Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dụng cụ số I

giá thực tế ở bên Có của TK 152. - Trường hợp xuất nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh: Nợ TK 621 (chi tiết đối tượng): Xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ dịch vụ. Nợ TK 627 (6272 – chi tiết phân xưởng): Xuất dùng cho phân xưởng. Nợ TK 641 (6411): Xuất phục vụ bán hàng. Nợ TK 642 (6422): Xuất dùng cho nhu cầu quản lý của phân xưởng. Nợ TK 241 : Xuất cho xây dựng cơ bản hoặc sửa chữa TSCĐ. Có TK 152 (chi tiết nguyên vật liệu): Giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng. - Trường hợp xuất góp vốn liên doanh: Căn cứ vào giá gốc của nguyên vật liệu xuất góp vốn liên doanh và giá trị vốn góp được liên doanh chấp nhận, phần chênh lệch giữa giá trị thực tế và giá trị góp vốn sẽ được phản ánh vào TK 421 “Chênh lệch đánh giá lại tài sản” (nếu giá vốn > giá trị góp vốn thì ghi Nợ, giá vốn < giá trị vốn góp thì ghi Có). Nợ TK 222: Giá trị vốn góp liên doanh dài hạn. Nợ TK 128: Giá trị vốn góp liên doanh ngắn hạn. Nợ (Có) TK 412: Phần chênh lệch. Có TK 152 (chi tiết): Giá thực tế nguyên vật liệu xuất góp vốn liên doanh. - Trường hợp xuất thuê ngoài gia công chế biến: Nợ TK 154: Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho thuê gia công chế biến. Có TK 152 (chi tiết): Giá thực tế. - Trường hợp giảm do cho vay tạm thời: Nợ TK 138 (1388): Cho các cá nhân tập thể vay tạm thời. Nợ TK 136 (1368): Cho vay nội bộ tạm thời. Có TK 152 (chi tiết): Giá thực tế nguyên vật liệu cho vay. - Trường hợp giảm do các nguyên nhân khác (nhượng bán, phát hiện thiếu…) Nợ TK 632: Nhượng bán, xuất trả lương, trả thưởng. Nợ TK 642: Thiếu trong định mức tại kho. Nợ TK 138 (1381): Thiếu chưa rõ nguyên nhân. Nợ TK 412: Phần chênh lệch giảm do đánh giá lại. Có TK 152 (chi tiết): Giá thực tế nguyên vật liệu. Quá trình hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên có thể khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (Tính thuế theo phương pháp trực tiếp) TK 111,112, 331,141,311… TK 152 TK621 Tăng do mua ngoài (Tổng giá thanh toán) Xuất để chế tạo sản phẩm TK627,641,642 TK151,411,222… Xuất cho các nhu cầu khác ở PX, BH, QL Nguyên vật liệu tăng do các nguyên nhân khác TK111,112,331 TK 338(1),721 Số tiền giảm giá, hàng mua trả lại cho người bán Giá trị nguyên vật liệu phát hiệnthừa khi kiểm kê TK 138(1),821 TK412 Giá trị nguyên vật liệu phát hiện thừa kiểm kê Chênh lệch đánh giá tăng nguyên vật liệu TK412 Chênh lệch đánh giá giảm nguyên vật liệu Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (Tính thuế theo phương pháp khấu trừ) TK 331,111,112,141,311 Tăng do mua ngoài TK 152 TK 621 Xuất để chế tạo sản phẩm TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ TK 412 Đánh giá giảm Đánh giá tăng TK 154 Xuất thuê ngoài gia công chế biến TK 627,641,642 Xuất cho SX, bán hàng, quản lý, XDCB TK 411 Nhận cấp phát, tặng thưởng, góp vốn LD TK 138(1),642 Phát hiện thiếu kiểm kê TK 128,222 Xuất góp vốn liên doanh TK 151 Hàng đi đường kỳ trước về nhập kho TK 128,228 Nhận lại vốn góp liên doanh TK 642,338(1) Phát hiện thừa khi kiểm kê 1.4.2 - Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ: Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra giá trị nguyên vật liệu, hàng hoá đã xuất dùng trong kỳ theo công thức: Giá trị vật tư Giá trị vật tư Giá trị vật tư Giá trị vật tư hàng hàng hoá xuất dùng = hàng hoá tồn kho + hàng hóa nhập - hoá tồn kho cuối trong kỳ đầu kỳ trong kỳ kỳ theo kiểm kê Phương pháp kiểm kê định kỳ không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư hàng hoá, sản phẩm trên các tài khoản, phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê, xác định lượng tồn kho thực tế và lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác. Độ chính xác của phương pháp này không cao mặc dầu tiết kiệm được công sức ghi chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những chủng loại hàng hoá vật tư có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán. 1. 4.2.1 - Tài khoản sử dụng: - TK 611: “Mua hàng” (TK chi tiết 6111 – mua nguyên vật liệu). Tài khoản này dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế. Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ và tăng thêm trong kỳ. Bên Có: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. TK 611 cuối kỳ không có số dư và thường được mở chi tiết cho từng loại vật tư hàng hoá. - TK 152: “Nguyên liệu, vật liệu”. Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị nguyên vật liệu tồn kho, chi tiết theo từng loại. Bên Nợ: Kết chuyển giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. Bên Có: Kết chuyển giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ. Dư Nợ: Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho. - TK 151: “Hàng mua đang đi đường”. Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hàng mua đang đi đường. Đó là những loại vật tư mà đơn vị đã mua hoặc chấp nhận mua nhưng cuối tháng chưa về đến đơn vị, chưa qua kiểm nhận, kể cả hàng gửi tại kho người bán. Bên Nợ: Trị giá hàng đang đi đường cuối kỳ. Bên Có: Kết chuyển hàng đi đường đầu kỳ. Dư Nợ: Trị giá hàng mua đang đi đường đầu kỳ. Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác trong quá trình hạch toán sự biến động của nguyên vật liệu như: TK 111, TK 112, TK141, TK 133, TK 311, TK621, TK627… 1.4.2.2 - Phương pháp hạch toán: 1.4.2.2.1 - Đầu kỳ: Kết chuyển giá trị hàng tồn kho theo từng loại: Nợ TK 611 (6111): Tổng giá trị nguyên vật liệu tồn kho, đang đi đường… Có TK 152 (chi tiết): Giá trị nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ. Có TK 151 : Giá trị nguyên vật liệu đang đi đường đầu kỳ. 1.4.2.2.2 - Trong kỳ: - Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Căn cứ vào hoá đơn mua hàng: Nợ TK 611 (6111): Giá thực tế nguyên vật liệu thu mua. Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán. Các nghiệp vụ khác làm tăng nguyên vật liệu trong kỳ: Nợ TK 611 (6111): Giá thực tế nguyên vật liệu thu mua. Có TK 411: Nhận góp vốn liên doanh, cấp phát, biếu tặng. Có TK 311, 336, 338: Tăng do đi vay. Có TK 128, 228 : Nhận lại vốn góp liên doanh. Khi được chiết khấu: Nợ TK 111, 112, 331: Tổng số tiền chiết khấu được hưởng. Có TK 711: Số tiền chiết khấu được hưởng không có thuế GTGT. Có TK 133 (1331): Thuế GTGT không được khấu trừ. Khi được giảm giá hàng mua, hay trả lại hàng mua: Nợ TK 111, 112, 331: Trị giá phần giảm giá hay hàng trả lại. Có TK 133 (1331): Thuế GTGT không được khấu trừ. Có TK 611 (6111): Trị giá thực tế. - Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Nguyên vật liệu mua ngoài giá thực tế bao gồm cả thuế GTGT đầu vào. Do vậy ghi: Nợ TK 611 (6111): Tổng giá thanh toán. Có TK 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán. 1.4.2.2.3 - Cuối kỳ: Căn cứ vào biên bản kiểm kê nguyên vật liệu tồn kho: Nợ TK 152: Trị giá nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. Nợ TK 151: Trị giá hàng đang đi đường cuối kỳ. Có TK 611 (6111): Trị giá nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. - Giá trị nguyên vật liệu chính vào chi phí sản xuất được xác định bằng cách lấy số phát sinh bên Nợ 611 trừ đi số phát sinh bên Có (bao gồm số tồn kho cuối kỳ, số trả lại, giảm giá hàng mua…) rồi phân bổ cho các đối tượng sử dụng. Nợ TK 621, 627, 641, 642… Có TK 611 (6111) Quá trình hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ (Tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp): TK 611 TK 152, 151 Giá trị NVL tồn kho và đang đi đường cuối kỳ TK 152, 151 xxx Giá trị hàng tồn kho và đang đi đường đầu kỳ TK 111,112,331 Giảm giá hàng mua, trả lại hàng mua cho người bán TK 111,112,331 Giá trị nguyên vật liệu tăng thêm trong kỳ TK 621,627… Giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ (Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) TK 152, 151 Giá trị hàng tồn kho và đang đi đường đầu kỳ TK 152, 151 xxx Giá trị hàng tồn kho và đang đi đường đầu kỳ TK 611 TK 111,112,331 Giá trị nguyên vật liệu mua trong kỳ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ TK 111,112,331 Giảm giá được hưởng và giá trị hàng trả lại TK 621,627,641,642 Giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng TK 411 Nhận vốn góp liên doanh cấp phát, tặng thưởng TK 412 Đánh giá tăng nguyên vật liệu 1.4.3 - Hệ thống sổ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất: Theo chế độ kế toán hiện hành của Bộ Tài chính ban hành ở nước ta hiện nay tồn tại 4 hình thức sổ kế toán là: ứ Nhật ký – Sổ cái. ứ Nhật ký chung. ứ Nhật ký chứng từ. ứ Chứng từ ghi sổ. Mỗi hình thức có một hệ thống sổ kế toán riêng, trình tự hạch toán riêng. Cụ thể như sau: 1.4.3.1 - Hình thức sổ nhật ký chung: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập xuất (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho…), kế toán ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung. Sau đó căn cứ vào sổ Nhật ký chung để ghi sổ cái các tài khoản 152, 331… Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ trên được ghi vào các sổ chi tiết liên quan. Nếu đơn vị có mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ dùng để ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ hay cuối tháng tổng hợp từ sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái sau khi đã loại bỏ số trùng lắp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có). Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung được khái quát như sau: Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Nhật ký mua hàng Nhật ký chung Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái TK 152 Bảng cân đối Ghi hàng ngày Báo cáo tài chính Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu 1. 4.3.2 - Hình thức Nhật ký – Sổ cái: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc về nhập, xuất nguyên vật liệu (hay bảng tổng hợp chứng từ gốc), kế toán ghi vào sổ Nhật ký – Sổ cái. Đồng thời, ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối kỳ, phải khoá sổ, thẻ kế toán chi tiết, lập các bảng tổng hợp chi tiết, tiến hành đối chiếu khớp đúng số liệu giữa sổ Nhật ký – Sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái được khái quát như sau: Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ thẻ kế toán chi tiết Ghi hàng ngày Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký – Sổ cái TK 152 Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu Báo cáo tài chính 1. 4.3.3 - Hình thức Chứng từ ghi sổ: Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc về nhập xuất nguyên vật liệu, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sau đó ghi sổ cái TK 152, TK 611. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ được khái quát như sau: Chứng từ gốc Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái TK 152 Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu 1.4.3.4 - Hình thức nhật ký - Chứng từ: Hạch toán theo hình thức Nhật ký – Chứng từ cần rất nhiều loại sổ sách. Mỗi loại sổ sách lại có thể được dùng để hạch toán cho nhiều phần hành kế toán khác nhau. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Chứng từ được khái quát như sau: Chứng từ xuất Chứng từ nhập Bảng phân bổ số 2 Sổ, thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu Nhật ký chứng từ số 1, 2, 3, 4, 6, 10 Sổ thanh toán chi tiết với người bán Bảng kê số 4, 5 Nhật ký chứng từ số 5 Nhật ký chứng từ số 7 Bảng kê số 3 Bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu Sổ cái tài khoản 152 Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Quan hệ đối chiếu Phần Ii – Thực trạng công tác kế toán tại công ty dụng cụ số i 2.1- Giới thiệu tổng quan về Công ty Dụng cụ số I: 2.1.1 - Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Dụng cụ số I: Công ty Dụng cụ số I có tiền thân là Nhà máy Dụng cụ cắt gọt thuộc Bộ Cơ khí luyện kim, được thành lập vào ngày 25 tháng 3 năm 1968. Từ khi đó cho đến ngày 17 tháng 8 năm 1970, Nhà máy Dụng cụ cắt gọt được đổi tên thành Nhà máy Dụng cụ số 1. Sau đó cho đến ngày 22 tháng 5 năm 1993, Bộ trưởng Bộ Công nghiệp nặng đã quyết định thành lập lại nhà máy Dụng cụ số 1 theo quyết định số 292 QĐ/ TCNSĐT. Theo quyết định số 702/ TCCBDT của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp nặng, ngày 12 tháng 7 năm 1995 Nhà máy dụng cụ số 1 được đổi tên thành Công ty Dụng cụ cắt và Đo lường cơ khí thuộc Tổng công ty máy và Thiết bị công nghiệp – Bộ Công nghiệp. Và đến cuối năm 2003 Công ty Dụng cụ cắt và Đo lường cơ khí được đổi tên là Công ty Dụng cụ số I và là một trong những Doanh nghiệp Nhà nước được cổ phần hóa. Tên viết tắt của công ty là DUFUDOCO, tên giao dịch bằng tiếng Anh của công ty là No I Tools Co. Hiện nay, công ty đang nằm trên địa bàn đường Nguyễn Trãi (cây số 7 đường Hà Nội đi Hà Đông), phường Thượng Đình, quận Thanh Xuân, Hà Nội. Theo quyết định của cấp trên, Công ty Dụng cụ số I có nhiệm vụ sản xuất và kinh doanh các loại dụng cụ cắt gọt kim loại và phi kim loại, các loại dụng cụ đo, các loại dụng cụ cầm tay xuất khẩu và các phụ tùng chi tiết máy. Sản phẩm chính hiện nay của Công ty là các loại dụng cụ cắt gọt kim loại bao gồm bàn ren, tarô, mũi khoan, dao phay, dao tiện, lưỡi cưa, calip với sản lượng hiện tại trên 15 tấn/ năm. Ngoài các sản phẩm chính nói trên Công ty còn sản xuất một số sản phẩm phục vụ cho nhu cầu thị trường như tấm sàn chống trượt, neo cầu, dao cắt tấm lợp, thanh trượt với sản lượng hiện nay 120 tấn/ năm. Công ty Dụng cụ số I là một doanh nghiệp Nhà nước được hình thành trong thời kì bao cấp, được sinh ra trong nền kinh tế thị trường, là một trong những doanh nghiệp Nhà nước được cổ phần hoá cho nên đã được chuyển giao một đội ngũ cán bộ công nhân viên vừa có bề dầy kinh nghiệm trong sản xuất kinh doanh lại vừa có thực tế hoạt động trong kinh tế thị trường. Máy móc thiết bị của Công ty rất đa dạng và được nhập khẩu từ nhiều nước khác nhau, được bảo dưỡng thường xuyên nên vẫn hoạt động tốt và được đảm bảo sản xuất bình thường. Trải qua hơn 30 năm hoạt động với nhiều biến động đặc biệt trong thời buổi kinh tế thị trường, hàng loạt các Công ty cơ khí bị đình trệ thì hoạt động sản xuất của công ty vẫn duy trì ổn định, sản phẩm của Công ty vẫn có uy tín với cả thị trường trong và ngoài nước. Năm 1996 sản phẩm của công ty tiêu thụ trong nước là 79% và xuất khẩu sang Nhật Bản là 21%. Là một doanh nghiệp Nhà nước đã được cổ phần hoá tuy nhiên trong nhiều năm trước nguồn vốn kinh doanh của Công ty chủ yếu là do Ngân sách Nhà nước cấp. Tại thời điểm thành lập, nguồn vốn kinh doanh của Công ty là 5.085 triệu đồng, cho đến thời điểm hiện tại nguồn vốn kinh doanh của Công ty là trên 84 tỷ đồng. Tuy vậy, trong quá trình hoạt động Công ty vẫn gặp khó khăn về vốn. Với mục tiêu phát triển không ngừng, Công ty Dụng cụ số I đã và đang tiến hành nghiên cứu thay thế dần một số thiết bị cũ bằng một số thiết bị mới, nghiên cứu cải tiến mẫu mã, nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành do đó hoạt động của Công ty trong cơ chế thị trương tương đối ổn định, thu nhập bình quân đầu người lao động đã tăng lên so với trước đây. Mục tiêu kế hoạch đặt ra cho năm 2004 của Công ty như sau: Giá trị tổng sản lượng theo giá cố định là 11 tỷ, tăng 10% so với năm 2002. Tổng doanh thu 16 tỷ tăng 9% so với năm 2002. Các khoản phải nộp ngân sách: 899,4 triệu đồng tăng 28,5% so với năm 2002. Lãi dự kiến là 180 triệu đồng tăng 22% so với năm 2002. Thu nhập bình quân đầu người 870 nghìn đồng/ người/ tháng tăng 12% so với năm 2002. Với mục tiêu trên cho thấy Công ty nỗ lực, cố gắng phấn đấu nâng cao các chi tiêu kinh tế tài chính nhằm thúc đẩy hơn nữa hoạt động sản xuất kinh doanh, phát huy hơn nữa tiềm lực và thế mạnh của mình trên thị trường, đáp ứng càng cao nhu cầu của xã hội. 2.1.2 - Đặc điểm về tổ chức sản xuất và bộ máy quản lý của Công ty: 2.1.2.1 - Về tổ chức sản xuất: Hiện nay tổng số cán bộ công nhân viên của Công ty bao gồm có 435 người trong đó có 133 người là nữ. Trình độ Đại học chiếm 74 người, công nhân kĩ thuật của Công ty có 300 người, công nhân bậc 7 có 96 người, bậc 6 có 94 người còn lại là công nhân bậc 5, 4, 3, 2 không có công nhân bậc 1. Các phân xưởng sản xuất bao gồm: phân xưởng Khởi phẩm, phân xưởng Cơ khí I, phân xưởng Cơ khí II, phân xưởng Dụng cụ, phân xưởng Cơ điện, phân xưởng Mạ, phân xưởng Nhiệt luyện và phân xưởng Bao gói. Các phân xưởng này được bố trí như trong sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm sẽ được trình bầy ở phần sau. 2.1.2.2 - Về tổ chức bộ máy quản lý Công ty: Để quản lý điều hành Công ty hoàn thành công tác sản xuất kinh doanh, bộ máy Công ty được tổ chức tương đối chặt chẽ, khoa học giúp cho lãnh đạo Công ty có thể nắm bắt được các thông tin kịp thời và đưa ra các quyết định về sản xuất kinh doanh một cách chính xác và đúng đắn. Hiện nay cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty như sau: ứ Khối lãnh đạo Công ty bao gồm: - Giám đốc Công ty là người đại diện hợp pháp của Công ty trước pháp luật, là người có quyền cao nhất, có trách nhiệm quản lý điều hành chung mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, cùng với kế toán trưởng chịu trách nhiệm về hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn Công ty. - Giúp việc cho Giám đốc là các Phó giám đốc: Phó giám đốc Kỹ thuật, Phó giám đốc sản xuất, Phó giám đốc kinh doanh, các Phó giám đốc có trách nhiệm tham mưu cho Giám đốc về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, thay mặt Giám đốc điều hành mọi hoạt động của Công ty khi giám đốc đi vắng theo phạm vi quyền hạn của mình. - Thường trực Đảng uỷ và Công đoàn giúp cho Ban giám đốc hoạt động có hiệu quả. ứ Khối phòng ban của Công ty bao gồm: - Phòng Kế hoạch kinh doanh gồm 11 người, có chức năng điều tra nghiên cứu thị trường, dự đoán tình hình tiêu thụ sản phẩm, tìm nguồn hàng và đối tác kinh doanh để ký các hợp đồng. Ngoài những chức năng trên còn có chức năng căn cứ vào nhu cầu của các đơn vị sản xuất trong Công ty để dự thảo kế hoạch sau đó trình Giám đốc duyệt và lập kế hoạch sản xuất. Các phòng ban khác theo kế hoạch đó để triển khai công việc theo phạm vi chức năng của đơn vị mình. - Phòng Thiết kế gồm 5 người và 4 người thành lập chi nhánh riêng, tiến hành thiết kế sản phẩm theo kế hoạch thiết kế, điều chỉnh các thiết kế cũ cho phù hợp đồng thời theo dõi quá trình thực hiện. - Phòng Công nghệ gồm có 14 người, căn cứ vào bản vẽ thiết kế lập ra quy trình công nghệ cho sản phẩm cần sản xuất. Chuẩn bị dụng cụ (dụng cụ cắt và dụng cụgá lắp), dụng cụ nào chưa có phải thiết kế và đưa cho phân xưởng Dụng cụ để tiến hành sản xuât. Tiến hành theo dõi quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm. - Phòng Cơ điện gồm 11 người, có chức năng lập kế hoạch sửa chữa và thiết kế được chi tiết thay thế giao cho phân xưởng Cơ điện thực hiện đồng thời có chức năng quản lý hệ thống điện hay gọi chung là quản lý kỹ thuật máy móc thiết bị. - Phòng KCS gồm 15 người, thực hiện chức năng kiểm tra chất lượng sản phẩm, kiểm tra ngay cả khâu đầu vào và đầu ra, các khâu trong quá trình sản xuất, tiến hành kiểm tra sản phẩm và mẫu mã bao gói. - Phòng Thiết kế cơ bản gồm 11 người, tiến hành sửa chữa các công trình nhỏ trong Công ty và xây dựng các công trình nhỏ. - Phòng Hành chính quản trị gồm 14 người với 4 người ở trạm y tế và 7 người ở trường mầm non, có nhiệm vụ thảo công văn, lưu trữ và vận chuyển các công văn, quản lý tài sản thuộc về hành chính, thực hiện công tác tạp vụ, quản lý xe con, vệ sinh công cộng trong Công ty, quản lý trạm y tế và trường mầm non. - Phòng Tổ chức lao động gồm có 6 người, có chức năng lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch về nhân sự, tuyển dụng mới lao động và đào tạo nghề hai, giải quyết các chế độ cho công nhân viên, định mức thời gian lao động, thanh toán tiền lương, thực hiện các khâu về bảo hộ lao động. - Phòng Bảo vệ gồm có 12 người, có nhiệm vụ bảo vệ chính trị, kinh tế, thực hiện công tác phòng cháy chữa cháy và thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự. - Phòng Vật tư gồm có 15 người có nhiệm vụ thu mua vật tư, căn cứ vào định mức vật tư và nhu cầu sử dụng vật tư để cung cấp vật tư cho sản xuất, quản lý kho vật tư chính, nói cách khác Phòng vật tư có nhiệm vụ thống kê tình hình nhập – xuất và sử dụng vật tư. - Phòng Tài vụ gồm 8 người, có chức năng quản lý tình hình tài chính của Công ty, hạch toán lỗ lãi cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, báo cáo cho Ban giám đốc Công ty để từ đó đưa ra kế hoạch kinh doanh hợp lý… Tóm lại, tổ chức sản xuất và bộ máy quản lý của Công ty được thể hiện qua sơ đồ 2.1: 2.1.3 - Đặc điểm về quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm: Sản phẩm sản xuất của Công ty rất đa dạng và nhiều loại, phải trải qua nhiều khâu, nhiều gian đoạn khác nhau, mỗi sản phẩm của Công ty có một quy trình công nghệ sản xuất đặc thù, cụ thể khác nhau tuy nhiên hầu hết các sản phẩm của Công ty đều tuân theo một quy trình công nghệ sản xuất chung sau đây: Thép vào Sơ đồ 2.2: Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty: PX Khởi phẩm Kho VLC (Thép) PX Cơ khí II PX Cơ khí I PX Cơ điện PX Dụng cụ PX Nhiệt luyện, và PX Mạ PX Bao gói Quy trình công nghệ sản xuất được tiến hành theo tuần tự sau: Đầu tiên vật liệu chính để sản xuất sản phẩm là thép (thép gió, thép khác) được mua từ thị trường bên ngoài nhập kho vật tư, hoặc Công ty có thể mua các phôi ban đầu về nhập kho (không cần phân xưởng khởi phẩm). Khi sản xuất sản phẩm, từ kho vật liệu thép được đưa xuống phân xưởng khởi phẩm. Phân xưởng này có chức năng rèn, dập, cưa, cắt, tiện, phá và hàn nối vật liệu vào để tạo phôi ban đầu. Các phôi ban đầu được đưa xuống các phân xưởng tiếp theo là PX Cơ khí I, PX Cơ khí II, PX Dụng cụ, PX Cơ điện. Nếu Công ty mua phôi ban đầu nhập kho (không qua phân xưởng khởi phẩm) thì các phôi ban đầu này được chuyển từ kho xuống thẳng các phân xưởng trên. ơ PX Cơ khí I có chức năng sản xuất ra các loại bàn ren, ta rô, mũi khoan từ các phôi ban đầu… ơ PX Cơ khí II có chức năng sản xuất dao phay, doa, xoáy, dao tiện, lưỡi cưa, dao chuốt … ơ PX Dụng cụ sản xuất dụng cụ cắt, dụng cụ gá lắp để phục vụ cho các phân xưởng khác. ơ PX Cơ điện sửa chữa điện cho máy móc thiết bị tất cả các phân xưởng và sản xuất các chi tiết thay thế,… Khi sản phẩm được sản xuất ra từ các phân xưởng trên cần phải mạ hay nhiệt luyện như tôi cứng, nhuộm đen, sơn thì được chuyển xuống phân xưởng Nhiệt luyện, PX Mạ. Sau khi qua hai PX này các sản phẩm được chuyển quay trở lại các PX sản xuất để gia công tinh được mài gọt thật chính xác, hoàn thành sản phẩm. Các sản phẩm hoàn thành lại được chuyển xuống PX Bao gói. Đối với những sản phẩm không cần phải mài gọt lại thì từ PX Nhiệt luyện, PX Mạ chuyển thẳng tới PX Bao gói. Tại PX bao gói các sản phẩm được đóng gói bằng hòm gỗ hay bằng túi nilông sau đó được nhập vào kho thành phẩm chuyển đi nhập về kho tiêu thụ. 2.1.4 - Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty: Để phù hợp với đặc điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty Dụng cụ số I tổ chức công tác hạch toán kế toán theo hình thức tập trung, toàn bộ công việc kế toán tập trung ở phòng tài vụ. Các phân xưởng không có bộ phận kế toán nói riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu thập thông tin kiểm tra chứng từ định kỳ gửi về phòng tại vụ tập trung tại của Công ty. Phòng tài vụ của Công ty gồm 7 người được bố trí cụ thể như sau: ơ Kế toán trưởng có nhiệm vụ: - Chịu trách nhiệm chung trước giám đốc về công tác kế toán tài chính của Công ty. - Trực tiếp phụ trách công tác chỉ đạo điều hành về tài chính, tổ chức và hướng dẫn thực hiện các chính sách chế độ và các quy định của Nhà nước, của Ngành về công tác kế toán tài chính. - Bảo vệ kế hoạch tài chính với Tổng Công ty, giao kế hoạch tài chính cho các phân xưởng, phòng ban liên quan. - Tham gia ký và kiểm tra các Hợp đồng kinh tế, tổ chức thông tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh tế của toàn Công ty. ơ Phó phòng tài vụ: - Thay thế kế toán trưởng điều hành công tác kế toán tài chính khi kế toán trưởng đi vắng. - Xây dựng kế hoạch tài chính năm để bảo vệ với Tổng Công ty. - Trực tiếp phụ trách công tác kế toán kho vật liệu chính, kế toán tổng hợp và chi tiết toàn bộ quá trình thu mua vật liệu chính để việc xuất kho, tồn kho vật liệu chính xuất dùng cho từng tháng để phân bổ cho phù hợp với giá thành sản phẩm. ơ Kế toán tổng hợp toàn Công ty: - Tổng hợp toàn bộ quyết toán, tổng hợp nhật kí chứng từ, sổ cái bảng tổng kết tài sản của toàn Công ty. - Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết về giá trị tài sản cố định tổ chức ghi tình hình tăng giảm TSCĐ của Công ty, khấu hao TSCĐ từng tháng và chi phí sản xu