Tiểu luận Cơ cấu tổ chức, bộ máy điều hành, quản lý của Công ty Safco

á và Dịch vụ Tài chính. Từ ngày 07/05/2008, Công ty cổ phần tư vấn thẩm định giá và dịch vụ tài chính chính thức đi vào hoạt động theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh công ty cổ phần lần đầu số 4103010223 ngày 07/05/2008 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hồ Chí Minh cấp. Ngày 21/01/2009, Bộ Tài chính công bố Công ty CP Tư vấn Thẩm định giá và Dịch vụ Tài chính đủ điều kiện hoạt động thẩm định giá tài sản năm 2009 tại Thông báo số 26/TB-BTC. Từ ngày 05/7/2010 Công ty CP Tư vấn Thẩm định giá và Dịch vụ Tài chính được thay đổi thành Công ty cổ phần Thẩm định giá và Dịch vụ tài chính Sài Gòn theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế công ty cổ phần số: 0303291132 ngày 05/7/2010 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hồ Chí Minh cấp Ngày 31/8/2010, Bộ Tài chính công bố về việc đổi tên Doanh nghiệp thẩm định giá đủ điều kiện hoạt động thẩm định giá năm 2010 tại Thông báo số 252/TB-BTC Cơ sở vật chất của Cty Cty SAFCO trước kia được đặt tại số 123 Trần Quốc Thảo, P.7, Q.3, TPHCM sau được chuyển đến 20 Trần Hưng Đạo, P.7, Q.5, TP.HCM từ tháng 8/2010. Dưới đây là một số hình ảnh của cty tại địa điểm mới. CHÈN HÌNH ẢNH CHỨC NĂNG NGÀNH NGHỀ KINH DOANH CỦA CTY SAFCO Đối tượng phục vụ Các tổ chức, cá nhân, cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế trong và ngoài nước, tổ chức xã hội, lực lượng vũ trang và công dân (gọi chung là khách hàng). Ngành nghề kinh doanh Dịch vụ thẩm định giá: Thực hiện dịch vụ thẩm định giá trị quyền sử dụng đất, công trình xây dựng trên đất, máy móc thiết bị, dây chuyền công nghệ, phương tiện vận tải, hàng hóa, dịch vụ, thẩm định giá trị doanh nghiệp theo yêu cầu của các cơ quan Nhà nước, tổ chức, cá nhân. Dịch vụ tổ chức bán đấu giá tài sản: Thực hiện dịch vụ tổ chức bán đấu giá quyền sử dụng đất, công trình xây dựng trên đất, máy móc thiết bị, hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng hoặc ủy quyền của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Dịch vụ cung cấp thông tin giá cả thị trường: Cung cấp thông tin và tư vấn về thị trường giá cả tài sản, hàng hóa, quảng cáo rao bán, cho thuê bất động sản, lập thủ tục sang tên, chuyển quyền sở hữu bất động sản và tư vấn các vấn đề có liên quan đến pháp lý về nhà đất,…theo yêu cầu của khách hàng. Dịch vụ tư vấn: Tư vấn để chuyển nhượng, giao dịch tài sản, bồi thường, tái định cư… tư vấn cho các chủ đầu tư trong việc lập phương án bồi thường, chính sách bồi thường và tái định cư. Tổ chức đào tạo, nghiên cứu khoa học thẩm định giá và dịch vụ tài chính: Tổ chức hoạt động đào tạo, nghiên cứu, hội thảo, bồi dưỡng kiến thức về nghiệp vụ thẩm định giá, lĩnh vực tài chính, kế toán,… Biên soạn và xuất bản các ấn phẩm: Xuất bản các ấn phẩm thông tin, sách, tạp chí, về thẩm định giá, thị trường giá cả và các lĩnh vực liên quan. Các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân thành phố hoặc Bộ Tài chính giao phó. Thẩm định giá trị tài sản nhằm phục vụ các mục đích : Bán nhà, xưởng thuộc sở hữu nhà nước. Góp vốn liên doanh, liên kết, cổ phần hóa doanh nghiệp Tính thuế, khấu hao tài sản cố định. Bán đấu giá tài sản, chuyển nhượng tài sản. Giải phóng mặt bằng. Làm cơ sở tham khảo để bảo lãnh du học, du lịch. Mua sắm, thanh lý tài sản, … Xác định giá mua, giá bán tài sản, hàng hóa, dịch vụ. Các mục đích khác theo thỏa thuận,… Một số thông tin về kết quả kinh doanh của cty năm 2010 Doanh thu Công ty thực hiện chủ yếu ở lĩnh vực Thẩm định giá, đây là bộ phận mũi nhọn của Công ty, giữ vai trò then chốt, còn lãnh vực Bán đấu giá tài sản hiện ít khách hàng nên doanh thu đạt còn hạn chế; bộ phận Dịch vụ tư vấn bất động sản mới đi vào hoạt động từ 15/10/2009 nhưng trên đà phát triển tốt. Tính đến ngày 31/12/2010, tổng doanh thu thực hiện trong năm 2010 đạt 7.256.353.787 đồng, đạt 96,75% kế hoạch năm, so với năm 2009 đạt 138%. STT Chỉ tiêu Nghị quyết ĐHCĐ Kế hoạch năm 2010 Thực hiện năm 2010 Tỷ lệ % thực hiện so với kế hoạch  năm 2010 Ghi chú A B 1 2 3 (3 /2) 1 Vốn điều lệ 2.000 2,000 2,000 2 Doanh thu thuần 7.500 7.500 7.256 96,75% Trong đó: - Doanh thu thẩm định giá 5.800 6.487 111,84% - Doanh thu đấu giá 1.500 72 4,82% - Doanh thu dịch vụ tư vấn  200 142  70,91% - Doanh thu dich vụ tài chính 361 - Doanh thu khác 194 3 Lợi nhuận trước thuế 2.250 2.250 2.098 93,24% 4 Thuế Thu nhập doanh nghiệp 562.5 550.6 97,89% 5 Lợi nhuận sau thuế 1.688 1.688 1.547 91,67% 6 Tỷ lệ lợi nhuận / Vốn điều lệ 84,40% 77,37% 7 Phân phối thu nhập Trong đó: - Quỹ đầu tư phát triển 169 155 - Quỹ dự phòng tài chính 169 77 - Quỹ khen thưởng phúc lợi 337 387 - Chia cổ tức 500 500 - Lợi nhuận giữ lại 513 1.147. 8 Tỷ lệ cổ tức / Vốn điều lệ 20-25% 20-25% 20% 9 Thu nhập bình quân/người/tháng 5.5 6.227 113% 10 Tổng quỹ lương 2.250 2.092 92,98% 11 Tỷ lệ lương/ Doanh thu thuần 30% 28,83% 12 Tỷ lệ lương/ Doanh thu thực hiện 30% 28,83% Đánh giá chung a/ Thuận lợi: Hoạt động kinh doanh dịch vụ của Công ty cổ phần thẩm định giá và dịch vụ tài chính Sài Gòn năm 2010 được sự quan tâm, hỗ trợ, phối hợp tốt của Hội đồng quản trị- Ban Cố vấn HĐQT và Ban giám đốc Công ty nên từng bước đi dần vào nề nếp và trên hướng phát triển. Đội ngũ cán bộ công nhân viên trẻ, năng động, đoàn kết và nhiệt tình vì công việc chung, không ngừng học tập nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn để đáp ứng nhu cầu công tác. Vận dụng kịp thời và đúng các qui định của cấp quản lý nhà nước như các Nghị định, thông tư, quyết định của Chính phủ, Bộ Tài chính, Bộ Tài nguyên môi trường kết hợp với các Quyết định của UBND thành phố về định giá và thẩm định giá tài sản. Công ty luôn quan tâm đến thu nhập của người lao động, từ tháng 4-2010 đã thực hiện khoán lương, khuyến khích người lao động nâng cao hiệu quả công việc, tạo thu nhập tăng thêm cho người lao động. b/ Khó khăn: Việc thay đổi địa điểm Công ty từ số 123 Trần Quốc Thảo, P.7, Q.3 sang địa chỉ số 20 Trần Hưng Đạo, P.7, Q.5 từ tháng 8-2010, thời gian đầu có ảnh hưởng đến lượng khách hàng nên ảnh hưởng đến doanh thu Công ty. Nhân sự Công ty biến động nhiều trong năm 2010, một số lao động chuyển công tác, nghĩ hưu Bộ máy tổ chức chưa phù hợp, Công ty thiếu cán bộ lãnh đạo cấp P.Giám đốc và Trưởng phòng nghiệp vụ vì vậy Giám đốc Công ty phải đảm đương nhiều việc cụ thể như: Ký chứng thư, giao dịch tìm kiếm Hợp đồng, đi thực địa, điều khiển các phiên tổ chức bán đấu giá tài sản, áp lực công việc quá lớn vì vậy cần nhanh chóng chấn chỉnh kịp thời. Quy mô tổ chức và hoạt động của Công ty vẫn còn giới hạn trong địa bàn của thành phố Hồ Chí Minh. Chế độ hậu mãi và hoa hồng chưa thoả mãn các khách hàng truyền thống và khách hàng tiềm năng của Công ty Hình 1 Gía trị cty TNHH Dịch vụ Khu chế xuất Tân Thuận Một số sản phẩm của cty Hình 3 Bất động sản số 12 đường 3/2 quận 10 (Khách sạn Kỳ Hoà) Hình 2 Hai xe cần trục bánh lốp, nhãn hiệu Grove TMS – 300,35T và Lorain MC – 30h, 45t Hình 7: KHU TAM GIÁC TRẦN HƯNG ĐẠO - PHẠM NGŨ LÃO - NGUYỄN THÁI HỌC Q.1 Hình 8: 06 XE TOYOTA NHÃN HIỆU HIACE - BỆNH VIỆN CHỢ RẪY TPHCM Hình 6: BẤT ĐỘNG SẢN SỐ 135 NGUYỄN HUỆ; 35-59 LÊ LỢI KÉO DÀI ĐẾN 122A—124 PASTEUR (THƯƠNG XÁ TAX) SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA CTY Sơ lược về tổ chức và nhân sự của cty BỘ PHẬN KẾ TOÁN ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG BAN KIỂM SOÁT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN GIÁM ĐỐC P. TÀI CHÍNH – QUẢN TRỊ P. THẨM ĐỊNH GIÁ P. BÁN ĐẤU GIÁ TÀI SẢN SAFCO có đội ngũ lãnh đạo chuyên nghiệp, Thẩm định viên nhiều năm kinh nghiệm về ngành giá và các chuyên viên thẩm định có năng lực về chuyên ngành thẩm định giá, và nhiều ngành nghề khác, … Tổng số nguồn nhân lực của Công ty : gồm 30 người. Trong đó: Phòng thẩm định gồm: 11 nhân viên Phòng bán đấu giá gồm: 3 nhân viên Phòng tài chình quản trị gồm: 9 nhân viên Còn lại là thành phần ban lãnh đạo cty Danh sách Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc Công ty và các Trưởng, Phó phòng nghiệp vụ. STT Họ và tên Chức vụ Trình độ Thời gian công tác 1 Ông Nguyễn Văn Huynh Chủ tịch HĐQT Đại học 28 năm 2 Ông Nguyễn Thế Phượng Ban Cố vấn HĐQT – Trưởng khoa Thẩm định giá Trường Đại học Tài chính Marketing Thạc sĩ 30 năm 3 Bà Nguyễn Thành Huỳnh Hương Thành viên HĐQT - Trưởng Phòng Hành chính Tổ chức Đại học 26 năm 4 Ông Nguyễn Văn Trung Giám đốc – Thẩm định viên về giá Đại học 21 năm 5 Ông Nguyễn Phi Nhựt Phó Giám đốc kiêm Trưởng Phòng Thẩm định giá – Thành viên HĐQT Đại học 6 năm 6 Bà Nguyễn Thái Nhật Tiên Phó Trưởng phòng Thẩm định giá Đại học 6 năm 7 Ông Nguyễn Đăng Khoa Phó Trưởng phòng Thẩm định giá Đại học 7 năm Nhà quản trị và cơ cấu tổ chức của cty Một số hình ảnh có sự tham gia của đông đủ thành viên, ban lãnh đạo cty Hình 4 Hình 5 Về cơ cấu tổ chức.. Cơ cấu tổ chức, các phòng ban của cty được phân chia theo cơ cấu của một công ty cổ phần, đồng thời có sự phân chia hoạt động giữa các phòng ban theo chức năng. Phòng Tài chính quản trị giữ chức năng trung gian dù không tác động trực tiếp đến hoạt động kinh doanh, song lại là hậu phương cho 2 phòng Thẩm định giá và Bán đấu giá tài sản hoạt động. Thẩm định giá là hoạt động đem lại lợi nhuận cao cho cty nên ta dễ dàng nhận thấy sự chênh lệch lớn về nhân sự giữa 2 phòng này. Ngoài ra do thời gian gần đây cty có nhiều thay đổi biến chuyển, nguồn nhân sự cty cũng gặp không ít biến động. (Hiện tại phòng Thẩm định do giám đốc Nguyễn Văn Trung phụ trách và hiện đang tiến hành tuyển nhân sự cho vị trí này.giá đang tiến hành tuyển nhân sự cho vị trí trưởng phòng này), đây là một trong những yếu điểm mà cty cần nhanh chóng khắc phục. Theo cơ cấu tổ chức theo chức năng, mỗi phòng ban trong cty được chuyên môn hoá một nhiệm vụ, từng cá nhân lại được giao nhiệm vụ cụ thể khác nhau tuỳ theo chiến lược phát triển của cty trong giai đoạn đó, công tác đào tạo nhân viên phần nào được đơn giản hơn. Tuy nhiên, cty cần có sự phối hợp chặt chẽ hơn nữa giữa phòng quản trị tài chính và phòng thẩm định giá, phòng quản trị tài chính và phòng bán đấu giá tài sản, giữa phòng ban đấu giá tài sản và phòng thẩm định giá để tạo được lợi nhuận cao nhất. Phong cách quản trị của ban quản trị cty Trong cơ cấu lãnh đạo của cty, mang đặc tính của cty CP với cơ quan tối cao là Đại hội đồng Cổ đông. Các cổ đông sẽ tiến hành bầu ra Hội đồng Quản trị với Chủ tịch Hội đồng Quản trị, các Phó Chủ tịch và thành viên. Sau đó, Hội đồng quản trị sẽ tiến hành thuê, bổ nhiệm Giám đốc (Tổng giám đốc) và/ hoặc Giám đốc điều hành. Hội đồng này cũng có thể tiến hành thuê, bổ nhiệm các Phó Giám đốc (Phó Tổng Giám đốc) hoặc ủy quyền cho Ban Giám đốc làm việc này. Quan hệ giữa Hội đồng Quản trị và Ban giám đốc là quan hệ quản trị công ty. Quan hệ giữa Ban giám đốc và cấp dưới, người lao động nói chung là quan hệ quản lý. Xung quanh vấn đề quan hệ giữa các chủ sở hữu là cổ đông của công ty và những người quản lý thông thường cần được tách bạch và kể cả các đại cổ đông cũng không nhất nhất là được hay có thể tham gia quản lý công ty. Để đảm bảo khách quan, công ty đã quy định chặt chẽ về điều này. Nếu xét về phương diện cá nhân quản trị cty thì cá nhân có ảnh hưởng lớn đến hoạt động hoạt động kinh doanh của cty với quyền hạn cao nhất là Chủ tịch Hội đồng quản trị ông Nguyễn Văn Huynh, đồng thời cũng là cổ đông sáng lập và là cổ đông sở hữu tỉ lệ số phiếu cao nhất trong cty (40% cổ pần do nhà nước nắm giữ, 60% tư nhân). Đây là người đứng đầu trong bộ phận quản trị viên cấp cao của cty. Dưới đó, là quản trị viên cấp trung - ban giám đốc do ông Nguyễn Văn Trung là giám đốc cty. Quản trị viên cơ sở là 3 người đứng đầu các phòng ban. Song hiện tại vị trí Trưởng phòng tại 2 phòng thẩm định và đấu giá tài sản đang trống do nhân viên trước đó đã chuyển công tác. Theo tiếp xúc với trưởng phòng Tài chính quản trị của cty, ông Nguyễn Việt Trung là một người vui vẻ song cũng khá nghiêm túc trong công việc. Ở ông thể hiện phong cách của người quản lý cty theo phong cách kết hợp giữa sự chuyên quyền và dân chủ. Là người có thâm niên trong công việc, ông có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực hiện tại mình đang đảm nhiệm, thể hiện ưu thế về kĩ năng tư duy vốn cần thiết với ngành nghề và quan trọng đối với vị trí hiện tại của ông. Theo đó, quan hệ giữa ông với cấp dưới cũng khá tốt. Khi công việc không quá gấp rút, lâu lâu ông lại tham gia vào một vài lời nói đùa hài hước với các nhân viên trong phòng. Nhưng khi đặt vấn đề về công việc thì sự nghiêm túc thể hiện rõ. Đối với vấn đề mang tính chất quan trọng, trước khi đưa ra quyết định, ông thường hỏi mọi người xem ai có đóng góp về vấn đề này không, điều này nhầm phát huy sự sáng tạo và phát huy sự tham gia đóng góp của nhân viên vào quá trình ra quyết định, điều này đã khắc phục được khuyết điểm lớn của phong cách quản trị chuyên quyền. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CÁC PHÒNG BAN Phòng Tài chính quản trị Về nhân sự: Phòng Tài chính - Quản trị : có 10 nhân sự: 1. Ông Nguyễn Việt Trung – Q. Trưởng phòng 2. Bà Nguyễn Thành Huỳnh Hương - Phó phòng 3. Bà Tăng Thị Trung Định - Kế toán trưởng 4. Bà Bùi Thị Thanh Bình - Thủ quỹ 5. Bà Nguyễn Thị Bích Ngân 6. Bà Vũ Thị Hồng Nguyên 7. Ông Nguyễn Chiến Thắng 8. Bà Nguyễn Thị Ái Nhị 9. Nguyễn Vinh 10. Bà Nguyễn Phương Mai – Dịch vụ tư vấn Phân công việc của Phòng Tài chính - Quản trị: Bộ phận Kế toán: 3 người 1. Bà Tăng Thị Trung Định - Kế toán trưởng + Chịu trách nhiệm quản lý mọi hoạt động về nghiệp vụ kế toán của Công ty; tổ chức thực hiện công tác kế toán và báo cáo kế toán theo đúng qui định hiện hành. + Lập Hợp đồng, Thông báo phí, Biên bản thanh lý Hợp đồng. 2. Bà Bùi Thị Thanh Bình - Thủ quỹ + Theo dõi thu – chi tiền mặt. + Làm thủ tục chốt sổ BHXH cho người lao động nghỉ việc. + Thủ kho công cụ, vật dụng của Công ty. + Thu phí thẩm định giá trực tiếp tại đơn vị khách hàng khi Khách hàng có yêu cầu. + Đi Ngân hàng nộp chứng từ, nộp tiền, rút tiền cho hoạt động của Công ty. + Nhận, nộp tiền của khách hàng các buổi đấu giá tổ chức tại Công ty. 3. Bà Nguyễn Thị Bích Ngân - Kế toán Tổng hợp + Theo dõi thu, chi tiền qua hệ thống Ngân hàng. + Theo dõi công nợ. + Lương + Xuất hóa đơn. Tài chính Quản trị: 6 người 1. Ông Nguyễn Việt Trung - Quyền Trưởng phòng Chịu sự chỉ đạo của Ban Giám đốc, chịu trách nhiệm điều động quản lý công việc chung của Phòng và trực tiếp giải quyết một số công việc: - Ký chuyển công văn đến trình Ban Giám đốc xin ý kiến chỉ đạo. - Theo dõi quá trình lưu chuyển của công văn. - Tham gia góp ý xây dựng các Quy chế của Công ty. - Thực hiện các báo cáo đột xuất, các văn bản khác theo chỉ đạo của Ban Giám đốc. - Theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các quy định, Quy chế của Công ty đã ban hành. - Ghi Biên bản các cuộc họp giao ban mở rộng Ban Giám đốc và các Trưởng phó phòng và phát hành Thông báo nội bộ sau cuộc họp giao ban. - Tổng hợp báo cáo 6 tháng, năm. 2. Nguyễn Thành Huỳnh Hương - Phó Trưởng phòng - Được phân công giải quyết một số công việc như sau : - Quản lý hồ sơ nhân sự, Hợp đồng lao động của người lao động tại Công ty. - Theo dõi Hợp đồng đã ký với người lao động để kịp thời xin ý kiến chỉ đạo của Giám đốc, thảo Hợp đồng lao động trình Giám đốc. - Dự thảo Quyết định thôi việc, tính trợ cấp thôi việc trình Giám đốc xem xét. - Tổng hợp báo cáo tháng. - Kiểm tra việc giữ gìn vệ sinh, PCCC, an toàn lao động tại Công ty. - Theo dõi ngày phép năm của người lao động để ký xác nhận ngày công trong bảng chấm công hàng tháng của người lao động tại Công ty. - Theo dõi đề xuất cấp phát xăng, vật tư cần thay thế cho nhu cầu sử dụng xe của Công ty có kế hoạch bảo dưỡng định kỳ xe, đăng ký mua bảo hiểm xe, xét xe theo định kỳ. - Đặt mua Văn phòng phẩm, báo, máy móc thiết bị. . .theo nhu cầu Công ty - Theo dõi việc sửa chữa nhỏ trang thiết bị làm việc Công ty. 3. Bà Vũ Thị Hồng Nguyên: Văn thư Nhân viên Văn thư – Lưu trữ. Theo dõi đặt mua nước uống cho Công ty. Bán hồ sơ đấu giá. Làm phiếu tạm ứng, thanh toán chi phí tiếp khách cho Ban Giám đốc. Báo tăng, giảm người lao động cho Phòng lao động thương binh xã hội Q.5. Chấm công cho Phòng. Trực điện thoại Tổng đài. Giao chứng thư, Hợp đồng cho khách hàng khi có yêu cầu. Hàng ngày gởi Công văn đi Bưu điện. 4. Ông Nguyễn Vinh: Nhân viên Kỷ thuật Tin học - Quản lý hệ thống mạng nội bộ. - Sửa chữa cài đặt máy tính. - Thường xuyên sao lưu dữ liệu của Công ty. - Biên tập nội dung Website. - Xây dựng nâng cấp phần mềm cho Công ty. 5. Ông Nguyễn Chiến Thắng: Tài xế - Tài xế 2 xe: - TOYOTA 16 chỗ - INNOVA 7 chỗ - Sửa chữa nhỏ cho Công ty. - Giao Chứng thư, Hợp đồng, Thông báo phí, Biên bản thanh lý trực tiếp cho khách hàng. - Định kỳ đề xuất mua bảo hiểm xe và xét xe theo quy định. 6. Bà Nguyễn Thị Ái Nhị: Tạp vụ - Dọn dẹp vệ sinh toàn Công ty. - Mua vật dụng vệ sinh. - Phục vụ nước uống Phòng Giám đốc và Phòng Hội đồng quản trị. Dịch vụ tư vấn: 1. Bà Nguyễn Phương Mai Công tác Văn thư: * Quản lý văn bản đến: - Tiếp nhận văn bản đến, phân lọai mức độ công văn và đóng dấu công văn đến, ghi số công văn đến, ngày đến, vào sổ công văn và làm thủ tục chuyển giao. Đối với văn bản Mật, nhân viên văn thư đăng ký vào sổ rồi chuyển cả bì cho Giám đốc giải quyết. - Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gởi đến Công ty, công văn gởi tay hoặc tài liệu mang ở những hội nghị về phải được tập trung tại Văn thư (Phòng Tài chính - quản trị) của Công ty để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những văn bản đến không đăng ký tại Văn thư Công ty, người lao động Công ty không có trách nhiệm giải quyết. Trường hợp có những văn bản khẩn được các phòng trực tiếp nhận, các phòng phải chuyển lại cho Phòng Tài chính quản trị làm thủ tục sau khi trình Lãnh đạo phòng và báo cáo Ban Giám đốc Công ty có ý kiến xử lý bước đầu. * Trình, chuyển giao văn bản đến: - Văn bản sau khi đăng ký, tiếp nhận vào sổ phải trình ngay cho Trưởng Phòng TCQT để ghi ý kiến chuyển cho Giám đốc Công ty và chuyển giao phòng chức năng ngay sau khi có ý kiến chỉ đạo của Giám đốc. - Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và có ký xác nhận. - Mở sổ theo dõi công văn đến , công văn đi. - Photo, đóng dấu văn bản phát hành. - Gởi công văn đi Bưu điện mỗi buổi chiều. - Lưu trữ công văn đến. * Quản lý văn bản đi: + Trình tự quản lý văn bản: Tất cả văn bản do Công ty phát hành phải được nhân viên Văn thư kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm của văn bản; - Đóng dấu văn bản, đăng ký vào sổ, lấy số văn bản đi. - Chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi - Lưu văn bản đi. + Chuyển phát văn bản đi: - Văn bản đi phải được hòan thành thủ tục văn thư và chuyển phát trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện, giao tận tay, fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh - Văn bản lưu tại P.TCQT phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký. * Quản lý và sử dụng con dấu: - Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu. - Con dấu Công ty do nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại Công ty. Phòng thẩm định giá Ban Giám đốc Thẩm định viên Bộ phận quan hệ khách hàng P. Kế toán P.Thẩm định giá Bộ phận KSCL Khách hàng P. Hành chánh Tổ Chức Các bước thực hiện : Bước 1 : Tiếp nhận hồ sơ, tư vấncho khách hàng về mục đích thẩm định giá. Bước 2 : Trình hồ sơ cho Ban Giám đốc và ký Hợp đồng. Bước 3 : Chuyển hồ sơ, hợp đồng cho Phòng nghiệp vụ. Bước 4 : Phòng nghiệp vụ xử lý xong chuyển cho Bộ phận KSCL. Bước 5 : Bộ phận KSCL kiểm tra nếu có sai sót chuyển lại cho Phòng nghiệp vụ chỉnh sửa, nếu không có sai sót chuyển cho Thẩm định viên. Bước 6 : Thẩm định viên kiểm tra và ký xong trình Ban Giám đốc ký phát hành Chứng thư. Bước 7 : Phòng Hành chánh Tổ chức nhận Chứng thư, Báo cáo từ Ban Giám đốc phê duyệt, photo, đóng cuốn và đóng dấu Chứng thư, Báo cáo. Bước 8 : Phòng Hành chính Tổ chức chuyển Chứng thư qua Phòng Kế toán để tính phí dịch vụ, thu phí dịch vụ và thanh lý hợp đồng. Bước 9 : Phòng Kế toán chuyển Chứng thư qua Bộ phận quan hệ khách hàng để giao cho khách hàng. Bước 10 : Bộ phận quan hệ khách hàng lập Biên bản bàn giao chứng thư và giao cho khách hàng. Phòng bán đấu giá tài sản Qui trình tiếp nhận và tổ chức bán đấu giá tài sản được thực hiện theo các bước cụ thể như sau : Bước 1 : Tiếp nhận hồ sơ của tài sản bán đấu giá - Kiểm tra hồ sơ : kiểm tra các văn bản pháp lý liên quan đến tài sản bán đấu giá, yêu cầu khách hàng bổ sung hồ sơ (nếu có) - Thông báo cho khách hàng qui trình của việc tổ chức đấu giá, thời gian tổ chức, thanh tóan, phí dịch vụ đấu giá…. - Gởi Giấy yêu cầu bán đấu giá tài sản để khách hàng điền các thông tin cần thiết của tài sản bán đấu giá (mẫu số 1) - Gởi mẫu Hợp đồng ủy quyền bán đấu giá để khách hàng tham khảo (mẫu số 2). Bước 2 : Đi khảo sát thực tế : - Chụp hình tài sản bán đấu giá - Lập Phiếu khảo sát thực địa ghi nhận tình trạng của tài sản (mẫu số 3) Bước 3 : Ký kết Hợp đồng ủy quyền bán đấu giá tài sản : - Soạn thảo Hợp đồng trình Ban Giám đốc - Gởi Hợp đồng đến khách hàng tham khảo. - Chỉnh sửa, bổ sung Hợp đồng (nếu có) - Trình Ban Lãnh đạo 02 bên cùng ký kết Hợp đồng, HĐ được lập 06 bản, mỗi bên giữ 03 bản. Bước 4 : Đăng báo : Sau khi khách hàng nộp tạm ứng tiền đặt trước theo qui định của hợp đồng, tiến hành đăng báo Sài gòn giải phóng 2 kỳ (đối với động sản) và 3 kỳ (đối với bất động sản). Bước 5 : Soạn thảo qui chế, thông báo bán đấu giá tài sản trình Ban giám đốc duyệt (mẫu số 4, 5). Bước 6 : Niêm yết thông báo bán đấu giá tài sản : - Tại Công ty - Tại đơn vị ủy quyền - Nơi có tài sản bán đấu giá. Bước 7 : Tiếp nhận khách hàng mua hồ sơ đấu giá : Bộ hồ sơ đấu giá bán cho khách hàng gồm : - Giấy đăng ký mua tài sản bán đấu giá (mẫu số 6). - Qui chế bán đấu giá tài sản. - Bản photo các văn bản liên quan đến tài sản bán đấu giá - Phối hợp với Bộ phân tài vụ thu tiền bán hồ sơ cho khách hàng Bước 8 : Tiếp nhận khách hàng đăng ký tham gia đấu giá : Hồ sơ khách hàng tham gia đấu giá nộp là : - Giấy đăng ký mua tài sản bán đấu giá - Bản sao CMND hoặc bản photo có đối chiếu với bản chính (cá nhân), nếu là bất động sản có bản sao hộ khẩu - Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh (tổ chức) - Phối hợp với Bộ phân tài vụ thu tiền đặt trước của khách hàng Bước 9 : Báo cáo tình hình đăng ký đấu giá : - Sau khi kết thúc thời hạn đăng ký tham gia đấu giá tài sản, tổng hợp tình hình và danh sách khách hàng đăng ký đấu giá - Soạn Tờ trình về tổ chức phiên đấu giá trình Ban giám đốc (mẫu số 7) Bước 10 : Gởi thơ mời tham dự phiên đấu giá : - Đơn vị ủy quyền - Phòng Công chứng (nếu là bất động sản) - Trường hợp không có khách hàng đăng ký tham gia đấu giá, gởi Văn bản thông báo đến đơn vị ủy quyền. Bước 11 : Tổ chức phiên đấu giá : - Phối hợp với Phòng Hành chính chuẩn bị dụng cụ, sắp xếp bàn ghế. - Tiến hành phiên đấu giá (đính kèm Diễn biến của phiên bán đấu giá tài sản) - Sau phiên bán đấu giá, phối hợp với Bộ phân tài vụ thu tiền đặt bổ sung của người trúng đấu giá và trả tiền đặt trước lại cho người không trúng đấu giá Bước 12 : Công việc sau khi đấu giá thành: - Theo dõi việc thanh tóan tiền mua tài sản của khách hàng. - Sau khi khách hàng đã thanh toán đủ tiền mua tài sản : Chuyển số tiền theo qui định trong Hợp đồng cho bên ủy quyền. Thông báo cho bên ủy quyền biết để bàn giao tài sản cho người mua. - Tham dự bàn giao tài sản với bên ủy quyền và người mua - Liên hệ với khách hàng để ký Hợp đồng mua bán tài sản (mẫu số 9) - Liên hệ với Phòng Công chứng chứng nhận Hợp đồng mua bán tài sản (nếu là bất động sản) Bước 13 : Thanh lý hợp đồng (mẫu số 10), chuyển Bộ phân tài vụ thực hiện - Thanh toán số tiền theo Biên bản thanh lý hợp đồng - Xuất hóa đơn dịch vụ giá trị gia tăng cho bên ủy quyền Trường hợp đấu giá không thành : Gởi Văn bản thông báo và đề nghị bên ủy quyền tiếp tục ủy quyền cho Công ty tổ chức đấu giá, nếu bên ủy quyền đồng ý, hai bên tiến hành ký kết Hợp đồng sửa đổi bổ sung và qui trình tổ chức bán đấu giá được thực hiện lại như từ bước 1. KẾT LUẬN VỀ TỔNG QUÁT: Chặng đường bảy năm hình thành và phát triển của Công ty Safco là một chặng đường không dài nhưng cũng đã đạt được nhiều thành tích đáng khích lệ, tuy hoạt động ở nhiều lĩnh vực nhưng doanh thu của công ty phụ thuộc nhiều vào lĩnh vực thẩm định giá, chiếm đến 89,4% (2010) doanh thu. Bên cạnh những lý do khách quan, bản thân công ty vẫn chưa có biện pháp phát triển ở những lĩnh vực khác, công ty nên cố gắng tìm thêm khách hàng cho lĩnh vực Bán đấu giá tài sản,... đa dạng hóa lĩnh vực kinh doanh kết hợp phát triển lĩnh vực mũi nhọn VỀ MÔI TRƯỜNG HOẠT ĐỘNG: Môi trường vĩ mô : Bất động sản và thẩm định giá là một ngành tuy còn non trẻ nhưng đang phát triển mạnh ở nước ta. Môi trường vi mô: Vì còn khá non trẻ nên các công ty thẩm định giá ở Việt Nam chưa nhiều nhưng đang từng bước phát triển mạnh, do đó, việc giữ vững và phát triển thương hiệu cần phải thực hiện ngay từ bây giờ Với khách hàng: Việc liên lạc với khách hàng, giữ chân khách hàng cũ cần được thực hiện tốt hơn, phải tìm ra nguyên nhân khách hàng không tiếp tục hợp tác với công ty,