Thực tập môi giới bất động sản tại công ty cổ phần bất động sản Hà nội

phòng môi giới khác. Thực tế cho thấy có những nhà môi giới năng lực chưa phải là giỏi nhưng với sự quen biết rộng và sâu của mình, họ đạt được những thành công lớn mà các nhà môi giới giỏi nghiệp vụ khác phải mơ ước. Để thành công trong sự nghiệp nhà môi giới phải là người nhạy bén nắm bắt thông tin trên các phương tiện như internet, báo chí, truyền hình, các diễn đàn, hội thảo về bất động sản, các mối quan hệ với khách hàng cũ, khách hàng hiện tại, và với cả mạng lưới những người cùng hành nghề môi giới với mình…Thậm chí đôi khi trong những câu chuyện bâng quơ với một người chưa quen biết, nhà môi giới có thể bắt được thông tin quan trọng, quyết định đến sự thành bại của một thương vụ. Trong các hoạt động nghề nghiệp nói chung và nghề môi giới bất động sản nói riêng nhà môi giới cần luôn luôn tâm niệm rằng “mọi cố gắng đều sẽ được đền đáp một cách xứng đáng”. Điều đó đôi khi giúp nhà môi giới có đủ kiên trì, tự tin để đi đến kết quả cuối cùng của những thương vụ khó khăn. Khi thực hiện nghiệp vụ của mình nhà môi giới cần khéo léo hướng cuộc đối thoại đến chủ đề họ cần tìm hiểu. Qua đó nhà môi giới có thể chắt lọc được những thông tin hữu ích từ phía khách hàng hay đối tác của khách hàng. Tuy vậy, cần chú ý trong khi nói chuyện với những nhà môi giới khác. Cũng vì do tính chất cạnh tranh, các nhà môi giới thường tung “hỏa mù” tức là đưa ra các thông tin không đúng sự thật, làm hạ thấp hay làm nâng cao qua mức các thông tin liên quan đến: bất động sản, chủ sở hữu của nó. Vì vậy, trong lúc giao tiếp (với các nhà môi giới khác hay khách hàng), khi nói đến những thông tin mà chúng ta quan tâm, nhà môi giới nên nhìn thẳng, nhìn sâu vào mắt người đối thoại. Nếu làm việc này một cách thường xuyên và có kinh nghiệm sẽ giúp chúng ta vừa chứng tỏ sự trung thực của mình, vừa là phương pháp hữu hiệu để tìm hiểu xem có bao nhiêu % sự thật trong lời nói của người đối thoại. Đây là một phương pháp rất khó, nhưng lại không quá khó đối với những nhà môi giới có kinh nghiệm và nhạy cảm đặc biệt là đối với những nhà môi giới nghiên cứu và am hiểu tâm lý con người. Ngoài các dạng thông tin đã nói đến ở trên, có một dạng thông tin thường là không có cơ sở rõ ràng nhưng nhiều khi lại mang tính quyết định đối với thương vụ môi giới, nhất là khi nhà môi giới phục vụ cho khách hàng là người Việt Nam. Đó là dạng thông tin mang tính chất tâm linh, hay mê tín. Chúng ta có thể khẳng định rằng một ngôi nhà mà chủ sở hữu sống trong đó làm ăn thất bát liên tục, hoặc bị ốm đau, cho dù chưa rõ nguyên nhân thì căn nhà cũng rất khó bán. Chính vì vậy, nhà môi giới sẽ rất khó khăn khi khai thác từ chủ sở hữu nếu nhà môi giới không có kỹ năng bởi vì không chủ sở hữu nào tự nói không tốt về bất động sản của mình khi người đó đang muốn bán hay cho thuê nó. Để khai thác tốt các thông tin dạng này thì các nhà môi giới có thể tìm hiểu từ hàng xóm xung quanh hay người quen của chủ sở hữu thậm chí có thể là bà bán trà đá gần đó, cô dọn vệ sinh hay cô bé, cậu bé bán báo quanh khu vực đó. Các thông tin mà nhà môi giới cần thu thập về bất động sản mục tiêu gồm: Xác định vị trí, đặc điểm của bất động sản: Đây là những thông tin cơ bản nhất mà bất cứ nhà môi giới nào cũng cần thu thập. Việc thu thập chính xác, đầy đủ, chi tiết và có hình ảnh minh hoạ sẽ làm tăng độ chuyên nghiệp của nhà môi giới trong con mắt của người bán và người mua. Điều đó giúp tạo ấn tượng ban đầu tốt và là cơ sở đầu tiên dẫn đến giao dịch thành công. Những thông tin về khía cạnh này gồm có: Địa điểm, địa chỉ của BĐS: Cần ghi rõ mảnh đất thuộc lô, thửa, tờ bản đồ số, số nhà, ngõ (độ rộng ngõ, tuyến đường phố, phường (xã), Quận (Huyện),…Việc xác định chính xác các thông tin này giúp nhà môi giới có thể tìm hiểu kỹ hơn về tính pháp lý của bất động sản đó… Có gần đầu phố không, cạnh đường giao thông hay không và mật độ giao thông trên các tuyến đường đó như thế nào?; Hướng nhà, đất; Hình dạng mảnh đất, hình dạng căn hộ; Tầm nhìn, cảnh quan xung quanh ngôi nhà và toàn khu vực đó: Sẽ là rất quan trọng đối với những khách hàng có tính cách mạnh mẽ, muốn hưởng thụ không khí từ khoảng không gian rộng lớn và đặc biệt quan trọng khi ngày nay các công trình xây dựng khác luôn được phát triển theo chiều cao. Khoảng cách đến các khu vực công cộng: Bến xe, công viên, vườn hoa, bệnh viện, trường học, nhà trẻ, chợ - siêu thị, bến xe bus, và hơn thế nữa là khoảng cách đến các khu trung tâm thương mại, các ngân hàng, đến nơi làm việc, học tập của các thành viên trong gia đình khách hàng mà mình đại diện … việc xác định khoảng cách này giúp nhà môi giới có những nhận định chính xác về giá trị của bất động sản và nó có phù hợp với những yêu cầu mà khách hàng đưa ra hay không? Hàng xóm liền kề, an ninh khu vực: Điều này cũng tác động rất lớn tới tâm lý của khách hàng trong việc lựa chọn có nên tiến hành giao dịch hay không nếu hàng xóm của mình là một người khó tính hay tốt bụng; an ninh trong khu vực đó tốt hay rất tồi, cuộc sống luôn bị đe dọa, sống trong lo lắng… Tóm lại, các yếu tố nêu trên không chỉ ảnh hưởng đến đời sống của khách hàng khi thực hiện việc mua, thuê mà còn ảnh hưởng đến khả năng về phát triển kinh tế, khả năng sinh lời của bất động sản trong tương lai. Chính vì vậy, nhà môi giới cần xem xét và ghi chép cụ thể tại hiện trường bất động sản đó để có thể đưa ra các biện pháp thuyết phục khách hàng của mình hiệu quả nhất. Những thông tin về tình trạng kỹ thuật toà nhà Đối với bất động sản gồm cả nhà và đất thì những thông tin này làm cơ sở để có thể định giá nhà từ đó định giá được giá trị của toàn bộ bất động sản. Nếu chủ nhà thuê thiết kế xây dựng thì tất cả những thông tin này có trong bản thiết kế chi tiết xây dựng. Diện tích đất xây dựng, diện tích sàn sử dụng; Loại hình nhà, chất lượng công trình, khấu hao sử dụng; Số tầng số phòng thiết kế, diện tích sử dụng từng phòng; Kết cấu móng, tường, cột kèo, mái,… Sơn, bả bên ngoài, nội thất cố định bên trong,… Những thông tin về trang thiết bị Đây là những thông tin về hạ tầng cơ bản ảnh hưởng đến đến khả năng hiệu dụng cơ bản sau này của bất động sản. Bao gồm: Hệ thống điện sử dụng; Hệ thống chiếu sáng bên ngoài (đèn đường,…); Hệ thống nước sinh hoạt; Hệ thống đường dẫn nước thải; Các hệ thống phục vụ trong nhà khác: Hệ thống điều hoà nhiệt độ, đường điện thoại, cáp truyền hình; đường truyền Internet,… Những đồ vật để lại của bất động sản: Điều hoà, quạt, bồn tắm, máy nóng lạnh, tủ lạnh, máy hút mùi,… Những đồ vật này nên ghi rõ nhãn mác, kiểu dáng, thời gian đã sử dụng, tình trạng sử dụng hiện tại,…để tránh tình trạng những đồ vật đó bị thay thế đồ mới bằng đồ cũ, đồ tốt thành đồ kém chất lượng sau khi đã kỹ hợp đồng, làm thiệt hại đến lợi ích của khách hàng mà mình đại diện… Đối với nhà chung cư ta cũng cần quan tâm đến hệ thống trang thiết bị sử dụng chung như hệ thống phòng cháy, chữa cháy; hệ thống thang máy, hệ thống điện hành lang, hệ thống thu thập và xử lý rác thải… Tất cả những thông tin về trang thiết bị tốt nhất nên có máy ảnh chụp lại bằng hình ảnh để lưu vào hồ sơ bất động sản. Tình trạng pháp lý Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà; Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (có hay không, có khả năng được cấp hay không, có đảm bảo cho khách hàng mua hay không,…), có đứng tên chính chủ hay không, mục đích sử dụng đất theo quy định của nhà nước là đất thổ cư hay đất trồng cây lâu năm,... Đây là những yếu tố pháp lý được quan tâm hàng đầu quyết định thương vụ mua bán. Bất động sản hiện có sử dụng vào mục đích cầm cố, thế chấp; có bị kê biên để thực hiện bản án, quyết định của tóa án hay cơ quan nhà nước có thẩm quyền hay không. Vấn đề này rất dễ kiểm tra nhưng nếu nhà môi giới không để ý sẽ dễ bị lừa, gây thiệt hại lớn về kinh tế. Có tranh chấp với hàng xóm về ranh giới thửa đất hay không, có tranh chấp tài sản giữa người nhà với nhau hay không,… những thông tin này rất cần nhà môi giới phải quan tâm vì sẽ rất dễ làm mất uy tín của mình và công ty. Những thông tin về quy hoạch vùng, quy hoạch không gian, các cơ sở hạ tầng kỹ thuật khác, các dịch vụ công cộng,... nơi có bất động sản đang toạ lạc. Với những thông tin chính xác về quy hoạch sẽ giúp người mua an tâm hơn, thậm chí có nhiều hy vọng về giá trị tương lai của bất động sản, khiến bất động sản có thêm phần hấp dẫn. Quyền năng và những giới hạn về quyền năng của bất động sản như: ngõ chung, chỉ giới xây dựng, hạn chế độ cao xây dựng,... Đây là những thông tin không thể thiếu để dự báo cho khách hàng (đặc biệt là những khách hàng mua đất). Nếu không thu thập loại thông tin này, hay không cảnh báo cho người mua đất sẽ rất dễ phát sinh tranh chấp không đáng có giữa đôi bên dẫn đến giao dịch không thành ở giai đoạn cuối thì rất đáng tiếc. Những yếu tố lịch sử - xã hội Lịch sử bất động sản: (Thời gian tồn tại, người sử dụng, người xây dựng, quá trình phát triển cho tới thời điểm hiện tại). Trên thực tế có rất nhiều khách hàng quan tâm đến thông tin này do mê tín. Bất động sản có lịch sử đẹp sẽ rất thuận lợi khi giao dịch, đây cũng là những thông tin quý mà nhà môi giới cần khai thác để thuyết phục khách hàng của mình. Môi trường xã hội, dân cư: Hay còn gọi là môi trường sống xung quanh, yếu tố này quyết định rất lớn đến giá trị của bất động sản và khả năng thực hiện giao dịch. Khách hàng sẵn sàng trả tiền nhiều hơn để được sống tại môi trường có trình độ dân trí cao hơn, an ninh tốt, văn minh hơn, có mặt bằng sinh hoạt lịch sự hơn …và ngược lại. Phong thủy và các yếu tố đặc biệt khác: Đôi khi yếu tố này lại là yếu tố quyết định thương vụ có thành công hay không. Vì đây là những yếu tố mang tính tâm linh nên nó tuỳ vào tâm lý và mức độ sùng bái tâm linh của từng khách hàng khác nhau. Đây là yếu tố để nhà môi giới phát huy nghệ thuật khai thác tâm lý khách hàng. Có thể nói, một nhà môi giới giỏi cần phải có một kiến thức rất sâu, rộng về phong thủy và các yếu tố đặc biệt khác. Đánh giá khả năng sinh lợi của bất động sản: Đó là việc phân tích và đưa ra những đánh giá về tiềm năng sinh lợi của bất động sản. Một khách hàng muốn mua, thuê,… một bất động sản để kinh doanh sẽ có những tiêu chí khác đối với một bất động sản để ở. Việc đánh giá chính xác một bất động sản phù hợp với mục đích để ở, để kinh doanh dịch vụ hay dùng để làm văn phòng cho thuê,…. từ đó tìm kiếm đúng đối tượng khách hàng có nhu cầu là điểm khởi tạo cho một giao dịch thành công. Hơn thế nữa, khi đã tìm được khách hàng rồi thì nhà môi giới vẫn phải luôn đóng vai trò là nhà tư vấn kinh tế đối với các mục đích sử dụng bất động sản hiệu quả khi khách hàng của mình không hoặc chưa nhận thức đúng được về tiềm năng sinh lời của nó ở hiện tại và trong tương lai 2. Kỹ năng thu thập thông tin từ khách hàng Ngay từ buổi nói chuyện đầu tiên nhà môi giới phải nắm bắt được từ khách hàng những thông tin cơ bản sau đây: Những thông tin ban đầu Khả năng tài chính Thương vụ liên quan Giới hạn thời gian Liên lạc với khách hàng Xem xét bất động sản Những vấn đề thủ tục Ghi chép những thông tin thu được Những chú ý chính Kiểm tra, cập nhật những thông tin về bất động sản Ý nghĩa của thông tin phản hồi Nhà môi giới cần dành nhiều thời gian, sự chú ý vào những thông tin phản hồi nhận được từ khách hàng liên quan đến bất động sản. Bằng cách này nhà môi giới thu thập thêm được những thông tin cụ thể về nhu cầu của khách hàng, đồng thời cũng có thêm được những thông tin về bất động sản. Việc này cũng cần được thực hiện cả trong khi nhà môi giới cùng khách hàng xem xét bất động sản. Trong quá trình xem xét bất động sản cùng khách hàng, nếu khách hàng thay đổi ý (yêu cầu, điều kiện…) nhà môi giới cần ghi chép, sửa đổi những điểm đó vào trong sổ ghi chép của mình. Nếu nhà môi giới phát hiện, chú ý thấy những sự thiếu sót, bất hợp lý của bất động sản. Những chú ý riêng đó của nhà môi giới cũng cần được ghi cẩn thận vào sổ tay. Khi nhà môi giới nhận được thông tin rằng khách hàng thích bất động sản đó, họ cần bắt tay ngay vào việc thực hiện tất cả những động tác có thể, không thể để khách hàng tự mình suy tính, giúp khách hàng đưa ra những quyết định đúng đắn. Trong trường hợp cần thiết thì tham gia cùng khách hàng đàm phán và khéo léo dẫn dắt đến việc ký kết hợp đồng khởi điểm. Nhà môi giới cần cố gắng tìm hiểu về khách hàng một cách kỹ càng nhất. Khi đó họ có thể lựa chọn cho khách hàng ngôi nhà đáp ứng được sự mong đợi của họ, nhờ đó nhà môi giới cung cấp được dịch vụ tốt nhất cho khách hàng và tiết kiệm được thời gian của mình. Rất nhiều khi bản thân khách hàng không tự nhận thức được nhu cầu thực sự của họ về nhà ở. Chính vì vậy mà một trong những kỹ năng quan trọng của nhà môi giới là khả năng gợi mở nhu cầu dịch vụ cho khách hàng. Khách hàng đến văn phòng môi giới và trông đợi rằng nhà môi giới cung cấp cho họ một loạt những căn nhà phù hợp với những yêu cầu của mình. Ví dụ: ngôi nhà có diện tích sàn khoảng 90m2, có mặt phố ở Quận Hai Bà Trưng với giá khoảng 1,2 tỷ đồng. Khi đó nếu một nhà môi giới ít kinh nghiệm sẽ căn theo yêu cầu của khách hàng và bắt đầu tìm trong các mối khách hàng của mình, trên báo chí… để tìm ra ngôi nhà như vậy cho khách hàng. Ở đây nhà môi giới này đã không đi đúng hướng. Nhà môi giới trước tiên cần tìm hiểu đầy đủ về khách hàng của mình và xem xét tại sao họ lại cần đúng loại nhà này mà không phải là loại nhà khác. Để tiến hành thương vụ thì khách hàng phải chuẩn bị lần lượt nhiều bước. Vì vậy nhà môi giới phải giúp họ trong những việc như: Chuẩn bị về tinh thần cho khách hàng trước khi thực hiện thương vụ. Thuyết phục, chứng minh cho khách hàng rằng tại sao họ lại cần sự giúp đỡ của một nhà môi giới có trình độ. Giúp đỡ khách hàng chuẩn bị về mặt tài chính. Giúp khách hàng xác định cho mình nhưng mốc thời gian thực hiện. Giúp khách hàng quyết định, nói chung nên sống ở vùng nào, điều kiện ra sao. Phát triển những ý tưởng của khách hàng về nơi họ muốn sinh sống. Bằng cách này nhà môi giới sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian mất đi một cách vô ích khi phải giới thiệu cho khách hàng những ngôi nhà mà rồi cuối cùng khách hàng cũng sẽ không mua. Nhà môi giới sẽ tiết kiệm được thời gian của cả mình và khách hàng. Thực tế thì buổi nói chuyện đầu tiên thường khá dài, nhưng những buổi nói chuyện sau đó sẽ ngắn và dễ dàng hơn nhiều. Kỹ năng giao dịch với khách hàng Kỹ năng giao dịch trực tiếp Cảm nhận đầu tiên của khách hàng là rất quan trọng. Thông thường cảm nhận này được xây dựng trong vòng dưới 30 giây đầu tiên gặp gỡ. Cần ý thức được rằng trong thời gian ngắn, chúng ta phải “bán”, giới thiệu tất cả các ưu điểm của bản thân để thuyết phục khách hàng. Hãy nhớ rằng chỉ có một cơ hội duy nhất để gây ấn tượng đầu tiên, vì vậy chúng ta không thể sai lầm ở lần gặp đầu tiên với khách hàng. Nếu nhà môi giới không ngay lập tức gây được ấn tượng tốt về bản thân hay các dịch vụ của mình, thì khó có cơ hội tiếp theo sau này với khách hàng. Có một số vấn đề khác cần được chú ý khi giao tiếp với khách hàng. Nhà môi giới cần cố gắng tiếp nhận những ý tưởng trong khi dẫn dắt câu chuyện cũng như lần gặp gỡ tiếp theo. Cần thực hiện việc này một cách chu đáo, nhiệt tình đúng mực để khách hàng luôn cảm thấy rằng họ là người quan trọng nhất. Nên tưởng tượng trước ngực khách hàng luôn treo tấm biển nhắc nhở chúng ta “anh hãy hành động sao cho tôi tự cảm thấy mình là người quan trọng”. Không bao giờ để chúng ta là “diễn viên chính trong vở kịch” mà người đó phải là khách hàng của mình. Nếu trở thành người độc thoại thì có thể chúng ta sẽ đánh mất cơ hội. Trong suốt quá trình, cần đưa ra những câu hỏi có ý nghĩa, nói năng rõ ràng và chậm rãi. Đối với nhà môi giới, việc tuân thủ những nguyên tắc nhất định trong giao tiếp với khách hàng cũng rất quan trọng như các nguyên tắc khác. Mặc dù chúng ta thấy đối tượng của chúng ta là bất động sản hay các quyền liên quan nhưng thực chất chúng ta lại tiếp xúc, làm việc với những người có nhu cầu hay có quyền hạn liên quan đến nó. Vì vậy, khả năng khéo léo tạo quan hệ thiện cảm, thấu hiểu và thông cảm lẫn nhau sẽ mang đến thành công cho nhà môi giới. Sau đây là một số các nguyên tắc khi giao tiếp với khách hàng: Tôn trọng khách hàng: Nguyên tắc này bắt nguồn từ bản chất bình đẳng, cùng có lợi giữa nhà môi giới và khách hàng. Coi khách hàng như nhau, không phân biệt đẳng cấp, tên tuổi, giới tính, nghề nghiệp, dân tộc, tôn giáo,…Coi họ là người trên, là bạn, coi việc đáp ứng nhu cầu của họ là trách nhiệm của mình thông qua thái độ vui vẻ, niềm nở, hoà nhã. Hãy tình cảm trong quan hệ giao tiếp, giữ chữ tín trong kinh doanh. Nói chân thành, nghe chăm chú: Hành động của nguyên tắc này là nói những điều cần nói một cách văn minh, lịch sự, nhã nhặn, giản dị, chân thực; Nghe hết những gì khách hàng nói một cách chăm chú, vui vẻ, niềm nở để nắm bắt hết những thông tin cần thiết về bất động sản, về khách hàng của mình. Người với người là bạn: Hành động của nguyên tắc này là tôn trọng ý chí và nguyện vọng của các bên, tôn trọng quyền lực và lợi ích của các bên, vì lợi ích chung mà sẵn sàng nhân nhượng để đi đến thống nhất. Coi trọng tính nhân văn: Hành động ở đây là các bên tự đặt mình vào hoàn cảnh của đối phương để suy nghĩ và hành động. Biết chờ đợi sẽ thành công: Biết nắm bắt thời cơ, biết chờ đợi khi cần thiết để hành động giành thắng lợi, tránh sự nóng vội, hấp tấp. Biết chấp nhận: Biết những hoàn cảnh bên ngoài và bên trong của nhau để chấp nhận những thách thức đó trong hành động. Thể hiện cụ thể là biết chấp nhận điều kiện lâu dài và vận dụng thành thạo giải pháp tình thế và giải pháp cơ bản. Biết điều: Biết tôn trọng những quy luật khách quan của hành động, hiểu được quy luật các mặt trái khác nhau của quá trình vận động và phát triển để hành động. Xin nói thêm về các cách trao đổi thông tin. Trên thực tế có hai cách trao đổi thông tin. Thứ nhất là qua lời nói hoặc chữ viết. Thứ hai là ngôn ngữ “thân thể”. Dạng ngôn ngữ này là truyền đạt thông tin bằng cử chỉ, điệu bộ… Người ta thường cho rằng lời nói, chữ viết có ý nghĩa quan trọng nhất, rằng đó là công cụ truyền tải thông tin chính. Thực ra đến 80- 90% thông tin trao đổi giữa chúng ta được truyền tải bằng cách thứ hai. Những ấn tượng đến với chúng ta phần lớn thông qua ánh mắt (khoảng 80%). Việc giao tiếp bằng ánh mắt giúp tạo được những hình ảnh đầu tiên về con người, sự việc. Nhà môi giới thường xuyên tiếp xúc với mọi người phải biết cách thích ứng trong việc hoàn thiện ngôn ngữ thân thể trong mọi hoàn cảnh. Hãy nhớ rằng nếu không chú trọng đến việc ứng xử rất dễ làm người đối thoại phật ý. Nhiệm vụ của nhà môi giới là dẫn dắt các bên tham gia hiểu nhau, tạo ra những hoàn cảnh, mà trong đó các bên mong muốn được nói chuyện với nhau, ký kết hợp đồng với nhau. Chính vì vậy mà nhà môi giới cần ý thức đến việc những người khác nhận xét, cảm nhận về cách ứng xử của mình như thế nào. Cần trao đổi thông tin ở trạng thái tích cực, nói nhiều về sự sẵn lòng thỏa thuận, cầu thị trong giải quyết công việc, sẵn sàng cảm thông. Thông qua điệu bộ và ứng xử có thể xác định những dạng người có tính cách khác nhau để ứng xử cho phù hợp và đạt hiệu quả cao nhất. Kỹ năng thư thoại Nhà môi giới cần phải có kỹ năng tốt trong việc soạn thảo thư từ, văn bản. Phải biết cách viết quảng cáo, đơn chào hàng như thế nào, thư từ trao đổi, đơn từ đến các cơ quan Nhà nước ra sao. Để viết một bức thư tốt đòi hỏi trước khi viết phải suy nghĩ xem chúng ta muốn truyền đạt điều gì, mục đích cung cấp thông tin cho khách hàng hay thông báo những vấn đề cần giải quyết từ phía họ. Những thông tin, nội dung của những thư tiếp theo phải logic với những thông tin, thư trước đó. Vì vậy, cần phải đọc lại những gì đã viết trước đó, xem xét lại những ý chính đã chuẩn xác chưa. Nên nhớ rằng không bao giờ bức thư đầu tiên lại chuẩn xác, phù hợp nhất. Nếu nhà môi giới hiểu được rằng nhiệm vụ là họ tạo ra những phản ứng tích cực từ phía khách hàng thì việc tìm những từ ngữ thích hợp là vấn để đương nhiên cần phải làm. Khi trả lời thư hay đồng ý thực hiện dịch vụ cho khách hàng cần cố gắng thể hiện ở thế chủ động chứ không phải thụ động. C. Kỹ năng soạn thảo hợp đồng Hợp đồng dịch vụ môi giới: Là bản quy định phạm vi trách nhiệm của nhà môi giới. Vì vậy, có thể tự do thiết lập các điều khoản, xác định xem công việc của nhà môi giới chỉ hạn chế với chức năng bình thường hay có thêm trách nhiệm đặc biệt nào khác. Hợp đồng phải được thiết lập dưới dạng văn bản và xác định những tình huống làm hợp đồng trở nên vô hiệu. Mỗi một nhà môi giới có thể, thậm chí là cần phải tự soạn thảo cho mình mẫu hợp đồng về môi giới. Trong khi soạn thảo cần cân nhắc cẩn thận các quy định mà nhà môi giới cho rằng chúng quan trọng và hợp lý nhất. Vì vậy mà ở đây chúng ta không nên đưa ra một mẫu hợp đồng sẵn có, hay một hướng giải quyết mẫu nào. Tuy nhiên, nhà môi giới có thể tập trung vào một vài vấn đề cơ bản có ý nghĩa quan trọng thường được áp dụng trong thực tế. Một bản hợp đồng căn bản trong thực tế thông thường được soạn thảo với tập hợp những điều khoản nhất định. Vì vậy cũng có thể hình dung những điều khoản cần thiết trong hợp đồng dịch vụ môi giới với khách hàng. Vậy, trong hợp đồng này cần thêm những điều khoản nào là điều chúng ta phải cân nhắc. Một khi quy định chứng chỉ hành nghề được ban hành thì trong hợp đồng phải ghi rõ số thẻ hành nghề của nhà môi giới. Ở một số mức độ cao hơn cần phải nghĩ đến việc bảo hiểm trách nhiệm dân sự đối với những thiệt hại liên quan đến những hoạt động nghề nghiệp cho nhà môi giới. Một khi chúng ta quy định dịch vụ bảo hiểm này vào như một tiêu chuẩn để hành nghề môi giới, thì chứng nhận về bảo hiểm nghề nghiệp cũng cần được nêu trong hợp đồng môi giới. Cũng cần đặt ra câu hỏi là bản hợp đồng môi giới đóng vai trò gì, tại sao chúng ta cần ký kết bản hợp đồng này? Trong tương lai gần, khi nghề môi giới bất động sản hoạt động ổn định thì các quy định sẽ buộc chúng ta phải có trách nhiệm thiết lập hợp đồng môi giới. Ngay từ những lần gặp đầu tiên, khi khách hàng yêu cầu cung cấp những dịch vụ thì ngay lập tức nhà môi giới phải tiến hành ký hợp đồng môi giới. Từ góc độ khách hàng thì họ không thể từ chối nhà môi giới việc ký hợp đồng môi giới vì đây là yêu cầu hợp lý, ngay cả đối với những khách hàng cho rằng việc ký hợp đồng môi giới chỉ cần thiết khi công việc đã được giải quyết phần nào. Trước khi nhà môi giới quyết nhận lời với khách hàng thì nên thăm quan và thống nhất với khách hàng những nguyên tắc làm việc cơ bản. Cần nhớ rằng không phải khách hàng nào chúng ta cũng phải ký hợp đồng môi giới với họ. Nhà môi giới có quyền tự do lựa chọn trong ký hợp đồng môi giới. Chúng ta có thể tự quyết định sẽ ký hợp đồng môi giới với ai. Nếu như buổi gặp gỡ đầu tiên với khách hàng là tại thực địa, nên nhớ rằng mang theo cặp tài liệu với hợp đồng. Cần để thời gian (trong trường hợp cần thiết thì hướng dẫn, giải thích) cho khách hàng đọc kỹ nội dung hợp đồng, giải thích các khoản mục mà chúng được soạn thảo chung cho bất kỳ loại hợp đồng nào, cũng như những khoản mục thắc mắc. Nếu lần gặp đầu tiên là qua điện thoại thì trong nội dung câu chuyện cần khéo léo thống nhất về thời điểm gặp gỡ để ký hợp đồng. Bản hợp đồng này là chứng minh cho ý chí thống nhất của hai bên (hay nhiều bên), trong đó các quy định được thống nhất giữa các bên. Vì vậy, có thể khẳng định rằng các bên cần soạn thảo hợp đồng sao cho các điều khoản được tất cả công nhận. Bên cạnh đó dưới góc độ nhà tư vấn, nếu chúng ta được thuê soạn thảo hợp đồng để phục vụ cho các công ty, trong đó hợp đồng thực hiện trong thời gian dài thì chúng ta phải chú ý đến những điều khoản bảo đảm lợi ích của chúng ta, họ thường có xu hướng trốn chạy việc thanh toán tiền dịch vụ. Khách hàng thường có cả một “kho” các lý do cho việc không chịu thanh toán này. Chính vì vậy, nhà môi giới phải tính toán những điều khoản bảo vệ lới ích của mình trong hợp đồng. Qua đây, chúng ta thấy rõ ràng hợp đồng về dịch vụ môi giới có 1 ý nghĩa không nhỏ. Việc xác định chính xác các bên tham gia là một trong những yếu tố quan trọng của mọi thương vụ. Cần phải dành sự quan tâm thích hợp cho vấn đề này. Khách hàng của nhà môi giới có thể là cá nhân hay tổ chức. Vì vậy, chúng ta luôn luôn phai thu thập những thông tin cơ bản về khách hàng. Đối với khách hàng là cá nhân chúng ta cần xác định họ và tên, địa chỉ thường trú, tạm trú. Ngoài ra trong hợp đồng cũng cần xác định mối quan hệ giữa khách hàng và các quyền mà họ muốn có (quyền bán, quyền sở hữu…). Trong không ít trường hợp cần xác định họ và tên bố, mẹ, số chứng minh thư... Những thông tin này sẽ rất cần thiết trong các hợp đồng sau này. Trở lại vấn đề mối quan hệ giữa khách hàng với các quyền về bất động sản. Đôi khi xảy ra trường hợp khách hàng không phải là người duy nhất có quyền hay thậm chí hoàn toàn không có quyền về bất động sản. Trong tình huống này cần soạn thảo các điều khoản để đảm bảo khách hàng phải trả tiền dịch vụ khi nhà môi giới đi đến ký kết được hợp đồng môi giới. Ở đây sẽ không quan trọng là ai sẽ thực hiện thương vụ. Vấn đề chính là ai sẽ đứng ra xác nhận sử dụng dịch vụ trong hợp đồng môi giới. Tình huống này trong thực tế thường hay xảy ra. Một ví dụ đơn giản là một bên vợ chồng gọi bán bất động sản. Lúc