Thực trạng xúc tiến hỗn hợp của công ty trong lĩnh vực xuất nhập khẩu

… Sức mua trong nước thấp chủ yếu là do thu nhập của dân còn thấp song cũng một phần là do nhiều người tiêu dùng chưa quen tiêu dùng hoặc chưa biết đến một số sản phẩm mới xuất hiện trên thị trường kể cả những sản phẩm sản xuất trong nước, cho nên những hoạt động XTHH như Hội trợ triển lãm, quảng cáo vầ khuyến mại sẽ góp phần không nhỏ trong việc kích cầu trên thị trường nội địa góp phần tiêu thụ những sản phẩm nhập khẩu. Chương II Thực trạng xúc tiến hỗn hợp của công ty trong lĩnh vực xuất nhập khẩu I. lịch sử hình thành và phát triển của công ty 1. Quá trình ra đời và các giai đoạn thay đổi hình thức pháp lý của Công ty Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất nhập khẩu được thành lập đầu tiên theo quyết định số 29/BT,ngày 14.2.1978,với tên gọi Công ty cung ứng vật tư – Cục Chuyên Gia.Chức năng nhiệm vụ của Công ty trong thời kỳ này là :Cung ứng vật tư thiết bị phục vụ đời sống Chuyên gia nước ngoài sang công tác tại Việt Nam theo chỉ tiêu kế hoạch Nhà Nước T hời kỳ 1990-1993 : Công ty đổi tên thành Xí Nghiệp dịch vụ kỹ thuật vật tư tổng hợp theo quyết định số 101/ BT ngày 14.4.1990.Với chức năng cung ứng vật tư thiết bị phục vụ chuyên gia và kinh doanh dịch vụ tổng hợp phục vụ nhu cầu xã hội Công ty dịch vụ kỹ thuât và xuất nhập khẩu (Techsimex) là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam, tiền thân là công ty Dịch vụ kỹ thuật vật tư được thành lập theo quyết định số 177/BT ngày 7/5/1993 của văn phòng chình phủ và quyết định số 88/TTg ngày 5.3.1994 của thủ tướng chính phủ về việc chuyển giao công ty dịch vụ vật tư thuộc văn phòng chính phủ sang phòng Thương mại và Công Nghiệp Việt Nam. Ngày 29.6.1995 Chủ tịch phòng Thương mại và Công Nghiệp Việt Nam ban hành quyết định số 73/PTM bổ xung ngành nghề kinh doanh cho công ty và đổi tên công ty dịch vụ kĩ thuật vật tư thành công ty Dịch vụ kĩ thuật và xuất nhập khẩu (TECHSIMEX). 2. Hoạt động chính của doanh nghiệp và quá trình thay đổi bổ sung sản phẩm dịch vụ chủ yếu. 2.1.Hoat động chính của doanh nghiệp(ở lần đăng kí kinh doanh thứ1) - Nội thương và ngoại thương về vật tư, thiết bị kĩ thuật điện lạnh, vật tư thiết bị trang trí nội thất và vật liệu xây dựng; dịch vụ kĩ thuật sửa chữa lắp đặt các thiết bị điện lạnh; đào tạo hướng dẫn kỹ thuật về điện lạnh, điện dân dụng và trang trí nội thất; Kinh doanh nội thương và Xuất nhập khẩu về nguyên vật liệu, máy thiết bị dùng trong sản xuất, phương tiện vận tải, săm lốp và phụ tùng, nguyên vật liệu, sản phẩm hàng nông sản, thủ công mỹ nghệ , lắp ráp thiết bị lạnh. - Trong đó: Vốn cố định 780.811.861 đồng Vốn lưu động 2.002.541.843 đồng (Nguồn: Đăng kí kinh doanh số 100644 UBKH.PTHN cấp ngày 03.7.1995) 2.2. Thay đổi bổ sung lần thứ nhất : ở lần thay đổi này công ty tiến hành bổ xung các ngành nghề kinh doanh như sau: Kinh doanh nội ngoại thương và xuất nhập khẩu các mặt hàng tiêu dùng điện lạnh, điện máy và thiết bị áp lực gia dụng.(Theo quyết định cấp ngày 18.7.1995 của Uỷ Ban Kế Hoạch . TP.Hà Nội ) 2.3. Lần thứ hai. Bổ xung:Kinh doanh nội thương và xuất nhập khẩu về thuỷ sản, hải sản và sản phẩm hàng tiêu dùng(Theo quyết định cấp ngày 11.11 1996 của Sở Kế Hoạch và Đầu Tư .HN ) 2.4. Lần thứ ba. Bổ xung: Đa lao động Việt Nam đi làm việc có thời hạn ở nước ngoài (Theo quyết định số 04/PTM ngày 20/12/1996 của Phòng Thương mại và Công Nghịêp Việt Nam). 2.5. Lần thứ tư. Bổ xung: Kinh doanh nội thương và xuất nhập khẩu về hàng tiêu dùng( Theo quyết định cấp ngày 28.3.1998 của Sở Kế Hoạchvà Đầu Tư HN) 2.6. Lần thứ năm. Bổ xung:Kinh doanh rượu bia và thuốc lá các loại (Theo quyết định số 1694/1991/PTM-TCCB ngày 28/09/1999 của phòng Thương mại và Công Nghiệp Việt Nam ). 3.Cơ quan chủ quản và các quan hệ quản lý của Công ty: Đây là 1 DNNNdo Phòng Thơng Mại và Công Nghiệp Việt Nam sáng lập do vậy công ty chịu sự điêù hành quản lý trực tiếp từ phòng Thương mại và Công nghiệp việt Nam Công ty chịu trách nhiệm báo cáo trước phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam về hoạt động kinh doanh của mình. Các vị trí chủ chốt trong công ty do Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam trực tiếp bổ nhiệm. Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam có trách nhiệm quản lý chỉ đạo, kiểm tra , kiểm soát mọi mặt hoạt động của công ty trong việc thực hiện mục tiêu chiến lược. 4. Các hoạt động liên doanh liên kết của doanh nghiệp Techsimex là một công ty Xuất nhập khẩu, thực hiện nhập khẩu hàng hoá thiết bị từ nước ngoài , xuất khẩu lao động và các sản phẩm do Việt Nam sản xuất. Về rượu công ty chọn nhà cung cấp của mình là các nhà sản xuất rượu ở các nước Pháp, Đức Italy,Chinê, Tây Ban Nha…Như EL EMPERADOR,LOUIS ESCHENAUER ,LAUGEL,MAISON,FRANCOIS MARTENOT… Về đồ gia dụng công ty thờng chọn những mặt hàng có nguồn gốc xuất xứ từ các nước Nhật Bản, Hàn Quốc, Thái Lan ...Như SAM SUNG,TOSHIBA… Về nguyên vật liệu, sản phẩm hàng nông sản thủ công mỹ nghệ, đồ nội thất thì nhà cung cấp là các công ty trong nước và đồng thời công ty tiến hành hoật động xuất khẩu những hàng hoá này. Nhà cung cấp chính của doanh nghiệp thường là những nhà sản xuất lớn có uy tín và là bạn hàng có quan hệ tương đối lâu dài và chăt chẽ như tập đoàn Môtô Hon đa, Công ty Quốc tế NISSOIWAI(Singapore), Công ty thương mại lâm sản Hà nội, Công ty MD(Đức)... * Do ngành nghề kinh doanh của công ty tương đối đa dạng phục vụ nhu cầu của nhiều loại khách hàng khác nhau do vậy khách hàng mục tiêu cũng đợc chia nhỏ ra cho từng bộ phận: Đối với phòng kinh doanh xuất nhập khẩu thì khách hàng mục tiêu thường là khách hàng công nghiệp đó là các tổ chức hành chính, trường học, bệnh viện, cơ sở nghiên cứu khoa học, công ty và đoàn thể. Họ thờng mua với số lượng lớn xuất phát từ yêu cầu của kinh doanh hoặc hoạt động của các tổ chức. Họ thờng mua theo định kỳ tuỳ thuộc vào chu kỳ kinh doanh hoặc nhu cầu đầu tư trong những thời gian nhất định. Nhu cầu của mỗi một khách hàng là tương đối ổn định trong ngắn hạn và thờng là biến động trong một thời gian dài .Nhu cầu của họ là nhu cầu phái sinh nên nó có nguồn gốc từ những thị trường mà nó phục vụ ,thực tế ở đây là nhu cầu về văn phòng phẩm , dụng cụ học tập, dụng cụ thí nghiệm phục vụ nhu cầu chữa bệnh ,các thiết bị và vật liệu xây dựng, các hàng hoá phục vụ công tác quản lý hành chính .Về địa điểm,họ phân bố tương đối tập trung ở khu vực Hà Nội và các tỉnh lân cận,khả năng thanh toán tương đối caovà được thực hiện theo hợp đồng .Trong chiến lợc kinh doanh của mình công ty đặt ra kế hoạch phải duy trì và giữ chân bằng được những khách hàng mục tiêu quan trọng đóng góp lớn vào lợi nhuận và hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty đó là những công ty xây dựng mua sắt thép và vật liệu xây dựng,các công ty thương mại mua lại rượu bia ,xe máy ,thuốc lá …với tư cách nhà bán buôn Đối với Siêu thị chịu trách nhiệm bán lẻ hàng hoá khách hàng mục tiêu là những ngời tiêu dùng hàng hoá như thực phẩm công nghệ, dụng cụ gia đình, đồ điện dân dụng, Mỹ phẩm, dệt may:Thị trường của Siêu thị là những cá nhân hoặc hộ gia đình trên địa bàn Hà Nội có thu nhập tương đối cao và nhu cầu rất đa dạng . Nhìn chung họ là các cá nhân hoặc hộ gia đình công chức ,mỗi lần mua phụcvụ cho nhu cầu tiêu dùng trong một thời gian nhất định .Họ là những người tiêu dùng tương đối kỹ tính đối với một số mặt hàng , họ có tâm lý nghĩ rằng hàng hoá ở Siêu thị có chất lượng tốt và nguồn gốc xuất xứ rõ ràng Đối với Phòng xuất khẩu lao động: Khách hàng mục tiêu chính là các tổ chức,cá nhân nước ngoài(Nhật Bản,Hàn Quốc, Đài Loan ), có nhu cầu tuyển lao động là người Việt Nam thoả mãn yêu cầu mà họ đặt ra.Lao động mà họ cần tuyển là những lao động phổ thông và công nhân kỹ thuật đáp ứng nhu cầu làm việc nội trợ hoặc làm việc trong những công ty sản xuất.Đây là lĩnh vực mang lại lợi nhuận lớn cho Công ty.Công ty đã và đang không ngừng phát triển mạnh mẽ lĩnh vực này Về Dịch vụ kỹ thuật: Mục tiêu là tham gia đấu thầu các dự án công trình có giá trị từ nhỏ đến lớn trong phạm vi hoạt động của mình ,Công ty đang tiến hành đầu tư đổi mới công nghệ ,trang thiết bị, nâng cao năng lực làm việc của đội ngũ để có khả năng đấu thầu các công trình có giá trị lớn hơn Công ty đã tiến hành các hoạt động liên kết đào tạo. Năm 2002 đã liên kết mở đợc ba khoá đào tạo hệ cao hệ cao đẳng, cử nhân công nghệ thông tin từ xa với Trờng ĐH Bách khoa Hà Nội và ĐH Quốc gia TP Hồ Chí Minh với số lợng là 1.114 sinh viên II. Thực trạng kinh doanh XNK của công ty. Lĩnh vực kinh doanh XNK được công ty xác định là hoạt động chủ yếu đóng góp lớn vào doanh số chung của công ty. Công ty thực hiện xuất nhập khẩu các mặt chính như sau: Xe du lịch các loại: Isuzu, Toyota, Nissan. Xe tải các loại: 2FAW50, HINO, KAMAZ, UAZ, SAWZIEBANG Xe chuyên dùng: xe SITEC, xe cứu thương, xe cần cẩu, xe làm đường, xe ủi, xúc, dải nhựa đường, xe hút phân… Phụ tùng cho các loại xe: BUZIXE các loại Thép, Inox, nguyên vật liệu. Các sản phẩm hàng tiêu dùng: tủ lạnh, điều hoà nhiệt độ, máy giặt, máy hút bụi, đồ gốm các loại. Các thiết bị y tế Xe gắn máy các loại Máy móc nông nghiệp, các thiết bị dây truyền sản xuất công nghiệp Thiết bị khoa học kỹ thuật: thiết bị đo lường, kiểm nghiệm… trong các lĩnh vực xây dựng, giáo dục đào tạo, y tế công nghiệp Hoá chất công nghiệp, thí nghiệm Hàng nông, lâm hải sản Chỉ riêng lĩnh vực XNK, công ty đã là bạn hàng và là đối tác truyền thống của nhiều hãng, nhiều công ty trong và ngoài nứơc như: Nga, Mỹ, Nhật, Đức, Anh, Tây Ban Nha, Trung Quốc, Đài Loan, Hàn Quốc, Singapore, Malaixia… Với năng lực của mình phòng XNK đã tham gia đấu thầu và ký được nhiều hợp đồng quan trọng. Sau đây là một số hợp đồng điển hình Stt Tên đơn vị đã ký hợp đồng Mặt hàng Trịgiá (USD) Năm 01 Trường ĐHQG Hà nội Thiết bị thí nghiệm 120,000.00 1999 02 Cục đường bộ VN Máy nông nghiệp 442,000.00 1999 03 Viện khoa học kỹ thuật hình sự Bộ công an Thiết bị thí nghiệm 130,000.00 2000 04 Trường cao đẳng sư phạm Hà nội Xe Toyota Caster 71,000.00 2000 05 HTX công nghiệp Tự Cường Dây đồng 250,000.00 2000 06 Công ty Sao Việt Thiết bị âm thanh 84,000.00 &13,000.00 2000 07 Công ty DVVT Cáp thông tin 203,000.00 2000 08 Công ty thương mại Thiện Chí Xe cần cẩu 151,000.00 2001 09 Công ty phát triển CN Mi Cô Máy xúc đào SUMITOMO 9,000,000.00 2001 10 Bán lẻ Xe ôtô Kama BENZ 321,000.00 2001 11 Bán lẻ Phụ tùng ôtô các loại 250,000.00 2002 12 Cục KTNV 2 -BCA Giấy ảnh tài liệu đen trắng 7,000.00 2001 13 Nhà máy khoá Minh khai Máy cắt gọt và gia công kim loại 85,000.00 1999 14 Công ty năng lượng Viễn Thông TECCO Máy phát điện 11,800,800.00 1999 15 Công ty TNHH Tiến Đạt Thép không gỉ 820,000.00 99-02 16 Công ty TM Năm Châu Xe máy Hon Da 230,000.00 2001 17 Công ty cơ khí tổng hợp Tây Đô Xe máy TQ 4,000,000.00 2001 18 Công ty Nhật Minh Xe lu, máy xúc, xe ủi 220,000.00 2001 Bảng 1: các hợp đồng được ký Chỉ tiêu/năm SDT (tỷ) DTHĐ XNK (tỷ) LN (%) Tăng trưởng DS %LNHĐXNK 1999 33,74 18,6 104 132,85 136% 2000 40,8 23,4 205 130% 125% 2001 41 25 240 106,8% 117% 2002 90 60 260 240% 108% Bảng 2: Kinh doanh XNK Nguồn:Phòng XNK-Công ty Techsimex Nhìn chung hoạt động kinh doanh của hoạt động XNK thực hiện tượng đối tốt. Qua các năm đều hoàn thành và vượt chỉ tiêu kế hoạch được giao. Tỷ trọng về doanh thu và lợi nhuận của hoạt động kinh doanh XNK tương đối lớn cơ chế khoán trong kinh doanh XNK đã phát huy tác dụng. Theo cơ chế này, trên cơ sở mục tiêu chiến lực chung của toàn công ty được xác định bằng các chỉ tiêu kế hoạch, các chỉ tiêu cụ thể sẽ được phân bố xuống từng phòng ban chức năng. Các phòng ban sẽ chia nhỏ và giao kế hoạch phấn đấu đến từng người, trong đó có quy định rõ ràng thời gian, mặt hàng, các yêu cầu cần thiết khác như thu thập thông tin, chăm sóc khách hàng, lập hồ sơ khách hàng hoặc việc phát triển thị trường… Trên đây là kết quả kinh doanh chung nhất. Sau đây tác giả sẽ đi vào phân tích thực trạng của từng vấn đề cụ thể. *Việc lập kế hoạch mục tiêu kinh doanh Để việc kinh doanh đi đúng định hướng thì cần thiết phải có kế hoạch kinh doanh cho từng thời kỳ, đặc biệt trong lĩnh vực XNK của công ty. ở lĩnh vực này, các biến số cần thiết cho việc lập kế hoạch sẽ phức tạp và biến động mạnh mẽ hơn. Nó có thể là thông tin về sản phẩm về nguồn nguyên liệu sản xuất sản phẩm, tình hình kinh tế của các nước xuất / nhập khẩu. Các cơ chế chính sách của các nước liên quan đến XNK, thông tin về thị trường về giá cả…sau mỗi năm công ty đều có những tổng kết đánh giá về hoạt động của năm trước và đề ra kế hoạch cho năm sau những kế hoạch chưa bám sát được với thực tế, những nhận xét đánh giá và dự đoán chưa được chuẩn xác. Do vậy những kế hoạch đưa ra có thể quá cao hoặc quá thấp điển hình là năm 2002 dự kiến tổng doanh thu là 60 tỷ nhưng thực tế đạt được là 90 tỷ. Như vậy kế hoạch đưa ra là quá thấp hạn chế này bắt nguồn từ việc thiếu thông tin đặc biệt là những thông tin về thị trường nước ngoài. Hiện nay, hệ thống thu thập thông tin của công ty chưa thật hoàn chỉnh, chưa có được tổ chức hoặc cán bộ phụ trách về thông tin, có hệ thống báo cáo nội bộ nhưng hoạt động chưa thống nhất, thông tin giữa các bộ phận cắt cứ chưa thật sự chú trọng công tác thông tin thể hiện ở chi phí. Năng lực tiếp cận, xử lý, lưu trữ và ứng dụng thông tin còn yếu. *Về thị trường/ khách hàng Đoạn thị trường của khu vực này chủ yếu là những công ty sản xuất kinh doanh, công ty thương mại, trường học, bệnh viện, công sở…vv Nói chung đây là những khách hàng công nghiệp. Họ mua sản phẩm hàng hoá của công ty để phục vụ mục đích kinh doanh, sản xuất, hoặc đầu tư đổi mới trang thiết bị phục vụ nhu cầu chữa bệnh, giáo dục đào tạo…Nhu cầu của các tổ chức này là nhu cầu phái sinh tức là nhu cầu bắt nguồn từ các nhu cầu khác. Trong nhưng năm qua công ty đã duy trì được đoạn thị trường này bằng những mặt hàng truyền thống như: Ô tô, phụ tùng ô tô, máy móc thiết bị thi công, dụng cụ thí nghiệm, thép không gỉ, cáp điện đồng thời không ngừng phát triển thị trường bằng cách cung cấp các sản phẩm có nhu cầu phối hợp mở rộng thị trường khách hàng, các khách hàng trọng điểm trong thời gian qua có thể kể đến: công ty TNHH Hoàng Trà, công ty TNHH Tiến Đạt, Công ty TNHH Năm Châu, công ty LISOHAKA, bệnh viện Bạch Mai, Trừờng ĐH Quốc Gia… Có một số mặt hàng công ty tiến hành bán lẻ như xe máy, ô tô, các thiết bị gia dụng bày bán trong siêu thị Kim Liên. Hành vi mua của đoạn thị trường này là tương đối phức tạp, có những đòi hỏi khắt khe về chất lượng, quy cách sản phẩm, phương thức giao hàng, giá cả, dịch vụ, bảo hành, sửa chữa, thời hạn giao hàng, mức chiết khấu…Đồng thời, quá trình mua có những ảnh hưởng đa dạng. Công ty đều cam kết về những điều khoản đã được thảo luận, từ lâu đã trở thành đối tác tin cậy của nhiều công ty. Nhìn chung với những đối tác truyền thống thì việc kinh doanh của công ty tương đối thuận lợi. Trong hoạt động của mình, công ty chú trọng kinh doanh nhập khẩu do vậy hoạt động xuất khẩu chưa phát triển mạnh, đó chỉ là nhưng chuyến xuất hàng lẻ tẻ chủ yếu vẫn theo hình thức buôn chuyến, mạng lưới xuất khẩu các mặt hàng còn mỏng và chưa đóng góp nhiều vào kết quả kinh doanh. *Về thị trường đầu vào Đa số công ty thực hiện hình thức nhập khẩu trực tiếp. Sau đây là danh mục một số sản phẩm và các nhà cung cấp stt Tên hàng Hãng cung cấp Xuất xứ 1 Thép tấm HEGOWALBVT Hà lan 2 Thép dây MACROBARS ấn độ 3 ống thép không gỉ YUESENGZNDUS đài loan 4 Thép không gỉ AVESTABOLARIT đài loan 5 Máy cuốn ống YEETSONGMACHINE Sing gapore 6 Kamaz-Ben MAMUPHACTUREZNC Nhật bản 7 Cần cẩu Tabano SOVICO Pháp 8 Rượu ngoại SUMITOMO ý, chi nê, Đức… 9 ôtô HUYNDAI HUYNDAICOR Hàn quốc 10 Hạt nhựa BASFCOLTD Hàn quốc Bảng 3: Danh mục mặt hàng xuất xứ Trong đó có một số công ty nước ngoài là đối tác đầu vào quen thuộc do vậy thuận tiện cho việc thực hiện chủ động nguồn hàng, thực hiện hợp đồng một cách dễ dàng, các thủ tục giao dịch trở lên đơn giản hơn chất lượng đảm bảo…mỗi cán bộ mặt hàng thuộc phòng kinh doanh XNK phụ trách một hoặc một số mặt hàng thực hiện việc khai thác nguồn hàng, thu thập thông tin, tiến hành các giao dịch với nhà cung cấp và khách hàng của mình và đảm trách mọi công việc liên quan đến mặt hàng của mình.. Do danh mục mặt hàng kinh doanh XNK tương đối đa dạng cho nên các hoạt động Marketing khó có thể bao quát hết được đến từng mặt hàng cụ thể điều đó dẫn đến tình trạng khó khăn trong việc thâm nhập thị trường của các sản phẩm. III. Thực trạng họat động XTHH. 1. Những mục tiêu chiến lược. Hoạt động kinh doanh XNK của công ty trong thời gian qua đã đạt được kết quả tốt. Tuy nhiên, với khả năng và nguồn lực của mình thì những kết quả như trên vẫn còn là khiêm tốn. Trong mấy năm trở lại đây do có những cơ chế chính sách XNK đúng đắn của nhà nước hoạt động này diễn ra rất mạnh mẽ cả về chiều rộng lẫn chiều sâu tạo ra nhiều cơ hội thuận lợi cho kinh doanh XNK. Nhà nước khuyến khích và có những biện pháp hỗ trợ cho các doanh nghiệp trong hoạt động xuất khẩu mà Việt Nam có thế mạnh như dệt may , nông sản, nguyên vật liệu đầu vào … và thực hiện việc nhập khẩu các mặt hàng nhằm đổi mới công nghệ hoặc những mặt hàng mà trong nước có những nhu cầu cao như: Rượu ngoại, đồ gia dụng, đồ điện tử… Trong thời gian vừa qua công ty đã liên tục có những kế hoạch mở rộng thị trường, mở rộng chủng loại sản phẩm mở rộng danh mục, thâm nhập sâu hơn vào thị trường hiện có: Trong năm 2003 mục tiêu của công ty đạt tổng doanh số là 90 tỷ đồng và phân bổ chỉ tiêu doanh số của hoạt động kinh doanh XNK là 60 tỷ. Để đạt được mục tiêu đòi hỏi công ty phải áp dụng hàng loạt các biện pháp Marketing như giá cả, sản phẩm, phấn phối, xúc tiến.. với tình hình như vậy đặt ra nhiệm vụ nặng nề của công tác xúc tiến hỗn hợp. Mục tiêu công tác XTHH của công ty trong thời gian qua đã được xác định là một công cụ không thể thiếu được trong việc tiến hành các hoạt đông Marketing. Nó là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho các biến số khác trong việc thực hiện mục tiêu chiến lược chung. Trong thời gian qua các chương trình XTHH được tiến hành bằng các công cụ như: Quảng cáo, bán hàng cá nhân, Marketing trực tiếp, tuyên truyền / quan hệ công chúng, xúc tiến bán. Các hoạt động này góp phần vào việc: - Giới thiệu quảng mã hình ảnh của sản phẩm, công ty tới khách hàng mục tiêu. - Tạo mối quan hệ chặt chẽ giữa công ty với các bạn hàng. - Tìm thêm nhiều khách hàng mới quan trọng tạo cơ sở cho việc mở rộng thị trường. - Khai thác nhiều nguồn hàng mới, nhiều sản phẩm mới tạo cơ sở cho việc mở rộng doanh mục sản phẩm. - Kích thích tiêu thụ, tạo điều kiện cho công ty tăng số lượng hợp đồng khối lượng sản phẩm trên đơn hàng, tăng doanh số. Để đạt được những mục tiêu như trên trong thời gian qua công ty đã có kế hoạch phân bổ nguồn nhân lực và ngân sách một cách kịp thời và xứng đáng. * Về nguồn nhân lực: Tuy chưa có bộ phận chuyên trách về hoạt động XTHH nhưng việc triển khai hoạt động XTHH vẫn được tiến hành chủ yếu là giao cho các cán bộ mặt hàng và được quản lý thống nhất ở phòng XNK. Hiện nay, số nhân viên trong phòng XNK là 11 người trong thời gian tới công ty có kế hoạch bổ xung thêm bốn cán bộ để có thể đảm đương được công việc kinh doanh.Mỗi một cán bộ mặt hàng,công việc chính của họ là bán hàng cá nhân,họ có trách nhiệm chủ động khai thác nguồn hàng,khai thác thông tin liên quan như sản phẩm , giá cả, điều kiện giao hàng,tìm kiếm khách hàng,phân tích các cơ hội của của thị trường,phân tích năng lực cạnh tranh ,tìm hiểu về các đối thủ cạnh cạnh tranh ,ngoài lực lượng quản lý như trên Công ty còn có đội ngũ khác cũng phục vụ tích cực vào công tác xúc tiến như đội ngũ nhân viên làm nhiệm vụ bán lẻ,các trung gian phân phối cũng tích cực tham gia vào hoạt động xúc tiến. * Về ngân sách: Ngân sách cho hoạt động XTHH hàng năm được xác định dựa vào mức doanh số bán. Dựa vào mức doanh thu dự kiến hàng năm công ty sẽ trích tỷ lệ hợp lý để chi ngân sách hoạt đông XTHH Năm Doanh thu XNK(tỷ) Tỷ lệ chi cho xúc tiến (%) Ngân sách hoạt động xúc tiến (triệu) 1999 18,6 0,6 111,6 2000 23,4 0,8 187,2 2001 25 1 250 2002 60 1,4 840 Bảng 4: Ngân sách cho hoạt động XTHH Nguồn: Phòng XNK công ty techximex. Tuy phương pháp này chưa phải là tối ưu để xác định ngân sách nhưng nó cũng phát huy được tác dụng đẩy được doanh số tăng cao, góp phần đáng kể vào việc hoàn thành mục tiêu nhiệm vụ. Ta thấy, trong những năm qua, ngân sách chi cho hoạt động XTHH luôn tăng theo mức tăng doanh số. Trong hai năm 2001- 2002 do mục tiêu của công ty là mở rộng quy mô kinh doanh,mở rộng thị trường bằng cả sản phẩm hiện có và cả sản phẩm mới do vậy chi phí cho việc mở rộng nhiều hơn trong đó có cả chi phí cho việc XTHH. Về hoạt động XTHH công ty chú trọng vào hoạt động bán hàng cá nhân, phần nhiều ngân sách XTHH tập trung chi cho hoạt động này và hoạt động khích thích tiêu thụ như: chiết khấu,giảm giá, thưởng, khuyến mãi… Phương pháp xác định ngân sách cho xúc tiến như trên cũng thể hiện những hạn chế nhất định, thậm chí gây ra sự lãng phí nguồn lực, nó chưa thực sự có những căn cứ thực tế sát thực và mục tiêu nhiện vụ. Bởi doanh số tăng lên hay giảm đi nó còn phụ thuộc vào rất nhiều biến số khác ngoài XTHH như tình hình thị trường, tình hình cạnh tranh, biến động mức giá…mặt khác doanh số được coi là kết quả chứ không phải là nguyên nhân của hoạt động XTHH. Ngoài ra, do ngành nghề kinh doanh của lĩnh vực XNK là rất rộng do vậy những chương trình XTHH chỉ mang tính đồng loạt thậm chí là chung chung chưa có chương trình cụ thể cho từng mặt hàng hay từng đoạn thị trường. Có những quảng cáo chỉ giới thiệu một cách sơ lược về công ty, thông tin về các bộ phận chưa có tính chọn lọc cao. Tuy kết quả hoạt động là tương đối khả quan nhưng với khả năng và lợi thế riêng có của mình công ty vẫn có thể nâng cao hơn nữa kết quả hoạt động, việc đầu tư ngân sách và các chương trình XTHH thực hiện phần nào mang tính chủ quan. Điều này làm giảm hiệu quả của các chương trình, của quá trình thông tin tới khách hàng. Những thông tin mà công ty có được chủ yếu là những thông tin nóng về cơ hội mua bán chứ chưa thực sự ích lợi lớn trong việc lập và thực hiện chiến lược kế hoạch đầu tư sản xuất kinh doanh trung và dài hạn. Xét thực tế công ty thực sự thiếu những thông tin như: - Thông tin về kinh nghiệm và kỹ thuật của các tổ chức XTHH ở các nước khác nhau. - Giá cả, sự biến động của giá cả, các mức giá trên thị trường cụ thể. - Hệ thống, các tập quán buôn bán và phân phối quốc gia và quốc tế; các kênh Marketing. - Các thông tin về các nhà nhập khẩu. - Các thông tin cập nhập về các nhà sản xuất, các nhà xuất khẩu, công nghệ, kỹ thuật quy trình sản xuất và gía.. phục vụ cho việc nhập khẩu. - Nguồn cung ứng nguyên liệu cho các sản phẩm kinh doanh. - Các thông tin tổng quan về tình hình kinh tế và ngoại thương; các số liệu thống kê về kinh tế và ngoại thương. -Các xu hướng, nhu cầu, khả năng và tập quán tiêu dùng…v.v 2. Các chương trình XTHH mà công ty đã thực hiện. 2.1. Bán hàng cá nhân Trong cơ cấu XTHH của mình thì hoạt động bán hàng cá nhân được công ty chú trọng nhiều nhất và đầu tư nguồn nhân lực và ngân sách nhiều nhất ngân sách chi cho hoạt động bán hàng chiếm hàng 50 – 60% ngân sách XTHH Mục tiêu của bán hàng cá nhân được công ty xác định là một công cụ xúc tiến chủ yếu góp phần rất lớn vào việc tạo ra doanh số và thực hiện mục tiêu chiến lược.Lực lượng bán hàng cá nhân được thiết kế chủ yếu để phục vụ đoạn thị trường có sức mua lớn ,mua với số lượng lớn và mua thường xuyên,họ là những khách hàng công nghiệp.Họ phải đảm nhiệm việc tạo ra phần lớn doanh thu của công ty, thông thường doanh số từ lực lượng này tạo ra chiếm khoảng 60-70%.Ngân sách chi cho bán hàng cá nhân qua các năm như sau: Chỉ tiêu /năm 1999 2000 2001 2002 Ngân sách cho lực lượng bán hàng(triệu đồng) 55,6 94,2 115 410 Ngân sách cho hoạt động xúc tiến(triệu đồng) 111,6 187,2 250 840 Bảng 5:Ngân sách chi cho lực lượng bán hàng Nguồn :Phòng XNK.Công ty Techsimex Ngân sách này chi cho cả lực lượng bán hàng trong Công ty và lực lượng bán hàng ngoài công ty.Doanh số tăng lên trong thời gian vừa qua,thực tế chủ yếu do những nhóm khách hàng công nghiệp mang lại bao gồm cả những công ty sản xuất,những khách hàng mua sắm đổi mới thiết bị,và cả những doanh nghiệp thương mại mua hàng hoá bán buôn và bán lẻ . Với những đoạn thị trường truyền thống, do có quan hệ lâu dài nên chi phí cho lực lượng bán hàng ngày càng được tiết kiệm hơn. Hàng năm, Công ty đều bỏ ra một khoản chi phí nhất định để đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên bán hàng,tổ chức những lớp học về nghiệp vụ quản lý,về kỹ năng bán hàng,trang bị những kiến thức về thị trường,hướng dẫn họ những kỹ năng xử lý đơn đặt hàng,trang bị những kiến thức về ngoại ngữ để có thể tiếp cận nhanh chóng với trình độ tiên tiến từ bên ngoài,nhanh chóng xử lý những nghiệp vụ ngoại thương Việc chú trọng vào bán hàng cá nhân của công ty xuất phát từ những lý do sau. - Cá