Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý cán bộ tại Công Ty Cổ Phần Hạ Long

giảm bớt được một lượng giấy tờ trong cụng ty và cỏc phũng ban cú thể linh hoạt hơn trong việc điều động nhõn sự của mỡnh. Khi cú quyết định về nhõn sự như từ chức, thụi việc, bổ nhiệm, thăng chức, điều động nhõn viờn từ vị trớ này sang vị trớ khỏc......sẽ rất đơn giản và nhanh chúng thuận tiện, trỏnh được những sai sút trong quỏ trỡnh làm việc. Chương II: Những Vấn Đề Chung Về Cơ Sở Và Phương Phỏp Luận Để Phõn Tớch Và Thiết Kế Chương Trỡnh I.Tổng Quan Về Phương Phỏp Luận Cơ Bản: 1.Hệ thống thụng tin và cỏc bộ phận cấu thành: Dữ liệu (data) là những mụ tả về sự vật, con người và sự kiện trong thế giới mà chỳng ta gặp bằng nhiều cỏch thể hiện khỏc nhau. - Thụng tin (Information) là cỏc thụng bỏo hay bản tin nhằm mang lại sự hiểu biết nào đú cho đối tượng nhận tin. Chủ thể phản ỏnh Đối tượng tiếp nhận thụng tin Sơ đồ phản ỏnh của thụng tin -Hệ thống thụng tin (Informatinon System) là một tập hợp những con người, cỏc thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu......thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phõn phối thụng tin trong một tập hợp cỏc ràng buộc gọi là mụi trường. Nguồn Đớch Thu thập Phõn phỏt Xử lý và lưu giữ Kho dữ liệu Mụ hỡnh hệ thống thụng tin -Hệ thống thụng tin quản lý là sự phỏt triển và sử dụng hệ thống thụng tin cú hiệu quả trong một tổ chức. Gồm 5 yếu tố cấu thành xột theo trạng thỏi tĩnh là: Thiết bị tin học (mỏy tớnh, cỏc thiết bị, cỏc đường truyền...., phần cứng), cỏc chương trỡnh (phần mềm), dữ liệu, thủ tục, quy trỡnh và con người. -Hệ thống thụng tin quản lý nhõn sự là hệ thống thụng tin trợ giỳp cỏc hoạt động quản lý nhõn sự và những vấn đề liờn quan đến nhõn sự của tổ chức. Hệ thống thụng tin quản lý nhõn sự khụng chỉ gồm phần mềm quản lý nhõn sự mà cũn cần đến cỏc thiết bị mỏy tớnh, cỏc phũng ban và đối tượng để thu thập và xử lý dữ liệu để sử dụng chỳng vào cỏc mục đớch khỏc nhau. 2 Chức năng của hệ thống thụng tin trong tổ chức: Hệ thống thụng tin trong một tổ chức cú những chức năng sau: _Thu thập _Lưu trữ _Xử lý -Phõn Phối 3 Phương phỏp phỏt triển một hệ thống thụng tin 3.1 Nguyờn nhõn dẫn tới việc phỏt triển một hệ thống thụng tin Thời đại ngày nay là thời đại của khoa học cụng nghệ ,thụng tin.Hệ thống thụng tin ngày càng cú vai trũ quan trọng ,to lớn trong cuộc sống ,ảnh hưởng đến việc ra quyết định và chất lượng của quyết định .Một hệ thống thụng tin hoạt động tốt là một hệ thống mà nhờ nú cỏc nhà quản lý cú thể ra cỏc quyết định cú chất lượng cao .Nhờ cú cỏc quyết định này mà cỏc cơ quan hay tổ chức cú thể sản xuất phõn phối những sản phẩm và dịch vụ với độ tin cậy lớn ,đỏp ứng tốt nhu cầu khỏch hàng,gúp phần vào sự thành cụng của cơ quan hay tổ chức . Cú thể núi ,phỏt triển một hệ thống thụng tin là cung cấp cho cỏc thành viờn của tổ chức những cụng cụ quản lý tốt nhất .Một hệ thống thụng tin hoạt động tốt là bộ phận khụng thể thiếu của cơ quan ,tổ chức hiện đại nào. Nguyờn nhõn dẫn đến việc phỏt triển hệ thống thụng tin : 1.Những vấn đề về quản lý 2.Những yờu cầu mới của nhà quản lý 3.Sự thay đổi của cụng nghệ 4.Thay đổi sỏch lược chớnh trị. 3.2 Cỏc nguyờn tắc để phỏt triển một hệ thống thụng tin Phỏt triển một hệ thống thụng tin bao gồm việc phõn tớch hệ thống đang tồn tại ,thiết kế một hệ thống mới ,thực hiện và tiến hành cài đặt nú .Phõn tớch một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chỳng để đưa ra những chuẩn đoỏn về tỡnh hỡnh thực tế .Thiết kế là nhằm xỏc định cỏc bộ phận của một hệ thống mới cú khả năng cải thiện tỡnh trạng hiện tại và xõy dựng cỏc mụ hỡnh logic,mụ hỡnh vật lý ngoài của hệ thống đú .Việc thực hiện hệ thống thụng tin liờn quan tới xõy dựng mụ hỡnh vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mụ hỡnh đú sang ngụn ngữ tin học .Cài đặt một hệ thống là tớch hợp nú vào hoạt động của tổ chức . Dưới đõy là ba nguyờn tắc chung của nhiều phương phỏp hiện đại cú cấu trỳc để phỏt triển một hệ thống thụng tin : Nguyờn tắc 1:Sử dụng cỏc mụ hỡnh Nguyờn tắc 2 :Chuyển từ cỏi chung sang cỏi riờng Nguyờn tắc 3:Chuyển từ mụ hỡnh vật lý sang mụ hỡnh logic khi phõn tớch và từ mụ hỡnh logic sang mụ hỡnh vật lý khi thiết kế. 4.Cỏc giai đoạn phỏt triển một hệ thống thụng tin Để phỏt triển một hệ thống thụng tin trong một tổ chức phải trải qua 7 giai đoạn .Sau đõy là mụ tả sơ lược cỏc giai đoạn phỏt triển hệ thống thụng tin . Giai đoạn 1:Đỏnh giỏ yờu cầu Đỏnh giỏ yờu cầu cú mục đớch cung cấp cho lónh đạo tổ chức hoặc hội đồng giỏm đốc những dữ liệu đớch thực để ra quyết định về thời cơ, tớnh khả thi và hiệu quả của dự ỏn phỏt triển hệ thống. Giai đoạn này bao gồm cỏc cụng đoạn sau: 1.1.Lập kế hoạch đỏnh giỏ yờu cầu 1.2.Làm rừ yờu cầu 1.3.Đỏnh giỏ khả năng thực thi 1.4.Chuẩn bị và trỡnh bày bỏo cỏo đỏnh giỏ yờu cầu Giai đoạn 2: Phõn tớch chi tiết Phõn tớch chi tiết được tiến hành sau khi cú sự đỏnh giỏ thuận lợi về yờu cầu. Những mục đớch chớnh của phõn tớch chi tiết là hiểu rừ cỏc vấn đề của hệ thống đang nghiờn cứu, xỏc định những nguyờn nhõn đớch thực của những vấn đề đú, xỏc định những đũi hỏi và những ràng buộc ỏp đặt đối với hệ thống và xỏc định mục tiờu mà hệ thống thụng tin mới phải đạt được. Trờn cơ sở nội dung bỏo cỏo phõn tớch chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thụi phỏt triển một hệ thống mới. Để làm những việc đú giai đoạn phõn tớch chi tiết bao gồm cỏc cụng đoạn sau đõy: 2.1.Lập kế hoạch phõn tớch chi tiết 2.2.Nghiờn cứu mụi trường của hệ thống đang tồn tại 2.3.Nghiờn cứu hệ thống thực tại 2.4.Đưa ra chẩn đoỏn và xỏc định cỏc yếu tố giải phỏp 2.5.Đỏnh giỏ lại tớnh khả thi 2.6.Thay đổi đề xuất của dự ỏn 2.7.Chuẩn bị và trỡnh bày bỏo cỏo chi tiết Giai đoạn 3: Thiết kế lụgớc Giai đoạn này nhằm xỏc định tất cả cỏc thành phần lụgớc của một hệ thống thụng tin, cho phộp loại bỏ được cỏc vấn đề của một hệ thống thực tế và đạt được những mục tiờu đó được thiết lập từ giai đoạn trước. Mụ hỡnh lụgớc của hệ thống mới sẽ bao gồm thụng tin mà hệ thống sẽ sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu (cỏc tệp, cỏc quan hệ giữa cỏc tệp), cỏc xử lý và hợp thức húa sẽ phải thực hiện (cỏc xử lý) và cỏc dữ liệu sẽ được chấp nhận vào (cỏc Inputs).Mụ hỡnh lụgớc sẽ phải được những người sử dụng xem xột và chuẩn y. Thiết kế lụgớc bao gồm cỏc cụng đoạn sau: 3.1.Thiết kế cơ sở dữ liệu 3.2.Thiết kế xử lý 3.3.Thiết kế cỏc luồng dữ liệu vào 3.4.Chỉnh sửa tài liệu cho mức lụgớc 3.5.Hợp thức húa mụ hỡnh lụgớc Giai đoan 4: Đề xuất cỏc phương ỏn của giải phỏp Mụ hỡnh lụgớc của hệ thống mới mụ tả cỏi mà hệ thống sẽ làm. Khi mụ hỡnh này được xỏc định và chuẩn y bởi người sử dụng, thỡ phõn tớch viờn hoặc nhúm phõn tớch viờn phải nghiờng về cỏc phương tiện để thực hiện hệ thống này.Đú là việc xõy dựng cỏc phương ỏn khỏc nhau để cụ thể húa mụ hỡnh lụgớc. Mỗi một phương ỏn là một phỏc họa của mụ hỡnh vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mụ tả chi tiết. Cỏc cụng đoạn của giai đoạn đề xuất cỏc phương ỏn giải phỏp: 4.1.Xỏc định cỏc ràng buộc của tổ chức và tin học 4.2.Xõy dựng cỏc phương ỏn của giải phỏp 4.3.Đỏnh giỏ cỏc phương ỏn của giải phỏp 4.4.Chuẩn bị và trỡnh bày bỏo cỏo của giai đoạn đề xuất cỏc phương ỏn của giải phỏp Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương ỏn được lựa chọn. Thiết kế vật lý ngoài gồm 2 tài liệu kết quả cần cú: trước hết là một tài liệu bao chứa tất cả cỏc đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật; và tiếp đú là tài liệu dành cho người sử dụng và nú mụ tả phần thủ cụng và cả những giao diện với những phần tin học húa. Những cụng đoạn chớnh của quỏ trỡnh thiết kế vật lý ngoài : 5.1.Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài 5.2.Thiết kế chi tiết cỏc giao diện vào/ra 5.3.Thiết kế cỏch thức tương tỏc với phần tin học húa 5.4.Thiết kế cỏc thủ tục thủ cụng 5.5.Chuẩn bị và trỡnh bày bỏo cỏo thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học húa của hệ thống thụng tin, cú nghĩa là phần mềm.Những người chịu trỏch nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp cỏc tài liệu như cỏc bản hướng dẫn sử dụng và thao tỏc cũng như cỏc tài liệu mụ tả về hệ thống. Cỏc hoạt động chớnh của việc triển khai thực hiện kỹ thuật hệ thống như sau: 6.1.Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật 6.2.Thiết kế vật lý trong 6.3.Lập trỡnh 6.4.Thử nghiệm hệ thống 6.5.Chuẩn bị cỏc tài liệu hệ thống Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thỏc Cài đặt hệ thống là pha trong đú việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện. Để chuyển đổi được thực hiện với những va chạm ớt nhất, cần phải lập kế hoạch một cỏch cẩn thận. Giai đoạn này gồm cỏc cụng đoạn: 7.1.Lập kế hoạch cài đặt 7.2.Chuyển đổi 7.3.Khai thỏc và bảo trỡ 7.4.Đỏnh giỏ 5.Tiờu chuẩn chất lượng của một hệ thống thụng tin Quản lý cú hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn vào chất lượng thụng tin do cỏc hệ thống thụng tin chớnh thức sản sinh ra .Từ sự hoạt động kộm của một hệ thống thụng tin sẽ là nguồn gốc gõy ra những hậu quả xấu nghiờm trọng.Hoạt động tốt hay xấu của một hệ thống thụng tin được đỏnh giỏ qua chất lượng của thụng tin mà nú cung cấp . Xem xột tiờu chuẩn chớnh là việc đặt ra mục tiờu chất lượng mà phần mềm cần đạt được .Sau đõy là những tiờu chuẩn cần thiết nhất cho một hệ thống thụng tin . _Độ tin cậy _Tớnh đầy đủ _Tớnh thớch hợp và dễ hiểu _Tớnh được bảo vệ II.Cỏc Phương Phỏp Luận Cơ Bản Để Phõn Tớch Và Thiết Kế Chương Trỡnh 1.Cỏc phương phỏp thu thập thụng tin Để tiến hành phõn tớch một hệ thống thụng tin trước hết chỳng ta phải thu thập thụng tin về hệ thống đú. Người phõn tớch phải lựa chọn sử dụng kết hợp cỏc phương phỏp thu thập thụng tin sau: a.Phỏng vấn Phỏng vấn là hỏi trực tiếp người cú liờn quan đến thu thập thụng tin. Đú là cỏch đơn giản và quan trọng nhất để thu thập thụng tin về một tổ chức. Phỏng vấn cho phộp thu được những xử lý theo cỏch khỏc với mụ tả trong tài liệu, gặp được những người chịu trỏch nhiệm trong thực tế, số người này cú thể khụng được ghi trong văn bản tổ chức. Qua đú, chỳng ta cú thể thu được những nội dung khỏi quỏt về hệ thống mà khú cú thể thu thập được qua nghiờn cứu tài liệu. Phỏng vấn được thực hiện qua cỏc bước - Chuẩn bị phỏng vấn -Tiến hành phỏng vấn b.Nghiờn cứu tài liệu Phương phỏp này giỳp ta nghiờn cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khớa cạnh của tổ chức như: lịch sử hỡnh thành và phỏt triển, tỡnh trạng tài chớnh, vai trũ và nhiệm vụ của cỏc thành viờn, nội dung và hỡnh dạng của cỏc thụng tin vào/ra. Thụng tin trờn giấy tờ phản ỏnh quỏ khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức. c.Sử dụng phiếu điều tra Phương phỏp này được sử dụng khi cần lấy thụng tin từ một số lượng lớn cỏc đối tượng và trờn một phạm vi địa lý rộng. Yờu cầu và cõu hỏi trờn phiếu phải rừ ràng, cựng hiểu như nhau, phiếu ghi theo cỏch thức dễ tổng hợp d.Quan sỏt Khi phõn tớch viờn muốn nhỡn thấy những gỡ khụng thể hiện trờn tài liệu hoặc qua phỏng vấn như tài liệu được lưu ở đõu, cú được sắp xếp hay khụng sắp xếp, do ai quản lý... 2.Cỏc cụng cụ mụ hỡnh húa Sau khi đó tỡm hiểu về hệ thống, phõn tớch viờn sử dụng một số cỏc cụng cụ mụ hỡnh húa để mụ tả lại hệ thống thụng tin hiện tại.Một số cụng cụ mụ hỡnh húa thường được sử dụng là : Sơ đồ luồng thụng tin, sơ đồ luồng dữ liệu. 2.1 Sơ đồ luồng thụng tin Sơ đồ luồng thụng tin dựng để mụ tả hệ thống thụng tin theo cỏch thức động. Tức là mụ tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng cỏc sơ đồ. Cỏc ký phỏp của sơ đồ luồng thụng tin: -Xử lý Thủ cụng Giao tỏc người – mỏy Tin học húa hoàn toàn -Kho lưu trữ dữ liệu Thủ cụng Tin học húa -Dũng thụng tin -Điều khiển 2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD: Data Flow Diagram) Sơ đồ luồng dữ liệu dựng để mụ tả chớnh hệ thống thụng tin như sơ đồ luồng thụng tin nhưng trờn gúc độ trừu tượng. Trờn sơ đồ chỉ bao gồm cỏc luồng dữ liệu, cỏc xử lý, cỏc lưu trữ dữ liệu nhưng khụng hề quan tõm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trỏch nhiệm xử lý. Sơ đồ này chỉ đơn thuần mụ tả hệ thống thụng tin làm gỡ và để làm gỡ Ký phỏp dựng cho sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) -Nguồn hoặc đớch của luồng dữ liệu(tỏc nhõn): được biểu diễn bằng hỡnh chữ nhật, được đặt tờn bằng một danh từ.Tỏc nhõn nằm ngoài phạm vi của hệ thống hay một phần của hệ thống.Tỏc nhõn cú thể là: +Một tổ chức hay một đơn vị của tổ chức bờn ngoài hệ thống(hay một phần của hệ thống) gửi hay nhận thụng tin từ hệ thống mà ta nghiờn cứu. +Những người hay nhúm người cú tương tỏc với hệ thống. +Cỏc hệ thống thụng tin khỏc cú trao đổi thụng tin với hệ thống. Tờn người/Bộ phận phỏt/nhõn tin Nguồn hoặc đớch -Dũng dữ liệu :là cỏc dữ liệu di chuyển từ vị trớ này đến một vị trớ khỏc trong hệ thống.Được biểu diễn bằng một mũi tờn chỉ hướng của dũng dữ liệu, trờn mũi tờn là tờn của dũng dữ liệu. Tờn dũng dữ liệu Dũng dữ liệu -Tiến trỡnh (Process) là một cụng việc hay một hành động cú tỏc động lờn cỏc dữ liệu làm cho chỳng di chuyển, được lưu trữ, thay đổi hay được phõn phối. Được biểu diễn bằng một hỡnh trũn và tờn của xử lý bắt đầu bằng một động từ thể hiện khỏi quỏt cụng việc mà nú thực hiện. Tờn tiến trỡnh xử lý Tiến trỡnh xử lý -Kho dữ liệu (Data Store): là cỏc dữ liệu được lưu trữ tại một chỗ. Kho dữ liệu được dựng để lưu trữ cỏc dữ liệu tạo nguồn dữ liệu cho xử lý. Tệp dữ liệu Kho dữ liệu Cỏc mức của DFD Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện rất khỏi quỏt nội dung chớnh của hệ thống thụng tin. Sơ đồ này khụng đi vào chi tiết mà mụ tả sao cho chỉ cần một lần nhỡn là nhận ra nội dung chớnh của hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh sỏng sủa, dễ nhỡn, cú thể bỏ qua cỏc kho dữ liệu; bỏ qua cỏc xử lý cập nhật. Sơ đồ khung cảnh cũn được gọi là sơ đồ mức 0. Phõn ró sơ đồ Để mụ tả hệ thống chi tiết hơn người ta dựng kỹ thuật phõn ró (Explosion) sơ đồ.Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phõn ró sơ đồ thành sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1..... III Cơ Sở Dữ Liệu Cuả Hệ Thống Thụng Tin Quản Lý 1.Một số khỏi niệm của cơ sở dữ liệu Để thiết kế được cơ sở dữ liệu trước hết ta phải hiểu được cỏc khỏi niệm cơ bản liờn quan đến cơ sở dữ liệu. Trước khi cú mỏy tớnh điện tử tất cả cỏc thụng tin vẫn phải được thu thập, lưu trữ, xử lý, phõn tớch và cập nhật. Cỏc dữ liệu này được ghi lờn bảng, ghi trong sổ sỏch, trong cỏc phớch bằng cứng, hộc Catalog....thậm chớ ngay trong trớ nóo của những nhõn viờn làm việc. Làm như vậy cần rất nhiều người, cần rất nhiều khụng gian nhớ và rất vất vả khi tỡm kiếm tớnh toỏn. Thời gian xử lý lõu, quy trỡnh mệt mỏi và nặng nhọc và kết quả cỏc bỏo cỏo thường là khụng đầy đủ và khụng chớnh xỏc. Ngày nay người ta sử dụng mỏy tớnh và cỏc hệ quản trị cơ sở dữ liệu (HQTCSDL) để giao tỏc với cỏc dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. HQTCSDL là một phần mềm ứng dụng giỳp chỳng ta tạo ra, lưu trữ, tổ chức và tỡm kiếm dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu đơn lẻ hoặc từ một số cơ sở dữ liệu. Microsoft Access, Foxpro là những vớ dụ về HQTCSDL thụng dụng trờn cỏc mỏy tớnh cỏ nhõn. Cơ sở dữ liệu bắt đầu từ những khỏi niệm cơ bản sau: - Thực thể (Entity) là một nhúm người, đồ vật, sự kiện, hiện tượng hay khỏi niệm bất kỳ với cỏc đặc điểm và tớnh chất cần ghi chộp lại. Một số thực thể cú vẻ vật chất như vật tư, mỏy múc, khỏch hàng, sinh viờn, nhõn viờn......cũn một số thực thể khỏc chỉ là những khỏi niệm hay quan niệm chẳng hạn tài khoản, dự ỏn, nhiệm vụ cụng tỏc..... - Mỗi thực thể đều cú đặc điểm và tớnh chất mà ta gọi là những thuộc tớnh (attribute). Mỗi thuộc tớnh là một yếu tố dữ liệu tỏch biệt, thường khụng chia nhỏ được nữa. Cỏc thuộc tớnh gúp phần mụ tả thực thể và là những dữ liệu về thực thể mà ta muốn lưu trữ.VD: thực thể nhõn viờn được đặc trưng bởi cỏc thuộc tớnh họ tờn, ngày sinh, giới tớnh, địa chỉ, quờ quỏn....... - Bảng (Table) như bảng thống kờ, kế toỏn, bảng niờm yết giỏ hàng, bảng danh sỏch cỏn bộ.....ghi chộp dữ liệu về một nhúm phần tử nào đú gọi là thực thể. -Mỗi bảng cú những dũng (row) mỗi dũng cũn được gọi là một bản ghi (record) bởi vỡ nú ghi chộp dữ liệu về một cỏ thể – tức là một biểu hiện riờng biệt của thực thể. -Mỗi bảng cú những cột (column). Mỗi cột cũn được gọi là một trường (field). Giao giữa một dũng và một cột là một chứa mẩu dữ liệu ghi chộp một thuộc tớnh của cỏ thể trờn dũng đú. -Cơ sở dữ liệu (Database) là một nhúm gồm một hay nhiều bảng cú liờn quan đến nhau. -Một tập hợp cỏc CSDL cú liờn quan với nhau được gọi là một hệ cơ sở dữ liệu (Database System). 2 Cỏc phương phỏp thiết kế Cơ sở dữ liệu: Cú hai phương phỏp chủ yếu dựng để thiết kế cơ sở dữ liệu đú là thiết kế cơ sở dữ liệu từ cỏc thụng tin đầu ra và thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương phỏp mụ hỡnh húa . 2.1.Thiết kế cơ sở dữ liệu từ cỏc thụng tin đầu ra. Bước1.Xỏc định cỏc thụng tin đầu ra Bước 2.Xỏc định cỏc tệp dữ liệu cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra. Liệt kờ cỏc phần tử thụng tin trờn đầu ra.Trờn mỗi thụng tin đầu ra bao gồm cỏc phần tử thụng tin như giới tớnh, họ tờn, ngày thỏng năm sinh.........được gọi là cỏc thuộc tớnh. Ta phải liệt kờ toàn bộ cỏc thuộc tớnh thành một danh sỏch. Đỏnh dấu cỏc thuộc tớnh lặp – là những thuộc tớnh cú thể nhận nhiều giỏ trị dữ liệu như HS_Lương.... Đỏnh dấu cỏc thuộc tớnh thứ sinh – là những thuộc tớnh được tớnh toỏn hoặc suy ra từ cỏc thuộc tớnh khỏc như thực lĩnh Gạch chõn cỏc thuộc tớnh khúa cho thụng tin đầu ra. *Chuẩn húa mức 1 (1.NF) -Chuẩn húa mức 1 (1.NF) quy định rằng, trong mỗi danh sỏch khụng được phộp chứa những thuộc tớnh lặp. Nếu cú cỏc thuộc tớnh lặp thỡ phải tỏch cỏc thuộc tớnh lặp đú ra thành cỏc danh sỏch con, cú ý nghĩa dưới gúc độ quản lý. -Gắn thờm cho danh sỏch con một tờn , tỡm cho nú một thuộc tớnh định danh riờng và thờm một thuộc tớnh định danh của danh sỏch gốc. *Chuẩn húa mức 2 (2.NF) -Chuẩn húa mức 2 (2.NF) quy định rằng, trong một danh sỏch mỗi thuộc tớnh phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khúa chứ khụng phải chỉ phụ thuộc vào một phần của khúa. Nếu cú sự phụ thuộc như vậy thỡ phải tỏch những thuộc tớnh phụ thuộc hàm vào một bộ phận của khúa thành một danh sỏch con mới. -Lấy bộ phận khúa đú làm khúa cho danh sỏch mới. Đặt cho danh sỏch mới này một tờn riờng phự hợp với nội dung của cỏc thuộc tớnh trong danh sỏch. *Chuẩn húa mức 3 (3.NF) -Chuẩn húa mức 3 quy định rằng, trong một danh sỏch khụng được phộp cú sự phụ thuộc bắc cầu giữa cỏc thuộc tớnh. Nếu thuộc tớnh Z phụ thuộc hàm vào thuộc tớnh Y và Y phụ thuộc hàm vào X thỡ phải tỏch chỳng vào hai danh sỏch cú quan hệ Z, Y và danh sỏch chứa quan hệ Y với X. -Xỏc định khúa và tờn cho mỗi danh sỏch mới. 2.2.Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương phỏp mụ hỡnh húa Theo phương phỏp này ta khụng mụ tả và liệt kờ cỏc thụng tin đầu ra mà ta sẽ dựng cỏc mụ hỡnh để biểu diễn. Trước hết ta phải tỡm hiểu một số khỏi niệm. Thực thể (Entity): thực thể trong mụ hỡnh lụgớc dữ liệu được dựng để biểu diễn cỏc đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ thụng tin về chỳng. VD: nhõn viờn, phũng ban...... Liờn kết (Acssociation): một thực thể trong thực tế khụng tồn tại độc lập với cỏc thực thể khỏc. Cú sự liờn hệ qua lại giữa cỏc thực thể khỏc nhau. Khỏi niệm liờn kết được dựng để trỡnh bày, thể hiện những mối liờn hệ tồn tại giữa cỏc thực thể. Phũng ban Nhõn viờn cú VD: Cỏc mức của liờn kết 1@1 Liờn kết loại Một – Một Một lần xuất của thực thể A được liờn kết với chỉ một lần xuất của thực thể B và ngược lại. Trưởng phũng Phũng cụng tỏc lónh đạo 1 1 1@1 Liờn kết loại Một – Nhiều Mỗi lần xuất của thực thể A được liờn kết với một hoặc nhiều của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liờn kết với duy nhất một lần xuất của thực thể A. Nhõn viờn Giấy khen thưởng cú 1 N N@M Liờn kết loại Nhiều – Nhiều Một lần xuất của thực thể A được liờn kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B được liờn kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A. Phũng ban Nhõn viờn cú N M Một phũng ban cú nhiều cỏn bộ cựng làm việc và cũng cú cỏn bộ trong một thời gian làm ở nhiều phũng ban khỏc nhau. Để biểu diễn quan hệ nhiều nhiều giữa cỏc thực thể người ta dựng một thực thể trung gian để biểu diễn hai quan hệ một nhiều. Phũng ban Chức vụ Nhõn viờn cú cú 1 N 1 N 3 Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access Microsoft Access là một phần mềm trong bộ tổ hợp phần mềm Microsoft Office do hóng phần mềm Microsoft Cooperation sản xuất.Microsoft Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu đang được dựng phổ biến ở nước ta và nhiều nơi trờn thế giới, phiờn bản đầu tiờn của Microsoft Access ra đời năm 1989, từ đú đến nay cỏc phiờn bản khỏc nhau của Access đó lần lượt ra đời mang số hiệu 1.0, 1.1,......2.0 rồi đến Access 95, Access 97, Access 2000 và mới nhất là phiờn bản Access XP. Microsoft Access tổ chức lưu trữ dữ liệu trờn một file duy nhất (*.MDB hoặc *.MDE), trờn file dữ liệu cũng được tổ chức thành cỏc bảng cú quan hệ với nhau, ta cú thể tỡm kiếm, thờm, xúa, lọc dữ liệu một cỏch dễ dàng nhờ cỏc cõu lệnh SQL.Cỏc bỏo cỏo của Microsoft Access rất phong phỳ, dễ tạo và dễ điều khiển. Microsoft Access là một trong những hệ quản trị cơ sở dữ liệu phổ biến nhất trờn thế giới hiện nay theo mụ hỡnh quan hệ, cựng với Microft FoxPro hay Visual FoxPro, DB2, SQL/DS và Oracle. Từ trước đến nay ở Việt Nam núi đến quản lý cơ sở dữ liệu là người ta nghĩ ngay đến FoxPro, FoxBase.......Dựng FoxPro trong quản lý hầu như ta cú thể yờn tõm vỡ FoxPro cú thể làm được mọi việc.Tuy nhiờn nếu đi sõu vào tỡm hiểu Access ta cú thể thấy rằng phần mềm này thể hiện nhiều đặc tớnh ưu việt hơn FoxPro, nổi bật hơn cả là tớnh đơn giản và hiệu quả. Access cú thể đỏp ứng được hầu hết cỏc nhu cầu về quản trị cơ sở dữ liệu nhưng vẫn giữ tớnh thõn thiện và dễ sử dụng cả cho người lập trỡnh và cho người sử dụng. Cỏc khỏi niệm lý thuyết cơ sở dữ liệu thể hiện khỏ đầy đủ trong Access. Nú là một hệ thống cú tớnh hướng đối tượng và cú thể dựng trờn hệ thống mạng để chia sẻ với nhiều người dựng cơ sở dữ liệu; nhất là hiện nay rất nhiều cụng ty đó nối mạng để mở rộng phạm vi và mụi trường kinh doanh của mỡnh. Access dễ dàng quản lý, thể hiện và chia sẻ thụng tin trong cỏc cụng việc quản lý dữ liệu hàng ngày. Trờn đõy là những ưu điểm của Microsoft Access so với cỏc phần mềm khỏc. Chắc rằng trong thời gian sắp tới người tiờu dựng ở Việt Nam sẽ khỏm phỏ ra những ưu điểm này và sử dụng Microsoft Access một cỏch rộng rói và phổ biến hơn. ChươngIII Phõn Tớch Và Thiết Kế Hệ Thống Thụng Tin Quản Lý Cỏn Bộ Tại Cụng Ty Cổ Phần Hạ Long I Phõn Tớch Hệ Thống 1 Khỏi quỏt về hệ thống thụng tin quản lý cỏn bộ: Một hệ thống thụng tin quản lý nhõn sự điển hỡnh cú thể được mụ tả như sau: HỆ CHƯƠNG TRèNH QUẢN Lí CÁN BỘ TRONG CƠ QUAN Hồ sơ nhõn sự Bỏo cỏo nhõn sự Danh mục chức vụ Danh sỏch nhõn viờn Danh mục dõn tộc theo đơn vị Lý lịch cỏ nhõn Bỏo cỏo tổng hợp lương Danh mục trỡnh độ VH Bỏo cỏo tổng hợp Danh mục phũng ban trỡnh độ văn húa ........................ .......................... Đầu vào của hệ thống là cỏc dữ liệu liờn quan đến đối tượng mà chương trỡnh cần quản lý. Cỏc dữ liệu này gồm cú danh mục dõn tộc, danh mục tụn giỏo, danh mục cỏc phũng ban, danh mục chức vụ, cỏc thụng tin được nờu trong hồ sơ cỏn bộ như mó cỏn bộ, ngày sinh, quờ quỏn, trỡnh độ học vấn, tiểu sử gia đỡnh.......ngoài ra cũn cú cỏc thụng tin về bản thõn như tỡnh trạng sức khỏe, hụn nhõn, trỡnh độ chớnh trị.... Đầu ra của hệ thống cú thể khỏc nhau tựy theo yờu cầu của từng cơ quan và doanh nghiệp. Thụng thường đầu ra được thể hiện dưới cỏc dạng bỏo cỏo đặc trưng theo một số tiờu chớ nhất định. Bỏo cỏo về danh sỏch cỏn bộ được coi là bỏo cỏo quan trọng nhất, bắt buộc phải cú. Ngoài ra cũn cú cỏc bỏo cỏo về lương, quỏ trỡnh làm việc, kỉ luật, khen thưởng..... Cỏc hệ thống khụng những trợ giỳp cho phũng quản trị nhõn lực lưu trữ cỏc thụng tin về nhõn sự và lập cỏc bỏo cỏo định kỳ mà cũn giỳp cỏc nhõn viờn phũng quản trị nhõn lực trong việc lập kế hoạch sỏch lược và chiến lược bằng cỏch cung cấp cho họ cụng cụ để mụ phỏng, dự bỏo, phõn tớch thống kờ, truy vấn và thực hiện cỏc chức năng xử lý nguồn nhõn lực khỏc. Quản lý nhõn sự cú nghĩa là sử dụng cú hiệu quả lực lượng lao động. Vỡ vậy hệ chương trỡnh quản lý nhõn sự phải cú một cơ sở dữ liệu để lưu giữ cỏc dữ liệu liờn quan đến nhõn sự trong cụng ty.Chương trỡnh cho phộp cập nhật, sửa chữa, hủy bỏ cỏc thụng tin , hay đưa ra được cỏc thụng tin theo yờu cầu của người sử dụng đỏp ứng được yờu cầu quản lý.Giỳp cho người sử dụng tiết kiệm được cụng sức, thời gian trong việc quản lý nhõn sự . 2. Sơ đồ luồng thụng tin (IFD) của hệ thống thụng tin quản lý cỏn bộ: Sơ đồ luồng thụng tin IFD (information flow diagram) dựng để mụ tả hệ thống thụng tin dưới dạng động ,tức là ta sẽ mụ tả sự di chuyển cỏc dữ liệu về nhõn sự ,cỏc xử lý liờn quan đến cụng tỏc quản lý cỏn bộ trong thế giới bờn ngoài dưới dạng sơ đồ.Ta thấy hệ thống thụng tin quản lý cỏn bộ liờn quan đến ba đối tượng chủ yếu là cỏn bộ cụng nhõn viờn ,cỏn bộ làm cụng tỏc trực tiếp quản lý nhõn sự và lónh đạo của cơ quan doanh nghiệp ,những người cần cỏc thụng tin do hệ thống đem lại để ra cỏc quyết định. Thời điểm CBCNV Bộ phận q