Phân tích thiết kế hệ thống quản lý bán hàng

. Vì thế người ta thường giao công việc nay cho những phân tích viên giầu kinh nghiệm. Giai đoạn này có 4 công đoạn: Lập kế hoạch. Làm rõ yêu cầu. Đánh giá khả năng thực thi. Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu. 2 Giai đoạn phân tích chi tiết (Giai đoạn phân tích chi tiết chỉ được thực hiện khi báo cáo đánh giá yêu cầu được lãnh đạo, nhà quản lý thông qua, chấp nhận) Mục đích chính của phân tích chi tiết là đưa ra được các chuẩn đoán về hệ thống đang tồn tại, nghĩa là xác định được những vấn đề chính của chúng. Đồng thời xác định mục tiêu cần đạt được của hệ thống mới và đề xuất các yếu tố giải pháp cho phép đạt được mục tiêu đó. Để thực hiện được các công việc trên thì phân tích viên phải hiểu biết sâu sắc về môi trường hệ thống thông tin phát triển và hoạt động của hệ thống thông tin. Các bước cần thực hiện khi phân tích hệ thống: Mô tả về HT hiện tại và HT mới Hồ sơ dự án 1.0 Xác định các yêu cầu hệ thống 2.0 Cấu trúc hoá các yêu cầu 3.0 Tìm và lựa chọn các giải pháp Mô tả về HT mới Chiến lược đề xuất cho HT mới Ghi chép phỏng vấn , kết quả khảo sát,quan sát, các mẫu Các yêu cầu HT Kế hoạch xây dựng HTTT, lịch phân tích HT, yêu cầu dịch vụ của HT Xác định các yêu cầu; Cấu trúc hóa các yêu cầu của hệ thống; Lựa chọn cho hệ thống mới, đưa ra các chiến lược về hệ thống thông tin Các bước của giai đoạn phân tích hệ thống 2.1 Các phương pháp thu thập thông tin Thu thập thông tin là công việc mà phân tích viên thực hiện nhằm có được các thông tin về hệ thống nhằm phục vụ cho quá trình phân tích thiết kế và đánh giá hệ thống. Thông thường người ta sử dụng 4 phương pháp sau để thu thập thông tin: Phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu, sử dụng phiếu điều tra, quan sát. Trong đó hai phương pháp phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu là 2 phương pháp được sử dụng rộng rãi. Có 4 phương pháp chính để thu thập thông tin: + Phỏng vấn. + Nghiên cứu tài liệu. + Sử dụng phiếu điều tra. + Quan sát. Các thông tin về hệ thống thực tại cần thu thập. Hoạt động chung của hệ thống: Gồm cả trách nhiệm, ràng buộc về thời gian, khối lượng, sự sắp đặt vị trí vật lý và các khía cạnh địa vật lý khác. Dữ liệu vào: Nội dung, mẫu tài liệu vào, khuôn dạng màn hình thông tin vào, mô tả các thiết bị nhập nguồn dữ liệu, khối lượng và tần xuất việc nhập vào, chi phí cho việc nhập vào (tài liệu phương tiện nhân sự). Thông tin ra: Đích đến của thông tin, nội dung và cách tính toán các giá trị nội dung, tần xuất sản sinh thông tin ra, khuôn dạng, khối lượng và cách đánh giá khuôn dạng, mẫu báo cáo, chi phí cho thông tin ra (tài liệu, phương tiện, nhân sự). Xử lý: Các thủ tục thu thập và nhập các dữ liệu vào, phương thức nhập, hợp lệ hoá và kiểm soát, các thủ tục biến đổi đầu vào, quan hệ giữa các xử lý, ràng buộc về thời gian, địa điểm thực hiện xử lý, nhân sự thực hiện, vị trí công tác và thời gian thực hiện xử lý, các thiết bị được dùng, tài liệu mô tả phương pháp xử lý, chi phí (nguyên liệu, nhân sự) Cơ sở dữ liệu: Nội dung, vật mang, khối lượng, truy nhập (xử lý, nhân sự, kiểm soát tại chỗ khi truy nhập), cách thứ tổ chức dữ liệu, chi phí về vật liệu. 2.2 Mã hóa dữ liệu Khi xây dựng hệ thống thì việc mã hoá dữ liệu là rất cần thiết nó giúp cho việc nhận diện đối tượng không bị nhầm lẫn, mô tả nhanh chóng các đối tượng, nhận diện các nhóm đối tượng nhanh hơn. Các phương pháp mã hoá cơ bản bao gồm: Phương pháp mã hoá phân cấp, phương pháp mã hoá liên tiếp, phương pháp mã hoá theo xeri, phương pháp mã hoá gợi nhớ, phương pháp mã hoá ghép nối + Mã hoá: được xem như việc xây dựng một tập hợp những hàm thức mang tính qui ước và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp những đối tượng cần biểu diễn . + Mã hiệu: là biểu diễn theo qui ước, thông thường là ngắn gọn về mặt thuộc tính của một thực thể hoặc tập hợp thực thể. Mã hiệu có thể là kí hiệu, chữ cái hoặc những con số mang tính chất ước lệ. Việc mã hoá dữ liệu có rất nhiều lợi ích: - Giúp nhận diện không nhầm lẫn các đối tượng. Nhờ những thuộc tính định danh mà mỗi cá thể được nhận diện duy nhất, không gây nhầm lẫn khi có những thuộc tính khác giống nhau. - Mô tả nhanh các đối tượng. Nhờ phương pháp mã hoá, mà một chuỗi kí tự dài khó viết, khó nhớ có thể được mã hoá thành một dãy hay một kí hiệu ngắn gọn. - Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn. Mỗi cá thể có thể dễ dàng được xếp vào các nhóm nhờ các kí hiệu nhóm hoặc thể hiện thuộc tính, khía cạnh nhóm. 2.3 Mô hình hoá dữ liệu Để có thể có được một cái nhìn trực quan về hệ thống thông tin đang tồn tại cũng nhưư hệ thống thông tin trong tương lai người ta tiến hành mô hình hoá hệ thống thông tin. Hiện nay tồn tại một số công cụ tương đối chuẩn cho việc mô hình hoá hệ thống thông tin đó là sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu a Sơ đồ luồng thông tin IFD (Information Flow Diagram) - Sơ đồ luồng thông tin được dùng mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ dữ liệu trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. - Các ký pháp của sở đồ luồng thông tin như sau: + Xử lý Thủ công Giao tác người & máy Tin học hoá hoàn toàn + Kho lưu trữ dữ liệu Thủ công Tin học hoá Tài liệu + Dòng thông tin + Điều khiển b. Sơ đồ luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram) Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả hệ thống thông tin dưới góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ gồm: Các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì. Các ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu DFD Có 4 loại ký pháp cơ bản sau: Thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu. Tên người/ bộ phận Phát/ nhận tin Nguồn hoặc đích Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu Tên tiến trình xử lý Tiến trình xử lý Tệp dữ liệu Kho dữ liệu Các ký pháp cơ bản của ngôn ngữ DFD - Các mức của sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) Sơ đồ DFD thừơng được phân cấp từ cao xuống thấp: + Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) Sơ đồ ngữ cảnh thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin, Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ một lần nhìn thấy là nhận ra nội dung chính của hệ thống thông tin. Thông thường sơ đồ ngữ cảnh không cần kho dữ liệu, bỏ qua các xử lý cập nhật. Sơ đồ này còn gọi sơ đồ mức 0. + Phân rã sơ đồ Phân rã là kỹ thuật mô tả chi tiết hơn hệ thống thông tin từ sơ đồ mức 0 thành mức 1, mức 2, mức 3Quá trình phân rã sâu hơn là tuỳ thuôc vào phân tích viên và mức độ chi tiết của hệ thống thông tin. 2.4 Đề xuất giải pháp và chuẩn bị trình bày báo cáo Sau khi thu thập và mô hình hoá dữ liệu của hệ thống thực tại, phân tích viên xây dựng mô hình vật lý ngoài và mô hình lô gíc. Từ đó dự đoán tồn tại cần khắc phục hệ thống hiện tại. Công việc tiếp theo sau khi chuẩn đoán khuyết tật của hệ thống cũ là phải đưa ra các giải pháp để giải quyết các vấn đề. Từ đó xác định mục tiêu mới của hệ thống thông tin mới. 3 Giai đoạn thiết kế lô gíc (Giai đoạn thiết kế lô gíc được thực hiện sau khi báo cáo của giai đoạn phân tích chi tiết được phê chuẩn) Mục đích của giai đoạn này là xác định một cách chi tiết và chính xác những cái mà mà hệ thống mới phải làm để đạt được những mục tiêu đã được thiết lập từ giai đoạn phân tích chi tiết mà vẫn luôn tuân thủ được những rằng buộc của môi trường. Sản phẩm của quá trình này là các sơ đồ DFD, sơ đồ cấu trúc dữ liệu DSD, các sơ đồ phân tích tra cứu và các phích lôgíc của từ điển hệ thống. Mô hình này phải được những người sử dụng xem xét và thông qua đảm bảo rằng chúng đáp ứng tốt các yêu cầu của họ. Các bước của giai đoạn thiết kế lô gíc theo trật tự sau: Thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế xử lý và thiết kế các dòng vào. 3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu Để xác định được một cơ sở dữ liệu chuẩn (không thừa và không thiếu dữ liệu, cung cấp đầy đủ và chính xác theo nhu cầu người sử dụng là việc rất khó). Việc này không chỉ đòi hỏi người phân tích viên thiết kế có kinh nghiệm và kiến thức mà còn phụ thuộc vào quy mô và sự giúp đỡ của tổ chức, người mà sau này sẽ trực tiiếp sử dụng hệ thống thông tin. Có hai phương pháp được sử dụng chủ yếu để thiết kế cơ sở dữ liệu. Đó là thiết kế từ đầu ra và phương pháp mô hình hoá. Phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu từ đầu ra: Xác định các tệp cơ sở dữ liệu trên cơ sở các thông tin đầu ra của hệ thống là phương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế cơ sở dữ liệu. Các bước chi tiết khi thiết kế cơ sở dữ liệu đi từ các thông tin đầu ra: Bước 1: Xác định các đầu ra. + Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra. + Nội dung, khối lượng, tần suất và nơi nhận chuúng. Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra: Trên mỗi thông tin đầu ra có nhiều phần tử thông tin gọi là các thuộc tính. Nhiệm vụ của phân tích viên hệ thống là phải liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách sau đó tiến hành phân tích. + Đánh dấu các thuộc tính lặp: Là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu. Những thuộc tính lặp ký hiệu là R(Repeatable). + Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh: Là những thuộc tính được tính toán ra hoặc suy ra từ những thuộc tính khác. Những thuộc tính này được kí hiệu bằng chữ S (Secondary). Những thuộc tính thứ sinh thì sẽ loại bỏ khỏi danh sách. + Những thuộc tính không phải thứ sinh thì là những thuộc tính cơ sở. Gạch chân các thuộc tính khoá là những phần tử định danh cho đối tượng thông tin. Thực hiện chuẩn hoá dữ liệu : + Khái niệm chuẩn hoá dữ liệu - Chuẩn hoá dữ liệu là quá trình khoả sát danh sách thuộc tính, phân tích chúng để đưa về một dạng sao cho: - Không có sự lặp lại các thuộc tính ở các bảng khác nhau trừ thuộc tính khoá và thuộc tính kết nối. - Loại bỏ những thuộc tính có nhiều giá trị là kết tính toán của các thuộc tính khác. - Không mang nhiều nghĩa với nhiều người sử dụng. Tức là không có vai trò giống nhau giữa các tập thực thể. + Phụ thuộc hàm (Phụ thuộc hàm là khái niệm quan trọng khi xem xét chuẩn hoá) - Với mọi giá trị của khoá tại thời điểm đang xét chỉ có tương ứng một giá trị cho từng thuộc tính khác trong bảng. Nếu có thuộc tính không phụ hàm vào khoá thì nó phải nằm trong một bảng thực thể khác. Quá trình chuẩn hoá được thực hiện trên khái niệm phụ thuộc hàm. + Thực hiện chuẩn hoá mức 1(1.NF) - Chuẩn hoá múc 1 (1.NF) quy định rằng, trong mỗi danh sách không được phép chứa những thuộc tính lặp. Nếu có thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con, có một ý nghĩa quản lý. - Gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc. +Thực hiện chuẩn hoá mức 2(2.NF) - Chuẩn hoá mức 2 (2.NF) quy định rằng, trong danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần tử khoá. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ của khoá thành một danh sách mới. - Lấy bộ phận khoá này làm khoá mới cho danh sách mới. Đặt cho danh sách đó một tên riêng cho phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách. + Thực hiện chuẩn hoá mức 3(3.NF) - Chuẩn hoá mức 3 quy định rằng, trong danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các hệ thống thông tin. Nếu có thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc tính Y và thuộc tính Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào 2 danh sách chứa quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y với X. - Xác định khoá và tên cho mỗi danh sách mới. Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá Các khái niệm cơ bản: + Thực thể (Entity):Là những đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ thông tin về chúng. Một thực thể có thể là nhân sự, tổ chức, có thể là tài sản hữu hìnhững hoặc vô hình. Nhưng nó là một tập hợp các đối tượng có cùng đặc trưng chứ không phỉa một đối tượng riêng biệt. Trong thực tế khi thiết kế cơ sở dữ liệu ta thường biểu diễn thực thể bằng một hình chữ nhật có ghi tên thực thể bên trong. + Liên kết (Association): Một thực thể trong thực tế không tồn tại riêng biệt, độc lập với các thực thể khác mà giữa chúng có sự liên kết qua lại với nhau. Cũng có thể là gọi chúng là có quan hệ với nhau. Khái niệm liên kết hay quan hệ được dùng để trình bày, thể hiện mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể. + Số mức độ của liên kết: Để thiết kế tốt các sự trợ giúp quản lý của hệ thống thông tin, ngoài việc biểu diễn liên kết thực thể nàu với thực thể khác ra sao còn phải biết có bao nhiêu lần xuất của thực thể A tương tác với mỗi lần xuất của thực thể B và ngược lại Sau đây là các loại liên kết thực thể thường gặp Các mức độ của liên kết: 1@N Liên kết loại Một – Nhiều Mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ có thể liên kết với duy nhất một lần xuất của thực thể A. N@N Liên kết loại Nhiều – Nhiều Mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A. + Khả năng chọn liên kết Là cách thức tham gia liên kết, trong thực tế có thể những lần xuất của thực thể A không tham gia vào trong liên kết đang tồn tại giữa thực thể A và thực thể B. Đây là khả năng tuỳ chọn liên kết. + Chiều của một liên kết Chỉ ra số lượng các thực thể tham gia vào liên kết (quan hệ).Có 3 loại quan hệ :Quan hệ 1 chiều, Quan hệ 2 chiều, Quan hệ nhiều chiều. - Quan hệ một chiều: là quan hệ mà mỗi lần xuất của một thực thể được quan hệ với một lần xuất của chính thực thể đó . - Quan hệ hai chiều: là quan hệ mà trong đó có hai thực thể liên kết với nhau. - Quan hệ nhiêù chiều: là một quan hệ có nhiều hơn hai thực thể tham gia. + Thuộc tính: Để mô tả các đặc trưng của một thực thể hoặc một quan hệ. Có 3 loại thuộc tính: Thuộc tính định danh, thuộc tính mô tả và thuộc tính quan hệ. - Thuộc tính định danh (Identifier) là thuộc tính dùng để xác định một cách duy nhất một lần xuất của thực thể. - Thuộc tính mô tả (Description) dùng để mô tả về thực thể. - Thuộc tính quan hệ (Relationship) dùng để chỉ đến một lần xuất nào đó trong thực thể có quan hệ. + Qui tắc: Một quan hệ được định danh bằng việc ghép định danh của các thực thể tham gia vào quan hệ. Chuyển đổi sơ đồ khái niệm dữ liệu sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu - Sau khi phân tích viên có được sơ đồ luồng dữ liệu mô tả hoạt động của doanh nghiệp thì cần chuyển đổi thành sơ đồ cấu trúc dữ liệu (DSD). - Mô hình chuyển đổi các mô hình quan hệ thực thể sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu. Chuyển đổi các quan hệ một chiều - Chuyển đổi quan hệ một chiều loại 1@N Từ một quan hệ loại 1@N ta tạo ra hai tệp, mỗi tệp ứng với một thực thể đó. Khóa của bảng là thuộc tính định danh của thực thể. Quan hệ sẽ được thể hiện bằng cách nhắc lại khoá như là một thuộc tính không khoá. Giá trị mà ta sử dụng hai lần có thể rỗng nếu quan hệ là tuỳ chọn. - Chuyển đổi quan hệ một chiều loại N@N Một quan hệ một chiều loại N@N được chuyển thành hai tệp, một tệp mô tả thực thể và một tệp mô tả quan hệ. Khoá của tệp mô tả quan hệ được tạo thành từ hai định danh của hai thực thể. Chuyển đổi quan hệ hai chiều - Quan hệ hai chiều loại 1@N Trường hợp này ta chỉ rạo ra hai tệp. Mỗi tệp ứng với một thực thể. Khoá của tệp ứng với thực thể có số mức quan hệ 1 được dùng như khóa quan hệ trong tệp ứng với thực thể có mức quan hệ N. Khoá của quan hệ có thể nhận giá trị rỗng nếu thực thể có số mức N là tuỳ chọn trong quan hệ. - Quan hệ hai chiều loại N@N Trong trường hợp này ta phải tạo ra ba tệp: Hai tệp mô tả hai thực thể và một tệp mô tả quan hệ. Khoá của tệp mô tả quan hệ được tạo thành bởi việc ghép khoá của các thực thể tham gia vào quan hệ. 3.2 Thiết kế và xử lý lô gíc - Để làm rõ quan hệ trong cơ sở dữ liệu. - Làm rõ những yếu tố thông tin mang tính chất như: Ai thực hiện? Thực hiện khi nào? ở đâu? và như thế nào? - Một hệ thống thông tin bao gồm các xử lý liên quan đến 3 loại hoạt động. Đó là: thực hiện tra cứu thông tin, Cập nhập dữ liệu, Hợp lệ hoá dữ liệu. Vì vậy giai đoạn này cần quan tâm xem hệ thống làm gì và để làm gì? 4 Đề xuất các ràng buộc tin học và tổ chức Xác định các ràng buộc tin học và tổ chức - Ràng buộc về tổ chức - Các ràng buộc về tin học Xây dựng các phương án giải pháp - Xác định biên giới cho phần tin học hoá. - Phân chia phần thủ công và phần tin học hoá của hệ thống thông tin. - Xác định cách thức xử lý. Đánh giá các phương án giải pháp Có nhiều cách để phân tích đánh giá các phương án giải pháp. - Phân tích chi phí / Lợi ích. Các chi phí / lợi ích có thể phân loại: Trực tiếp, Gián tiếp, Biến động, Cố định, Hữu hình, Vô hìnhững. Mỗi phương án tính ra các chỉ tiêu những tổng chi phí, tổng thu nhập tích luỹ, thời gian hoàn vốn và so sánh chọn phương án hiệu quả. - Phân tích đa tiêu chuẩn. Xác định các tiêu chuẩn cần xem xét. - Cho mỗi tiêu chuẩn một trọng số thể hiện tầm quan trọng. Cho điểm đối với từng phương án thang điểm từ 0 đến10. - Tính điểm cho từng tiêu chuẩn bằng cách nhân trọng số với mức cần đánh giá. - Cộng điểm cho mỗi phương án. - Tổng điểm của từng phương án là chỉ tiêu tổng hợp để so sánh, đánh giá các phương án với nhau. 5 Giai đoạn thiết kế vật lý ngoài Thiết kế các đầu vào: Lựa chọn phương tiện nhập dữ liệu phù hợp. Nhập từ tài liêu nguồn qua thiết bị cuối, nhập liệu qua âm thanh, tiếng nói hay mã số, mã vạch. Từ đó thiết kế màn hình nhập liệu cho phù hợp. Thiết kế vật lý các đầu ra: Các đầu ra trên màn hình, các đầu ra trên giấy và các đầu ra khác. Mỗi loại đầu ra có những đặc điểm riêng do đó cần thiết kế cho phù hợp. Thiết kế cách thức giao tác với phần tin học hoá: Đây chính là công việc thiết kế giao tác giữa người và máy, nếu việc thiết kế này kém có thể dẫn đến nhiều hạn chế trong việc sử dụng hệ thống. + Giao tác bằng tập hợp lệnh + Giao tác bằng các phím trên bàn phím + Giao tác qua thực đơn + Giao tác thông qua các biểu tượng 6 Triển khai hệ thống thông tin Gồm các bước: Thiết kế vật lý trong Mục tiêu của thiết kế vật lý trong là nhằm đảm bảo độ chính xác của thông tin, tính mền dẻo và ít chi phí. Bao gồm các thiết kế sau: + Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý trong: Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý trong nhằm mục đích tìm cách tiếp cận với dữ liệu nhanh và có hiệu quả. Có 2 phương thức quan trọng để đạt được mục đích trên là chỉ số hoá cá tệp và thêm dữ liệu hỗ trợ các tệp + Thiết kế vật lý trong các xử lý: Để thực hiện tốt các thiết kế xử lý cho phép viết tốt các chương trình sau này IBM đã đưa ra phương phức IPT – HIPO (kỹ thuật phát triển chương trình phân cấp theo Vào – Xử lý – Ra.) Một số khái niệm cơ sở: Sự kiện: là một việc thực khi đến nó làm khởi sinh việc thực hiện một hoặc nhiều xử lý nào đó. Công việc: Là xử lý có chung sự kiện khởi sinh. Tiến trình: là dãy các công việc mà các xử lý bên trong của nó nằm bên trong cùng một lĩnh vực nghiệp vụ. Pha xử lý: Là tập hợp các nhiện vụ có tính đến các yếu tố tổ chức và thực hiên chúng. Module xử lý: Là một xử lý cập nhật hoặc tra cứu bê trong của một pha và thao tác với số lượng tương đối ít dữ liệu. Đây là cách chia nhỏ các pha xử lý. Công việc Tiến trình 1 Tiến trình 2 Tiến trình 3 Pha 1 Pha 1 Pha 1 Yêu cầu xử lý với ít dữ liệu là một khái niệm tương đối , tuỳ thuộc vào một số những tiêu chuẩn khác và nhiều khi mang tính chủ quan của nhà thiết kế. Sơ đồ pha xử lý Lập trình: Sau khi đã thiết kế vật lý trong xong thì công việc tiếp theo là lập trình để xây dựng chương trình máy tính. Thực chất của công việc này là chuyển đổi các thiết kế vật lý của hệ thống thành chương trình máy tính. Thử nghiệm chương trình: Sau khi chương trình đã được hoàn thành nó cần phải được thử nghiệm nhằm kiểm tra xem nó có đạt được các yêu cầu mà hệ thống đưa ra hay không, phát hiện các lỗi trong quá trình vận hành để tìm cách khắc phục. ngoài ra trong quá trình phát triển hệ thống thông tin, người ta còn tiến hành các công đoạn khác như : cài đặt và vận hành, đào tạo sử dụng, bảo trì 7 Giai đoạn cài đặt bảo trì và khai thác hệ thống thông tin Cài đặt Đây là quá trình chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới sao cho không gây sáo trộn tổ chức quá nhiều. Nên kết hợp các phương pháp cài đặt và triển khai hợp lý.Cài đặt từng phần, cài đặt đồng bộ sau khi cài đặt xong tiến hành Chuyển đổi các tệp cơ sở dữ liệu. Đây là công đoạn quan trọng nhất là đối với những hệ thống thông tin cải tiến từ hệ thống cũ. Sau cùng là khai thác và bảo trì: Đây là công việc của tổ chức tiến hành sử dụng và khai thác hệ thống thông tin. Đưa kết quả của các bước trên vào sử dụng. Đánh giá của người sử dụng và tổ chức Đây là những đánh giá rất quan trọng và có ý nghĩa thực hiện cao. Nó là một cơ sở để các nhà phân tích thiết kế hệ thống tiếp tục cải tiến và phát triển hệ thống thông tin. Như vậy phát triển hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh hoá chúng để đưa ra được chuẩn đoán về tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình lôgíc, mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó. Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan tới xây dựng vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang mô hình tin học. Cài đặt một hệ thống thông tin là tích hợp nó vào tổ chức. Chương III Thiết kế hệ thống thông tin phục vụ quản lý bán hàng Tóm tắt nội dung: Chương này trình bầy chi tiết về quy trình phân tích thiết kế hệ thống, đưa ra mô hình BFD, mô hình DFD, thực hiện chuẩn hoá, chuẩn hoá dữ liệu, thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế giao diện người/ máy, thiết kế đầu ra. Bao gồm nội dung chính sau: Khảo sát hệ thống: Khảo sát thực tế các hoạt động liên quan tới hê thống quản lý bán hàng, nêu những vấn đề cần khắc phục và đưa ra phương án giải quyết . Phân tích chi tiết: Phân tích chức năng của hệ thống quản lí bán hàng, phân tích luồng dữ liệu, đưa ra các sơ đồ BFD, DFD. Thiết kế lôgíc: Thiết kế cơ sở dữ liệu dùng trong thực tế, xây dựng mô hình quan hệ thực thể, thiết kế giao diện, thiết kế các đầu ra. Khái quát chung về HTTT quản lí bán hàng 1 Khái quát: Như phần giới thiệu đề tài đã nhắc tới, mục tiêu của đề tài này là xây dựng một hệ thống thông tin hỗ trợ công tác quản lí bán hàng cho các đơn vị hoạt động kinh doanh hàng hoá. Vì vậy ở phần này sẽ đi sâu vào khảo sát cơ cấu tổ chức cũng như các hoạt động chính của các đơn vị kinh doanh hàng hoá. Thực tế cho thấy công việc chính của hệ thống thông tin quản lí bán hàng của các đơn vi kinh doanh là quản lí thông tin liên quan tới hoạt động bán hàng, ví dụ như: Thông tin về hàng hoá, nhà sản xuất, khách hàng, đối thủ cạnh tranh... Thông tin đầu vào của hệ thống gồm các thông tin về hàng hoá, thông tin về khách hàng, nhà cung cấp, các hoạt động mua bán hàng, các hoạt động thu chi. Trên cơ sở đó đưa ra các số liệu về tình hình hoạt động kinh doanh của các đơn vị báo cáo lên các cấp lãnh đạo và các phòng ban để thuận tiện cho việc quản lí và hoạch định chiến lược kinh doanh phù hợp. Ngoài ra hệ thống còn cung cấp thông tin cho các đối tác làm ăn, các nhà đầu tư, các cấp quản lí nhà nước.. Với tình hình kinh doanh năng động hiện nay các cấp lãnh đạo của các đơn vi rất cần những thông tin chính xác đầy đủ kịp thời, không chỉ là các báo cáo định kỳ mà là các thông tin thường xuyên khi cần là phải có. Điều này không thể thực hiện được nếu chỉ dựa vào hệ thống thủ công. Điều này đòi hỏi cấp lãnh đạo của đơn vị đầu tư phát triển hệ thống thông tin phù hợp. 2 Cơ cấu tổ chức. Với các đơn vị hoạt động kinh doanh hàng hoá khác nhau thường có cơ cấu tổ chức khác nhau nhưng thông thường được tổ chức theo sơ đồ sau: Ban giám đốc Phòng kế hoạch Phòng kinh doanh Phòng kế toán Phòng kỹ thuất Hình 3.1 Cơ cấu tổ chức của các đơn vị hoạt động kinh doanh hàng hoá. 3 Các hoạt động chính: a Hoạt động quản lí thông tin. Thông tin cần quản lí của hệ thống bao gồm các thông tin: Thông tin về khách hàng: Đây là những thông tin liên quan tới bán hàng của đơn vị như nhà cung cấp, khách hàng mua hàng. Thông tin về mỗi đối tượng gồm có: Mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại , mã thuế... Thông tin về mặt hàng gồm: Mã hàng, tên hàng, đơn vị tính,thuế giá trị gia tăng, thuế tiêu thụ đặc biệt Thông tin về các nghiệp vụ xuất nhập hàng hoá như hoá đơn bán hàng, hoá đơn nhập hàng. Đối tượng này ta phải quan tâm tới các thông tin sau: Mã số chứng từ, thời điểm xảy ra nghiệp vụ, tên khách hàng mua và bán, loại tiền tệ được sử dụng trong nghiệp vụ, các loại hàng hoá được mua hoặc bán. Thông tin về hoạt động quản lí tiền mặt như hoạt động thu tiền, chi tiền, các hoạt động tài chính liên quan. Đối tượng này có các loại thông tin sau: Mã số phiếu (phiếu thu, phiếu chi..) số tiền, ngày xẩy ra nghiệp vụ. Đây là những thông tin cần thiết mà dựa trên cơ sở đó hệ thống có thể thiết lập các báo cáo cung c