Tài liệu Tập huấn công tác tổ chức đại hội chi đoàn

ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐH CẦN THƠBAN CHẤP HÀNH KHOA CÔNG NGHỆ---o0o---TẬP HUẤN CÔNG TÁC TỔ CHỨCĐẠI HỘI CHI ĐOÀNNhiệm kỳ 2011 - 2012 BCH Đoàn Khoa Công Nghệ MỤC ĐÍCH – Ý NGHĨA CỦA ĐẠI HỘI CHI ĐOÀN Đại hội Chi đoàn là cơ quan lãnh đạo cao nhất của Chi đoàn, giữa 2 kỳ Đại hội liên tiếp, cơ quan lãnh đạo là Ban Chấp hành do Đại hội cùng cấp bầu ra. Đại hội Chi đoàn là hoạt động chính trị có ý nghĩa rất quan trọng đối với Chi đoàn, tất cả Đoàn viên có nhiệm vụ phải tham dự Đại hội Chi đoàn. Đại hội Chi đoàn nhằm mục đích tổng kết lại các công tác Đoàn và phong trào Thanh niên trong nhiệm kỳ vừa qua, kiểm điểm lại những mặt làm được, những mặt chưa làm được, lấy ý kiến đóng góp của Đại biểu để đề ra chương trình hoạt động công tác Đoàn và phong trào Thanh niên cho Chi đoàn nhiệm kỳ tới, đồng thời bầu chọn ra Ban chấp hành Chi đoàn nhiệm kỳ mới. THỜI GIAN – ĐỊA ĐIỂM – THÀNH PHẦN Thời gian Thời gian tổ chức đại hội phải thuận lợi cho Đoàn viên của Chi đoàn tham dự đầy đủ. Tất cả các Chi đoàn trực thuộc Khoa Công Nghệ từ K34 đến K36 phải tổ chức Đại hội Chi đoàn từ 27/8/2011 đến hết 9/2011. Thời gian chính thức cho Đại hội Chi đoàn là 2 giờ. Địa điểm Đại hội Chi đoàn có thể diễn ra tại Hội trường, phòng học của Khoa Công Nghệ hoặc các nhà học khác. Ban tổ chức Đại hội liên hệ với quản lý Khoa, nhà học để mượn địa điểm tổ chức. (Địa điểm tổ chức phải nghiêm trang) THỜI GIAN – ĐỊA ĐIỂM – THÀNH PHẦN Thành phần Ban chấp hành và Đoàn viên trong Chi đoàn là thành phần Đại biểu chính thức, bắt buộc phải tham dự. Thanh niên trong Chi đoàn là Đại biểu dự thính(*)cũng bắt buộc tham dự. Đại hội chính thức chỉ được phép tiến hành khi số lượng Đại biểu Đoàn viên tham dự từ 2/3 tổng số Đoàn viên Chi đoàn trở lên. Ban chấp hành Đoàn Khoa, Cố vấn học tập là Đại biểu khách mời có quyền phát biểu chỉ đạo trực tiếp tại Đại hội. Ban chấp hành các Chi đoàn bạn là Đại biểu khách mời. NỘI DUNG ĐẠI HỘI Có 3 phần chính: Phần nghi thức chào cờ hát Quốc ca, Đoàn ca, tuyên bố lý do, giới thiệu Đại biểu về dự Đại hội do người điều khiển chương trình phụ trách. Phần nội dung: Do Đoàn Chủ tịch điều khiển Đại hội thực hiên đúng chương trình. Đoàn Chủ tịch phân công các Ban, các bộ phận quản lý và điều khiển từng nội dung phù hợp với chương trình. Đoàn Chủ tịch thông qua các dự thảo trong Văn kiện và hướng dẫn Đại hội thảo luận và biểu quyết đóng góp cho Văn kiện. Phát biểu ý kiến của Đại biểu và Đoàn cấp trên. Cuối cùng là thông qua Nghị quyết của Đại hội. Phần bế mạc Đại hội gồm tuyên bố bế mạc và nghi thức chào cờ bế mạc. TỔ CHỨC THỰC HIỆN Lập kế hoạch tổ chức Đại hội trên cơ sở định hướng chỉ đạo của Đoàn cấp trên. Kế hoạch cần xác định rõ: thời gian, địa điểm, các nội dung chính trong Đại hội và phân công người chuẩn bị. Kế hoạch lập ra và gửi về Đoàn Khoa ít nhất 2 tuần trước khi tổ chức Đại hội chính thức. Lập Ban tổ chức Đại hội, phân công các tiểu ban nội dung, hậu cần, tiếp tân, văn nghệ, nhân sự phụ trách các mãng công tác chuẩn bị Đại hội. Ra thông báo triệu tập Đoàn viên dự Đại hội, Tiến hành Đại hội trù bị chuẩn bị nội dung và nhân sự cho Đại hội chính thức. Ra Nội quy cho Đại biểu dự Đại hội, Dự trù kinh phí cho toàn bộ Đại hội, Tiến hành Đại hội chính thức, Báo cáo sau Đại hội, rút kinh nghiệm và nộp những văn bản cần thiết. CÔNG TÁC CHUẨN BỊ 1. Về mặt nội dung + Xây dựng dự thảo các Văn kiện Đại hội gồm: Báo cáo tổng kết, phương hướng công tác, đề án xây dựng Ban chấp hành, bản tự kiểm Ban chấp hành, chuẩn bị diễn văn khai mạc, bế mạc, nghị quyết đại hội. + Xây dựng hệ thống các vấn đề cần thảo luận vào các văn kiện của đại hội, định hướng thảo luận. + Xây dựng chương trình Đại hội + Tổng hợp các ý kiến đóng góp vào dự thảo Văn kiện Đại hội +Xây dựng các văn bản phục vụ cho Đại hội như: Thông báo triệu tập đại biểu, nội quy đại hội, các văn bản phục vụ công tác bầu cử (thể lệ, phiếu bầu, biên bản kiểm phiếu), biên bản thẩm tra tư cách Đại biểu,… CÔNG TÁC CHUẨN BỊ Lưu ý : tiểu ban nội dung phải hoàn thành tất cả Văn kiện, các văn bản phục vụ Đại hội và gửi cho Ban Thường vụ Đoàn Khoa hoặc BCH quản lý khối ngành xét duyệt, ký tên, đóng dấu trước ngày tổ chức Đại hội ít nhất 3 ngày. Khi có ký duyệt của Ban Thường vụ Đoàn Khoa hoặc BCH quản lý khối ngành Đại hội mới được tiến hành. CÔNG TÁC CHUẨN BỊ 2. Về mặt nhân sự + Ra thông báo triệu tập Đại biểu là Đoàn viên – Thanh niên trong Chi đoàn về dự Đại hội Chi đoàn. + Danh sách ứng cử viên Ban chấp hành nhiệm kỳ mới (ứng cử và đề cử tại Đại hội trù bị, báo cáo và xin ý kiến lại tại Đại hội chính thức). + Soạn và gửi thư mời Đại biểu, Đoàn cấp trên và các Chi đoàn bạn. CÔNG TÁC CHUẨN BỊ 3. Công tác hậu cần + Chuẩn bị kinh phí, cơ sở vật chất, phương tiện để phục vụ cho Đại hội và Đại biểu về dự Đại hội (Cờ nước, Cờ đoàn, ảnh Bác, bình hoa, mặt bàn, nước uống, bảng đeo cho Đại biểu, âm thanh, thùng phiếu, các bảng chữ « ĐOÀN CHỦ TỊCH, BAN THƯ KÝ, ĐẠI BIỂU,… »,… ), phân công các bạn tiếp tân tiếp đón Đại biểu khách mời của Đại hội. + Trang trí Đại hội : Trang trí phông chữ Đại hội, Cờ nước, Cờ Đoàn, ảnh Bác, áp phích (nếu có). + Dọn dẹp Hội trường sau khi Đại hội kết thúc. CÔNG TÁC CHUẨN BỊ 4. Văn nghệ, trò chơi, giải lao + Chuẩn bị các tiết mục văn nghệ và trò chơi, sắp xếp chương trình giải trí xen kẽ chương trình Đại hội, có thể kết hợp giao lưu với các bạn Đoàn viên hoặc Đại biểu khách mời NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA CÁC BỘ PHẬN TRONG ĐHCĐ Đoàn Chủ tịch Đại hội - Đoàn chủ tịch là cơ quan điều hành công việc của Đại hội, do Đại hội bầu ra, làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, quyết định theo đa số. Theo hướng dẫn của Đoàn Khoa Công Nghệ thì Đoàn Chủ tịch của tất cả các Đại hội của các Chi đoàn có số lượng là 3 đồng chí. - Đoàn chủ tịch có nhiệm vụ: Báo cáo dự kiến chương trình, nội quy làm việc của Đại hội để Đại hội thông qua và điều hành các hoạt động của Đại hội theo chương trình và nội quy đó. Thông qua dự thảo báo cáo tổng kết, dự thảo phương hướng, hướng dẫn đại hội thảo luận, biểu quyết các nội dung báo cáo tổng, phương hướng nhiệm vụ công tác Đoàn nhiệm kỳ tới và những vấn đề liên quan trong Văn kiện Đại hội. NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA CÁC BỘ PHẬN TRONG ĐHCĐ Quyết định lưu hành các tài liệu và kết luận các vấn đề của Đại hội. Lãnh đạo việc ứng cử, đề cử, bầu cử trong Đại hội, quyết định cho rút tên hay không rút tên khỏi danh sách bầu cử. Giải quyết tất cả những vấn đề trong chương trình và phát sinh trong Đại hội. Tổng kết Đại hội. Lưu ý: Trước khi tiến hành Đại hội, Đoàn Chủ tịch phải hội ý và để phân công từng thành viên của Đoàn Chủ tịch thực hiện từng nội dung cụ thể trong Đại hội, tránh lúng túng, bị động. NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA CÁC BỘ PHẬN TRONG ĐHCĐ Ban Thư ký Đại hội Thư ký Đại hội do Đoàn Chủ tịch quyết định số lượng và lựa chọn danh sách người cụ thể trước để báo cáo và xin ý kiến Đại hội. Nhiệm vụ: Ghi biên bản Đại hội, tổng hợp chi tiết các ý kiến phát biểu, các chỉ tiêu và kết quả biểu quyết trong Đại hội. Thông qua dự thảo Nghị quyết Đại hội và các nhiệm vụ hỗ trợ Đoàn Chủ tịch do Đoàn Chủ tịch phân công. NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA CÁC BỘ PHẬN TRONG ĐHCĐ Ban thẩm tra tư cách Đại biểu Ban thẩm tra tư cách Đại biểu do Đại hội bầu ra, số lượng là 3 đồng chí (đây là quy định của Đoàn Khoa Công Nghệ) (có thể bầu trong Đại hội trù bị). Nhiệm vụ: Tổng hợp và báo cáo với Đại hội về tình hình Đại biểu về dự Đại hội (tổng số, thành phần, phân tích chất lượng Đại biểu). Giải quyết các vấn đề về tư cách Đại biểu, xem xét và báo cáo Đoàn Chủ tịch giải quyết. Theo dõi hoạt động của Đại biểu tại Đại hội, nhắc nhở, phê bình những Đại biểu vi phạm nội quy, quy định của Đại hội. Ban bầu cử Ban bầu cử do Đại hội chính thức bầu ra, gồm 3 đồng chí (Đoàn Khoa quy định các Chi Đoàn). Lưu ý người ứng cử vào BCH không được tham gia Ban bầu cử. Nhiệm vụ: Hướng dẫn nguyên tắc, thủ thục và cách tiến hành bỏ phiếu, Phát phiếu, thu phiếu và kiểm tra phiếu, Xem xét và báo cáo với Đoàn Chủ tịch về những trường hợp vi phạm, Lập biên bản bầu cử, công bố kết quả bầu cử, niêm phong phiếu bầu chuyển cho Đoàn Chủ tịch. CÁC VĂN BẢN CẦN THIẾT CHO ĐHCĐ Văn kiện Đại hội gồm: Bìa Văn kiện (2 bìa) Chương trình Đại hội Dự thảo báo cáo tổng kết công tác Đoàn và phong trào Thanh niên nhiệm kỳ 2010-2011 Dự thảo phương hướng công tác Đoàn và phong trào Thanh niên nhiệm kỳ 2011-2012 Dự thảo tự kiểm Ban Chấp hành nhiệm kỳ 2010-2011 Dự thảo đề án xây dựng Ban Chấp hành nhiệm kỳ 2011-2012 Danh sách ứng cử viên Ban chấp hành nhiệm kỳ 2011-2012 Dự thảo Nghị quyết Đại hội NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA CÁC BỘ PHẬN TRONG ĐHCĐ Chương trình chi tiết Đại hội Biên bản thẩm tra tư cách Đại biểu Biên bản kiểm phiếu, hướng dẫn thể lệ bầu cử, phiếu bầu Ban Chấp hành Logo đeo cho Đại biểu (nêu có) NGUYÊN TẮC ỨNG CỬ VÀ BẨU CỬ BCH CHI ĐOÀN Là một nội dung cơ bản thể hiện nguyên tắc tập trung dân chủ của Đoàn (xem thể lệ bầu cử). - Khi bầu cử hay biểu quyết phải có quá ½ số phiếu bầu (kể cả phiếu hợp lệ và không hợp lệ) hoặc quá ½ số người có mặt tán thành thì người được bầu mới trúng cử và nghị quyết mới có giá trị. - Trường hợp bầu lần thứ nhất chưa đủ số lượng đã quyết định thì phải tiếp tục bầu lần thứ hai để lựa chọn trong số còn lại của danh sách ứng cử. Nếu bầu lần thứ hai vẫn chưa đủ thì việc có tiếp tục bầu nữa hay không do đại hội quyết định. NGUYÊN TẮC ỨNG CỬ VÀ BẨU CỬ BCH CHI ĐOÀN Trường hợp số người được quá ½ số phiếu bầu nhiều hơn số lượng được bầu thì chỉ lấy đủ số lượng được bầu và lấy từ người cao phiếu nhất trở xuống. - Trường hợp số cuối cùng của số lượng người định bầu có 2 người trở lên và có số phiếu bằng nhau thì phải tổ chức bầu lại trong số những người đó chọn lấy người cao phiếu nhất. Người trúng cử trong số đó cũng phải có quá nửa số phiếu bầu CÁC CÔNG TÁC SAU ĐẠI HỘI . Sau khi kết thúc Đại hội, Ban Chấp hành nhiệm kỳ cũ, Ban tổ chức Đại hội có nhiệm vụ gửi về Đoàn Khoa một số văn bản sau: Hoàn chỉnh Văn kiện chính thức, tổng hợp các ý kiến và thảo luận của Đại hội và sữa chữa Văn kiện cho phù hợp. Biên bản Đại hội do Thư ký ghi, có chữ ký của Thư ký và đại diện Đoàn Chủ tịch Đại hội. Phiếu bầu niêm yết, biên bản bầu cử có chữ ký của Trưởng ban bầu cử và đại diện Đoàn Chủ tịch Đại hội. Đề nghị công nhận Ban Chấp hành nhiệm kỳ mới, có danh sách trích ngang và có chữ ký của Ban Chấp hành nhiệm kỳ củ. Danh sách 1 đồng chí được Chi đoàn cử đi tham dự Hội nghị giữa nhiệm kỳ 2010 - 2012 của Đoàn Khoa Công Nghệ (thống nhất không cần bầu cử). MỘT SỐ LƯU Ý Phần giới thiệu Đại biểu: ưu tiên giới thiệu Đoàn Khoa trước (nên hỏi ý kiến BCH ĐK đi dự xem giới thiệu ai trước). Nếu Chi đoàn có số lượng Đoàn viên lớn hơn 50 có thể có 5 đồng chí trong Ban Chấp hành Chi đoàn, còn lại các Chi đoàn có số lượng Đoàn viên ít hơn 50 chỉ được phép có 3 đồng chí Ban Chấp hành. Nếu bầu chọn ra 3 đồng chí trong Ban Chấp hành thì số lượng Ứng cử viên tối đa là 5 đồng chí, nếu bầu chọn 5 đồng chí thì tối đa có 8 Ứng cử viên. Sau khi Ban bầu cử công bố kết quả bầu cử, có được danh sách Ban chấp hành mới, tiến hành họp phiên họp đầu tiên phân công nhiệm vụ. Thành phần dự họp là Bí thư (hoặc Phó Bí thư cũ), Ban chấp hành mới, Đại diện Đoàn cấp trên, 1 Thư ký Đại hội. Bầu ra chủ tọa cuộc họp, thống nhất cách bầu cử phân công chức vụ. MỘT SỐ LƯU Ý Phần nghi thức chào cờ, hát Quốc ca, Đoàn ca phải được tập trước lúc đầu giờ, để đảm bào phần nghi thức được trang nghiêm. Ban tổ chức Đại hội Chi đoàn nên sinh hoạt trước với các bạn Đoàn viên về vấn đề biểu quyết trong Đại hội. Cách xưng hô trong Đại hội (tôi, đồng chí). Sắp xếp bàn ghế, chổ ngồi cho hợp lý. Đảm bảo trật tự trong quá trình diễn ra Đại hội. Trang trí Đại hội Cờ nước, Cờ đoàn, Chân dung Bác Hồ đặt giữa sân khấu. Trang trí Đại hội ĐẠI HỘICHI ĐOÀN CƠ KHÍ CHẾ BIẾN 2 K34 NHIỆM KỲ 2011 - 2012 Danh sách ứng cử viên BCH Chi đoàn Nhiệm kỳ 2011-2012 Nguyễn Văn A Lê Văn B Trần Thị B Ngô Văn C Nguyễn Thị D ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH KHOA CÔNG NGHỆ BAN CHẤP HÀNH CĐ …………………….. ĐẠI HỘI CHI ĐOÀN NHIỆM KỲ 2011 – 2012 Cần Thơ, ngày tháng năm 2011 BCH Đoàn Khoa Công nghệChúc tất cả các Chi đoàn tổ chức Đại hội thành công tốt đẹp! Chân thành cảm ơn tất cả các Cán bộ Đoàn đã tham dự buổi tập huấn.Chúc sức khoẻ, vui vẻ, học tập và công tác tốt!