Thực trạng công tác kế toán tập hợp chi phí sửa chữa và tính giá thành dịch vụ sửa chữa ở Xí nghiệp bảo dưỡng ô tô của công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định

đó, các tổ khác tiến hành sửa chữa, gia công hoàn chỉnh từng bộ phận, tiến hành lắp ráp toàn bộ theo quy trình kỹ thuật của từng xe và cho xe chạy thử. Cán bộ KCS xuống kiểm tra thông số kỹ thuật, công suất xe, . . . đồng thời hoàn chỉnh xe giao cho khách hàng. Quá trình bảo dưỡng sửa chữa ô tô được thể hiện qua sơ đồ 2.2. Sơ đồ 2.2: Sơ đồ quy trình sửa chữa ô tô Nhận xe vào xưởng Tháo rời cụm xe Cabin, thùng xe Máy Gầm Điện Đệm Vật tư thay thế Tháo rời chi tiết kiểm tra, phân loại Bỏ đi Dùng lại Kiểm tra, sửa chữa Phục hồi , sửa chữa Gia công cơ khí Lắp ráp toàn bộ Lắp ráp thành cụm Chạy thử Sửa chữa(nếu có) Nghiệm thu Lắp đệm, đèn, sơn xe Giao cho khách hàng 4) Đặc điểm công tác kế toán tại công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định: 4.1)Tổ chức bộ máy kế toán: Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh là một công ty có quy mô lớn, nhiều đơn vị thành viên và để phù hợp với yêu cầu quản lý, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Nghĩa là, toàn bộ công việc kế toán của công ty được tập trung thực hiện tại phòng kế toán tài vụ dưới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng từ khâu tập hợp số liệu, ghi sổ kế toán đến việc lập các báo cáo tài chính. Các đơn vị trực thuộc cũng có kế toán riêng nhưng không tổ chức thành một bộ phận kế toán riêng tại các đơn vị này mà các nhân viên kế toán tại đây chỉ làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra hạch toán ban đầu, thu nhận chứng từ và ghi chép vào sổ sách hạch toán nội bộ một cách đơn giản và hàng tháng lập các báo cáo gửi về phòng kế toán tài vụ của công ty để tổng hợp lại và ghi sổ tổng hợp. Phòng kế toán tài vụ của công ty có chức năng và nhiệm vụ sau: Một là, quản lý và điều hành công tác tài chính và hạch toán kế toán trong toàn công ty. Hai là, thu nhận và kiểm tra các báo cáo ở các đơn vị trực thuộc và lập báo cáo chung cho toàn công ty. Ba là, hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị trực thuộc. Với cách tổ chức bộ máy kế toán như trên, mối quan hệ phụ thuộc trong bộ máy kế toán trở nên đơn giản, thực hiện trong một cấp kế toán tập trung, đảm bảo phục vụ tốt cho công tác quản lý. Trong bộ máy kế toán của phòng kế toán tài vụ trực thuộc văn phòng công ty có 8 người gồm 1 nam và 7 nữ. Kinh nghiệm làm việc của người thấp nhất là 2 năm và của người cao nhất là 33 năm. Trong đó, trình độ của các nhân viên kế toán là: 3 người tốt nghiệp đại học, 1 người tốt nghiệp cao dẳng và 4 người tốt nghiệp trung cấp. Ngoài những nhân viên kế toán tại văn phòng công ty, ở mỗi đơn vị trực thuộc, công ty cũng bố trí 2 nhân viên kế toán. Các nhân viên kế toán này cũng có trình độ và kinh nghiệm làm việc tương đương với những nhân viên kế toán tại văn phòng công ty. Bộ máy kế toán của công ty có cơ cấu như sau: ỉĐứng đầu là kế toán trưởng với chức năng và nhiệm vụ như sau: Phụ trách chung các mặt hoạt động của phòng kế toán tài vụ và là người chịu trách nhiệm lớn về mặt quản lý kinh tế tài chính của toàn công ty. Chỉ đạo phân công nhiệm vụ, lập chương trình công tác của tháng, quý, năm cho những người trong phòng. Trực tiếp phụ trách phần tài chính, các khoản phải thu, phải trả hàng ngày, công nợ xử lý kịp thời và thường xuyên báo cáo với giám đốc để có thể đưa ra các biện pháp giải quyết hợp lý và hiệu quả nhất. Tham gia vào những chủ trương đầu tư, các hợp đồng lớn của công ty có liên quan đến nhiều hoạt động tài chính. Tập hợp và hệ thống các chế độ, chính sách, các quy định hướng dẫn và vận dụng, áp dụng vào công ty. Thảo ra các công văn và dự thảo các văn bản có liên quan đến quản lý tài sản, nguồn vốn để trình giám đốc công ty ký duyệt. Ký duyệt các khoản thu, chi hàng ngày, các báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước. ỉKế toán tiền mặt- ngân hàng: Có chức năng và nhiệm vụ sau: Theo dõi mở sổ giao dịch, đối chiếu, thực hiện lệnh thu- chi, lập kế hoạch vay vốn, lập các chứng từ giao dịch với Ngân hàng. Theo dõi và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tình hình công nợ, thanh quyết toán các khoản tạm ứng trong tháng, thanh quyết toán các khoản phải thu- phải trả đúng kỳ. ỉKế toán vật tư, tài sản cố định: Có nhiệm vụ: Quản lý toàn bộ tài sản cố định, theo dõi tình hình tăng, giảm tài sản cố định, tình hình mua sắm mới, đầu tư xây dựng cơ bản, biến động, điều động tài sản cố định trong toàn công ty. Theo dõi quản lý khấu hao và trích khấu hao tài sản cố định cho các đối tượng, đại tu sửa chữa của các loại tài sản cố định để tính khấu hao và xác định giá trị còn lại. Theo dõi và kiểm tra các khâu nhập – xuất vật tư, phụ tùng trong kỳ. ỉKế toán tiền lương: Có nhiệm vụ theo dõi và tính toán tiền lương và thực hiện trích nộp BHXH cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong toàn công ty. ỉKế toán tổng hợp kiêm kế toán chi phí và giá thành:Có nhiệm vụ sau: Tập hợp chi phí sản xuất để tính giá thành, phân bổ từng loại chi phí theo đúng đối tượng, cung cấp kịp thời số liệu và thông tin. Định kỳ cung cấp các báo cáo về chi phí sản xuất cho kế toán trưởng và giám đốc, đồng thời phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giá thành và hạ giá thành sản phẩm, từ đó có những đề xuất về các biện pháp để giảm giá thành và tiết kiệm chi phí sản xuất cho công ty. Thu thập và tổng hợp lại các số liệu từ các báo cáo kế toán của các đơn vị trực thuộc. ỉThủ quỹ : Là người quản lý tiền mặt tại quỹ của công ty. Thủ quỹ có nhiệm vụ trực tiếp quản lý các khoản thu- chi tiền mặt khi có chứng từ hợp lệ, thủ quỹ là một nữ nhân viên kế toán tại công ty. ỉKế toán tại các đơn vị trực thuộc: Tại mỗi đơn vị trực thuộc có hai nhân viên kế toán. Các nhân viên này có nhiệm vụ thu nhận các chứng từ liên quan trực tiếp đến đơn vị của mình và ghi chép sổ sách một cách giản đơn để cuối tháng lập báo cáo gửi về phòng kế toán tài vụ trên văn phòng công ty. Qua những phân tích trên, ta có thể khái quát bộ máy kế toán của công ty thông qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.3: Sơ đồ bộ máy kế toán Thủ quỹ Kế toán tại các đơn vị trực thuộc Kế toán tiền mặt-ngân hàng Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp kiêm chi phí giá thành Kế toán tiền lương và BHXH Kế toán vật tư, tài sản cố định Như vậy, việc tổ chức bộ máy kế toán của công ty là hoàn toàn phù hợp với đặc điểm vừa sản xuất vừa kinh doanh dịch vụ vận tải và phù hợp với quy mô hoạt động của công ty. Tổ chức bộ máy kế toán như vậy đã giúp cho các cấp lãnh đạo công ty trong việc theo dõi hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty từ đó có những đường lối chính sách đúng đắn. Có thể nói đó là bộ máy giúp việc đắc lực cho lãnh đạo công ty. 4.2)Tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại công ty: Công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định là một doanh nghiệp Nhà nước nên hệ thống chứng từ kế toán của công ty sử dụng đầy đủ các biểu mẫu chứng từ theo đúng chế độ kế toán do Bộ tài chính ban hành. Các chứng từ đó bao gồm: -Chứng từ về quỹ gồm có: phiếu thu, phiếu chi, biên bản kiểm kê quỹ, giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng. -Chứng từ về tiền gửi ngân hàng gồm: uỷ nhiệm chi, sec, phiếu chuyển khoản. -Chứng từ bán hàng và quản lý gồm: hoá đơn thuế GTGT, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, hợp đồng mua bán ô tô, hợp đồng cung cáp dịch vụ thuê xe, hợp đồng sửa chữa ô tô, các hoá đơn tìên điện, hoá đơn tiền nước,. . . -Chứng từ về tài sản cố định(TSCĐ): biên bản giao nhậnTCĐ, thẻ TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ. Tuy nhiên, do đặc thù của công ty là làm công tác sản xuất và kinh doanh dịch vụ vận tải, nên ngoài những chứng từ theo biểu mẫu kể trên, công ty còn sử dụng thêm một số chứng từ viết tay hoặc do mua ngoài để phản ánh ở các đơn vị trực thuộc như vé xe ô tô, giấy thanh toán tiền taxi phục vụ người dân, các khoản thu về dịch vụ bến bãi,. . . Còn về hệ thống tài khoản, công ty áp dụng hệ thống tài khoản cấp I và cấp II do Nhà nước ban hành. Nhưng do phạm vi hoạt động rộng lớn, cộng thêm nhiều đơn vị thành viên làm các công tác sản xuất và dịch vụ khác nhau nên công ty đã chi tiết đến tài khoản cấp III. Vì xí nghiệp bến xe là đơn vị trực thuộc duy nhất trực tiếp thu tiền dịch vụ và có quỹ riêng nên để tiện theo dõi tiền mặt tồn quỹ của toàn công ty, công ty đã mở chi tiết TK1111 đến tiểu khoản cấp III để theo dõi cho xí nghiệp bến xe và cho công ty. Và vì được tổ chức bởi nhiều đơn vị thành viên, nên để theo dõi hiệu quả sản xuất kinh doanh của từng đơn vị thành viên, công ty chi tiết TK5113 và TK631 đến tiểu khoản cấp III và IV, mỗi một chữ số khác nhau ở tiểu khoản này đại diện cho một đơn vị thành viên. Công ty tổ chức hạch toán nội bộ nên phát sinh nhiều khoản phải thu của các đơn vị thành viên, nếu dùng chung một tài khoản cấp II là TK1368 cho tất cả các đơn vị thì khó theo dõi, do đó, công ty cũng chi tiết đến tài khoản cấp III cho TK1368. Hiện tại, đơn vị đang áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định số 1141/TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính về chế độ kế toán tại các doanh nghiệp. Do đặc điểm là một công ty lớn, công việc sản xuất chủ yếu là theo hợp đồng nên công ty áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ. Niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Các báo cáo tài chính của công ty được lập bằng đồng Việt Nam(VNĐ) theo các nguyên tắc và quy định của chế độ tài chính kế toán Việt Nam. Công ty tổ chức lập và phân tích các báo cáo kế toán theo đúng “Chế độ báo cáo tài chính doanh nghiệp” bao gồm các biểu mẫu sau: -Bảng cân đối kế toán – Mẫu số B01-DN -Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh – Mẫu số B02-DN -Thuyết minh báo cáo tài chính– Mẫu số B09-DN Mỗi quý, trên cơ sở các đơn vị trực thuộc gửi báo cáo về phòng kế toán tài vụ, kế toán tổng hợp sẽ tập hợp lại và lập báo cáo chung cho toàn công ty. Các báo cáo tài chính của công ty được lập theo quý và năm, thời hạn gửi báo cáo tài chính quý chậm nhất là 20 ngày từ ngày kết thúc quý, còn đối với các báo cáo tài chính năm thì thời hạn nộp chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Cuối mỗi niên khoá, hội đồng quản trị xem xét thông qua quyết toán để trình đại hội cổ đông các báo cáo tài chính nêu trên. Cuối mỗi niên độ kế toán, công ty phải gửi các báo cáo tài chính cho cơ quan tài chính, chi cục thuế, và các cơ quan quản lý khác. Ngoài những báo cáo bắt buộc, công ty còn phải lập thêm các biểu mẫu khác như: báo cáo giá thành, báo cáo tăng giảm và hao mòn TSCĐ báo cáo tăng giảm nguồn vốn kinh doanh. Tương ứng với hình thức ghi sổ kế toán Nhật ký chứng từ, hiện nay, công ty tổ chức các loại sổ kế toán như sau: -Sổ Cái các tài khoản -Các Nhật ký chứng từ số 1,2,4,5,6,7,8,9,10 (lập riêng cho từng đơn vị và cho toàn công ty). -Các bảng kê số 1, 2,3,4,5,6 (lập riêng cho từng đơn vị và cho toàn công ty). -Các bảng phân bổ, sổ chi tiết (về theo dõi vật liệu và thành phẩm) Vì công ty được tổ chức bởi nhiều đơn vị trực thuộc nên để tiện cho việc theo dõi công ty tiến hành mở cho mỗi đơn vị trực thuộc một hệ thống sổ chi tiết và tổng hợp riêng theo hình thức sổ Nhật ký chứng từ, sau đó, căn cứ vào các sổ tổng hợp và chi tiết của từng đơn vị trực thuộc công ty tiến hành mở sổ chung cho toàn công ty chi tiết theo hai khối: khối công nghiệp và khối vận tải để làm cơ sở lập các báo cáo trình đại hội cổ đông. Việc mở sổ riêng cho từng đơn vị và chung cho toàn công ty như vậy sẽ giúp cho công ty đảm bảo theo dõi sát sao tình hình hoạt động cũng như hiệu quả sản xuất kinh doanh của từng đơn vị từ đó thấy được hướng phát triển chung cho toàn công ty. Ta có thể khái quát quy trình ghi sổ chi phí sửa chữa và tính giá thành dịch vụ sửa chữa của công ty như sau: Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu, tiền lương Nhật ký chứng từ số 7 Bảng kê số 4 Bảng tính giá thành sản phẩm Sổ Cái TK621,622, 627,154 Bảng tổng hợp xuất vật tư, tổng hợp tiền lương Báo cáo tài chính Sơ đồ 2.4: Sơ đồ trình tự ghi sổ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi hàng tháng Đối chiếu Theo sơ đồ, ta thấy trình tự ghi sổ như sau: Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ hợp lệ (giấy đề nghị xuất vật tư, hoá đơn mua hàng,...) do xí nghiệp bảo dưỡng gửi lên để ghi vào các bảng phân bổ (bảng phân bổ số 1, 2, 3) và các sổ chi tiết về vật tư và tiền lương, rồi vào bảng kê số 4. Cuối tháng, căn cứ vào bảng kê số 4, các sổ kế toán chi tiết về vật tư và tiền lương để ghi vào Nhật ký chứng từ số 7 và vào sổ Cái TK621, 622, 627, 154; cũng vào cuối tháng, từ sổ kế toán chi tiết vật tư và tiền lương để ghi vào bảng tổng hợp xuất vật tư và bảng tổng hợp lương và đối chiếu các bảng tổng hợp này với sổ Cái TK621, 622, 627 để đảm bảo tính khớp đúng. Vào cuối tháng, kế toán giá thành sẽ căn cứ vào bảng kê số 4 để lập bảng tính giá thành dịch vụ sửa chữa cho xí nghiệp bảo dưỡng. Cuối tháng, sau khi đối chiếu và kiểm tra số liệu giữa sổ Cái TK621, 622, 627 với các bảng tổng hợp nói trên đảm bảo tính khớp đúng giữa các số liệu, kế toán sẽ căn cứ vào bảng kê số 4, Nhật ký chứng từ số 7, sổ Cái TK621, 622, 627, bảng tính giá thành các bảng tổng hợp để lên báo cáo tài chính. II)Tình hình tổ chức kế toán chi phí sửa chữa tại Xí nghiệp bảo dưỡng của công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định : 1) Đối tượng tâp hợp chi phí: Công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định với sản phẩm sản xuất chủ yếu là sửa chữa các loại ô tô theo yêu cầu của khách hàng và phục vụ trực tiếp cho nhu cầu của công ty. Dịch vụ sửa chữa mang đặc điểm gắn liền với chu kỳ sản xuất ngắn nhưng chi phí lại rất đa dạng và phức tạp. Mặt khác, công việc sửa chữa ô tô lại mang tính chất đơn chiếc, theo hợp đồng, đồng thời công ty thực hiện chính sách khoán gọn cho từng đơn vị thành viên. Xuất phát từ thực tế đó, công ty đã tổ chức theo dõi và tập hợp chi phí cho từng đơn vị trực thuộc. Theo đó, hàng tháng, kế toán tiến hành tập hợp chi phí phát sinh ở từng đơn vị và tổng hợp lại theo từng khoản mục để tính ra chi phí chung cho toàn công ty của tháng đó. Do đó, đối tượng tập hợp chi phí sửa chữa của công ty là toàn bộ xí nghiệp bảo dưỡng ô tô. 2)Phương pháp kế toán tập hợp chi phí sửa chữa: Cùng với việc sử dụng các chứng từ theo quy định, như trên đã nói, công ty còn mở riêng cho xí nghiệp bảo dưỡng một hệ thống sổ chi tiết và sổ tổng hợp theo hình thức Nhật ký chứng từ. Việc mở hệ thống sổ riêng như vậy giúp công ty theo dõi được sát sao hơn tình hình thực hiện nhiệm vụ cũng như hiệu quả sản xuất kinh doanh của xí nghiệp bảo dưỡng. Để hạch toán chi phí sửa chữa của xí nghiệp bảo dưỡng, công ty tiến hành theo quy trình như sau: a)Kế toán tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: ỉChi phí nguyên vật liệu chính dùng vào sản xuất công nghiệp là những chi phí về các loại máy móc, động cơ ô tô, các loại phụ tùng thay thế, các loại sắt, thép cácbon C45, tôn lá đen CT3. Đây là những khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng giá thành( khoảng 50- 55%). Việc xuất nguyên vật liệu chính dùng cho sản xuất công nghiệp là căn cứ vào giấy đề nghị vật tư của XN bảo dưỡng. Khi phát sinh một hợp đồng sửa chữa, đơn vị trực thuộc thuộc khối công nghiệp sẽ căn cứ vào mức độ sửa chữa để lập giấy đề nghị xuất vật tư gửi lên phòng kỹ thuật vật tư (nhưng cũng có những vật tư đơn vị trực thuộc phải đi mua).Trên giấy đề nghị có ghi rõ lượng vật tư, loại vật tư cần dùng, hợp đồng nào, đơn vị nào. Trường hợp vật liệu có trong kho của công ty :Khi phát sinh hợp đồng sửa chữa số 4, phòng kỹ thuật của XN bảo dưỡng sẽ căn cứ vào mức độ sửa chữa để tính ra lượng vật tư cần thiết và trình lên giám đốc XN. Khi đó, giám đốc đơn vị sẽ lập giấy đề nghị xuất vật tư gửi lên phòng kỹ thuật vật tư của công ty xin xuất vật tư. Mẫu số 01 Công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định giấy đề nghị xuất vật tư Ngày 08 tháng 02 năm 2003 Kính gửi: Phòng kỹ thuật vật tư công ty Tên tôi là: Nguyễn Hoàng Nam Chức vụ: Giám đốc XN bảo dưỡng ô tô Địa chỉ: XN bảo dưỡng ô tô Đề nghị cho xuất vật tư dùng cho hợp đồng sửa chữa trung tu xe NISSAN số 4 như sau: STT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng 1 Tôn kẽm 1,2 ly 1mx 2m Kg 50 2 ống ổ trục Cái 1 3 Bông đệm Kg 20 ... . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . .. . . . . .. GĐ công ty (Ký, họ tên) Trưởng phòng kỹ thuật (Ký, họ tên) GĐ XN bảo dưỡng (Ký, họ tên) Biểu số 01 Công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định Sổ giao nhận vật tư Ngày 10/02/2003 Hồi: 10h30 phút Tại kho: Vật liệu chính Xuất cho: XN bảo dưỡng Lý do xuất: dùng cho hợp đồng sửa chữa số 4 STT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng 1 Tôn kẽm 1,2 ly 1m x2m Kg 50 2 ống ổ trục Cái 1 ... …... ... ... Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán đơn vị (Ký, họ tên) Trường hợp trong kho công ty không có, xí nghiệp phải tự đi mua: Để sửa chữa ô tô NISSAN của hợp đồng sửa chữa số 4 cần thay thế một ống dẫn trục nhưng trong kho công ty không có. Căn cứ vào giá trị thực tế trên thị trường của ống dẫn trục, phòng kỹ thuật vật tư của XN sẽ lập giấy đề nghị tạm ứng tiền để nhân viên kỹ thuật của XN đi mua. Mẫu số 02 Công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định Giấy đề nghị tạm ứng Ngày 07 tháng 02 năm 2003 Số: 50 Kính gửi: Giám đốc công ty Tên tôi là: Nguyễn Hoàng Hải Chức vụ: Nhân viên kỹ thuật vật tư XN bảo dưỡng Địa chỉ: Phòng kỹ thuật vật tư XN bảo dưỡng Đề nghị cho tạm ứng số tiền : 122.000 ( viết bằng chữ: Một trăm hai mươi hai ngàn đồng chẵn) Lý do tạm ứng: Mua một cái ống dẫn trục dùng cho hợp đồng sửa chữa số 4 Thời hạn thanh toán : Cuối ngày 07 tháng 02 năm 2003 GĐ công ty (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) GĐ XN bảo dưỡng (Ký, họ tên) Người nhận tiền (Ký, họ tên) ở kho, thủ kho sẽ kết hợp với kế toán các đơn vị trực thuộc tiến hành theo dõi và quản lý nguyên vật liệu chính xuất sử dụng trong tháng. Khi xuất kho nguyên vật liệu chính, lượng xuất kho sẽ được thủ kho và kế toán các đơn vị trực thuộc theo dõi trên sổ giao nhận vật tư do thủ kho và kế toán các đơn vị trực thuộc lập và ký nhận chéo. Căn cứ vào phiếu xuất kho, sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ, kế toán vật tư sẽ tính ra giá thực tế vật liệu chính xuất dùng theo phương pháp FIFO và ghi vào sổ chi tiết vật tư, từ đó vào bảng tổng hợp xuất vật tư lập riêng cho vật liệu chính rồi vào bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ (bảng phân bổ số 2) và vào sổ Cái TK621. Khi đơn vị tự đi mua thì kế toán sẽ căn cứ vào hoá đơn mua hàng và giấy đề nghị tạm ứng để vào bảng phân bổ số 2 và vào sổ Cái TK621. Đối với chi phí nguyên vật liệu chính, số liệu trên bảng phân bổ số 2 được ghi vào bảng kê số 04 (trang 60) phần: Nợ TK621(XN bảo dưỡng): 320.150.000 Có TK152(1521): 320.150.000 ỉTập hợp chi phí nguyên vật liệu phụ dùng vào sản xuất là những chi phí về các loại ốc vít, đinh ốc, bột tan, bông, đệm, . . . chi phí này chiếm một tỷ trọng nhỏ trong tổng giá thành sản phẩm ( khoảng 2,5- 4%). Quy trình xuất và xác định giá trị thực tế vật liệu phụ xuất kho cho sản xuất và ghi sổ cũng được thực hiện giống như đối với nguyên vật liệu chính. Đối chi phí nguyên vật liệu phụ, số liệu trên bảng phân bổ số 02 sẽ được ghi vào bảng kê số 04 (trang 60) phần: Nợ TK621(XN bảo dưỡng): 16.240.000 Có TK152(1522): 16.240.000 Biểu số 02 sổ chi tiết vật tư Tên vật liệu: Tôn kẽm 1,2 ly 1m x 2m Kho: Vật liệu chính Đơn vị sử dụng: XN bảo dưỡng ô tô Tháng: 02/ 2003 Đơn vị tính: Đồng Ngày tháng Số hiệu chứng từ Trích yếu Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Số lượng Đơn giá Thành tiền Số lượng Đơn giá Thành tiền Số lượng Đơn giá Thành tiền Tồn đầu tháng 20 81.260 1.625.200 06/02 05 Mua vật liệu của nhà máy cơ khí Trần Hưng Đạo 100 84.105 8.410.500 20 100 81.260 84.105 1.625.200 8.410.500 10/02 08 Xuất cho đóng lại xe NISSAN 20 30 81.260 84.105 1.625.200 2.523.150 100 70 84.105 84.105 8.410.500 5.887.350 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cộng 350 20.162.600 150 12.820.000 Tồn cuối tháng 220 84.786 18.652.920 Người lập biểu (Ký,họ tên) Kế toán đơn vị (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu số 03 bảng tổng hợp xuất vật tư Loại vật liệu: Vật liệu chính Đơn vị sử dụng: XN bảo dưỡng ô tô Tháng 02/2003 STT Tên vật tư Đơn vị tính Xuất trong tháng Số lượng Thành tiền 1 Tôn kẽm 1,2 ly 1mx2m Kg 150 12.820.000 2 ống ổ trục Cái 5 750.000 3 ống dẫn trục Cái 4 480.000 . . . . . . . . . . . . . . . Cộng 320.150.000 Người lập biểu (Ký, họ tên) Giám đốc công ty (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu số 04 (Bảng phân bổ số 2): bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ Đơn vị sử dụng: XN bảo dưỡng Tháng: 02/2003 Đơn vị tính: Đồng TK ghi Có Ghi Nợ các tài khoản TK 152 TK153 TK1521 TK1522 TK1523 Cộng Có TK152 TK621 320.150.000 16.240.000 336.390.000 TK627 6.115.500 3.290.600 9.406.100 2.230.000 Cộng 320.150.000 22.355.500 3.290.600 345.796.100 2.230.000 Người lập biểu (Ký, họ tên) Giám đốc công ty (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu số 05 sổ cái Tài khoản: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Số hiệu tài khoản: 621 Đơn vị sử dụng: XN bảo dưỡng Số dư đầu năm Nợ Có Ghi Có các tài khoản, đối ứng Nợ với tài khoản này Tháng 1 Tháng 2 . . . Tháng 12 TK 152 336.390.000 Cộng số phát sinh Nợ 336.390.000 Tổng số phát sinh Có 336.390.000 Số dư cuối tháng Nợ _ Có _ Ngày. . . . tháng . . . . năm 2003 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) b) Kế toán tập hợp chi phí nhân công trực tiếp: Vì công ty thực hiện biện pháp khoán gọn cho các đơn vị sản xuất khối công nghiệp nên cứ mỗi hợp đồng sửa chữa ô tô, công ty chỉ thu 20% giá trị hợp đồng, còn lại 80% đơn vị được hưởng. Tuy nhiên, trong số 80% đó, công ty sẽ trừ đi phần nguyên vật liệu đã xuất dùng cho các đơn vị. Hàng tháng, kế toán của XN bảo dưỡng sẽ theo dõi và ghi chép chính xác về giờ công làm việc của từng tổ, đội trong đơn vị và của từng công nhân. Cuối tháng, kế toán của đơn vị sẽ tính toán và chia lương cho từng công nhân. Cụ thể việc tính toán và chia lương sẽ căn cứ vào tổng số giờ công đã bỏ ra để hoàn thành hợp đồng và căn cứ vào số giờ công mà mỗi tổ bỏ ra để tính tiền công cho từng tổ theo công thức: Trong đó: Tci : Tiền công của tổ thứ i TTc: Tổng số tiền công toàn đơn vị Gci: Số giờ công tổ thứ i Gc: Tổng số giờ công i: Tổ thứ i n: Số tổ. Sau đó, ở từng tổ lại tiến hành chia lương cho từng công nhân trong tổ theo lương thời gian và lương khoán sản phẩm theo công thức: Ltgi= LCB*Gci Trong đó: Ltgi: lương của công nhân LCB: Lương cơ bản tương ứng với bậc thợ của công nhân thứ i Gci: Tổng số giờ công làm việc của công nhân thứ i Tại XN bảo dưỡng, nhân viên kế toán hàng tháng sẽ lập một bảng tính lương cho công nhân. Trong tháng nếu tiền công thực tế lớn hơn tiền lương cơ bản thì số chênh lệch đó sẽ được chia đều cho công nhân và ghi rõ vào cột "Năng suất " trên bảng tính lương. Và tính lương khoán sản phẩm theo công thức : Lương khoán công nhân i = *Gci*hi Trong đó: hi: hệ số lương của công nhân thứ i của nhóm nhận khoán Gc*h: Tổng số giờ công quy đổi theo hệ số lương nhóm nhận khoán Gci:Giờ công thực tế của công nhân thứ i của nhóm nhận khoán Biểu số 06 Công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định bảng tính lương thời gian Đơn vị sử dụng: XN bảo dưỡng ô tô Tháng 02/2003 Đơn vị tính: Đồng STT Tên công nhân Bậc thợ Thời gian LĐ (giờ) Tiền lương Năng suất Tổng cộng 1 Vũ Tuấn Anh 5 180 241.962 300.000 541.962 2 Lê Thanh Nam 5 180 241.962 300.000 541.962 3 Nguyễn Văn Thắng 5 180 241.962 300.000 541.962 4 Nguyễn Đức Thọ 5 180 241.962 300.000 541.962 5 Phan Ngọc Hùng 4 200 221.838 300.000 521.838 6 Trần Văn Ngọc 4 200 221.838 300.000 521.838 7 Đỗ Văn Mộc 4 200 221.838 300.000 521.838 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 Vũ Hải Anh 3 200 198.462 300.000 498.462 51 Trần Mai Hoa 3 200 198.462 300.000 498.462 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cộng 13.245.700 6.000.000 19.245.700 Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Do đặc điểm tính lương như trên nên hàng tháng có thể xảy ra trường hợp có sự chênh lệch giữa tổng quỹ lương thực tế và tổng quỹ lương cơ bản. Do vậy, tại XN bảo dưỡng, hàng tháng kế toán của đơn vị phải tổ chức theo dõi số chênh lệch giữa hai quỹ lương này trên sổ quyết toán lương. Biểu số 07 Công ty cổ phần vận tải ô tô Nam Định Sổ quyết toán lương Đơn vị sử dụng: XN bảo dưỡng ô tô Tháng 02/2003 Đơn vị tính: Đồng Tên hợp đồng Tổng lĩnh Tổng chi + _ Hợp đồng số 1 6.100.000 6.300.000 200.000 Hợp đồng số 2 5.215.000 5.110.000 105.000 Hợp đồng số 3 5.000.000 4.980.000 20.000 Hợp đồng số 4 4.890.000 4.915.000 25.000 . . . . . . . . . . . . . . . Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Số liệu trên cột " Tổng chi" chính là tiền lương cơ bản của công nhân sản xuất trong tháng và số liệu trên cột "Tổng lĩnh" là tổng số tiền lương thực tế trong tháng. Như vậy, phòng kế toán tài vụ của công ty không tính lương cho bất kỳ một đơn vị trực thuộc nào mà chỉ tổng hợp số liệu cần thiết từ dưới các đơn vị gửi lên về tiền lương công n