Tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm tại xí nghiệp xây dựng số 3 - Công ty xây dựng số 1 Hà Nội

giai đoạn khác nhau (điểm dừng kỹ thuật) mỗi công trình đều có dự toán thiết kế riêng và phân bổ rải rác ở các điạ bàn khác nhau. Tuy nhiên hầu như tất cả các công trình đều tuân theo một quy trình công nghệ sản xuất như sau: Đối với phần xây dựng: - Nhận thầu thông qua phần xây dựng hoặc giao thầu trực tiếp - Ký kết hợp đồng xây dựng với chủ đầu tư công trình (Bên A) - Trên cơ sở hồ sơ thiết kế và hợp đồng XD đã ưđược ký kết, Công ty hay Xí nghiệp tổ chức quy trình SX thi công để tạo ra SP (công trình hay hạng mục công trình ). + San nền giải quyết mặt bằng thi công, đào đất, làm móng. + Tổ chức lao động, bố trí máy móc thiết bị thi công, tổ chức cung ứng vật tư. + Xây, trát, trang trí, hoàn thiện. - Công trình được hoàn thành dưới sự giám sát của chủ đầu tư công trình về mặt kỹ thuật và tiến độ thi công. - Bàn giao CT hoàn thành và thanh quyết toán hợp đồng XD vui chủ đầu tư. Đối với phần sản xuất khác: - Gia công cốp pha tôn - Quản lý và cho thuê xe, máy thi công nh ô tô, xe cẩu, máy xúc, máy trộn, máy bơm bê tông... và các loại thiết bị phục vụ thi công xây dựng khác. 1.2.2. Đặc điểm về tổ chức sản xuất: Trong cùng một thời gian, XNXD số 3 thờng phải triển khai thực hiện nhiều hợp đồng cho thuê, xây dựng khác trên các địa điểm cho thuê XD khác nhau nhằm thỏa mãn yêu cầu cảu khách hàng hay các chủ đầu tư theo hợp đồng cho thuê, xây dựng đã ký kết với một năng lực SX nhất định hiện có, để có thể thực hiện đồng thời nhiều hợp đồng cho thuê, xây dựng, Xí nghiệp đã đầu tư trang thiết bị ngày một nhiều như nhập xe, máy, giáo Nam Triều Tiên, cây trống ý, cốp pha đồng thời tổ chức lực lượng lao động thành các đội XD, các tổ chức XXD... Điều này đã giúp Xí nghiệp tăng cường được tính cơ động, linh hoạt gọn nhẹ về mặt trang thiết bị TSCĐ SX, lợi dụng tối đa lực lượng lao động tại chỗ và góp phần giảm CP có liên quan đến vận chuyển... Bên cạnh đó, đặc điểm của SPXD cũng như đặc điểm của quy trình công nghệ có ảnh hưởng rất lớn đến tổ chức SX và quản lý trong Công ty XD số 1 nói chung cũng như trong XNXD số 3 nói riêng đem lại cho công việc này nhiều màu sắc khác nhau. Điều này được thể hiện rõ nét qua cơ chế giao khoán ở đơn vị. Đối với các công trình do Xí nghiệp tự tìm kiếm đều được thực hiện theo cơ chế giao khoán toàn bộ chi phí thông qua hợp đồng giao khoán giữa Công ty và Xí nghiệp, đội trực thuộc... Cụ thể hơn khi Công ty nhận thầu công trình hoặc hạng mục công trình (Công ty giao cho Xí nghiệp ) hoặc Xí nghiệp tự tìm được thì tại Xí nghiệp thực hiện chế độ giao khoán cho từng tổ, đội sao cho mọi hoạt động được thực hiện đồng nhất, tốn ít chi phí mà có hiệu quả cao. Cơ chế này được cụ thể hóa qua bản quy chế tạm thời, việc thực hiện được tổ chức từ trên xuống dưới. Ví dụ: Công ty giao khoán cho Xí nghiệp thi công công trình hoặc hạng mục công trình với mức quy định nh sau: - Mức giao khoán với tỷ lệ từ 91% đến 93% giá trị quyết toán được duyệt: Những khối lượng công việc và công trình đặc thù riêng sẽ có tỷ lệ giao khoán riêng thể hiện thông qua từng hợp đồng giao khoán. Xí nghiệp (đơn vị) nhận khoán phải tổ chức thi công, chủ động cung ứng vật tư, nhân lực thi công đảm bảo tiến độ, chất lượng kỹ thuật, an toàn lao động và phải tính đến các chi phí cần thiết cho việc bảo hành công trình. Đơn vị nhận khoán tổ chức tốt công tác ghi chép ban đầu và luân chuyển chứng từ nhằm phản ánh đầy đủ, chính xác, khách quan, kịp thời mọi hoạt động kinh tế phát sinh. Cuối quý Xí nghiệp kiểm kê khối lượng SPDD lập kế hoạch tháng, quý năm, về nhu cầu vật tư, nhân công, phương tiện thi công... và báo cáo về Công ty. Trong tỷ lệ khoán, nếu Xí nghiệp có lãi sẽ được phân phối như sau: Trích 50% quỹ Phát triển SX, 35% quỹ khen thưởng phúc lợi, 10% quỹ dự phòng TC, 5% quỹ trợ cấp mất việc làm và ngược lại, nếu bị thua lỗ Xí nghiệp phải tự bù đắp. Thủ trởng đơn vị và Phụ trách kế toán phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty. 1.2.3. Đặc điểm tổ chức quản lý: Để các quá trình thi công xây lắp hay họat đồng SX khác có thể tiến hành đúng tiến độ đặt ra và đạt hiệu quả kinh tế cao đòi hỏi mỗi DNXD phải có bộ máy quản lý chặt chẽ riêng từng đơn vị có những thay đổi về số lượng nhân viên, về cơ cấu quản lý cũng nh phạm vi quản lý. Phải nói rằng đây là một bộ máy khá hoàn thiện, gọn nhẹ, hoạt động có năng xuất và kết quả cao. Biểu số 1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý ở Xí nghiệp xây dựng số 3 Phòng kỹ thuật thi công Giám đốc Phó gđ kttc Phó gđ tckt Phòng tổ chức LĐTL hành chính tiền lương Phòng kế hoạch vật tư Phòng kế toán tài chính Đội XD số 1 Đội XD số 2 Đội XD số… Đội xe, máy thi công Tổ giáo cốp pha Tổ bảo vệ * Giám đốc là người có thẩm quyền cao nhất, có trách nhhiệm quản lý, điều hành toàn bộ hoạt động SX kinh doanh của Xí nghiệp, là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty và pháp luật về quá trình hoạt đông SX kinh doanh của DN. * Giúp việc cho Giám đốc là các Phó giám đốc. Giám đốc ủy quyền cho các phó từng phần chức năng điều hành công việc theo chuyên môn, người được ủy quyền chịu trách nhiệm cá nhân trước Giám đốc và trước pháp luật nhưng Giám đốc Xí nghiệp vẫn phải chịu trách nhiệm chính. Các phòng ban chức năng: - Phòng kỹ thuật thi công: Có nhiệm vụ giám sát chất lượng an toàn, tiến độ thi công các công trình của Xí nghiệp. Tham gia nghiên cứu tính toán các công trình đấu thầu, chủ trì xem xét sáng kiến cải tiến, áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, tổ chức hướng dẫn đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ với đơn vị trực thuộc hay bộ phận trực thuộc. Bộ phận trực thuộc như: tổ, đội, ... - Phòng kế hoạch vật tư: + Thực hiện chức năng kế hoạch hóa và điều độ SX. Xây dựng chiến lược phát triển Xí nghiệp, XD kế hoạch hàng năm, kế hoạch dài hạn và tiến độ thi công... + Thực hiện chức năng thương mại: cung ứng vật tư, thiết bị phục vụ thi công, tham mưu cho Giám đốc ký kết các hợp đồng sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. - Phòng kế toán tài chính: Có chức năng quản lý tài chính, hạch toán kế toán kiểm toán, kiểm tra và phân tích các hoạt động kinh tế. Chấp hành chế độ, chính sách pháp luật của nhà nước trong Xí nghiệp, sử dụng đúng mục đích và có hiệu quả các nguồn vốn của Xí nghiệp. Tổ chức luân chuyển chứng từ, cấp nhập lên bảng kê hạch toán kế toán. Thông qua số liệu phát sinh để vào các loại sổ sách chi tiết và báo cáo quyết toán hàng quý, hàng năm với nhà nước. Liên hệ với các cấp, các nghành nhằm đảm bảo vốn hoạt động SX kinh doanh và tiền lương của công nhân Xí nghiệp trực tiếp làm đúng yêu cầu theo quy định của Công ty, của nhà nước. - Phòng tổ chức, lao động, hành chính, tiền lương: Thực hiện các chức năng nhân sự như tuyển dụng, bố trí đào tạo bồi dưỡng khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ công nhân viên. Thực hiện các chức năng pháp chế hành chính như bảo vệ DN tổ chức các chức năng hoạt động xã hội, hoạt động đời sống hành chính sự nghiệp của Xí nghiệp. Thực hiên các chế độ chính sách đối với người lao động. - Các tổ, đội xây dựng, đội xe, máy thi công,... Do các công trình có địa điểm thi công khác nhau, thời gian XD dài và mang tính đơn chiếc nên lực lượng lao động ưđược tổ chức thành các đội SX, mỗi đội SX phụ trách một phần của công trình... Trong các đội sản xuất phân ra thành các tổ sản xuất, chuyên môn hóa như tổ sắt, tổ mộc, tổ giáo, tổ nề... à Cách thức tổ chức lao động, tổ chức SX như trên sẽ tạo điều kiện quản lý chặt chẽ về mặt kinh tế, kỹ thuật tới từng đội, từng công trình, từng tổ SX đồng thời tạo điều kiện thuận lợi để Xí nghiệp có thể ký kết hợp đồng làm khoán tới từng đội, từng tổ sản xuất... 2.Công tác tổ chức kế toán tại xí nghiệp xây dựng số 3 2.1. Thực tế tổ chức công tác kế toán ở Xí nghiệp xây dựng số 3 2.1.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại Xí nghiệp xây dựng số 3 Công tác tổ chức bộ máy kế toán khoa học đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính hiệu quả của công tác kế toán. Để phù hợp với tình hình của Xí nghiệp và theo quy định của Công ty XD số 1 đồng thời theo đúng chế độ kế toán tài chính, bộ máy kế toán của Xí nghiệp ưđược tổ chức như sau: Biểu đồ số 2: Sơ đồ kế toán Xí nghiệp xây dựng số 3: Phụ trách kế toán KT thanh toán KT TSCĐ, CCDC, NVL, Doanh thu, thu vốn Kế toán tập hợp CP sản xuất và tính gía thành SP Thủ quỹ Bộ máy kế toán của Xí nghiệp ưđược tổ chức theo mô hình tập trung. Phòng kế toán của Xí nghiệp gồm 5 người có nhiệm vụ tiến hành mọi công việc kế toán từ việc tập hợp chứng từ đầu đến việc lập các báo cáo kế toán gửi về Công ty. - Phụ trách kế toán (kiêm kế toán tổng hợp): phụ trách chung về kế toán tổ chức công tác kế toán của Xí nghiệp gồm tổ chức bộ máy hoạt động, hình thức sổ, hệ thống chứng từ và tài khoản áp dụng, cách luân chuyển chứng từ, cách tính toán, lập báo cáo kế toán. Theo dõi chung về tình hình tài chính của Xí nghiệp, hướng dẫn và giám sát định mức và tiêu chuẩn của nhà nước. Đồng thời là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc Xí nghiệp và Công ty về toàn bộ công tác kế toán của Xí nghiệp. Ngoài ra phụ trách kế toán còn làm nhiệm vụ kế toán tổng hợp có nghĩa là thực hiện tổng hợp CPSX và tính giá thành, lập các bảng biểu kế toán... - Kế toán thanh toán: Thực hiện kế toán vốn bằng tiền tất cả các khoản thanh toán trong nội bộ Xí nghiệp và ngời cung cấp. - Kế toán TSCĐ, CCDC, NVL, doanh thu, thu vốn: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng giảm hiện có của TSCĐ và CCDC (kế toán phải theo dõi trên cả 3 mặt là nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại) tính khấu hao TSCĐ, trích phân bổ chi phí CCDC và theo dõi lượng, thực hiện tính toán, tổng hợp những chứng từ, hóa đơn bán hàng liên quan đến doanh thu. Cuối quý, năm tổng hợp các khoản đã thu, phải thu và chịu trách nhiệm thu hồi vốn bên ngoài DN... - Thu quĩ: Thực hiện các quan hệ giao dịch với Công ty, các Xí nghiệp khác, quản lý tiền mặt, đăng ký các chứng từ hợp pháp hợp lệ để tiến hành xuất quỹ và ghi sổ quỹ. Ngành XDCB có những đặc điểm riêng biệt khác với những ngành SX khác như chu kỳ sản xuất dài, SP có tính đơn chiếc đó là những công trình, vật kiến trúc có qui mô lớn kết cấu phức tạp, thời gian XD và lắp đặt dài, SP không đem ra thị trường tiêu thụ. Chính những sự khác nhau đó đã ảnh hưởng rất lớn đến công tác quản lý kinh tế, công tác kế toán trong DN xây lắp. Phải được tổ chức phù hợp với đặc điểm tổ chức SX kinh doanh, qui trình công nghệ SXSP trong XDCB đồng thời thực hiện nghiêm túc những chế độ thể hiện kế toán do Nhà nước ban hành, cụ thể đối với SP xây lắp lấy dự toán làm thước đo. Sản phẩm xây lắp được cố định tại nơi SX, còn các điều kiện SX khác như xe, máy, thiết bị, người lao động... phải di chuyển theo địa điểm đặt SP. Đặc điểm này làm cho công tác quản lý, sử dụng và hạch toán tài sản, vật tư rất phức tạp vì chịu ảnh hưởng lớn của thiên nhiên, thời tiết do đó dễ mất mát hư hỏng. Những đặc điểm trên của ngành XDCB có ảnh hưởng rất lớn tới công tác tổ chức hạch toán kế toán. Và để tuân thủ theo những qui định của Công ty XD số 1 đồng thời sử dụng hệ thống sổ sách đơn giản gọn nhẹ. XNXD số 3 áp dụng hình thức Nhật ký chung để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến CP, Xí nghiệp trước hết phản ánh nghiệp vụ đó vào tờ chứng từ gốc riêng của Xí nghiệp (trừ trường hợp nghiệp vụ chi trả bằng tiền mặt, tiền ngân hàng do phiếu chi tiền mặt, séc ủy nhiệm chi có số hiệu trên mỗi chứng từ). Từ các chứng từ gốc ghi chép các nghiệp vụ chi phí vào sổ kế toán liên quan. Ngày 01/01/2001 theo quyết định của Bộ XD, Tổng Công ty XDHN, Công ty XD số 1, XNXD số 3 được phân cấp và ưđược phép sử dụng các sổ sách kế toán theo mẫu quy định của Bộ Tài chính, Công ty để tiện công tác kế toán được đơn giản và tiện lợi cho mỗi nhân viên kế toán của Xí nghiệp. Hiện nay công tác kế toán tại Xí nghiệp đã rất ổn định do đã tạo ưđược thói quen làm sổ sách từ trước. Việc tổ chức ghi chép hạch toán hợp lý, thông tin cung cấp kịp thời, chính xác, phục vụ có hiệu quả yêu cầu quản lý kinh tế tài chính của Xí nghiệp và của đơn vị cấp trên. Hệ thống tài khoản của Xí nghiệp được áp dụng theo quy định của Công ty. Ngoài ra để phục vụ cho việc theo dõi chi tiết, phần lớn các tài khoản được mở thành các tài khoản cấp 2, 3 và chi tiết cho từng đối tượng. Ví dụ như tài khoản 3362, 421, 5122, 6322, 63221, ... Đối với phẩn kế toán hàng tồn kho, Xí nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, trị giá vốn vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho được tính theo giá trị thực tế đích danh, hình thức kế toán nhật ký chung, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Phòng kế toán Xí nghiệp với những nhân viên kế toán có trình độ, tận dụng những thuận lợi của hình thức sổ nhật ký chung (việc ghi chép đơn giản, kết cấu sổ đơn giản) Xí nghiệp đã đa máy vi tính vào công tác kế toán nhằm nâng cao trình độ, phát huy vai trò của công tác kế toán trong tình hình mới, đảm bảo cung cấp thông tin nhanh, kịp thời, chính xác trung thực. Năm 1997, Tổng công ty XDHN đã hợp tác với một nhà cung cấp phần mềm XD 1 chương trình kế toán mới (gọi tắt là Newacc) áp dụng cho tất cả các đơn vị thành viên của Tổng công ty, đảm bảo quản lý công tác kế toán trên phạm vi rộng, truyền tin các báo cáo kế toán, báo cáo tài chính ngày trên mạng máy vi tính. Do vậy Công ty XD số 1 (Xí nghiệp xây dựng số 3 áp dụng năm 2001) đã chấp hành chủ trương và thực hiện kế toán trên máy vi tính theo chương trình này. 2.2.Tổ chức hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ tại XNXD số 3 2.2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán: Căn cứ theo quyết định số 1864/1998 QĐ/BTC ngày 16/12/1998 hệ thống chứng từ kế toán tại Công ty. Xí nghiệp vừa sử dụng hệ thống chứng từ kế toán thống nhất, bắt buộc vừa sử dụng hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn để cho phù hợp với yêu cầu quản lý của Công ty. Gồm có: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền BHXH, bảng thanh toán tiền thưởng, phiếu xác nhận công việc hoàn thành, hợp đồng giao khoán, biên bản điều tra tai nạn lao động, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất vật tư theo hạn mức, biên bản kiểm nghiệm, thẻ kho, phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, biên bản kiểm kê vật tư, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, hoá đơn cước vận chuyển, hoá đơn dịch vụ, hoá đơn tiền điện, hoá đơn tiền nước, hoá đơn khối lượng xây dựng cơ bản hoàn thành, phiếu mua hàng, phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, biên lai thu tiền, bản kiểm kê quỹ, biên bản giao nhận tài sản cố định, thẻ tài sản cố định, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản đánh giá TSCĐ * Chứng từ về lao động tiền lương: Theo dõi tình hình sử dụng thời gian lao động và các khoản thanh toán khác cho người lao động như tiền lương, các khoản phụ cấp, trợ cấp, BHXH, tiền thưởng theo thời gian và hiệu quả lao động đồng thời cung cấp những tài liệu cần thiết cho việc hạch toán CPSX, tính giá thành sản phẩm, hạch toán thu nhập và một số nội dung khác có liên quan, bao gồm các mẫu biểu sau: - Bảng chấm công (Mẫu số 01 – Lao động tiền lương) Xem phần phụ lục - Bảng thanh toán lương (Mẫu số 02 – Lao động tiền lương) Xem phần phụ lục - Phiếu nghỉ hưởng BHXH (Mẫu số 03 – Lao động tiền lương) Xem phần phụ lục - Bảng thanh toán BHXH (Mẫu số 04 – Lao động tiền lương) Xem phần phụ lục - Bảng thanh toán tiền thưởng (Mẫu số 05 – Lao động tiền lương) Xem phần phụ lục - Phiếu xác nhận SP hoặc công việc hoàn thành (Mẫu số 06 – Lao động tiền lương) Xem phần phụ lục - Hợp đồng giao khoán (Mẫu số 08 – Lao động tiền lương) Xem phần phụ lục * Chứng từ hàng tồn kho: Theo dõi tình hình Nhập, Xuất, Tồn vật tư sản phẩm hàng hoá làm căn cứ kiểm tra tình hình tiêu dùng, dự trữ vật tư, sản phẩm hàng hóa và cung cấp thông tin cần thiết cho việc quản lý hàng tồn kho, bao gồm các mẫu biểu sau: - Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 VT) Xem phần phụ lục - Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 VT) Xem phần phụ lục - Biên bản kiểm nghiệm vật t, SP, hàng hoá (Mẫu số 05 VT) Xem phần phụ lục - Thể kho (Mẫu số 06 VT) Xem phần phụ lục - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu số 08 VT) Xem phần phụ lục *Chứng từ về thanh toán: Theo dõi tình hình thu, chi, tồn quỹ, lãi của tiền mặt, vàng bạc, đá quý...và các khoản tạm ứng, thanh toán tạm ứng của đơn vị nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho kế toán và quản lý đơn vị trong lĩnh thanh toán bao gồm: - Phiếu thu (Mẫu số 01 TT) Xem phần phụ lục - Phiếu chi (Mẫu số 02 TT) Xem phần phụ lục - Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu số 03 TT) Xem phần phụ lục - Bảng kiểm kê quỹ (Mẫu số 07a TT) Xem phần phụ lục *Chứng từ về TSCĐ: Phản ánh tình hình biến động về số lượng, chất lượng và giá trị của TSCĐ nhằm giám sát chặt chẽ tình hình sử dụng, thanh lý và sửa chữa TSCĐ bao gồm: - Thẻ TSCĐ (Mẫu số 02 TSCĐ) Xem phần phụ lục - Biên bản thanh lý TSCĐ (Mẫu số 03 TSCĐ) Xem phần phụ lục - Biên bản đánh giá lại TSCĐ (Mẫu số 05 TSCĐ) Xem phần phụ lục 2.2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản sử dụng: Đối với các hệ thống tài khoản mà Công ty áp dụng cũng là hệ thống TK Xí nghiệp áp dụng, đó là hệ thống tài khoản kế toán trong các DN xây lắp theo quyết định số 1864/ 1998/QĐ/BTC ngày 16/12/1998 của Bộ tài chính bao gồm 72 tài khoản tổng hợp trong bảng cân đối kế toán và 8 tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán. Về cơ bản tên gọi, ký hiệu và nội dung các tài khoản này nhất quán với hệ thống tài khoản kế toán áp dụng trong các DN khác ban hành theo quyết định số 1141 TC/ CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính . 2.2.3. Tổ chức hệ thống sổ kế toán: Với hình thức tổ chức sổ kế toán là Nhật ký chung sổ sách kế toán của Xí nghiệp sử dụng theo qui định của bộ tài chính ban hành gồm: - Sổ nhật ký chung, các sổ nhật ký chuyên dùng (sổ nhật ký thu, chi...) - Sổ các tài khoản và các sổ kế toán chi tiết. + Sổ nhật ký chung: Là sổ kế toán tổng hợp sử dụng để ghi chép tất cả các hoạt động kinh tế tài chính theo quan hệ đối ứng các tài khoản. + Sổ nhật ký chuyên dùng như: Sổ nhật ký thu tiền, sổ nhật ký chi tiền, sổ nhật ký xuất vật tư, sổ nhật ký nhập vật tư ... Những sổ nhật ký này mang tính chất như bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại. + Sổ cái các tài khoản: Là sổ kế toán tổng hợp, sử dụng để ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính theo từng tài khoản tổng hợp. + Sổ kế toán chi tiết gồm có: Sổ chi tiết các TK phải thu, sổ chi tiết các tài khoản phải trả, sổ chi tiết nhập vật tư, sổ chi tiết xuất vật tư, sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng ... Các sổ chi tiết này ưđược lập ra để ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính theo yêu cầu quản lý chi tiết cụ thể của công ty đối với hoạt động tài chính đó. Biểu đồ 3: Trình tự sổ kế toán ưđược biểu diễn qua sơ đồ sau: (áp dụng tại Xí nghiệp xây dựng số 3) Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng BCTC 2b 2a 5 Sổ, thẻ KT chi tiết 7 3 4 6 Bảng cân đối KT Sổ NK chung 1b Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu 8 1a Giải thích sơ đồ: (1a): hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc nhận được, kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nó để tiến hành định khoản và đồng thời ghi sổ nhật ký chung. (1b): với các chứng từ có liên quan đến đối tượng cần hoạch toán chi tiết, kế toán ghi vào các sổ, thẻ có liên quan. (1c): hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc nhận được, kế toán tiến hành phân loại và lập bảng chứng từ gốc cùng loại. (2a): căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại kế toán tiến hành định khoản và ghi vào sổ Nhật ký chung. (2b): Những bảng tổng hợp chứng từ gốc có liên quan đến đối tượng cần hạch toán chi tiết, kế toán tiến hành và ghi vào sổ chi tiết có liên quan. (3): Đồng thời định kỳ 2 - 3... ngày, căn cứ vào định khoản đã ghi trên sổ Nhật ký chung kế toán tiến hành chuyển số liệu trên sổ cái các tài khoản có liên quan. (4),(6): Cuối kỳ căn cứ vào các số liệu trên sổ cái các tài khoản kế toán lập bảng kế toán nháp để theo dõi, xem xét kiểm tra số phát sinh, số dư các tài khoản, đồng thời ghi bút toán điều chỉnh, kết chuyển từ đó đa ra các số liệu để lập báo cáo tài chính như: Bảng CĐKT, báo cáo kết quả hoạt động SXKD, báo cáo lưu chuyển tiền tệ... (5): Cuối tháng hoặc cuối quí, căn cứ vào các số liệu trên sổ chi tiết, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp chi tiết. (7): Từ các bảng tổng hợp chi tiết... cuối kỳ kế toán lập báo cáo tài chính. (8): Để số liệu trên báo cáo tài chính được chính xác thì sổ cái và các bảng tổng hợp chi tiết luôn phải được đối chiếu với nhau. 2.2.4 Tổ chức hệ thống báo cáo Tài chính: Công việc cuối cùng trong tổ chức, công tác kế toán, đó là việc thực hiện chế độ báo cáo và kiểm tra kế toán. XNXD số 3 luôn thực hiện đầy đủ báo cáo kế toán theo quy định Công ty, của Ngành và của Nhà nước. Hệ thống báo cáo của Xí nghiệp ưđược dựa trên hệ thống báo cáo ban hành theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/1/1995 của Bộ trưởng BTC gồm: 1. Mẫu BO1 - DN: Bảng cân đối kế toán. 2. Mẫu BO2 - DN: Báo cáo kết quả kinh doanh. 3. Mẫu BO3 - DN: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. 4. Mẫu BO4 - DN: Thuyết minh báo cáo tài chính. Để phục vụ cho yêu cầu quản lý và theo yêu cầu chỉ đạo của Công ty nên Xí nghiệp có thêm 1 số báo cáo bổ sung khác liên quan tới tình hình quản lý, sử dụng tài sản, tình hình CPSX, giá thành SP và các báo cáo nhanh phục vụ cho nhu cầu quản trị. Các báo cáo BO1 - DN, BO2 - DN, BO3 - DN ưđược lập 3 tháng 1 lần, còn báo cáo BO4 - DN thì được lập mỗi năm 1 lần. Các báo cáo trên ưđược phụ trách kế toán và giám đốc duyệt, sau đó được gửi lên Công ty rồi Công ty sẽ tập hợp và báo cáo với cơ quan chủ quản quản lý theo dõi như: Cục thuế, Tổng cục quản lý vốn và tài sản, Tổng công ty XD Hà nội, vv… Công tác kiểm tra kế toán có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý, công tác kế toán trong doanh nghiệp nhằm phát hiện, ngăn ngừa những hiện tượng vi phạm chính sách, chế độ. Hiện nay Xí nghiệp có một bộ phận thường xuyên tiến hành kiểm tra kế toán bao gồm một số công việc như: Kiểm tra chứng từ kế toán, số kế toán, báo cáo kế toán và chế độ quản lý tài chính chế độ thể lệ kế toán cũng như số liệu kế toán của các đội trực thuộc liên quan. Việc kiểm tra kế toán được bộ phận kểm tra lập thành biên bản và báo cáo kiểm tra. 2.2.5 Đối tượng, phương pháp tập hợp CPSX và tính giá thành SPXL tại XNXD số 3. *Đối tượng và phương pháp tập hợp CPSX ở Xí nghiệp: Xuất phát từ đặc điểm riêng của ngành xây dựng và các SP xây lắp là có quy trình sản xuất phức tạp, thời gian xây dựng lâu dài, SPSX ra là đơn chiếc và có qui mô lớn lại cố định tại một thời điểm, nơi SX cũng là nơi tiêu thụ... cho nên để đáp ứng nhu cầu của công tác quản lý, công tác kế toán đối tượng tập hợp CPSX được công ty xác định là từng công trình, từng hạng mục công trình. Mỗi công trình hay hạng mục công trình từ khi khởi công đến khi hoàn thành bàn giao thanh quyết toán đều mở riêng một sổ chi tiết chi phí để tập hợp các CPSX thực tế phát sinh cho từng công trình, hạng mục công trình. CPSX cho sản phẩm xây lắp chủ yếu được tập hợp theo khoản mục giá thành. Hiện nay Công ty XD tập hợp CPSX và tính giá thành SP XL theo khoản mục sau: - Chi phí NVL trực tiệp. - Chi phí nhân công trực tiếp. - Chi phí sử dụng máy thi công. - Chi phí sản xuất chung. Trong đó CPSX chung bao gồm: + Chi phí nhân viên quản lý Xí nghiệp. + Chi phí khấu hao máy móc thiết bị. + Chi phí dụng cụ sản xuất. + Chi phí dụng cụ mua ngoài. + Chi phí bằng tiền khác. Cuối mỗi quí, dựa trên các sổ chi tiết CP của từng tháng trong quí, kế toán lập bảng tổng hợp CPSX của quí làm cơ sở cho việc tính giá thành và lập báo cáo CPSX và tính giá thành mỗi quí. * Đối tượng và phương pháp tính giá thành sản phẩm xây lắp ở XNXD số 3 ở XNXD số 3 đối tượng tính giá thành là khối lượng công việc có tính dự toán riêng đã hoàn thành của từng công trình hạng mục công trình. Nghĩa là khối lượng công việc có sự xác nhận của chủ đầu t trong biên bản nghiệm thu khối lượng XL. Về phương pháp tính giá thành, Xí nghiệp áp dụng phương pháp tính giá thành theo từng công trình, hạng mục công trình. Mỗi chi phí phát sinh ở công trình nào thì hạch toán trực tiếp vào công trình đó. Còn những chi phí chung cần được phân bổ thì được tập hợp vào cuối kỳ và tiến hành phân bổ theo tiêu thức thích hợp cho từng giai đoạn quyết toán công trình. 2.2.6. Kế toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Chi phí NVL trực tiếp là một chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản phẩm, nó chiếm khoảng 70 - 75% tổng chi phí. Do đó hoạch toán chính xác, đầy đủ chi phí này có tầm quan trọng đặc biệt trong việc xác định tiêu hao vật chất trong sản xuất thi công và đảm bảo tính chính xác của giá thành xây dựng. Chi phí NVL là loại CP trực tiếp nên nó được hạch toán trực tiếp vào các đối tượng là công trình, hạng mục công trình theo giá thực tế của từng loại vật liệu xuất kho. Chi phí NVL chính trong Xí nghiệp bao gồm giá trị vật liệu XD như: Gạch, xi măng, sắt, vôi, cát, ... dùng trực tiếp vào xây dựng công trình hạng mục công trình. Ngoài ra các loại vật liệu khác như: Ván, khuôn, giàn giáo, cốp ph