Sử dụng Table – bảng biểu trong Access

BÀI 2 : TABLE – BẢNG BIỂU I. GIỚI THIỆU : 1. Công dụng : - Là thành phần chính của Cơ sở dữ liệu dùng để lưu trữ thông tin dữ liệu. - Một tập tin CSDL có thể có nhiều Table hoặc không có Table tùy vào mục đích sử dụng. 2. Đặc điểm : - Dữ liệu lưu trữ trên Table được tổ chức theo dòng, cột. Ví dụ : Bảng SINHVIEN ( Dùng để lưu trữ thông tin SINHVIEN)  Cột ( Field ) - Data Type : Kiểu dữ liệu xác định trên cột. Trên cột các dữ liệu lưu trữ phải có cùng kiểu. - Field Name : Tên tiêu đề cột . Thể hiện khi mở hay truy vấn du74 liệu trên bảng. - Trong cùng 1 Bảng không cho phép có 2 Cột cùng tên. - Field Size : Độ rộng xác định cho cột.  Dòng (Record ) - Là tập hơp các ô có các kiểu dữ liệu khác nhau trên cùng 1 dòng. - Mỗi dòng dữ liệu sẽ độc lập, không trùng lắp nhau dựa trên Field khóa chính (Primary Key)  Primary Key ( Khóa chính ) - Là tập hợp các Field trên Table dùng để xác định TÍNH DUY NHẤT của mẫu tin. Ví dụ : Mã sinh viên  Dùng để xác định mỗi thông tin sinh viên là duy nhất.  Foreign Key ( Khóa ngoại ) - Là tập hợp các Field trên Table dùng để xác định TÍNH TỒN TẠI của mẫu tin. Khi các Table có thực hiện liên kết kiểm tra toàn vẹn. Ví dụ : Mã khoa  Dùng để xác định thông tin về khoa là đúng và tồn tại trong bảng KHOA. MaSV HoSv TenSv Phái Ngaysinh Makhoa A01 Nguyễn Minh Khoa Nam 12/1/1978 AV A02 Lê Thị Thanh Hoa Nữ 1/10/1977 TH A03 Trần Thanh Thảo Nữ 2/11/1978 TH Dòng ( Record) Tiêu đề Cột (Field) A-PDF Watermark DEMO: Purchase from www.A-PDF.com to remove the watermark II. THAO TÁC : 1. Cách tạo Table : B1: Chọn đối tượng Tables  New B2: Chọn Design View  Ok B3: Lưới thiết kế Design  Khai báo  Field Name : Tên cột  Không nên dùng dấu tiếng Việt, khoảng trắng, toán tử đại số.  Bắt buộc phải có tên.  Không được trùng tên.  Data Type : Kiểu dữ liệu cho cột  DesCription : Chú thích vê Field.  Field Size : Độ rộng cột.  Caption : Tiêu đề thể hiện cho cột khi Open bảng. B4 : Tiếp tục thiết kế cho các Field còn lại B5: Khai báo Khóa chính ( Primary Key ). Nếu không Khai báo khóa chính  Access đề nghị cho phép tạo 1 khóa chính bằng cách dùng Auto Number ( đánh số thứ tự ) để quản lý. B6: Lưu tên Table  đóng cửa sổ thiết kế. - Tên Table không được phép dùng dấu tiếng Việt. - Không dùng khoảng trắng. - Không dùng toán tử đại số và không được trùng tên. 2. Tạo Khóa chính cho Table : B1 : Quét khối chọn các dòng Field cần thiết kế làm khóa chính cho Table trên lưới Design.  Nếu khóa chính là tập hợp của nhiều Field  Phải quét chọn các Field cùng 1 lúc. B2 : Click chọn Edit  Primary Key hay chọn vào biểu tượng Primary Key ( Chìa khóa ) trên thanh công cụ. - Các Field được chỉ định làm khóa chính sẽ xuất hiện biểu tượng Chìa khóa trước dòng thiết kế. - Nếu muốn bỏ chỉ định khóa  thao tác lặp lại. 3. Các kiểu dữ liệu cơ bản :  Text : dữ liệu kiểu chuổi – cho phép chứa từ 0  255 Ký tự.  Memo : dữ liệu bộ nhớ - cho phép chứa trên 65000 ký tự.  Number : Kiểu dữ liệu số - Tùy thuộc và Fielsd Size  xác định dung lượng cho phép lưu trữ. + Byte : 0—> 255 + Integer : + Long Integer : + Single : + Double :  Date/Time : dữ liệu kiểu ngày tháng năm, giờ phút. - Chú ý : Khi thực hiện nhập liệu kiểu ngày tháng năm, phải tuân thủ theo qui ước của Windows.  Currency : Kiểu dữ liệu tiền tệ.  AutoNumber : Kiểu dữ số - Đánh tự động số. - Chú ý : Khi 1 Record đánh số tự động bị xóa khỏi Table  Số thứ tự đó sẽ không được đánh lại.  Yes/No : Kiểu dữ liệu lý luận đúng sai. Trạng thái lưu trữ Yes  -1 và No  0  OLE Object : Kiểu dữ liệu đối tượng kết nhúng. Đối tượng có thể là hình ảnh hay 1 tập tin ứng dụng trên Windows.  HyperLink : Kiểu đường dẫn liên kết. Số nguyê n Số thực 4. Các thuộc tính của Field :  Filed Size : Độ rộng của Field.  Format : Các qui ước định dạng.  Decimal Places : Số lẻ thập phân.  Input Mask : Mặt nạ qui ước nhập cho Field là khóa Ví dụ : 0  Qui ước nhập số. L  Qui ước nhập ký tự  Caption : Tiêu đề thể hiện cho Field khi Open table.  Default value : Giá trị mặc định ( chỉ dùng cho Field số )  Validation Rule : Biểu thức giới hạn giá trị số. Ví dụ : Validation Rule : >=0 And <=10 Dùng để giới hạn giá trị khi người dùng nhập và cột Điểm trên bảng KETQUA  Validation Text : Thông báo lỗi khi vi phạm giá trị trong Validation Rule. Ví dụ : Validation Text : Diem khong hop le. Yeu cau nhap lai. Thông báo khi người dùng nhập 1 giá trị ngoai khoảng 0  10. III. THIẾT LẬP QUAN HỆ - RELATIONSHIP : 1. Công dụng : - Thiết lập quan hệ ràng buộc và kiểm soát dữ liệu giữa các table trong Cơ sở dữ liệu thông qua các khóa chính và khóa ngoại của Table. - Thiết lập quan hệ tạo tính toàn vẹn cho dữ liệu. 2. Thao tác: B1 : Chọn Tools  RelationShips … B2 : Cửa sổ Show Table. Dùng để xác định các Table tham dự trong quan hệ. B3 : Chọn các Table cần tham dự trong môi trường quan hệ  Add B4 : Close khi đã chọn đũ Table. Chú ý : Không chọn dư hay thiếu. B5 : Drag chọn Field là Khóa chính từ Table 1 ( bảng 1 ) kéo thả sang Field tương ứng trên Table n ( bảng Nhiều ) B6 : Khai báo các tùy chọn xác lập kiểm tra.  Enforce Referential Integrity : Thiết lập và kiểm tra quan hệ các table liên kết.  Cascade Update Related Fileds : Tự động cập nhật các thay đổi khóa chính từ Table 1 sang Fields liên kết (Khóa ngoại) bên table n.  Cascade Delete Releted Records : Tự động xóa các mẫu tin có liên quan bên Table n khi xóa bên table 1. B6 : Created  để thực hiện tạo liên kết. B7 : Tiếp tục cho các Table khác trong môi trường quan hệ RelationShips B8 : Đóng cửa sổ Relationship khi đã thiết lập xong quan hệ. IV. THAO TÁC VỚI TABLE 1. Mở Table : - Chọn Table cần làm việc  Open 2. Nhập dữ liệu cho Table : - Nhập theo qui tắc : o Nhập Table 1 trước  Nhập Table nhiều sau. o Cần xác định thứ tự để nhập dữ liệu cho Table không bị báo lỗi. - Dữ liệu trên Table nhập theo qui ước : o Nhập theo dòng. o Ngày tháng nhập theo qui ước Windows. o Kiểu lý luận Yes / No phải nhập -1 hay 0