Thiết kế chương trình quản lý lương của công ty cổ phần ứng dụng và chuyển giao công nghệ cao,

i chính thực hiện các công tác kế toán, thống kê theo đúng quy định của hệ thống toán tài chính, đúng quy định của pháp luật và phù hợp với kế hoạch. Phòng chó nhiêm vụ ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế xả ra hằng ngày. Tiến hành kiểm tra tình hình thu chi ngân sách , quản lý tiền lương, quản lý các vật tư nguồn vốn, từ đó cung cấp thông tin cần thiết cho công việc điều hành của giám đốc. Bộ phận này cũng tiến hành kiểm tra phản ánh tích cực các hoạt động kinh tế tài chính phục vụ cho công tác lập và theo dõi thực hiện kế hoạch. Phòng có quyền hạn trong việc hướng dẫn kiểm tra giám sát mọi hoạt động của toàn công ty. * Phòng kỹ thuật : Phòng có nhiệm vụ lập kế hoạch phụ trách về mặt kỹ thuật của các thiết bị của công ty hay là kỹ thuật công nghệ của khách hàng * Phòng kinh doanh: Là phòng đảm nhiệm về mặt kinh doanh của công ty chuyên về công nghệ và đáp ứng yêu cầu của công ty hay của khách hàng, là phòng trực tiếp gặp gỡ khách hàng. * Phòng hành chính: Giúp giám đốc quản lý bảo vệ cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động của toàn bộ công ty. Phòng có nhiệm vụ tiếp nhận và chuyển công văn , giải quyết các chế độ cho các cán bộ nhân viên trong công ty, tổ chức công tác thường trực bảo vệ an toàn cho công ty. Và cung cấp các thiết bị mà công ty hay khách hàng yêu cầu. Tham mưu cho giám đốc trong việc tổng hợp lập kế hoạch hàng tháng, hàng quý và hàng năm, kết hợp cùng các bộ phận khác nắm bắt tình hình nhu cầu khách hang để xây dựng lập kế hoạch. Đồng thời tổ chức việc thực hiện kiểm tra hướng dẫn các đơn vị trực thuộc thực hiện các kế hoạh đề ra. Ngoài ra phòng kế hoạch còn soạn thảo những văn bản, thảo các hợp đồng kinh tế trong lĩnh vực mà mình phụ trách. II. cách tổ chức và lưu trữ thông tin hiện tại của công ty. Là công ty ứng dụng và chuyển giao công nghệ nên việc tổ chức và lưu trữ thông tin đều thực hiện bằng máy tính. Công ty ứng dụng công nghệ cao quản lý tiền lương đều ở trên máy và phần mềm mà công ty hiện tại đang dùng là Microsoft Excel. Là phần mềm chuyên dùng cho công việc kế toán thống kê mà đặc biệt ở đây là công việc quản lý lương cho doanh nghiệp. Việc quản lý lương của công ty bằng Excel như sau: Việc quản lý lương của công ty do bộ phận kế toán ( phòng kế toán) trực tiếp chịu trách nhiêm quản lý. Phần mềm Microsoft Excel là phần mềm quản lý dựa vào các bảng, các chứng từ, các danh mục của công ty và quy định của bộ tài chính. Công ty đã dựa vào các chứng từ sau để có lợi khi sử dụng các bảng tính Exxcel. Stt Tên chứng từ Số liệu chứng từ 1 Bảng chấm công 01- LDTL 2 Bảng thanh toán tiền lương 02 - LDTL 3 Bảng thanh toán tiền thưởng 03 - LDTL 4 Hợp đồng giao khoán 04- LDTL Ngoài ra, công ty còn dùng thêm một số bảng khác cụ thể là: Bảng mã các phòng ban của công ty. Bảng danh sách nhân viên. Và còn có một số bảng danh mục phục vụ cho việc tính lương. Quan hệ giữa phòng hành chính và phòng kế toán được tự động hoá theo sơ đồ sau: Quyết định nâng lương Phòng hành chính điều chỉnh Tự động chuyển sang phòng kế toán Các bảng trong hệ thống quản lý tiền lương có quan hệ với nhau chặt chẽ để tránh lộn xộn dữ liệu, và để liên kết các bảng dữ liệu với nhau, để dễ kiểm soát dữ liệu. Là công ty có hoạt động rộng trên nhiều địa bàn và có 3 cơ sở và khách hàng cũng nhiều nơi khác nhau. Nên mỗi lần đi công tác thì công ty trích ra một khoản tiền để phụ cấp thêm cho cán bộ nhân viên hoạt động và làm việc. Không kiên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương. Cách tính lương của công ty: Là công ty kinh doanh các nhân viên hay cán bộ các phòng ban ở đây đều được hưởng lương (thu nhập chính của cán bộ nhân viên) đều dựa vào hai khoản chính đó là lương và thưởng. + Công ty trả lương cho cán bộ nhân viên theo thời gian làm việc, trả theo tiền lương tháng mỗi tháng thì trả lương một lần, trên cơ sở hợp đồng và theo mức lương và hệ số lương của mỗi người. + Công ty không có khoản tạm ứng trước. + Phụ cấp thì theo chức vụ mà công ty đã có quy định sẵn. + Tiền thưởng của các cán bộ phòng ban hay nhân viên đều dựa vào ngày công, mà ngày công chuẩn ở đây là (26 ngày), công ty có bảng chấm công mà được bộ phận quản lý (kế toán) nhập vào hằng ngày. + Về bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế thì công ty trích ra một khoản để nộp cho các cán bộ nhân viên trong công ty, các cán bộ nhân viên không phải đóng. + Lương : mức lương (của mỗi nhân viên)*hệ số lương. + Tổng lương: lương chính+ phụ cấp. + Còn thuế thu nhập thì dựa vào thu nhập (tổng lương) của cán bộ nhân viên biết rằng thu nhập trên 3 triệu đồng phải đóng thuế là 5%, thu nhập trên 4 triệu thì phải đóng thuế thu nhập là 10%. + Lương thực lĩnh là: Tổng lương+thưởng- thuế thu nhập. Cách tổ chức các bảng tính để tính lương và quản lý lương của công ty như sau: + Bảng danh mục phòng Mã phòng Tên phòng BGD Ban giám đốc HC Hành chính KT Kế toán KD Kinh doanh KTH Kỹ thuật + Bảng danh sách nhân viên: Mã NV Mã phòng Tên phòng Họ tên Chức vụ Mức. lương N001 BGD Ban giám đốc HoàngTrọng Hải Giám đốc 950 N002 KD Kinh doanh Phạm ngọc Long Tưởng phòng 800 Và còn nhiều nhân viên trong công ty mà kế toán phải nhập vào trong bảng tính để tính. Còn đơn vị tính tiền lương cho cán bộ nhân viên trong công ty là: (10000 đồng), để tránh số dài trong bảng tính. + Bảng chấm công: Mã phòng Mã nhân viên Họ tên 1 2 31 Ngày công BGD N001 Hoàng Trọng Hải 1 1 0 26 Bảng chấm công thì được mở hằng ngày, nếu nhân viên làm việc thì nhân viên nhập là (1) còn không đi thì ghi là (0) cuối tháng thì tổng kết lại và tính tổng ngày công cho các cán bộ nhân viên trong công ty. Bảng chấm công là cơ sở dữ liệu để theo dõi ngày làm việc, và tính tiền thưởng cho những ai đi đủ ngày công và người có ngày công vượt quy định. Ngày công quy định là 26 ngày. + Khi tính lương thì ta kế toán phải dựa vào bảng danh mục phục vụ cho việc tính lương như: + Bảng danh mục chức vụ: Mã chức vụ Chức vụ Tiền phụ cấp GD Giám đốc 600 PGD Phó giám đốc 550 TP Trưởng phòng 500 PP Phó phòng 450 NV Nhân viên 0 + Bảng thanh toán tiền lương: Dựa vào bảng chấm công và bảng danh sách nhân viên để tính lương cho cán bộ công nhân viên vào cuối tháng, và báo cáo cho Ban lãnh đạo công ty (ban giám đốc). Mã phòng Mã nhân viên Họ tên Chức vụ Hệ số lương Lương BGD N001 Hoàng Trọng Hải Giám đốc 5 Kế toán nhập công thức tính các cột như: Lương, tổng lương, thuế, thực lĩnh, phụ cấp, thưởng, thực lĩnh bằng các hàm trong Excel. Cuối tháng thì kế toán lập bảng lương và nộp báo cáo cho ban lãnh đạo công ty phê duyệt. Được sự đồng ý của ban lãnh đạo thì kế toán sẽ trích theo quỹ lương và quỹ thưởng để phát lương cho các cán bộ nhân viên. Trên đây là cách tổ chức, lưu trữ và cách quản lý lương của công ty Cổ Phần ứng Dụng Và Chuyển Giao Công Nghệ Cao. Đánh giá hệ thống hiện tại. Qua khảo sát thực tế ở công ty, em thấy công ty đã sử dụng phần mềm Microsoft Excel để quản lý tiền lương có những thuận tiện và khó khăn như sau: Các cột trong bảng tính của bảng lương của công ty, được tính bằng các hàm trong Excel. Các hàm trong Excel, chỉ cần nhập vào trong cột cần tính thì Excel sẽ tự động tính cho người sử dụng. Nhưng cấu trúc của hàm cũng phức tạp và khó nhớ, chỉ cần sai một dấu hay một lỗi nhỏ thì công thức sẽ không được thực hiện. Trong phần mềm Excel cũng có tính bảo mật nhưng không cao bằng phần mềm Mircosoft Access, việc truy xuất thông tin cũng không nhanh và khó khăn cho người sử dụng phải có các bảng tính có sẵn trước khi tính lương cho các công nhân viên thì trong bảng tính ta phải thiết lập các cột trước và công việc thống kê và báo cáo, thì đòi hỏi người sử dụng phải tự thiết kế lấy. Khi làm việc với phần mềm Excel thì tất cả các bảng đều phải người sử dụng phải tự nhập vào tất cả các cột, các bảng. Khi tính các lương và các khoản tính theo lương, thì cần các cột từ các cột khác nhau từ các bảng tính khác nhau thì : người sử dụng phải tạo vùng địa chỉ cho dữ liệu (cột, bảng, vùng dữ liệu), địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối. Thì lúc đó kết quả tính mới đúng, chính xác, nếu không thì dữ liệu không chính xác. Các công thức nhập thì phức tạp và phải đúng cấu trúc của các hàm mà Excel quy định. * Giải pháp đưa ra: Qua những đặc điểm trên của công ty và cách tổ chức quản lý tiền lương của công ty. Em xin đưa ra một giải pháp đó là thiết kế cho công ty một chương trình quản lý tiền lương bằng phần mềm đó là: Microsoft Access một phần mềm có tính quản lý có nhiều tính năng nhất hiện nay. Sử dụng chương trình quản lý tiền lương của doanh nghiệp có tính bảo mật cao hơn, khi sử dụng các mã của chương trình, và các báo cáo, biểu mẫu có nhiều hỗ trợ hơn như: Thiết kế bằng chế độ cài đặt Winzard, hay là chế độ thiết kế tự động Autoform columnar và các hỗ trợ khác. Các hỗ trợ này làm tăng tính thẩm mỹ cho chương trình quản lý. Về việc tính toán thì ta có các truy vấn (Query) để đưa ra các trường cần thiết cho việc truy vấn, vì giữa các bảng đã có quan hệ với nhau. Từ các truy vấn đưa ra ta có thê làm các biểu mẫu (Form), các báo cáo theo các yêu cầu của ban lãnh đạo công ty. Khi có yêu cầu truy xuất thông tin, tìm kiếm, in các báo cáo theo yêu cầu. Thì ta chỉ cần vào các mẫu thiết kế sẵn và truy xuất thông tin theo một trường nào đó theo các trường khác nhau đối với quản lý lương thì ta có thể truy xuất, tìm kiếm, báo cáo theo các trường như sau; Mã nhân viên, mã phòng, hệ số lương, mức lương, tên phòng. Thì ta chỉ cần nhập vào các trường trên. lúc này yêu cầu sẽ được đáp ứng. Không những thế khi mà muốn thêm hay xoá hay sửa đổi thông tin cũng chỉ cần nhập một bảng hay một Form thì các thông tin lập tức được đưa vào các bảng liên quan (vì các bảng có quan hệ với nahu bằng một trường đó là khoá chính). Trong các biểu mẫu ta có thể thiết kế các nút điều khiển chương trình và các chức năng tự động như liên kết với các biểu mẫu bằng các nút liên kết. Theo em nghĩ với những gì mà phần mềm Micro Excel còn hạn chế thì phần mềm Microsoft Access đã có phần nào khắc phục được. Trên đây là những phân tích, đánh giá và giải pháp mà em đã đưa ra cho hệ thống quản lý tiền lương của công ty. Chương iiI giới thiệu công cụ xây dựng chương trình i. tính ứng dụng của tin học quản lý (Access) 1. Một số khái nịêm cơ bản về quản lý. Quản lý là một thuật ngữ mang ý nghĩa tổng quát nó thường được dùng không chỉ cho việc điều hành hoạt động trong các tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội mà còn góp phần vào quản lý hành chính, quản lý điểm, quản lý tiền lương... Trong công tác quản lý người ta phân chia ra hai loại hình lao động đó là: Lao động mang tính máy móc lặp đi lặp lại nhiều lần như việc thống kê sách, bảng biểu. Lao động mang tính sáng tạo như việc đề ra các phương pháp mới, công việc kiểm tra hướng dẫn. Trong đó thời gian tiêu phí cho loại hình thứ nhất chiếm nhiều thời gian hơn loại hình thứ hai. 2. Một số ứng dụng của tin học trong công tác quản lý. Ngày nay, cùng với sự phát triển của tin học về cả phần cứng cũng như phần mềm, việc ứng dụng của máy tính trong mọi lĩnh vực trở nên phổ biến. Nước ta hiện nay tin học đã và đang khẳng định vai trò của và vị trí của mình trong các lĩnh vực kinh tế xã hội. Việc áp dụng tin học vào công tác quản lý trước hết giải phóng cho các nhà lãnh đạo những việc làm mang tính thủ công, tạo điều kiện cho họ dốc hết sức vào công tác quản lý chặt chẽ, khoa học, làm tăng tốc độ xử lý thông tin đạt hiệu quả cao. Tuỳ theo những nhiệm vụ cụ thể mà ta có thể tin học hoá từng phần hoặc tin học hoá toàn bộ. a. Tin học hoá toàn bộ. Nội dung chủ yếu của phương pháp này là tin học hoá đồng thời các chức năng quản lý và thiết lập mọi cấu trúc hoàn toàn tự động thay thế cho các cấu trúc tổ chức của cơ quan quản lý. ưu điểm của phương pháp này là các chức năng quản lý tin học một cách triệt để nhất, hệ thống bảo đảm tính chất nhất quán và tránh trùng lặp và thừa thông tin. Nhược điểm của phương pháp này là thực hiện rất lâu, khó khăn và chi phí ban đầu là khá lớn. b. Tin học hoá từng phần. Nội dung chủ yếu của phương pháp này là tin học hoá từng phần chức năng hoặc theo nhu cầu cụ thể của từng bộ phận. Việc thiết kế các phân hệ quản lý của hệ thống thực hiện một cách độc lập và tách biệt các giải pháp được chọn cho các phân hệ khác. ưu điểm của phương pháp này là tính đơn giản khi thực hiện, vì các ứng dụng được phát triển tương đối độc lập với nhau, vốn đầu tư ban đầu không lớn. Nhược điểm của phương pháp này là không đảm bảo tính nhất quán cao trong toàn bộ hệ thống và không tránh khỏi sự dư thừa và trùng lặp thông tin. Cả hai phương pháp trên còn tuỳ thuộc vào từng cơ sở, cơ quan cụ thể mà ta áp dụng vào quản lý. Cho dù áp dụng phương pháp nào đi chăng nữa thì việc tin học hoá được xây dựng theo một kế hoạch chặt chẽ và thống nhất. 3. Giới thiệu chung về Microsoft Access. Trong thời đại ngày nay, máy tính có mặt trong tất cả mọi lĩnh vực của xã hội, đặc biệt là một công cụ hỗ trợ không thể thiếu trong công tác quản lý. Với lĩnh vực xử lý thông tin và các số liệu, thì yêu cầu hàng đầu là: Nhanh chóng – Chính xác – Lưu trữ gọn và tính bảo mật cao. Hiện nay có rất nhiều phần mềm cơ sở dữ liệu khác nhau, để giúp cho người thiết kế có thể lựa chọn và sử dụng tốt nhất một phần mềm, ở đây em xin giới thiệu phần mềm quản trị dữ liệu quan hệ – “Microsoft Access” một phần mềm khá mạnh, dễ sử dụng và có nhiều ưư điểm hơn. Microsoft Access là một phần mềm cơ sở dữ liệu theo kiểu quan hệ, nó cho phép sử dụng phối hợp các cộng cụ, được xem như là “chủ bài” của Microsoft Windows trong các ứng dụng. Microsoft Access khá rõ ràng và dễ sử dụng trong việc xử lý hệ thống và hiệu qủa các cơ sở dữ liệu quan hệ, có lợi ích cho một số cơ sở dữ liệu quan hệ với nhau nhiều lần trongbảng dữ liệu khác nhau. Những thông tin cần thiết được kiến tạo nhờ tính chất liên kết giữa các bảng dữ liệu có trước đó hoặc các bảng hoàn toàn mới mà ta thêm vào đó trong quá trình làm bài. Microsoft Access chạy trên môi trường Windows và mọi thế mạnh của Windows được thể hiện trong Access và ngược lại Access thể hiện thế mạnh của Windows. Ta cũng có thể liên kết các đối tượng OLE trong Excel vào môi trường Access. Access là một công cụ cho nguời sử dụng để quản lý cơ sở dữ liệu, có một bộ tạo bảng, một bột tạo thiết kế mẫu, một bộ quản lý và một bộ thiết kế báo cáo. Đồng thời nó cũng là một một môi trường phát triển các ứng dụng. Bằng cách sử dụng các tập lệnh tự động thực hiện các công việc. Nhờ phần mềm này mà ta có thể tạo ra các ứng dụng cho người sử dụng hiệu qủa và được tạo bởi các ngôn ngữ lập trình hoàn thiện, với các nút, Menu và hộp thoại. ứng dụng lớn nhất là chương trình quản lý. Có hai cách vào chương trình Access đó là: + Cách 1: Vào Start \ Program \ Microsoft Access. + Cách 2: Trên màn hình Windows vào biểu tượng Access (có hình chìa khoá). Màn hình Access thân thiện dễ sử dụng với một ngôn ngữ lập trình đầy đủ, có cấu trúc mạnh và có thể mở rộng được. 4. Những công cụ của Access. Access cung cấp hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu thực sự hoàn thiện với những định nghĩa khoá chính, khoá ngoại lai và một số quy luật quan hệ, các mức kiểm tra toàn vẹn của dữ liệu cũng như định dạng và mặc định cho mỗi trường trong bảng. Acces cung cấp tất cả các dữ liệu cần thiết cho trường, bao gồm kiểu văn bản, kiểu số, kiểu tiền tệ, ngày/ giờ, kiểu có / không và các đối tượng OLE, hỗ trợ cho các giá trị. Việc sử dụng quan hệ trong Access đáp ứng được những đòi hỏi với những kiến trúc mềm dẻo của nó. Nó cũng có thể sử dụng như một hệ quản lýcơ sở dữ liệu độc lập. Hoặc theo mô hình Client / Server thông qua Open Database connectivity (ODBS). Ta có thể nối với nhiều dạng dữ liệu bên ngoài thậm chí với cả những cơ sở dữ liệu trên máy tính lớn. Với Acces ta có thể phân quyền cho người sử dụng và cho các nhóm làm việc trong việc xem và thay đổi rất nhiều các kiểu đối tượng dữ liệu. Sử dụng Wizard. Với Wizard thì các công việc tốn hàng giờ đồng hồ có thể giảm xuống chỉ còn ít phút. Sử dụng Wizard như là một công việc cài người lập trình chỉ cần trả lời một số câu hỏi mà Wizard đưa ra. Sau đó Wizard tự động xây dựng các đối tượng mà người thiết kế đã trả lời các câu hỏi mà Wizard đã đưa ra. Dùng Wizard, ta có thể thiết kế nhiều loại biểu mẫu báo cáo, đồ hoạ, kiểm tra các thuộc tính. Xuất nhập và kết nối các tập tin ngoài. Access cho phép chúng ta xuất nhập nhiều tập tin bên ngoài thường gặp , bao gồm: Excel, SQL Server, và nhiều dạng ASCII khác. trong khi ta nhập dữ liệu là ta đã tạo ra một bảng cơ sở dữ liệu, trongbảng gồm các trường khác nhau với các kiểu dữ liệu phù hợp mà Acces quy định. Thì khi mà ta xuất một bảng trong Access sẽ tạo ra một tập tin dạng đúng như chúng ta mới tạo ra. Các biểu mẫu và các báo cáo được thiết kế theo kiểu WYSIWYG ( What You See is What you Get) Khi thiết kế các Form và báo cáo như thế nào thì khi in ra sẽ hoàn toàn như vậy. Chúng ta có thể nhìn thấy các biểu mẫu và các báo cáo bằng các chế độ xem trước khi in, có thể nhìn thấy các báo cáo với các dữ liệu ví dụ mà không mất thời gian chờ đợi dữ liệu của một tập tin lớn khi ta đang ở chế độ thiết kế. Đặc biệt là bộ tạo báo cáo rất mạnh, có thể tạo ra một loạt các dạng báo cáo chính xác và mang tính thẩm mĩ cao. truy vấn liên quan đến nhiều bảng. Đây là một trong những điểm mạnh của Access. Với một cửa sổ đồ hoạ có thể dễ dàng tạo ra liên kết giữa các bảng khác nhau, cho dù đó là bảng của Aceess hay của một cơ sở dữ liệu nào khác. Ngoài ra có thể chọn những trường hợp cụ thể của bảng, định nghĩa một thứ tự sắp xếp, tạo các biểu thức tính toán, đưa ra các điều kiện để chọn bản ghi phù hợp. Kết quả của truy vấn có thể được xem thông qua DataSheet, Form hay báo cáo. Hơn nữa các truy vấn có thể tạo ra đuợc các bảng mới từ dữ liệu nhận được, có thể tính tổng, có thể cập nhật dữ liệu trong bảng, xoá các bản ghi , chèn thêm dữ liệu từ bảng này sang bảng khác. Khả năng DDO và OLE. Với khả năng DDE và DLE, có thể chèn thêm một đối tượng vào Form và báo cáo của Access. Những đối tượng này có thể là âm thanh, hình ảnh đồ hoạ, thậm chí cả video, có thể nhúng các đối tượng được tạo từ Word hoặc nối với một số ô trong Excel. Bằng việc nối các các ứng dụng này vào bản ghi của Access có thể tạo ra một cơ sở dữ liệu và chia sẻ thông tin với các ứng dụng trong Windows. * Macro. Đối với những người không phải là lập trình viên hay không muốn lập trình, vì lập trình đòi hỏi người lập trình phải có kiến thức sâu về tin học quản lý, hiểu ngôn ngữ lập trình, phải nhớ các tập lệnh dài và phức tạp. Để đáp ứng yêu cầu không lập trình thì Access cung cấp một công cụ đó là Macro (lập trình mà không phải lập trình). Macro có nhiều nhiệm vụ thường gặp như: Có thể thực hiện được mà không cần sự can thiệp của con người. Trong Access có macro sẽ giúp cho người sử dụng xử lý dữ liệu và các Menu, các hộp thoại mở Form và báo cáo. Nó tự động thực hiện công việc mà người lập trình mong muốn. Macro là một dãy lệnh được tập hợp thành từng nhóm dùng để điều khiển chương trình một cách tự động. Macro thường được kết nối với một Form để điều khiển toàn bộ hệ thống chương trình sau khi kết nối Macro với Form thì các dãy lệnh sẽ được thể hiện trên Form giống như một Menu trên cửa sổ trên màn hình Windows. Access Basic cho phép lập trình cơ sở dữ liệu (Modules). Access là môi trường làm việc với một ngôn ngữ lập trình đầy đủ. Access Basic cho phép lập trình theo kiểu hướng sự kiện, có cấu trúc mạnh. Với giao diện kiểu IDE cho phép mở nhiều cửa sổ cùng một lúc để soạn Code và tìm lỗi, tự động kiểm tra cú pháp câu lệnh, đặt các điểm dừng và chạy từng bước. Access Basic cũng có sử dụng các thủ tục trong các thư viện liên kết trong môi trường Windows. Như vậy Access là một công cụ mạnh trong việc quản lý cơ sở dữ liệu, phù hợp với nhiều người từ người dùng đến các lập trình viên. 5. Các ứng dụng của Microsoft Access. a. Cách tạo bảng Việc tạo sửa bảng trong Access được tiến hành trên môi trường giao diện đồ hoạ rất trực quan. Ta có thể sử dụng công cụ Wizard hoặc theo ý người sử dụng. Trong bảng cung cấp đầy đủ thông tin các kiểu dữ liệu cần thiết cho các trường, trong bảng cơ sở dữ liệu các trường được quy định như sau: *kiểu trường ư Text: Kiểu ký tự, kích thước tối đa là 255 ký tự. ư Memo: Văn bản tối đa 64000 bytes. ư Number: Số kích thước 1, 2, 4, 8 bytes, Dùng để chứa dữ liệu kiểu số, số có thể là số nguyên, số thực, số mũCó thể để tính toán.. ư Data / time: Ngày giờ (8 bytes). ư Curency: Dữ kiện về tài chính (kích thước 8 bytes), Dùng để chứa dữ liệu dạng số đại diện cho số lượng tiền tệ nó có thể tính toán được. ư Couter: Biến đếm (4 bytes). ư Yes / No: Kiểu logic (1 bytes). ư OLE Object: Một đối tượng dữ kiện của phần mềm khác cho phép lồng gắn hay liên kết vào Microsoft Access, kích thước tối đa 1 Gigabytes. * Quy định thuộc tính của trường. ư File Size: Chiều dài của trường, quy định chiều dài trường ký tự (Text) và giới hạn phạm vi cho phép đối với trường số. ư Format: Dạng thức hiển thị dữ liệu. ư Decimal Places: Số lẻ thập phân, quy định số thập phân phần lẻ đối với số trường. ư Input Mask: Khung nạp nhập dữ liệu, quy định khuôn mẫu cho dữ liệu khi nhập. ư Caption: Quy định mỗi chuỗi ký tự dùng làm nhãn cho trường dữ kiện. Nhãn này sẽ hiện ra với dữ kiện trong các biểu mẫu và báo cáo. ư Defause Value: Trị mặc nhiên, quy định trị mặc nhiên để Microsoft Access tự động gán cho trường khi người sử dụng một bảng ghi nhớ. ư Validation Ruler: Quy định giới hạn trị dữ liệu. ư Validation Text: Quy định nội dung thông báo mỗi khi người sử dụng vào quá dữ liệu mức Validation Ruler. ư Requied: Nếu chọn yes thì bắt buộc phải nhập dữ liệu vào trường. ư Indexd: Trường chỉ số (vùng chỉ mục): Yes (No, Duplicate): Có chỉ số, không được trùng. Yes (Duplicate, OK): Có chỉ số, cho phép trùng. ư Ngoài ra, để giảm các thao tác nhập dữ liệu, ta có thể đặt tính ngầm định Default Value, hoặc cung cấp các Combo Box cho các trường của bảng nếu ta muốn giảm bớt bàn phím và sai sót trong quá trình nhập dữ liệu. b. Bảng truy vấn (Query). Truy vấn là sự lựa chọn thông tin theo một điều kiện nào đó, trong Access có hai loại truy vấn là truy vấn lựa chọn và truy vấn hành động. *- Truy vấn lựa chọn (Selecct Query). Đây là truy vấn mà kết quả đầu ra là tập hợp các thông tin được lựa chọn từ các bảng , các truy vấn theo một điều kiện nào đó. * Truy vấn hành động. ư Là việc truy vấn nhằm thực hiện một số thao tác xử lý dữ liệu nào đó như xoá dữ liệu (Query Delete), cập nhật dữ liệu (Query Update), chèn dữ liệu (Query Append), tạo bảng (Query Make Table). Việc sử dụng hữu hiệu các truy vấn sẽ làm tăng khả năng tìm kiếm lời giải cho các bài toán phức tạp. Việc sử dụng các hàm tự định nghĩa trong các cột của các truy vấn làm tăng khả năng kết xuất thông tin. ư Ngoài ra ta có thể dùng các truy vấn bằng cách sử dụng trực tiếp các câu lệnh SQL. c. Biểu mẫu (Form). Dùng để hiển thị dữ liệu theo cách tổ chức của chính mình và thuận tiện cho người sử dụng trong việc nhận biết dữ liệu. Khi làm việc với Microsoft Access, người sử dụng có thể dùng các mẫu biểu để nhập dữ liệu cho bảng, điều chỉnh dữ liệu, xem sửa dữ liệu và in dữ liệu. * Biểu mẫu một cột (Single - Column). Trong biểu mẫu này, các trường được sắp xếp theo hàng dọc, biểu mẫu có thể chiếm một hay nhiều trang màn hình. Trên đó ta có thể kẻ các đường thẳng hình chữ nhật hay trang trí hình ảnh... Với biểu mẫu ta có thể dùng thêm các công cụ Combo Box thuận tiện hơn cho việc nhập dữ liệu từ bàn phím. * Biểu mẫu nhiều cột (Tabular). Tabular là loại biểu mẫu dùng để hiển thị thông tin theo cột dọc từ trái sang phải, mỗi hàng chứa một bản ghi tương đối giống nhưng có ưu điểm hơn là tạo bóng, tạo viền khung nhìn. có thể hiển thị được khung ảnh trong khi bảng, truy vấn không thể làm được. * Biểu mẫu chính/ phụ (Main/Sub Form). Thường được dùng để hiển thị các dữ liệu có quan hệ một nhiều. Trong biểu mẫu chính/phụ thường sử dụng các List Box để lựa chọn thông tin hạn chế việc gõ bàn phím. d. Biểu mẫu dạng đồ thị (Graph). Đây là loại biểu mẫu thể hiện kết quả thống kê theo dạng cột phần trăm (%), đồ thị... làm cho kết quả có tính trực quan giống như trong Word và Excel. * AutoForm: Microsoft Access tự động chọn dạng biểu mẫu (ngầm định là Single Column). e. Báo cáo (Report). ư Đây là công cụ báo cáo theo yêu cầu về thông tin và yêu cầu về thẩm mỹ của người sử dụng. Thiết kế những báo cáo để trình bày cho dữ liệu theo ý muốn. Đây là phần không thể thiếu được trong một chương trình quản lý hoàn thiện. Khác với Form, Report chỉ có thể kết xuất thông tin mà không thể cập nhật dữ liệu. Có rất nhiều mẫu báo cáo: + Báo cáo một cột (Single-Column Report). + Báo cáo cộng nhóm (Grups / Totals Report). + Báo cáo in nhãn về thư tín (Maling Label Report). + Báo cáo tổng kết (Summary Report). + Báo cáo dạng bảng kê (Tabular Rport). + Báo biểu trộn in (Meger Report). ˜ Phạm vi sử dụng báo cáo trong Access: ž In dữ liệu dạng bảng, biểu. ž Sắp xếp dữ liệu trước khi in. ž Sắp xếp, phân nhóm dữ liệu, thực hiện các phép tính để dữ liệu tổng hợp trên các nhóm, so sánh tổng hợp dữ liệu trên các nh