung 17 Chiếc 2.500.000 203 Tivi Samsung Golden Eye 17 Chiếc 2.600.000 301 Tủ lạnh Samsung Chiếc 3.476.800 302 Máy giặt S