Tài liệu kinh tế kế toán

ện hành và đẩy cột hiện hành sang phải. + Chọn xong, bấm OK * Xóa ô hay cột Xoá bằng chuột: - Chọn ô hay cột cần xoá. - Bấm giữ phím Shift, bấm chuột vào ô vuông nhỏ ở góc dưới bên phải của khung chọn và rê qua trái, thả chuột. Lúc này ô hay cột trống được xoá, với một ô trống được xoá thì dữ liệu ở hàng dưới chuyển lên không phải ở cột bên chuyển qua, với cột được xoá thì dữ liệu ở cột bên chuyển qua. * Xoá bằng lệnh: - Chọn ô hay cột cần xoá. - Chọn Menu Edit\Delete + Xoá một ô: Chọn Shift Cells Left với chức năng này cho phép bạn xoá một ô trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy ô kế phải sang trái. + Xoá một cột: Chọn Entire Column với chức năng này cho phép bạn xoá một cột trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy cột kế phải sang trái. + Chọn xong, bấm OK. 5.5.2. Thao tác với dòng a. Điều chỉnh chiều cao dòng bằng tay * Điều chỉnh bằng chuột - Di chuyển chuột đến các cột chứa các số 1,2… - Khi thấy xuất hiện dấu mũi tên hai đầu, bấm chuột trái và rê xuống để tăng kích thước dòng hoặc rê lên để giảm kích thước dòng. Khi đạt độ cao vừa ý thì thả chuột ra. Trong khi rê chuột, giá trị độ cao dòng xuất hiện ở phía trên với khung màu vàng. * Điều chỉnh bằng lệnh. - Bấm chọn dòng cần điều chỉnh. - Chọn Menu Format\Row\Height… hộp thoại Row Height hiện lên màn hình. - Nhập giá trị vào khung Row Height (giá trị này nằm trong khoảng từ 0 đến 409) và bấm Ok. b. Tự động điều chỉnh chiều rộng cột Một cách khác để điều chỉnh cho dòng vừa với dữ liệu đó là chức năng tự động điều chỉnh dòng mà Excel cung cấp cho bạn. - Chọn dòng cần điều chỉnh. - Từ Menu Bar vào Format\Row\AutoFit. Lúc này Excel sẽ tự động điều chỉnh cho vừa với dữ liệu. c. Thêm, xoá dòng. * Chèn thêm dòng: - Chèn bằng chuột + Chọn vị trí dòng cần thêm + Nhấn giữ phím Shift, bấm chuột vào ô vuông nhỏ ở góc dưới bên phải của khung chọn và rê xuống dưới, thả chuột. Lúc này dòng trống được tạo và đẩy toàn bộ dữ liệu ở dưới xuống. - Chèn bằng lệnh + Chọn vị trí dòng muốn chèn + Từ Menu Bar vào Insert có hai lệnh để chèn cột là Row và Cells. Nếu chọn Row thì chèn thêm dòng trống vào dòng hiện hành và đẩy dữ liệu dòng hiện hành xuống dưới. Nếu chọn Cells hộp Insert hiện lên màn hình như sau: + Chèn một ô: Chọn Shift Cells Down với chức năng này cho phép bạn tạo một ô trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy ô hiện hành xuống dưới. + Chèn một dòng: Chọn Entire Row với chức năng này cho phép bạn tạo một dòng trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy cột hiện hành xuống dưới. + Chọn xong bấm OK. * Xóa dòng - Xoá bằng chuột + Chọn dòng muốn xoá. + Nhấn giữ phím Shift, bấm chuột vào ô trống nhỏ ở góc dưới bên phải của khung chọn và rê lên trên, thả chuột. Lúc này dòng trống sẽ được xoá, với dòng được xoá thì dữ liệu ở dòng kế dưới chuyển lên. - Xoá bằng lệnh: + Chọn dòng cần xoá. + Từ Menu Bar vào Edit Delete - Xoá một ô: Chọn Shift Cells Up với chức năng này cho phép bạn xoá một ô trống tại vị trí ô hiện hành và đẩy dữ liệu ở cột có ô hiện hành lên. - Xoá một dòng: Chọn Entire Row với chức năng này cho phép bạn xoá một dòng trống tại vị trí ô hiện hàng và đẩy dữ liệu ở dưới lên. + Chọn xong bấm OK. 5.5.3.Làm ẩn các dòng và các cột a. Làm ẩn các dòng - Chọn các dòng không cần thiết trong bảng tính. - Từ Menu Bar vào Format\Row\Hide Sau khi chọn lệnh này các dòng được chọn sẽ ẩn không nhìn thấy, ở nơi đó, xuất hiện một gạch đen đậm, đến khi bạn di chuyển con trỏ đi nơi khác, gạch đen này sẽ biến mất. b. Làm ẩn các cột. - Chọn các cột không cần thiết trong bảng tính - Từ Menu Bar vào Format\Column\Hide 5.5.4. Hiển thị các dòng và cột bị ẩn a. Hiển thị các dòng - Từ Menu Bar vào Format\Row\Unhide Sau khi dùng lệnh Unhide thì các dòng bị ẩn sẽ hiển thị b. Hiển thị các cột - Từ Menu Bar vào Format\Column\unhide Sau khi dùng lệnh Unhide thì các cột bị ẩn sẽ hiển thị. 5.5.5. Tạo khung cho bảng tính Cách 1: Tạo đường viền bằng Tab Border - Chọn vùng cần tạo đường viền Chọn Menu Format\Cells…chọn Tab Border Giải thích các chức năng trong hộp thoại. - Khung Presets với các chức năng. None: bỏ tất cả các đường viền Outline: tạo đường viền bao quanh khung chọn Inside: Tạo đường viền cho từng ô nhỏ. - Khung Border với các biểu tượng: Tạo đường viền trên cùng trong vùng chọn. Tạo đường gạch các dòng cho vùng chọn. Tạo đường viền dưới cùng trong vùng chọn. Tạo đường chéo phải trong từng ô nhỏ của vùng chọn. Tạo đường chéo trái trong từng ô nhỏ của vùng chọn. Tạo đường gạch các cột cho vùng chọn Tạo đường viền bên phải trong vùng chọn Tạo đường viền bên trái trong vùng chọn. - Khung Line có hai chức năng: Style: Cho phép bạn chọn lựa kiểu đường thẳng, bấm chọn một kiểu đường thẳng để vẽ cho vùng chọn và bấm vào đường viền muốn thay đổi, lập tức đường viền đó thay đổi theo kiểu mới vừa chọn. Nếu bấm None là không chọn kiểu nào cả có nghĩa là bạn vẽ không được. Color: Bấm vào mũi tên hình tam giác để bật danh sách màu, bấm chọn 1 màu theo ý thích (mặc định là màu đen) và màu này dùng để tô cho đường viền. Chọn màu xong, bấm vào biểu tượng các đường viền hay bấm vào các đường viền trong hình chữ nhật có 4 chữ Text để đổi màu đường viền. - Chọn các chức năng xong, bấm OK để áp dụng hay bấm Cancel để huỷ bỏ. Cách 2: Tạo đường viền bằng thanh công cụ. - Chọn vùng cần tạo đường viền. - Di chuyển chuột đến thanh công cụ Formatting và bấm vào mũi tên của biểu tượng Borders để xuất hiện danh sách các biểu tượng đường viền. - Đưa chuột trên các biểu tượng này, các biểu tượng đổi thành màu xanh. Bấm chuột chọn hay bỏ chọn trên các biểu tượng này. 5.5.6. Tô màu nền cho bảng tính Cách 1: Tô màu nền cho bảng tính bằng Tab Border - Chọn ô hay các ô trong bảng tính cần tô màu. - Chọn Menu Format\Cells…chọn Tab Patterns Giải thích các thành phần trong hộp thoại. - Chức năng Color: Cho phép bạn chọn màu tuỳ thích, bấm No Color là không chọn màu nào cả và trả về màu mặc định trong Excel. - Khung Sample: Cho phép bạn xem trước dạng đường sọc vừa chọn cũng như các màu của nó. - Chọn các chức năng vừa ý xong, bấm OK để áp dụng hay bấm Cancel để huỷ bỏ. Cách 2: Tô màu nền cho bảng tính bằng thanh công cụ. - Chọn ô hay trong bảng tính cần tô. - Bấm vào mũi tên hình tam giác kế bên biểu tượng Fill Color trên thanh công cụ Formatting. - Chọn 1 màu trong bảng màu, nếu không muốn chọn màu thì bấm vào No Fill. 5.5.7. Chia cửa sổ a. Chia cửa sổ Để chia bảng tính hãy thực hiện các bước sau: - Kích hoạt bảng tính cần chia - Từ Menu Bar vào Window\Split Khi chọn lệnh này lập tức cửa sổ bảng tính sẽ được chia thành bốn phần, bốn khung cửa sổ nhỏ này đều chứa dữ liệu của cùng bảng tính đang được chia. Bạn có thể di chuyển các thanh trượt để xem từng phần riêng trong bảng tính. b. Bỏ đường chia Bạn muốn bỏ đường chia làm theo cách sau đây: - Bấm để kích hoạt trang bảng tính - Chọn Menu Window\Remove Split c. Tạo chế độ Freeze - Bấm chọn ô để đặt đường Freeze, thường chúng ta chọn ô của cột bắt đầu chứa số liệu phần bên trái sẽ là diễn giải cho dòng, ví dụ một báo cáo công nợ khách hàng thì chúng ta sẽ chọn ô kết thúc phần thông tin về khách hàng như mã, tên, địa chỉ và đặt đường Freeze cho các cột còn lại. Khi chúng ta thu lại vẫn có thể biết các số liệu bị lấp là của khách hàng nào. - Chọn Menu Window\Freeze Panes. Khi bấm chọn lệnh này hai đường gạch ngang và đứng hiện lên màn hình, trong bảng tính, bạn có thể dùng thanh trượt di chuyển dữ liệu trong bảng tính thì cột nằm phía trái của gạch đứng và trên gạch ngang của bảng tính không bị cuốn, nó vẫn luôn hiện lên trên màn hình để bạn nhìn thấy được. Ta chọn lệnh Freeze Panes từ lệnh đơn Window và di chuyển thanh trượt thì hàng 1 và cột A không bị cuộn. d. Bỏ chế độ Freeze Nhập dữ liệu xong, bạn muốn bỏ chế độ Freeze hãy làm theo cách như sau: - Bấm chọn một ô bất kỳ trong bảng tính. - Chọn Menu Window\UnFreeze Panes Sau khi chọn lệnh này bảng tính sẽ trở lại bình thường bạn có thể cuộn tất cả các dòng các cột trong bảng tính. 5.6. Quản lý cửa sổ bảng tính 5.6.1. Giấu cửa sổ bảng tính a. Giấu cửa sổ bảng tính Để che giấu cửa sổ bảng tính hãy làm theo cách sau - Kích hoạt cửa sổ bảng tính, có nghĩa bấm vào 1 ô bất kỳ trong bảng tính. - Từ Menu Bar vào Window\Hide Thực hiện lệnh này bảng tính của bạn sẽ bị ẩn Hiển thị cửa sổ bảng tính. - Sau khi dùng lệnh Hide để làm ẩn cửa sổ bảng tính và bạn muốn hiện lại bảng tính hãy làm như sau: - Từ menu Bar vào Window\Unhide… hộp thoại sau sẽ hiện lên màn hình: - Bấm chọn tên cửa sổ bảng tính cần hiển thị. - Bấm OK để hiển thị cửa sổ bảng tính b. Dấu bảng tính * Che giấu bảng tính - Kích hoạt bảng tính - Chọn Menu Format\Sheet\Hide * Hiển thị tập bảng tính Chọn Menu Format\Sheet\Unhide 5.6.2. Sao chép hoặc di chuyển bảng tính Bạn có thể sao chép hay di chuyển bảng tính hiện hành đến bảng tính khác trong cùng một tập bảng tính hoặc sang một cửa sổ bảng tính khác. - Chọn bảng tính cần di chuyển hay sao chép. - Chọn Menu Edit\Move or Copy Sheet… hộp thoại sau hiện ra: Giải thích các thành phần trong hộp thoại: - To book: Chứa bảng tính đích. Có nghĩa chứa bảng tính cần Copy - Before Sheet: cho phép bạn chỉ định nơi để di chuyển hay sao chép bảng tính tới. - Create a Copy: Dùng để chỉ định sao chép hay di chuyển nếu không chọn thì di chuyển, ngược lại chọn là sao chép. Nếu bạn muốn di chuyển hay sao chép đến tập tin mới, trong khung To Book bấm chọn New Book. - Chọn chức năng xong bấm OK. 5.7. Làm việc với dữ liệu 5.7.1. Định dạng Font chữ Font là các kiểu chữ theo kích cỡ khác nhau, chọn Font thích hợp nó sẽ tạo cho bảng tính thêm phần hấp dẫn, rõ ràng và đẹp mắt. Đôi khi cũng là các quy định chặt chẽ đối với những văn bản có tính pháp quy. Chọn ô hay khối ô chứa văn bản: Chọn Menu Format\Cell… hộp thoại Format Cell xuất hiện, chọn nhãn Font từ hộp thoại này. - Khung Font: cho phép lựa chọn Font chữ. Bấm vào mũi tên hình tam giác để chọn Font cho thích hợp. Chọn lựa Font nào cho thích hợp hãy dùng cách sau: + Nhấn chọn chữ cần đổi Font. + Dùng chuột bấm chọn một Font bất kỳ từ danh sách Font. + Sử dụng hai mũi tên lên và xuống trên bàn phím để di chuyển thay đổi từng Font. + Nhìn vào khung Preview để thấy sự thay đổi. + Chọn xong bấm OK để chấp nhận. - Khung Font style: cho phép bạn chọn loại chữ in nghiêng (Italic), in đậm (Bold), in nghiêng đậm (Bold-Italich), chữ bình thường (Normal). Chọn loại chữ này tương tự như chọn Font. - Khung size: cho phép bạn chọn kích cỡ to hay nhỏ. - Khung Underline: Cho phép bạn chọn chữ gạch dưới hay không gạch dưới. Bấm vào muĩ tên hình tam giác để bật danh sách chọn những kiểu gạch: None – không gạch dưới, Single – gạch dưới đơn, Double – gạch dưới đôi, Single Accounting – gạch dưới không cắt chữ, Double Accouting – gạch dưới đôi không cắt chữ. - Khung Color: Cho phép bạn chọn màu chữ. - Normal font: Bấm chọn chức năng này, Excel trả về giá trị mặc định Font cho chữ. - Khung Effects: Cho phép bạn chọn gạch ngang trong chữ. Chức năng Strikethrough – gạch ngang chữ, Superscript- gạch ngang và thu chữ về góc trên bên trái, Subscipt- gạch ngang và thu chữ về góc dưới bên phải. - Khung Preview: Cho phép bạn xem trước kết quả. - Bấm OK để áp dụng. 5.7.2. Điều chỉnh Font - Bật cửa sổ bảng tính mới. - Bấm vào mũi tên hình tam giác của khung Standard font để bật danh sách các Font. - Chọn Menu Tools\Options…chọn nhãn General. - Di chuyển thanh trượt và chọn một Font thích hợp. Thông thường người ta chọn Font VnTime. - Bấm chuột vào mũi tên hình tam giác của khung Size kế bên để bật danh sách các kích cỡ, chọn một kích cỡ thích hợp. Thường đặt cỡ chữ chuẩn của văn bản là cỡ 14. - Chọn các chức năng xong, bấm OK để xác lập. 5.7.3. Định dạng các loại dữ liệu Trước khi định dạng cho ô hay khối ô hãy chọn ô hay khối ô cần định dạng, nếu không chọn thì việc định dạng được áp dụng cho ô hiện hành. Định dạng kiểu hiển thị cho ô bảng Tab Number thực hiện theo các bước: - Bật hộp thoại Format Cell, từ Menu Bar vào Format\Cells, bấm chọn Tab Number trong hộp thoại. - Chọn kiểu định dạng cho ô hay khối ô trong khung Category. - Chọn xong kiểu định dạng thích hợp, bấm OK để áp dụng. Các chức và tiện ích của lệnh: - General: Dùng để định dạng chung, không có dạng số đặc biệt. Nếu bạn thảo bình thường thì hãy chọn kiểu này. - Number: Dùng để định dạng kiểu số. Bấm chuột vào Number hộp thoại thay đổi. + Decimal plases: Cho phép bạn lấy số lẻ của số thực, bấm vào mũi tên kế bên để tăng số lẻ hay giảm hoặc không lấy số lẻ, bạn cũng có thể nhập số trực tiếp từ bàn phím để lấy số lẻ hoặc không lấy số lẻ. Khi thay đổi số trong khung này bạn sẽ thấy trong khung Negative numbers thay đổi các số lẻ. + Bấm chọn chức năng Use 1000 Separator (,) là dùng dấu phẩy (,) để ngăn cách 3 số cho dễ đọc. + Negative nimbers: Để ta chọn số âm hay dương, trong ngoặc. - Curreney: Dùng để định dạng tiền tệ chung, khi áp dụng kiểu định dạng này kết quả sẽ tự động thêm dấu đô la hay một ký hiệu khác vào trước, dấu phẩy (,) dùng ngăn cách 3 số để dễ đọc và dấu chấm (.) dùng để thể hiện số lẻ của các số. + Decimal places: Cho phép bạn lấy số lẻ của số thực, bấm vào mũi tên kế bên để tăng số lẻ hay giảm hoặc không lấy số lẻ, bạn cũng có thể nhập số trực tiếp từ bàn phím. Khi thay đổi số trong khung này bạn sẽ thấy trong khung negative numbers thay đổi. + Symbol: Dùng để chọn kiểu hiển thị đơn vị tiền tệ. Bấm vào mũi tên hình tam giác kế bên để hiện danh sách các kí hiệu đơn vị tiền tệ. + Negative numbers: Để ta chọn số âm hoặc dương, hoặc ngoặc… - Accounting: Dùng để định dạng sắp thẳng hàng kí hiệu và dấu thập phân ở trong một cột. + Decimal places: Cho phép bạn lấy số lẻ của số thực, bấm vào mũi tên kế bên để tăng số lẻ hay giảm hoặc không lấy số lẻ, bạn cũng có thể nhập số trực tiếp từ bàn phím. Khi thay đổi số trong khung này bạn sẽ thấy trong khung negative numbers thay đổi. + Symbol: Dùng để chọn kiểu hiển thị đơn vị tiền tệ. Bấm vào mũi tên hình tam giác kế bên để hiện danh sách các kí hiệu đơn vị tiền tệ. - Date: Dùng để định dạng kiểu ngày tháng. + Type: Dùng để chọn kiểu hiển thị ngày tháng. Di chuyển thanh trượt kế bên để kéo danh sách lên hoặc xuống và chọn trong danh sách này một kiểu hiển thị thích hợp. + Locale (location): Dùng để chọn cách hiển thị ngày tháng năm theo nước (Quốc gia). Bấm vào mũi tên hình tam giác kế bên để bật danh sách, di chuyển thanh trượt kế bên trong danh sách và chọn một kiểu hiển thị thích hợp. - Time: Dùng để định dạng kiểu giờ phút giây. + Type: Dùng để chọn kiểu hiển thị giờ. Di chuyển thanh trượt kế bên để kéo danh sách lên hoặc xuống và chọn trong danh sách này một kiểu hiển thị thích hợp. + Locale (location): Dùng để chọn cách hiển thị giờ theo nước (Quốc gia). Bấm vào mũi tên hình tam giác kế bên để bật danh sách, di chuyển thanh trượt kế bên trong danh sách và chọn một kiểu hiển thị thích hợp. - Percentage: Cho phép bạn định dạng kiểu phần trăm, nếu ô hiện hành cần định dạng theo kiểu phần trăm có chứa số thì Excel tự động nhân số đó với 100 và trả về kết quả với ký hiệu phần trăm, ngược lại với ô trống thì khi nhập số sẽ xuất hiện dấu phần trăm theo sau. + Decimal places: Cho phép bạn lấy số lẻ của số thực, bấm vào mũi tên kế bên để tăng số lẻ hay giảm hoặc không lấy số lẻ, bạn cũng có thể nhập số trực tiếp từ bàn phím. Khi thay đổi số trong khung này bạn sẽ thấy trong khung Negative numbers thay đổi. - Fraction: Để định dạng kiểu thể hiện phần sau dấu chấm thập phân (phần số lẻ). + Type: Chức danh sách các kiểu định dạng, di chuyển thanh trượt và chọn một kiểu định dạng thích hợp. - Scientific: Dùng để định dạng hiển thị các số đứng sau dấu chấm thập phân thành số dạng mũ (dạng số khoa học). + Decimal places: Cho phép bạn lấy số lẻ của số thực (sau dấu thập phân), bấm vào mũi tên kế bên để tăng số lẻ hay giảm hoặc không lấy số lẻ, bạn cũng có thể nhập số trực tiếp từ bàn phím để lấy số lẻ hoặc không lấy số lẻ. - Text: Dùng để định dạng văn bản, khi ta dùng định dạng Text nó sẽ chuyển tất cả dữ liệu về kiểu văn bản. - Special: Định dạng đặc biệt dùng để theo dõi những giá trị danh sách và cơ sở dữ liệu. - Custom: Dùng để định dạng hay xoá kiểu định dạng, di chuyển thanh trượt trong danh sách Type (trong danh sách này chứa toàn bộ kiểu định dạng) và chọn một kiểu định dạng, nhấn Delete để xóa, nhấn OK để áp dụng. 5.7.4. Sử dụng Tab Alignment Tab Alignment dùng để hiệu chỉnh Text (văn bản), với các chức năng trong hộp thoại bạn có thể hiệu chỉnh căn lề cho dữ liệu theo góc tuỳ ý. - Bật hộp thoại Format Cells từ Menu Bar vào Format\Cells, bấm chọn nhãn Alignment trong hộp thoại. - Chọn các kiểu định dạng thích hợp, bấm OK để áp dụng. Những chức năng trong hộp thoại: - Text alignment + Horizontal: Cho phép bạn xác định vị trí dữ liệu trong ô theo các chức năng sau: + General: Hiển thị tại vị trí mặc định trong ô, nhãn nằm bên trái ô, số nằm bên phải ô. + Left: (Indent) Căn dữ liệu sát cạnh bên trái của ô. Bạn có thể đặt khoảng cách giữa văn bản trong ô với cạnh bên trái của ô bằng cách nhập thông số vào khung Indent kế bên. + Center: Căn dữ liệu vào giữa ô. + Pight (Indent): Căn dữ liệu sát cạnh bên phải của ô. Bạn có thể đặt khoảng cách giữa văn bản trong ô với cạnh bên phải của ô bằng cách nhập thông số vào khung Indent kế bên. + Fill: Lặp lại các dữ liệu trông ô sao cho điền đầy ô. + Justify: Dữ liệu được canh xuống dòng trong ô và canh đều bên phải. Chức năng này chỉ có tác dụng khi chiều dài của chuỗi dữ liệu lớn hơn chiều rộng của ô. + Center Across Selection: Căn dữ liệu vào giữa một khối cột, có nghĩa là dữ liệu trên cột đầu của khối ô được canh vào giữa theo hàng trong khối ô đó. Các ô trong những cột không phải là cột đầu thì không được chứa dữ liệu. Các ô trong khối ô được chọn không được hợp nhất. + Distributed: Căn dữ liệu đều hai bên phải và trái của ô. Bạn có thể đặt trong khoảng cách giữa văn bản trong ô với cạnh bên phải và bên trái của ô bằng cách nhập thông số vào khung Indent kế bên. - Vertical: Cho phép bạn xác định dữ liệu theo chiều đứng. + Top: Căn dữ liệu nằm sát cạnh trên của ô. + Center: Căn giữa dữ liệu so với cạnh trên và cạnh dưới của ô. + Bottom: Căn dữ liệu nằm sát cạnh dưới của ô. + Justify: Căn đều các dòng trong ô theo chiều đứng. + Distributed: Căn phần trên và phần dưới của dữ liệu. + Indent: Dùng để nhập khoảng để hỗ trợ cho các chức năng Left (Indent), Distributed (Indent), Right (Indent) trong khung Horizontal và Top, Bottom, Distributed trong khung Vertical. - Orientation + Text: Cho phép bạn dùng chuột quay dữ liệu trong ô. Bấm chuốt vào nút đỏ đưa lên để quay dữ liệu ngược lên trên, đưa xuống để quay dữ liệu ngược xuống. + Degrees: Cho phép bạn quay dữ liệu bằng số nhập vào từ bàn phím, số này tính theo độ. - Text Control. + Wrap: Nếu dữ liệu trong một ô có chiều dài lớn hơn chiều rộng của cột (ô) thì Excel tự động xuống hàng, bạn có thể ngắt hàng và xuống dòng bằng cách nhấn Alt + Enter. + Shrinhk to fit: Tự động điều chỉnh kích cỡ chữ trong ô, sao cho thấy được toàn bộ dữ liệu trong ô mà không cần điều chỉnh lại cột. Sau đó khi tăng độ rộng cột thì kích cỡ chữ trong ô tự động tăng theo đến kích cỡ quy định ban đầu. + Merge Cells: hợp nhất các ô trong khối ô đã được chọn thành một ô. - Right- to- left: + Text Direction: Dùng để thiết lập văn bản chạy từ trái sang phải hoặc từ phải sang trái. 5.7.5. Tìm kiếm và thay thế dữ liệu Cũng giống như Word 2003, công cụ tìm kiếm mà Excel cung cấp cho phép bạn tìm kiếm dữ liệu theo một điều kiện được chỉ định và bạn cũng có thể thay thế bằng dữ liệu mới một cách nhanh chóng. a. Di chuyển nhanh đến một ô hay vùng Từ Menu Bar vào Edit\Go to… hoặc nhấn tổ hợp phím tắt Crtl+G. Khi đó chương trình sẽ cung cấp cho bạn hộp thoại Go to để bạn thực hiện việc xác lập cho việc tìm kiếm và di chuyển. Reference: Để ta nhập địa chỉ ô hay tên vùng cần di chuyển đến. Special: Cung cấp cho bạn hộp thoại Go to Special, bạn dùng những tuỳ chọn trong hộp thoại này để xác lập cho ô mà bạn chọn với những xác lập theo ý muốn. + Comments: Chọn các ô có chứa phần chú thích. + Constants: Dùng để chọn các giá trị không đổi trong bảng tính như: số, chữ, và các giá trị được nhập từ bàn phím. + Formulas: Cho phép bạn chọn ô hay dãy ô được tính từ công thức. + Number: Chọn số – Text; chọn chữ - Logicals; chọn các giá trị – Logic; chọn các ô chứa lỗi – Errors. + Blanks: Cho phép bạn chọn các ô trống. + Current Region: Cho phép bạn chọn toàn bộ bảng tính. + Currnet array: Cho phép bạn chọn các giá trị là mảng. + Objects: Cho phép bạn chọn các đối tượng. + Row Differences và Column Differences: Cho phép bạn bỏ chọn cột hay hàng đầu tiên với vùng đã chọn trước. + Visible Cells Only: Cho phép bạn chọn các ô hiển thị trong một dãy đi ngang qua các hàng hay cột bị che đầu. Lựa chọn một tuỳ chọn để xác lập, bấm OK để áp dụng tuỳ chọn đó. b. Tìm kiếm dữ liệu. Lệnh Find cho phép bạn tìm kiếm trên những dữ liệu: Số, chữ, các dấu chấm câu, các ký tự đại diện hoặc các toán tử… trong file của bạn. - Đưa con trỏ vào bảng tính, bấm chọn một ô trong bảng tính hoặc lựa chọn một vùng để giới hạn phạm vi cần tìm kiếm. - Từ Menu Bar vào Edit\Find…hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + F. Chương trình sẽ cung cấp cho bạn hộp thoại Find and Replace với cá tuỳ chọn để bạn có thể xác lập và nhập các thông tim cần tìm kiếm của mình. + Find What: Để nhập dữ liệu cần tìm. + Within: Cho phép bạn tìm kiếm dữ liệu trên bảng tính hay số bảng tính. + Search: Có hai chức năng: By Row tìm theo dòng. By Column tìm theo cột. + Look in: có 3 chức năng sau: Formalas: Chỉ định việc tìm kiếm trên thanh công thức. Values: Chỉ định việc tìm kiếm các giá trị. Note: Chỉ định việc tìm các ghi chú trong ô. + Match Case: Nếu chọn chức năng này thì việc tìm kiếm sẽ phân biệt chữ hoa và chữ thường. + Format: Dùng để định dạng cho dữ liệu nhập ở khung Find What. + Find All: Tìm kiếm tất cả. + Find Next: Tìm từng mục một. + Options: Dùng để bật các chức năng định dạng tìm kiếm. - Nhập dữ liệu cần tìm kiếm. - Bấm Find All hay Find Next: Để thực hiện tìm kiếm. - Bấm Close để đóng hộp thoại. c. Tìm và thay thế dữ liệu Lệnh Replace cho phép bạn tìm kiếm và thay thế dữ liệu cũ bằng dữ liệu mới trên những dữ liệu: Số, chữ, các dấu chấm câu, các ký tự đại diện hoặc các toán tử…trong file của bạn. - Đưa con trỏ vào bảng tính, bấm chọn một ô trong bảng tính hoặc lựa chọn một vùng để giới hạn phạm vi cần tìm kiếm và thay thế. - Từ Menu Bar vào Edit\Replace…hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + H. Hộp thoại Find and Replace xuất hiện với những tuỳ chọn để bạn xác lập. + Find What: Để nhập dữ liệu cần tìm kiếm. + Replace with: Dữ liệu mới dùng để thay thế. + Within: Cho phép bạn tìm dữ liệu trên bảng tính hay số bảng tính. + Search: Có hai chức năng: By Row tìm theo dòng, By Columns tìm theo cột. + Look in: có 3 chức năng sau: Formalas: chỉ định việc tìm kiếm trên thanh công thức. Values: Chỉ định việc tìm kiếm các giá trị. Note: Chỉ định việc tìm các ghi chú trong ô. + Match Case: Nếu chọn chức năng này thì việc tìm kiếm phân biệt chữ hoa và chữ thường. + Format: Dùng để định dạng cho dữ liệu nhập ở khung Find What và khung Replace with. + Replace All: Để thực hiện tìm kiếm và thay thế tất cả. + Replace: Để thực hiện tìm kiếm và thay thế từng từ một. + Find All: Tìm tất cả. + Find next: Tìm từng mục một. + Options: Dùng để bật các chức năng định dạng tìm kiếm và thay thế. - Nhập dữ liệu cần tìm kiếm và thay thế. - Bấm Replace All hay Replace để thực hiện tìm kiếm và thay thế. Từ hộp thoại này bạn cũng có thể tìm kiếm mà không thay thế dữ liệu mới hãy bấm Find All. - Bấm Close để đóng hộp thoại. 5.7.6. Sao chép định dạng văn bản Excel cung cấp cho bạn tính năng Format Painter để cho phép bạn sao chép các định dạng từ ô này đến ô khác. - Chọn ô muốn sao chép định dạng cho ô khác. - Bấm vào biểu tượng Format Painter trên thanh công cụ Standard - Di chuyển con trỏ đến ô cần sao chép định dạng. - Bấm vào một ô để sao chép định dạng hoặc quét qua những ô cần sao chép định dạng này. 5.7.7. Tạo chú thích Để tạo bảng chú thích cho ô bạn tiến hàng theo các bước sau: - Chọn ô cần tạo chú thích. - Để hiện bảng soạn thảo chú thích, bạn có thể thao tác với nhiều cách khác nhau: + Chọn Insert\Comment. + Trên thanh công cụ Formula Auditing bấm vào biểu tượng New Comment. + Bấm chuột phải tạo ô cần tạo chú thích chọn lệnh Insert Comment - Bật hộp thoại Font để định dạng nội dung chú thích, chọn một trong các cách sau: + Từ Menu Bar vào Format\Comment… + Bấm chọn biểu tượng Format Comment trên thanh công cụ Picture. + Bấm chuột phải tại vị trí bên trong khung chú thích lệnh Format Comment. - Di chuyển chuột đến viền của khung chú thích khi nào thấy hình mũi tên bốn đầu xuất hiện thì bấm đúp chuột để hiện hộp thoại Font. Định dạng Font cho chú thích cũng tương tự như định dạng Font trong các ô. 5.7.8. Công cụ Formatting Công cụ Formatting chứa các tuỳ chọn cho phép bạn có thể định dạng font chữ hiển thị của mình theo cách mà bạn muốn. + Font: Cho phép bạn chọn Font chữ. + Font size: Cho phép bạn chọn cỡ chữ. + Bold: Làm đậm chữ. + It