Phân tích tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động

----------------------------------------------- x 100 VL loại i (i=1ữn) Số lượng VL loại i cần mua (theo kế hoạch trong kỳ) Kế hoạch sản xuất không chỉ phụ thuộc vào việc cung cấp vật liệu có đầy đủ, kịp thời hay không mà còn chịu ảnh hưởng mạnh mẽ của chất lượng vật liệu. Vật liệu có chất lượng tốt tạo điều kiện cho sản xuất tiến hành thuận lợi, chất lượng sản phẩm cao. Để phân tích chất lượng vật liệu ta sử dụng chỉ tiêu chỉ số chất lượng: n n ồ (Mil x Sik) ồ (Mik x Sik) i=1 i=1 I chất lượng = ------------------- : -------------------- n n ồ Mil ồ Mik i=1 i=1 Trong đó Mil, Mik: khối lượng vật liệu từng loại theo cấp bậc chất lượng loại i kỳ thực tế và kế hoạch Sik: đơn giá vật liệu từng loại theo cấp bậc chất lượng loại i kỳ kế hoạch I chất lượng > 1 chứng tỏ chất lượng vật liệu thực tế nhập kho càng cao. Trong cung ứng vật tư thì ngoài yêu cầu về số lượng, chất lượng, yêu cầu về tính đồng bộ, kịp thời, về tiến độ và nhịp điệu về cung ứng cũng rất cần thiết. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sản xuất kinh doanh. Khi phân tích các yêu cầu này cần so sánh giữa kế hoạch và thực hiện, đặc biệt khi phân tích tiến độ và nhịp điệu cung ứng có thể dùng đồ thị để biểu thị. 5.1.2- Phân tích tình hình dự trữ vật liệu Vật liệu là đối tượng lao động trong các doanh nghiệp sản xuất và là một phần quan trọng nhất trong tài sản dự trữ vì vật liệu đóng vai trò chính trong việc tạo ra thực thể vật chất của sản phẩm. Có thể nói vật liệu là điểm bắt đầu của một quá trình sản xuất. Vậy để quá trình sản xuất kinh doanh thực hiện liên tục không gián đoạn và có hiệu quả cao thì doanh nghiệp phải tiến hành dự trữ vật liệu. Lượng vật liệu dự trữ cho sản xuất phụ thuộc nhiều nhân tố khác nhau như: lượng vật liệu tiêu dùng bình quân, tình hình tài chính của doanh nghiệp, tính chất thời vụ của doanh nghiệp, thuộc tính tự nhiên của vật liệu... Để phân tích tình hình dự trữ vật liệu ở doanh nghiệp, cần so sánh số lượng vật liệu thực tế đang dự trữ theo từng loại với số lượng vật liệu cần dự trữ theo định mức hoặc kế hoạch. Nếu dự trữ dưới định mức tối thiểu thì sẽ không thể tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh một cách liên tục được và ngược lại, dự trữ cao hơn định mức dự trữ tối đa thì tất yếu dẫn đến tình trạng ứ đọng vốn. Do vậy, mục tiêu của dự trữ vật liệu là đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành một cách liên tục, đồng thời đảm bảo sử dụng vốn tiết kiệm và có hiệu quả. Ngoài ra, để xem xét tình hình cung ứng và dự trữ có đảm bảo cho sản xuất hay không thì chúng ta có thể tính hệ số đảm bảo: Vật liệu dự trữ đầu kỳ và nhập về trong kỳ Hệ số đảm bảo = ---------------------------------------------------------- Số vật liệu cần dùng trong kỳ Hệ số này tính cho từng loại nguyên vật liệu, đặc biệt là với nguyên vật liệu không thể thay thế được. 5.1.3- Phân tích tình hình sử dụng vật liệu Sử dụng tiết kiệm vật liệu là một trong những mục tiêu cơ bản để giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng mức lợi nhuận cho doanh nghiệp. Bởi vậy, việc phân tích tình hình sử dụng vật liệu vào sản xuất phải được tiến hành thường xuyên. Phân tích tình hình sử dụng vật liệu được tiến hành bằng cách so sánh tổng mức vật liệu sử dụng trong thực tế với kế hoạch (hay định mức). Tuy nhiên, tổng định mức sử dụng vật liệu tăng hay giảm, nhiều hay ít còn phụ thuộc vào kết quả sản xuất. Do đó, để đánh giá chính xác tình hình sử dụng vật liệu của doanh nghiệp thì cần phải liên hệ với kết quả sản xuất. Tỷ lệ % hoàn thành Tổng mức vật liệu sử dụng thực tế kế hoạch sử dụng = ---------------------------------------------------------------- x100 vật liệu Tổng mức Giá trị tổng sản lượng thực tế vật liệu x ---------------------------------------- sử dụng kế hoạch Giá trị tổng sản lượng kế hoạch Tổng mức Tổng mức Giá trị tổng sản lượng thực tế Số tuyệt đối = vật liệu - vật liệu x ---------------------------------------- sử dụng TT sử dụng KH Giá trị tổng sản lượng kế hoạch Ngoài ra khi phân tích hiệu quả của công tác dự trữ vật liệu còn dựa vào chỉ tiêu hệ số quay kho vật liệu. Chỉ tiêu này được tính cho toàn bộ vật liệu cũng như từng loại vật liệu. Trị số chỉ tiêu này càng lớn thì hiệu quả sử dụng vật liệu càng cao và ngược lại. Hệ số Giá trị vật liệu sử dụng trong kỳ quay kho = --------------------------------------------- vật liệu Giá trị vật liệu tồn kho bình quân Trong đó, giá trị vật liệu tồn kho bình quân được tính bằng cách lấy lượng tồn kho đầu kỳ cộng với lượng tồn kho cuối kỳ rồi chia cho 2. 5.2- Vốn lưu động và sự cần thiết phải nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động Vốn lưu động là biểu hiện bằng tiền của tài sản lưu động và tài sản trong lưu thông. Vốn lưu động được phân bổ ở nhiều khâu, nhiều lĩnh vực và đồng thời chúng lại chu chuyển nhanh nên việc phân bổ và sử dụng hợp lý loại vốn này có ý nghĩa rất lớn trong việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Trong quá trình sử dụng, đơn vị phải có trách nhiệm bảo toàn và phát triển vốn lưu động bằng cách thường xuyên kiểm tra tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng vật tư, hàng hoá, các khoản nợ phải thu và các loại vốn bằng tiền. Doanh nghiệp chỉ có thể thực hiện được sự bảo toàn vốn lưu động khi sử dụng có hiệu quả các loại tài sản lưu động nói trên. Như vậy, tổ chức hạch toán vật tư chặt chẽ, chính xác, hợp lý chính là tiền đề thúc đẩy việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Để bảo toàn, phát triển và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động phải thường xuyên thu thập thông tin, nhạy bén với sự thay đổi của giá cả thị trường để kịp thời có các quyết định hợp lý. Thông thường ở các doanh nghiệp, chủng loại vốn lưu động rất phức tạp, biến động thường xuyên nên nếu không xử lý tốt các vấn đề nảy sinh như tìm nguồn hàng, phương thức vận chuyển... thì quá trình sản xuất có nguy cơ bị gián đoạn. Chính vì vậy, vấn đề nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động trong điều kiện hiện nay ngày càng trở nên bức thiết. 5.3- Các chỉ tiêu phản ánh hiệu quả sử dụng vốn lưu động 5.3.1- Chỉ tiêu chung Hiệu quả chung về sử dụng vốn lưu động được phản ánh qua chỉ tiêu sức sinh lời của vốn: Sức sinh lợi Lợi nhuận thuần của = ------------------------------------- vốn lưu động Vốn lưu động bình quân Chỉ tiêu này phản ánh một đồng vốn lưu động tạo ra mấy đồng lợi nhuận thuần hay lãi gộp. Nếu sức sinh lợi của vốn lưu động tăng lên thì chứng tỏ hiệu quả sử dụng vốn lưu động tăng lên và ngược lại. 5.3.2- Chỉ tiêu về tốc độ luân chuyển vốn lưu động Đẩy nhanh tốc độ luân chuyển của vốn lưu động sẽ góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Để xác định tốc độ luân chuyển của vốn lưu động người ta thường sử dụng các chỉ tiêu sau Số vòng quay Tổng số doanh thu thuần của = ----------------------------------- vốn lưu động Vốn lưu động bình quân Chỉ tiêu này cho biết số vốn lưu động quay được bao nhiêu vòng trong kỳ. Nếu số vòng quay tăng chứng tỏ hiệu quả sử dụng vốn lưu động tăng và ngược lại. Đồng thời nó phản ánh khả năng sản xuất của vốn lưu động: một đồng vốn đem lại mấy đồng doanh thu. Thời gian một vòng quay Thời gian kỳ phân tích của = ----------------------------------------- vốn lưu động Số vòng quay của vốn lưu động Chỉ tiêu này thể hiện số ngày cần thiết để cho vốn lưu động quay được một vòng. Thời gian một vòng luân chuyển càng nhỏ thì tốc độ luân chuyển càng lớn. Ngoài ra khi phân tích có thể sử dụng chỉ tiêu hệ số đảm nhiệm vốn lưu động. Hệ số này càng nhỏ chứng tỏ hiệu quả sử dụng vốn lưu động càng cao. Hệ số đảm nhiệm Vốn lưu động bình quân tham gia luân chuyển của = ------------------------------------------------------------- vốn lưu động Tổng số chu chuyển 5.4- Mối quan hệ giữa tăng cường quản lý trong công tác cung ứng, dự trữ và sử dụng vật tư với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động Thông qua các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sử dụng vốn lưu động như: số vòng quay của vốn lưu động, sức sinh lời, ta thấy rằng với một số vốn lưu động nhất định, hiệu quả sử dụng sẽ tăng lên khi doanh thu tăng lên và lợi nhuận tăng lên. Doanh thu và lợi nhuận biến đổi do ảnh hưởng của nhiều yếu tố trong đó có yếu tố vật liệu. Trước hết, vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến sản phẩm do đó tác động đến doanh thu cũng như lợi nhuận. Việc sử dụng vật liệu phải hợp lý và tiết kiệm được chi phí lại vừa đảm bảo chất lượng sản phẩm. Đồng thời, vật liệu là một yếu tố quan trọng trong quá trình sản xuất, đòi hỏi việc cung ứng và dự trữ vật liệu phải đảm bảo cả về số lượng và chất lượng cũng như tính kịp thời và đồng bộ. Chính điều này tác động đến quá trình sản phẩm do đó nó làm ảnh hưởng tới doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp. Mặt khác, việc cung ứng và dự trữ vật liệu cũng ảnh hưởng đến tốc độ chu chuyển vốn lưu động. Nếu cung ứng thừa và dự trữ quá lớn sẽ gây ra ứ đọng vốn, làm chậm tốc độ chu chuyển của vốn và giảm hiệu quả sử dụng vốn. Qua phân tích ta thấy rằng công tác quản lý vật tư có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Chính vì vậy cần phải tăng cường công tác quản lý vật tư (bao gồm cả cung ứng dự trữ và sử dụng vật tư) thông qua các biện pháp như: Tổ chức cung ứng vật tư đầy đủ và kịp thời, đảm bảo chất lượng cũng như số lượng. Xác định đúng nhu cầu vật liệu để có kế hoạch huy động vốn một cách hợp lý. Thường xuyên kiểm soát hàng tồn kho, bám sát thị trường để dự trữ đúng chủng loại và số lượng. Tổ chức hợp lý quá trình lao động, tăng cường kỷ luật sản xuất, thực hiện nghiệm thu sản phẩm. áp dụng khoa học kỹ thuật vào sản xuất nhằm sử dụng hiệu quả vật liệu, giảm chi phí sản xuất. Phần thứ hai Thực trạng hạch toán vật liệu và công cụ, dụng cụ với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty in Công đoàn Việt Nam 1 - Khái quát chung về Công ty In Công đoàn Việt Nam 1.1- Quá trình hình thành và phát triển của Công ty In Công đoàn Việt Nam Công ty In Công đoàn Việt Nam là doanh nghiệp Nhà nước thuộc Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, tiền thân là nhà in Lao động được thành lập từ ngày 28-8-!945. Đây là một cơ sở in được ra đời rất sớm cùng với sự ra đời và phát triển của sự nghiệp xuất bản sách báo Cách mạng ở nước ta. Ban đầu, nhà in tuy chỉ hoạt động với công nghệ in ty-pô thô sơ, lạc hậu nhưng luôn nỗ lực đáp ứng nhu cầu các loại sách báo, tài liệu phục vụ công tác tuyên truyền, giác ngộ đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước và Công đoàn Việt Nam đến các tầng lớp nhân dân. Năm 1966, nhà in của tổ chức Công đoàn Việt Nam được Tổng Công hội Trung Quốc viện trợ cho một dây chuyền công nghệ in ty-pô tương đối đồng bộ và hiện đại nhất vào lúc bấy giờ, trong đó đáng kể nhất là 2 chiếc máy in cuộn để in báo Lao động. Đến năm 1972, do đế quốc Mỹ đánh phá miền Bắc nên Ban Bí thư TW Đảng quyết định trưng dụng 2 chiếc máy in cuộn để xây dựng cơ sở dự phòng in báo Nhân dân tại khu sơ tán tỉnh Hoà Bình. Một số thiết bị máy móc và cán bộ công nhân viên được điều chuyển sang Bộ Văn Hoá và tăng cường cho cơ sở in của Công đoàn ở chiến khu B. Đất nước thống nhất, nhà in phát triển nhanh chóng với quy mô to lớn hơn nhưng hoạt động dưới sự bao cấp của Nhà nước. Sau năm 1986, nền kinh tế nước ta chuyển đổi từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước khiến cho doanh nghiệp gặp phải những khó khăn không thể tránh khỏi. Nhà in từ đây phải tự hạch toán trang trải chi phí và phải nỗ lực phấn đấu để hoạt động của ngành giữ vững định hướng XHCN. Kể từ đây đã có nhiều chuyển biến lớn trong hoạt động kinh doanh của công ty. Tháng 5/1994 Đoàn chủ tịch Tổng liên đoàn lao động Việt Nam có Quyết định số 446/TLĐ ngày 14/05/1994 phê duyệt dự án cho phép công ty đầu tư nâng cấp mở rộng Công ty In Công đoàn Việt Nam bằng nguồn vốn vay trung hạn ngoại tệ 600.000 USD của Ngân hàng đầu tư phát triển Việt Nam nhằm đảm nhận in tờ báo Lao động nhiều màu 3 kỳ/tuần tại Hà nội (trước được in tại thành phố Hồ Chí Minh). 5 năm gần đây, công ty phát triển nhanh chóng về năng lực và công nghệ khiến cho số lượng sách được in ra tăng vọt cả đầu sách và số lượng bản sách xuất ra : sô lượng trang in năm 1999 là 4,5 tỷ. Nhờ vậy kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty In Công đoàn Việt Nam trong những năm gần đây đã tăng lên đáng kể. Ta có thể thấy rõ điều đó thông qua một số chỉ tiêu tài chính sau (Bảng số 11): Bảng số 11: Một số chỉ tiêu tài chính của công ty Đơn vị tính: 1000đ Năm Chỉ tiêu 1996 1997 1998 1999 Tổng doanh thu 12 212 088 13 809 900 13 603 768 20 739 774 Doanh thu thuần 12 088 461 13 680 403 13 539 059 20 739 774 Giá vốn hàng bán 11 650 752 13 118 209 13 046 930 19 853 138 Lợi nhuận gộp 437 709 562 194 452 129 886 636 Chi phí quản lý DN - - - 117 606 Lợi nhuận thuần từ HĐKD 437 709 562 194 452 129 769 030 Chi phí bất thường - - - 9 255 Tổng lợi nhuận trước thuế 437 709 562 194 452 129 759 775 Vốn kinh doanh 4 229 678 6 096 059 2 325 632 4 434 727 Phải nộp NSNN 153 198 445 842 356 265 742 128 Thu nhập bình quân/người/tháng 850 882 869 950 Ghi chú: Do trước năm 1999, tại công ty TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp và TK 821 - Chi phí bất thường không được sử dụng. Khi có các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bất thường phát sinh, kế toán đều hạch toán chung vào TK 627 - Chi phí sản xuất chung nên không có số liệu của TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp và TK 821 - Chi phí bất thường từ năm 1998 trở về trước. 1.2 - Đặc điểm quy trình công nghệ 1.2.1- Nhiệm vụ kinh doanh của công ty Là một doanh nghiệp Nhà nước nên Công ty In Công đoàn Việt Nam ngoài việc phải đảm bảo các nhiệm vụ sản xuất do Nhà nước giao còn phải tự vận động tìm nguồn hàng nhằm giữ vững và tăng cường vị thế của công ty trước sự cạnh tranh quyết liệt trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Các mặt hàng kinh doanh của công ty bao gồm: Sách báo, tạp san như các loại sách chính trị, giáo dục, văn học,... và các loại báo, tạp chí do các nhà xuất bản hay các toà soạn đặt in. Văn hoá phẩm như các loại tranh, ảnh, lịch, bưu thiếp, tem nhãn,... Các sản phẩm khác bao gồm các sản phẩm in đơn giản, có thể trình bày bằng phương pháp thủ công và có số lượng ít như thiếp mời, phong bì,... 1.2.2 - Quy trình công nghệ của công ty Quy trình công nghệ của công ty là một chu trình kinh doanh khép kín: Khách hàng tới đặt in tại phòng kế hoạch vật tư; phòng kế hoạch vật tư xem xét các thủ tục pháp lý như giấy giới thiệu, giấy phép in, giấy đăng ký chất lượng mẫu mã đã đầy đủ hay chưa và tiến hành thoả thuận về giá cả; rồi từ đó phòng kế hoạch vật tư hợp đồng trình giám đốc ký duyệt. Căn cứ vào hợp đồng được hai bên ký, phòng kế hoạch vật tư lập lệnh sản xuất và triển khai sản xuất từ khâu chế bản in đến khi sản phẩm in được hoàn thiện. Kiểm tra chất lượng, bao gói ở phân xưởng sách; ấn phẩm hoàn chỉnh nhập kho thành phẩm, phân xưởng sách chuyển lệnh sản xuất và mẫu ấn phẩm tương ứng về phòng kế toán - tài vụ thanh toán hợp đồng và giao cho khách hàng.  - Quy trình công nghệ sau lệnh sản xuất: Sơ đồ 8: Đóng sách In offset Chế bản Trong đó: - Quy trình công nghệ chế bản Chế bản ảnh và chữ Kiểm tra, nghiệm thu chế bản Bình bản Kiểm tra, nghiệm thu bình bản Phơi bản Kiểm tra, nghiệm thu bản in và chuyển in Sơ đồ 9: - Quy trình công nghệ in offset Sơ đồ 10: Chuẩn bị lấy tay kê Lấy tay kê Cân bằng mực- dung dịch làm ẩm duyệt in In số lượng Kiểm tra chất lượng sản phẩm - Quy trình công nghệ hoàn thiện sản phẩm (sách) Đóng kẹp Đóng lồng Hồ nóng Pha cắt Bìa sách Tay sách Bấm gáy Gấp Bắt soạn Đóng ruột sách ép bó Khâu chỉ Ruột sách khâu chỉ Vào bìa tay Xén ba mặt kiểm tra chất lượng sản phẩm Đóng gói, dán nhãn Hồ giả Nhập kho Ruột sách không khâu Vào bìa Tem nhãn Sơ đồ 11: 3 - Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh Công ty In Công đoàn Việt Nam có cơ cấu tổ chức trực tuyến nên toàn bộ các vấn đề được giải quyết theo một kênh liên hệ đường thẳng: Quan hệ giám đốc với các phòng ban Giám đốc là người lãnh đạo trực tiếp, có toàn quyền quyết định và đề ra nhiệm vụ cho từng phòng ban. Sau đó các phòng ban sẽ báo cáo kết quả lại cho Giám đốc và có thể phản ánh với giám đốc về các vướng mắc trong quá trình thực thi nhiệm vụ hay đưa ra các sáng kiến để giám đốc xem xét. Quan hệ các phòng ban với nhau Quan hệ giữa phòng tổ chức hành chính với các phòng ban khác Phòng tổ chức hành chính chịu sự quản lý của Giám đốc và sắp xếp các công việc cho từng công nhân sao cho phù hợp với công việc của họ vào đúng việc phù hợp với tay nghề của từng người rồi báo cáo về cho ban Giám đốc. Quan hệ giữa phòng kế hoạch vật tư với các phòng ban khác Phòng kế hoạch vật tư đưa ra và thực hiện kế hoạch đã định. Phòng thực hiện quản lý các phân xưởng theo chiều dọc. Khi các sản phẩm đã hoàn thành được đưa về cho phòng tổ chức hành chính và phòng kế toán - tài vụ biết để phòng tổ chức hành chính đánh giá năng suất lao động của công nhân để tính lương và thưởng; còn trong sản xuất in ấn có sự cố kỹ thuật đối với dây chuyền in ấn thì thông tin cho phòng kỹ thuật cơ điện để tiến hành sửa chữa. Phòng kế hoạch vật tư chỉ đạo các phân xưởng, tổ sản xuất thực hiện kế hoạch và thông báo lại các kết quả trong quá trình làm việc về cho phòng kế hoạch vật tư. Quan hệ giữa phòng kỹ thuật cơ điện với các phòng ban khác Bộ phận kỹ thuật cơ điện thực hiện bảo dưỡng thiết bị máy móc ở phòng kế hoạch vật tư báo sang, các khoản chi phí trong quá trình bảo dưỡng, sửa chữa và thay thế được đưa về phòng kế toán- tài vụ để quyết toán. Quan hệ giữa phòng kế toán - tài vụ với các phòng ban khác Phòng kế toán - tài vụ thực hiện mọi chức năng chi trả, cả trong và ngoài công ty, nhận vốn từ trên giao và phân chia chi trả cho quá trình sản xuất kinh doanh. Như vậy phòng kế toán - tài vụ liên quan đến tất cả các phòng ban trong công ty thông qua chi trả, cấp phát cho các phòng ban trong quá trình sản xuất kinh doanh có những phát sinh ra. Ngoài ra, toàn bộ quá trình làm việc của các phòng ban chức năng có vấn đề nảy sinh đều phải có báo cáo thường xuyên cho ban Giám đốc để có kế hoạch mới thực hiện sản xuất. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty In Công đoàn Việt Nam: Giám đốc Phòng kế hoạch vật tư Phòng kỹ thuật cơ điện Phòng kế toán - tài vụ Phòng tổ chức hành chính Sơ đồ 12: 1.4 - Đặc điểm tổ chức quản lý Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty đó là các bộ phận lao động quản lý chuyên môn với trách nhiệm được bố trí thành cấp, khâu khác nhau và có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau để cùng tham gia quản lý công ty. Cũng như rất nhiều doanh nghiệp khác, Công ty In Công đoàn Việt Nam có giám đốc là người đứng đầu, giúp việc cho giám đốc là các phòng ban chức năng. Giám đốc kết hợp với Đảng uỷ và Công đoàn thành lập ra ban lãnh đạo công ty từ các phòng ban chức năng tới các phân xưởng và tổ sản xuất. Bộ máy quản lý của Công ty In Công đoàn Việt Nam được tổ chức theo nguyên tắc khép kín, gọn nhẹ, không có phòng ban trung gian nên đảm bảo tính chính xác và kịp thời của thông tin. Nhiệm vụ của các phòng ban là tổ chức việc thực hiện các chỉ tiêu kinh tế - kỹ thuật và lao động được xác định trong kế hoạch lao động sản xuất; Đồng thời, các phòng ban tìm ra các biện pháp tối ưu đề xuất với giám đốc nhằm giải quyết các khó khăn trong hoạt động sản xuất kInh doanh, đem lại hiệu quả và lợi nhuận cao cho công ty. Việc theo dõi kiểm tra và chỉ đạo thực hiện các tiến độ sản xuất, các quy trình công nghệ cũng là một trong những nhiệm vụ của các phòng ban. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy quản lý của công ty như sau: Giám đốc: Giám đốc là người có quyền quyết định cao nhất trong công ty và phải chịu trách nhiệm trước các hoạt động của công ty. Giám đốc chính là người đại diện của doanh nghiệp ký nhận vốn kinh doanh và các nguồn lực khác do đơn vị cấp trên giao, đồng thời phải đảm bảo việc sử dụng hiệu quả nguồn vốn, bảo toàn và phát triển nguồn vốn được cấp. Các phương án sử dụng vốn và kế hoạch thực hiện phương án đó do giám đốc xây dựng với sự tham mưu của các phòng ban trong công ty. Giám đốc có quyền đề nghị cấp trên bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, nâng cấp bậc lương ... cho các cá nhân trong doanh nghiệp. Phòng tổ chức - hành chính: Tham mưu, giúp việc cho giám đốc về việc quản lý các hồ sơ của công ty, nghiên cứu những chính sách, chế độ liên quan đến các cán bộ, công nhân viên trong công ty như vấn đề tiền lương, thưởng, BHXH, BHYT,... và xây dựng nội quy, quy chế kỹ thuật lao động, tuyển dụng lao động. Tuy nhiên, các chính sách, chế độ hay nội quy trước khi đi vào thực hiện trong công ty đều phải qua giám đốc ký duyệt. Phòng kế hoạch vật tư: Phòng kế hoạch vật tư có nhiệm vụ giúp đỡ giám đốc trong việc xây dựng các kế hoạch sản xuất và tìm kiếm khách hàng cũng như nguồn hàng cho công ty. Các kế hoạch, định mức trong doanh nghiệp, các kế hoạch sử dụng vốn, kế hoạch tăng năng suất lao động... phòng đều tham gia giúp đỡ giám đốc và sau đó triển khai thực hiện ở các phân xưởng. Phòng còn có nhiệm vụ lập kế hoạch nhu cầu vật tư phục vụ cho sản xuất kinh doanh theo từng tháng, quý, năm; đồng thời tìm kiếm nguồn hàng cho công ty phục vụ kịp thời cho sản xuất. Phòng kỹ thuật cơ điện: Chịu trách nhiệm hoàn toàn về kỹ thuật sản xuất của từng loại sản phẩm, hướng dẫn kỹ thuật sản xuất cho từng bộ phận, tới người sản xuất và theo dõi, giám sát quá trình thực hiện. Phòng có nhiệm vụ theo dõi quản lý toàn bộ trang bị kỹ thuật cơ khí, thiết bị chuyên dùng... Ngoài ra phòng phải lập kế hoạch về phương án đầu tư chuyên sâu, dự phòng các phụ tùng thay thế, tham gia công tác an toàn lao động, vệ sinh lao động và đào tạo cơ khí kỹ thuật. Phòng kế toán - tài vụ: Có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc trong hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm; đồng thời quản lý mọi mặt hoạt động có liên quan đến công tác tài chính, kế toán như tổng hợp thu chi, công nợ, giá thành sản phẩm hoàn thành, dự toán sử dụng nguồn vốn... Sơ đồ 13: Sơ đồ tổ chức của Công ty in Công đoàn Việt Nam (Theo Quyết định số 747/TLĐ ngày 29/05/1997 của Đoàn Chủ tịch Tổng liên đoàn) Ban tài chính Tổng liên đoàn Lao động Việt Nam Phòng kế toán - tài vụ Đoàn Chủ tịch Tổng liên đoàn Lao Động Việt Nam Ban tổ chức Tổng liên đoàn Lao động Việt Nam Cục kinh tế Công đoàn Việt Nam Công ty In Công đoàn Việt Nam Phòng tổ chức hành chính Phân xưởng chế bản Phân xưởng máy in Phân xưởng đóng sách Phòng kế hoạch vật tư Phòng kỹ thuật cơ điện Tổ sách 1 Tổ máy in cuộn Tổ bình bản Tổ sách 2 Tổ bảo vệ Tổ máy in 5 màu Tổ vi tính Tổ sách 3 Tổ xếp gấp+KCS Tổ máy in 1 màu Tổ chụp bản Tổ lồng báo Tổ kho vận Tổ cơ điện Quan hệ chỉ đạo Quan hệ phối hợp 1.5- Đặc điểm kế toán của công ty 1.5.1- Tổ chức bộ máy kế toán của công ty Bộ máy kế toán của Công ty In Công đoàn Việt Nam được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty cũng như trình độ của nhân viên kế toán. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty In Công đoàn Việt Nam Sơ đồ 14: Kế toán tổng hợp và kế toán TSCĐ Kế toán trưởng và kế toán thanh toán Kế toán vật tư Kế toán tiền lương và kế toán công nợ Thủ quỹ Nhiệm vụ của mỗi bộ phận trong phòng kế toán như sau: Kế toán trưởng và kế toán thanh toán Kế toán trưởng là người phối hợp hoạt động của các nhân viên kế toán, phối hợp hoạt động giữa các nội dung của công tác kế toán nhằm đảm bảo sự thống nhất về mặt số liệu và các quy trình kế toán. Bên cạnh đó, kế toán trưởng còn có trách nhiệm đôn đốc, kiểm tra công tác của các nhân viên kế toán. Kế toán thanh toán phải thường xuyên theo dõi các giao dịch của công ty với các nhà cung cấp, ngân hàng và khách hàng; Hàng tháng kế toán thanh toán lập Báo cáo chuyển cho kế toán tổng hợp. Kế toán tổng hợp và kế toán TSCĐ Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ tập hợp số liệu do các nhân viên kế toán khác cung cấp để từ đó lập các báo cáo tổng hợp. Hàng quý kế toán tổng hợp lập báo cáo tài chính gửi cho các bên liên quan và hàng năm kế toán tổng hợp thực hiện quyết toán cuối năm và đối chiếu số liệu với kế toán các phần hành có liên quan khác. Kế toán TSCĐ phải đảm bảo công tác hạch toán để luôn nắm được chính xác các thông tin về các tài sản cố định của công ty như tài sản hiện có bao nhiêu (giá trị và hiện vật tương ứng), mới cũ thế nào, ai sử dụng, sử dụng như thế nào, tăng giảm bao nhiêu,... Kế toán công nợ và kế toán tiền lương Kế toán công nợ theo dõi tình hình công nợ của công ty và cuối tháng, cuối quý lên bảng kê tổng hợp theo dõi công nợ khách hàng. Kế toán tiền lương phải tính chính xác lương và các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT và KPCĐ cho các cán bộ, công nhân viên ở trong công ty. Sau đó, các bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương sẽ được nộp cho kế toán tổng hợp. Kế toán vật tư Nhiệm vụ của kế toán phần hành này là theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn cho từng loại nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ; lập các sổ chi tiết về nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng cụ để đối chiếu với kế toán tổng hợp. Thủ quỹ Thủ quỹ có nhiệm vụ thu chi tiền mặt dựa trên các phiếu thu, chi do kế toán thanh toán chuyển sang và phải luô