Thực trạng và một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu một số mặt hàng tại công ty xuất nhập khẩu Seaprodex Hà Nội

t số tiền nhất định cho bên huởng lợi ở một địa điểm xác định bằng phương tiện chuyển tiền do khách yêu cầu . Có hai hình thức chuyển tiền :bằng điện hoặc bằng thư : -Hình thức chuyển tiền bằng điện :ngân hàng thực hiện việc chuyển tiền bằng cách ra lệnh bằng điện cho ngân hàng đại lý ở nước ngoài chuyển trả tiền cho người hưởng lợi . -Hình thức chuyển tiền bằng thư :ngân hàng thực hiện việc chuyển tiền bằng cách viết thư ral ệnh cho ngân hàng đại của mình trả tiền cho người hưỏng lợi . 9.Khiếu nại: Khi thực hiện hợp đồng Nhập Khẩu nếu chủ hàng Nhập Khẩu phát hiện thấy hàng Nhập Khẩu bị tổn thất đỗ vỡ thiếu hụt mất mát thì cần lập hồ sơ khiếu nại ngay để khỏi bõ thời hạn khiếu nại. Đối tượng khiếu nại là người bán ,nếu hàng có chất lượng hoặc số lượng không phù hợp với hợp đồng ,có bao bì không thích đáng ,thời hạn giao hàng bị vi phạm … Đối tượng khiếu nại là người vận tải nếu hàng bị tổn thất trong quá trình chuyên chở hoặc nếu sự tổn thất đó là do lỗi của người vận tải gây nên . Đối tượng khiếu nại là công ty bảo hiểm nếu hàng hoá ,đối tuợng của bảo hiểm bị tổn thất do thiên tai ,tai nạn bất ngờ hoặc do lỗi của người thứ ba gây nên ,khi những rủi ro nayd đã được mua bảo hiểm. Đơn khiếu nại phải được kèm theo những bằng chứng về tổn thất(như biên bản giám định ,COR,ROROC hay CSC…),hoá đơn ,vận đơn đường biển đơn bảo hiểm( nếu khiếu nại cônh ty bảo hiểm ) . Ngoài ra nếu việc khiếu nại không được giải quyết thoả đáng,hai bên có thể kiện nhau tại hội đồng trọng tài (nếu có thoả thuận trọng tài)hoặc tại toà án . Phần II Thực trạng thực hiện hợp đồng Nhập Khẩu tại công ty SEAPODEX HN I.Tổng quan về công ty XNK thuỷ sản SEAPODEX HN 1.Lịch sử hình thành và phát triển của công ty: Công ty SEAPODEX HN ra đời tronh hoàn cảnh kinh tế Việt Nam đang gặp rất nhiều khó khăn nhưng cũng từ những thử thách gay go đó mà một mô hình công nghiệp mới ra đời và tỏ rõ được một sức sống đó là mô hình phát triển chuyên doanh hoá các mặt hàng thuỷ sản kết hợp với kinh doanh tổng hợp đa dạng hoá các mặt hàng sắt thép,vật liệu điện,tư liệu tiêu dùng… Công ty SEAPRODEX là một doanh nghiệp thuộc bộ thuỷ sản thực hiện việc sản xuất kinh doanh theo quyết định số 544TS/QĐ của bộ thuỷ sản ra ngày 5/7/1980 và đến ngày 16/4/1993 bộ thuỷ sản mới ra quyết định chính thức đổi tên chi nhánh XNK hải sản Hà Nội thành công ty XNK thuỷ sản Hà nội, với tên giao dịch quốc tế là SEAPRODEX HN có trụ sở kinh doanh đặt tại 42 láng hạ Hà Nội. Công ty SEAPODEX HN là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập có tư cách pháp nhân có tài khoản riêng tại ngân hàng Viet Com Bank. Trong lĩnh vực kinh doanh thương mại thì xuất khẩu thuỷ sản vẫn chiếm một tỷ trọng lớn đối với công ty,tuy nhiên với sự thay đổi của cơ chế thì các mặt hàng mà công ty kinh doanh về sắt thép, vật liệu điện, tư liệu tiêu dùng cũng đang chiếm một vị trí tương đối quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty. Trong những năm qua công ty gặp rất nhiều khó khăn từ nhiều phía nhưng trước nhữnh đòi hỏi cấp bách về sự sống còn của công ty, ban lãnh đạo và toàn bộ công nhân viên đã đi tìm con đường cho chính mình.Để có thể đứng vững trên con đường đó thì công ty đã khảng định chính mình với mô hình kinh doanh là : phát triẻn kinh doanh theo hướng đa dạng hoá các mặt hàng, đồng thời cải tiến những phương thức kinh đoanh, mở rộng mạng lưới kinh doanh,đặc biệt phải quan tâm nhiều đến Nhập Khẩu để đáp ứng đòi hỏi của thị trường và nhu cầu tiêu dùng. 2.Cơ cấu tổ chức của SEAPRODEX HN: -Đặt trụ sở văn phòng tại 42 Láng Hạ HN -Giám đốc:Điều hành mọi hoạt động của công ty, chịu hoàn toàn mọi trách nhiệm với công ty và bộ thuỷ sản về kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. +Phó giám đốc phụ trách đối ngoại,giao dịch với bạn hàng nước ngoài,đặt các quan hệ làm ăn lớn và phụ trách các vấn đề liên doanh với nước ngoài. +Phó giám đốc phụ trách kinh doanh XNK và các đơn vị phụ thuộc. +Phó giám đốc phụ trách đối nội,tài chính và kinh doanh tổng hợp. -Các phồng ban nghiệp vụ. Hệ thống các phòng ban của SEA Ban giám đốc Phó giám đốc 2 Phó giám đốc 3 Phó giám đốc 1 PXNHS PHCSN PKD XNK TH PTC CBLĐTL Phòng tổ chức lao động và cán bộ tiền lương :gồm 8 nhân viên tham mưu cho ban giám đốc về tổ chức quản lý cơ cấu lao động ,tiền lương và các chế độ chính sách khác . -Phòng kinh doanh xnk tổng hợp :gồm 7 nhân viên có chức năng xuất khẩu một số mặt hàng gia công và Nhập Khẩu một số máy móc thiết bị lạnh phục vụ đánh bắt và bảo quản thuỷ sản cũng như một số loại sản pkẩm khác như ti vi,tủ lạnh … -Phòng xuát khẩu thuỷ sản :gồm 6 nhân viên có chức năng chính là xất khẩu các mặt hàng hải sản như :tôm ,cá ,mực… -Phòng hàn chính sự nghịêp :phụ trách các vấn đè về chế độ chính sách của nhà nước . 3.Chức năng nhiệm vụ của công ty: Chức năng : +Trực tiếp xuất khẩu các mặt hàng thuỷ sản:tôm,cá,mực. +Kinh doanh các loại vật tư ,hàng hoá thuộc ngành vật liệu điện . +Trực tiếp Nhập Khẩu các mặt hàng vật tư ,vật liệu điện … +Nhận uỷ thác Nhập Khẩu ,làm đại lý… +Tổ chức sản xuất gia công ,liên doanh,liên kết hợp tác đầu tư sản xuất với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước . Nhiệm vụ: +Thực hiện nghiêm chỉnh các hợp đồng kinh tế ,hợp đồng ngoại thương đã ký kết . +Khai thác hiệu quả các nguồn vốn. +Tuân thủ và chấp hành hoàn toàn nghĩa vụ đối với nhà nướ.c 4.Đặc điểm về sản phẩm ngành hàng của công ty: a.Những sản phẩm xuất khẩu : công ty SEAPODEX HN chủ yếu xuất khẩu những mặt hàng thuỷ sản. -Mặt hàng tôm chiếm tỷ trọng lớn thường được xuất dưới dạng nguyên liệu và chế biến . -Mặt hàng mực. -mặt hàng cá … b. Những mặt hàng Nhập Khẩu :công ty chủ nhập các loại vật tư hàng hoá phục vụ sản xuất và tiêu dùng ,tuỳ theo thay đổi diễn biến của thị trường mà điều chỉnh chủng loại và doanh số các sản phẩm Nhập Khẩu Những mặt hàng Nhập Khẩu chủ yấu là : +Tư liệu sản xuất :Nhập Khẩu các lọai sắt thép,hoá chất và máy thu hình . +Tư liệu tiêu dùng :hàng điện tử ,ống nước…trong đó các mặt hàng sắt tiêu dùng đóng vai trò chủ đạo chiếm tới 70% kim ngạch Nhập Khẩu. 5. Đặc điểm về vốn và nguồn lực kinh doanh của công ty: Trong thời gian này công ty đã không ngừng tăng cường và phát triển đội ngũ cán bộ nhưng do nguồn vốn kinh doanh của SEAPODEX còn rất hạn hẹp nên công ty chưa có khả năng tiến hành các hoạt động MARKERTING có hiệu quả.Chính vì vật công ty đã mở liên doanh nhằm huy động vốn ,đồng thời vay thêm các ngân hàng để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Bảng1:Tình hình nguồn nhân lực và cơ cấu vón của SEAPRODEX HN: 1999 2000 2001 Lực lượng lao động(người) -Số lượng nhân viên 445 488 527 +Trong biên chế 292 305 360 +Hợp đồng 153 193 167 -Trình độ +Đại học và trên đại học 81 92 111 +Trung học 18 24 30 Loại vốn.(tỷ đồng) -Vốn cố định. 31,7 32,7 32,8 -Vốn lưu động. 5,3 5,8 6,3 -Vốn liên doanh 20 20,7 20,7 6.Đặc điểm về thị trường và khách hàng: -Về xuất khẩu:các sản phẩm của công ty dã được xuất khẩu sang một số thị trường:Nhật Bản , Hồng Kông, Singapo. -Về nhẩp khẩu:thị trường lớn nhất của công ty là Hàn quốc;Liên bang Nga, Nhật bản và Đài Loan trong đó mỗi thị trường đều gắn với một mặt hàng nhất định,chẳng hạn ti vi của Hàn Quốc,thép của Nga,các hàng tiêu dùng cao cấp như máy điều hoà nhiệt độ,máy giặt,photocopi của Nhật bản và Đài loan. Bảng2: tình hình kinh doanh của công ty trong 2 năm gần đây: Năm Sảnlượng XK (tấn) Kim ngạch xuất khẩu Kim ngạch Nhập Khẩu Tổng số 1000USD) Tốc độ tăng % Tổngsố (1000 USD) Tốc độ tăng % 1999 2.500 15.640 100 16.009 100 2000 3000 18.769 120 17.600 110 2001 3.300 20.580 132 19.500 122 Tổng Ta nhận thấy rằng trong 3 năm gần đây tình hình kinh doanh của công ty là rất tốt .Sản lượng xuất khẩu năm 2000 đạt được 3.000 tấn đạt giá trị xuất khẩu là 18.769.000(USD) với tốc độ tăng 120% so với năm 1999 và năm 2001 đạt 3.300 (tấn) ,đạt giá trị xuất khẩu là 20.580.000 (USD )với tốc độ tăng là 132% so với năm 1999 Trong khi đó kim ngạch Nhập Khẩu cũng tăng đáng kể với năm 2000 đạt 17.600.000 (USD) với tóc độ tăng là 110% so với năm 1999 và đến năm 2001 đạt được 19.500.000(USD) tăng 122% so với năm 1999 là 16.009.000 (USD ) II.Thực trạng việc thực hiện hợp đồng tại công ty SEAPODEX HN: 1. Tình hình Nhập Khẩu môt số mặt hàng của công ty: a.Mặt hàng thép lá và thép tấm: Thép lá và thép tấm là một trong những cán phẩm quan trọng nhất ,được sử dụng rộng dãi trong các ngành sản xuất ,xây dựng và sinh hoạt .Từ théplá, thép tấm ,người ta có thể gò rập thành các chi tiết máy ,thùng chứa ống dẫn …ngoài ra trong xây dựng người ta còn dùng thép lá thép tấm làm sân mái nhà và các kết cấu khác .Ngoài ra nhiều loại dụng cụ gia đình đều làm từ thép lá :thùng chậu ,bình chứa …còn trong công nghiệp thực phẩm thì không thể thiếu được thép lá tráng thiếc để làm hộp Do những tính chất và kỹ năng kỹ thuật của từng loại thép khác nhau mà công ty nhập vào tuỳ theo diễn biến và nhu cầu thị trường . -Loại thép tấm :để đáp ứng được với nhu cầu của thị trường ,công ty thường nhập các loại thép sau : +Thép tấm đóng tầu :thường có độ dài từ 2,5-5mm được dùng trong công nghệ đóng tầu +thép tấm làm cầu thường có độ dày từ 12-60mm -Loai thép lá :thường gồm có thép lá cuộn và thép lá kiện Bảng3:Sau đây là số lượng Nhập Khẩu mặt hàng thép của công ty trong những năm 1999,2000,2001 Mặt hàng Nhập từ nước 1999 2000 2001 SL (tấn) GT (1000 USD) SL (tấn) GT (1000 USD) SL (tấn) GT (1000 USD) Thép tấm Nga,Đài loan 18.000 4.914 19.670 5.370 20.000 5.460 Thép lá cuộn Nga 9.500 2.755 13.000 3.770 12.000 3.480 Thép lá kiện Nga 12000 3.540 12.000 3.540 15.960 4.710 39.500 11.209 44.670 12320 47.960 13650 Qua bảng trên ta thấy,nói chung tình hình kinh doanh của công ty luôn ở định ,với mức tăng đều qua các năm .Cụ thể là đối với mặt hàng thép tấm năm 1999 đạt 18.000(tấn)với giá trị là 4.914.000 (USD) ,năm 2000 đạt 19.670 (tấn) với giá trị là 5.370.000(USD) và đến năm 2001 đạt được 20.000 (tấn) vói gía trị là 5.460.000(USD). Mặt hàng thép lá kiện cũng tăng dần ,cụ thể là năm 1999 đạt 12.000 (tấn) với giá trị là 3.540.000 (USD) ,Năm 2000 cúng đạt 12.000(tấn) voía giá trị là 3.540.000(USD) và đến năm 2001 đạt 16.960 (tấn) với giá trị tăng là 4.710.000 (tấn) Đến mặt hàng thép lá cuộn cũng có những tăng trưởng đáng kể ,cụ thể là năm1999 đạt được 9.500 (tấn) với giá trị là 2.755.000 (USD),năm 2000 đạt được 13.000 (tấn) voái giá trị là 3.770.000 (USD) và đến năm 2001 thì đạt được 12.000 (tấn) voái giá trị là 3.480.000 (USD). Qua đó ,ta có thể nhận thấy trog 3 năm gần đây các loại mặt hàng thép luôn tăng trưởng đều qua các năm .Diều đó đã phản ánh được tốc đọ ngàu càng tăng lên của công ty . b.Nhập Khẩu một số mặt hàng khác : Ngoài Nhập Khẩu sắt thép công ty còn Nhập Khẩu một số các tư liệu tiêu dùng ,các đồ điện tử nhưi tivi máy giặt … Sau đây là số lượng Nhập Khẩu một số mặt hàng của công ty trong thời gian vừa qua: Bảng4:nhập khẩu một số mặt hàng khác của công ty Mặt hàng Nhập từ nước 1999 2000 2001 SL GT (1000 USD) SL GT (1000 USD) SL GT (1000 USD) Ti vi HQ 3.500(ch) 1.000 3.600 (ch) 1.026 3.750 (ch) 1.070 Máy giặt NB, ĐL 3.330(ch) 1.200 3.000 (ch) 1.080 3.400 (ch) 1.224 Máy Photo NB 2.120 (ch) 1.800 2.500 (ch) 2.125 2.650 (ch) 2.250 Nhựa ĐL 3.500 (tấn) 800 4.560 (tấn) 1..049 5.680 (tấn) 1.306 4.800 5280 5.850 Từ bảng trên ta thấy do nhu cầu về các mặt hàng tiêu dùng ngày càng tăng lên,nên trong những năm qua những mặt hàng này của công ty không ngừng tăng lên .Cụ thể là mặt hàng ti vi đạt 3.500 (chiếc) với giá trị 1.000.000(USD) năm 1999 và đạt 3.600 (chiếc) năm 2000 với giá trị 1.026.000 (USD) và đến năm 2001 đạt 3750(chiếc )với giá trị 1.070.000 (USD ).Đến mặt hàng nhựa tuy là một trong những mặt hàng mới mẻ của công ty nhưng cũng đă đạt được một số thành tựu. Cụ thể là năm 1999 đạt 3.500 (tấn) với giá trị 800.000(USD) và năm 2000 đạt 4.560 (tấn) với giá trị Nhập Khẩu là 1.049.000(USD) và đến năm 2001 đạt 5.680 (tấn )với giá trị Nhập Khẩu là 1.306.000(USD) Còn mặt hàng máy giặt cũng đã đạt được một số thành tựu đáng kể ,cụ thể là năm 1999 đạt được 3.300 (chiếc) với giá trị là 1.200.000(USD), năm 2000 đạt được 3.000 (chiếc) với giá trị là 1.080.000 (USD) và đến năm 2001 đạt 3.400 (chiếc) với giá trị là 1.224.000 (USD) Mặt hàng máy phôtocopy ,năm 1999 cũng đạt được 2.120 (chiếc) với gía trị là 1.800.000(USD),năm 2000 đạt được 2.500 (chiếc) với giá trị là 2.125.000(USD) và đến năm 2001 đạt được 2.650(chiếc) với giá trị là 2.250(USD). Do đó ta nhận thấy tinh hình kinh doanh của công ty trong 3 năm gần đây là rất tốt . Vậy ta có tổng kim ngạch Nhập Khẩu các mặt hàng tiêu dùng và Sắt Thép của Công ty qua các năm 1999, 2000, 2001 được thể hiện qua bảng sau. Bảng 5: (Đơn vị: 1000 USD) Các mặt hàng 1999 2000 2001 GT TT(%) GT TT(%) GT TT(%) Théo các loại 11.209 70 12.320 70 13.650 70 Tivi 1.000 6,25 1.026 5,8 1.070 5,5 Máy giặt 1.200 7,5 1.080 6,2 1.224 6,3 Máy phôtcopy 1.800 11,25 2.125 12 2.250 11,5 Nhựa 800 5 1.049 6 1.306 6,7 Tổng 16.009 100 17.600 100 19.500 100 Từ bảng trên, ta nhận thấy mặt hàng thép vẫn là một trong những mặt hàng chủ đạo của công ty, năm 1999 các loại mặt hàng thép đạt được 11.209.000(USD) chiếm tới 70% tổng kim ngạch mhập khẩu của công ty, đến năm 2000 đạt được 12.320.000 (USD) nó cũng chiếm tới 70% tổng kim ngạch nhập khẩu của công ty và đến năm 2001 đạt được 13.600.000(USD) cũng chiếm tới 70% tổng kim ngạch nhập khẩu của công ty. Tiếp theo là mặt hàng Photocopy,năm 1999 đạt được 1.800.000(USD) chiếm tới 11.5% tổng kim ngạch nhập khẩu của công ty ,đến năm 2000 đạt được 2.125.000 (USD) chiếm tới 12% tổng kim ngạch nhập khẩu của công ty và đến năm 2001 đạt được 2.250.000 USD chiếm tới 11,5% tổng kim ngạch nhập khẩu. Đến mặt hàng nhựa, tuy là một trong những mặt hàng mới của công ty, nhưng năm 1999 cũng đã đạt được 800.000 (USD) chiếm tới 5% tổng kim ngạch nhập khảu của công ty ,đến năm 2000 đạt được 1.049.000 (USD) chiếm toái 6% tổng kim ngach nhập khẩucủa công ty và đến năm 2001 cũng đạt được 1.306.000 USD chiếm tới 6,7% tổng kim ngạch nhập khẩu. Còn mặt hàng máy giặt và ti vi là một trong những mặt hàng mà thị trường trong nước đã bão hoà, tuy nhiên đến năm 2001: đối với mặt hàng ti vi công ty cũng đã đạt được 1.070.000USD chiếm tới 5,4% tổng kim ngạch nhập khẩu; còn đối với mặt hàng máy giặt công ty cũng đạt được 1.224.000USD chiếm tới 6,4% kim ngạch nhập khẩu. Sở dĩ có được sự tăng trưởng mạnh như vậy trong các năm 1999 2000, 2001;đặc biệt là năm 2001 là do: công ty thiết lập được nhiều mối quan hệ với các khách hàng trong nước cũng như đối với các bạn hàng bên ngoài. Ngoài ra công ty còn có sự đầu tư đúng hướng, huy động được nhiều nguồn vốn, thực hiện được nhiều hợp đồng nhập khẩu (ước tính năm 2001 công ty đã thực hiện được khoảng 80 hợp đồng nhập khẩu). 2. Các thị trường Nhập Khẩu của công ty. Công ty seaprodex Hà Nội thực hiện Nhập Khẩu các mặt hàng Sắt thép, và các mặt hàng tiêu dùng chủ yếu từ các nước Nga, Nhật bản, Hàn Quốc, và Đài Loan. Tuỳ theo ưu thế của nhu cầu thị trường mà công ty lựa chọn sao cho việc Nhập Khẩu có hiệu quả nhất (về giá cả, chất lượng...) Sau đây là tình hình Nhập Khẩu từ các thị trường của công ty seaprodex HN. Bảng 6: Thị trường nhập Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 Giá trị 1000 (USD) Tỷ trọng % Giátrị 1000(USD) Tỷ trọng % Giá trị 1000 (USD) Tỷ Trọng % LX 8967 56 9586 56 10920 56 ĐL 3282 20,5 3792 21,18 4260,8 21,85 HQ 1000 6,25 1026 5,82 1070 5,48 NB 2760 17,25 2989 17 3249,2 16,67 Tổng 16000 100 17600 100 19500 100 Từ bảng trên ta thấy ,mặc dù trong thời gian gần đây nền kinh tế Liên Xô có vẻ chững lại so với nền kinh tế thế giới nhưng liên xô vẫn là thị trường lớn nhất của công ty , từ các năm 1999 ,2000, 2001 nó vẫn đạt được 8.967.000 (USD) ;9.585.000 (USD) ;10.920.000 (USD),chiếm tới 56% tổng kim ngạch Nhập Khẩu của công ty.Tiếp theo đó là thị trường Đài Loan , năm 1999 nó đạt được 3.282.000(USD)chiếm tới 20,5% so với tổng kim ngạch Nhập Khẩu của công ty ,năm 2000 nó đã đạt được 3.729.000 (USD) và chiếm tới 21,18 % tổng kim ngạch nhập khẩu và đến năm 2001 thì nó đạt được 4.260.800(USD) và chiếm tới 21,85% tổng kim ngạch nhập khẩu .Cuối cùng là thị trường Nhật Bản và thị trường Hàn Quốc cũng đã đạt được một số thành tựu ,cụ thể là ở thị trường Nhật Bản năm 1999 đạt 2.760.000(USD) chiếm 17,25% ,năm 2000 dạt 2.989.000 (USD) chiếm tới 17% và đến năm 2001 đạt được 3.249.200 (USD) chiếm tới 16,67% tổng kim ngạch nhập khẩu .Đến thị trường Hàn Quốc năm 1999 cũng đạt được 1.000.000 (USD) chiếm tới 6,25% ,năm 2000 đạt được 1.026.000(USD) chiếm tới 5,82% và đến năm 2001 đạt được 1.070.000 (USD) chiếm tới 5,48% tổng kim ngạch nhập khẩu của công ty. Có thể nói ,để đạt được điều như vậy là nhờ trong qúa trình mua bán ngoại thương công ty SEAPODEX HN đã chủ yếu duy trì hình thức Nhập Khẩu trực tiếp vì vậy mà nó luôn thu được những kết quả cao. 3.Quy trình thực hiện hợp đồng Nhập Khẩu tại công ty SEAPODEX HN 3.1Xin giấy phép Nhập Khẩu : Công ty SEAPODEX HN được phép Nhập Khẩu tất cả các trang thiết bị điện tử và sắt thép để phục vụ cho sản xuất và tiêu dùng . Trước kia công ty phải xin giấy phép Nhập Khẩu chuyến đối với từng loại hàng hoá ,nhưng trong một vài năm gần đây công ty không phải xin giấy phép mà chỉ cần có giấy đăng ký kinh doanh và mã số kinh doanh. 3.2 Mở L/C khi bên bán báo : Do công ty SEAPODEX tham gia vào hoạt động Nhập Khẩu trực tiếp nên công ty và bạn hàng của mình thường xuyên áp dụng phương thức thanh toán quốc tế .Một trong những phương thức thanh toán quốc tế mà công ty hay áp dụng để thanh toán cho bạn hàng là thanh toán bằng phương thức L/C “at sight” ,thường dùng để áp dụng cho những đơn đặt hàng không ổn định hoặc các lô hàng dài từ 20 ngày trở nên . Mọi chi tiết trong L/C phải được lập rất chính xác .Đặc biệt là các đặc điểm về thông số kỹ thuật đối với một số mặt hàng nhập khẩu về các loại thép và các đố điện tử của công ty trong L/C là phải hết sức chính xác . Nếu có sai xót xẩy ra trong L/C ,công ty phải đề nghị ngân hàng sửa chữa ,chi phí sửa chữa L/C do bên bán gây ra sai xót phải thanh toán . Ví dụ :trong L/C số 3687 mở ngày 3/5/2001 tại ngân hàng Việt Com Bank (L/C thuộc hợp đồng nhập khẩu thép lá tấm giữa công SEAPRODEX và mộy công ty của Liên Bang Nga ),đã xẩy ra sai xót vè ký hiệu thép lá tấm ,nguyên nhân sai xót là do tài liệu từ công ty của Liên Bang Nga gửi sang (đã nhận sai xót về mình ).Công ty đã tiến hành yêu cầu ngân hàng Việt Com Bank sửa đổi L/C đó và công ty phải thanh toán cho ngân hàng phí sửa đổi L/C và tiền điện phí đó.Do nguyên nhân xuất phát từ phía công ty của Nga nên công ty này phải chịu trách nhiệm hoàn trả số tiền này cho công ty. Nhìn chung việc sai xót trong L/C xẩy ra khá cao trong tổng số thực hiện hợp đồng của công ty. -Công việc mở L/C của công ty được tiến hành như sau : +Căn cứ vào hợp đồng ngoại thương được ký kết giữa 2 bên ,công ty tiến hành thủ tục xin mở L/C tại ngân hàng Vietcom bank với mức ký quỹ là 10% +Nhận được đơn xin mở L/C của công ty ngân hàng tiến hành xem xét và mở một L/C theo đúng yêu cầu của công ty,đồng thời thông báo cho công ty biết việc mở L/C và đã được chuyển đến người xuát khẩu qua ngân hàng thông báo ở nước người xuất khẩu +Ngân hàng này sẽ thông báo cho người xuất khẩu ,sau khi kiểm tra và xem xét và nếu chấp nhận L/C thì người xuất khẩu tiến hành giao hàng cho công ty và dồng thời thông báo cho công ty biết là hàng đã được giao +Sau đó người xuất khẩu lập một bộ chứng từ theo đúng L/C thông qua ngân hàng thông báo để chuyển đến cho ngân hàng mở L/C cùng với hối phiếu để thanh toán cho mình +Ngân hàng mở L/C của công ty kiểm tra chứng từ của bên xuất khẩu ,nếu thấy hợp lệ thì sẽ thanh toán ,còn nếu không sẽ từ chối thanh toán và trả lại chứng từ đó .Tuy nhiên ở công ty SEAPODEX HN chưa bao giờ xẩy ra trường hợp như vậy ,bởi các baạn hàng của công ty đều là những người dầy dạn kinh nghiệm trên thị trường nên rất cẩn thận trong việc lậo bộ chứng từ này +Sau khi ngân hàng mở L/C thanh toán cho người xuất khẩu ,ngân hàng sẽ chuyển cho công ty bộ chứng từ để công ty đi nhận hàng và tiến hành thanh toán_Khi nhận được chứng từ công ty tiên hành xem xét và thanh toán cho ngân hàng. Có thể thấy viêc mở L/C của công ty diễn ra rất thuận lợi ,bởi công ty và ngân hàng Vietcom bank đều là những đối tác làm ăn lâu dài và rất có uy tín Ngoài hình thức thanh toán bằng L/C công ty còn có hình thức thanh toán bằng transfer Telegragh hoặc thanh toán bằng tiền mặt,đối với hình thức này công ty chỉ áp dụng khi cần phải Nhập Khẩu những lô hàng có nhu cầu đột xuất 3.3 Mua bảo hiểm : Công ty thường làm hợp đồng Nhập Khẩu với giá CFR /HP có nghĩa là công ty chỉ có trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hoá còn tiền hàng cước phí thì thuộc về bên bán .Thông thường,công ty mua bảo hiểm của Bảo VIệt ,và hợp đồng baỏ hiểm của công ty với Bảo Việt thường là hợp đồng bao hiểm bao.Đối với loại bảo hiểm này công ty phải ký hợp đồng bảo hiểm từ đầu năm và khi hàng bắt đầu xuống tầu công ty chỉ việc gửi cho Bảo Việt một thông báo gọi là”Giấy báo bắt đầu vận chuyển “ 3.4 Làm thủ hải quan : Thông thường các mặt hàng nhập khẩu của công ty như :các loại thép nhập từ Liên Bang Nga,tivi từ Hàn Quốc ,nhựa từ Singapo…được giao nhận tại cảng Hải Phòng.Và khi hàng hoá về tới cảng Hải Phòng ,công ty phải tiến hành làm thủ tục hải quan cho hàng hoá vừa nhập về ,theo đúng như quy định trình tự về thủ tục làm hải quan đối với hàng hoá nhập khẩu .Do đó cán bộ di nhận hàng của công ty phải thực hiện những bước như sau: -Khai báo hải quan : công ty sẽ phải nộp cho cảng hồ sơ hải quan bao gồm: +Tờ khai hải quan (phải kê khai chi tiết ). +Hợp đồng ngoại . +L/C. +Hoá đơn thương mại. +Điều kiện bao bì đóng gói . +C/O,C/F,C/Q. +Giấy phép nhập khẩu . +Vận đơn. -Xuất trình hàng hoá :cán bộ công ty sẽ phải xuất trình hàng hoá cho cơ quan hải quan ,sau đó hải quan sẽ đối chiếu tờ khai hải quan với thực tế để quyết định có cho hàng hoá ra khỏi cảng hay không. -Thưc hiện các qyết định của hải quan:công ty hoàn toàn tuân theo các quy định của hảI quan. Sau khi làm xong các thủ tục hải quan công ty đựơc trả lại hồ sơ hải quan và thông báo thuế .Công ty nhận hàng và có trách nhiệm nộp thuế nhập khẩu (VAT) 3.5 Nhận hàng và kiểm tra hàng hoá: Khi các mặt hàng nhập khẩu được các đối tác chuyển về tới cảng Hải Phòng ,cảng sẽ báo cho công ty biết và công ty sẽ làm các thủ tục để nhận hàng .Công ty phải tiến hành ký kết hợp đồng uỷ thác cho cảng về việc giao nhận hàng từ tầu nước ngoài trở về .Sau khi nhận được thông báo là tầu sắp về tới cảng công ty sẽ đến đại lý trình vận đơn ,để được đại lý cấp cho lệnh giao hàng (O/D).Sau đó công ty mang lệnh giao hàng tới làm thủ tục hải quan và đem bộ chứng từ nhận hàng trong đó có lệnh giao hàng để xuống cảng nhận hàng . Khi nhận hàng công ty sẽ xuống cảng đống phí lưu kho ,phí xếp dỡ ,lấy biên lai ,xác nhận O/D sau đó đem O/Dtới bộ phận kho vận để làm phiếu xuát kho . Trong quá trình nhận hàng ,cán bộ kinh doanh nhập khẩu của công ty sẽ kiểm tra hàng và yêu cầu cơ quan giám định (VINACONTROL) giám định hàng hoá ,công ty bảo hiểm (Bảo Việt )sẽ xác định mức độ thiệt hại (nếu có).Sau khi nhận hàng song các bên sẽ ký vào biên bản tổng kết giao nhận hàng hoá . Việc giao nhận ở cảng Hải Phòng luôn diễn ra theo đúng quy định ,nhanh chòng, thuận tiện .Công ty luôn thanh toán đầy đủ các chi phí cho cảng ,và cảng cũng tạo điều kiện cho công ty được nhận hàng nhanh chóng . 3.6 Làm thủ tục thanh toán : Công ty thường thanh toán theo phương thức thanh toán tín dụng chứng từ thông qua ngân hàng Viêt Com Bank ,đồng tiền thanh toán là USD .Sau khi ngân hàng đã thanh toán tiền hàng cho người xuất kghẩu,công ty sẽ tiến hành thanh toán cho ngân hàng tiền hàng nhập khẩu và phí mở L/C(thường là 10% )cho ngân hàng .Cong việc này thường diễn ra nhanh chóng và thuận tiện đối với công ty. 3.7 Khiếu nại về hàng hoá : Thông thường nếu gặp trường hợp khiếu nại thì công ty và người bán tự giải quyết lẫn nhau .Chủ yếu là khi hàng về không đáp ứng đúng như thoả thuận trong hợp đồng trước đó thì công ty yêu cầu phía đối tác sửa chữa ,giảm giá ,gửi tiếp hàng thiếu cho công ty. Ví dụ :Trong hợp đồng nhập khẩu tivi số 01/2000 giữ công ty SEAPODEX và một công ty sản xuất tivi của Hàn Quốc ,khi tiến hành giám định hàng nhập khẩu ,công ty có kết quả giám định của VINACONTROL như sau : Số lượng giám định :300 chiếc ,thiếu 20 chiếc so với hợp đồng . ý kiến của cơ quan giám định :căn cứ vào kết quả kiểm tra trên ,chúng tôi cho rằng :Hàng thiếu trước khi lấy ra khỏi cảng Hải Phòng ,hàng hoá còn nguyên đai ,nguyên kiện “ Vậy, theo như hợp đồng thì hàng còn thiếu 20 chiếc .Trong trường hợp này công ty đã giải quyết bằng cách lấy chứng thư giám định của VINACONTROL và chũ ký của người có trách nhiệm của cơ quan giám định ,sau đó công ty lập thư dự kháng và gửi cho bên bán yêu cầu họ gửi tiếp số hàng còn thiếu là 20 chiếc tivi cho công ty Tuy nhiên, để đảm bảo hi