Thực trạng về công tác tổ chức hạch toán tại Công ty đầu tư và phát triển Nam Hồng

tác tài chính của Công ty, có nhiệm vụ điều hành và tổ chức công việc trong phòng Tài vụ, hướng dẫn hạch toán, kiểm tra việc tính toán, ghi chép tình hình hoạt động kế toán tài chính theo pháp luật. Định kỳ, kế toán trưởng dựa trên các thông tin từ các nhân viên trong phòng, đối chiếu sổ sách, lập báo cáo tài chính theo quy định phục vụ cho Giám đốc và các đối tượng có nhu cầu thông tin về tình hình tài chính của Công ty. + Kế toán tổng hợp: Là người chịu trách nhiệm chính về công tác hạch toán kế toán tại Công ty, trực tiếp kiểm tra và giám sát quá trình thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán tài chính, phụ trách điều hành kế toán viên liên quan đến việc đi sâu hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như nghiệp vụ kho, thanh toán, giá thành, tiêu thụ sản phẩm...và ghi chép vào sổ Nhật ký chung, tính các số dư tài khoản và vào sổ Cái. Định kỳ lập bảng cân đối số phát sinh và các báo cáo kế toán, đồng thời hỗ trợ kế toán trưởng trong việc vận dụng hệ thống tài khoản phù hợp và lập các báo cáo tài chính theo quy định và báo cáo đột xuất theo yêu cầu của công tác quản lý. Ngoài ra kế toán tổng hợp còn chịu trách nhiệm quản lý, lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán, thực hiện các phần hành kế toán chưa phân công cho nhân viên khác. + Kế toán vốn bằng tiền: Là người chịu trách nhiệm về các chứng từ có liên quan đến vốn bằng tiền, phản ánh đầy đủ các luồng tiền vào ra như theo dõi quỹ tiền mặt, các khoản tiền vay, tiền gửi của Công ty tại ngân hàng. Hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, giấy báo Nợ, giấy báo Có và các chứng từ gốc kèm theo, kế toán tiến hành ghi sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng. Cuối tháng cộng số tiền tồn quỹ, số tiền còn lại ở ngân hàng lập báo cáo quỹ, báo cáo tiền gửi ngân hàng. + Kế toán hàng tồn kho kiêm tài sản cố định và chi phí quản lý : Có nhiệm vụ phản ánh tình hình hiện có hàng tồn kho và tài sản cố định, chịu trách nhiệm về các chứng từ có liên quan đến hàng tồn kho, tài sản cố định, chi phí quản lý như phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, sổ, thẻ tài sản cố định, sổ chi tiết chi phí quản lý, lập bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ, bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định. Cuối tháng lập các báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn, bảng chi tiết nguyên vật liệu, sổ tổng hợp tài sản cố định, sổ tổng hợp chi phí quản lý. + Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội: Chịu trách nhiệm về công tác kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội của cán bộ công nhân viên toàn Công ty. Hàng tháng tính toán lương, thưởng lập bảng phân bổ, ghi chép sổ chi tiết, sổ tổng hợp tiền lương và bảo hiểm xã hội dựa trên các chế độ, chính sách và phương pháp tính lương phù hợp với từng đối tượng. Kế toán tiền lương có liên quan chặt chẽ với phòng tổ chức lao động về các vấn đề liên quan đến bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn. + Kế toán các khoản phải thu phải trả: Theo dõi, hạch toán các khoản phải thu, phải trả với khách hàng và nhà cung cấp. Hàng ngày kế toán tiến hành tập hợp các hoá đơn, chứng từ về vật tư, tài sản, điện, nước, điện thoại...phục vụ tại các xí nghiệp, văn phòng Công ty và chứng từ, hoá đơn của các lao vụ, dịch vụ khách sạn, lữ hành, tư vấn,... để lập các sổ theo dõi chi tiết thanh toán đối với từng nhà cung cấp, từng khách hàng. + Kế toán thanh toán tạm ứng kiêm kế toán thuế: Có trách nhiệm theo dõi chi tiết việc tạm ứng và thanh toán tạm ứng cho các đơn vị trực thuộc, kiểm tra và đối chiếu với các khoản cấp phát tiền vốn cho các đơn vị thi công, theo dõi sự quay vòng của vốn kinh doanh, các khoản phải nộp Ngân sách Nhà nước, theo dõi chi tiết khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao và quyết toán sản phẩm. Hàng tháng lập báo cáo thuế giá trị gia tăng và nộp vào ngày 10, hàng quý lập báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp và nộp vào ngày cuối cùng của quý. + Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành: Tập hợp toàn bộ chi phí sản xuất trong kỳ theo từng đối tượng hay hạng mục công trình, kiểm tra việc phân bổ chi phí so với định mức được duyệt và tính giá thành sản phẩm hoàn thành, lập các sổ chi phí sản xuất, thẻ tính giá thành, bảng tổng hợp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Ngoài ra, có thể đề xuất các biện pháp tính giá thành, cung cấp thông tin cho hoạt động kinh tế và dự toán chi phí sản xuất kỳ sau. + Kế toán tiêu thụ: Tập hợp các hoá đơn, chứng từ có liên quan đến việc nghiệm thu, bàn giao công trình hoàn thành, cung cấp các lao vụ dịch vụ, cho thuê kiốt, tư vấn thiết kế, xây dựng,...lập các bảng kê, tờ kê phân loại và phản ánh vào các sổ chi tiết theo dõi doanh thu, thu nhập, chi phí. Định kỳ, tiến hành xác định và phản ánh vào sổ xác định kết quả sản xuất kinh doanh và phân phối lợi nhuận. + Thủ quỹ: Là người theo dõi và quản lý két tiền mặt tại Công ty, là người cuối cùng kiểm tra về thủ tục xuất nhập quỹ và sổ. Hàng ngày phải báo cáo trực tiếp với kế toán trưởng.  Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty được khái quát như sau: Kế toán trưởng Kt Tiêu thụ Kt CPSX và g.thành Kt t.toán thuế Kt t.l bhxh Kt htk, Tscđ, cpql Kt Vốn bằng tiền Kt P.thu p.trả Kt Tổng hợp Kế toán các đơn vị phụ thuộc Thủ quỹ Sơ Đồ 3: Sơ đồ Tổ chức bộ máy kế toán công ty Đầu tư và phát triển Nam Hồng II. tổ chức hạch toán kế toán 1. Tổ chức hệ thống chứng từ: Là một doanh nghiệp sản xuất với quy mô lớn, hoạt động kinh doanh trên nhiều lĩnh vực. Vì vậy số lượng chứng từ và giấy tờ đi kèm phát sinh trong Công ty rất phong phú đa dạng. Do đó đòi hỏi hệ thống chứng từ phải được phân loại và sắp xếp một cách hợp lý theo nội dung của từng loại chứng từ. Về cơ bản Công ty sử dụng hầu hết các chứng từ theo quy định bắt buộc của chế độ chứng từ kế toán bao gồm 5 loại: - Chứng từ quỹ (ký hiệu là Q): Chứng từ quỹ được đánh số từ 1 đến n và được tập hợp hàng tháng hoặc hàng quý. Đây là những chứng từ phản ánh việc thu chi tiền mặt tại quỹ như phiếu thu, phiếu chi. Đi kèm với các chứng từ này là các chứng từ gốc có liên quan như giấy xin tạm ứng, hoá đơn GTGT, giấy đề nghị thanh toán… - Chứng từ Ngân hàng (ký hiệu là NH): Chứng từ Ngân hàng được đánh số từ 1 đến n và được tập hợp hàng tháng hoặc hàng quý. Đây là những chứng từ có liên quan đến việc trao đổi, giao dịch với Ngân hàng như giấy báo Nợ, giấy báo Có và các chứng từ khác như bảng kê nộp tiền, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, séc bảo thu, séc bảo chi… - Chứng từ thanh toán (ký hiệu là NK): Chứng từ thanh toán được đánh số từ 1 đến n và được tập hợp hàng tháng hoặc hàng quý. Gồm những hoá đơn thanh toán vật tư, hàng hoá dịch vụ mua ngoài, hồ sơ quyết toán đối với các trường hợp tự gia công chế biến và các chứng từ có liên quan như hợp đồng thanh lý hàng hoá, bảng kê chứng từ thanh toán. - Chứng từ vật tư vật liệu (ký hiệu là VL): Chứng từ vật tư được đánh số từ 1 đến n và được tập hợp hàng tháng hoặc hàng quý. Bao gồm: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ. - Chứng từ kế toán khác (ký hiệu là LT): Chứng từ kế toán khác được đánh số từ 1 đến n và được tập hợp hàng tháng hoặc hàng quý. Bao gồm những chứng từ không thuộc các loại chứng từ trên như : Bảng tính lãi, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, Bảng tính và phân bổ tiền lương và BHXH… và với đặc trưng của ngành xây lắp, hệ thống chứng từ trong Công ty còn có: hợp đồng giao khoán, biên bản xác nhận khối lượng công việc XDCB hoàn thành, quyết toán khối lượng xây lắp hoàn thành,...những chứng từ này được phân loại riêng và đánh số theo thời điểm phát sinh thường là khi kết thúc hợp đồng hay khi công trình, hạng mục công trình hoàn thành. Về quy trình luân chuyển chứng từ: Hàng ngày căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán các đơn vị có nhiệm vụ phản ánh vào các chứng từ đã được quy định (việc thực hiện chứng từ đảm bảo đúng chế độ ghi chép chứng từ ban đầu). Sau đó, tiến hành tập hợp các chứng từ liệt kê vào các bảng kê, tờ kê, bảng phân bổ như : tờ kê thanh toán chứng từ, hoá đơn, phiếu nhập ; tờ kê chứng từ xuất; tờ kê thanh toán chứng từ chi phí; tờ kê khai thuế; các bảng phân bổ chi phí …giao nộp về phòng Tài vụ Công ty kèm theo tất cả chứng từ gốc. Các cán bộ kế toán phòng Tài vụ sẽ tiếp nhận, kiểm tra, kiểm soát tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, kiểm tra việc ghi chép, tính toán trên các bảng kê, tờ kê, bảng phân bổ của các đơn vị trực thuộc, đưa vào hạch toán kế toán và ghi sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp. Trong năm, các chứng từ được bảo quản tại kế toán phần hành. Khi báo cáo quyết toán được duyệt, chúng được chuyển vào lưu trữ trong điều kiện thích hợp, thường là ngay tại phòng Tài vụ, đặt trong tủ riêng khoá cẩn thận do kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm cất giữ. Nhìn chung, đơn vị thực hiện theo đúng chế độ quy định về bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ. 2. Tổ chức tài khoản và sổ sách: Hệ thống tài khoản sử dụng cho nhiệm vụ hạch toán kế toán tại Công ty được xây dựng trên nguyên tắc thống nhất, nhất quán, tiết kiệm và hiệu quả. Theo đó, các tài khoản được lựa chọn, sử dụng đơn giản nhưng hữu hiệu, đảm bảo quản lý được đầy đủ các đối tượng hạch toán từ loại nguyên vật liệu nhỏ nhất tới các loại tài sản cố định giá trị lớn, từ việc tính giá thành sản phẩm tới xác định kết quả tiêu thụ...Có được điều này là do Công ty đã căn cứ vào đặc điểm loại hình doanh nghiệp và quy mô hoạt động để xác định cơ cấu, đối tượng hạch toán, từ đó hình thành nên hệ thống tài khoản và vận dụng nhất quán trong toàn niên độ, phù hợp với trình độ quản lý và trình độ của lao động kế toán. Tuy nhiên, hệ thống tài khoản sử dụng hiện nay vẫn thực hiện theo Quyết Định số 1864/1998/QĐ-BTC ngày 16/12/1998 của Bộ Tài chính và chưa được cập nhật theo Quyết Định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 cũng như Thông Tư 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002. Như đã đề cập, quy mô hoạt động của Công ty là rất lớn trên nhiều lĩnh vực vì vậy mà số lượng tài khoản sử dụng nhiều, Công ty đã đăng ký hệ thống tài khoản cấp 2, cấp 3 và tuỳ theo từng đối tượng hạch toán mà có ký hiệu riêng bằng chữ (chẳng hạn như đối với nguyên vật liệu chính là xi măng, tài khoản sử dụng là TK152.1.XM). Về cơ bản, nội dung ghi chép, phản ánh trên các tài khoản theo đúng quy định của chế độ tài chính kế toán hiện hành trừ một số tài khoản chưa được thay đổi theo Thông Tư mới như: TK 635, 515, 711, 811... Trong thời gian tới, Công ty có kế hoạch thay đổi, bổ sung trong việc vận dụng hệ thống tài khoản để tiện lợi hơn cho việc hạch toán đồng thời tuân thủ chế độ kế toán hiện hành. Về tổ chức sổ sách kế toán, nhằm hệ thống hoá số liệu, giúp giám sát, quản lý các đối tượng kế toán và tiết kiệm chi phí lao động kế toán, đơn vị đã tổ chức hệ thống sổ theo hình thức Nhật ký chung. Trong từng phần hành đều có các sổ, thẻ kế toán chi tiết nhằm theo dõi từng đối tượng hạch toán cụ thể theo cả thước đo giá trị và hiện vật. Số liệu trên các sổ này sau đó được đối chiếu với sổ tổng hợp của tài khoản cùng loại. Tuy nhiên, đơn vị không sử dụng toàn bộ các sổ tổng hợp và chi tiết theo quy định mà đã giản lược đi ít nhiều, đồng thời một số biểu mẫu sổ cũng được thiết kế lại cho phù hợpvới điều kiện thực tế của Công ty và thuận lợi cho công tác kế toán. Về ghi chép sổ sách, hàng ngày khi tiếp nhận, kiểm tra chứng từ, hoá đơn, tờ kê, bảng kê của các đơn vị trực thuộc kế toán các phần hành phòng Tài vụ đưa vào hạch toán kế toán và ghi sổ chi tiết các tài khoản, kế toán tổng hợp ghi chép vào sổ Nhật ký chung rồi ghi chép vào sổ Cái của từng tài khoản. Định kỳ, cộng số liệu trên sổ Cái lập bảng cân đối số phát sinh và đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết (do các kế toán phần hành cộng số liệu trên sổ chi tiết lập thành). Sau khi đã đối chiếu, khớp đúng số liệu ghi trên bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các báo cáo kế toán và báo cáo tài chính. Báo cáo tài chính Sổ cái các tài khoản Sổ chi tiết các tài khoản Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ gốc Bảng cân đối số phát sinh Nhật ký chung Tờ kê và bảng phân bổ Quy trình ghi sổ kế toán tại Công ty được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 4: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty Đầu tư và phát triển Nam Hồng Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Quan hệ đối chiếu III. tổ chức hạch toán trên các phần hành chủ yếu tại Công ty Đầu tư và phát triển Nam Hồng 1. Tổ chức hạch toán vốn bằng tiền: Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kế toán sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là "đồng" Ngân hàng Nhà nước Việt Nam để phản ánh. Đối với ngoại tệ được quy đổi về "đồng Việt Nam" để ghi sổ và hạch toán. Tỷ giá quy đổi là tỷ giá thực tế do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam chính thức công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Các chứng từ sử dụng chủ yếu là: Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo Nợ, giấy báo Có và các chứng từ liên quan khác như : Giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, biên lai thu tiền, biên bản kiểm kê vốn bằn tiền. bảng sao kê Ngân hàng kèm theo chứng từ gốc như uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc bảo chi, séc bảo thu… Đối với chứng từ chi: Khi có nhu cầu tạm ứng hay thanh toán tiền để hoạt động, các bộ phận viết giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán... có chữ ký của phụ trách bộ phận trình lên Giám đốc Công ty. Giám đốc Công ty sau khi xem xét sẽ ký duyệt chi và kế toán trưởng ký duyệt khả năng chi tiền vào giâý đề nghị tạm ứng. Trường hợp tạm ứng phục vụ cho việc thi công sẽ có thêm chữ ký của Trưởng phòng kinh tế-kỹ thuật. Kế toán vốn bằng tiền kiểm tra lệnh chi đã được duyệt và viết phiếu chi. Sau khi có đủ chữ ký của người lập phiếu, kế toán trưởng, Giám đốc Công ty trên phiếu chi thủ quỹ mới được xuất quỹ, thủ quỹ cùng người nhận tiền ký, ghi rõ họ tên vào phiếu chi. Đối chứng từ thu: Khi các đơn vị hay cá nhân nộp tiền (do bên A ứng trước tiền phục vụ thi công, tiền tạm ứng thừa, thu các hoạt động kinh doanh khác như khách sạn, tư vấn, xuất khẩu lao động,...) kế toán vốn bằng tiền sẽ lập phiếu thu ghi tên, địa chỉ người nộp tiền, lý do nộp, số tiền (bằng số và bằng chữ), các chứng từ gốc kèm theo và ký vào phiếu, sau đó chuyển cho kế toán trưởng duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ và ký tên. Phiếu chi, phiếu thu được lập thành 3 liên, liên 1 lưu tại gốc, liên 2 giao cho người nhận tiền hoặc người nộp tiền, liên 3 thủ quỹ giữ lại ghi sổ quỹ. Cuối ngày toàn bộ phiếu chi, phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán. Ngoài hoạt động thu chi bằng tiền mặt như trên, Công ty còn thực hiện phương thức thanh toán bằng tiền gửi Ngân hàng. Khi cần chi tiêu, Công ty phải làm thủ tục rút tiền hoặc chuyển tiền, khi đó Ngân hàng sẽ gửi giấy báo Nợ đến Công ty. Khi Công ty thu tiền qua Ngân hàng, các đơn vị hay cá nhân sẽ chuyển tiền vào tài khoản của Công ty ở Ngân hàng, Ngân hàng sẽ gửi giấy báo Có đến Công ty. Hàng ngày khi nhận được chứng từ do Ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Mọi sự chênh lệch giữa số liệu kế toán với số liệu của Ngân hàng phải thông báo kịp thời để đối chiếu. Hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, giấy báo Nợ, giấy báo Có và các chứng từ gốc kèm theo kế toán tiến hành ghi sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi Ngân hàng. Cuối tháng cộng số tiền tồn quỹ, số tiền còn lại ở Ngân hàng lập báo cáo quỹ, báo cáo tiền gửi Ngân hàng. Đồng thời căn cứ vào các chứng từ trên kế toán tiến hành ghi vào các tờ kê phân loại ghi Có, ghi Nợ TK 111, 112 làm căn cứ cho kế toán tổng hợp ghi sổ Nhật ký chung và sổ Cái TK 111, 112. Số liệu trên sổ Cái TK 111, 112 được đối chiếu, khớp đúng với báo cáo quỹ, báo cáo tiền gửi Ngân hàng là căn cứ lập Bảng cân đối số phát sinh và các Báo cáo kế toán. Báo cáo kế toán Sổ cái các TK 111,112 Sổ quỹ tiền mặt, sổ tgnh Báo cáo quỹ, báo cáo tgnh Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có… Bảng cân đối số phát sinh Nhật ký chung Bảng kê tổng hợp Sơ đồ 5: Sơ đồ quy trình hạch toán vốn bằng tiền 2. Tổ chức hạch toán tiền lương và BHXH. Do lao động trong Công ty có nhiều loại khác nhau nên để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán, lao động được phân theo hai tiêu thức sau: - Phân theo thời gian lao động bao gồm lao động thường xuyên trong danh sách (lao động dài hạn) và lao động tạm thời ngoài danh sách (lao động ngắn hạn, thuê ngoài) - Phân theo quan hệ với quá trình sản xuất bao gồm lao động trực tiếp sản xuất (lao động xây lắp và lao động phụ trợ) và lao động gián tiếp sản xuất (lao động quản lý) Tiền lương được chia ra làm hai loại là tiền lương chính và tiền lương phụ,Tiền lương chính bao gồm: Lương cấp bậc, lương sản phẩm, lương thời gian.Tiền lương phụ bao gồm: Lương 100%, lương làm thêm, lương ngừng việc. Tiền lương theo thời gian: áp dụng cho lao động làm công tác văn phòng như hành chính quản trị, tổ chức lao động, kỹ thuật-chất lượng, kinh tế-kế hoạch,...Tiền lương khoán: áp dụng cho người lao động theo khối lượng và chất lượng công việc mà họ hoàn thành như công nhân trực tiếp thi công, công nhân phục vụ thi công,…Ngoài chế độ tiền lương, Công ty còn tiến hành xây dựng chế độ tiền thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích trong hoạt động quản lý, sản xuất và chế độ hưởng các khoản trợ cấp thuộc quỹ BHXH, BHYT. Các quỹ này được hình thành một phần do người lao động đóng góp, phần còn lại được tính vào chi phí kinh doanh của Công ty. Các chứng từ sử dụng là bảng chấm công, phiếu nghỉ hưởng BHXH, phiếu xác nhận khối lượng công việc hoàn thành, phiếu báo làm thêm giờ, hợp đồng giao khoán, biên bản điều tra tai nạn lao động, … Hàng tháng, mỗi bộ phận phải lập bảng chấm công để theo dõi thời gian lao động tại đơn vị mình. Bảng chấm công ghi tên từng người, bậc lương, các ngày trong tháng, tổng số công hưởng lương sản phẩm, lương thời gian, số công nghỉ việc và ngừng việc hưởng 100% lương, hưởng các loại % lương, tổng số công nghỉ BHXH của từng người trong tháng. Hàng ngày, một người được phụ trách bộ phận uỷ quyền căn cứ vào tình hình làm việc thực tế tại bộ phận mình để chấm công cho từng người trong ngày, ghi vào ngày tương ứng theo các ký hiệu quy định trong chứng từ. Khi người lao động nghỉ do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, nghỉ trông con ốm,… y tế cơ quan lập phiếu nghỉ hưởng BHXH trong đó ghi tên lao động, lý do nghỉ, số ngày được nghỉ rồi ký xác nhận. Sau khi được cơ quan y tế cho phép nghỉ, người lao động báo cho đơn vị mình và nộp phiếu nghỉ cho người chấm công để ghi số ngày thực tế người lao động đã nghỉ vào bảng chấm công. Cuối tháng người chấm công và phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công và chuyển bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan như phiếu nghỉ hưởng BHXH, phiếu báo làm thêm giờ, phiếu xác nhận khối lượng công việc hoàn thành,… về phòng kế toán kiểm tra, đối chiếu quy ra công để tính lương và BHXH. Căn cứ vào bảng chấm công và các chứng từ kèm theo kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết tiền lương và BHXH. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết tiền lương và BHXH. Đồng thời căn cứ vào bảng chấm công cùng các chứng từ kèm theo kế toán các đơn vị tính toán cụ thể từng khoản lương và các khoản trích theo lương cho từng lao động, tổ, đội sản xuất lập bảng tính lương và bảng thanh toán tiền lương và BHXH. Tiền lương trên bảng thanh toán tiền lương và BHXH được phản ánh theo tiền lương xây lắp công trình và các khoản lương theo chế độ. Tiền lương xây lắp công trình được tính theo tỷ lệ (%) trên tổng giá trị sản lượng hoàn thành trong tháng còn các khoản lương theo chế độ bao gồm lương thời gian, lương 100%, BHXH, các khoản khác. Từ bảng tính lương và bảng thanh toán tiền lương và BHXH kế toán đơn vị xác định đối tượng sử dụng lập bảng phân bổ tiền lương và BHXH. Kết cấu của bảng này bao gồm các cột ghi có TK 334" Phải trả công nhân viên " và TK 338 " Phải trả, phải nộp khác " chi tiết KPCĐ, BHXH, BHYT; các dòng phản ánh đối tượng được tính lương là Công nhân sản xuất trực tiếp, Nhân viên quản lý và các khoản BHXH, BHYT phải nộp của các đối tượng này. Toàn bộ các bảng này kế toán tiền lương đơn vị ký lập, ghi họ tên và Giám đốc đơn vị ký xác nhận. Sau đó được chuyển lên kế toán tiền lương phòng Tài vụ kiểm tra việc ghi chép, tính toán và phân bổ. Sau khi kiểm tra kế toán tiền lương ký, ghi họ tên và trình kế toán trưởng Công ty kiểm duyệt, ký xác nhận. Bảng phân bổ tiền lương và BHXH là căn cứ để kế toán tổng hợp ghi sổ Nhật ký chung và sổ Cái các TK 334, 338. Số liệu ở bảng tổng hợp chi tiết tiền lương và BHXH được đối chiếu, khớp đúng với sổ Cái TK 334, 338 làm căn cứ lập bảng cân đối số phát sinh và các báo cáo kế toán. Báo cáo kế toán Sổ cái các tài khoản 334,338 Sổ chi tiết tiền lương và bhxh Bảng tổng hợp chi tiết tiền lương và bhxh bảng chấm công, phiếu nghỉ hưởng bhxh,… Bảng cân đối số phát sinh Nhật ký chung Bảng thanh toán , bảng phân bổ tiền lương và Bhxh Sơ đồ 6: Quy trình hạch toán tiền lương và BHXH 3. Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ (NVL, CCDC): NVL,CCDC ở Công ty được hạch toán chi tiết theo từng loại, từng nhóm theo cả hiện vật và giá trị. Mỗi loại NVL, CCDC có ký hiệu riêng và được đăng ký có hệ thống trên sổ " Danh mục NVL, CCDC sử dụng ". NVL, CCDC được chia thành các loại sau: NVL chính: Xi măng, cát, vôi, gạch đá, sắt, thép, đế, vỉa, ống phi… Vật liệu phụ: Thép lợp, tôn lợp, tôn úp nóc, sơn gu, sơn xịt, sơn ICI, Bột bả, băng keo, cửa sổ kính, cửa Pano, tấm đan, con tiện, … Nhiên liệu: Dầu diezel, xăng Mogas 92,93…. CCDC : Bu lông, búa, đục bê tông, tăng đơ, thước thép, đinh bê tông, que hàn, bản lề thuỷ lực, dây chão, dây thừng,… - Vật liệu khác: Cút nước, van, tiểu ngũ kim…. NVL, CCDC được tính theo giá thực tế, trong giá thực tế không có thuế giá trị gia tăng. Đối với NVL, CCDC nhập kho: Giá thực tế bao gồm giá mua ghi trên hoá đơn + các chi phí thu mua - các khoản giảm giá mua hàng được hưởng. Với NVL, CCDC xuất dùng trong kỳ: giá thực tế NVL, CCDC xuất kho là giá thực tế đích danh. CCDC được phân bổ theo thời gian sử dụng và thường sử dụng hai phương pháp: phân bổ một lần và phân bổ nhiều lần. - Đối với chứng từ nhập kho: Căn cứ vào hoá đơn GTGT hay phiếu giao hàng của nhà cung cấp, thủ kho và cán bộ phụ trách cung ứng có trách nhiệm kiểm tra vật liệu thu mua cả về số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại. Kế toán lập phiếu nhập kho ghi rõ số phiếu nhập và ngày, tháng, năm lập phiếu, họ tên người nhập vật tư, số hoá đơn và tên kho nhập. Thủ kho ghi số lượng thực nhập vào kho rồi chuyển cho cán bộ phụ trách cung tiêu kiểm duyệt, ký xác nhận, thủ kho cùng người giao hàng ký, ghi rõ họ tên. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, liên 1 lưu tại gốc, liên 2 giao cho đại diện nhà cung cấp (Người giao hàng), liên 3 dùng để luân chuyển nội bộ và là cơ sở để ghi sổ, thẻ và hạch toán kế toán. Trường hợp phát hiện thừa, thiếu, sai quy cách thủ kho phải báo cho bộ phận cung ứng biết và cùng người giao hàng lập biên bản. - Đối với chứng từ xuất kho: Khi có nhu cầu sử dụng vật tư, bộ phận có nhu cầu sử dụng lập phiếu xin lĩnh vật tư có chữ ký của người phụ trách bộ phận, giao cho người cầm phiếu xuống kho để lĩnh. Thủ kho lập phiếu xuất kho ghi tên, địa chỉ của đơn vị, số và ngày tháng năm lập phiếu, lý do sử dụng, kho xuất vật tư. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho, ngày tháng năm xuất kho và cùng người nhận vật tư ký tên vào phiếu. Sau đó chuyển cho kế toán để ghi đơn giá và tính thành tiền của từng loại vật tư. Cuối cùng phụ trách bộ phận cung tiêu ký phiếu xuất kho để hoàn tất chứng từ. Phiếu xuất kho lập thành 3 liên, liên 1 lưu tại gốc, liên 2 giao cho người nhận vật tư giữ, liên 3 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán làm cơ sở ghi sổ và hạch toán kế toán. Căn cứ vào các chứng từ : Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho thủ kho và kế toán tiến hành ghi thẻ kho và sổ chi tiết NVL, CCDC. Thẻ kho, sổ chi tiết được mở cho một năm, mỗi chứng từ được ghi một dòng, mỗi loại NVL, CCDC được theo dõi trên một trang hoặc một vài trang. Thẻ kho phản ánh tình hình nhập xuất tồn vật tư về mặt số lượng còn sổ chi tiết vật tư theo dõi cả mặt số lượng và giá trị. Cuối tháng kế toán tiến hành cộng thẻ kho, sổ kế toán chi tiết, lập Bảng tổng hợp nhập xuất tồn và bảng tổng hợp chi tiết NVL, CCDC. Hai bảng này được liệt kê theo "Sổ danh mục NVL, CCDC ". Số lượng từng thứ, loại NVL, CCDC được lấy ở dòng tổng cộng trên sổ, thẻ kế toán chi tiết của từng thứ, loại tương ứng. Toàn bộ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho được liệt kê vào tờ kê thanh toán chứng từ nhập kho và bảng kê chứng từ xuất kho làm cơ sở lập bảng phân bổ VL, CCDC cho từng đối tượng sử dụng. Bảng phân bổ sau khi được kiểm tra tính toán là căn cứ để kế toán tổng hợp ghi vào sổ Nhật ký chung và sổ Cái các tài khoản 152, 153. Số liệu trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn và bảng tổng hợp chi tiết NVL,CCDC được đối chiếu khớp đúng với số liệu trên sổ Cái TK 152, 153 và là căn cứ để lập bảng cân đối số phát sinh và các báo cáo kế toán. Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Thẻ kho, sổ chi tiết vl, ccdc Sổ cái tài khoản 152,153 Nhật ký chung bảng phân bổ vl, ccdc Bảng tổng hợp nhập xuất tồn,… Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Sơ đồ 7: Sơ đồ quy trình hạch toán NVL, CCDC 4. Tổ chức hạch toán tài sản cố định (TSC