Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Cổ phần Đầu Tư Xây Dựng và Phát Triển Thương Mại số 9

iện. Đảm bảo cho việc thi công đúng tiến độ chất lượng đạt tiêu chuẩn, đảm bảo hiệu quả kinh tế... - Tổ chức hệ thống thông tin phục vụ quản lý sản xuất, tổ chức hệ thống theo rõi ghi chép tình hình diễn biến thường xuyên của quá trình sản xuất, xây dựng các báo cáo về tình hình sản xuất nhằm giúp lãnh đạo ra quyết định. 1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Công ty là một đơn vị hạch toán độc lập, các điều lệ công ty do Hội Đồng quản trị Công ty quy định theo luật doanh nghiệp các công tác quản lý, cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối quan hệ phụ thuộc được chuyên môn hoá và có trách nhiệm quyền hạn nhất định, được bố trí theo từng cấp nhưng đảm bảo thực hiện các chức năng quản lý và mục tiêu chung đã xác định. Cơ cấu tổ chức hình thành bởi hai bộ phận chia chức năng theo chiều ngang, thể hiện chuyên môn hoá trong phân cấp quản lý. Cấp quản lý là chia chức năng theo chiều dọc, thể hiện trình độ tập chung hoá trong quản lý, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty theo dạng trực tuyến tham mưu. 1.3.1 Đặc điểm tổ chức a. Mô hình tổ chức: Bộ máy quản lý của Công ty bao gồm: Hội đồng quản trị, 01 Giám đốc và 02 phó giám đốc phụ trách các công việc và 5 phòng quảng lý chức năng.và ngoài ra còn có các phòng ban khác. Sơ đồ 01: SƠ ĐỒ BỘ MÁY QUẢN LÝ TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN THƯƠNG MẠI SỐ 9 HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Phòng kỹ thuật Phòng tài chính kế toán Phòng hành chính tổ chức Phòng kế hoạch kinh doanh Phòng thương mại Đội xây dựng 1 Đội cơ giới Đội xây dựng 2 Ban khai thác khác hàng Ban Markettinh Đội xây dựng 4 * Hội đồng quản trị: Phụ trách công tác kế hoạch kinh doanh, tài chính, kế hoạch vật tư, điều hành nhân lực, điều hành trực tiếp Giám đốc, các phó giám đốc và các phòng ban nghiệp vụ trong Công ty theo yêu cầu sản xuất kinh doanh. * Giám đốc: Phụ trách các công việc, kế hoạch kinh doanh, tài chính kế toán, kế toán vật tư, điều hành nhân lực, điều hành trực tiếp các Phó giám đốc và các phòng ban nghiệp vụ trong Công ty theo yêu cầu sản xuất kinh doanh . Là người chịu trách nhiệm trước pháp luật. * Phó giám đốc: Là các giám đốc điều hành các công việc trên các công trình theo kế hoạch, tiến độ, chất lượng. - Điều hành trực tiếp các phòng ban theo lĩnh vực được Giám đốc phân công. - Điều hành các xí nghiệp thi công và thi công phối kết hợp trên công trường * Các phòng ban: - Giúp việc cho Giám đốc Công ty về các lĩnh vực, kế hoạch thanh toán, cấp vốn, kế hoạch cung ứng vật tư thiết bị, điều động nhân lực chỉ đạo kỹ thuật thi công, quan hệ chức năng giữa các phòng ban. - Là cấp trung gian quan hệ trực tiếp với Đội, Ban để giải quyết, tham mưu cho Giám đốc. * Các Đội, Ban: - Tổ chức thi công các công trình theo kế hoạch được giao theo yêu cầu tiến độ, thời gian và khối lượng thi công của từng đơn vị. - Quan hệ chức năng với nhau để hỗ trợ, kết hợp thi công trên công trường. Mối quan hệ các phòng ban Công ty: Được tổ chức theo yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh của xí nghiệp hoạt động theo chế độ trực tuyến tham mưu chiến sự chỉ đạo trực tiếp và giúp việc cho Giám đốc đảm bảo lãnh đạo hoạt động sản xuất kinh doanh thông xuất trong toàn Công ty. Hiện nay các phòng ban Công ty chia thành như sau: * Phòng hành chính tổ chức: - Chức năng: Tham mưu cho Giám đốc về tổ chức sản xuất, tổ chức các bộ quản lý, các khâu nhân sự, tiền lương và hành chính quản trị của xí nghiệp. - Nhiệm vụ: Tổ chức bộ máy Công ty phù hợp với từng giai đoạn, quản lý và điều động nhân sự theo phân cấp của Công ty. Thực hiện công tác thanh tra bảo vệ quân sự Công ty, tổ chức đào tạo nâng bậc phân cấp của Công ty. Xây dựng quy chế trả lương của Công ty. Thực hiện các nghiệp vụ đóng BHXH, BHYT,... giải quyết các quyền lợi và bảo hiểm cho CBCNV, cùng phòng kế hoạch và đơn vị, quản lý cấp phát trang thiết bị bảo hộ lao động, quản lý hành chính, quản lý trong xí nghiệp.. Tham ra các phong trào hội đồng thi đua... thi đua nâng bậc lương, hội đồng kỷ luật. * Phòng kế hoạch kinh doanh: - Chức năng: Tham mưu cho Giám đốc về nhiệm vụ tiếp cận thị trường, đa dạng hoá sẩn phẩm, đa phương hoá sản xuất kinh doanh. Mở mang ngành nghề, dịch vụ liên doanh liên kết. Chủ động tìm kiếm công việc, tham mưu với Giám đốc, lập kế hoạch phát triển sản xuất dài hạn, ký kết tham mưu các hợp đồng với Công ty bên ngoài. Đảm bảo đây đủ công việc, thu nhập ổn định và duy trì sự phát triển của Công ty. - Nhiệm vụ: Mở rộng quan hệ để tiếp cận thị trường, nghiên cứu các công trình có thể tham ra đấu thầu và nhân thầu cùng các phòng khác nghiên cứu, tổng hợp tính toán và thiết lập hệ số tham gia đấu thầu, nhận thầu các công trình, nhận làm đại lý cho các công ty khác... tư vấn đầu tư xây dựng, là nhà phân phối... Nghiên cứu các ngành nghề có khả năng đầu tư phát triển để giải quyết các việc làm tạo thu nhập cho CBCNV, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh cho từng tháng, quý, năm để phân giao giám sát, đôn đốc các đơn vị thực hiện, lập dự toán ký kết hợp đồng và tham gia quyết toán các công trình khi đã hoàn thành bàn giao cùng phòng kỹ thuật và tổ chức lao động giao điều kiện thi công cho các đơn vị, tính tiền lương và xác định khối lượng để thanh toán quyết toán lương hàng quý cho các đơn vị, cùng phòng vật tư ký các hợp đồng vận tải ngoài năng lực của công ty; phối hợp với các phòng kỹ thuật trong việc phân phối các xe máy thi công, phối hợp các phòng tài chính kế toán thu tiền các khối lượng hoặc công trình đã thi công, tham gia hội đồng thi đua xí nghiệp. * Phòng tài chính kế toán: - Chức năng: Tham mưu cho Giám đốc quản lý tổ chức theo đúng chế độ của nhà nước và quy định của Công ty. Tổng hợp phân tích các hoạt động kinh tế của Công ty nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của vốn kinh doanh, đảm bảo kinh doanh có lãi. Thực sự với chức năng giám đốc đồng tiền. - Nhiệm vụ: Lập kế hoạch tài chính của xí nghiệp, đảm bảo cấp đủ vốn cho xí nghiệp hoạt động, tổ chức hạch toán kế toán đúng chế độ nhà nước và Công ty quy định, tham ra ký kết và thanh toán các hợp đồng kinh tế, hạch toán đây đủ, đúng chế độ các nghiệp vụ kinh tế; thanh toán cấp phát tiền lương cho CBCNV, tổng hợp phân tích báo cáo các hoạt động kinh tế cả Công ty, Công ty quan hệ với ngân hàng và các cơ quan tài chính liên quan khác. Hướng dẫn đơn vị liên quan trong Công ty về công tác thu, chi, tài chính đúng, kịp thời giúp cho công tác hạch toán chung của Công ty được thuận lợi * Phòng kỹ thuật thi công: - Chức năng: Quản lý và giám sát thi công, hướng dẫn kỹ thuật nhằm đảm bảo chất lượng công trình và an toàn lao động, quản lý kinh tế xe máy thi công. Đề xuất sáng kiến cải tiến kỹ thuật áp dụng có hiệu quả trong sản xuất kinh doanh của Công ty. - Nhiệm vụ: Lập kế hoạch phương án thi công, giám sát kỹ thuật thi công và an toàn lao động, hướng dẫn áp dụng sáng kiến kỹ thuật thi công, hướng dẫn đo đạc thiết kế dụng cụ thi công, nghiệm thu bàn giao công trình. Tham gia đào tạo nâng bậc cho công nhân, cùng các phòng tổ chức lao động khách hàng giao điều kiện thi công ra và xác định chất lượng công trình khi thanh toán lương cho các đội, đơn vị, thực hiện chế độ quản lý kinh tế và công tác nghiệp vụ về quản lý... * Phòng thương mại: - Chức năng: Khai thác thị trường, bán hàng, khách hàng làm ăn cùng ký kết các hợp đồng đầu tư, làm đại lý trung gian, tư vấn giúp đỡ khách hàng. Lấy mục tiêu chất lượng là hoạt động của Công ty. Tham gia vào quảng cáo, marketing... thu hút được hợp đồng với các Công ty bạn... - Nhiệm vụ: Thường xuyên quan hệ với các cơ quan, khách hàng trong và ngoài nước để nắm bắt kịp thời các dự án đầu tư, báo cáo lãnh đạo Công ty về khách hàng dự thầu, tham gia xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn và dài hạn. Chào giá trên cơ sở biện pháp của công ty. Nắm bắt kịp thời thị trường các mặt hàng xuất nhập... * Các Đội xây dựng: Tham ra trực tiếp vào thi công, sản xuất, hoạt động theo đúng tiến độ hoạt động, phân công công nhân thành các tổ sản xuất, như tổ nề, tổ mộc, tổ bê tông, có kế hoạch điều động công nhân phục vụ cho công trình thi công một cách hợp lý. Các công việc được khoán theo khối lượng, giao cho các tổ trưởng các tổ có trách nhiệm đôn đốc anh em công nhân làm việc; kỹ sư giám sát thì quản lý về mặt chất lượng, kỹ thuật, tiến độ và nghiệm thu chất lượng từng phần việc, ký nhận khối lượng công việc đã làm để tạm ứng lương cho công nhân. PHẦN II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI SỐ 9 2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Là một Công ty cổ phần, có tư cách pháp nhân được mở tài khoản tại ngân hàng và sử dụng con dấu riêng theo mẫu quy định của nhà nước, thực hiện cơ chế hạch toán kinh doanh xí nghiệp đã căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm kinh doanh của mình để tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức kế toán tập chung. Theo hình thức này ở Công ty toàn bộ công tác kế toán tài chính được thực hiện ở phòng kế toán tài chính của Công ty, từ khâu tổng hợp số liệu, ghi sổ kế toán, lập báo cáo kế toán, phân tích kiểm tra kế toán. Giữa các phòng kế toán và bộ máy quản lý của Công ty có mối quan hệ khăng khít với nhau để xác định được doanh thu, lợi nhuận.... trả lương cho công nhân. Cơ cấu tài chính bộ máy kế toán: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 02: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI SỐ 9 Trưởng phòng tài chính kế toán Kế toán thanh toán Kế toán vật tư công nợ Kế toán tổng hợp và tài sản cố đinh Kế toán tổng hợp Nhiệm vụ của các phần hành kế toán: - Trưởng phòng tài chính - kế toán: Làm chức năng lãnh đạo bộ máy kế toán xí nghiệp, chịu trách nhiệm trước nhà nước về mặt quản lý tài chính của Công ty. Có nhiệm vụ phân công và điều hành bộ máy kế toán thực hiện chức năng quản lý tài chính. - Kế toán tổng hợp kiểm toán tài sản cố định: Hướng dẫn các bộ phận kế toán chi tiết về nghiệp vụ kế toán. Tập hợp số liệu, kiểm tra, hạch toán và vào sổ kế toán tổng hợp, lập các biểu mẫu báo cáo và quyết toán tài chính theo chế độ của nhà nước và quy định của Công ty. Theo dõi tình hình toàn bộ tài sản trong xí nghiệp, ghi chép hạch toán tăng giam TSCĐ, thiết lập khấu hao TSCĐ hàng quý. Theo rõi tình hình hoạt động các loại thiết bị xe, máy. Nắm bắt thường xuyên kịp thời hiện trạng và xác định giá trị còn lại của TSCĐ hàng năm, lập thủ tục thanh lý TSCĐ. - Kế toán vật tư công nợ: Theo rõi việc mua, xuất nhập vật tư và quản lý việc sử dụng vật tư các loại trong quá trình sản xuất. Lập thủ thục xuất, nhập vật tư hàng ngày theo các loại chi tiết và những bảng kê và bản quản vật tư kho tàng. Theo rõi ghi chép và hạch toán các loại công nợ: Công nợ phải thu, công nợ phải trả, vay ngắn hạn, vay dài hạn... Kế toán thanh toán: Lập thủ tục thu, chi theo rõi toàn bộ thu, chi trong Công ty. Kiểm kê việc tính toán ở báo cáo quỹ, quan hệ giao dịch với ngân hàng, ghi chép các khoản tiền gửi, tiền vay... Đối chiếu tiền quỹ tồn và tiền mặt ghi trên sổ sách.. phát hiện kịp thời sai phạm về tiền mặt. Thủ quỹ: Theo rõi, quản lý và thực hiện cấp phát tiền mặt theo số liệu kế toán, căn cứ vào chứng từ thu chi, kiểm tra hợp lý, hợp lệ, hợp pháp và tính chính xác của nó để thực hiện thu, chi... Tổng hợp thu, chi, quỹ tồn vào cuối ngày, lập báo cáo thu, chi theo chế độ nhà nước. 2.2 Đặc điểm vận dụng chế độ chính sách kế toán của Công ty 2.2.1 Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Công ty - Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức ghi sổ kế toán nhật ký chung. Hình thức này phù hợp với đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty. Để vận dụng bằng phương tiện kỹ thuật thanh toán hiện đại Cung cấp thông tin nhanh, chính xác. Hệ thống và quy trình sổ sách kế toán trong Công ty khá chặt chẽ và đầy đủ. Công ty hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh và giá thành theo phương pháp kê khai thường xuyên. Sơ đồ 03: SƠ DỒ HÌNH THỨC SỔ KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG ÁP DỤNG TRONG CÔNG TY Chứng từ gốc Nhật ký đặc biệt TK (111 – 112) Sổ chi tiết các tài khoản Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối tài khoản Sổ cái các tài khoản Nhật ký chung Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 2.2.2 Đặc điểm vận dụng chế độ chứng từ kế toán tại đơn vị Để nắm bắt được thông tin kịp thời chính xác cho người quản lý nhằm đề ra quyết định quản lý đúng đắn thì mọi biến động về tài sản đều phải được ghi chép trên chứng từ kế toán. Về mặt kế toán: Chứng từ kế toán ghi chép đúng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải có chứng từ để chứng minh và làm căn cứ ghi sổ. Về mặt pháp lý: Là căn cứ để thanh tra, kiểm toán các chanh chấp phát sinh trong mối quan hệ kế toán. Căn cứ tình hình cụ thể Công ty áp dụng quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng bộ tài chính. + Chứng từ về tiền tệ gồm: Phiếu thu Phiếu chi Giấy đề nghị tạm ứng. Giấy thanh toán tiền tạm ứng Uỷ nhiệm thu Giấy lĩnh tiền mặt Hợp đồng kinh tế + Theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn NVL - CCDC sử dụng chứng từ: Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Biên bản kiểm kê vật tư Phiếu xin lĩnh vật tư + Tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ Biên bản kiểm kê TSCĐ Thẻ TSCĐ Biên bản thanh lý TSCĐ Biên bản đánh giá lại TSCĐ Bảng tính khấu hao TSCĐ + Lao động tiền lương: Bảng chấm công Bảng chấm công làm thêm giờ Bảng thanh toán tiền lương Bảng phân công tiền lương và BHXH Giấy đi đường + Bán hàng: Hoá đơn bán hàng Phiếu giao hàng kiểm kê giao nhận hàng... + Theo giá trị gia tăng: Tờ khai thuế GTGT Bảng kê chứng từ hoá đơn các hàng hoá dịch vụ mua vào... Ngoài ra Công ty còn sử dụng các chứng từ khác: Các hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán hàng hoá, giấy chứng nhận nghỉ ốm, hưởng BHXH,... trợ cấp đau ốm, thai sản...... 2.2.3 Hệ thống tài khoản kế toán của đơn vị Công ty áp dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng bộ tài chính. Kế toán sử dụng: TK 152 – Nguyên vật liệu TK 153 – Công cụ dụng cụ TK 151 – Hàng mua đang đi đường TK 133 – Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ Công ty đã xây dựng hệ thống tài khoản từ cấp 2 đến cấp 4 phù hợp với yêu cầu quản lý sản xuất. * TK 152 có thể mở thành 2 loại tài khoản cấp 2 để kế toán chi tiết theo từng loại NVL phù hợp với nội dung kinh tế và yêu cầu kinh tế giá trị của doanh nghiệp TK 1521 – NVL chính TK1522 – NVL phụ TK1523 – Nhiên liệu TK1524 – Phụ tùng thay thế TK 1525 – Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản TK1528 – Vật liệu khác * TK 153 “ Công cụ dụng cụ tài khoản 153 sử dụng để phản ánh biến động tăng giảm loại công cụ dụng cụ theo yêu cầu thực tế. TK153 có ba loại tài khoản cấp 2: TK1531 – Công cụ dụng cụ TK1532 – Bao bì luôn chuyển TK1533 - Đồ dùng cho thuê * TK 151" Hàng mua đang đi đường" . Tài khoản này phản ánh giá trị các loại vật tư hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán, nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình đang đi đường về nhập kho. * TK331 “Phải trả người bán” . Tài khoản này được sử dụng phản ánh quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người bán, nhận thầu cắt khoán vật tư. Ngoài ra kế toán còn sử dụng 1 số TK liên quan như: TK 111 – Tiền mặt TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp TK627 – Chi phí sản xuất chung TK641 - Chi phí bán hàng TK642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp * Vận dụng các chế độ kế toán tài chính - Phương pháp hạch toán kế toán hàng tồn kho - Phương pháp nộp thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ thuế - Phương pháp khấu hao: Khấu hao đường thẳng - Kỳ báo cáo các kế toán tài chính: Báo cáo vào cuối mỗi năm - Phương pháp thẻ song song - Phương pháp đối chiếu luôn chuyển - Phương pháp số dư - Hình thức sổ kế toán: Hình thức nhật ký chung, nhật ký chứng từ - Phương pháp xác định nguyên vật liệu nhập kho: Phương pháp kê khai thường xuyên - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong sổ kế toán: Tiền Việt Nam đồng (VNĐ) * Hệ thống báo cáo tài chính: Công ty lập báo cáo tài chính theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng bộ tài chính. Hệ thống báo cáo của Công ty gồm: Bảng cân đối kế toán (Mẫu B01 – DN) Báo cáo kết quả kinh doanh (Mẫu B02 – DN) Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu B03 – DN) Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu B09 – DN) Các báo cáo này Công ty lập vào cuối mỗi quý, mỗi năm tài chính Ngoài ra công ty còn sử dụng một số báo cáo nhằm phục vụ nhu cầu quản lý điều hành nội bộ công ty. Báo cáo kiểm kê quỹ tiền mặt thực tế Báo cáo đối chiếu kiểm kê công nợ Báo cáo kiểm kê vật tư – CCDC Báo cáo tăng giảm TSCĐ Báo cáo chi tiết doanh thu bán hàng 2.3 Đặc điểm tổ chức một số phần hành kế toán chủ yếu của Công ty 2.3.1 Kế toán TSCĐ 2.3.1.1. Đặc điểm TSCĐ: Kế toán TSCĐ có nhiệm vụ ghi chép và tổng hợp số liệu về tình hình tăng, giảm, trích khấu hao các TSCĐ. Công ty có nhiều TSCĐ lớn, tổng giá trị TSCĐ của Công ty là 9.375.445.162 đồng bao gồm các loại máy khác nhau như máy tiện, máy khoan toạ độ, máy cắt CNC... Để tiện việc quản lý TSCĐ và tính khấu hao công ty chia TSCĐ thành: Nhà cửa, vật kiến trúc: Gồm nhà xưởng, khu văn phòng, nhà giới thiệu sản phẩm.... Máy móc thiết bị: Máy tiện, máy ủi, mát xúc,máy lắp ráp, cân.... Phương tiện vận tải truyền dẫn: Ô tô, cẩu trục... Thiết bị phục vụ quản lý: Máy fax, máy photocopy, máy điều hoà... Việc phân loại này tạo điều kiện cho công tác quản lý, xác định tỷ lệ khấu hao cho mỗi loại sản phẩm. Cụ thể thời gian khấu hao như sau: Loại tài sản Máy móc thiết bị Phương tiện vận tải Thiết bị, dụng cụ quản lý Thời gian khấu hao 06 – 10 năm 06 năm 03 – 05 năm 2.3.1.2 Hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ sách sử dụng: * Tài khoản sử dụng: TK 211, TK 213, TK214, TK331, TK111.... * Chứng từ sự dụng: - Biên bản giao nhận TSCĐ - Biên bản kiểm kê TSCĐ - Thẻ TSCĐ... * Sổ sách sử dụng: - Sổ chi tiết: Sổ chi tết tăng, giảm TSCĐ và tính khấu hao TSCĐ - Sổ tổng hợp: + Nhật ký – chứng từ số 1, 2, 4, 5, 7, 9, 10 + Bảng kê số 4, 5, 6 2.3.1.3 Sơ đồ luôn chuyển chứng từ và hạch toán trên sổ kế toán: Sơ đồ số 04: QUY TRÌNH LUÔN CHUYỂN CHỨNG TỪ VÀ HẠCH TOÁN TSCĐ TRÊN SỔ KẾ TOÁN Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ Biên bản giao nhận TSCĐ Biên bản thanh lý TSCĐ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Bảng kê số 1, 2, ... Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết TSCĐ Sổ cái TK 211, 214... Nhật ký chứng từ số 1, 2, 7, 9... Thẻ và sổ kế toán chi tiết TK 211, 214 Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi Cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra 2.3.2 Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương - Tiền lương là một công cụ rất quan trọng. Tiền lương tạo ra sự say mê nghề nghiệp, vì động cơ tiền lương người lao động phải có trách nhiệm cao trong công việc. - Tiền lương là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất kinh doanh, là vốn ứng trước và là một yếu tố của chi phí sản xuất. - Tiền lương là một trong những công cụ để quản lý doanh nghiệp. Thông qua việc trả lương cho người lao động, người sử dụng lao động có thể tiến hành giám sát, theo dõi lao động làm việc theo tổ chức kế hoạch của mình nhưng đảm bảo tiền lương trả phải đem lại hiệu quả cao. Như vậy người sử dụng lao động quản lý một cách chặt chẽ về số lượng và chất lượng lao động của mình để tra công xứng đáng. 2.3.2.1 Quy trình tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong Công ty Hạch toán tiền lương và các khoản khác cho công nhân viên Thủ tục chứng từ hạch toán: Công việc tính lương, tính thưởng và các khoản khác phải trả cho công nhân viên được thực hiện tập chung tại văn phòng kế toán Công ty. Các chứng từ mà kê toán Công ty dùng để hạch toán bao gồm: + Bảng chấm công + Bảng thanh toán tiền lương + Bảng thanh toán tiền thưởng + Bảng thanh toán tiền BHXH Ngoài ra cò có các chứng từ liên quan khác: Bảng phân bổ tiền lương và trích BHXH, BHYT, KPCĐ, phiếu chi, phiếu thu, bảng kê khấu trừ lương. Thời gian để tính lương, tính thưởng và các khoản khác phải trả cho công nhân viên được tính theo tháng. Tất cả các chứng từ trên phải đước kế toán kiểm tra kỹ, phải đảm bảo các yêu cầu của chứng từ kế toán trước khi tính lương, tính thưởng. Sau khi kiểm tra xong các chứng từ trên, kế toán tiến hành tính lương, tính thưởng và lập bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng. Việc thanh toán lương và các khoản khác thường được chi làm hai kỳ: kỳ một lĩnh, tạm ứng; kỳ hai sẽ nhận số tiền còn lại sau khi trừ các khoản phải khấu trừ vào thu nhập. Các khoản thanh toán lương, thanh toán BHXH, bảng kê danh sách những người chưa lĩnh lương cùng với các chứng từ và báo cáo thu chi tiền mặt phải chuyển kịp thời cho phòng kế toán kiểm tra. - Tài khoản dùng để hạch toán của Công ty: TK334: Phải trả công nhân viên Nội dung phản ánh tình hình tiền lương, tiền công, BHXH cho cán bộ công nhân viên. Sơ đồ 05 SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN CÁC KHOẢN THANH TOÁN VỚI CNVC TK141, 138 TK334 TK 642 Tiền lương, tiền thưởng và các khoản khác phải trả CNVC Các khoản khấu trừ vào thu Quản lý doanh nghiệp Nhập của CNVC TK 3383, 3384 TK4311 Phần đóng góp cho quỹ Tiền thưởng BHXH, BHYT TK 111, 112 TK 338(3) Thanh toán lương, thưởng BHXH phải trả Trực tiếp BHXH và các khoản khác Cho CNV 2.3.2.2 . Hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ Việc trích lập quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ của công ty hoàn toàn như theo nhà nước quy định. - Tài khoản sử dụng: TK338 : Phải trả và phải nộp khác. Phản ánh các khoản phải trả và phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các đoàn thể xã hội, cho cấp trên về PKCĐ, BHXH, BHYT.... Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như: TK111, 112, 642... Sơ đồ 06: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN BHXH, BHYT, KPCĐ TK334 TK338 TK 642 Số BHXH phải trả trực tiếp Trích BHXH, BHYT, KPCĐ cho CNVC theo tỷ lệ qui định tính vào chi phí kinh doanh (19%) TK 111, 112 TK 334 Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ Trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ qui định trừ vào thu nhập của CNVC TK 111, 112 Chỉ tiêu KPCĐ tại cơ sở Số BHXH, KPCĐ chi vượt cấp 2.3.2.3. Sổ kế toán dùng để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong công ty. Công ty sử dụng hệ thống sổ kế toán sau: - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Là sổ ghi nghiệp vụ kinh tế theo thời gian sau khi nghiệp vụ kinh tế đó đã được phản ánh ở chứng từ ghi sổ. - Sổ cái. - Các sổ hạch toán chi tiết TK334,TK338, TK111, TK112, TK642. 2.3.3. Kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ 2.3.3.1. Đặc điểm của vật liệu và CCDC Công ty Cổ phần Đầu Tư Xây Dựng và Phát Triển Thương Mại số 9 là đơn vị chuyên xây dựng, lắp đặt, buôn bán. Do vậy vật liệu kết cấu lên sản phẩm của xí nghiệp rất đa dạng. Bao gồm các vật liệu xây dựng sắt, thép, thép tán các loại, cát vàng, đá nâu, xi măng, cốt bê tông, cốt chữ H, cốt thép... cùng nhựa U PVC, cùng H DPL, gạch, ngói.... Hiện nay các loại vật liệu và công cụ dụng cụ đung cho sản xuất của Công ty đều có sẵn ít biến động. Đây là điều kiện thuận lợi cho Công ty đó phải dự chữ nhiều vật liệu và CCDC trong kho mà thường thấy sản xuất có nhu cầu, bộ phận cung ứng vật tư lập kế hoạch đi mua về. Vật liệu và CCDC của Công ty thường được nhập kho theo hình thức sau: + Vật liệu và CCDC nhập kho đó cần đối chứng lại hoặc do xuất thừa từ trước. + Phế liệu thu hồi Nguồn NVL và CCDC mua ngoài cho xí nghiệp chủ yếu là các đơn vị gần xa địa điểm, khắp mọi nơi Công ty thi công công trình, xây dựng lắp đặt. Tất cả vật tư mua về đều thanh toán bằng tiền mặt, ngân phiếu hoặc séc. Do cơ cấu về chất lượng sản phẩm Công ty, hầu hết vật liệu mua về để đưa vào sản xuất đều phải thử qua các viện thí nghiệm đo lường, như thí nghiệm mẫu bê tông, thí nghiệm sắt thép, xi măng, xí nghiệp quản lý vật liệu thông qua mức tiêu hao NVL do nhà nước ban hành, và có tính đặc thù cho từng công trình và vật tư cấp. Việc phân loại vật liệu trong Công ty được căn cứ vào nội dung kinh tế chức năng vật liệu đối với quá trình sản xuất kinh doanh bao gồm 3 loại chủ yếu Vật liệu chính Vật liệu phụ Công cụ dụng cụ Sau đây là danh mục vật tư của Công ty: Biểu 03: Mục lục vật tư – công cụ dụng cụ TT Tên vật liệu, công cụ dụng cụ Đơn vị tính 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 I. Vật liệu chính Dây nhôm AC – 50 Sắt toán f6 - Ï25 Thép linh L Máy biến thế 180kv Xi măng Đồng các loại, bê tông Đá, cát sỏi.... II. Vật liệu phụ, nhiên liệu (TK1522) Sơn màu các loại Que hàn Dây công nghiệp Mỡ các loại Đường ống nước Nhựa III. Công cụ dụng cụ (TK153) Máy ủi Máy xúc Cần trục bánh xúc lốp Cần trục thấp + dàn Máy đóng cọc Máy khoan các loại Quần áo bảo hộ lao động Găng tay vải Mũ bảo hộ Đồ dùng thiết bị Kg Kg Kg Chiếc Kg Khối lượng Khối lượng Khối lượng Khối lượng Chiếc Khối lượng Khối lượng Khối lượng Khối lượng Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Bộ đôi Chiếc Cái, hộp 2.3.3.2 Hệ thống tài khoản chứng từ sổ sách sử dụng * Tài Khoản sử dụng: TK1521, TK1522, TK1523, TK1524… - TK 153 “ Công cụ dụng cụ” - TK621, TK627, TK154, TK138.. * Chứng từ sử dụng: - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Phiếu thu - Biên bản hàng tháng - Phiếu lĩnh vật tư * Sổ kế toán sử dụng: Sổ c