Phân tích và thiêt kế cơ sở dữ liệu bằng Microsoft Access trong việc quản lí thu chi tài chính

Đặt vấn đề Trong những thập kỉ gần đây ngành công nghệ thông tin phát triển một cách nhanh chóng và có nhiều bước nhảy vọt .Công nghệ thoong tin được áp dụng vào mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Ở Việt Nam dù ngành công nghệ thông tin vừa mới du nhập vào và còn non trẻ , nhưng đã có một tốc độ khá nhanh và đang được áp dụng rộng rãi trong những lĩnh vực của nền kinh tế góp phần thúc đẩy sự phát triển của xã hội . Mục tiêu của ngành tin học ứng dụng nói riêng và ngành công nghệ thông tin nói chung là áp dụng tối đa thành quả của khoa học kĩ thuật vào quá trình sản xuất kinh doanh nhằm giảm bớt sức lao động của con người tiếc kiệm được thời gian , nâng cao độ chính xác . Một trong những biện phát để nâng cao hiệu quả kinh tế là việc tổ chức hệ thống quản lí một cách lô gic và chặt chẽ . Để phục vụ cho mục tiêu này hãng Microsoft Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trường window , trong đó đã cài sẵn các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tực động sản sinh ra các chương trình cho bài toán thường gặp trong quản lí, thống kê, kế toán . Với Access người ta không dùng câu lện cụ thể như Pascan hay foxpro mà chỉ tổ chức cơ sở dữ liệu và thiết kế các yêu cầu , công việc cần giải quyết. Trong đồ án môn học này em trình bày về ứng dụng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access trong vấn đề quản lí tài chính. Do thời gian có hạn và kiến thức hiểu biết con hạn chế nên trong đồ án vẫn còn những chỗ chưa đạt em mong nhận được sự quan tâm chỉ bảo của các thầy cô. Phần I Phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu I: Chức năng của chương trình chính: 1: Tổng quan về chương trình chính: Chương trình chính nhập dữ liệu Tìm kiếm In ấn Báo cáo Giúp đỡ thoát 2: Phân tích các chức năng của các thành phần trong chương trình chính: 2.1:Chức năng nhập dữ liệu: Việc đầu tiên có thể làm với hệ quản trị cơ sở dữ liệu là cần phải có số liệu. Dữ liệu nhập vào phải mang tính đầy đủ nhưng đồng thời phải mang tính tối ưu.Tức là dữ liệu nhập vào không được phép thừa .do đó chức năng này nhằm mục đích dùng các Form để nhập dữ liệu cho cơ sở dữ liệu . Các bảng này đã được liên kế với nhau thành một thể thống nhất nên việc nhập số liệu phải theo một trình tự và phải phù hợp với kiểu của các dữ liệu trong bảng. Tổng quan về chức năng nhập dữ liệu: nhập dữ liệu nhập nguồn vốn nhập tài sản nhập thông tin về khách hàng nhập tài khoản kế toán 2.1.1:nhập nguồn vốn dùng cập nhật thông tin v ề nguồn vốn ,chỉnh sủa ,hoàn thiện số liệu để báo cáo. 2.1.2:nhập tài sản Dùng cập nhật số liệu về tài sản,chỉnh sửa ,hoàn thiện số liệu để báo cáo,phân tích.. 2.1.3:nhập thông tin về khách hàng D ùng cho việc bổ xung sửa chữa các thông tin có liên quan tới khách hàng. 2.1.4:nhập tài khoản kế toán Xem xét cập nhật dữ liệu cho các tài khoản của cơ quan 2.2:chức năng tìm kiếm chức năng tìm kiếm Tìm kiếm chứng từ theo tên Tìm kiếm chứng từ theo số hiệu chứng từ Tìm kiếm phiếu chi Tìm kiếm phiếu thu Tìm kiếm khách hàng Lý do chi Ngày chi số tièn chi người chi Lý do thu người thu số tiền thu người nộp Theo đối tượng Theo tên Chức năng tìm kiếm:trên cơ sở là các query , các bảng đã được liên kết với nhau trở thành một thể thống nhất thì khi tìm một vấn đề nào đó ta chỉ việc gọi bảng hoặc query tạo từ các bảng có liên quan ra làm việc . 2.1 Tìm kiếm chứng từ theo tên : Với việc biết được tên của chứng từ là gì ta có the tìm ra được các thông tin có liên quan đến chứng từ đó khi sử dụng chức năng này. 2.2 Tìm kiếm chứng từ theo số hiệu chứng từ: Khi đọc một số hiệu chứng từ nào đó không quen thuộc bạn co thể dùng chức năng này để tra cứu các thông tin về chứng từ đó . 2.3 Tìm kiếm phiếu chi: 2.3.1 Tìm kiếm phiếu chi theo lý do chi: Bạn chỉ nhớ lí do chi khoản đó là A bạn muốn co thông tin đầy đủ về khoản chi đó.chức năng này sẽ giúp đỡ bạn làm việc đó một cách dễ dàng 2.3.2 tìm kiếm phiếu chi theo ngày chi: Có người hỏi bạn về các khoản chi trong ngày X nào đó bạn không thể có được câu trả lời ầy đủ và chính xác trong thời gian ngắn .Nhưng nếu dùng chức năng này bạn sẽ dễ dàng làm đựoc điều này. 2.3.3 Tìm kiếm phiếu chi theo người chi: yêu cầu đặt ra là tìm phiếu chi do ông (b à) Y nào đó kí để làm sáng tỏ một việc nào đó chẳng hạn, bạn sẽ có ngay câu trả lời khi dùng chức năng n ày 2.3.4 Tìm kiếm phiếu chi theo số tền chi: Một khoản tiền chi đã biết trước nhưng bạn không nhớ nổi các thông tin có liên quan tới khoản chi đó hãy dung chức n ăng này bạn se có câu tr ả lời chính xác nhất. 2.4 tìm kiếm phiếu thu: Tương tự như việc tìm kiém phiếu chi ta có thể biết được các thong tin về việc thu khi biết lí do thu, hoặc ngày thu,họăc số tiền thu hoặc người nộp nếu sử dụng các chức năng này. 3 Chức năng in ấn : để thực hiện viẹc in ấn các tài liệu như :phiếu thu , phiếu chi, sổ cái , bảng cân đối kế toán , sổ đăng kí chứng từ ghi sổ. 4 Chức năng báo cáo: Báo cáo số dư theo từng tháng số dư nguồn vốn Tài sản Tình hình thu chi của các tài khoản đến thời điểm hiện thời 4.1 Báo cáo số dư theo từng tháng Nhờ báo này mà nhà quản lí có thể tính được lãi lỗ và thấy được tình hình cua cơ quan mình 4.2 Báo cáo số dư: Đây là bản báo cáo quan trọng dùng cho các tính toán ,hạch toán kế toán 4.3 Báo cáo nguồn vốn : dựa theo kết quả báo cáo để phân tich tình hình của cơ quan 4.4 Báo cáo tài sản: tương tự phần nguòn vốn 4.5 Báo cáo tình hình thu chi của các tài khoản đến thời điểm hiện thời: Cung cấp số liệu quan trọng cho việc định hướng đi tiếp theo của cơ quan 5 Chức năng giúp đỡ : Giúp tìm hiểu về tác giả , đồ án 6 Chức năng thoát Có 2 lựa chọn :Một là thoát về window,hai là đóng cửa sổ hiện thời Phần II: QUÁ TRÌNH THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU 1 Tạo bảng Có thể nói thiết kế bảng là việc đàu tiên cho việc thiết kế bất cứ một cơ sở dữ liệu nào . Đây là nơi lưu dữ dữ liệu của cơ sở dữ liệu .Các bảng phải chứa đầy đủ nhất thông tin của cơ sở dữ liệu . Công việc quản lý thu chi tài chính cần tạo các bản sau. 1.1 Bảng chứng từ ghi sổ Bảng này lưu trữ các thông tin về chứng từ ghi sổ . Bảng chi tiết : STT tên trường kiểu độ rộng giải thích 1 số hiệu text 50 tên chứng từ text 50 3 stt number integer s ố th ứ t ự 4 TK nợ number integer 5 TK có number integer 6 Số tiền (triệu việt nam đồng ) number long integer 7 ngày date/time short time 8 trích yếu text 50 9 ghi chú text 80 1.2 Danh mục chứng từ kế to án : Bảng này lưu tr ữ các ch ứng t ừ kế toán stt tên trường kiểu đ ộ rộng giải thích 1 stt number integer s ố th ứ t ự 2 tên chứng t ừ text 50 3 số hiệu chứng t ừ text 50 1.3 Đ ối t ư ợng kh ách h àng Bảng này lưu tr ữ các thông tin c ủa đối tượng khách hàng nh ư :mã đối tượng , tên đối tượng . Bảng chi tiết : stt tên trường kiểu độ rộng giải thích 1 mã DT number integer mã đối tượng 2 tên DT text 50 tên đối tượng 1.4 Khách hàng : Lưu thông tin về khách hàng Bảng chi tiết: stt tên trường kiểu độ rộng giải thích 1 mã KH number long integer mã khách hàng 2 họ tên KH text 50 3 Địa chỉ text 50 4 điện thoại text 50 5 stt Au to number long integer số thứ tự 6 mã DT number integer mã đối tượng 1.5 Nguồn vốn: Bảng này lưu trữ các thông tin về nguồnvốn Bảng chi tiết: stt tên trường độ rộng kiểu giải thích 1 số long integer autonumber 2 TT 10 text thứ tự 3 nguồn vốn 50 text 4 mã integer number 5 TK integer number tài khoản 6 số đầu năm single number 7 số cuối kỳ single number 1.6 Phiếu chi: Bảng này lưu thông tin của các phiếu chi Bảng chi tiết: stt tên trường độ rộng kiểu giải thích 1 số integer number 2 quyển số integer number 3 TK nợ integer number tài khoản nợ 4 lý do chi 200 text 5 người chi 50 text 6 số tiền (bằng chữ) 200 text 7 số tiền (bằng số) long integer number 8 TK có integer number tài khoản 9 số hiệu chứng từ kèm theo 50 text 10 ngày chi shortdate date/time 1.7 Phiếu thu: Bảng này lưu thông tin của các phiếu thu Bảng chi tiết: stt tên trường độ rộng kiểu giải thích 1 số integer number 2 quyển số integer number 3 TK nợ integer number tài khoản nợ 4 lý do thu 200 text 5 người nộp 50 text 6 số tiền (bằng chữ) 200 text 7 số tiền (bằng số) long integer number 8 TK có integer number tài khoản 9 số hiệu chứng từ kèm theo 50 text 10 ngày thu shortdate date/time 1.8 Số dư: Lưu trữ các số liệu về số dư Bảng chi tiết: stt tên trường độ rộng kiểu giải thích 1 mã TK 6 text mã tài khoản 2 mã long integer number 3 diễn giải 40 text 4 số dư đầu kỳ double number 5 nợ double number 6 có double number 7 số dư cuối kỳ double number 1.9 số dư theo từng tháng: bảng chi tiết : stt tên trường kiểu độ rộng ghi chú 1 tháng number byte 2 so du dau thang number double 3 so du cuoi thang number double Bảng thiết kế: bảng này chứa thông tin về số dư theo từng tháng 1.10 Bảng số số liệu tài sản kế toán: Bảng chi tiết: stt tên trường kiểu độ rộng ghichú 1 TT auto number long integer thứ tự 2 so_hieu_tk_cap_I number integer 3 so_hieu_tk_cap_II number integer 4 t ên_tk text 50 Bảng thiết kế: 1.11 Bảng tài khoản kế toán tham khảo: Bảng chi tiết : stt tên trường kiểu độ rộng ghichú 1 TT auto number long integer thứ tự 2 so_hieu_tk_cap_I number integer 3 so_hieu_tk_cap_II number integer 4 t ên_tk text 50 Bảng này lưu thông tin về các tài khoản ,dùng để tham khảo 1.12 Bảng tài sản: Bảng chi tiết : STT tên trường độ rộng kiểu giải thích 1 số long integer autonumber 2 TT 10 text thứ tự 3 tài_sản 50 text 4 mã integer number 5 TK integer number tài khoản 6 số_đầu_năm single number 7 số_cuối_kỳ single number Quan hệ giữa các bảng: 2.Tao các truy vấn: Truy vấn thực chất là 1 câu lệnh SQL được xây dựng nhờ công cụ của Access dùng để tổng hợp dữ liệu từ các bảng nguồn . Khi thực hiện truy vấn bảng tổng hợp gọi là bảng dynaset không phải là bảng , nó không được xếp vào trong đĩa và sẽ bị xoá khi kết thúc (đóng) truy vấn. Truy vấn là một coong cụ mạnh của Access dùng để :tổng hợp , sắp xếp và tìm kiếm dữ liệu.Một truy vấn được tạo có thể sử dụng để tạo các truy vấn khác . Trong cơ sở dữ liệu này gồm các truy vấn : 2.1 Bảng cân đối kế toán : Truy vấn này lấy dư liệu từ bảng số dư nhưng chi rlấy phần dữ liệu có mã >99 để làm được đièu này ta gõ vào dòng criteria “>99”. Cụ hể thì các trường trong truy vấn này như sau: stt tên trường nguồn dữ liệu 1 diễn giải số dư 2 mã số dư 3 số dư đầu kì số dư 4 số dư cuối kì số dư 2.2 bảng cân đối ngoài bảng kế toán: Có cấu tạo tuơng tự truy vấn bảng cân đối kế toán truy van này chi khác ở điều kiện tên dòng criteria ,cột mã ta ghi “<=99” cụ thể các trường trong truy vấn như sau : STT Tên trường Nguồn dữ liệu 1 diễn giải số dư 2 mã số dư 3 số dư đầu kì số dư 4 số dư cuối kì số dư 2.3 các phiếu chi với số tiền >10000000đ: Với mục đích tập hợp các khoản chi với lượng tiền nhất định ở đây ta lấy ví dụ >10000000 đ Truy vấn lấy dư liệu từ bảng phiếu chi và đặt tại dòng Criteria ,cột số tiền chi (bằng số ) là>=10000000 2.4 Mẫu sổ cái: Truy vấn này lấy dữ liệu từ hai bảng l à chứng từ ghi sổ và danh mụcchứng từ ghi sổ STT Tên trường Nguồn dữ liệu 1 số hiệu chứng từ ghi sổ 2 ngày chứng từ ghi sổ 3 tên chứng từ ghi sổ chứng từ ghi sổ 4 tk có chứng từ ghi sổ 5 tk nợ chứng từ ghi sổ 6 số tiền (triệu việt nam đồng) chứng từ ghi sổ 7 ghi chú chứng từ ghi sổ 2.5 Tài sản: 2.6 Tìm chứng từ: lấy dữ liệu từ bảng danh mục chứng từ kế toán truy vấn tìm chứng từ được tạo ra với mục đích tìm kiếm chứng từ theo tên của nó. để làm được điều này ta phải ghi vào dòng Criteria ,cột tên chứng từ dong chữ” [cho biết tên chứng từ]” Kết quả: 2.7 Tìm chứng từ theo số hiệu chứng từ: Truy vấn này cung tưong tự như truy vấn 2.6 nhưng ta thêm dòng chữ tại cột số hiệu chứng từ” [cho biết số hiệu chứng từ]” kết quả: 2.8 Tìm kiếm khách hàng theo mã đối tượng: Mục đích của truy vấn này là tìm thông tin về khách hàng hoặc tổng hợp các khách hàng khi biết mã đối tượng của khách hàng 2.9 tìm kiếm khách hàng theo tên khách hàng: Làm tương tự như truy vấn 2.8 2.10 tìm phiếu chi theo người chi: Với mục đích từ tên người chi tìm ra các phiếu chi mà người đó kí Ta lập nên truy vấn này từ bảng phiếu chi để làm được việc yêu cầu trên thi cần ghi [cho biết tên người chi ] tại dòng criteria,cột người chi 2.11tìm phiếu chi theo lí do chi 2.12 tìm phiếu chi theo số tiền chi 2.13 tìm phiếu chi theo ngày chi cả ba truy vấn thiết kế tương tự 2.10 2.14 tìm phiếu thu theo ngưòi nộp: với mục đích tìm ra các phiếu thu của cùng một người nộp tãay dựng truy vấn này,lấy dữ liệu từ bảng phiếu thu 2.15 tìm phiếu thu theo lí do thu 2.16 tìm phiếu thu theo ngày thu 2.17 tìm phiéu thu theo số tiền thu được thiết kế tương tự 2.14 Thiết kế form : form (mẫu biểu ) là phương tiện giao tiếp trực tiếp cơ bản giữa người dùng và Access .Thông tin trong mẫu được lấp từ các bảng , các truy vấn hoặc các mẫu biểu khác . mẫu biểu được dung cho nhiều mục đích như: -hiển thi và chỉnh sửa dữ liệu (thay đổi them , xoá dữ liệu) -nhập dư liệu:có thể dùng mẫu biểu để nhaapj dữ liệu mứi vào bảng -tổ chức giao diện chương trình.. Với cơ sở dữ liệu này ta tạo ra các mẫu biểu sau: 3.1 nhập chứng từ kế toán : lấy dữ liệu từ danh mục chứng từ kế toán ,mẫu biểu này được thiết kế bằng công cụ winzard Dạng thiết kế: 3.2 Nhập nguồn vốn: Vốn chỉ dùng để nhập dữ liệu cho nguồn vốn nên ta sử dụng công cụ winzard để thiết kế: Dạng thiết kế: 3.3 nhập tài sản: với mẫu biểu này ta cung dùng công cụ designview để thiết kế.Dữ liệu lấy từ bảng tài sản Được mẫu biểu co dạng như sau: 3.4 nhập thông tin về khách hàng : Dùng công cụ winzard để thiết kế và dữ liệu lấy từ bảng khách hàng Dạng thiết kế: 3.5 chứng từ ghi sổ: Công cụ winzard là phưongtiện để ta thiết kế mẫu biểu này,với dữ liệu lấy từ bảng chứng từ kế toán Được mẫu biểu co dạng: 3.6 giúp đỡ về đồ án: nhằm giải đáp thắc mắc về đồ án ta xây dựng lên mẫu biểu này. bằng công cụ designview ta thiết kế form này : 3.7 giúp đỡ về tác giả: Tác giả tự giới thiệu mình qua form này: Form đựoc thiết kế : 3.8 phiếu thu:Là một phần không thể thiếu của thu chi tài chính phiếu thu được thiết kế từ nguồn dữ liệu là bảng phiếu thu: Dạng thiết k ế : 3.9 phiếu chi: C ũng giống như phiếu thu phiếu chi cũng là m ột phần không thể thiếu của thu chi ài chính.lấy dữ l ệu từ bảng ph ếu chi ta thiết kế form phiếu chi : Kết quả nhận được form : 3.10 sổ cái: Lấy dữ liệu từ truy vấn mẫu sổ cái ta thiết kế lên : 3.11 sổ dăng kí chứng từ ghi sổ: từ bảng cùng tên dựa tren công cụ designview ta thiết kế ra : 3.12 main form: Đây là form dùng để tạo giao diện chương trình chính dạng thiết kế: ta Phải đặt cho thuộc tính menu bar giá trị là:main marco . Thiết kế báo biểu : Báo biểu là một kiểu mẫu biểu đặc biệt được thiết kế cho khâu in ấn.Trong báo biểu Access tổ chức dữ liệu trong bảng và truy vấn để n theo những yêu cầu cụ thể. Bảng cân đối kế toán : lây dữ liẹu từ bảng cân đối kế toán nhằm mục đích in ra bảng cân đối kế toán làm cơ sở đánh giá hoạt động tài chính của cơ quan. Dạng thiết kế: báo cáo tài sản: lấy dữ liệu từ bảng tài sản để thiết kế lên bảng báo cáo tài sản làm tài liệu báo cáo tình hình hoạt động của cơ quan trong lĩnh vực tài chính. Dạng thiết kế: báo cáo tình hình thu chi của các loại tài khoản đến thời điểm hiện thời Dạng thiết kế : các khoản nằm ngoài bảng cân đối kế toán: dạng thiết kế: số dư: Dạng thiêt kế: số dư theo từng tháng: dạng thiết kế : phiếu chi: dạng thiết kế: dạng phiếu chi: Phiếu thu: dạng thiết kế: Dạng phiếu thu khi in: .. thiết kế macro : macro là tập hợp một hoặc một số lệnh đơn giản nhằm tự động hoá một chuỗi các thao tác , hoặc tập hợp các hành động(action) .trong đó mỗi hành đọng là một lời gọi thủ tục nhằm tự độnghoá các chương trình.Macro là phần thiết kế cuói cùng để tạo nên 1 hệ cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh. main macro: Đây là macro se tạo lên menu chính Cụ thể: menu name menu macro name nhập dữ liệu menu_nhập dữ liệu tìm kiếm menu_tìm kiếm in ấn menu_in ấn báo cáo menu_báo cáo giúp đỡ menu_giúp đỡ thoát menu_thoát menu_nhập dữ liệu: cụ thể: macro name action tương ứng nhập nguồn vốn open form nhập thông tin về khách hàng open form nhập tài sản open form nhập tài khoản kế toán open form menu_in ấn: menu_ báo cáo: menu_ giúp đỡ: menu_thoát: menu_phiếu thu menu_phiếu chi: menu_khách hàng: Phần III : Tổng Kết Trên đây là toàn bộ quá trình phân tích và thiêt kế cơ sở dữ liệu bằng Microsoft Access trong việc quản lí thu chi tài chính. với chức năng chủ yếu của chương trình là nhập dữ liệu , in ấn , báo cáo , tìm kiếm ,chương trình đã : phần nào đáp ứng được yêu cầu thựctế; sử dụng dữ liệu đã có sau 1 thời gian ; - phần nghiệp vụ còn kém. Do điều kiện về thời gian cũng như khả năng đồ án này mới chỉ có dữ liệu để chạy thử (có thể không khớp hoàn toàn với thực tế ) cần có sự đầu tư hoàn thiện bộ số liệu để áp dụng tốt nhất cho công việc quản lí thu chi tài chính trong thực tế. Em xin gửi đến TG,GS Nguyễn Văn Nghiễm lời cảm ơn chân thành nhất , nhờ có sự giảng dạy và hưóng dẫn của Thầy mà em có thể hoàn thành đồ án này.