Thực trạng hoạt động thanh toán quốc tế tại ngân hàng công thương khu vực Ba Đình

ó thông tin tra soát Ngân hàng nước ngoài qua TELEX, hay MT N99 hoặc nhờ NHCT Việt Nam chuyển tiếp đến Ngân hàng nhận chứng từ. Sau 15 ngày kể từ ngày gửi chứng từ nếu không nhận được báo có hoặc hồi âm từ Ngân hàng nhận chứng từ, Chi nhánh phải tra soát và nhắc nhở thanh toán của Ngân hàng này. 2.2.2 Quy trình thanh toán nhờ thu đến Quy trình Thanh toán nhờ thu đến trong hệ thống NHCT Việt Nam (áp dụng cho tất cả các chi nhánh) (11) Người mua Người bán ơ ư N.H.C.T Việt Nam đ à ¯ ° ² ± Chi nhánh Ngân hàng người bán ´ ³ Ngân hàng Khác ¯a °a Ghi chú: ơ Người mua, người bán ký hợp đồng ngoại thương ư Người bán giao hàng đ Ngân hàng người bán trình chứng từ nhờ thu cho Ngân hàng của mình ¯ Ngân hàng người bán gửi chứng từ cho Chi nhánh qua NHCT Việt Nam ¯a Ngân hàng người bán gửi chứng từ cho Chi nhánh qua Ngân hàng khác ° NHCT Việt Nam gửi chứng từ cho Chi nhánh °a Ngân hàng khác gửi chứng từ cho Chi nhánh ± Chi nhánh thông báo nhờ thu cho người mua ² Người mua thanh toán (chấp nhận) nhận chứng từ ³ Chi nhánh thanh toán cho Ngân hàng bán qua NHCT Việt Nam ´ NHCT Việt Nam thanh toán cho Ngân hàng bán à Ngân hàng người bán thanh toán cho Ngân hàng bán (11) Người mua đi nhận hàng *) Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ Chi nhánh khi nhận được chứng từ nhờ thu (gồm cả nhờ thu trơn hoặc nhờ thu kèm chứng từ) do Ngân hàng hay các TCTD trong nước và nước ngoài gửi đến, có trách nhiệm là phải: + Kiểm tra lệnh nhờ thu của người gửi chứng từ, lệnh nhờ thu phải đảm bảo cung cấp các chỉ dẫn, hướng dẫn một cách chính xác, đầy đủ, toàn diện như: tên, địa chỉ của người thanh toán, người gửi chứng từ, người được uỷ thác (nếu có). + Chi nhánh chỉ được phép thực hiện theo đúng những chỉ dẫn được đưa ra trong lệnh nhờ thu. + Nếu chỉ dẫn không rõ ràng hoặc vì một lý do nào đó không thể thực hiện được các chỉ dẫn thì Chi nhánh phải tìm cách báo ngay cho bên gửi chứng từ. + Chi nhánh không có trách nhiệm phải kiểm tra nội dung của bất kì chứng từ nào liên quan đến nhờ thu, tuy nhiên trước khi thông báo hoặc gửi chứng từ cho người trả tiền, cán bộ thanh toán phải đối chiếu số lượng hoặc loại chứng từ thực tế nhận được với bảng liệt kê chứng từ của người lập lệnh nhờ thu. Nếu phát hiện thấy sự khác biệt hoặc thiếu mất chứng từ so với bản kê thì phải báo ngay cho bên gửi chứng từ cho Chi nhánh. *) Thông báo nhờ thu và xử lý chứng từ Sau khi nhận được và kiểm tra số lượng, loại chứng từ như quy định trên, Chi nhánh tiến hành lập thông báo nhờ thu gửi cho khách hàng, người có trách nhiệm thanh toán hay chấp nhận thanh toán như chỉ dẫn trong lệnh nhờ thu. + Đối với chứng từ nhờ thu thanh toán ngay (D/P) thì Chi nhánh chỉ giao chứng từ cho khách hàng khi nhận đủ số tiền phải thanh toán cho người hưởng theo chỉ dẫn trong lệnh đòi tiền và các khoản dịch vụ phí liên quan. Đối với nhờ thu phiếu trơn thanh toán từng phần được chấp nhận, Ngân hàng chỉ giao chứng từ cho khách hàng khi toàn bộ số tiền đã được thanh toán đủ + Đối với chứng từ nhờ thu chấp nhận (D/A) thì Chi nhánh chỉ giao chứng từ khi nhận được sự chấp nhận thanh toán của người trả tiền, thủ tục chấp nhận về hình thức phải hoàn hảo và chính xác theo thông lệ Quốc tế. Chi nhánh không phải chịu trách nhiệm về tính đúng đắn, chân thực hay thẩm quyền của bất kì ai chấp nhận thanh toán. + Xử lý các vướng mắc Quá trình nhận chứng từ thông báo và nhận tiền thanh toán từ người trả tiền nếu có vướng mắc cần trao đổi, Chi nhánh trực tiếp liên lạc với người gửi chứng từ cho mình (bằng thư, cable, hay qua bảng kê MT N99 trên mạng thanh toán nội bộ) tuỳ theo mức độ quan trọng và tính cấp thiết của nó. Nếu bộ chứng từ bị từ chối thanh toán, Chi nhánh có trách nhiệm thông báo ngay cho người gửi chứng từ kèm theo lý do từ chối, đồng thời chứng từ phải được giữ nguyên như khi nhận để xử lý tiếp như theo chỉ dẫn của người gửi chứng từ. + Thanh toán chấp nhận Sau khi nhận được tiền thanh toán của người trả tiền kể cả trường hợp thanh toán ngay hay thanh toán từng phần, sau khi trừ các khoản phí liên quan, số tiền còn lại phải thanh toán ngay cho người hưởng theo đúng chỉ dẫn của nhờ thu trên cơ sở trích tài khoản điều chuyển vốn ngoại tệ của Chi nhánh tại Hội sở thông qua bảng kê thanh toán MT100 theo quy định thanh toán chuyển tiền hiện hành. Ngay khi nhận được chấp nhận thanh toán của người chuyển tiền, Chi nhánh phải thông báo cho người gửi chứng từ sự chấp nhận trả tiền của người trả tiền thông qua TELEX hoặc qua tập tin MT N99 trong mạng TTQT nội bộ hoặc gửi hối phiếu đã được chấp nhận. Đến hạn thanh toán Chi nhánh có trách nhiệm nhắc nhở và đôn đốc khách hàng trả tiền đúng hạn và thực hiện thanh toán cho người hưởng như quy định. Ngân hàng không chịu trách nhiệm về việc chậm thanh toán của khách hàng, chỉ có trách nhiệm thông báo những vướng mắc và thanh toán khi nhận được tiền theo chỉ dẫn như trong nhờ thu. 2.2.3 Kết quả đạt được của nghiệp vụ thanh toán nhờ thu Biểu 4: Kết quả TTQT theo phương thức nhờ thu tại NHCT Ba Đình Đơn vị: 1000 USD Năm Tổng kim ngạch nhờ thu Tốc độ tăng hàng năm Tỷ trọng trong tổng phương thức thanh toán 1999 1.391 2,7% 2000 1.940 + 549 + 39% 3,7% 2001 2.516 + 576 + 29% 4,4% NSL: Báo cáo kết quả kinh doanh đối ngoại năm 1999, 2000, 2001 Qua bảng số liệu ta thấy kim ngạch thanh toán theo phương thức nhờ thu đã có được những kết quả đáng khích lệ. Về trị giá thanh toán năm 2000 đạt 1.940.000 USD, tăng +549.000 USD với tốc độ tăng là +39% so với năm 1999, năm 2001 đạt 2.516.000 USD tăng +576.000 USD với tốc độ tăng +29% so với năm 2000. Tuy nhiên về tốc độ tăng tương đối năm 2001 lại giảm so với tốc độ tăng của năm 2000. Lý do giải thích cho sự giảm của tốc độ là những diễn biến bất thường của nền kinh tế và đặc biệt là do Chi nhánh mới tham gia vào hoạt động TTQT nên đang từng bước tạo dựng lòng tin trong các đối tác. Chính vì vậy mà tỷ trọng của phương thức nhờ thu chỉ chiếm một phần nhỏ trong tổng thanh toán của các phương thức TTQT, năm 1999: 2,7%, năm 2000: 3,7%, năm 2001: 4,4%. Nhưng với sự gia tăng tỷ trọng qua các năm thì dự báo trong tương lai không xa sẽ có nhiều đối tác đến Ngân hàng để yêu cầu thực hiện nhờ thu. Và phương thức này sẽ đem lại nguồn phí không nhỏ cho Ngân hàng, đóng góp vào sự gia tăng lợi nhuận cho Ngân hàng. Biểu 4.1: kim ngạch thanh toán nhờ thu đến ở NHCT Ba Đình Năm 1999 2000 2001 2000/1999 2001/2000 Số món 13 24 48 +85% +100% Số tiền (1000 USD) 321 774 1789 +141% +131% Tỷ trọng trong phương thức nhờ thu 23% 40% 71% NSL: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh đối ngoại 1999, 2000, 2001 Ta thấy năm 1999 số món thanh toán nhờ thu là 13 món, trị giá 321.000 USD, đến năm 2000 số món là 24 món, tăng +11 món với tốc độ tăng +85%, trị giá đạt 774.000 USD, tăng +453.000 USD với tốc độ tăng +141%. Năm 2001 đều có sự gia tăng cả về số lượng và doanh số, số lượng đạt 48 món, tăng gấp 2 lần năm 2000 với tốc độ tăng +100%, doanh số đạt 1.789.000 USD tăng +1.015.000 USD với tốc độ tăng là +131% so với năm 2000. Đây có thể nói là thành tích của Ngân hàng, đóng góp không nhỏ trong hoạt động TTQT cũng như mang lại lợi nhuận cho Ngân hàng. Biểu 4.2: kim ngạch thanh toán nhờ thu đi ở NHCT Ba Đình Năm 1999 2000 2001 2000/1999 2001/2000 Số món 5 7 3 +40% -57% Số tiền (1000 USD) 1.070 1.166 727 +9% -38% Tỷ trọng trong phương thức nhờ thu 77% 60% 29% NSL: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh đối ngoại 1999, 2000, 2001 Qua bảng số liệu ta thấy doanh số nhờ thu đi năm 2001 giảm so với các năm trước. Năm 1999 doanh số là 1.070.000 USD, năm 2000 là 1.166.000 USD, tăng +96.000 USD, tốc độ tăng +9% so với năm 1999. Nhưng đến năm 2001 doanh số giảm -439.000 USD còn 727.000 USD, tốc độ giảm -38% so với năm 2000. Sự gia tăng về số lượng và hình thức thanh toán chứng tỏ nghiệp vụ TTQT tại NHCT Ba Đình đang ngày càng đa dạng hoá và thu hút được nhiều khách hàng, tạo thêm thế mạnh cho Ngân hàng. Qua 2 bảng số liệu ta thấy nghiệp vụ nhờ thu đến tăng mạnh gấp trên 2 lần năm 2000, trong khi đó nghiệp vụ nhờ thu đến mới áp dụng ở Chi nhánh. Thế nhưng trị giá của mỗi món nhờ thu đi (trung bình 170.000 USD/món) lớn hơn rất nhiều trị giá của mỗi món nhờ thu đến (trung bình 27.000 USD/món). Nguyên nhân chính là các doanh nghiệp xuất khẩu trong nước thường là những doanh nghiệp lớn bán cho bạn hàng nước ngoài quen thuộc theo đơn đặt hàng có giá trị cao, còn các doanh nghiệp nhập khẩu trong nước thường nhập khẩu theo kiểu “đánh quả lẻ” từng đợt nhỏ hàng một, bán hết rồi mới nhập tiếp. Trong thực tế thanh toán Chi nhánh nhận thấy với phương thức nhờ thu không kèm chứng từ có ưu điểm là thanh toán tương đối nhanh, thực hiện đơn giản nhưng có rất nhiều nhược điểm vì nó không đảm bảo quyền lợi cho người bán do quá trình thanh toán và nhận hàng của người mua hoàn toàn tách rời nhau. Cho nên nó phụ thuộc vào thiện chí của người mua, người mua có thể nhận hàng mà không thanh toán hay thanh toán chậm trễ. Trong trường hợp hối phiếu đến tay người mua trước khi họ nhận được chứng từ thì họ vẫn phải trả tiền hay chấp nhận mặc dù không biết hàng hoá có đúng yêu cầu hay không. Như vậy tính an toàn của phương thức này rất thấp đối với cả người xuất khẩu và nhập khẩu. Vì vậy nó rất ít được sử dụng trong thanh toán có chăng chỉ là trong thanh toán dịch vụ hoặc khi 2 bên tin cậy nhau, hoặc 2 bên cùng trong nội bộ công ty. Còn với phương thức nhờ thu kèm chứng từ D/A thì người xuất khẩu chịu nhiều rủi ro hơn so với phương thức D/P vì khi đến hạn trả tiền của hối phiếu, người mua có thể không trả tiền vì một lý do nào đó trong khi đã nhận được hàng. Thêm vào đó thời gian thanh toán lại bị kéo dài do phải phụ thuộc vào thời gian luân chuyển chứng từ giữa các bên có liên quan. Với thanh toán D/P người nhập khẩu phải trả tiền khi nhận được bộ chứng từ mà không được kiểm tra hàng hoá. Vì vậy người mua sẽ gặp rủi ro trong trường hợp hàng hoá giao không đúng như mô tả trong chứng từ hoặc trong hợp đồng. Về phía người xuất khẩu phải tin tưởng vào khả năng và thiện chí thanh toán của bạn hàng nước ngoài vì các Ngân hàng tham gia hoàn toàn không chịu trách nhiệm thanh toán. Nếu người mua từ chối bộ chứng từ thì người xuất khẩu phải chịu chi phí chuyên chở hàng hoá và mọi rủi ro trên đường vận chuyển. Tuy nhiên trong phương thức thanh toán này, Ngân hàng có thể khống chế được các chứng từ hàng hoá, quyền lợi của người xuất khẩu cũng được bảo đảm hơn các phương thức nhờ thu phiếu trơn và chuyển tiền. Do vậy nhà xuất khẩu Việt Nam vẫn sử dụng phương thức thanh toán này trong những hợp đồng có giá trị nhỏ, thanh toán dịch vụ với khách hàng quen và tin cậy. 2.3 Nghiệp vụ thanh toán tín dụng chứng từ 2.3.1 Quy trình thanh toán thư tín dụng nhập khẩu Quy trình Thanh toán L/C nhập trong hệ thống NHCT Việt Nam (áp dụng cho các chi nhánh loại 1) (12) Người mua Người bán ơ ± N.H.C.T Việt Nam đa ° ² ²a ¯ đ (11) ư Chi nhánh Ngân hàng chỉ định à ´ ³ Ghi chú: ơ Người mua, người bán ký hợp đồng ngoại thương ư Người mua làm đơn yêu cầu Chi nhánh phát hành L/C đ Chi nhánh phát hành L/C qua NHCT Việt Nam đa NHCT Việt Nam báo nhận và phát hành L/C ¯ NHCT Việt Nam phát hành L/C qua Ngân hàng đại lý ° Ngân hàng đại lý thông báo L/C cho người bán ± Người bán nhận L/C và giao hàng ² Người bán trình chứng từ đến Ngân hàng chỉ định ²a Ngân hàng chỉ định chiết khấu chứng từ thanh toán cho người hưởng ³ Ngân hàng chỉ định gửi chứng từ thanh toán cho Chi nhánh ´ Chi nhánh thanh toán qua NHCT Việt Nam nếu chứng từ phù hợp à NHCT Việt Nam thanh toán cho Ngân hàng chỉ định (11) Chi nhánh giao chứng từ cho người mua (12) Người mua đi nhận hàng a) Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ đây là khâu quan trọng vì chỉ trên cơ sở này Ngân hàng mới có căn cứ để mở LC cho người xuất khẩu giao hàng. Trên thực tế hồ sơ thường gồm: + Đơn xin mở LC. Sau khi đã được Ngân hàng đồng ý mở thì đơn này trở thành một khế ước dân sự giữa người nhập khẩu và Ngân hàng. Cơ sở pháp lý và nội dung của đơn xin mở LC là hợp đồng mua bán được ký kết giữa người nhập khẩu và người xuất khẩu. + Hợp đồng thương mại (bản gốc và bản fôtô) + Hạn ngạch (quota) nhập khẩu của từng chuyến hoặc giấy phép nhập khẩu + Các tài liệu liên quan đến thủ tục xác nhận hay vay ngoại tệ của Ngân hàng như thủ tục bảo lãnh, luận chứng kinh tế kỹ thuật, khế ước vay ngoại tệ, uỷ nhiệm chi... (dùng trong trường hợp khách hàng vay ngoại tệ) Chi nhánh được phép tiếp nhận hồ sơ thanh toán LC hàng nhập khẩu cho khách hàng khi còn hạn mức sử dụng hoặc trong phạm vi hạn mức gia tăng (nếu có) theo quy định của NHCT Việt Nam trong mối quan hệ điều chuyển vốn ngoại tệ nội bộ, chấp hành nghiêm chỉnh mức phán quyết trong cho vay hay bảo lãnh theo quy định. Khách hàng có nhu cầu thanh toán bằng phương thức LC nếu không có tiền ký quỹ hay mức ký quỹ dưới 100% thì trước khi làm thủ tục mở LC đều phải làm thủ tục cam kết thanh toán hoặc vay vốn thông qua Phòng kinh doanh, cam kết sử dụng vốn hoặc khế ước vay vốn phải được lãnh đạo Chi nhánh phê duyệt. Để nâng cao trách nhiệm của Chi nhánh, giảm bớt thủ tục phiền hà, Chi nhánh có thể tiến hành phân loại, cấp hạn mức tín dụng mở LC cho các khách hàng có quan hệ giao dịch thường xuyên, quan hệ vay sòng phẳng, xác định mức ký quỹ tối thiểu cho từng đơn vị có quan hệ giao dịch khi mở LC thanh toán bằng vốn tự có. Hạn mức tín dụng mở LC, tỷ lệ ký quỹ khi mở LC bằng vốn tự có hoặc cam kết thanh toán là do Giám đốc Chi nhánh Ngân hàng quyết định và chịu trách nhiệm trên cơ sở đề xuất của Phòng kinh doanh tuỳ theo mức độ tín nhiệm, khả năng tài chính, tài sản thế chấp... và thông báo cho bộ phận TTQT vào đầu quý. Khi có nhu cầu cần bổ xung hoặc trao đổi phải được thông báo bằng văn bản. b) Mở và phát hành LC Khi hồ sơ thanh toán của khách hàng đã hội đủ các điều kiện, thanh toán viên tiến hành mở và phát hành LC theo yêu cầu của khách hàng trên cơ sở đơn xin mở LC qua mạng máy vi tính trên tập tin MT 700. Sau khi hoàn thiện nhập dữ liệu, thanh toán viên cần phải kiểm soát lại nội dung của LC trước khi ghi lại và thực hiện các bước tiếp theo để chuyển LC đã mở về Hội sở để chuyển tiếp cho người hưởng đồng thời lưu hồ sơ và hạch toán theo quy định chung. c) Tu chỉnh và tra soát Theo thông lệ Quốc tế không có văn bản chính thức về quy tắc tu chỉnh LC. Tuy nhiên tu chỉnh LC là một nghiệp vụ không thể thiếu được trong quá trình mở và thanh toán thư tín dụng. Việc tu chỉnh LC, Ngân hàng chỉ thực hiện khi có đề nghị chính thức bằng văn bản có đủ tính chất pháp lý của người mở LC. Bản tu chỉnh sẽ trở thành một bộ phận cấu thành và không thể tách rời của LC. Khi tiếp nhận được yêu cầu tu chỉnh LC của khách hàng, các thanh toán viên của Ngân hàng có trách nhiệm kiểm tra các điều khoản tu chỉnh, nếu hợp lý thì tiến hành nhập dữ liệu tu chỉnh vào tập tin MT 707 để chuyển về NHCT Việt Nam như quy trình mở và phát hành LC. Các tra soát liên quan đến LC nhưng không phải là tu chỉnh LC cũng phải được nhập vào tập tin N99 và chuyển tiếp về Hội sở qua mạng truyền tin. Khi nhận được yêu cầu sửa đổi đối với điều chỉnh giá trị cũng như các điều chỉnh khác phải đủ các yêu cầu sau: - Thư yêu cầu điều chỉnh của khách hàng (1 bản) - Văn bản chứng minh sự đồng ý của các bên liên quan (1 bản) Tất cả mọi sự điều chỉnh và sửa đổi hay huỷ bỏ đều phải thông báo cho Ngân hàng hoặc Ngân hàng xác nhận nếu có. Các điều khoản không bị sửa đổi có giá trị như cũ. Nếu không có quy định khác trong thư tín dụng, mọi điều kiện và điều khoản của tu chỉnh đều được lập và thực hiện dựa trên cơ sở của “Quy tắc và thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ - UCP 500”. d) Nhận kiểm tra chứng từ và thanh toán Sau khi nhận được LC và các sửa đổi liên quan, người bán sẽ tiến hành giao hàng và lập bộ chứng từ thanh toán để gửi đến cho Chi nhánh thông qua Ngân hàng của họ, Chi nhánh có trách nhiệm nhận, kiểm tra thanh toán và giao chứng từ cho khách hàng theo quy định. * Trường hợp thanh toán khi nhận chứng từ Ngay sau khi nhận được bộ chứng từ bưu điện, Chi nhánh phải vào sổ theo dõi đồng thời kiểm tra nội dung của bộ chứng từ. Chi nhánh có khoảng thời gian làm việc tối đa 5 ngày để kiểm tra kể từ khi nhận chứng từ, ngoài thời gian này mọi khiếu nại liên quan đến chứng từ không có giá trị hiệu lực. Trong khoảng thời gian cho phép nếu kiểm tra thấy sự sai sót về số lượng hay nội dung chứng từ phải lập tức thông báo bổ sung các sai sót. Sau khi kiểm tra nếu thấy chứng từ phù hợp hoặc có ý kiến chấp nhận thanh toán của người nhập khẩu trong trường hợp chứng từ có sai sót thì Chi nhánh cần phải: + Thực hiện thanh toán ngay cho khách hàng theo chỉ dẫn trong thư đòi tiền của Ngân hàng gửi chứng từ nếu là thanh toán ngay. + Thông báo chấp nhận thanh toán và ngày đến hạn thanh toán nếu LC thanh toán có thời hạn hoặc thanh toán chậm, theo dõi trả tiền đúng hạn như đã chấp nhận và chỉ dẫn trong thư đòi tiền của Ngân hàng gửi chứng từ. + Giao chứng từ cho khách hàng sau khi đã hoàn tất các thủ tục cần thiết, việc thông báo sai sót và chấp nhận thanh toán được thực hiện trên máy vi tính thông qua tập tin MT N99 * Trường hợp thanh toán khi nhận điện đòi tiền Khi nhận được điện đòi tiền theo chỉ dẫn của LC, Chi nhánh phải tiến hành kiểm tra nội dung bức điện theo đúng với nội dung quy định trong LC, đồng thời phải xác thực bức điện thông qua Hội sở hoặc Ngân hàng có liên quan trong bức điện. Dựa trên nội dung và chỉ dẫn của điện đòi tiền đã được xác thực, lập bảng kê thanh toán cho Ngân hàng gửi điện như trường hợp thanh toán khi nhận được bộ chứng từ. Khi nhận được chứng từ, trước khi giao cho khách hàng, Chi nhánh vẫn phải tiến hành kiểm tra, liên hệ với khách hàng, thông báo sai sót cho Ngân hàng gửi chứng từ như trường hợp trên hoặc có thể đòi hoàn tiền trong trường hợp chứng từ bị từ chối thanh toán. Khách hàng từ chối khi bộ chứng từ sai sót trong bất kì trường hợp nào cũng phải giữ lại chứng từ khi nhận được để thông báo và chờ các chỉ dẫn từ Ngân hàng gửi chứng từ hoặc chỉ dẫn từ Hội sở NHCT Việt Nam. Ngân hàng chỉ ký hậu vận đơn hoặc bảo lãnh cho khách hàng nhận hàng khi chưa nhận được bộ chứng từ nếu có văn bản chấp nhận thanh toán vô điều kiện của khách hàng, kể cả khi bộ chứng từ có sai sót. 2.3.2 Quy trình thanh toán thư tín dụng xuất khẩu Quy trình thanh toán L/C xuất khẩu trong hệ thống NHCT Việt Nam (áp dụng cho tất cả các chi nhánh) (12) Người mua Người bán ơ ± N.H.C.T Việt Nam à ´ ° ² ²a (11) ư ¯ đ Ngân hàng phát hành Chi nhánh ³ Ngân hàng khác ¯a đa Ghi chú: ơ Người mua, người bán ký hợp đồng ngoại thương ư Người mua làm đơn yêu cầu Ngân hàng của mình phát hành LC đ Ngân hàng của người mua phát hành LC qua NHCT Việt Nam đa Phát hành LC qua Ngân hàng khác ¯ NHCT Việt Nam thông báo LC qua Chi nhánh ¯a Ngân hàng khác thông báo LC cho người bán qua Chi nhánh ° Chi nhánh thông báo LC cho người bán ± Người bán giao hàng cho người mua ² Người bán trình chứng từ cho Chi nhánh để chiết khấu ²a Chi nhánh chiết khấu chứng từ thanh toán cho người bán ³ Chi nhánh gửi chứng từ thanh toán cho Ngân hàng phát hành LC ´ Ngân hàng phát hành thanh toán qua NHCT VN nếu chứng từ phù hợp à NHCT Việt Nam báo có cho Chi nhánh (11) Ngân hàng phát hành giao chứng từ cho người mua (12) Người mua đi nhận hàng a) Nhận thông báo và xác nhận LC xuất khẩu Chi nhánh được phép nhận thông báo LC và các tu chỉnh liên quan cho khách hàng của mình khi nhận được thông báo LC từ Hội sở NHCT Việt Nam hoặc khi nhận được thông báo LC đã được xác nhận từ các Ngân hàng khác trong nước. Trước khi thông báo cho khách hàng LC và các tu chỉnh liên quan đến LC phải đảm bảo tính xác thực thông qua ký hiệu mật đã thoả thuận hoặc chữ ký, mẫu dấu đã đăng kí của Ngân hàng thông báo đầu tiên. Việc xác nhận LC chỉ được thực hiện thông qua Hội sở NHCT Việt Nam. Khi khách hàng có nhu cầu giao dịch, thương lượng chiết khấu LC hàng xuất thì Chi nhánh chỉ được nhận thương lượng chiết khấu thanh toán hoặc cho vay ứng trước thế chấp bộ chứng từ khi LC chỉ định có giá trị thương lượng, chiết khấu thanh toán tại bất cứ Ngân hàng nào hoặc là tại chính Chi nhánh. Điều đáng lưu ý là để đảm bảo quyền lợi của mìnhvà khách hàng, cán bộ thanh toán NHCT Ba Đình trong quá trình tiếp nhận và thông báo LC luôn xem xét cụ thể, chi tiết từng điều khoản, điều kiện trong thư tín dụng có ràng buộc trách nhiệm của mình cùng với các đơn vị xuất khẩu, xem xét các điều kiện trong LC có phù hợp với lợi ích của đơn vị xuất khẩu không, đồng thời tư vấn cho các đơn vị xuất khẩu những giải pháp thích hợp nhất như yêu cầu huỷ bỏ hoặc sửa đổi điều khoản trong trường hợp các điều kiện không đảm bảo quyền lợi cho đơn vị xuất khẩu. Theo quy định trong điều 7 của UCP, bản sửa đổi số 500 năm 1996 quy định trách nhiệm của Ngân hàng thông báo: “ Ngân hàng thông báo nếu đồng ý thông báo thư tín dụng thì phải kiểm tra với sự cẩn thận thích đáng tính chân thật bề ngoài của thư tín dụng mà mình thông báo. Nếu Ngân hàng thông báo không thể xác minh được tính chân thật bề ngoài của thư tín dụng mà mình phải thông báo thì Ngân hàng không được chậm trễ phải thông báo cho Ngân hàng mà các chỉ thị đã nhận được từ Ngân hàng đó biết rằng nó không có khả năng xác minh được tính chân thật bề ngoài của thư tín dụng và tuy nhiên nếu nó đồng ý thông báo thư tín dụng thì phải thông báo cho người hưởng lợi rằng nó không thể xác minh được tính chân thật của thư tín dụng”. b) Sửa đổi thư tín dụng Khi có những đề nghị sửa đổi thư tín dụng, với trách nhiệm của Ngân hàng thông báo, thanh toán viên phải thông báo ngay lập tức điều chỉnh LC cho đơn vị xuất khẩu và nếu có điểm vướng mắc nào thì liên hệ với Ngân hàng mở để yêu cầu cung cấp những thông tin cần thiết. Việc sửa đổi LC phải làm bằng văn bản và có sự xác nhận của Ngân hàng mở LC. Văn bản sửa đổi sẽ trở thành một bộ phận cấu thành của LC và huỷ bỏ những nội dung cũ có liên quan. Điều cần lưu ý là những nội dung sửa đổi chỉ có giá trị hiệu lực nếu việc sửa đổi tiến hành trong thời hạn hiệu lực của LC và trước thời hạn giao hàng. Đồng thời các nội dung giao dịch có liên quan đến nội dung sửa đổi hay bổ sung LC phải được tiến hành bằng văn bản như điện báo, thư từ, điện tín, Telex có khoá mã... Tất cả các giao dịch này có thể tiến hành trực tiếp giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu, song kết quả cuối cùng phải có sự xác nhận của Ngân hàng mở LC. Theo điều 11, 12 của UCP 500 (1996) nếu chỉ nhận được chỉ thị không đầy đủ hoặc không rõ ràng để sửa đổi thư tín dụng thì Chi nhánh có thể thông báo sơ bộ cho người hưởng lợi biết: ” Thông báo sơ bộ này phải được nói rõ chỉ có tác dụng là một thông báo đơn thuần và Ngân hàng thông báo không chịu trách nhiệm”. c) Nhận chứng từ do khách hàng gửi đến và kiểm tra chứng từ Sau khi nhận được thông báo thư tín dụng, đơn vị xuất khẩu thực hiện giao hàng và lập bộ chứng từ kèm công văn nhờ gửi chứng từ tới Ngân hàng nước ngoài gửi tới NHCT Ba Đình. Theo quy định trong điều 14 UCP 500, Chi nhánh khi được uỷ quyền của Ngân hàng phát hành để trả tiền hoặc cam kết trả tiền sau, chấp nhận hối phiếu hoặc chiết khấu khi chứng từ được xuất trình xét bề ngoài phù hợp với các điều kiện của thư tín dụng. Chính vì vậy ngay khi nhận được chứng từ của khách hàng, cán bộ thanh toán cần yêu cầu khách hàng xuất trình bản gốc LC và sửa đổi gốc liên quan, đảm bảo xác minh được tính xác thực của nó và phải chắc chắn LC còn giá trị chưa thanh toán để có thể thương lượng ở bất cứ một Ngân hàng nào (đối với LC thanh toán và giao hàng từng phần). Giá trị thanh toán, thương lượng tại Chi nhánh phải đúng với giá trị thanh toán của lần giao hàng cần thanh toán. Trước khi thương lượng thanh toán và gửi chứng từ đòi tiền cần kiểm tra số lượng, loại chứng từ đối chiếu với bảng kê chứng từ của khách hàng và quy định trong LC, kiểm tra các nội dung trên từng loại chứng từ đảm bảo khớp đúng với các điều khoản, điều kiện quy định trong LC và sự thống nhất giữa các loại chứng từ. Đặc biệt thanh toán viên phải lưu ý kiểm tra trước các loại chứng từ không do người hưởng lập như chứng từ vận chuyển, chứng từ bảo hiểm, các loại giấy chứng nhận, sau đó kiểm tra những chứng từ được lập bởi người hưởng lợi như hối phiếu, hoá đơn thương mại... Một bộ chứng từ thanh toán gồm các loại chứng từ sau: - Hối phiếu (Draf) - Hoá đơn thương mại (Commerce invoice) - Vận đơn (Bill of lading/Airway bill) - Bảng kê chi tiết (Detailed packing list) - Chứng từ bảo hiểm (Insurance policy) - Giấy chứng nhận trọng lượng, chất lượng, đóng gói (Certificate of Weight/ Quality/ Packing) - Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) - Giấy chứng nhận kiểm nghiệm (Ispection certificate) Ngoài ra còn có các loại chứng từ khác tuỳ thuộc vào từng loại hàng hoá, giá cả, điều kiện thoả thuận giữa các bên. Một bộ chứng từ hoàn hảo thì phải phù hợp các điều kiện sau: + Loại, số chứng từ xuất trình + Thời hạn xuất trình chứng từ + Nội dung của chứng từ phù hợp với quy định của LC Đối với các giấy chứng nhận luôn phải có chữ ký của người lập, chứng từ phải phù hợp với nhau và số lượng kiện hàng, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì phải