Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu (hàng lẻ - Lcl) tại công ty TNHH db schenker Việt Nam – Chi nhánh Hải Phòng

iện được chỉ dẫn của khách hàng thì phải thông báo cho khách hàng để xin chỉ dẫn thêm. Phải thực hiện nghĩa vụ của mình trong thời gian hợp lý nếu trong hợp đồng không thoả thuận về thời gian thực hiện nghĩa vụ với khách hàng. b. Trách nhiệm của người giao nhận Khi là đại lý của chủ hàng: Tuỳ theo chức năng của người giao nhận, người giao nhận phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng đã ký kết và phải chịu trách nhiệm về: Giao hàng không đúng chỉ dẫn. Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hoá mặc dù đã có hướng dẫn. Thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan. Giao hàng cho người không phải là người nhận. Giao hàng mà không thu tiền từ người nhận hàng. Tái xuất không theo những thủ tục cần thiết hoặc không hoàn lại thuế. Những thiệt hại về tài sản và người của người thứ ba mà anh ta gây nên. Tuy nhiên, chúng ta cũng cần chú ý người giao nhận không chịu trách nhiệm về hành vi lỗi lầm của người thứ ba như người chuyên chở hoặc người giao nhận khác... nếu anh ta chứng minh được là đã lựa chọn cần thiết. Khi làm đại lý người giao nhận phải tuân thủ “điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn” (Standard Trading Conditions) của mình. Khi là người chuyên chở: Người giao nhận chịu trách nhiệm về những hành vi và lỗi lầm của người chuyên chở, của người giao nhận khác đã thuê để thực hiện hợp đồng vận tải như thể là hành vi và thiếu sót của mình. Quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của anh ta như thế nào là do luật lệ của các phương thức vận tải quy định. Người chuyên chở thu ở khách hàng khoản tiền theo giá cả của dịch vụ mà anh ta cung cấp chứ không phải là tiền hoa hồng. Người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở không chỉ trong trường hợp anh ta tự vận chuyển hàng hoá bằng các phương tiện vận tải của chính mình (perfoming carrier) mà còn trong trường hợp anh ta, bằng việc phát hành chứng từ vận tải của mình hay cách khác, cam kết đảm nhận trách nhiệm của người chuyên chở (người thầu chuyên chở - contracting carrier). Khi người giao nhận cung cấp các dịch vụ liên quan đến vận tải như đóng gói, lưu kho, bốc xếp hay phân phối ..... thì người giao nhận sẽ chịu trách nhiệm như người chuyên chở nếu người giao nhận thực hiện các dịch vụ trên bằng phương tiện của mình hoặc người giao nhận đã cam kết một cách rõ ràng hay ngụ ý là họ chịu trách nhiệm như một người chuyên chở. Khi đóng vai trò là người chuyên chở thì các điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn thường không áp dụng mà áp dụng các công ước quốc tế hoặc các quy tắc do Phòng thương mại quốc tế ban hành. Tuy nhiên, người giao nhận không chịu trách nhiệm về những mất mát, hư hỏng của hàng hoá phát sinh từ những trường hợp sau đây: Do lỗi của khách hàng hoặc của người được khách hàng uỷ thác. Do khách hàng đóng gói và ghi ký mã hiệu không phù hợp. Do nội tỳ hoặc bản chất của hàng hoá. Do chiến tranh, đình công. Do các trường hợp bất khả kháng. Ngoài ra, người giao nhận không chịu trách nhiệm về mất khoản lợi đáng lẽ khách hàng được hưởng về sự chậm chễ hoặc giao nhận sai địa chỉ mà không phải do lỗi của mình. 1.2. Cơ sở pháp lý của hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế 1.2.1. Công ước quốc tế: Các công ước, các định ước, các hiệp ước, các hiệp định, các nghị định thư, các quy chế... về buôn bán, vận tải, bảo hiếm... mà việc giao nhận bắt buộc phải phù hợp mới bảo vệ được quyền lợi của chủ hàng. Bộ quy tắc thương mại quốc tế Incoterms do phòng ICC ban hành quy định về trách nhiệm của các bên mua bên bán trong việc thanh toán tiền vận tải, chi phí hải quan, bảo hiểm hàng hóa, tổn thất và rủi ro trong quá trình vận chuyển, thời điểm chuyển giao trách nhiệm về giao nhận hàng hóa. Công Ước Viên năm 1980 về hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế. Quy tắc Hague 1924 và các Nghị định thư 1968 và 1979: trong quy tắc này có quy định về thời hạn và trách nhiệm của người vận chuyển, cơ sở trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền hạn của người vận chuyển, thông báo tổn thất và thời hạn khiếu nại. Quy tắc Humburg 1978 (Humburg Rules-1978): quy tắc có hiệu lực từ ngày 1/11/1992. Quy tắc Rotterdam 2010. 1.2.2. Luật quốc gia: Nhà nước Việt Nam đã ban hành nhiều văn bản, quy phạm pháp luật quy định trách nhiệm giao nhận hàng hóa của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhằm điều chỉnh mối quan hệ phát sinh từ các hợp đồng mua bán, vận tải, bảo hiểm, giao nhận, xếp dỡ... như: Luật thương mại 2005: Điều 233: Dịch vụ logistics: định nghĩa về dịch vụ logstics Điều 234: Điều kiện kinh doanh dịch vụ logistics Điều 235: Quyền và nghĩa vụ của thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics Điều 236: Quyền và nghĩa vụ của khách hàng Điều 237: Các trường hợp miễn trách đối với thương nhân kinh doanh dịch vụ Điều 238: Giới hạn trách nhiệm của thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics và khách hàng Bộ luật Hàng Hải 2005: Điều 74 đến điều 97 có quy định về quyền và nghĩa vụ của người vận chuyển, trách nhiệm của người vận chuyển và các nôi dung liên quan đến chứng từ trong quá trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, thời gian khiếu nại Các Nghị định liên quan: Nghị định 140/2007/NĐ-CP ngày 5/9/2007 quy định chi tiết luật Thương mại về điều kiện kinh doanh dịch vụ logistics và giới hạn trách nhiệm đối với thương nhân kinh doanh dịch vụ logistics. Trong nghị định quy định rõ về phạm vi và đối tượng điều chỉnh; điều kiện kinh doanh; giới hạn trách nhiệm; quản lý nhà nước về kinh doanh dịch vụ logistics. Nghị định 87/2009/NĐ-CP ngày 29/10/2009 về vận tải đa phương thức. Nghị định số 115/ 2007/NĐ-CP của Chính phủ ngày 05 tháng 07 năm 2007 về điều kiện kinh doanh dịch vụ vận tải biển. Thông tư số 194/2010/TT-BTC ngày 06 tháng 12 năm 2010 hướng dẫn về thủ tục hải quan: kiểm tra, giám sát hải quan; thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và quản lý thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu. 1.3. Sự cần thiết về việc tìm hiểu về quy trình và bộ chứng từ thực tế về giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển - Khối lượng hàng hóa vận chuyển bằng đường biển chiếm gần 80% tổng khối lượng hàng hóa vận chuyển trên toàn thế giới. - Việt Nam có hơn 3500 km đường biển trải dài từ Bắc –Trung- Nam, là điều kiện tốt cho phát triển cảng biển và vận tải biển trong nước cũng như quốc tế. - Quy trình và các nghiệp vụ về bộ chứng từ thực tế về vấn đề vận tải quốc tế đường biển trong Logistics tương đối là phức tạp. - Các doanh nghiệp về xuất nhập khẩu trong nước còn yếu trong khâu chuẩn bị bộ chứng từ và phát hiện những lỗi sai trong chứng từ. CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH LẬP BỘ CHỨNG TỪ GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH DB SCHENKER VIỆT NAM 2.1. Giới thiệu về Công ty TNHH Schenker Việt Nam 2.1.1. Thông tin cơ bản về công ty Tên công ty: Công ty TNHH Schenker Việt Nam   Tên giao dịch quốc tế: Schenker Vietnam Co.,Ltd  Tên viết tắt: DB Schenker  Địa chỉ: Số 60, Đường Trường Sơn - Phường 2 - Quận Tân Bình - TP Hồ Chí Minh.   Văn phòng đại diện tại Hải Phòng: Tầng 6, tòa nhà TD Plaza, Parkson, Hải Phòng  Điện thoại: 862971860   Fax: 862971862  2.1.2. Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH Schenker Việt Nam DB Schenker là đơn vị cung cấp các dịch vụ vận tải và Logistics của Deutsche Bahn (DB). Thông qua bộ phận cung cấp dịch vụ vận tải và Logistics. DB là đơn vị dẫn đầu trong lĩnh vực vận tải hàng không và đường biển trên toàn cầu sở hữu mạng lưới vận tải đường bộ dày dặc nhất Châu Âu và là chuyên gia trong lĩnh vực đường sắt của công ty vận tải hàng hóa đường sắt lớn nhất Châu Âu. Tại Việt Nam, với tầm quan trọng và nhịp độ phát triển nhanh của dịch vụ logistics trên toàn cầu. Văn phòng đại diện đầu tiên của DB Schenker đã được thành lập vào năm 1991. Năm 2007, Công ty TNHH Schenker Việt Nam chính thức được thành lập. Năm 2014, Công ty TNHH Schenker Logistics Việt Nam được thành lâp để tiếp tục mở rộng hoạt động trong lĩnh vực logistics. Cho đến nay công ty đã phát triển hơn 10 chi nhánh và văn phòng trên cả nước với hơn 500 nhân viên. Tại Việt Nam DB Schenker đã xây dựng được danh tiếng mạnh mẽ và trở thành một trong những nhà cung cấp dịch vụ logistics hàng đầu. Cung cấp các dịch vụ vận tải, lưu kho và các giải pháp logistics trong các ngành công nghiệp khác nhau. Trên toàn cầu, DB Schenker cam kết trở thành nhà cung cấp dịch vụ logistics hàng đầu trên phạm vi toàn thế giới với chiến lược Logistics đến năm 2020 của mình.    2.1.3. Nhiệm vụ mục tiêu và phạm vi hoạt động Nhiệm vụ + Khai thác tối đa hiệu quả việc sử dụng vốn nhằm duy trì hoạt động kinh doanh và tiếp tục mở rộng quy mô kinh doanh, tạo điều kiện thuận lợi để đổi mới trang thiết bị, hoàn thành nghĩa vụ nộp ngân sách cho nhà nước và bù đắp các chi phí liên quan  + Tuân thủ theo chính sách pháp luật và các cơ chế, chế độ của nhà nước, các tập quán quốc tế nằm trong lĩnh vực mà công ty đang cung cấp  + Liên tục cập nhập và học hỏi, áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào trong quy trình nghiệp vụ phù hợp với khả năng của công ty   + Luôn thực hiện đúng theo hợp đồng đã ký kết với khách hàng, duy trì, mở rộng mối quan hệ với khách hàng, luôn đặt lợi ích của khách hàng lên hàng đầu  + Chấp hành tốt các chính sách và chế độ về quản lý lao động – tiền lương, tài chính, tài sản đồng thời liên tục bồi dưỡng và nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên công ty  + Nghiêm chỉnh chấp hành chế độ bảo hộ lao động, bảo vệ an ninh, trật tự xã hội và bảo vệ môi trường. Mục tiêu + Nâng cao chất lượng dịch vụ, đáp ứng nhanh chóng kịp thời các nhu cầu của khách hàng, luôn luôn đổi mới và tăng cường khả năng cạnh tranh   + Mục tiêu trên hết là lợi nhuận gắn liền với hoạt động kinh doanh, là đòn bẩy cho sự tăng trưởng kinh tế và góp phần cho sự phát triển vững mạnh của đất nước  + Tại Việt Nam, Grow Việt Nam là chiến lược của DB Schenker đóng góp cho sự thành công cho tầm nhìn Logistics 2020 của DB Schenker toàn cầu. Ba trụ cột trong chiến lược Grow Việt Nam là Grow Higher, Grow Smarter, Grow together. Theo đuổi chiến lược Grow Việt Nam để góp phần vào sự phát triển của thị trường năng động này Schenker đã liên tục đầu tư vào nhiều địa phương trên khắp đất nước ở cả ba miền Bắc, miền Trung, miền Nam. Hình 2.1 - Chi nhánh Công ty TNHH Schenker Việt Nam Phạm vi hoạt động:  + Logistics - Dịch Vụ Logistics + Vận Tải Đường Không + Vận Chuyển Hàng Hóa, Giao Nhận Vận Chuyển Hàng Hóa 2.1.4. Chức năng các phòng ban Sơ đồ 2.1 - Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Schenker Việt Nam Bảng 2.1 - Trách nhiệm của các bộ phận trong Công ty TNHH Schenker VN Bộ phận Trách nhiệm Giám đốc + Đưa ra các quyết định về việc quản lý chung toàn bộ các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo pháp luật. + Đưa ra các quy chế, quy định trong nội bộ công ty. + Cách chức, bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh trong công ty. Phó giám đốc + Lên phương án thực hiện các kế hoạch đầu tư và kế hoạch kinh doanh. + Điều phối và quản lý các công việc có liên quan đến khách hàng và các chiến lược kinh doanh theo chỉ đạo từ giám đốc. + Tuyển dụng lao động. + Đưa ra ý kiến kiến nghị về việc sử dụng lợi nhuận cũng như giải quyết rủi ro, thua lỗ trong kinh doanh. Phòng vận tải biển, vận tải hàng không + Là bộ phận rất quan trọng và đóng vai trò chủ chốt trong công ty. Có nhiệm vụ thu hút khách hàng, kí kết các hợp đồng với khách hàng, tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và thương lưng tính giá, làm hợp đồng với khách hàng. + Đôn đốc và theo dõi tiến độ hoạt động của các nhân viên để kịp tiến độ thời gian cho khách hàng theo đúng hợp đồng + Xử lý chứng từ, tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng và trao đổi thông tin với hãng tàu, khách hàng và các bên có liên quan. + Lên kế hoạch vận chuyển hàng hóa, nắm bắt cung đường vận chuyển, theo dõi, giám sát hành trình vận chuyển hàng hóa để đưa ra quyết định điều phối hợp lý, hiệu quả. Phòng tài chính- kế toán + Nhiệm vụ chính của phòng là xuất hóa đơn thu chi, quyết toán, quản lý tài sản và lên bảng cân đối kế toán. Lưu trữ, bảo quản hồ sơ và quản lý tập trung thống nhất số liệu kế toán thống kê và cung cấp số liệu cho các đơn vị liên quan. 2.1.5. Tình hình nhân sự Tổng số nhân viên của công ty là 552. Trong đó: Nam: 253 nhân viên chiếm 45.83 % Nữ: 299 nhân viên chiếm 54.17 % Về số lượng lao động: Với quy mô doanh nghiệp vừa nên số lượng lao động của công ty tương đối phù hợp. Việc tổ chức, sắp xếp phân công lao động đã góp phần làm tăng năng suất lao động, làm việc có hiệu quả hơn. Về chất lượng lao động: + Nhân viên công ty đều tốt nghiệp các trường đại học, cao đẳng, được đào tạo chuyên môn nghiệp vụ nên luôn hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao. CEO Mr. Juergen Braunbach từ Đức sang định cư và làm việc ở Việt Nam là một nhân tố quan trọng trong hoạt động của công ty. + Có tinh thần trách nhiệm, làm việc hết mình cống hiến cho công ty và đáp ứng nhu cầu của khách hàng 2.1.6. Cơ sở vật chất kỹ thuật Văn phòng đại diện của công ty tại Hải Phòng được trang bị nhiều thiết bị, máy móc hiện đại như: 20 máy vi tính, 1 máy fax, 2 máy in, 1 máy photocopy,... Máy tính đều được kết nối mạng internet đảm bảo cho việc giao dịch với khách hàng một cách nhanh chóng. 2.1.7. Kết quả hoạt động kinh doanh trong những năm gần đây Bảng 2.2 - Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2014-2016 Đơn vị: VNĐ CHỈ TIÊU 2016 2017 2018 2017 so với 2016 2018 so với 2017 Tổng doanh thu 33.750.190.200 45.246.479.810 51.598.913.990 38% 14% Chi phí 29.890.458.580 40.174.345.480 45.456.033.600 34% 13% Tổng lợi nhuận trước thuế 3.859.731.620 5.072.134.330 6.142.880.390 13% 10% Lợi nhuận sau thuế 3.181.617.074 4.271.795.340 5.200.312.395 34% 22% Thuế thu nhập doanh nghiệp 678.114.546 800.338.990 910.567.995 Nhìn vào bảng báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ta thấy được tổng doanh thu của công ty từ năm 2014 đến năm 2016 tăng. Doanh thu lớn nhất đạt được năm 2018 là 51.598.913.990 VNĐ. Tuy nhiên, mức độ tăng trưởng tổng doanh thu của công ty năm 2017 so với năm 2016 cao hơn mức tăng trưởng của năm 2018 so với năm 2017. Xét về mặt chi phí, chi phí năm 2018 cũng là cao nhất là 45.456.033.600 VNĐ tương xứng với tổng doanh thu đạt được và tăng 13% so với năm 2017. Tuy nhiên mức tăng này vẫn thấp hơn so với mức tăng của năm 2017 so với năm 2016 là 34%. Nhìn chung, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty từ năm 2016 đến năm 2018 là tăng. Tuy nhiên trong gian đoạn 2016 đến 2018 thì mức tăng này có sự thay đổi. Giai đoạn 2016-2017 công ty tuy tổng lợi nhuận thu được nhỏ hơn giai đoạn 2017-2018 nhưng xét về tốc độ tăng trưởng lại chậm hơn. Nguyên nhân cũng có thể là do xuất hiện thêm nhiều đối thủ cạnh tranh hay nhu cầu của khách hàng giảm. 2.2. Khái quát quy trình giao nhận hàng container nhập khẩu bằng đường biển tại công ty Schenker Việt Nam Giải thích các bước: (1) Nhận chứng từ, thông tin lô hàng về cảng Hải Phòng từ oversea (Schenker origin) (2) Theo dõi lịch tàu, kiểm tra lịch tàu trên hệ thống và thông báo lại cho khách hàng nếu có sự thay đổi. (3) Hãng tàu gửi giấy báo hàng đến cho Schenker Việt Nam (4) Schenker Việt Nam gửi thông báo tàu đến cho khách hàng (5) Schenker Việt Nam nhận lệnh giao hàng, trả phí làm thủ tục hải quan và đưa hàng về kho của Schenker (nếu có) (6) Khách hàng nhận bộ chứng từ và trả phí cho Schenker Việt Nam. (7) Thông báo cho Oversea và lưu hồ sơ 2.3. Tóm tắt các bước lập bộ chứng từ giao nhận hàng hóa nhập khẩu (Hàng lẻ - LCL) Sơ đồ 2.2 - Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng container đường biển tại Schenker Việt Nam LCL (Less than Container Load) là hàng xếp không đủ một container. Khi khách hàng có lô hàng nhỏ, công ty dịch vụ sẽ thực hiện gom các lô hàng lẻ của các chủ hàng lại để ghép chung một container trên cùng chuyến đi. Các Đại lý nước ngoài của Schenker trực tiếp nhận booking, gom hàng sau đó lên kế hoạch đóng hàng vào container và gửi về cho đại lý Schenker Việt Nam (bên nhập khẩu). Đi kèm với lô hàng, Đại lý nước ngoài sẽ gửi các chứng từ đi kèm cho Schenker Việt Nam để thực hiện nhập khẩu và giao nhận hàng cho khách hàng tại đầu Việt Nam, các chứng từ đi kèm bao gồm: Master Bill of Loading (MBL) (Vận đơn chính) Manifest (Tờ khai thông tin hàng hóa) House Bill of Loading (HBL) (Vận đơn nhà) Invoice Incentive và Invoice Of (nếu có) (Hóa đơn vận chuyển) Các bước lập bộ chứng từ cho nhập khẩu hàng LCL (qua Co-loader): Bước 1: Nhận chứng từ, thông tin lô hàng về cảng Hải Phòng Bước 2: Kiểm tra thông tin chứng từ và lưu chứng từ Bước 3: Nhập dữ liệu vào file Bước 4: Nhập dữ liệu bảng thu chi Bước 5: Nhận giấy báo nhận hàng và thông báo phân quyền từ hãng tàu Co-loader Bước 6: Đi lấy lệnh ở Co-loader Bước 7: Gửi giấy báo nhận hàng cho khách hàng Bước 8: Làm lệnh giao hàng DO, bàn giao cho khách hàng Bước 9: Ước tính doanh thu và chi phí Bước 10: Giao chứng từ cho thương vụ và ký nhận Bước11: Theo dõi hàng về kho và tình trạng hàng Bước 12: Báo cáo lợi nhuận Bước 13: Theo dõi, kiểm tra chứng từ với quá trình lấy lệnh của khách hàng Bước 14: Kiểm tra lệnh lưu và chuyển chứng từ ra file Bước 15: Kiểm tra file và các thông tin trên file 2.4. Các công tác tổ chức nhập khẩu lô hàng lẻ LCL theo chứng từ Dưới đây là trình tự các bước nhập khẩu lô hàng LCL của Schenker Việt Nam từ cảng Le Havre về cảng Hải Phòng và giao cho khách hàng GE Việt Nam chi nhánh Hải Phòng. Bước 1: Nhận chứng từ, thông tin lô hàng về cảng Hải Phòng từ oversea (Schenker origin) Bước 2: Kiểm tra thông tin chứng từ và lưu chứng từ: HBL, MBL. - Nếu thấy sai phải báo ngay cho oversea chỉnh sửa ngay. - Các thông tin trên HBL (Phụ lục 1) và MBL (Phụ lục 2) phải giống nhau. - Thường là sau 1 ngày tàu vào sẽ có MBL. Nên nếu oversea không gửi draft MBL cho mình check trước thì đến ngày tàu chạy hoặc sau ngày tàu chạy 1 ngày, mình phải lên hệ thống tải MBL, HBL kiểm tra. - Tùy thuộc vào trách nhiệm của oversea hay Schenker ở điểm đến đến đâu mà quy định người phải trả phí chỉnh sửa MBL khi MBL sai. Nên tốt nhất là mình chủ động kiểm tra sớm. Vì kể cả không phải lỗi của mình nhưng mình làm hàng nhập, mà chứng từ sai thì sẽ phát sinh rất nhiều vấn đề kéo theo như khai sai Emanifest, sai lệnh v.v + Với lô hàng lẻ (LCL) qua Co-loader thì trong bộ chứng từ sẽ có thêm 1 bên nữa xuất hiện, cụ thể là TCC Logistics. + Master Bill of Lading (MBL): do hãng tàu cấp, trên MBL thể hiện số vận đơn, chuyến tàu, ngày tàu chạy, tên người gửi, người nhận, số cont, số seal, số cân, số khối phát hành cho TTC Logistics. + House Bill of Lading (HBL): do TCC Logistics phát hành cho Schenker trên đó cũng phải ghi đầy đủ thông tin. Kiểm tra thông tin về người gửi và người nhận đều là Schenker. Người gửi (shipper): Schenker Maritime France Người nhận (consignee): Schenker VietNam CO., LTD. Tên tàu/ số chuyến: NYK VIRGO/ 059E Cảng bốc: Le Havre Cảng dỡ: Hải Phòng Số cont/ số seal: NYKU44381991/ SGAA30561 Số ký: 2310 KGS Số khối: 3.174 CMB Bước 3: Theo dõi lịch tàu, kiểm tra lịch tàu trên hệ thống và thông báo lại cho khách hàng nếu có sự thay đổi. - Công việc này rất quan trọng vì trong trường hợp tàu về rồi mà mình không nhận được AN từ hãng tàu (Phụ lục 3) thì sẽ không khai được Emanifest, không gửi được AN cho khách hàng. Khi đó tất cả chi phí phát sinh do lỗi này mình sẽ phải chịu như: phí khai Emanifest muộn, phí lưu cont, phí lưu bãi - Thực tế có 2 cách để kiểm tra lịch tàu: + Lên trang web của hãng tàu kiểm tra dự kiến tàu đến (ETA) nhưng phương pháp này không đáng tin cậy vì ETA có thể thay đổi nhưng hãng tàu không cập nhật vào Website hãng tàu. + Gọi điện trực tiếp đến văn phòng đại diện của hãng tàu tại Hải Phòng để kiểm tra ETA. Kiểm tra trực tiếp với nhân viên hãng tàu sẽ nắm bắt cụ thể hơn ETA. Bước 4: Nhập dữ liệu vào file và nhập dữ liệu bảng thu chi. - Sau khi hoàn tất xác nhận thông tin hàng, nhân viên chứng từ nhập thông tin có được vào hệ thống dữ liệu điện tử của công ty. Với mỗi dữ liệu dẫn theo cảng loading, tên tàu và số cont đúng sẽ có số file tương ứng. Thông tin nhập vào file thường bao gồm ngày tàu đến, tỉ giá, thông tin đại lý, bên được thông báo đến. - Với số file tương ứng nhân viên sẽ thực hiện nhập bảng thu chi cho quá trình giao nhận với từng lô hàng lẻ trong file. Bước 5: Nhận giấy báo nhận hàng và thông báo phân quyền từ hãng tàu qua Co-loader. - Trước ngày tàu về hãng tàu gửi giấy báo nhận hàng, tùy theo mỗi hãng tàu mà các mẫu thông báo hàng đến khác nhau, nhưng đều có những nội dung cơ bản gồm: tên tàu, số vận đơn, dự kiến thời gian tàu đến, người gửi hàng, người nhận hàng, tên hàng, số lượng, trọng lượng, cảng bốc, cảng dỡ, những lưu ý khi đi nhận lệnh giao hàng (D/O). - Cùng giấy báo nhận hàng, hãng tàu thông báo phân quyền cho TCC Logistics để khai báo Hải quan, nhân viên chứng từ nhận phân quyền kèm mã từ hãng tàu và khai E-manifest cho lô hàng nhập về. Giấy báo nhận hàng có kèm deadline, cần chú ý ngày hết hạn (deadline) để khai e-manifest tránh quá hạn phát sinh thêm phí. - Khai E-manifest: + Vào trang Cổng thông tin một cửa Quốc gia (VNSW) đăng nhập mã số thuế của Ecu Worldwide Hải Phòng. + Nhận lệnh phân quyền và mã của hãng tàu vào kiểm tra thông tin lô hàng + Khai và nôp e-manifest + Gửi thông báo và phân quyền cho forwarder (trường hợp khách hàng là forwarder) - Nhân viên chứng từ gửi e-mail phân quyền cho khách hàng forwarder. Đối với lô hàng này của Schenker qua Co-loader, thì TCC Logistics sẽ có trách nhiệm thông báo thông tin cho Schenker như là lịch trình, ETA, và TCC Logistics phải có trách nhiệm khai E-manifest lên Cổng thông tin 1 cửa quốc gia. Bước 6: Đi lấy lệnh ở Co-loader. - Nhân viên hàng nhập của Schenker sẽ theo dõi lịch tàu và báo cho khách hàng khi tàu cập cảng hoàn thành xếp dỡ hàng và phát lệnh giao hàng. Nhân viên hiện trường của Schenker Hải Phòng sẽ tiến hành đổi Delivery Order – Lệnh giao hàng Khi đến đổi lệnh phải mang theo các giấy tờ như: + Giấy giới thiệu của công ty Schenker + Bill of lading của TCC Logistics - Khi đổi lấy lệnh giao hàng, Schenker Hải Phòng sẽ đóng các khoản phí Local charges mà TCC Logistics thu, thay cho người nhận hàng gồm: + Phí CFS: 348,750 VND + Phí THC: 116,250 VND + Phí CIC: 139,500 VND + Phí D/O: 581,250 VND TỔNG TIỀN:1,185,750 VND - Nhân viên hiện trường được bộ phận kế toán công ty ứng trước các khoản tiền và đóng xong các loại phí kể trên cũng như tiến hành đóng phí bảo trì cơ sở hạ tầng cho container hàng nhập tại điểm thu phí. Bước 7: Gửi giấy báo nhận hàng cho khách hàng (Phụ lục 4). Trên thông báo hàng đến cho người nhận hàng sẽ thể hiện các thông tin sau: Người nhận hàng, số vận đơn, chuyến tàu, ngày tàu cập cảng, số cont, số seal, số cân (kg), số khối (CBM), tên hàng, phí chứng từ và các phí khác (nếu có). Yêu cầu người nhận hàng khi đến nhận chứng từ cần xuất trình các giấy tờ sau: Giấy báo nhận hàng, Giấy giới thiệu của cơ quan (nếu là hàng của các cơ quan, tổ chức), hoặc Hộ khẩu và CMND (nếu là hàng của cá nhân), Bill gốc (đối với những lô hàng không có điện giao hàng) và đóng phí chứng từ cũng như các phí khác. Tách HBL và gửi kèm cùng giấy báo hàng đến cho khách hàng, với khách hàng là forwarder yêu cầu khách hàng gửi toàn bộ HBL đến khách hàng cuối cùng (Direct consignee). Bước 8: Làm lệnh giao hàng DO, bàn giao cho khách hàng (Phụ lục 5). Nhân viên chứng từ làm lệnh giao hàng cho khách hàng để hoàn thành bộ chứng từ cho khách hàng nhận hàng. Trên DO sẽ chứa những thông tin về lô hàng và kho đang chứa hàng, những nội dung cơ bản trên DO gồm: Tên tàu, Số vận đơn, Thời gian dự kiến tàu đến, Người gửi hàng, Người nhận hàng, Tên hàng, Số lượng, Trọng lượng Với lô hàng của GE Việt Nam chi nhánh Hải Phòng, trong DO ghi rõ kho chứa hàng của khách hàng tại kho CFS GLC. Bước 9: Ước tính doanh thu và chi phí. Lên bảng doanh thu và các chi phí phải trả cho quá trình thực hiện nghiệp vụ như chi phí trả kho, hãng tàu, Đại lý. Bước 10: Giao chứng từ cho thương vụ và ký nhận Nhân viên chứng từ sẽ phân loại từng bộ lệnh của các khách hàng. Một bộ lệnh gồm có: 3 Lệnh giao hàng (giữ 1 bản lưu) 2 House Bill of Lading (giữ 1 bản lưu) 1 Master Bill of Lading 1 Manifest Trên bộ lệnh sẽ được đóng dấu “Surrendered” – hàng đã có điện giao hàng, khách hàng sẽ được trả bộ lệnh giao hàng mà không có điều kiện gì. Trường hợp không có dấu “Surrendered”, khách hàng sẽ phải trình Bill gốc mới được trả bộ lệnh để nhận hàng. Sau khi lập đầy đủ bộ chứng từ, nhân viên chứng từ sẽ chuyển bộ lệnh của cùng một file cho Thương vụ và ký nhận. thương vụ sẽ tiến hành phát lệnh cho khách hàng khi khách hàng đến yêu cầu. Bước 11: Theo dõi hàng về kho và tình trạng hàng Hàng chuyển về kho của Schenker, tại đây kho sẽ mở container khai thác, khi container đã khai thác xong, nhân viên kho sẽ báo tình trạng hàng cho nhân viên chứng từ qua e-mail. Khi có vấn đề với hàng, nhân viên chứng từ cần phải thông báo với khách hàng về tình trạng của hàng, hàng bị hư hại cần báo cho cả Đại lý, trường hợp hàng nguyên vẹn có thể không cần gửi e-mail. Bước 12: Báo cáo lợi nhuận Làm bảng báo cáo lợi nhuận cho từng file khai thác Bước 13: Theo dõi, kiểm tra chứng từ với quá trình lấy lệnh của khách hàng Kiểm tra chứng từ dưới nhiệm vụ của mình, theo dõi quá trình lấy lệnh của khác