Tiểu luận Chức năng hoạch định và vận dụng trong quản lý doanh nghiệp Việt Nam

Lời nói đầu Chức năng quản lý kinh doanh là kết quả của quá trình phân công lao động theo hướng chuyên môn hoá lao động quản lý đối với hoạt động kinh doanh. Chức năng là cơ sở để định ra các nhiệm vụ cần thực hiện lâu dài, trách nhiệm phải hoàn thành, quyền hạn được giao, là cơ sở để lựa chọn mô hình tổ chức thiết lập bộ máy và bố trí nguồn nhân lực đồng thời xác lập các mối quan hệ làm việc. Henri Fayol (1841 - 1925) người được đánh giá là “một Taylor của Châu Âu” là “người cha của lý thuyết quản lý hiện đại”. Ông đã định nghĩa quản lý là hạch định, ra quyết định quản lý và điều hành mọi lao động của doanh nghiệp để kinh doanh có hiệu quả và không ngừng phát triển. Đây là 4 chức năng cơ bản của một nhà quản lý trong thực hiện kinh doanh. Nhưng trong 4 chức năng đó phải nói đến chức năng quan trọng đầu tiên là chức năng hoạch định, hoạch định là công việc đầu tiên mà chủ thể quản lý phải thực hiện ngay từ đầu để triển khai các hoạt động để đạt mục tiêu đã xác định. Chúng ta có thể thấy được nếu một nhà quản lý không dự báo, xác định mục tiêu, vạch chiến lược, lập kế hoạch, đề ra giải pháp thì không thể có được doanh nghiệp đó. Chính vì vậy việc có doanh nghiệp đó không hay việc thành đạt của doanh nghiệp trên thực tế xuất phát từ việc hoạch định. Để hiểu được khái niệm và nhiệm vụ cụ thể của chức năng hoạch định, qua tìm hiểu sách báo và sự giúp đỡ của giáo viên bộ môn tổ chức qủn lý. Em xin trình bầy đề tài “Chức năng hoạch định và vận dụng trong quản lý doanh nghiệp Việt Nam”. Nội dung I- Lý luận chung về hoạch định Hoạch định là chức năng đầu tiên của quản lý, là cơ sở để thực hiện các chức năng còn lại trên thực tế có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả quản lý và sự phát triển vững bền của doanh nghiệp, việc hoạch định cũng là lập ra kế hoạch, quyết định trước xe, ta phải làm gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai làm công việc đó. Vì vậy hoạch định là cầu bắc qua khoảng trống để di đến cái đích của kế hoạch đề ra có thể xẩy ra hoặc không xẩy ra như vậy. 1- Khái niệm: Nói chung hoạch định là sự tính toán, dự kiến mọi yếu tố cần thiết cho quá trình kinh doanh, với tầm nhìn lâu dài cũng như cho từng chu kỳ kinh doanh, về đại thể công việc của hoạhc định bao gồm: Dự báo, xác định mục tiêu vạch chiến lược lâu dài, lập kế hoạhc dự án đề ra các giải pháp thực hiện. 2- Vai trò của việc hoạch định: Trong việc quản lý hoạch định có vai trò: - Nghiên cứu và quản lý sự thay đổi: (nhận diện các thời cơ kinh doanh) một nhà quản lý kinh doanh không thể lập một kế hoạch và dừng lại ở đó mà tương lai rất ít khi chắc chắc và tương lai lại càng xa thì kết quả của quyết định mà ta cần quan tâm sẽ càng kém chắc chắn Dự kiến trước và trách khỏi những nguy cơ, rủi ro, khó khăn, vạch ra những con đường phát triển gắn bó và tối ưu hoá nguồn vốn, ấn định mục tiêu tiến bộ. Phân bổ huy động các năng lực tiềm năng của đơn vị Triển khai kịp thời các chương trình hành động, hợp thành phương tiện quản lý làm dễ dàng cho việc kiểm tra, dùng phương pháp chuẩn đoán chính là sự phân tích môi trường để dự đoán những thay đổi, thời cơ và sự đe doạ làm nổi bật lợi thế mà nó phải vượt qua. Việc lập kế hoạch phải xuấtphát từ cấp cao nhất, phải có tổ chức và mục tiêu, chiến lược, sách lược phải được thong báo rõ ràng, người quản lý phải là người tham gia vào kế hoạch 3- Cơ sở hoạch định: Hoạch định là bước đầu tiên trong quá trình của chức năng quản lý vì vậy cần phải có cơ sở để hoạch định: - Lựa chọn sức mệnh và mục tiêu chung cho cả các hoạt động ngắn hạn và dài hạn của Công ty sứ mệnh của Công ty chính là do Công ty đó đề ra. - Xác lập mục tiêu cho từng bộ phận, phòng ban và các cá nhân dự trên mục tiêu chung của cơ quan; Mục tiêu của doanh nghiệp là sự cam kết cụ thể đối với các công việc thực hiện một kết quả có thể đo lường bằng thời gian đã định. - Lựa chọn các chiến lược và chiến thuật để thực hiện các mục tiêu. II- Đặc điểm yêu cầu của chức năng hoạch định 1- Đặc điểm yêu cầu: Kích thích tính sáng tạo cần đề xuất ý tưởng mới và khuyến khích mọi người thực hiện đúng những gì đã vạch ra. Cần tập trung những nỗ lực và tài năng cần thiết cho quá trình này. Đề phòng các khả năng rủi ro và những điều không chắc: Cần thống nhất các quyết định, thông qua những kế hoạch sẵn sàng đối phó với những tình huống bất ngờ. Dự đoán trước về một sự kiện quan trọng có thể xẩy ra trong tương lai, nhà quản lý đưa ra các giả thuyết nhằm phân tích đánh giá khả năng có thể xẩy ra để có thể lập kế hoạch hành động. áp dụng tốt các kinh nghiệm trong chu kỳ kế hoạch: Làm cho mục tiêu có thể đạt được giám sát cho mọi việc đi theo đúng hướng đã được hoạhc định. Vậy quá trình kiểm soát được gắn liền với quyết định do đó khi có những sai lầm trong suốt quá trình xây dựng và triển khai kế hoạch để khắc phục những sai lầm đó. 2- Phân loại hoạch định Trong quá trình quản lý cần phân biệt hai loại (hai cấp độ) của hoạch định. 2.1. Hoạch dịnh chiến lược: Xác định mục tiêu và các việc lớn cần làm trong thời gian dài, với các giải pháp lớn (mang tính định hướng) để đạt tới mục tiêu trên cơ sở khai thác và sử dụng tối ưu các nguồn lực hiện có và có thể có. Đây là nhiệm vụ mà người quản lý chủ chốt phải trực tiếp thực hiện và quyết định (với sự trợ giúp của bộ máy chức năng); được chuẩn bị rất đu đáo và xét duyệt thận trọng để có giá trị lâu dài (chỉ điều chỉnh khi có thay đổi lớn từ môi trường). Trong thực tiễn một doanh nghiệp có ý đồ phát triển lâu bền cần xây dựng được các chiến lược sau. - Chiến lược ổn định: Hầu như không thay đổi trong suốt thời gian tồn tại doanh nghiệp với môi trường ít thay đổi và khả năng quản lý nhất định, ví dụ: tiếp tục cung cấp loại sản phẩm, dịch vụ “truyền thống” theo phương thức quen thuộc; tiếp tục duy trì thị phần và mảng khách hàng sẵn có... Đây là loại chiến lược mang tính duy trì củng cố; hạn chế tham vọng. trên thực tế, việc theo đuổi chiến lược này không phải lúc nào cũng dễ dàng, bởi lẽ tâm lý thông thường của các nhà doanh nghiệp luôn bị hấp dẫn, lôi cuốn vào những công việc sáng tạo và phát triển, không muốn an phận tự mãn. - Chiến lược phát triển: Tính đến sự gia tăng, mở rộng hoạt động về nhiều yếu tố: Doanh thu, quy mô hoạt động, thị phần, sản phẩm, phương thức dịch vụ... Với sự phát triển của thị trường, nhu cầu của xã hội và tiềm năng của doanh nghiệp, chiến lược này có thể thực hiện được với tầm nhìn và bản lĩnh của nhà quản lý; được dự báo hai hạn tốt và chuẩn bị mọi nguồn lực có thể huy động được. - Chiến lược kết hợp, điều hoà: Thực hiện đồng thời một chiến lược kể trên mục tiêu này, giữ vững hoặc hạn chế mục tiêu khác trong từng thời gian. 2.2. Hoạch định tác nghiệp: Xác định mục tiêu có tính ngắn hạn hơn (có chỉ tiêu định hướng), xây dựng dự án và kế hoạch, đề ra các biện pháp để tổ chức thực hiện trên cơ sở các nguồn lực có thể dự tính tương đối sát và có tính khả thi cao. Có thể chia ra kế hoạch trung hạn ( 3- 5) năm và kế hoạch ngắn hạn (1 năm). Hoạh định tá nghiệp là cơ sở trực tiếp để điều hành các hoạt động diễn ra “hàng ngày”, là trách nhiệm của tất cả các cấp quản lý; được bộ máy chuyên trách về kế hoạch của doanh nghiệp tổng hợp lại, cân đối để giám đốc xét duyệt (kế hoạch định mức). Với doanh nghiệp nhỏ, có thể là kế hoạch “phi chính thức” do chủ doanh nghiệp đồng thời là giám đốc tự phác ra và điều chỉnh trong quá trình hoạt động. Có thể coi hoạch định tác nghiệp là việc định ra chiến thuật để thực hiện từng bước chiến lược, hoặc còn gọi là “Kế hoạch hành động”. Chương trình mục tiêu là loại kế hoạch sử dụng một lần (không lặp lại khi mục tiêu cụ thể đã hoàn tất), quản lý loại kế hoach này được thực hiện theo phương pháp riêng gọi là “quản lý theo mục tiêu” (Mangement by objectives - MBO) hoặc còn gọi là “quản lý theo dự án” (Management by projocts). 3- Các bước thực hiện chức năng hoạch định: Công việc hoạch định kế hoạch, dự án bao gồm một quy trình với các bước: 1- Nhận thức, nắm bắt cơ hội (đang đến và sẽ đến) với cách nhìn toàn diện và chính xác về thị trường, khách hàng, khả năng, chính sách và luật pháp... 2- Xác định mục tiêu cần đạt (định lượng) ở từng thời điểm với thứ tự ưu tiên. 3- Xem xét, đánh giá các tiền đề hoạch định, dự đoán sự biến động và phát triển của chúng. Các điều kiện tiền đề đó là các dự báo, các giả thiết về môi trường kinh doanh, các kế hoạch hiện có và các biện pháp có thể áp dụng. Nhà quản lý cấp cao trong doanh nghiệp cần giải thích rõ tạo điều kiện cho các cấp dưới hiểu rõ các tiền đề để học đánh giá đúng khi lập kế hoạch 4- Xây dựng các phương án hành động khác nhau, qua bàn bạc trong tập thể về nhiều khả năng có thể thực hiện. ít nhất nên có 2 phương án, song không nên đề ra quá nhiều, gạt bỏ những phương án ít tính khả thi 5- Phân tích, so sánh các phương án; xem xét các ưu điểm và hạn chế của từng phương án (tốt nhất là lượng hoá được các yếu tố so sánh). 6- xác định một phương án tối ưu được lựa chọn so sánh: Cũng có trường hợp cần thực hiện đồng thời 2,3 phương án thích hợp với từng điều kiện, phương án tối ưu không nhất thiết phải hoàn hảo, mà là phương án ít nhược điểm lớn và khả thi hơn cả, được lựac họn dựa kinh nghiệm, phương pháp thực nghiệm (thí điểm), phương pháp nghiên cứu và phân tích. 7- Lập các kế hoạch phụ (bổ sung) để đảm bảo thực hiện tốt kế hoạch chính (ví dụ ngoài kế hoạch sản xuất sản phẩm chính, cần có kế hoạch về phụ tùng dự phòng, về bảo dưỡng, về huấn luyện về bảo hành, về quảng cáo...) 8- Lập ngân quỹ các chi phí thực hiện, lượng hoá các thông số: tổng thu, chi phí, lợi nhuận... Đây là cơ sở quan trọng để đánh giá hiệu qủa kinh tế và chất lượng của kế hoạch. Nhận thức cơ hội Xác định các mục tiêu Xem xét các tiền đề Xây dựng các phương án Phân tích so sánh các phương án Chọn phương án tối ưu Lập các kế hoạch phụ trợ Lập ngân quỹ và dự kiến các chi phí 4- Tác dụng của hoạch định: Chức năng của hoạch định có tác dụng như sau: * Là cầu nối cần thiết giữa hiện tại và tương lai, làm tăng khả năng đạt được các kết quả mong muốn với mục tiêu rõ ràng. Nó khắc phục cách làm mò mẫn, tuỳ tiện, đối phó thụ động và “ăn xổi” với tầm nhìn hạn hẹn đó là “tính chiến lược” trong quản lý. * Giúp cho nhà quản lý có có thể chủ động nhận biết vận tận dụng các cơ hội từ môi trường kinh doanh, ứng phó nhạy bén với các yếu tố bất định, các biến cố xuất hiện trong quá trình hoạt động. Đó là tính chủ động và sáng tạo trong quản lý. * Hướng dẫn các nhà quản lý biết cách làm thế nào để đạt mục tiêu với kết quả tối ưu, biết tập trung vào các trọng điểm trong từng thời gian; trách phân tán các nguồn lực. Đó là “tính hiệu lực” trong quản lý. * Phát huy tính tập thể trong lao động, liên kết được mọi người ở một vị trí cùng hành động theo một hướng chung tạo ra sự cạnh tranh lành mạnh trong doanh nghiệp với ý thức trách nhiệm cao. Đó là “tính hiệp đồng’ trong quản lý. * Có cơ sở để kiểm tra được tình hình thực hiện các nhiệm vụ với chuẩn mực rõ ràng, đánh giá được đúng thực chất kết quả hoạt động và sự đóng góp của mỗi bộ phận, mỗi cá nhấn. Đó là “tính chuẩn mực” trong quản lý. III- Vận dụng trong quản lý doanh nghiệp Việt Nam 1- Vận dụng: Trong kinh doanh việc đề ra kế hoạch là vấn đề quyết định, dấn đến sự sống còn của các doanh nghiệp. Một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển, không phải chỉ biết sản xuất ra nhiều mà phải biết sản xuất cho ai, sản xuất ra bao nhiêu, sản xuất như thế nào? là thành viên mấy năm nay của hội doanh nghiệp trẻ, hội doanh nghiệp xây dựng, hiệp hội xây dựng và vật liệu xây dựng thành phố Hồ Chí Minh giữa năm nay Đồng Đăng Thọ giám đốc Công ty TNHH Phú Thọ lại là thành viên của hội xây dựng Việt Nam. Không phải ngẫu nhiên mà Đồng Đăng Thọ lao vào lĩnh vực kinh doanh độc đáo và cần thiết này. Tốt nghiệp kỹ sư ngành xây dựng năm 1993, anh được phân công về đơn vị thi công ở huyện Thủ Đức, cửa ngõ phía Bắc có hướng đô thị hoá thành phố, kỹ sư Thọ không khỏi băn khoăn: chẳng nhẽ người thợ xây dựng cứ suốt đời phải vất cả với những đống giàn giáo cốp pha kềnh càng bằng gỗ. Thế là kỹ sư Thọ đề nghị đến dùng thép Việt Nam để làm thành giàn giáo xây dựng. Với việc lắp ráp giàn giáo bằng thép để thay tre gỗ với độ dài ngắn khắc nhau thuận tiện cho việc sử dụng được khách hàng các vùng trọng điểm kinh tế ưa chuộng, sản phẩm của Công ty TNHH này lan khắp Nam Bộ. Bên cạnh nắm bắt được điểm yếu của một số doanh nghiệp về kinhphí, ông Thọ tung ra một độc chiêu “chỉ cần bân chủ quản lý bảo lãnh “thật” gãi đúng chỗ ngứa. Công ty Phú Thọ đã thu hút đựoc các bạn hàng trên khắp địa bàn thành phố Hồ Chí Minh và cả vùng Nam Bộ. Có thể nói độc chiêu này là bí quyết thành công của ông Thọ. 2- Bí quyết thành công của Công ty TNHH Phú Thọ ở chỗ: 1- Tiếp cận thị trường một cát sát thực 2- Lập ra kết hoạch một cát sát thực 3- Sản phẩm loại giàn giáo mới đáp ứng cho nhu cầu thị trường đúng lúc 4- Nhạy bén trong kinh doanh - biết đối thủ cạnh tranh 5- Có biện pháp hợp lý trong kinh doanh nên đã gia tăng được bàn hàng trải khắp Nam Bộ (theo thời báo kinh tế Việt Nam 31/8/1996) Kết luận Qua quá trình tìm hiểu và nghiên cứu như trên ta có thể hiểu được phần nào về tầm quan trọng của chức năng hoạch định trong 4 chức năng quản lý được phân loại theo nội dung quá trình quản lý. Hoạch định là chức năng đầu tiên và cũng là chức năng không thể thiếu của quá trình quản lý, vì trong quản lý doanh nghiệp nếu không có kế hoạch thì sẽ không triển khai được các hoạt động và không đạt được các mục tiêu đề ra thì doanh nghiệp đó sẽ không thể tồn lâu dài được. Nó là cầu nối bắc qua khoảng trống đi đến cái đích của kế hoạch đề ra. Trên cơ sở của việc hoạch định, các nhà quản lý cần phải vận dụng, sáng tạo để việc quản lý doanh nghiệp của mình được thành công và cần phải học hỏi và rút ra nhiều kinh nghiệm của những doanh nghiệp trước đó.