Thực trạng kế toán vật liệu tại Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải

m vi áp dụng : Phù hợp trong các doanh nghiệp có khối lượng các nghiệp vụ kinh tế xuất nhập vật liệu diễn ra thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và đã xây dựng được hệ thống danh điểm vật liệu dùng giá hạch toán để hạch toán, yêu cầu quản lí và trình độ kế toán của doanh nghiệp tương đối cao. 1.6. Kế toán tổng hợp vật liệu: Việc mở các tài khoản tổng hợp, ghi chép sổ kế toán và xác định giá trị hàng tồn kho, giá trị hàng hoá bán ra hoặc xuất dùng tuỳ thuộc vào việc doanh nghiệp thực hiện kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hay phương pháp kiểm kê định kỳ. 1.6.1. Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên: Phương pháp kê khai thường xuyên là việc nhập, xuất vật tư, hàng hoá được thực hiện thường xuyên liên tục căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào TK nguyên vật liệu tương ứng. Tài khoản sử dụng : - TK 152 Nguyên liệu, vật liệu - TK 331 Phải trả người bán Ngoài các tài khoản trên kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như TK 111,112, 141, 128, 222, 241 , 411, 627, 641 , 642... Trình tự kế toán vật tư, hàng hoá theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 111,112,141,331 TK 152, 156 TK 621 Tăng do mua ngoài Xuất dùng để chế tạo SP nhập kho ( Trường hợp tính VAT : - Trực tiếp : giá nhập là tổng giá thanh toán. - Khấu trừ : giá nhập không bao gồm VAT ) TK 222, 228, 411 TK 627, 632, 641, 642 Tăng vật tư, hàng hoá từ Xuất dùng để phục vụ nguồn khác n/cầu khác & xuất bán 1.6.2. Kế toán vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ : Phương pháp kiểm kê định kỳ không phản ánh thường xuyên liên tục tình hình nhập, xuất kho vật tư, hàng hoá ở các TK hàng tồn kho. Tài khoản sử dụng : TK 152 khác với phương pháp kê khai thường xuyên đối với các doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ thì TK 152 (151) không dùng để theo dõi tình hình nhập xuất trong kỳ mà chỉ dùng để kết chuyển giá trị thực tế vật liệu và hàng mua đi đường lúc đầu kỳ, cuối kỳ vào TK 611-mua hàng. Ngoài ra kế toán cũng sử dụng được các TK liên quan khác như phương pháp kê khai thường xuyên. Sổ kế toán tổng hợp vật liệu : - Sổ chi tiết thanh toán với người bán ( TK 331) - Bảng kê số 3 : Tính giá thành thực tế vật liệu. - Nhật ký chứng từ số 5. - Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu. Trình tự kế toán vật tư, hàng hoá theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK 152, 153, 156 TK 611 TK 627, 641, 642 Kết chuyển hàng tồn Vật tư, hàng hoá xuất đầu kỳ dùng cho SXKD TK 111, 112, 141, 331... TK 157, 632 Nhập kho vật tư Vật tư, hàng hoá bán ra hàng hoá ( cuối kỳ ) Cuối kỳ, kết chuyển hàng tồn cuối kỳ Chương II thực trạng kế toán vật liệu tại công ty thương mại và sản xuất Vật Tư Thiết Bị GTVT 2.1. đặc điểm chung của Công ty thương mại và sản xuất VTTB.GTVT 2.1.1 Lịch sử phát triển của Công ty : Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải tên giao dịch là: TRADING AND MANUFACTURING EQUIPMENT MATERIALS FOR TRANSPORTATION COMPANY Tên viết tắt T.M.T Công ty được thành lập từ năm 1976 theo quyết định số 410 QĐ/TCCB-LĐ ngày 27/10/1976 với tên gọi “ Công ty vật tư thiết bị cơ khí GTVT “ hoạt động theo cơ chế bao cấp. Trụ sở đóng tại số 83 phố Triều khúc - Quận Thanh xuân bắc - TP. Hà nội. Đến năm 1993 theo sự sắp xếp lại các DNNN, Bộ GTVT ra quyết định số 602 QĐ/ TCCB-LĐ ngày 05/4/1993, thành lập DNNN : Công ty vật tư thiết bị cơ khí GTVT trên cơ sở Công ty vật tư thiết bị cơ khí GTVT cũ và trực thuộc Liên hiệp xí nghiệp cơ khí GTVT. Doanh nghiệp được tổ chức theo hình thức Quốc doanh hạch toán độc lập, với ngành, nghề kinh doanh chủ yếu là sản xuất và cung ứng vật tư thiết bị cơ khí GTVT. Năm 1998 với sự phát triển mạnh mẽ của cơ chế thị trường, cùng với những quy định về chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm quản lý Nhà nước và cơ cấu tổ chức bộ máy của Bộ GTVT, để đáp ứng kịp thời yêu cầu của một nền kinh tế mở , Bộ GTVT đã ra quyết định số 2195/1998/QĐ-BGTVT ngày 01/9/1998 đổi tên DNNN: “ Công ty vật tư thiết bị cơ khí GTVT “ thành: “Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT “ trực thuộc Tổng công ty cơ khí GTVT. Đây là thời kỳ thay đổi cơ bản về tổ chức và hoạt động sản xuất kinh doanh, chuyển đổi từ mô hình quản lý “Liên hiệp xí nghiệp“ sang mô hình quản lý “Tổng công ty” với ngành, nghề bổ sung: Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư , thiết bị, phụ tùng, phương tiện vận tải, nông sản và hàng tiêu dùng; Đại lý, kinh doanh vật tư, thiết bị, phụ tùng, vật liệu xây dựng và dịch vụ vận tải hàng hoá. Với chức năng và nhiệm vụ của một DNNN, nhất là trên lĩnh vực sản xuất và thương mại trong cơ chế thị trường cạnh tranh quyết liệt, bên cạnh đó những tồn tại do cơ chế cũ để lại không ít, nhưng Công ty luôn chủ động tìm kiếm thị trường dần khắc phục những khó khăn bất cập để tìm chỗ đứng trong hoàn cảnh mới. Với ngành nghề phong phú và đa dạng, cùng với sự nỗ lực của toàn thể ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty, Công ty đã từng bước khẳng định mình và ngày càng phát triển. Các chỉ tiêu như : Doanh thu, nộp ngân sách và thu nhập bình quân của Công ty luôn tăng trưởng, năm sau cao hơn năm trước. Năm Các chỉ tiêu 1999 2000 2001 KH 2002 - Doanh thu 68 tỷ đồng 164 tỷ đồng 333 tỷ đồng 380 tỷ đồng - Nộp NSNN 10 tỷ đồng 40 tỷ đồng 58 tỷ đồng 60 tỷ đồng - TNBQ 1,2 tr.đ 1,8 tr.đ 2,0 tr.đ 2,2 tr.đ Nhìn chung, Công ty thương mại và sản xuất vật tư, thiết bị GTVT là một doanh nghiệp có quy mô nhỏ với số vốn kinh doanh ban đầu là: 190 triệu đồng. Trong đó: - Vốn lưu động: 76 triệu đồng - Vốn cố định: 114 triệu đồng. Theo nguồn vốn: - Vốn ngân sách cấp: 115 triệu đồng - Nguồn vố công ty tự bổ sung: 75 triệu đồng. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế quốc dân, Công ty cũng từng bước đi lên và đạt được những thành công rực rỡ. Sau nhiều năm hoạt động, số vốn kinh doanh của công ty tăng lên đáng kể. Năm 1999, tổng tài sản của công ty là 27.551.624.254 đồng, trong đó: - Tài sản lưu động : 25.408.078.066 đồng - Tài sản cố định : 2.143.546.188 đồng Theo nguồn vốn: - Nợ phải trả : 25.708.607.643 đồng - Nguồn vốn chủ sở hữu : 1.843.016.611 đồng Trong năm, nguồn vốn kinh doanh là: 1.316.939.650 đồng. Trong đó: - Vốn ngân sách : 524.124.510 đồng - Vốn tự bổ sung của công ty : 792.815.140 đồng Năm 2000, tổng tài sản của công ty là : 62.138.256.261 đồng, trong đó: - Tài sản lưu động : 57.951.606.794 đồng - Tài sản cố định : 4.186.649.467 đồng Theo nguồn vốn: - Nợ phải trả : 60.692.752.947 đồng - Nguồn vốn chủ sở hữu: 1.445.503.314 đồng Trong năm 2001, nguồn vốn kinh doanh là : 1.205.157.442 đồng. Trong đó: - Vốn ngân sách: 724.124.510 đồng - Còn lại là số vốn tự bổ sung của công ty. Về lợi nhuận, từ khi bắt đầu hoạt động đến nay, lợi nhuận hàng năm của công ty luôn cho thấy hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty có hiệu qủa. Năm 1999, con số đó là 544.530.553 đồng. Nộp cho ngân sách nhà nước: 9.671.111.166 đồng. Đến năm 2000, doanh thu của công ty tăng cao so với năm trước nhưng lợi nhuận lại giảm, do khoản chi phí lãi vay quá cao đã làm cho lợi nhuận của công ty giảm và đạt : 230.753.812 đồng, song tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà nước của công ty vẫn tốt đẹp: 39.705.065.828 đồng nộp cho ngân sách nhà nước. Cùng với sự tăng trưởng không ngừng của công ty, đời sống của cán bộ công nhân viên cũng ngày càng được cải thiện. Khi mới đi vào hoạt động tiền lương tháng của một cán bộ CNV là 300.000 đồng/tháng. Năm 1998 : 575.838 đồng /tháng Năm 1999 : 728.515 đồng/tháng Năm 2000 : 1.267.777 đồng/tháng Năm 2001 : 1.454.860 đồng/tháng. Năm 1999, nhờ vào sự phát triển trên công ty đã đầu tư xây dựng mới và chuyển trụ sở tới 199B Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội. Hiện nay, công ty vẫn tiếp tục đảy mạnh việc thực hiện tốt các kế hoạch sản xuất do Tổng công ty cơ khí GTVT giao, đồng thời tự khai thác công việc, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng tỷ suất lợi nhuận để tái sản xuất mở rộng, tăng thu nhập và nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên. 2.1.2 Đặc điểm tổ chức công tác quản lý và bộ máy sản xuất của Công ty thương mại và sản xuất VTTB.GTVT . Sau quá trình nghiên cứu và cải tiến bộ máy quản lý đến nay Công ty tổ chức bộ máy quản lý theo sơ đồ trực tuyến gồm 3 phòng ban, 2 trung tâm, 1 chi nhánh và 1 xí nghiệp. Sơ đồ bộ máy quản lý sản xuất của công ty Ban giám đốc Trung tâm XKLĐ Phòng kinh doanh XNK Trung tâm bảo hành SP Phòng tài chính kế toán Xí nghiệp lắp ráp xe máy Phòng tổ chức hành chính hợpkhợp Chi nhánh TP. HCM Ban Giám đốc gồm Giám đốc và phó Giám đốc gồm: - Giám đốc: Là người đứng đầu trong Công ty, có quyền điều hành cao nhất trong Công ty, vừa đại diện cho nhà nước, vừa đại diện cho cán bộ công nhân viên trong Công ty. Giám đốc chịu trách nhiệm về mọi hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty, các khoản giao nộp nhà nước, bảo toàn và phát triển vốn cũng như đời sống của cán bộ công nhân viên toàn Công ty. Bên cạnh đó, Giám đốc chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc và pháp luật về điều hành công ty, là đại diện pháp nhân của công ty. - Phó Giám đốc: Giúp Giám đốc điều hành Công ty theo sự phân công, uỷ quyền của Giám đốc. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được Giám đốc giao. Các phòng ban khác có chức năng: - Phòng tổ chức hành chính: + Có chức năng hành chính, bảo vệ, pháp chế + Tổ chức đời sống, khám chữa bệnh cho CB CNV + Tổ chức lao động - tiền lương, tuyển dụng, bố trí, đào tạo cán bộ quản lý nhân sự, chế độ chính sách, đào tạo bồi dưỡng huấn luyện CB CNV. + Thực hiện thi đua khen thưởng và bảo hộ lao động. - Phòng kinh doanh XNK: + Lập kế hoạch sản xuất, tổ chức phối hợp với các phòng ban khác để hoàn thành nhiệm vụ, kế hoạch đặt ra. + Ký kết, thực hiện các hợp đồng kinh tế đầu ra, đầu vào theo kế hoạch. + Tổng hợp, thống kê, báo cáo tình hình sản xuất của xí nghiệp . - Phòng tài chính kế toán: + Thực hiện chức năng tài chính, hạch toán kế toán, thống kê. + Thực hiện chức năng kiểm tra, phân tích kết quả hoạt động kinh doanh. - Trung tâm xuất khẩu lao động: - Trung tâm bảo hành sản phẩm: Một cửa hàng bán lẻ hàng hoá xe gắn máy. - Xí nghiệp lắp ráp xe máy: Gồm 2 phân xưởng sản xuất chính là phân xưởng lắp ráp động cơ và phân xưởng lắp ráp xe máy. Có nhiệm vụ lắp ráp thành xe thành phẩm theo kế hoạch của phòng kinh doanh đề ra. - Chi nhánh TP HCM: Hiện nay là 1 cửa hàng giới thiệu và bán hàng hoá cho công ty tại TP HCM. 2.1.3. Đặc điểm qui trình công nghệ chế tạo sản phẩm và tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty thương mại và sản xuất VTTB. GTVT : * Nhiệm vụ chính của Công ty là kinh doanh XNK và lắp ráp xe gắn máy 02 bánh hoàn chỉnh, sau đó tiêu thụ trên thị trường. Công ty chủ yếu thuê ngoài sản xuất lắp ráp xe, do vậy công tác tổ chức sản xuất của công ty khá đơn giản. Tổ chức sản xuất ở công ty gồm 2 phân xưởng sản xuất chính là phân xưởng lắp ráp động cơ và phân xưởng lắp ráp xe máy. Mỗi phân xưởng có chức năng nhiệm vụ khác nhau, kết hợp với nhau trong việc chế tạo xe máy thành phẩm. Sản phẩm xe gắn máy 2 bánh trải qua 2 giai đoạn chủ yếu: Từ lắp ráp động cơ chuyển sang lắp ráp xe máy hoàn chỉnh. Máy móc trang thiết bị phục vụ cho sản xuất là dây chuyền lắp ráp động cơ và dây chuyền lắp ráp xe máy. Quá trình đó có thể khái quát như sau: Các linh kiện, bộ phận của xe được nhập từ 2 nguồn: Nhập khẩu và sản xuất trong nước. Khi xuất kho để lắp ráp, xuất theo từng lô vật liệu nhập, xuất cho xí nghiệp lắp ráp theo kế hoạch của phòng KD XNK. Mọi hoạt động ở xí nghiệp do các tổ nhóm lắp ráp xe tự quản lý, Công ty giao khoán cho từng tổ, khoán cho 1 xe lắp ráp hoàn thiện. * Về trang bị kỹ thuật : Sản phẩm của Công ty trải qua hai giai đoạn chủ yếu, vì vậy máy móc thiết bị phục vụ cho sản xuất là dây chuyền lắp ráp động cơ và dây chuyền lắp ráp xe máy. * Về nguyên vật liệu chính : Là các linh kiện xe máy được cung cấp từ hai nguồn: Nhập khẩu và sản xuất trong nước. Như vậy nguồn cung cấp vật liệu cho Công ty là rất phong phú cho phép công ty chủ động trong sản xuất kinh doanh. 2.1.4. Tổ chức công tác kế toán của Công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT. Để phù hợp với quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh và quản lý, phù hợp với khả năng, trình độ của nhân viên kế toán đồng thời để xây dựng bộ máy kế toán tinh giản nhưng đầy đủ về số lượng, chất lượng nhằm làm cho bộ máy kế toán là một tổ chức phục vụ tốt mọi nhiệm vụ của công tác kế toán cũng như những nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty. Công ty đâ lựa chọn phương thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Với phương thức này, toàn bộ công tác kế toán trong công ty đều được tiến hành tập trung tại phòng kế toán. ở các bộ phận trực thuộc khác nhau như các chi nhánh, trung tâm, xí nghiệp không tổ chức bộ phận kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra hạch toán ban đầu, thu thập chứng từ chuyển về phòng kế toán tập trung. Phòng kế toán có chức năng thu thập, xử lý và cung cấp các thông tin kinh tế phục vụ cho công tác quản lý qua đó kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch giám đốc bằng đồng tiền, việc sử dụng vật tư lao động tiền vốn và mọi hoạt động sản xuất kinh doanh trong Công ty, thúc đẩy thực hiện tốt chế độ hạch toán kinh tế, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh . Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty: Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp - Kế toán Vật tư - Kế toán ZTP - Thủ quỹ - Kế toán: TSCĐ Lương - Kế toán T.toán - Kế toán công nợ - Kế toán tiêu thụ - Kế toán XN - Kế toán CN - 01 kế toán trưởng quản lý chung toàn bộ hệ thống kế toán của Công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ công tác tài chính kế toán, điều hành công việc chung của phòng kế toán, có nhiệm vụ theo dõi tất cả các phần hành kế toán, xem xét các bảng biểu, chứng từ, quản lý chung mọi chi phí được hạch toán để lập báo cáo tài chính và trình Giám đốc ký duyệt. - 01 kế toán tổng hợp tổng hợp số liệu của Công ty và của các đơn vị thành viên trong Công ty báo cáo lên để lập bảng cân đối TK, cân đối kế toán, xác định kết quả kinh doanh. - 01 thủ quỹ kiêm kế toán theo dõi lương, BHXH, TSCĐ: Có nhiệm vụ quản lý tiền mặt, thực hiện việc thu, chi tiền mặt. Căn cứ vào bảng chấm công từng bộ phận gửi lên, tiến hành tính lương và phân bổ các khoản chi phí tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo đối tượng, lập bảng thanh toán lương và thanh toán lương cho CB CNV Công ty. Đồng thời theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, tính khấu hao TSCĐ. - 01 kế toán vật tư và kế toán ZTP : Tập hợp tính toán các số liệu phản ánh giá trị nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất kinh doanh. Tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm. - 01 kế toán theo dõi công nợ và tiêu thụ: Tiến hành các nghiệp vụ giao dịch với ngân hàng, theo dõi, thực hiện các khoản thanh toán với khách hàng, với Tổng công ty. - 01 kế toán chi nhánh: Làm nhiệm vụ thu thập chứng từ ở chi nhánh chuyển về cho phòng kế toán của công ty. - 01 kế toán xí nghiệp: Làm nhiệm vụ thu thập chứng từ ở xí nghiệp chuyển lên cho phòng kế toán của công ty. * Hình thức kế toán sử dụng: Công ty vận dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao về thu thập xử lý thông tin nhanh nhậy và ngày càng đưa được phương tiện kỹ thuật tính toán thông tin ở mức độ cao nhất. Hình thức nhật ký chung bao gồm hệ thống sổ: Sổ kế toán tổng hợp: Sổ nhật ký chung , sổ cái, các bảng biểu và chứng từ tổng hợp cùng loại. Sổ kế toán chi tiết Sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thức nhật ký chung ở Công ty thương mại và sản xuất VTTB.GTVT Chứng từ kế toán Nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu * Hình thức kế toán áp dụng: Để kịp thời phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu Công ty áp dụng phương pháp kế toán kê khai thường xuyên. áp dụng hình thức tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. 2.2 thực trạng kế toán vật liệu ở Công ty thương mại và sản xuất VTTB.GTVT 2.2.1. Đặc điểm của vật liệu và tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng vật tư Hàng năm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty chủ yếu là lắp ráp xe máy với tỷ lệ nội địa hoá > 50%, sau đó tổ chức tiêu thụ xe nguyên chiếc. Với đặc thù sản phẩm sản xuất ra là xe gắn máy 02 bánh các loại ( Nhiều Model khác nhau ) nên linh kiện để lắp ráp cũng khác nhau và luôn đảm bảo tỷ lệ nội địa hoá với các danh mục như đã đăng ký với Bộ công nghiệp. Việc thu mua nguyên vật liệu được thực hiện trên kế hoạch sản xuất thông qua các chỉ tiêu qui định của Công ty, các đơn vị đặt hàng và khả năng tiêu thụ sản phẩm của Công ty. Dựa trên kế hoạch đó Giám đốc trực tiếp tìm kiếm đối tác nước ngoài để ký kết hợp đồng ngoại thương nhập phần linh kiện do nước ngoài sản xuất, đồng thời Giám đốc giao cho phòng KD-XNK tìm kiếm đối tác trong nước để mua linh kiện nội địa hoá và chỉ đạo phòng TCKT chịu trách nhiệm giao dịch với ngân hàng xin vay vốn và mở L/C cho hợp đồng ngoại đã ký kết. Việc giao nhận do phòng KD-XNK trực tiếp đảm nhận. + Đối với linh kiện nhập khẩu, sau khi có thông báo hàng đến của hãng tầu và các thủ tục đối với ngân hàng đã hoàn tất ( Nhận nợ hoặc chấp nhận thanh toán ) thì nhận từ ngân hàng bộ hồ sơ bao gồm: - Hoá đơn thương mại - Phiếu đóng gói hàng hoá - Chứng nhận bảo hiểm hàng hoá - Chứng nhận xuất xứ hàng hoá - Chứng nhận chất lượng hàng hoá... và tiến hành mở tờ khai hàng hoá nhập khẩu, rồi bố trí nhân lực để tiếp nhận hàng chở về kho Công ty. + Đối với linh kiện nội địa hoá (Mua của các cơ sở sản xuất trong nước), sau khi hợp đồng được ký kết, cán bộ phụ trách khâu thu mua sẽ tạm ứng tiền để đặt cọc cho các đối tác. Theo qui định trong hợp đồng đối tác sẽ chuyển hàng về kho của Công ty. Bộ phận tiếp nhận cũng như thủ kho được phòng kinh doanh giao cho theo dõi kiểm tra chủng loại, số lượng vật tư để có căn cứ hạch toán và thanh quyết toán với người cung cấp. 2.2.2. Phân loại đánh giá vật liệu : 2.2.2.1. Phân loại vật liệu: Với đặc thù của linh kiện phục vụ cho việc sản xuất lắp ráp xe gắn máy 02 bánh được tính theo tỷ lệ nội địa hoá như đã nêu ở trên, căn cứ vào đó phân loại vật liệu thành các loại sau: - Linh kiện nhập ngoại: bao gồm 98 chi tiết chiếm khoảng 45% - Linh kiện nội địa: bao gồm 26 loại linh kiện chiếm trên 50% 2.2.2.2. Đánh giá vật liệu ở Công ty : Về nguyên tắc đánh giá vật liệu là phải đánh giá theo giá mua thực tế ghi trên hoá đơn của vật liệu và các chi phí thu mua mà Công ty phải bỏ ra để có được vật liệu đó. Khi tổ chức kế toán vật liệu, Công ty sử dụng giá thực tế đích danh. Giá thực tế vật liệu nhập kho được tính như sau: + Đối với hàng mua trong nước Giá vốn = Giá ghi trên hoá đơn + Chi phí thực tế không bao gồm thuế VAT thu mua + Đối với hàng nhập khẩu Giá vốn = Giá mua + Thuế NK + V/ chuyển + B/hiểm + CF thu thực tế ( CIF , FOB ...) (nếu có) (nếu có) (nếu có) mua - Đồng thời tính toán trị giá linh kiện xuất dùng trong kỳ căn cứ vào bảng kê chi tiết xuất kho linh kiện xe máy của kho chuyển lên theo giá thực tế. Việc tính toán đó được thực hiện bằng cách sau: Trị giá thực tế của vật liệu = Số lượng x Giá T.tế xuất dùng trong kỳ vật liệu xuất kho trong kỳ đích danh 2.2.3. Kế toán chi tiết vật liệu : Để theo dõi chi tiết vật liệu, kế toán sử dụng phương pháp thẻ song song. Tại kho và phòng kế toán cùng theo dõi vật liệu căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất. Cụ thể như sau : 2.2.3.1. Phiếu nhập kho : Là chứng từ gốc phản ánh tình hình nhập kho vật liệu về số lượng . Khi vật liệu mua về được bộ phận kho kiểm tra căn cứ vào hoá đơn của nhà cung cấp rồi xác nhận chủng loại, số lượng thực tế vật liệu do người vận tải chuyển đến, sau đó nhập vào kho. Chứng từ nhập kho là “ Phiếu nhập kho “ (mẫu số 03-vật tư ) do phòng TCKT lập làm ba liên trên cơ sở bảng kê chi tiết nhập kho vật liệu của kho chuyển lên. Liên 1: Lưu cuối phiếu ở phòng TCKT. Liên 2: Thủ kho giữ để làm cơ sở ghi thẻ kho Liên 3: Gửi kèm với hoá đơn thanh toán cho kế toán thanh toán. h Tại kho khi nhận được hàng do người vận tải chuyển đến kèm theo hoá đơn của nhà cung cấp, thủ kho kiểm tra số lượng, chủng loại hàng, đưa hàng vào kho và làm bảng kê nhập hàng chuyển lên phòng kinh doanh để làm phiếu nhập kho. Đồng thời ghi thẻ kho cho từng thứ, loại vật liệu theo số lượng nhập thực tế. Minh hoạ các phiếu nhập kho: - Phiếu nhập linh kiện nhập khẩu T11/2001: TK số 151 cùng bộ chứng từ nhập khẩu 16.300 bộ linh kiện động cơ xe T 110 và C100 của CHONG QING ( TQ ) + Trích phiếu nhập kho số 01/11 và 02/11 ngày 02/11/2001: - Phiếu nhập linh kiện nội địa T11/2001: Xí nghiệp Kim Hà Nội xuất bán cho Công ty 3.000 bộ giá bắt biển số, 3.000 bộ chân chống hoàn chỉnh, 3.000 bộ cần phanh + lò xo ... xe máy theo hoá đơn GTGT số 035129 ngày 06/11 /2001. + Trích phiếu nhập kho số 233 ngày 06/11/2001: 2.2.3.2. Phiếu xuất kho : Tại kho khi nhận được phiếu xuất kho, thủ kho kiểm tra tính hợp lý các chứng từ rồi xuất vật liệu theo yêu cầu của phiếu xuất kho và căn cứ vào số thực xuất để ghi vào cột thực xuất bên phiếu xuất kho. Chứng từ xuất kho là “ Phiếu xuất kho “ (mẫu số 02-vật tư ). Đây là chứng từ phản ánh xuất kho vật liệu dùng cho sản xuất do phòng TCKT lập làm 3 liên (cũng giống như phiếu nhập kho). Minh hoạ các phiếu xuất kho: + Trích phiếu xuất linh kiện phần nhập khẩu và phiếu xuất linh kiện phần nội địa ngày 30/11/2001: 2.2.3.3. Phương pháp ghi sổ : Kế toán chi tiết vật liệu tại Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song. * ở kho : Thủ kho tiến hành ghi số lượng vật liệu theo bảng kê chi tiết nhập, xuất linh kiện xe máy căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất, sau đó chuyển về phòng TCKT Công ty kèm theo hoá đơn để làm cơ sở hạch toán tình hình nhập - xuất - tồn linh kiện. Bảng kê chi tiết nhập - xuất linh kiện được ghi chép cho từng đợt giao nhận hàng căn cứ vào các chứng từ xuất - nhập. Định kỳ 5-10 ngày kế toán kho (thuộc xí nghiệp) chuyển chứng từ nhập-xuất linh kiện về phòng TCKT Công ty. Ví dụ minh hoạ bảng kê chi tiết nhập linh kiện xe máy Ngày 06 tháng 11 năm 2001 Theo hợp đồng số : 180901/TMT-KHN Bên giao: Xí nghiệp kim Hà nội Người giao: Anh Tĩnh Số hoá đơn: 035129 ngày 06/11/2001 Bên nhận Xí nghiệp SX và KD xe gắn máy T.M.T Người nhận: Nguyễn Minh Hiền STT Tên mặt hàng ĐVT Số lượng Ghi chú 1 Chân chống hoàn chỉnh Bộ 3.000 Ba ngàn 2 Cần phanh + lò xo Bộ 3.000 Ba ngàn 3 Giá bắt biển số chiếc 3.000 Ba ngàn 4 Tay dắt sau chiếc 3.000 Ba ngàn Đại diện bên giao Đại diện bên nhận bảng kê chi tiết xuất kho linh kiện xe máy Liên 3 Ngày 25 tháng 11 năm 2001 Bên giao : Kho Người giao : Nguyễn Minh Hiền Bên nhận : Xưởng lắp ráp xe máy Người nhận: Nguyễn văn Thực Loại xe : JIULONG 100 STT Tên mặt hàng ĐVT Số lượng Ghi chú 1 Bộ linh kiện NK xe máy TQ hiệu JL 100 Bộ 500 (Năm trăm bộ) 2 Giảm xóc sau Bộ 500 3 Lốp trước + sau Bộ 500 4 Săm + dây lót vành cái 500 5 Yên xe cái 500 6 Pô cái 500 7 Chân chống hoàn chỉnh cái 500 8 Cần phanh cái 500 9 Cần số cái 500 10 Còi cái 500 ... ................. ........ Đại diện bên giao Đại diện bên nhận * ở phòng kế toán : Sau khi nhận được bảng kê nhập - xuất ở kho chuyển lên, kế toán vật liệu tiến hành lập phiếu nhập - xuất kho và vào sổ chi tiết TK 152 tình hình nhập - xuất linh kiện về số lượng và giá trị theo giá thực tế . Kế toán theo dõi thanh toán với người bán căn cứ vào hoá đơn, chứng từ ghi sổ tài khoản 331 Theo ví dụ minh hoạ ở trên kế toán ghi sổ chi tiết TK 152 theo dõi từng loại linh kiện theo từng lô xe : Chân chống của lô 1.000 xe JIULONG 100 Số Ngày Diễn giải TK Đơn Nhập Xuất Tồn hiệu tháng Đ.Ư giá SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền 233 06/11 Nhập chân chống 331 47.272,727 3.000 141.818.181 25/11 Xuất cho SX 621 47.272,727 500 23.636.364 2.500 118.181.817 Cộng PS T11 3.000 141.818.181 500 23.636.364 2.500 118.181.817 Phòng kế toán theo dõi thứ, nhãn, loại vật liệu trên sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá. Việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và kế toán sẽ được tiến hành vào cuối tháng. Số lượng tồn kho thực tế sẽ được đối chiếu với cột tồn số lượng của loại thứ vật liệu tương ứng trong sổ của kế toán chi tiết vật liệu . Đồng thời căn cứ vào cột số tiền tồn kho trên sổ chi tiết để đối chiếu với cột số tiền, tồn kho trên bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu của kế toán tổng hợp. + Trích bảng tổng hợp nhập - xuất -tồn NVL tháng 11/2001: ( xe JL100 và xe JL110-A ) Trích sổ chi tiết TK 331 " Xí nghiệp kim Hà nội" Chứng từ Diễn giải TK Số phát sinh Số dư Số hiệu NT Đ. Ư Nợ Có Nợ Có Dư 31/10/2001 50.000.000 035129 (PNK số 233) 06/11 Mua chân chống ... 3.000 bộ Thuế VAT đầu vào 152 133 278.181.813 27.818.187 Số 104 21/11 Trả tiền hàng 112.1 250.000.000 Cộng PS T10 250.000.000 306.000.000 Dư 30/11/2001 106.000.000 Trích sổ chi tiết TK 331 nhập khẩu " CHONG QING" Chứ