Thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu uỷ thác ở Công ty Tocontap

NK uỷ thác phải dược thông báo bằng điện tín cho mỗi bên trong vòng 5 ngày và được xác nhận bằng văn bản trong vòng 7 ngày sau ngày điện báo cùng với giấy chứng nhận bất khả kháng do cơ quan có thẩm quyền của chính phủ cấp, hoặc không chấp nhận. Ngoài thời gian nói trên trường hợp bất khả kháng không được xem xét. * Điều IX: Trọng tài Trong quá trình thực hiện hợp đồng uỷ thác XNK giữa bên A và bên B nếu có xảy ra tranh chấp thì hai bên sẽ căn cứ vào điều khoản trọng tài trong hợp đồng uỷ thác XNK để giải quyết các tranh cấp phát sinh. Thông thường điều khoản trọng tài trong hợp đồng uỷ thác XNK được qui định như sau: Trong quá trình thợc hiện hợp đồng mọi tranh chấp phát sinh trái ngược nhau hay khác biệt, không đạt được sự thoả thuận giữa hai bên, sẽ giải quyết cuối cùng bởi hội đồng trọng tài kinh tế nhà nước Việt Nam. Phán quyết của trọng tài là quyết định cuối cùng ràng buộc cả hai bên liên quan. Chi phí trọng tài và chi phí khác sẽ do bên thua kiện chịu, ngoài trừ có thoả thuận khác. * Điều X: Phạt vi phạm - Trong hợp đồng uỷ thác xuất khẩu Do hàng hoá đa dạng từ đơn giản đến phức tạp nên trong từng hợp đồng khác nhau điều khoản phạt cũng được thể hiện một cách khác nhau. Thông thường điều khoản này qui định: Bên B cùng nhà sản xuất cam kết sản xuất những hàng hoá theo đúng yêu cầu của bên A. Nếu là hàng hoá đặc biệt thì qui định bên B cùng hãng sản xuất chỉ sản xuất đúng số lượng và yêu cầu theo đơn đặt hàng của bên A. Nếu bên A có chứng cớ về hàng hoá sai qui định (hoặc có số lượng thiếu hụt đối với những hàng hoá quan trọng) thì bên A yêu cầu nhà sản xuất điều tra xác minh về nguồn gốc cũng như tạo điều kiện để nhà sản xuất kiểm tra vấn đề này, nếu hàng hoá thực sự sản xuất sai so với yêu cầu đơn đặt hàng của bên A thì bên B có trách nhiệm tìm ra nguyên nhân và chịu trách nhiệm giải quyết vấn đề đó Giao hàng chậm: Nếu hàng hoá không thể xếp lên tàu trước X tuần (thường là từ 15 – 17 ngày đối với các nhà sản xuất ở châu Âu) thì bên B cùng nhà sản xuất bị phạt 0,2% tuần của trị giá hợp đồng nhưng không quá 6% trị giá hợp đồng, ngoài X ngày bên A có quyền huỷ hợp đồng. Bên B cùng nhà sản xuất có trách nhiệm bồi thường tiền phạt và tiền đặt cọc. - Trường hợp uỷ thác xuất khẩu Nếu hàng hoá bên A cấp khác với mẫu mã bên A gửi chào hàng, hoặc khác với đơn đặt hàng thì bên A chịu trách nhiệm bồi thường hợp đồng với bên B và phía nước ngoài đồng thời bên A phải chịu mọi chi phí tổn mà bên B đã bỏ ra để thực hiện hợp đồng. Nếu do lỗi bên A làm cho bên B không thể giao hàng lên tàu trước X tuần kể từ ngày phía nước ngoài điện chuyển tiền đặt cọc, thì bên A sẽ bị phạt 0,2% tuần giá trị hợp đồng (nhưng không quá 6% trị giá hợp đồng). Nếu bên nước ngoài huỷ bỏ hợp đồng với bên B mà là do lỗi của bên A, thì bên A phải chịu bồi thường tiền phạt và đặt cọc. Ngoài ra bên A phải bồi thường cho bên B toàn bộ phí tổn mà bên B đã bỏ ra để thực hiện hợp đồng. Thông thường tiền bồi thường do hai bên qui định và sẽ căn cứ trên tổng giá trị gợp đồng thường là từ 14% trị giá hợp đồng. * Điều XI Trách nhiệm của mỗi bên - Trong hợp đồng uỷ thác nhập khẩu Trách nhiệm của bên B: Bên B thoả thuận ký với nhà sản xuất nhập hàng theo đúng số lượng, chất lượng,các tính năng kỹ thuật đã được ghi và qui định trong bản phụ lục của bản hợp đồng này đồng thời đảm bảo hàng nhập và đến cơ sở của bân A đầy đủ và an toàn. Thực hiện các thủ tục nhập khẩu hàng hoá với các cơ quan hữu quan và thanh toán tiền hàng cho nhà nhập khẩu nước ngoài Làm mọi thủ tục nhận hàng tại cảng hay tại sân bay và thông báo cho bên A bằng văn bản trước 8 ngày và cùng bên A giao nhận số hàng trong hợp đồng với các cơ quan hữu quan. Bên B có trách nhiệm đưa hàng về cơ sở của bên B một cách đảm bảo và an toàn, chi phí do bên B chịu. Làm các thủ tục kiểm hàng với các cơ quan hữu quan đảm bảo hàng nhập khẩu mang đầy đủ tính hợp pháp và đưa được về tới cơ sở bên A. Làm các thủ tục mời các bên hữu quan giám sát (kể cả chuyên gia của hãng sản xuất) trong suốt quá trình lắp đặt bảo hành và bàn giao đầy đủ thiết bị cũng như vật tư phụ, phụ kiện kèm theo đã được ghi trong phụ lục của hợp đồng cho bên A Làm các thủ tục khiếu nại nếu có, đòi bồi thường thiệt hại hoặc huỷ hợp đồng với phía nướci ngoài khi các điều khoản giao hàng qui định về bảo mật bản quyền bị vi phạm theo điều khoản phạt của hợp đồng này. Kể cả thanh toán toàn bộ số tiền mà bên A đã chuyển vào tài khoản của bên B theo các qui định caủ chế độ hợp đồng kinh tế Việt Nam. Tiền lãi được xác định theo lãi suất ngân hàng nhà nước Việt Nam tại thời điểm khiếu nại. Trách nhiệm của bên A Bên A thanh toán toàn bộ số tiền hàng của tổng giá trị hợp đồng theo diều khoản thanh toán đã qui định sẵn trong hợp đồng và theo vận đơn để nhapạ khẩu số hàng hoá của hợp đồng này bằng tiền USD vào tài khoản ngoại tệ của bên B Phí uỷ thác và các chi phí khác (chi phí phát sinh nằm ngoài các điều khoản đã thoản thuận) thì bên A sẽ thanh toán bằng tài khoản Việt Nam vào tài khoản của bên B trên cơ sở các chứng từ hợp lệ. Phí uỷ thác có thể được thanh toán theo các giai đoạn và tỉ lệ với các giá trị thanh toán của hợp đồng ngoại của từng giai đoạn theo như các bên đã thống nhất với nhau. Khi có thông báo ngày giờ hàng về bên A có trách nhiệm bố trí đầy đủ các thành phần tiếp nhận hangf hoá cũng như chuẩn bị kho bãi đủ điều kiện để chứa hàng hoá. Khi nhận hàng nếu phát hiện hàng hoá không đảm bảo qui cách vận chuyển theo qui định: vỡ kiện, mất hàng hoặc vỡ nứt liêm phong thì bên A có trách nhiệm thông báo cho bên B để bên B có trách nhiệm yêu cầu các hãng vận tải và các cơ quan hữu quan lập biên bản xác nhận đồng thờ tổ chức giám định ngay. Việc kết toán hợp đồng này được kết toán trong vòng 0 ngày kể từ khi hết thời hạn ghi trong điều khoản bảo hành trong hợp đồng. - Trong hợp đồng uỷ thác xuất khẩu: Trách nhiệm của bên B: Bên B đảm nhận trách nhiệm ký kết với khách hàng nước ngoài hợp đồng xuất khẩu hàng hoá theo đúng số lượng và chất lượng các tính năng kỹ thuật đã được quy định trong hợp đồng và bản phụ lục của hợp đồng kèm theo. Làm mọi thủ tục xuất khẩu hàng hoá với các cơ quan hữu quan làm mọi thủ tục giao hàng, nhận tiền và chuyển tiền cho bên A. Trách nhiệm của bên A: Bên A có trách nhiệm sản xuất và thu gom hàng hoá, đóng gói bao bì theo đúng yêu cầu mà bên B đã thông báo, chở hàng ra tập kết ở cảng đúng thời hạn để cùng với bên B làm các thủ tục cần thiết để xuất khẩu hàng hoá. Xin các giấy tờ cần thiết có liên quan đến việc cho phép xuất khẩu hàng hoá. Bên A có trách nhiệm thanh toán cho bên B phí uỷ thác và các chi phí khác như đã thoả thuận, phí uỷ thác được thành toán theo từng giai đoạn và tỷ lệ từng giai đoạn như hợp đồng ngoại mà cacs bên đã thoả thuận thống nhất. * Điều VII: Các điều khoản khác: Mọi thay đổi hay điều chỉnh hợp đồng này chỉ có giá trị khi được lập bằng văn bản và được sự đồng ý của hai bên. Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày ký. Bằng việc ký kết hợp đồng này các văn bản và các cuộc đàm phán liên quan trước đây đều vô giá trị. Tất cả các phụ lục kèm theo (phụlục 1n) là các phàn không thể tách rời của hợp đồng này. Các vấn đề khác chưa nêu trong hợp đồng này sẽ được hai bên căn cứ vào quy định hiện hành của Nhà nước và chế độ về hợp đồng kinh tế để giải quyết. CHƯƠNG II: HOẠT ĐỘNG XUẤT NHẬP KHẨU UỶ THÁC Ở CÔNG TY TOCONTAP – HÀ NỘI. I. VÀI NÉT VỀ CÔNG TY TOCONTAP VÀ TÌNH HÌNH XUẤT NHẬP KHẨU UỶ THÁC Ở CÔNG TY TRONG MẤY NĂM QUA: 1. Giới thiệu tóm tắt về Công ty TOCONTAP - Hà nội (1). Công ty xuất nhập khẩu từ ngày 5/3/1956, là một trong số ít công ty xuất nhập khẩu lâu đời nhất của Việt Nam. Trụ sở chính của Công ty đặt tại 36 Bà Triệu, Hoàn Kiếm – Hà Nội. Công ty có 2 chi nhánh như sau: - Chi nhánh TOCONTAP tại Hải Phòng ở 96A Nguyễn Đức Cảnh . - Chi nhánh TOCONTAP tại TP. Hồ Chí Minh ở 1168D đường 3/2 Q.11. Công ty TOCONTAP là doanh nghiệp nhà nước có tư cách pháp nhân, hoạch toán độc lập, có tài khoản (tiền Việt Nam và ngoại tệ) tại ngân hàng và có con dấu theo quy định của Nhà nước. (2). Mục đích kinh doanh của Công ty là thông qua các hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, sản xuất liên doanh và hợp tác đầu tư để khai thác một cách có hiệu quả các nguồn vật tư, nguyên liệu, nhân lực và cơ sở sản xuất trong nước nhằm đẩy mạnh sản xuất, xuất khẩu tăng thu ngoại tệ cho Nhà nước. (3). Chức năng và nhiệm vụ chủ yếu của TOCONTAP đã thể hiện tại Quyết định của Bộ trưởng Bộ Thương mại số 597/TM –TCCB ngày 19/7/1995 theo đó TOCONTAP: * Xuất khẩu: Các mặt hàng nông sản, lâm sản, hải sản, thực phẩm, thủ công mỹ nghệ, tạp phẩm, công nghệ, sản phẩm dệt, may, da giày. * Nhập khẩu: Vật tư, máy móc, thiết bị, nguyên liệu, vật liệu xây dựng, phương tiện vận tải, hàng nông sản, thực phẩm và hàng tiêu dùng thiết yếu để phục vụ cho nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty. - Được kinh doanh khách sạn, và dịch vụ khách sạn, đại lý bán hàng theo quy định hiện hành của Nhà nước. - Được mở cửa hàng buôn bán, bán lẻ hàng nhập khẩu và hàng sản xuất trong nước theo quy định hiện hành. - Được tổ chức gia công chế biến, hợp tác đầu tư, liên doanh liên kết với các tổ chức trong và ngoài nước. 2. Cơ cấu tổ chức của Công ty TOCONTAP: a. Nhân sự: Cơ cấu tổ chức bộ máy kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty như sau: Tổng giám đốc công ty là người chịu trách nhiệm trước Nhà nước và bộ chủ quản về toàn bộ hoạt động của Công ty. Các phòng trực tiếp tổ chức kinh doanh hạch toán nội bộ được quyền chủ động hạch toán kinh doanh trên cơ sở các phương án được giám đốc duyệt, đảm bảo trang trải các chi phí và kinh doanh có lãi. Công tác quản lý tài chính chuyển từ hình thức tập trung sang hình thức kế toán vừa tập trung vừa kế toán theo từng đơn vị. Một số đơn vị thực hiện báo sổ cho phòng tài chính kế toán của công ty trưởng các phòng là người chịu trách nhiệm trước giám về toàn bộ hoạt động của phòng mình và trực tiếp chịu trách nhiệm trước nhà nước và pháp luật theo giấy uỷ quyền của giám đốc. Ban giám đốc Chi nhánh Hải Phòng Chi nhánh TP. HCM Hành chính quản trị Tài chính kế toán Chi nhánh Hải Phòng Chi nhánh TPHCM NKK 1 NKK 2 NKK 3 NKK 4 NKK 5 NKK 6 NKK 7 NKK 8 Xí nghiệp TOCAN b. Mô hình tổ chức: Do cơ chế thị trường nên các phòng XNK của công ty tự tìm kiếm, khai thác được bất cứ mặt hàng nào đều được phép XNK mặt hàng đó (trừ những hàng hoá Nhà nước cấm xuất, cấm nhập). Tuy vậy, mỗi một phòng XNK của TOCONTAP đều có mặt hàng chính, chủ lực cuả mình, cụ thể: Phòng XNK 1: Chuyên về hàng máy vi tính + giấy loại. Phòng XNK 2: Chuyên về hàng văn phòng phẩm, hàng thể thao, nguyên vật liệu và máy móc phục vụ sản xuất. Phòng XNK 3: Chuyên về hàng may mặc, dệt. Phòng XNK 4: Chuyên về hàng giày, dép, cao su Phòng XNK 5: Đồ ăn uống, thực phầm, mỹ phẩm. Phòng XNK 6: Đồ điện. Phòng XNK 7: Nông sản thực phẩm. Phòng XNK 8: Mây tre đan, mỹ nghệ. Xí nghiệp TOCAN: chuyên sản xuất các loại chổi quét sơn. 3. Tình hình hoạt động của TOCONTAP trong những năm vừa qua. Mặc dù có sự biến động về kinh tế, tiền tệ mọi hoạt động của các nước trong khu vực cũng như trên toàn thế giới, đặc biệt là sự tác động của cuộc khủng khoảng kinh tế tài chính Châu á và toàn cầu, có thể nói khó khăn lớn hơn thời kỳ khủng hoảng do khối các nước XHCN đổ vỡ, phải đối mặt với sự khốc liệt của cơ chế thị trường, song TOCONTAP đã đứng vững, ổn định, kinh doanh đạt kinh ngạch năm sau cao hơn năm trước, có hiệu quả. Thành tích đó được thể hiện sau đây: Tình hình XNK từ 1996 – 2000. Đơn vị tính: triệu USD & RCN Năm Xuất khẩu Nhập khẩu Kim ngạch 1996 4,8 12,7 17,5 1997 5,0 20,1 25,1 1998 3,575 24,836 28,441 1999 4,543 12,004 16,547 2000 Nguồn: Báo cáo tổng kết kế hoạch kim ngạch XNK ngày 16/1/2001. Qua bảng tông kết trên đây ta thấy kim ngạch năm 1998 cao nhất kể từ năm 1995 trở lại đây. Đó là một năm đầy sôi động và thử thách. Nhìn chung hoạt động kinh doanh của TOCONTAP tập trung nhiều cho nhập khẩu. Tỷ trọng nhập khẩu cao hơn nhiều so với xuất khẩu. Nhập khẩu chính của TOCONTAP là máy móc thiết bị, nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, ngoài ra TOCONTAP còn nhập hàng tiêu dùng và đồ điện gia dụng phục vụ cho nhu cầu thiết yếu trong nước. Trong đó hàng nhập khẩu uỷ thác chiếm tỷ trọng chủ yếu (hơn 50% tổng kim ngạch thực hiện). Hiện mặt hàng xuất khẩu cao nhất ở TOCONTAP là chổi quét sơn (trung bình mỗi năm xuất được xấp xỉ 1 triệu USD). Những mặt hàng xuất khẩu truyền thống TOCONTAP tập trung vào: gốm, sứ, mây tre đan, mỹ nghệ, may mặc + dệt len, nông sản Ta có thể lấy thí dụ năm 1998 để minh hoạ cho việc XNK uỷ thác chiếm kinh ngạch quan trọng trong toàn bộ hoạt động kinh doanh của TOCONTAP. Trong năm 1998 TOCONTAP đã ký được 1.256 hợp đồng đối nội và đối ngoại với tổng kim ngạch như sau: a. Hợp đồng đối nội : 27.546.488 USD = 518 hợp đồng. Trong đó: NK uỷ thác 19.499.828 USD NK tự doanh 6.772.822 USD. XK uỷ thác 1.140.000 USD XK tự doanh 133.838 USD. b. Hợp đồng ngoại: 29.919.608 USD = 738 hợp đồng. Trong đó: NK uỷ thác 18.242.271 USD. NK tự doanh 9.703.039 USD. XK uỷ thác 1.196.943 USD. XK tự doanh 316.146 USD. XK gia công 453.852 USD. Trong năm 1999 TOCONTAP đã ký được 757 hợp đồng nội và đối ngoại với tổng kim ngạch như sau: a. Hợp đồng đối nội: 11.890.588 USD = 308 hợp đồng Trong đó : Tự doanh 6.717.316 USD Uỷ thác 5.173.272 USD. b. Hợp đồng ngoại: 13.654.742 USD = 499 hợp đồng. Trong đó: Xuất khẩu 2.765.874 USD. Nhập khẩu: 10.888.744 USD. TOCONTAP có quan hệ XNK với hàng chục nước trên thế giới, Châu á có bạn hàng là: Singapore, Malaixia, Inđônêxia, Trung Quốc, Hàn quốc Châu Âu có bạn hàng là: Nga, Phần Lan, Anh, Thuỵ Sĩ, Thuỵ Điển, Bỉ, Bungari, Hung, Tiệp Châu úc, Châu Mỹ có bạn hàng là: Canađa, Chi Lê, Châu Phí, Angeri Năm 1996 đến nay kinh doanh của công ty đều có lãi. Một vài chỉ tiêu tài chính sau đây nói trên TOCONTAP đã có một số thành tích nhất định, là một công ty có nền tài chính lành mạnh. Đơn vị tính: triệu đồng TT 1997 1998 1999 1 Doanh thu 142.524,7 204.872,0 104.842 2 Nộp ngân sách 16.971,8 29.969,0 22.618/21.300 + Thuế doanh thu 913,4 1.277,4 581 + Thuế XNK 14.419,7 26.892,1 9.865 + Thuế lợi tức 705,0 809,7 379,5 + Thuế vốn 867,7 989,8 806,5 + Thuế VAT 10.986 3 Quỹ lương 1,791,8 2.274,2 1,495 4 Lợi nhuận 1.566,7 1.799,5 1.186,8 5 Vòng quay vốn 5,35 vòng 7,7 vòng 3,94 vòng 6 Thời gian hoàn vốn 67,3 ngày 46,3 ngày 91,4 ngày Nguồn: Báo cáo tổng kết kế hoạch kinh ngạch XNK ngày 16/1/2001. Do công ty TOCONTAP có nền tài chính lành mạnh nên hoạt động XNK uỷ thác ở TOCONTAP có điều kiện phát triển mạnh mẽ và không ngừng tăng lên kể từ năm 1996 đến nay Công ty thu phí uỷ thác XNK từ 0,5 –2% trên tổng trị giá hợp đồng. Nếu trị giá hợp đồng lớn thì công ty thu phí uỷ thác thấp, ngược lại nếu trị giá hợp đồng bé thì công ty thu phí uỷ thác cao. Về tình hình XNK uỷ thác của TOCONTAP trong mấy năm qua nhìn chung kim ngạch XNK uỷ thác luôn luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng kim ngạch XNK chung của công ty. Xét riêng về nhập uỷ thác: thì mặt hàng máy vi tính và phụ tùng vi tính là mặt hàng có kim ngạch nhập khẩu uỷ thác cao nhất ở TOCONTAP liên tục 2 năm nay 1997 – 1998 (2.000.000 USD – 4.000.000 USD). Xét về xuất khẩu uỷ thác : thì mặt hàng mỳ ăn liền xuất đi Liên bang Nga có kim ngạch xuất khẩu uỷ thác cao nhất ở TOCONTAP. Dự đoán trong những năm tới hoạt động XNK uỷ thác ở TOCONTAP vẫn sôi nổi và dược đẩy mạnh vì hoạt động XNK uỷ thác tạo nên sự chuyên môn hoá cao độ trong lĩnh vực XNK. Do có uy tín đối với nhiều khách hàng trong nước nên ngày càng có nhiều khách hàng đến uỷ thác XNK qua TOCONTAP. Do TOCONTAP có bề dày hơn 40 năm hoạt động XNK , có một đội ngũ đông đảo cán bộ có trình độ đại học ngoại thương, có kinh nghiệm trong công tác XNK, đây là thuận lợi cơ bản để các doanh nghiệp mọi miền của đất nước Việt Nam tìm đến TOCONTAP khi họ muốn XNK uỷ thác. II. Hoạt động xuất nhập khẩu uỷ thác ở công ty TOCONTAP. 1. Giao dịch. Thông thường khi có một đơn vị kinh tế nào đó với điều kiện hàng hoá không nằm trong danh mục hàng cấm XNK của Nhà nước thì đơn vị kinh tế đó đem 02 sản phẩm mẫu đến Công ty TOCONTAP đàm phán và yêu cầu Công ty TOCONTAP xuất khẩu hàng hoá cho họ, hoặc trong trường hợp nhập khẩu thì đơn vị kinh tế đó cần đem những yêu cầu về mẫu mã thông số kỹ thuật về hàng hoá cần nhập để công ty đàm phán yêu cầu Công ty TOCONTAP nhập khẩu hàng hoá đó cho đơn vị mình. 2. Chào hàng, đặt hàng. Trên cơ sửo đơn yêu cầu uỷ thác và mẫu mã cũng như các thông số kỹ thuật về hàng hoá đó Công ty TOCONTAP sẽ thiết lập bản chào hàng, hoặc đặt hàng để gửi tới các bạn hàng của mình ở nước ngoài. Thông thường nội dung đơn chào hàng của công ty bao gồm: Tên hàng, quy cách phẩm chất, số lượng, giá cả, điều kiện cơ sở giao hàng, thời hạn giao hàng, điều kiện thanh toán, bao bì, ký mã hiệu thể thức giao nhận hàng Trong trường hợp bạn hàng nước ngoài của công ty đã có mối quan hệ mua, bán với công ty lâu dài, hoặc có điều kiện chung giao hàng điều chỉnh thì chào hàng có khi cần thiết chỉ cần nêu những nội dung cần thiết cho lần giao dịch đó. Ví dụ như tên hàng, quy cách, phẩm chất, số lượng, giá cả, thời hạn giao hàng. Những điều kiện còn lại sẽ áp dụng như những hợp đồng đã ký trước đó hoặc theo điều kiện chung giao hàng giữa hai bên. Tương tự như vậy trong đơn đặt hàng Công ty TOCONTAP nêu cụ thể các yêu cầu về mẫu mã,thông số kỹ thuật về hàng mà người uỷ thác nhập khẩu yêu cầu như: tên hàng, quy cách phẩm chất, giá cả, số lượng, thời hạn giao hàng và một số các điều kiện khác. 3. Đàm phán. Các loại hình đàm phán chủ yếu mà Công ty TOCONTAP thường sử dụng là các loại hình cơ bản sau: - Đàm phán trực tiếp: Hình thức này thường do Phòng Thương mại giới thiệu hoặc do Tham tán thương mại Việt Nam ở nước ngoài giới thiệu hoặc là do bạn hàng nước ngoài đã làm việc nhiều với Công ty trong thời gian sang Việt Nam để tìm hiểu thị trường hoặc ký kết các hợp đồng mua hàng, mặt khác có thể đàm phán với các công ty đại diện nước ngoài tại Việt Nam. Trong quá trình đàm phán thoả thuận việc mua bán, công ty đưa mẫu hàng cho khách hàng xem đồng thời phát giá từng mặt hàng (với xuất khẩu) hoặc yêu cầu chào hàng (với xuất khẩu). Giá cả này phải dựa trên giá cả thực tế của thị trường trong nước cũng như thị trường giá cả quốc tế. Qua đại diện hoặc qua các cơ sở mà đã có quan hệ mua bán từ trước với nước ngoài, công ty sẽ chào hàng (hoặc đặt hàng) bằng cách lên những đơn chào hàng (hoặc đặt hàng) với các điều khoản giống như một hợp đòng để giao cho khách nước ngoài, nếu như khách hàng đồng ý thì coi như hợp đồng đã được ký kết. Trên thực tế thì công ty TOCONTAP đàm phán qua điện thoại rất có hiệu quả. Đối với những khách hàng có quan hệ mua bán lâu dài thì phương thức nàu rất có hiệu quả và được áp dụng phổ biến, hai bên cùng tin tưởng lẫn nhau và mua bán những mặt hàng được ký kết nhiều lần chỉ cần thay đổi một chút ít về giá cả quy cách phẩm chất, thời gian giao hàng - Đàm phán qua thư từ, telex, fax: Đây là phương thức áp dụng phổ biến nhất ở công ty TOCONTAP với hầu hết các khách hàng của mình đàm phán giao dịch qua thư từ, telex, fax thì quá trình ký kết hợp đồng nhanh chóng, ít tốn kèm hơn đàm phán, giao dịch ký kết qua điện thoại vả lại trong telex người ta có thể ghi rõ cụ thể, chi tiết yêu cầu của mình tránh được nhầm lẫn. 4. Ký kết hợp đồng ngoại: Việc giao dịch đàm phán nếu có kết quả sẽ dẫn tới việc ký kết hợp đồng ngoại thương. Các điều khoản trong bản hợp đồng ngoại phải dựa trên cơ sở về sự thống nhất với bên A về chi tiết cụ thể của từng điều khoản. Ngôn ngữ dùng để xây dựng bản hợp đồng phải bằng tiếng Anh. Tóm tại, công ty thay mặt bên uỷ thác, ký kết hợp đồng ngoại như là việc ký kết một bản hợp đồng xuất nhập khẩu thông thường và nó cũng bao gồm các phần như: * Số hợp đồng. * Ngày và địa chỉ của các bên ký kết. * Tên và địa chỉ của các bên ký kết. Các điều khoản của hợp đồng như: * Tên hàng, quy cách phẩm chất, số lượng bao bì, kỹ mã hiệu. Việc ghi như thế nào trong điều khoản này đều đã được thông qua sự thoả thuận, thống nhất với bên A. Ví dụ như về số lượng, phù hợp với số liệu nhu cầu bên A cần nhập hoặc xuất. * Giá cả- đơn giá, tổng trị giá: Đơn giá và tổng giá ghi như thế nào thì cũng được ghi như vậy trong bản hợp đồng nội. * Thời hạn và địa điểm giao hàng - điều kiện giao nhận: Thời hạn giao hàng được quy định trên cơ sở việc chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu của bên A như thế nào, và có thể giao trong khoảng thời gian nào trong tương lai, như vậy sẽ được ghi vào hợp đồng ngoại. Địa điểm giao hàng: Cảng Hải Phòng. * Điều kiện thanh toán: banửg L/C trả ngay không huỷ ngang. * Điều kiện khiếu nại trọng tàu. * Điều kiện bất khả kháng. 5. Ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu uỷ thác (hay còn gọi là hợp đồng nội): Sau khi ký kết hợp đồng ngoại xong, công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng nội, các điều khoản của hợp đồng nội và hợp đồng ngoại có mối liên quan chặt chẽ với nhau, cho nên việc ghi thiếu, hoặc bỏ qua mà không xem xét cẩn thận, đối chiếu với bản hợp đồng ngoại, đến khi xẩy ra tranh chấp thì sẽ rất nguy hại và làm mất uy tín cho Công ty, cho nên bản hợp đồng phải đề cập đến mọi vấn đề. Công ty TOCONTAP sẽ tiến hành ký kết hợp đồng nội với bên uỷ thác. Hợp đồng uỷ thác xuất nhập khẩu của Công ty TOCONTAP ký kết với bên uỷ thác được làm bằng văn bản do công ty soạn thảo trên cơ sửa được xem xét một cách kỹ lưỡng cẩn thận, đối chiếu với những thoả thuận đã đạt được trong đàm phán, giao dịch trước đây. Hợp đồng nội là một cơ sở pháp lý ràng buộc trách nhiệm của hai bên. Thông thường nội dung của một hợp đồng uỷ thác xuất nhập khẩu của Công ty TOCONTAP như sau Phần đầu của hợp đồng ghi rõ tên của đơn vị uỷ thác, địa chỉ, điện thoại, fax, tài khoản tiền Việt Nam , tài khoản ngoại tệ do ai làm đại diện ký kết thông thường bên uỷ thác được gọi tắt là bên A. Còn về phía công ty thường được ghi. Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm – TOCONTAP. Địa chỉ: 36 Bà Triệu – Hà Nội. Điện thoại: 84 – 4 – 82536618 84 – 4 – 8253619 Fax: 84 - 4 – 8253614. Số tài khoản 361.11.000.005 tại Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam và được gọi tắt là bên B. Điều 1: Tên hàng số lượng, đơn giá, trị giá: giá cả thường được viết là USD/CVR Hải Phòng hoặc USD/POB Hải Phòng và được ghi rõ giá của từng đơn vị hàng hoá và tổng trị giá của chúng. Điều 2: Quy cách phẩm chất. Thường được quy định dựa vào mẫu mã và được quy định một cách chặt chẽ nhằm ràng buộc trách nhiệm của bên uỷ thác về chất lượng của hàng hoá để giữ vững uy tín và hình ảnh của công ty, ở điều khoản này được ghi như sau: - Bên A phải giao hàng theo đúng quy cách, theo mẫu bên B xác nhận. - Trước khi xác nhận lượng sản xuất, bên A phải giữ cho bên B 02 sản phảm mẫu để xác nhận mẫu hàng. Bên B phải chịu trách nhiệm cả về số lượng và chất lượng hàng hoá tới tay khách hàng nước ngoài. Điều 3: Bao bì đóng gói, ký mã hiệu. Thường được quy định tuỳ thuộc vào hợp đồng ngoại mà bên B đã ký với khách hàng nước ngoài, ví dụ: - Bao bì đóng gói: phụ lục với tiêu chuẩn xuất khẩu. - Kỹ mã hiệu: mỗi một hộp phải có etickét đính kèm. Nội dung etickét sẽ do bên B cung cấp cho bên A. + Trên mỗi kiện hàng phải ghi bằng mực không phai như sau: - Một mặt: (nơi đến). - Một mặt: kiện số, mã hàng, sốlượng, trọng lượng. Điều 4: Phương thức giao hàng. Nội dung của nó thường là sự xác định thời hạn giao hàng, địa điểm giao hàng, phương thức giao hàng và thông báo giao hàng. Trong hoạt động được quy định như: + Thời hạn giao hàng: từ ngày. tháng..đến ngày..tháng.. + Địa điểm giao hàng tại kho bên B chủ định tại Hải Phòng (tại phân xưởng, trong trường hợp xuất khẩu uỷ thác). + Phương thức giao hàng: hàng được giao nguyên đai, nguyên kiện. + Thông báo giao hàng: Bên A có trách nhiệm thông báo cho bên B trước ngày giao hàng là X ngày bằng điện, telex hoặc fax hoặc bên B có trách nhiệm thông báo cho bên A trước ngày giao hàng là X ngày bằng điện, telex hoặc fax (trong trường hợp nhập khẩu uỷ thác). Điều 5: Phí uỷ thác. Trong trường hợp này thông thường quy định phí uỷ thức và tất cả các loại chi phí khác có thể phát sinh. Trong điều khoản này thông thường tuỳ vào từng lô hàng mà công ty tính phí uỷ thác và các chi phí khác một cách khác nhau. Nếu lô hàng có giá trị lớn thì phí suất uỷ thác nhỏ. Nhưng thông thường thì mức phí uỷ thác là 1% trị giá lô hàng chưa kể các chi phí khác. Điều 6: Thanh toán. Thông thường trong điều kiện này hai bên xác định trước những vấn đề về đồng tiền thanh toán, thời hạn trả tiền, phương thức trả tiền và điều kiện đảm bảo hối đoái được quy định quy định như sau: Bên A sẽ thanh toán cho bên B phí uỷ thác nhập khẩu trước khi làm thủ tục nhập hàng (hoặc trong trường hợp nhập khẩu uỷ thác là ngay sau khi nhận được báo cáo của ngân hàng trong vòng 7 ngày bên B sẽ thanh toán bằng VNĐ theo tỷ giá của NHNT tại thời điểm thanh toán cho bên A toàn bộ số tiền bằng séc hoặc tiền mặt sau khi đã trừ phí uỷ thác xuất khẩu, thông thường là 0,5 – 2% trên tổng trị giá hợp đồng). Điều 7: Trách nhiệm của mỗi bên. Trách nhiệm của mỗi bên thông thường được hai bên thoả thuận và ghi trong hợp đồng. Đây là