Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả tại Công ty TNHH Thái Vinh

n như sau: khi có nhu cầu xuất kho hàng hóa dùng cho mục đích khác nhau người có nhu cầu xuất hàng hóa viết giấy nghị xuất kho kèm giấy tờ liên quan như Hợp đồng kinh tế giữa khách hàng và Công ty (xuất bán hàng) (Xem phần Phụ lục), Biên bản bảo hành (xuất dùng bảo hành) trình Trưởng phòng, Phó giám đốc xem xét và ký duyệt vào giấy đề nghị xuất kho. Phòng Kế toán (kế toán hàng hóa) nhập số liệu vào máy và in hoá đơn xuất bán hàng hoá do Bộ Tài chính phát hành (mẫu số 3). Khi lập xong, Hoá đơn GTGT phải có chữ ký của Giám đốc Công ty hay Phó giám đốc Công ty và người bán hàng, sau đó người nhận hàng sẽ chuyển Hoá đơn GTGT ( liên 3) cho thủ kho để xuất hàng. Sau khi xuất hàng theo đúng số lượng, chủng loại đã được ghi trong Hoá đơn GTGT, thủ kho ghi thẻ kho và chuyển cho kế toán phần hành để lưu. Đồng thời, sau khi đã giao hàng hoá cho khách hàng đầy đủ cả về số lượng, chủng loại và chất lượng hàng hoá, người chịu trách nhiệm bán hàng lập Biên bản bàn giao. Biên bản này phải có chữ ký xác nhận của khách hàng. Biên bản bàn giao được lập theo mẫu mà Công ty đưa ra, biên bản này được lập thành 2 liên. Liên 1 được lưu tại phòng kỹ thuật và phiếu bảo hành làm căn cứ theo dõi và quản lý thời gian bảo hành hàng hóa cho khách hàng, liên 2 giao cho khách hàng. Đối với hàng xuất dùng nội bộ và xuất bảo hành: Khi xuất hàng hoá để sử dụng nội bộ hay xuất bảo hành phòng nào có nhu cầu sẽ lập “Giấy đề nghị xuất kho”, chuyển cho Trưởng phòng ký duyệt. Sau đó, chuyển Giấy đề nghị này cho Phòng kế toán để phòng kế toán viết “Phiếu xuất” theo mẫu số 1. Tiếp đó, mang phiếu xuất kho xuống cho thủ kho. Thủ kho sau khi xuất kho và ghi thẻ kho sẽ chuyển cho phòng kế toán để nhập số liệu. Mẫu 2: PHI ẾU XUẤT KHO Công ty TNHH Thái Vinh 115 Đào Tấn – Hà Nội PHIẾU XUẤT KHO Số: Ngày tháng năm 2007 Người lĩnh: Nội dung: Bộ phận : STT Mặt hàng ĐVT SL Đơn giá Thành tiền 1 Mực máy photo Hộp 01 625.714 625.714 Cộng tiền hàng Thuế GTGT Tổng tiền 625.715 31.285 657.000 Cộng thành tiền (bằng chữ): Sáu trăm năm bảy nghìn đồng. Lập phiếu (ký, họ tên) Người lĩnh (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) Phiếu xuất chỉ có số lượng xuất không có giá xuất, giá được tính và hiển thị sau khi làm bút toán tính giá vốn. Định khoản nghiệp vụ xuất dùng nội bộ hay bảo hành như bút toán phản ánh giá vốn hàng bán xuất kho Nợ TK 632 657.000 Có TK 156 657.000 2.2.3/ Kế toán giá vốn hàng bán: Giá bán hàng hoá được xác định dựa trên 3 căn cứ: giá trị hàng mua vào, giá cả thị trường và mối qua hệ của Công ty với khách hàng. Đối với các đại lý, cửa hàng bán buôn, Công ty sẽ chiết khấu theo hợp đồng và theo chương trình khuyến mại, giảm giá của Công ty trong từng thời kỳ. Nhờ thực hiện chính sách giá cả linh hoạt như vậy mà Công ty thu hút được khách hàng, uy tín của Công ty ngày càng được nâng cao, tạo thuận lợi cho hoạt động kinh doanh. Giá vốn hàng xuất bán được tính dựa trên giá mua hàng, giá mua này không bao gồm chi phí thu mua hàng hoá, chi phí này được tính riêng. Tại Công ty giá hàng hoá xuất kho được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền. Kế toán hàng hoá sẽ tính đơn giá bình quân cho từng mặt hàng để từ đó xác định giá vốn vào cuối tháng. Do được Công ty trang bị phần mềm kế toán nên việc tính đơn giá bình quân cũng đơn giản hơn, kế toán viên chi cần làm một lệnh duy nhất thì phần mềm sẽ tự động tính giá. Theo công thức Đơn giá bình quân Dư đầu kỳ + Mua trong kỳ gia quyền Số lượng Trị giá vốn thực tế Số lượng vật tư * Đơn giá bình quân xuất kho xuất kho gia quyền Hàng ngày, khi nhập số liệu cho “Hoá đơn bán hàng”, máy sẽ tự định khoản và cập nhật số liệu cho Sổ Nhật ký chung, nhưng số liệu tương ứng tại dòng TK 632 và TK 156 sẽ bỏ trống. Đến cuối tháng, Để tính giá vốn hàng bán, kế toán thực hiện như sau: trên màn hình giao diện chọn mục “ Tính giá vốn” ( Mẫu số 3).Sau khi khai báo ngày tháng cần tính giá vốn. Lúc này máy sẽ tự tổng hợp và tính giá trung bình cho từng loại mặt hàng. Sau khi máy tổng hợp xong sẽ tự động cập nhật giá trung bình vừa tính vào cột giá vốn hàng bán trên các Sổ chi tiết và Sổ tổng hợp. Giá trị doanh thu tiêu thụ được xác định theo công thức sau: Doanh thụ tiêu thụ hàng hoá = Đơn giá bán X Số lượng hàng hoá tiêu thụ Ví dụ: trong tháng 3 năm 2007 máy photo Sharp AR5316 trong tháng tiêu thụ 20 chiếc với đơn giá 38.212.000đ, như vậy: Doanh thu tiêu thụ trong tháng = 38.212.000 x 20 = 764.240.000 đ Mẫu 3 : Giao diện tính giá vốn Tính lại giá bình quân, tính tồn kho hiện thời Từ ngày tháng năm Đến ngày tháng năm Kho: Vật tư: Tính tồn kho tức thời Chấp nhận Huỷ bỏ 2.2.4/ Kế toán bán hàng theo các phương thức bán hàng: a/ Quy trình hạch toán nghiệp vụ bán buôn tại Công ty TNHH Thái Vinh: Hiện nay Công ty đang áp dụng hai hình thức bán buôn là : bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán sẽ viết hoá đơn và thủ kho xuất hàng tại kho (đối với trường hợp bán buôn qua kho), còn với trường hợp bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán thì Công ty sẽ chuyển ngay hàng tới cho khách sau khi mua hàng hoá. Công ty thường bán buôn vận chuyển thẳng đối với những khách hàng quen thuộc, điều này giúp Công ty tiết kiệm được chi phí vận chuyển, bốc dỡ, tránh ứ đọng hàng hoá. Ví dụ: Trong tháng 4 có nghiệp vụ xuất bán như sau, ngày 27 tháng 4 năm 2007, Công ty TNHH PA đặt mua một lô hàng gồm 02 máy phôtô SHARP SF-4030 với đơn giá là:38.212.000đ; 02 máy phôtô SHARP AR-5316 với đơn giá là: 16.652.000đ; 01 máy chiếu đa năng PG-A20X với đơn giá: 40.316.000đ (giá trên bao gồm 10% thuế GTGT) thông qua cán bộ kinh doanh Thu của Công ty. Mẫu “Giấy đề nghị xuất kho" được lập theo Mẫu 4. Sau khi kiểm tra các thông tin trong giấy đề nghị xuất kho là chính xác, kế toán hàng hóa và bán hàng tiền hành nhập số liệu vào máy. Kế toán sẽ nhập số liệu cho mục “Hoá đơn”. Kế toán có nhiệm vụ khai báo các tham số trong màn hình máy sẽ cập nhật thông tin vào hóa đơn. Sau đó kế toán in hóa đơn. Mẫu “Hoá đơn gia trị gia tăng” được lập theo Mẫu 5. Hàng hóa sau khi giao nhận xong xuôi, hai bên bán và mua cùng ký biên bản bàn giao. Mẫu “Biên bản bàn giao” được lập theo Mẫu số 6. Thẻ kho do thủ kho mở hàng tháng và được chi tiết theo từng loại hàng hoá. Sau khi ghi vào thẻ kho thủ kho chuyển hoá đơn GTGT và phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty của số hàng mình vừa xuất lên phòng kế toán. Căn cứ vào đó, kế toán sẽ phản ánh vào sổ Nhật ký chung (Mẫu 21). Cùng với việc ghi sổ Nhật ký chung, cuối thàng kế toán xác định tổng giá vốn của lô hàng vừa tiêu thụ theo phương pháp bình quân gia quyền. Kế toán định khoản: Nợ TK 632 105.518.212 Có TK 156 105.518.212 Đồng thời ghi nhận doanh thu: Nợ TK 131 150.044.000 Có TK 511 136.403.637 Có TK 333 13.640.363 Mẫu 4: GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT KHO Công ty TNHH Thái Vinh - 115 Đào Tấn - Hà Nội GIẤY ĐỀ NGHỊ XUẤT KHO Ngày 27 tháng 4 năm 2007 Kính gửi: Giám đốc Công ty Họ và tên: Ngu ễn Văn Thu Bộ phận: Kinh doanh Lý do: Bán hàng TT TÊN HÀNG SL ĐƠN GIÁ (VNĐ) THÀNH TIỀN (VNĐ) HOA HỒNG 1. SF-4030 02 38.212.000 76.424.000 2. AR-5316 02 16.652.000 33.304.000 3. PG-A20X 01 40.316.000 40.316.000 5. Tổng Cộng 150.044.000 Thanh toán ngay xX Nợ thời hạn 15 ngày TM CK Khách hàng: Công ty TNHH PA MST: 0600206154 Địa chỉ: 79 Láng Hạ - Ba Đình - Hà Nội Điện thoại: 5145790 GIÁM ĐỐC DUYỆT TRƯỞNG PHÒNG NGƯỜI ĐỀ NGHỊ MẪU 5: HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG HOÁ ĐƠN (GTGT) Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 27 tháng 4 năm 2007 Mẫu số 01 GTKT - 3LL KE/2007B 0019152 Đơn vị báng hàng: Công ty TNHH Thái Vinh Địa chỉ: 115 Đào Tấn – Ba Đình – Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại: MST: 0101390444 Họ tên người mua: Tên đơn vị: Công ty TNHH PA Địa chỉ: 79 Láng Hạ - Ba Đình – Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM,CK MST: 0600206154 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thanh tiền A B C 1 2 3= 1x 2 1 Máy photo SHARP SF-4030 Chiếc 2 34738181.8 69476364 2 Máy photo SHARP AR-5316 Chiếc 2 15138181.82 30276364 3 Máy chiếu đa năng PG-A20X Chiếc 1 36650909.09 36650909 Cộng tiền hàng 136.403.637 Thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 13.640.363 Tổng cộng tiền thanh toán 150.044.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm năm mươi triệu không trăm bốn mươi bốn ngàn đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) Bán hàng qua điện thọai (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) MẪU 6: BIÊN BẢN BÀN GIAO CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------o0o------- BIÊN BẢN BÀN GIAO Hôm nay, ngày 27 tháng 4 năm 2007 Tại: CHÚNG TÔI GỒM: BÊN A : CÔNG TY TNHH PA Đại diện là : Ông Nguyễn Văn Cường Chức vụ : Thủ kho Địa chỉ : 79 Láng Hạ - Ba Đình - Hà Nội Điện thoại : 04.5145790 Là bên nhận các thiết bị sau: 01. 02 Máy photo SF-4030 02 Máy photo AR-5316 01 Máy chiếu PG-A20X BÊN B : CÔNG TY TNHH THÁI VINH Địa chỉ : 115 Đào Tấn – Hà Nội Đại diện là : Ông Nguyễn Văn Thu Chức vụ : Nhân viên kinh doan Số điện thoại : 04 7666 116 Là bên giao thiết bị Hai bên cùng chứng kiến và cùng xác nhận: Máy mang đến là đúng chủng loại, nguyên đai, nguyên kiện và còn mới 100%. Bên B đã bàn giao đầy đủ các thiết bị trên cho bên A. Biên bản này được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản và đều có giá trị pháp lý như nhau. ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B Ký nhận Ký giao b/ Quy trình hạch toán nghiệp vụ bán lẻ tại Công ty TNHH Thái Vinh: Hiện nay, Công ty áp dụng hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp. Nhân viên bán hàng thu tiền và trực tiếp giao hàng cho khách hàng. Tuy nhiên đối với các khách hàng truyền thống thì Công ty vẫn có thể cho trả chậm. Hoá đơn GTGT là cơ sở để ghi vào Nhật ký chung, cơ sở để xác định doanh thu, giá vốn và thuế GTGT đầu ra phải nộp. Trong tháng 1, Công ty không có nghiệp vụ xuất hàng hóa dùng nội bộ hay bảo hành cho khách hàng. Sau khi cập nhật số liệu cho “Hoá đơn”, " Phiếu xuất" và đến cuối tháng tính ra giá vốn hàng bán từng chủng loại hàng hoá, máy sẽ tự động cập nhật số liệu cho Bảng kê phiếu nhập/ xuất/ hóa đơn chi tiết từng loại hàng hóa được cập nhật chi tiết theo từng Hoá đơn, Phiếu xuất (Mẫu số 7) và theo từng ngày; Bảng kê Hóa đơn chi tiết từng loại hàng hóa (Mẫu số 8); Bảng Tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn (Mẫu số 9). Số liệu tại Báo cáo Tổng hợp Nhập -Xuất - Tồn là số liệu tổng hợp về số lượng bán; giá vốn hàng bán của từng loại hàng hoá của cả tháng. Tức là mỗi hàng hoá được thể hiện trên mỗi dòng của Báo cáo Tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn, sau mỗi lần nhập hoá đơn máy sẽ tự cộng dồn số liệu cho từng loại hàng hoá. Số liệu được tổng hợp từ đầu tháng đến thời điểm cuối tháng hoặc đến thời điểm bất kỳ theo yêu cầu của nhà quản lý. Và các số liệu về số lượng bán; giá vốn hàng bán của từng loại hàng hoá sẽ phải bằng số liệu dòng “Tổng cộng” trên Báo cáo bán hàng chi tiết từng hàng hoá theo tháng.“Báo cáo Tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn ”. MẪU SỐ 7: BẢNG KÊ PHIẾU NHẬP/XUẤT/HÓA ĐƠN Công ty TNHH Thái Vinh 115 Đào Tấn – Ba Đình – Hà Nội BẢNG KÊ PHIẾU NHẬP/ XUẤT/ HÓA ĐƠN Từ ngày: 01/4/2007 đến ngày 30/4/2007 Tên hàng hóa: Máy photo SHARP SF-4030 Ngày Số Diễn giải SL Giá Tiền TK 26/4 0019147 TM,CK (LONG TH ÀNH) HH 632 SF-4030 Máy photo SHARP SF-4030 1.0 12.372.333 12.372.333 156 Tiền hàng Thuế GTGT Tổng cộng 12.372.333 1.237.233 13.609.566 27/4 0019152 TM,CK (PA) HH 632 SF-4030 Máy photo SHARP SF-4030 2.0 24.744.666 49.489.332 156 Tiền hàng Thuế GTGT Tổng cộng 49.489.332 4.948.933 54.438.265 .. 30/4 0019154 TM,CK (THÁI SƠN) HH 632 SF-4030 Máy photo SHARP SF-4030 2.0 24.744.666 49.489.332 156 Tiền hàng Thuế GTGT Tổng cộng 49.489.332 4.948.933 54.438.265 Tiền hàng Thuế GTGT Tổng cộng 544.382.667 62.866.364 607.249.031 Ngày 30 tháng 4 năm 2007 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Công ty TNHH Thái Vinh 115 Đào Tấn – Ba Đình – Hà Nội BẢNG KÊ PHIẾU NHẬP/ XUẤT/ HÓA ĐƠN Từ ngày: 01/4/2007 đến ngày 30/4/2007 Tên hàng hóa: Máy photo SHARP AR-5316 Ngày Số Diễn giải SL Giá Tiền TK 07/4 0083216 TM,CK (PA) HH 632 AR-5316 Máy photo SHARP AR-5316 1.0 11.876.500 11.876.500 156 Tiền hàng Thuế GTGT Tổng cộng 11.876.500 1.187.650 13.064.150 10/4 0083217 TM,CK (KIM BẢNG) HH 632 AR-5316 Máy photo SHARP AR-5316 1.0 11.876.500 11.876.500 156 Tiền hàng Thuế GTGT Tổng cộng 11.876.500 1.187.650 13.064.150 27/4 0019152 TM,CK (PA) HH 632 AR-5316 Máy photo SHARP AR-5316 2.0 11.876.500 23.753.000 156 Tiền hàng Thuế GTGT Tổng cộng 23.753.000 3.027.636 26.780.636 Tiền hàng Thuế GTGT Tổng cộng 185.190.181 21.269.181 206.459.362 Ngày 30 tháng 4 năm 2007 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Công ty TNHH Thái Vinh 115 Đào Tấn – Ba Đình – Hà Nội BẢNG KÊ PHIẾU NHẬP/ XUẤT/ HÓA ĐƠN Từ ngày: 01/4/2007 đến ngày 30/4/2007 Tên hàng hóa: Máy chiếu đa năng PG-A20X Ngày Số Diễn giải SL Giá Tiền TK 27/4 0019150 TM,CK (LONG THANH) HH 632 PG-A20X Máy chiếu đa năng PG-A20X 1.0 32.275.879 32.275.879 156 Tiền hàng Thuế GTGT Tổng cộng 32.275.879 3.665.091 35.940.970 27/4 0019152 TM,CK (PA) HH 632 PG-A20X Máy chiếu đa năng PG-A20X 1.0 32.275.879 32.275.879 156 Tiền hàng Thuế GTGT Tổng cộng 32.275.879 4.461.818 36.737.697 Tiền hàng Thuế GTGT Tổng cộng 64.551.758 8.126.909 72.678.667 Ngày 30 tháng 4 năm 2007 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Mẫu số 8: BẢNG KÊ HÓA ĐƠN BÁN HÀNG CÔNG TY TNHH THÁI VINH 115 ĐÀO TẤN – BA ĐÌNH – HÀ NỘI BẢNG KÊ HÓA ĐƠN BÁN HÀNG Từ ngày: 01/4/ 2007 đến ngày 30/4/2007 Tên hàng hóa: Máy photo SHARP SF-4030 Ngày Số Diễn giải Số lượng Giá vốn Tiền Giá bán Doanh thu Tk 27/4/2007 0019152 TM,CK HH 2.0 24.744.666 49.489.333 34.738.181 69.476.364 131THU SF- 4030 Máy photo SHARP 511 49.489.333 Tiền hàng Thuế GTGT Tổng cộng 69.476.364 6.947.636 76.424.000 Tổng cộng 173.212.668 Tiền hàng Thuế GTGT Tổng cộng 257.493.638 25.749.362 283.243.000 Ngày 30 tháng 4 năm 2007 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (K ý, họ tên) CÔNG TY TNHH THÁI VINH 115 ĐÀO TẤN – BA ĐÌNH – HÀ NỘI BẢNG KÊ HÓA ĐƠN BÁN HÀNG Từ ngày: 01/4/ 2007 đến ngày 30/4/2007 Tên hàng hóa: Máy photo SHARP AR-5316 Ngày Số Diễn giải Số lượng Giá vốn Tiền Giá bán Doanh thu Tk 27/4/2007 0019152 TM,CK HH 2.0 11.876.500 23.753.000 15.138.181 30.276.364 131THU AR-5316 Máy photo SHARP 511 23.753.000 Tiền hàng Thuế GTGT Tổng cộng 30.276.364 3.027.636 33.304.000 Tổng cộng 95.012.000 Tiền hàng Thuế GTGT Tổng cộng 122.513.637 12.251.363 134.765.000 Ngày 30 tháng 4 n ăm 2007 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (K ý, họ tên) CÔNG TY TNHH THÁI VINH 115 ĐÀO TẤN – BA ĐÌNH – HÀ NỘI BẢNG KÊ HÓA ĐƠN BÁN HÀNG Từ ngày: 01/4/ 2007 đến ngày 30/4/2007 Tên hàng hóa: Máy chiếu đa năng PG-A20X Ngày Số Diễn giải Số lượng Giá vốn Tiền Giá bán Doanh thu TK 27/4/2007 0019150 TM,CK HH 1.0 32.275.879 32.275.879 36.650.909 36.650.909 131THU PG-A20X Máy chiếu đa năng 511 32.275.879 Tiền hàng Thuế GTGT Tổng cộng 36.650.909 3.665.091 40.316.000 27/4/2007 0019152 TM,CK HH 1.0 32.275.879 32.275.879 44.618.181 44.618.181 131DUNG PG-A20X Máy chiếu đa năng PG-A20X 511 32.275.879 Tiền hàng Thuế GTGT Tổng cộng 44.618.181 4.461.818 49.080.000 Tổng cộng 64.551.758 Tiền hàng Thuế GTGT Tổng cộng 81.269.091 8.126.909 89.396.000 Ngày 30 tháng 4 n ăm 2007 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (K ý, họ tên) MẪU SỐ 9: TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN Công ty TNHH Thái Vinh 115 Đào Tấn – Ba Đình – Hà Nội TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN Từ ngày 01/4/2007 đến ngày 30/4/2007 Mặt hàng Đầu kỳ Nhập Xuất Cuối kỳ SL Giá trị SL Giá trị SL Giá trị SL Giá trị MCHIEU Các loại máy chiếu 4.0 129.103.516 6.0 193.655.274 9.0 290.482.911 1.0 32.275.879 PG-A20X Máy chiếu đa năng PG-A20X Chiếc 2.0 64.551.758 2.0 64.551.758 MPHOTO Các loại máy photo Chiếc 20.0 491.203.312 47.0 1.160.686.817 48.0 1.220.597.714 19.0 431.292.415 AR-5316 Máy photo SHARP AR-5316 Chiếc 3.0 35.629.500 7.0 83.135.500 8.0 95.012.000 2.00 23.753.000 SF-4030 Máy photo SHARP SF-4030 Chiếc 15.0 371.169.999 7.0 173.212.662 8.0 197.957.328 Tổng cộng 503.0 1.012.160.781 457.0 1.592.491.839 481.0 1.728.915.614 479.0 875.737.000 Ngày 30 tháng 4 năm 2007 Người lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) Trong quá trình tiêu thụ hàng hóa: khi khách hàng thanh toán tiền hàng, khách hàng có thể trực tiếp thanh toán tiền cho phòng kế toán hoặc nhân viên bán hàng tại Phòng Kinh doanh, nhân viên kỹ thuật tại Phòng kỹ thuật sẽ thu tiền của khách hàng sau đó nộp cho phòng kế toán. Sau khi kiểm nhận và thu tiền, kế toán lập Phiếu thu và hạch toán vào tài khoản tiền mặt. Hoặc khách hàng có thể thanh toán bằng chuyển khoản. Sau khi nhận được Giấy báo có của ngân hàng mà Công ty có giao dịch, kế toán sẽ nhập số liệu và hạch toán vào tài khoản tiền gửi ngân hàng. Tuy nhiên, dù thanh toán ngay bằng tiền mặt hay tiền gửi Ngân hàng hoặc chưa thanh toán tiền hàng thì kế toán cũng đều sử dụng các tài khoản 131 đối ứng với TK 511. Việc theo dõi thanh toán của khách hàng do kế toán thanh toán và tiền lương của Công ty đảm nhận. Sau khi cập nhật số liệu, máy sẽ tự động định khoản và tự động cập nhật số liệu cho các sổ tương ứng. Sau khi cập nhật số liệu cho “Hoá đơn”, số liệu phần phải thu khách hàng được tự động cập nhật cho Sổ Nhật ký chung; Sổ chi tiết công nợ của từng đối tượng (Mẫu số 10). Và số liệu tại các sổ này được chi tiết theo ngày phát sinh và theo từng hoá đơn. Cuối tháng in sổ tổng hợp phải thu của khách hàng (Mẫu số 11) và sổ cái tài khoản 131 (Mẫu số 12). 2.2.5/ Kế toán chiết khấu thanh toán và các khoản giảm trừ doanh thu: Công ty không áp dụng các trường hợp chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại, khoản giảm trừ doanh thu tiêu thụ hàng bán tại công ty chỉ rơi vào trường hợp hàng bán bị trả lại. Khi phát sinh trường hợp hàng bán bị trả lại do hàng hóa không đúng quy cách, phẩm chất hoặc do vi phạm các cam kết theo hợp đồng. Bên mua hàng lập hóa đơn, trên hóa đơn ghi rõ hàng hóa trả lại cho công ty không đúng quy cách, chất lượng, Căn cứ vào hóa đơn này, công ty và bên mua điều chỉnh lại lượng hàng đã bán và thuế giá trị gia tăng đã kê khai. Trường hợp bên mua là các đối tượng không có hóa đơn, khi trả lại hàng, bên mua và công ty phải lập biên bản hủy hóa đơn (Xem phụ lục) trong đó nêu rõ lý do trả lại hàng. Biên bản này được lưu giữ cùng hóa đơn bán hàng để làm căn cứ điều chỉnh kê khai thuế giá trị gia tăng của công ty. Lúc này kế toán tổng hợp – thuế vào Phiếu nhập để ghi bút toán Nợ TK 156 1.300.000 Có TK 632 1.300.000 theo giá vốn hàng hóa tại thời điểm hàng xuất bán đồng thời vào “ Bút toán khác” để điều chỉnh doanh thu Nợ TK 531: Số doanh thu hàng bán bị trả lại (không kể thuế GTGT) Nợ TK 3331: Thuế GTGT của hàng bán bị trả lại Có TK liên quan ( 131, 111, 112,): Tổng giá trị thanh toán Ví dụ: ngày 3/5/2007 Công ty TNHH thương mại và công nghệ Thành Công trả lại 05 hộp mực máy photo Sharp trị giá 2.038.000đ do hàng hoá không đúng quy cách, sau khi làm biên bản huỷ hoá đơn kế toán ghi Nợ TK 531 1.852.727 Nợ TK 3331 185.273 Có TK 131 2.038.000 Sau khi thực hiện “bút toán khóa sổ” máy sẽ tự động kết chuyển số liệu doanh thu hàng bán bị trả lại vào tài khoản doanh thu tiêu thụ. Sau khi nhận được chứng từ liên quan và số liệu chuyển sang máy cho kế toán tổng hợp – thuế. Kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ chứng từ và thực hiện bút toán khóa sổ bằng cách ấn vào phím “ Bút toán khóa sổ” máy sẽ tự động thực hiện các bút toán kết chuyển. Kế toán lúc này có thể in sổ cái các tài khoản 632(Mẫu số 11), 511(Mẫu số 12). MẪU SỐ 10: SỔ CHI TIẾT PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG Công ty TNHH Thái Vinh 115 Đào Tấn – Ba Đình - Hà N ội SỔ CHI TIẾT PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG Từ ngày 01/4/2007 đến ngày 30/4/2007 Tài khoản:131DUNG - Phải thu khách hàng của Dũng Đối tượng: Long Thành – Công ty Long thành Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Ngày Số Nợ Có Số dư đầu kỳ 27/4 0019150 Bán hàng 3331 3.665.091 27/4 0019150 Bán hàng 511 36.650.909 28/4 189 Thu tiền hàng 1111 40.316.000 Cộng phát sinh trong kỳ 40.316.000 40.316.000 Số dư cuối kỳ Ngày 30 tháng 4 năm 2007 Kế toán ghi sổ ( ký, họ tên) Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) Công ty TNHH Thái Vinh 115 Đào Tấn – Ba Đình - Hà N ội SỔ CHI TIẾT PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG Từ ngày 01/4/2007 đến ngày 30/4/2007 Tài khoản:131THU - Phải thu khách hàng của Thu Đối tượng: PA - Công ty TNHH PA Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Ngày Số Nợ Có Số dư đầu kỳ 27/4 0019152 Bán hàng 3331 13.640.363 27/4 0019152 Bán hàng 511 136.403.637 27/4 0019154 Bán hàng 3331 557.182 27/4 0019154 Bán hàng 511 5.571.818 28/4 0019162 Bán hàng 3331 666.636 28/4 0019162 Bán hàng 511 6.666.364 28/4 0019184 Bán hàng 3331 1.227.000 28/4 0019184 Bán hàng 511 12.270.000 28/4 0019193 Bán hàng 3331 1.803.455 28/4 0019193 Bán hàng 511 18.034.545 29/4 293 Thu tiền hàng 1111 186.679.000 Cộng phát sinh trong kỳ 196.838.000 186.679.000 Số dư cuối kỳ 18.449.000 Ngày 30 tháng 4 năm 2007 Kế toán ghi sổ K ế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) MẪU SỐ 11: SỔ TỔNG HỢP PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG Từ ngày 01/4/2007 đến ngày 30/4/2007 Đối tượng Dư đầu Phát sinh Dư cuối Nợ Có Nợ Có Nợ Có TNHH TM Các Công ty TNHH 8.290.000 617.737.000 607.578.000 18.449.000 PA Công ty TNHH PA 8.290.000 196.838.000 186.679.000 18.449.000 LT Công ty TNHH Long thành 244.354.000 244.354.000 LENGOCHAN Trường THCS Lê Ngọc Hân 50.680.000 50.680.000 Tổng cộng 339.414.930 2.307.057.764 2.217.279.200 429.193.494 Ngày 30 tháng 4 năm 2007 Kế toán ghi sổ ( Ký, họ tên) Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) MẪU SỐ 12: SỔ CÁI TÀI KHOẢN 131 SỔ CÁI TÀI KHOẢN Từ ngày: 01/4/2007 đến ngày: 30/4/2007 Tài khoản : 131- Phải thu của khách hàng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Ngày Số Nợ Có Số dư đầu kỳ 339.414.930 27/4 0019152 Thuế GTGT đầu ra (Công ty TNHH PA) 3331 13.640.363 27/4 0019152 Doanh thu tiêu thụ (Công ty TNHH PA) 511 136.403.637 28/4 0019190 Thuế GTGT đầu ra (Trường THCS Lê Ngọc Hân) 3331 4.607.273 28/4 0019190 Doanh thu tiêu thụ (Trường THCS Lê Ngọc Hân) 511 46.072.727 28/4 189 Thu tiền hàng (Công ty TM Long thành) 1111 40.316.000 29/4 293 Thu tiền hàng (Công ty TNHH PA) 1111 186.679.000 Dư nợ đầu kỳ 339.414.930 Cộng phát sinh trong kỳ 2.307.057.764 2.217.279.200 Số dư cuối kỳ 429.193.494 Ngày 30 tháng 4 năm 2007 Kế toán ghi sổ ( ký, họ tên) Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) MẪU SỐ 13: SỔ CÁI TÀI KHOẢN 632 Công ty TNHH Thái Vinh 115 Đào Tấn – Ba Đình – Hà Nội SỔ CÁI TÀI KHOẢN Từ ngày: 01/4/2007 đến ngày: 30/4/2007 Tài khoản : 632 – Giá vốn hàng bán Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Ngày Số Nợ Có Số dư đầu kỳ 26/4 0019149 TM,CK ( Công ty TNHH PA) 156 5.409.093 27/4 0019150 TM,CK ( Công ty TNHH Long thành) 156 32.275.879 27/4 0019152 TM,CK ( Công ty TNHH PA) 156 105.518.212 27/4 27/4 0019153 TM,CK ( Công ty TNHH PA) 156 6.146.631 27/4 0019158 TM,CK ( Công ty TNHH PA) 156 10.355.305 28/4 0019193 TM,CK ( Công ty THCS Lê Ngọc Hân) 156 12.452.084 30/4 11 Kết chuyển giá vốn 632à 911 911 1.728.915.614 Cộng phát sinh trong kỳ 1.728.915.614 1.728.915.614 Ngày 30 tháng 4 năm 2007 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng MẪU SỐ 14: SỐ CÁI TÀI KHOẢN 511 Công ty TNHH Thái Vinh 115 Đào Tấn – Ba Đình – Hà Nội SỔ CÁI TÀI KHOẢN Từ ngày: 01/4/2007 đến ngày: 30/4/2007 Tài khoản : 511 – Doanh thu bán hàng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Ngày Số Nợ Có Số dư đầu kỳ 27/4 0019150 TM,CK (Công ty TNHH Long thành) 131DUNG 36.650.909 27/4 0019151 TM,CK (Công ty TNHH PA) 131THU 6.663.636 27/4 0019152 TM,CK (Công ty TNHH PA) 131THU 136.403.637 28/4 0019156 TM,CK (Công ty TNHH PA) 131THU 5.571.818 28/4 0019193 TM,CK (Công ty TNHH PA) 131THU 18.034.546 30/4 09 Kết chuyển doanh thu 511à 911 911 2.097.325.240 Cộng phát sinh trong kỳ 2.097.325.240 2.097.325.240 Ngày 30 tháng 04 năm 2007 Kế toán ghi sổ ( ký, họ tên) Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) Khi cập nhật số liệu cho “Hoá đơn” cũng giống như phần doanh thu tiêu thụ hàng hoá ở trên máy sẽ tự động cập nhật số liệu thuế GTGT đầu ra. Hàng ngày sau khi cập nhật số liệu cho “Hoá đơn”, máy cũng tự động cập nhật số liệu để lên “Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra” (mẫu số 14). Đây là căn cứ để kế toán thuế lập “Tờ khai thuế giá trị gia tăng” hàng tháng theo mẫu số:01/GTGT. Cùng với việc cập nhật số liệu như trên, máy cũng tự động cộng dồn số liệu cho Sổ Cái TK 3331 “ Thuế GTGT phải nộp” (mẫu số 13) MẪU SỐ 15 : SỐ CÁI TÀI KHOẢN 3331 Công ty TNHH Thái Vinh 115 Đ