Thực tế quy trình hạch toán nghiệp vụ NK hàng hoá tại công ty xuất nhập khẩu công nghệ mới

hệ và môi trường công ty được quyền tự chủ về tài chính, tự tổ chức kinh doanh theo quy định của nhà nước. Vì thế phòng kế toán tài chính của công ty có nhiệm vụ: - Tổ chức quản lý tài chính, hạch toán với tư cách là đơn vị hạch toán độc lập. - Tổ chức ghi chép, tính toán và phản ánh đầy đủ, chính xác toàn bộ thông tin về hoạt động kinh doanh tài chính của Công ty. - Phản ánh đầy đủ toàn bộ tài sản hiện có cũng như sự vận động của tài sản, qua đó quản lý chặt chẽ tài sản và bảo vệ tài sản của Công ty nhằm nâng cao hiệu quả của việc sử dụng tài sản đó. - Phản ánh đầy đủ các khoản chi phí bỏ ra trong quá trình sản xuất, kinh doanh cũng như kết quả của quá trình đó đem lại nhằm kiểm tra việc thực hiện nguyên tắc tự bù đắp chi phí có lãi trong kinh doanh. - Tuân thủ các chính sách chế độ quản lý kinh tế, quản lý tài sản, tài chính và chịu trách nhiệm về tính chất xác thực của hoạt động tài chính của Công ty. - Quản lý chặt chẽ Quỹ tiền mặt theo quy định của Nhà nước và thực hiện các nghiệp vụ thanh toán trong và ngoài nước. - Tổ chức kiểm tra nghiệp vụ kế toán, kiểm soát. - Việc chấp hành chế độ quản lý và kỷ luật lao động, các định mức lao động tiền lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp với người lao động. - Việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh tài chính, các định mức về chi phí lưu thông, chỉ tiêu hành chính, các định mức chi tiêu... - Việc chấp hành các chính sách kinh tế tài chính, các chế độ tiêu chuẩn, kỷ luật tài chính của Nhà nước, chế độ quản lý, thanh toán tiền mặt, ngoại tệ vay tín dụng và các hợp đồng kinh tế. Việc chấp hành các cuộc kiểm tra tài sản và đánh giá tài sản theo đúng chủ trương và chế độ Nhà nước. - Việc giải quyết và xử lý các khoản thiếu hụt, mất mát, hư hỏng, các khoản nợ không đòi được và các khoản thiệt hại khác ở Công ty cũng như các đơn vị thành viên trực thuộc. - Theo dõi, giám sát, kiểm tra hiệu quả sử dụng bảo toàn và phát triển vốn góp của Công ty trong các đơn vị liên doanh, liên kết, thu lợi nhuận từ phần góp của Công ty ở các đơn vị này. - Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ thuế và các khoản nộp ngân sách Nhà nước theo quy định của pháp luật. -Luôn tạo điềukiện thuận lợi và chịu sự kiểm tra của các đại diện chủ sở hữu, tuân thủ các quy định về thanh tra của cơ quan tài chính và các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. - Tổ chức phổ biến và hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ, thể lệ tài chính, kê toán Nhà nước và các quy định của Bộ KH, CN&MT và các Cơ quan Nhà nước về thống kê, thông tin kinh tế cho các bộ phận và cá nhân có liên quan đến Công ty. - Tổ chức kiểm tra, xét duyệt các báo cáo kế toán, thống kê, báo cáo quyết toán của các đơn vị cấp dưới gửi lên. - Chấp hành chế độ báo cáo kế toán, thống kê và báo cáo quyết toán của Công ty, báo cáo đột xuất chuyên ngành tài chính kế toán hoặc theo yêu cầu của cấp trên và các cơ quan chức năng Nhà nước, cũng như báo cáo theo yêu cầu của Giám đốc Công ty. - Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế tài chính của Công ty mỗi năm 1 lần vào quý I năm sau nhằm đánh giá đúng đắn tình hình, kết quả và hiệu quả sản xuất, kinh doanh của Công ty, phát hiện những lãng phí và thiệt hại xảy ra, những nơi làm ăn không có hiệu quả để có biện pháp khắc phục đảm bảo kết quả và doanh lợi của Công ty ngày càng tăng. - Thông qua công tác tài chính - kế toán kết hợp với các phòng chức năng xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh- tài chính năm, kế hoạch huy động vốn và các phương án sản xuất kinh doanh, cải tiến quản lý kinh doanh ở Công ty nhằm khai thác những tiềm năng, tiết kiệm nâng cao hiệu quả đồng vốn để phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh, XNK, dịch vụ, các dự án liên doanh, liên kết - áp dụng kỹ thuật tính toán và thông tin hiện đại vào công tác kế toán. - Quản lý và lưu trữ các tài liệu, công văn, hợp đồng và sổ sách chứng từ nghiệp vụ kế toán theo quy định của pháp luật và các thiết bị máy móc, vật tư văn phòng được Công ty trang bị. - Chấp hành các quy định khác của Công ty ( như sử dụng thời gian lao động, điện thoại, mạng INTERNET. ô tô, vệ sinh nơi làm việc...). Phòng Kế toán của công ty bao gồm 4 nhân viên: Kế toán trưởng, Kế toán phó kiêm kiểm soát nội bộ, thủ quỹ, kế toán nghiệp vụ. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán. Kế toán trưởng. Kế toán phó Thủ quỹ Kế toán kiêm KSNB. nghiệp vụ. Chức năng nhiệm vụ của từng nhân viên trong bộ máy. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm điều hành chung công tác tổ chức hạch toán của công ty. Là người trực tiếp thông tin báo cáo kế toán lên giám đốc, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền và chịu trách nhiệm về các thông số và số liệu báo cáo giúp giám đốc lập phương án tự chủ tài chính. Kế toán phó kiêm kiểm soát nội bộ có trách nhiệm kiểm tra đối chiếu tất cả các tài khoản và định kỳ cuối tháng, quý, năm lập các báo biểu kế toán, báo cáo quyết toán, bảng cân đối tài khoản, báo cáo kết quả kinh doanh. Thủ quỹ quản lý giám sát lượng tiền xuất nhập quỹ và tiền gửi ngân hàng. Kế toán nghiệp vụ tiến hành ghi sổ, thực hiện các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày. Để phục vụ tốt cho công tác kế toán, quản lý chặt chẽ và đưa các thông tin một cách nhanh chóng chính xác... công ty đã áp dụng kế toán máy CADS 2002 với chương trình kế toán doanh nghiệp đảm bảo phù hợp với công tác kế toán của công ty. Nhiệm vụ của phòng thông tin tổng hợp - Xây dựng tổ chức bộ máy của Công ty từ các phòng đến các đơn vị thành viên chi nhánh Công ty tại các tỉnh và Thành phố theo điều lệ hoạt động của Công ty. Quản lý hồ sơ biên chế, quỹ lương, đề nghị tuyển dụng, đề bạt, xếp lương, nâng bậc lương, khen thưởng, kỷ luật, điều động, cử đi công tác nước ngoài, cử đại diện trong các đơn vị liên doanh, liên kết. Trên cơ sở hoạt động thực tiễn và tình hình cụ thể ở các đơn vị đề nghị lên Giám đốc phân cấp một số công tác tổ chức và quản lý cán bộ và các mặt quản lý khác đối với các đơn vị thành viên và các chi nhánh Công ty. - Chủ trì, cùng với các phòng có liên quan, làm việc với các cơ quan chức năng Nhà nước, Bộ quản lý và chính quyền địa phương về các vấn đề có liên quan đến tư cách pháp nhân của Công ty như đăng ký kinh doanh, ngành nghề, con dấu, thành lập các đơn vị trực thuộc... - Chủ trì, cùng với các phòng có liên quan, làm việc với các cơ quan chắc năng Nhà nước, Bộ chủ quản và Chính quyền địa phương về các vấn đề có liên quan đến tư cách pháp nhân của Công ty như đăng ký kinh doanh, ngành nghề, con dấu, thành lập các đơn vị trực thuộc... - Chủ trì, phối hợp với các phòng, đơn vị trong Công ty lập kế hoạch sản xuất, kinh doanh hàng năm. Đăng ký kế hoạch sản xuất, kinh doanh hàng năm với các cơ quan hữu quan theo quy định. Theo dõi, điều hoà, phối hợp tổng hợp kết quả thực hiện kịp thời, bổ sung, điều chỉnh và làm báo cáo thực hiện kế hoạch 6 tháng đầu năm. - Giúp Giám đốc tổ chức và thực hiện điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty, là đầu mối liên hệ, phối hợp với các đơn vị chức năng của Bộ KH, CN&MT và các tổ chức, đơn vị có liên quan nhằm thực hiện tốt các chủ trương, kế hoạch các công tác của Bộ, địa phương để đảm bảo hoạt động của Công ty đúng hướng và có hiệu quả. - Giúp Giám đốc theo dõi tình hình hoạt động của các phòng, đơn vị thành viên, chi nhánh các tỉnh, Thành phố, theo dõi đôn đốc các đơn vị này thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, tổng hợp, phân tích, đánh giá các báo cáo, đề nghị các đơn vị, giải quyết theo chức năng, nhệm vụ, trường hợp vượt quá chức năng, nhiệm vụ của phòng thì đề xuất Giám đốc để Giám đốc giao cho các đơn vị nghiên cứu thực hiện. - Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các quy chế, quy định chung của Nhà nước đối với các DNNN và các quyết định, chỉ thị của Giám đốc. - Theo dõi đoàn ra, đoàn vào, hướng dẫn các đơn vị về nghiệp vụ và nguyên tắc thực hiện. - Nắm tình hình, tâm tư nguyện vọng cảu đội ngũ cán bộ, CNV ở Công ty để kiến nghị những biện pháp thực hiện chính sách chế độ với cán bộ, lập quy hoạch, kế hoạch đào tạo cán bộ. Đảm bảo thực hiện chế độ đối với người lao động theo quy định của Nhà nước như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế... - Thực hiện công tác thông tin như thu nhập, lưu trữ, phổ biến các văn bản... về các chủ trương chính sách của Nhà nước liên quan đến doanh nghiệp. Khai thác và thực hiện công tác thông tin qua mạng thông tin INTERNET những nội dung đã được Giám đốc phê duyệt. - Chủ trì với các phòng liên quan làm các báo cáo đột xuất về tình hình chung của Công ty theo yêu cầu của Bộ chủ quản và các cơ quan chức năng Nhà nước. - Tổ chức thực hiện công tác văn phòng Công ty: văn thư, lưu trữ, in ấn, sao chụp tài liệu và các giấy tờ khác của Công ty theo quyết định số: 18-97/XNKCNM ngày 02/5/1997 về việc áp dụng hình thức tổ chức văn thư hỗn hợp của Giám đốc Công ty. - Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị thành viên và các chi nhánh. - Quản lý, điều phối sử dụng phương tiện hiện có của Công ty phục vụ chung cho hoạt đi lại vì mục đích kinh doanh của Công y. Mua sắm vật liệu, dụng cụ văn phòng phẩm, các tài sản khác. Quản lý tài sản, kho tàng, xe cộ của Công ty. Ban hành các quy định về sử dụng tài sản. Điện thoại, ôtô, mạng INTERNET... - Quản lý, phục vụ các hội nghị, các ngày lễ về mặt vật chất và văn hoá, tổ chức tiếp khách chung ở Công ty. - Quản lý các công tác khác như: quản lý lao động toàn Công ty, an toàn lao động, quản lý tài liệu, phòng cháy, chữa cháy, phòng chống bão lụt, vệ sinh cơ quan, công tác báo chí, tập san kinh tế nghiệp vụ, quảng cáo, tài trợ v.v... - Giải quyết các công việc không thuộc đơn vị nào phụ trách và giải quyết một số công việc cụ thể khác theo sự uỷ nhiệm của Giám đốc. III. Vốn và các vấn đề tài chính giá cả của công ty. Vốn của công ty bao gồm các nguồn vốn theo quy định của nhà nước và được phản ánh trong bảng cân đối tài sản của công ty. Các quỹ của công ty được thành lập và sử dụng theo đúng nguyên tắc chế độ nhà nước quy định. Công ty thực hiện chế độ quản lý tài chính theo đúng các quy định hiện hành của nhà nước Lợi nhuận thuộc quyền sử dụng của công ty là phần còn lại của tổng doanh thu trừ đi tổng chi phí, các khoản phân bổ vào các quỹ theo quy định của nhà nước và các khoản nộp ngân sách nhà nước theo quy định. Việc phân tích hoạt động kinh tế, tài chính của công ty được tiến hành mỗi năm một lần. Năm kinh doanh của công ty bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc ngày 31/12 của mỗi năm dương lịch. Trị giá hàng XK được tính theo giá FOB, còn hàng NK được tính theo giá CIF, tính bằng đô la Mỹ (USD), các ngoại tệ khác được quy đổi ra đô la Mỹ theo tỷ giá do ngân hàng ngoại thương công bố tại thời điểm mà hàng hoá được coi là xuất nhập khẩu (theo tỷ giá thực tế). Mặt hàng XNK được ghi theo danh mục hàng hoá XNK Việt Nam. Doanh nghiệp sử dụng sổ sách theo hình thức Nhật ký chung. Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho được áp dụng là Phương pháp kê khai thường xuyên. Tính giá hàng hoá, vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất kho theo phương pháp FIFO. Phần 2. Thực tế quy trình hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá của công ty xuất nhập khẩu công nghệ mới (NACENIMEX). I. Hình thức nhập khẩu hàng hoá của công ty chủ yếu bao gồm hai hình thức: - Nhập khẩu trực tiếp - Nhập khẩu uỷ thác Nhập khẩu trực tiếp là: Hình thức hoạt động mà các doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu hàng hoá được Nhà nước cấp giấy phép nhập khẩu hàng hoá. Trên cơ sở đó doanh nghiệp tự tiến hành tổ chức giao dịch đàm phán, ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá trực tiếp với nước ngoài. Chỉ có một số ít doanh nghiệp có khả năng tài chính, trình độ quản lý kinh doanh mới được quyền nhập khẩu trực tiếp. Các doanh nghiệp này có thể trực tiếp ký các hợp đồng mua bán và thanh toán với nước ngoài. Nhập khẩu uỷ thác là: Hình thức nhập khẩu áp dụng đối với các doanh nghiệp được Nhà nước cấp giấy phép nhập khẩu nhưng chưa có đủ điều kiện đàm phán, ký kết hợp đồng với nước ngoài hoặc có thể chưa trực tiếp lưu thông hàng hoá giữa trong và ngoài nước nên phải uỷ thác cho doanh nghiệp có chức năng làm hộ. Trong hình thức này thì doanh nghiệp giao uỷ thác nhập khẩu là doanh nghiệp được tính doanh số, doanh nghiệp nhận uỷ thác là công ty NACENIMEX chỉ đóng vai trò đại lý và được hưởng hoa hồng theo thông lệ đã thoả thuận. Tuy nhiên tổ chức hoạt động nhập khẩu trực tiếp có lợi hơn nhập khẩu uỷ thác vì trong trường hợp này công ty có đủ điều kiện nắm bắt thông tin và tín hiệu thị trường nước ngoài một cách toàn diện chính xác kịp thời. Hơn nữa công ty không phụ thuộc vào doanh nghiệp khác, lợi nhuận giảm có điều kiện mở rộng quan hệ với nước ngoài. Song việc kinh doanh nhập khẩu theo hình thức nào là tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp với mục đích chủ yếu là nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình. Công ty XNK công nghệ mới (NACENIMEX) trong những năm đầu thành lập do mối quan hệ còn chưa mật thiết đối với các công ty nước ngoài cho nên việc nhập khẩu hàng hóa còn gặp nhiều khó khăn chủ yếu là nhập khẩu uỷ thác. Nhưng trong những năm gần đây công ty đổi mới nội dung phương thức nguồn hàng, mở rộng hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, củng cố và mở rộng thị trường, các mối quan hệ làm ăn trở nên mật thiết cho nên nhập khẩu trực tiếp đã trở thành hình thức chủ yếu của công ty. II. Phương thức thanh toán trong nhập khẩu hàng hoá của công ty: Phương thức thanh toán quốc tế là toàn bộ quá trình, cách thức nhận, trả tiền hàng trong giao dịch mua bán ngoại thương giữa nhập khẩu và xuất khẩu. Trong thanh toán quốc tế có nhiều phương thức như phương thức chuyển tiền, ghi sổ, thư tín dụng... Mỗi phương thức có ưu nhược điểm riêng. Đối với công ty NACENIMEX thì sử dụng hai phương thức: - Phương thức chuyển tiền. - Phương thức thanh toán qua thư tín dụng (L/C). a. Phương thức chuyển tiền: Phương thức chuyển tiền là phương thức thanh toán đơn giản nhất trong đó bên nhập khẩu (người trả tiền) yêu cầu Ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định cho một người khác (người hưởng lợi) ở một địa điểm nhất định bằng phương tiện chuyển tiền do khách hàng yêu cầu hoặc bằng điện hoặc bằng thư. Các bên tham gia phương thức này gồm có: - Người trả tiền (công ty NACENIMEX) là: người yêu cầu ngân hàng chuyển tiền ra nước ngoài. - Người hưởng lợi (người bán) là: người trả tiền chỉ định. - Ngân hàng chuyển tiền là ngân hàng ở nước ngoài chuyển tiền. - Ngân hàng đại lý của ngân hàng chuyển tiền là ngân hàng ở nước ngoài hưởng lợi. Trình tự tiến hành nghiệp vụ thanh toán theo phương thức này như sau: NH chuyển tiền NH đại lý (3) (2) (4) Người hưởng lợi Người chuyển tiền (1) Chú giải: (1) Giao dịch thương mại. (2) Người mua viết hoá đơn yêu cầu chuyển tiền ( bằng thư hoặc bằng điện ) cùng với uỷ nhiệm chi nếu có tài khoản mở ngân hàng. (3) Chuyển tiền ra nước ngoài qua ngân hàng. (4) Ngân hàng chuyển tiền cho người hưởng lợi Phương thức chuyển tiền được áp dụng để trả hàng nhập khẩu ở nước ngoài và các chi phí có liên quan đến nhập khẩu hàng hoá. Khi áp dụng phương pháp này, đối với công ty NACENIMEX kế toán trưởng làm 1 Đơn xin mua ngoại tệ, sau đó gửi đơn này lên Ngân hàng công thương hoặc ngân hàng Sài Gòn Thương tín (vì công ty có tài khoản ở hai ngân hàng này), khi được ngân hàng chấp thuận, kế toán trưởng làm 1 Lệnh chuyển tiền gửi lên ngân hàng, ngân hàng dựa theo lệnh chuyển tiền này chuyển tiền từ tài khoản của công ty tới ngân hàng của bên được hưởng . b. Phương thức thanh toán qua thư tín dụng: Phương thức thư tín dụng là một sự thoả thuận mà trong đó một ngân hàng (ngân hàng mở thư tín dụng) đáp ứng những yêu cầu của khách hàng (người xin mở thư tín dụng) cam kết hay cho phép một ngân hàng khác (ngân hàng của bên xuất khẩu) chỉ trả hoặc chấp nhận những yêu cầu cuả người hưởng lợi theo đúng những điều kiện và chứng từ thanh toán phù hợp với thư tín dụng. Các bên tham gia trong phương thức thư tín dụng gồm có: - Người mở thư tín dụng là công ty XNK công nghệ mới. - Ngân hàng mở L/C là ngân hàng công thương hoặc ngân hàng Sài Gòn Thương tín - Người hưởng lợi của thư tín dụng là người bán. - Ngân hàng thông báo thư tín dụng là ngân hàng ở nước ngoài hưởng lợi. Trình tự tiến hành nghiệp vụ phương thức thư tính dụng.: NH mở L/C (Bên NK) NH thông báo (Bên XK) (3) (5) (9) (8) (1) Bên nhập khẩu Bên xuất khẩu (4) (1) Căn cứ vào hợp đồng nhập khẩu (hợp đồng ngoại) công ty NACENIMEX phải viết đơn xin mở thư tín dụng và đơn xin mua ngoại tệ gửi đến NH phục vụ mình (Nơi đơn vị mở TK ngoại tệ để yêu cầu NH mở một thư tín dụng cho bên xuất khẩu hưởng).Đối với công ty XNK công nghệ mới thì Ngân hàng đại diện là ngân hàng công thương. Các đơn trên được lập bởi kế toán trưởng. (2) Căn cứ yêu cầu xin mở L/C của công ty và các chứng từ có liên quan. Nếu đồng ý ngân hàng trích TK đơn vị mở TK tín dụng (Ký quỹ 100% trị giá L/C trong trường hợp thanh toán ngay hoặc 10%-20% trong trường hợp thanh toán có kỳ hạn). Sau đó NH viết thư tín dụng gửi cho bên xuất khẩu thông qua ngân hàng viết thư tín dụng gửi cho bên xuất khẩu. Thông qua ngân hàng thông báo tại nước xuất khẩu. Việc mở L/C qua bên xuất khẩu có thể thực hiện bằng đường hàng không bưu chính hoặc Telex. (3) Khi nhận được thông báo này NH thông báo sẽ thông báo cho người xuất khẩu toàn bộ nội dung thông báo về việc mở L/C đó và khi nhận được bản gốc L/C thì chuyển ngay cho người xuất khẩu. Đối với công ty XNK công nghệ mới thì thông thường do mối quen biết lâu năm cho nên sau khi xin mở L/C ở ngân hàng, kế toán trưởng công ty FAX ngay sang cho nhà cung cấp (công ty Liễu Châu Kha- Trung Quốc,Thái Lan, Belarus…). Sau đó công ty xuất khẩu lập tức chất hàng lên xe chở ra cửa khẩu (Lạng Sơn hoặc Móng Cái…) (4) Bên xuất khẩu nhận được bản gốc L/C phải kiểm tra dịch thuật đối chiếu với hợp đồng ngoại thương đã ký trước đây. Nếu đồng ý thì tiến hành gửi hàng hoá cho bên nhập khẩu. Nếu không đồng ý thì đề nghị bên nhập khẩu điều chỉnh hoặc bổ sung thêm cho đến khi hoàn chỉnh thì mới giao hàng. (5) Sau khi hoàn thành việc giao hàng bên xuất khẩu lập bộ chứng từ thanh toán theo đúng điều khoản quy định trong L/C và xuất trình cho Ngân hàng thông báo để yêu cầu thanh toán. Bộ chứng từ bao gồm: - Hoá đơn thương mại (Siqued commercial invoice) - Vận đơn (Bill of lading) - Phiếu đóng gói (Packing list) - Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of quality) - Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin) - Giấy chứng nhận số lượng, trọng lượng (Certificate of quantity/ weight) - Bảo hiểm đơn (Insurance policy). (6) Ngân hàng thông báo sau khi kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ đối chiếu với các điều kiện trong L/C nếu hoàn toàn chính xác phù hợp với L/C thì chuyển toàn bộ chứng từ cho Ngân hàng mở L/C. (7) Ngân hàng mở L/C kiểm tra đối chiếu bộ chứng từ thanh toán với những điều khoản quy định trong L/C đã mở lúc trước. Nếu thấy phù hợp thì thanh toán cho bên xuất khẩu theo lệnh của ngân hàng thông báo. Trường hợp mua hàng trả chậm thì ngân hàng mở L/C gửi hối phiếu cho bên nhập khẩu ký chấp nhận trên hối phiếu có kỳ hạn. (8) Ngân hàng mở L/C gửi bộ chứng từ cho bên nhập khẩu đi nhận hàng và yêu cầu công tytrả tiền cho ngân hàng. (9) Công ty kiểm tra bộ chứng từ nếu phù hợp thì trả tiền ngân hàng. Như vậy trong quá trình giao dịch giữa các bên nhập khẩu, xuất khẩu ngân hàng luôn bảo đảm sự quản lý chặt chẽ về tiền hàng, đảm bảo sự vận động tương đối hợp lý giữa tiền và hàng hoá hợp lý. Tuy nhiên, trong quá trình giao dịch giữa các bên diễn ra nhiều lần quá nhiều bước phức tạp và tốn thời gian. Hơn nữa khi mở L/C bên nhập khẩu phải ký quỹ 1 khoản tiền ở Ngân hàng, khoản tiền này coi như một khoản tiền ứ đọng bởi vì tài khoản này bị ngân hàng phong toả. III. Quy trình lưu chuyển chứng từ NK. -Khách hàng làm việc với phòng XNK để bàn về việc uỷ thác công ty nhờ NK hàng hoá. -Sau khi đã thống nhất với khách hàng, phòng XNK làm hợp đồng, nếu bên uỷ thác đã có hợp đồng XNK thì phòng XNK xem xét tính pháp lý của các điều khoản để sửa đổi hoặc bổ sung các điều khoản cho phù hợp với hợp đồng. Phòng XNK mở sổ lấy sổ hợp đồng, ký nhận và trình Giám đốc ký: -Hợp đồng ngoại : 3 bản gốc (1bản trả khách hàng, 1bản lưu XNK, 1bản lưu ở phòng KT, 1bản copy lưu VT). -Hợp đồng uỷ thác: 4 bản gốc (2 bản trả khách hàng, 1bản lưu XNK, 1bản lưu phòng KT, 1bản copy lưu VT). Sau khi hợp đồng được ký, sang VT lấy dấu VT lưu 1 hợp đồng ngoại và 1 hợp đồng uỷ thác bản copy. Phòng XNK chuyển trả cho khách hàng 1 hợp dồng ngoại và 2 hợp đồng uỷ thác bản gốc, chuyển phòng kế toán 1 hợp đồng ngoại và 1 hợp đồng uỷ thác bản gốc, lưu phòng XNK 1 bản hợp đồng ngoại và 1bản hợp đồng uỷ thác bản gốc. Khi bàn giao tiến hành vào sổ và ký nhận. -`Sau khi khách hàng thực hiện điều khoản thanh toán với nước ngoài phòng kế toán chuyển phòng XNK 1 bản copy LC hoặc TT (để làm thủ tục nhận hàng). -Khi có giấy báo hàng hoặc bằng điện thoại văn thư chuyển cho phòng XNK để thông báo cho phòng kế toán thực hiện thanh toán với nước ngoài để lấy bộ chứng từ hàng hoá ở ngân hàng, ký hậu B/L (nếu có). Phòng XNK chuẩn bị tờ khai hải quan, kê khai hàng hoá, các giấy tờ có liên quan để làm thủ tục hải quan cho lô hàngvà phòng XNK trình Giám đốc ký. Văn thư đóng dấu trả lại phòng XNK. Phòng XNK sẽ lưu bản copy của bộ chứng từ, sau đó chuyển bộ chứng từ này cho khách hàng uỷ thác để nhận hàng. -Phòng XNK theo dõi sổ hợp đồng ngoại, ngày mở tờ khai, số tờ khai, trị giá tờ khai hoặc số công văn, trị giá nếu là nhận hàng phi mậu dịch, thuế XNK, hạn nộp, đôn đốc để khách hàng nộp tiền để nộp thuế XNK đúng hạn sau khi yêu cầu khách hàng nộp tờ khai hải quan bản copy ngay sau khi nhận hàng. sau khi nộp thuế XNK, phòng XNK yêu cầu chủ hàng nộp lại: tờ khai hải quan bản gốc đã thanh khoản cùng các giấy tờ liên quan (bản copy), hoá đơn thu thuế XNK bản gốc (nếu khách hàng trực tiếp nộp). Nếu nộp uỷ nhiệm chi hoặc séc phòng XNK yêu cầu khàch hàng phải báo để phòng XNK liên hệ với phòng thu thuế hải quan lấy hoá đơn. -Phòng XNK chuyển phòng kế toán các tờ giấy trên để phòng kế toán có đủ chứng từ thanh quyết toán vói khách hàng (số tiền chuyển đi nước ngoài, các phụ phí, hoá đơn xuất hàng, háo đơn xuất trả hàng uỷ thác…). Sau khi thanh quyết toán, phòng kế toán thông báo cho phòng XNK để vào sổ kết thúc một hợp đồng, tạo điều kiện cho phòng kế toán làm báo cáo tháng, quý, năm. IV. Hình thức tổ chức kế toán Công ty. Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của công tác kế toán, đặc điểm kinh doanh của công ty cũng như hoạt động của các hoạt động kinh tế, tài chính, quy mô của công ty gắn liền với khối lượng mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà công ty lựa chọn hình thức kế toán: Nhật ký chung. Việc lựa chọn hình thức kế toán doanh nghiệp phải đăng ký với bộ tài chính. Đồng thời tuân thủ các quy định về hệ thống sổ sách và phương pháp sổ ghi chép theo hình thức kế toán đã lựa chọn. Việc công ty lựa chọn hình thức nhật ký chung là phù hợp với nội dung kinh tế phát sinh. Đặc biệt hình thức này có ưu điểm đặc biệt là đơn giản, dễ làm dễ kiểm tra và đối chiếu. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán nghiệp vụ của công ty ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu ghi trên Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp (sổ cái TK1111,1112,1121,1122,156,157…). NgoàI việc ghi sổ Nhật ký chung kế toán còn ghi sổ kế toán chi tiết các tài khoản liên quan (sổ chi tiết thanh toán công nợ, sổ chi tiết vật liệu…). Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung. Chứng từ gốc. Sổ nhật ký sổ nhật ký sổ, thẻ kế toán đặc biệt chung. Chi tiết. Sổ cái. bảng tổng hợp Chi tiết. Bảngcân đối Số phát sinh. Báo cáo TàI chính. Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ. Quan hệ đối chiếu. V. Tổ chức hạch toán và ghi sổ nghiệp vụ tại công ty XNK công nghệ mới NACENIMEX. 1. Trong các hoạt động kinh doanh hàng nhập khẩu công ty NACENIMEX sử dụng 2 hình thức nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác. Khi nhập khẩu hàng hoá công ty sử dụng tỷ giá ngoại tệ liên ngân hàng do ngân hàng ngoại thương công bố tại thời điểm thanh toán tiền hàng hoá. Hệ thống tài khoản sử dụng để hạch toán nghiệp vụ NK tại công ty NACENIMEX gồm: Tài khoản 111: tiền mặt. TàI khoản 111: Tiền mặt. TàI khoản 1111: Tiền mặt tại quỹ. Tài khoản 112: Tiền gửi ngân hàng. Tài khoản 11211: Tiền VNĐ gửi ngân hàng ngoại thương. Tài khoản 11212: Tiền VNĐ gửi ngân hàng Sài Gòn thương tín. Tài khoản 11221: Ngoại tệ gửi ngân hàng ngoại thương. Tài khoản 11222: Ngoại tệ gửi ngân hàng Sài Gòn thương tín. Tài khoản 144: Thế chấp ký quỹ ,ký cược ngắn hạn. Tài khoản 1441: USD tạm giữ . Tài khoản 1442: USDký quỹ. Tài khoản 151: Hàng hoá đang đi đường. Tài khoản 151: Hàng mua đang đi đường. Tài khoản 156: Hàng hoá. Tài khoản 157: Hàng gửi bán. Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng. Tài khoản 1311: Phải thu của khách hàng. Tài khoản 1388: Phải thu khác. Tài khoản 333: Thuế và các khoản phải nộp nhà nước. Tài khoản 3331: Thuế VAT phải nộp. Tài khoản 3333: Thuế xuất nhập khẩu. Tài khoản 33311: Thuế VAT đầu ra. Tài khoản 3334: Thuế thu nhập doanh nghiệp. Tài khoản 5111: Doanh thu bán hàng hoá. Tài khoả