"Thuật phân thân" hay nghệ thuật phân quyền trong quản lý

"Thuật phân thân" hay nghệ thuật phân quyền trong quản lý Trong một đơn vị, không những có nhiệm vụ công việc tương đối nặng nề mà còn có khả năng những việc linh cảm, có tính sự vụ. Là người lãnh đạo, người quản lý đơn vị, không thể nào ôm được tất cả, mà nhất thiết phải giao một phần hoặc nhiều phần công việc cho mọi người làm. Giao công việc nhiệm vụ cho người ta, thì đồng thời phải giao quyền lực làm việc tương ứng. Nếu không thì nhiệm vụ, công việc rất khó hoàn thành. Đối với một kẻ dùng người mà nói, thời gian và sức lực của anh ta thì có hạn, không thể mọi việc đều có thể một mình làm được. Trong hoạt động dùng người nhất thiết phải sử dụng thủ thuật phân thân. Đây chính là trao quyền, đặc biệt là những lãnh đạo cấp trên, chức năng chủ yếu của họ không còn là việc, mà ở sự thành công có hiệu quả trong công việc. Trao quyền, nói một cách cụ thể là người lãnh đạo trao quyền cho đối tượng mình cần sử dụng một số quyền lực và trách nhiệm nhất định, để họ có quyền tự chủ tương đối, quyền tự quyết và quyền hành động một cách tương đối. Người trao quyền đối với người được trao quyền có quyền chỉ huy, khống chế nhất định. Đồng thời, người được trao quyền đối với người trao quyền phải có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ mà mình đảm nhiệm. Muốn hiểu đầy đủ chính xác hàm nghĩa trao quyền,cần phải phân biệt mấy trường hợp sau: * Một là: phân công và trao quyền, phân công là trong một tổ chức mỗi người có trách nhiệm trong việc mà mình được phân công. Ở đây không có quan hệ dùng người không tồn tại việc ai trao quyền cho ai. Những trao quyền là chỉ quan hệ đặc định nảy sinh giữa người dùng người và người được dùng. Giữa họ có sự liên kết trao quyền và trách nhiệm, nhất định phải là một bên có quyền để trao và một bên có trách nhiệm phải đảm nhận. * Hai là: trợ lý và trao quyền. Trao quyền và trợ lý đều là hình thức dùng người nảy sinh trong hoạt động dùng người. Nhưng lại có sự khác nhau. Trợ lý chỉ giúp đỡ lãnh đạo hoàn thành công việc mà không phải đảm nhận trách nhiệm vì ông ta. Toàn bộ trách nhiệm của quá trình và kết quả hoạt động do một mình lãnh đạo chịu trách nhiệm. Nhưng trong trao quyền, người được dùng vừa có một phần quyền lực vừa phải chịu trách nhiệm tương ứng với phần quyền lực đó. * Ba là: đại diện và trao quyền, đại diện là trong một khoảng thời gian nhất định, nhận lệnh thay thế một người nào đó chấp hành nhiệm vụ. Giữa người đại diện và người được đại diện không nhất thiết tồn tại quan hệ trao quyền. * Giám đốc nhà máy, doanh nghiệp là quan chức hành chính đứng đầu ở địa vị trung tâm của doanh nghiệp, nhà máy. Trong việc sử dụng quyền lực phải làm được việc thâu tóm các quyền lớn và phân tán các quyền nhỏ. 1. So sánh và phân định giữa tập quyền và phân quyền Tập quyền là chỉ quyền quyết định tất cả mọi sự việc trong đơn vị đều tập trung vào tay người lãnh đạo. Tất cả hành động thực thi của cấp dưới phải được làm theo mệnh lệnh và quyết định của lãnh đạo. Phân quyền tức là chỉ tất cả biện pháp thực trong phạm vi quản lý của cấp dưới thì họ có quyền tự quyết định, không nhất thiết phải xin ý kiên lãnh đạo. Nhưng lãnh đạo cũng không thể can thiệp tùy tiện vào công việc trong quyền hạn của cấp dưới. Tập trung quyền lực nếu được phát huy tốt sẽ có mấy ưu điểm dưới đây: Mệnh lệnh thống nhất, tiêu chuẩn nhất trí, lực lượng tập trung, có lợi cho việc thống nhất toàn cục. Tập quyền nếu phát huy không tốt, cũng có những hạn chế rất lớn. Chỉ chú ý đến chung chung tất cả, mà không chú ý đến cá biệt, lãnh đạo dần dần sẽ độc tài, cấp dưới sẽ mất tính chủ động, tính sáng tạo,tích cực. Phân quyền nếu phát huy tốt cũng có những ưu điểm sau: có thể phát huy được cá tính và sở trường của từng người, có thể ứng phó một cách linh hoạt trước sự thay đổi của tình hình. Cấp dưới sẽ rất chủ động làm việc. Phân quyền nếu phát huy không tốt cũng sẽ nảy sinh nhiều vấn đề không hay: không có lợi cho chỉ huy, phối hợp thống nhất, khó hình thành sức mạnh tổng hợp, dễ dẫn đến chủ nghĩa phản vị. Phân định tập quyền và phân quyền dựa vào mấy nguyên tắc sau: * Một là nguyên tắc có thể tổn thất Phàm những vấn đề có thể gây hậu quả nghiêm trọng, có thể ảnh hưởng đến cục toàn, có thể gây tổn thất lớn nên do lãnh đạo quyết định. * Hai là nguyên tắc trong phạm vị trách nhiệm Một quyết định trọng đại mà lãnh đạo phải chịu trách nhiệm trước pháp luật thì nên do lãnh đạo quyết. * Ba là nguyên tắc theo dõi, kiểm tra Phàm là những việc cấp trên phải tiến hành theo dõi, kiểm tra cấp dưới, thì nên do lãnh đạo quyết định. * Bốn là nguyên tăc phạm vi quyết định Phàm là những vấn đề cần phải quy định thống nhất công tác chỉ đạo toàn cục, nên do lãnh đạo quyết định. * Năm là nguyên tăc tính chất nhiệm vụ Các nội dung có tính chất giống nhau, để bảo đảm cho mệnh lệnh thống nhất, nên do lãnh đạo quyết định. 2. Nguyên tắc tính kỹ xảo của trao quyền Trao quyền chính là người lãnh đạo căn cứ vào tình hình đem một số quyền và trách nhiệm mặt nào đó trao cho cấp dưới, khiến họ dưới một sự theo dõi nhất định để hành động. Hình thức và phương pháp trao quyền gồm có: Thứ nhất trao quyền chung.Đây là chỉ thị công tác chung mà lãnh đạo đưa ra đối với nhân viên cấp dưới, nhưng không chỉ cụ thể, thuộc loại trao quyền rộng rãi. Thứ hai trao quyền đặc định. Đây là loại trao quyền được gọi là trao quyền cương tính. Lãnh đạo có chỉ định rõ ràng đối với chức vụ, trách nhiệm và quyền hạn của người được trao quyền. Cấp dưới nhất thiết phải chấp hành, tuân thủ. 3. Những điều cần tránh khi trao quyền Một là không thể coi trao quyền để đùn đẩy trách nhiệm. Trong quá trình thực hiện, có một số lãnh đạo không hiểu được đạo lý “lính tráng phạm tội thì tướng lính phải chịu”, nhận thức sai lầm này là sau khi trao quyền thì mọi người cứ việc ăn no ngủ kỹ. Đó là vô cùng sai lầm, cần phải biết rằng lãnh đạo khi trao quyền phải triệt để. Nhưng sau khi trao quyền mọi việc cấp dưới làm, mình vẫn phải đảm nhận trách nhiệm. Hai là vừa trao quyền lại không trao. có lãnh đạo trao quyền rồi, vẫn không yên tâm, luôn nghi ngờ cấp dưới, thường xuyên can thiệp, ngăn cản việc thực thi, tự chủ của cấp dưới được trao quyền. Còn có lãnh đạo trao quyền cho cấp dưới không tương xứng với trách nhiệm của họ, khiến cấp dưới phải đối mặt với tình trạng trách nhiệm lớn hơn quyền hạn. Ba là không thể vượt quá trao quyền. Lãnh đạo không thể đem quyền hạn của cấp trung gian trực tiếp trao cho cấp dưới. Làm như vậy sẽ làm cho cấp trung gian bị động trong công việc, bóp chết tinh thần trách nhiệm của họ, lâu dần sẽ xuất hiện tình trạng lãnh đạo cấp trung gian bất lực. Trao quyền, chỉ có thể trao cho từng cấp, không thể vượt cấp. (theo Unicom)