Quản trị hành chính văn phòng

Hồ sơ là một tập công văn giấy tờ có liên quan với nhau về một sự việc, một vấn đề, hoặc một người hình thành trong quá trình giải quyết công việc. Và quản trị hồ sơ là việc hoạch định (lên kế hoạch), tổ chức, sắp xếp, lưu trữ thông tin đúng lúc đúng nơi và đồng thời kiểm tra sao cho hệ thống thông tin đạt được hiệu quả tốt nhất.

Tiến trình quản trị hồ sơ bắt đầu từ phân loại hồ sơ, lên lịch lưu trữ, lưu chuyển hồ sơ, hủy bỏ hồ sơ, và chụp phim hồ sơ. Trước hết nói về phân loại hồ sơ. Trước khi quyết định cần lưu giữ loại hồ sơ nào, các bạn cần phải phân loại hồ sơ ra làm 4 loại: Hồ sơ tối cần thiết, hồ sơ quan trọng, hồ sơ cần sử dụng (thường sử dụng), hồ sơ không cần thiết cần hủy bỏ.

Sau khi phân loại hồ sơ, bạn phải lên lịch lưu trữ hồ sơ, nghĩa là hồ sơ nào được lưu trữ trong bộ hồ sơ đang sử dụng hay đang hoạt động (active flies) và được lưu trữ trong bao lâu; hồ sơ nào được lưu trữ trong bộ hồ sơ không còn hoạt động (inactive flies). Hồ sơ đang sử dụng hay đang hoạt động là các hồ sơ hiện đang tiến hành mà nhân viên cần tham khảo thường xuyên. Hồ sơ không còn hoạt động là các hồ sơ văn bản đã hình thành từ sáu tháng đến một năm rồi mà nhân viên thỉnh thoảng mới cần tham khảo.