Tiểu luận Công tác tổ chức mua hàng của Công ty TNHH Máy Tính Hà Nội (HNC)

Đề tài thảo luận: “Công tác tổ chức mua hàng của doanh nghiệp thương mại, liên hệ doanh nghiệp thương thực tế”. Công tác tổ chức mua hàng của Công ty TNHH Máy Tính Hà Nội (HNC) Địa chỉ: Trụ sở: 131 Lê Thanh Nghị - Quận Hai Bà Trưng - HNTel: (04) 36280886 - Fax: (04) 38693859 Chi Nhánh: 43 Thái Hà - Quận Đống Đa - Hà NộiTel: (04) 35380088 - Fax: (04) 35380099 1 giới thiệu chung: Công ty TNHH Máy Tính Hà Nội (HNC) là một trong những doanh nghiệp hàng đầu hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh các sản phẩm CNTT. Thành lập từ năm 2001 đến nay, công ty đã tạo được chỗ đứng vững chắc trên thị trường bán buôn, bán lẻ, trở thành thương hiệu quen thuộc và là đối tác tin cậy của nhiều bạn hàng trong nước và Quốc tế. Doanh nghiệp đã chủ động phát huy lợi thế của mình để liên kết với các doanh nghiệp khác tạo nguồn hàng ổn định và kiểm soát được chất lượng hàng hóa. Sự liên kết của Hà Nội computer với các doanh nghiệp thương mại khác như Trân Anh, Pico, Thegioididong,…để mua hàng nhằm tăng lợi thế theo quy mô trong mua hàng và giảm giá thành mua hàng. Ngoài ra công ty còn có sự liên kết chặt chẽ với các nhà cung cấp và doanh nghiệp sản xuất máy tính. Khi đó doanh nghiệp sẽ chủ động hơn về nguồn hàng, kéo dài chuỗi giá trị của mình để khai thác các cơ hội thị trường. 2 Các lĩnh vực hoạt động: Công ty TNHH Máy tính Hà Nội hoạt động trong các lĩnh vực Tin học Điện tử Viễn thông Đặc biệt trong lĩnh vực tin học Công ty chú trọng các họat động như: Thiết kế giải pháp tổng thể ( thiết kế hệ thống, xây dựng mạng LAN, WAN,..) Cung cấp các thiết bị tin học (Máy chủ, máy tính PC, máy tính NOTEBOOKS, các thiết bị ngoại vi, các ứng dụng.) Cung cấp phần mềm của các hãng trên thế giới, các phần mềm quản lý, truyền thông... Tư vấn và đào tạo cho khách hàng. Các dịch vụ bảo hành, bảo trì... Qua thời gian hoạt động, công ty chúng tôi đã tạo được uy tín và sự tin cậy của khách hàng giúp công ty ngày càng lớn mạnh trong các lĩnh vực hoạt động. 3. Cơ cấu Tổ chức II, Công tác tổ chức mua hàng của hà Nội Computer: 1, Tìm kiếm nhà cung cấp Phân loại nhà cung cấp. Phân loại theo giá trị hàng mua + Nhà cung cấp chính: Hp, Dell, Acer, Toshiba, Asus, Lenovo… Sản phẩm từ các hãng trên chiếm tỉ trọng khá lớn trong khối lượng sản phẩm mà Hanoi Computer nhập về để cung ứng cho khách hàng. + Nhà cung cấp phụ: samsung, netbook gateway,… Sản phẩm từ các hãng này chiếm tỉ trọng nhỏ trong khôí lượng sản phẩm nhập của công ty cung ứng cho khách hàng. Phân loại theo tính chất quan hệ + Nhà cung cấp truyền thống: Asus, Dell, Hp, Sony… Công ty đã có hợp đồng với các nhà cung cấp trước đó trong một thời gian dài, hai bên đã có hiểu biết lẫn nhau. +Nhà cung cấp mới: NEC,… -Phân loại theo phạm vi địa lý. + Nhà cung cấp nước ngoài: Hãng Acer computer: Đài Loan Hãng Dell computer: Mỹ Hãng Compaq computer: Mỹ Hãng Sony computer: Nhật Hãng Toshiba computer: Nhật Hãng Hp computer: Mỹ ……….. Các nguồn thông tin tìm kiếm nhà cung cấp. - Nguồn thông tin nội bộ doanh nghiệp: Nguồn này có được nhờ vào quá trình lưu trữ thông tin về nhà cung cấp đã từng có quan hệ với công ty. - Nguồn thông tin đạị chúng: Báo, tạp chí chuyên ngành, đài phát thanh, mạng internet… - Nguồn thông tin từ phía các nhà cung cấp: catalog quảng cáo, giới thiệu sản phẩm, hồ sơ cung cấp dịch vụ của nhà cung cấp. Hp là tập đoàn công nghệ thông tin lớn nhất thế giới tính theo doanh thu 1939 Dell là công ty chuyên sản xuất phần cứng máy tính có trụ sở tại Rand Pock, Texas, Mỹ. Dell thành lập 1984 do Michacle Dell. Đây là công ty có thu nhập lớn thứ 28 tại Hoa Kì. Lập hồ sơ nhà cung ứng Một số nhà cung ứng chính: *Dell computer. - Chất lượng khá tốt - Khả năng tài chính: Doanh số dell khoảng 50 tỷ USD/năm - Khả năng cung cấp: 25000 máy tính xách tay và để bàn cho nhân viên BA( british airway) theo dõi. Cung cấp cho hơn 100000 khách hàng, cung cấp 2 hệ thống mua sắm trực tiếp cho BA. Xây dựng hệ thống thông tin với 15000 nhà cung ứng dịch vụ trên toàn thế giới. *Asus computer. - Asus là 1 trong 5 công ty ODM hàng đầu thế giới, danh tiếng và chất lượng đã được khẳng định trên toàn thế giới. - Uy tín, nhãn hiệu thương hiệu sản phẩm: ASUS vừa được bình chọn là "nhãn hiệu bo mạch chủ tốt nhất" trong 6 năm liên tiếp. -Khả năng tài chính: Asus đã trở thành một trong những thương hiệu hàng đầu thế giới trong lĩnh vực công nghệ, với doanh thu trên 8 tỉ Đô la Mỹ, giá trị thương hiệu hơn 1,3 tỉ Đô la Mỹ. *Acer computer. -Lĩnh vực kinh doanh: Acer là thương hiệu máy tính Đài Loan chuyên cung ứng các sản phẩm phục vụ mọi nhu cầu công việc như: máy tính để bàn, máy tính xách tay, màn hình LCD, máy chiếu. - Phạm vi hoạt động theo thị trường: Đầu năm 2011, tập đoàn nghiên cứu thị trường hàng đầu thế giới Gfk đã đưa ra bảng tổng kết về thị trường máy tính xách tay Việt Nam năm 2010. Acer đã chính thức trở thành thương hiệu máy tính xách tay được ưa chuộng nhất tại Việt Nam trong năm 2010 với tổng sản phẩm tiêu thụ chiếm đến 18% thị phần. 2, Lựa chọn nhà cung cấp *Phương pháp dựa vào kinh nghiệm: dựa vào quá trình hoạt động của công ty để lựa chon nhà cung cấp. * Phương pháp thang điểm. ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG CẤP MÁY TÍNH CHO HÀ NỘI COMPUTER Tiêu Chuẩn Hệ số DELL SONY VAIO HP ACER LENOVO ASUS TOSHIBA SAM SUNG Đ Đ* HS Đ Đ* HS Đ Đ* HS Đ Đ* HS Đ Đ* HS Đ Đ* HS Đ Đ* HS Đ Đ* HS Chất Lượng sản phẩm 0,25 4,5 1,13 4,0 1,0 4,0 1,0 3,75 0,9375 3,75 0,9375 3,75 0,9375 3,5 0.875 3.,5 0,875 Kỹ Thuật( Cấu Hình) 0,2 4,5 0,9 4,0 0,8 4,0 0.8 3,75 0,75 3,75 0,75 3,75 0,75 3,5 0,7 3,5 0,7 Giá Thành 0,15 3,75 0,563 3,5 0.525 3,75 0,565 4,5 0,675 4,0 0,6 4,0 0,6 4,5 0,675 4,0 0,6 Thương Hiệu 0,15 4,5 0,675 3,75 0.563 4,0 0,6 3,75 0.5625 3,75 0.5625 4,0 0.6 3,5 0.525 3,5 0.525 Bảo Hành 0,15 3,75 0,563 3,5 0.525 3,75 0.563 4,5 0,675 4,5 0,675 4,5 0,675 3,75 0.5625 3,75 0.5625 Kiểu dáng 0,1 3,75 0,375 4,5 0.45 3,75 0,375 4,5 0,45 3,5 0,35 3,75 0,375 4,0 0.4 4,0 0,4 Tổng 1,0 4,2 3,86 3,9 4,05 3,94 3,94 3,74 3,66 Từ bảng đánh giá trên ta có bảng kế hoạch mua hàng máy tính xách tay( laptop) của Hanoi Computer trong năm 2012. Nhà cung cấp dự tính 8 nhà cung cấp dự tính: DELL, ACER, ASUS, LENOVO, HP, SONY VAIO, TOSHIBA, SAMSUNG Số lượng hàng mua Theo hãng máy tính: DELL: 1500 chiếc ACER: 1350 chiếc ASUS: 1200 chiếc LENOVO: 1200 chiếc HP : 950 chiếc SONY VAIO : 800 chiếc TOSHIBA : 500 chiếc SAMSUNG : 500 chiếc Hoặc mua theo mức độ giá của máy tính: Máy tính bình dân( chiếm 60%): 4800 chiếc Máy tính tầm trung(30%): 2400 chiếc Máy tính cao cấp(10%): 800 chiếc 3. Hình thức mua hàng: Doanh nghiệp sử dụng hình thức mua theo đặt hàng trước : Hà Nội Computer sẽ đặt hàng các nhà cung cấp máy tính với số lượng máy tính dự kiến nhờ những dự báo thị trường cho nắm 2012. Và đặt hàng làm 2 đợt trong năm . Đó là cuối năm 2011 đặt hàng cho đầu năm 2012 và đầu năm 2012 đặt hàng cho đợt cuối năm 2012 với số lượng theo dự báo bán hàng đầu năm và cuối năm. Ngoài ra Hà Nội computer còn mua máy tính theo hợp đồng mua hàng và chọn mua trong những trường hợp đột xuất. Khi doanh nghiệp bị hết hàng trong kho thì doanh nghiệp sẽ phải đến nơi có hàng và tiến hành chọn mua. Nếu với số lượng lớn một lô hàng mà doanh nghiệp vừa nhận được thì doanh nghiệp sễ làm hợp đồng với nhà cung cấp để mua gấp lô hàng đó về để bán cho khách hàng đặt. 4, Giá mua dự tính: Những dòng máy tính bình dân: Dưới 10tr- 13tr Dòng máy tính trung bình: 14tr-20tr Dòng máy tính cao cấp: trên 20tr 5, Thời điểm mua hàng Công ty sẽ đặt hàng vào cuối năm 2011 để cung cấp hàng bán dịp đầu năm và đặt hàng đầu năm để lấy hàng bán dịp cuối năm với số lượng cụ thể như sau: • Đợt 1: đặt 3200 chiếc • Đợt 2: đặt 4800 chiếc Công ty sẽ nhập máy tính tại 2 thời điểm lớn trong năm. Đó là đầu năm 2012 để có hàng bán cho dịp đầu năm và giữa năm 2012 để phục vụ nhu cầu của khách hàng đợt cuối năm. Ngoài ra nếu thiếu hàng để bán thì công ty có thể lấy thêm hàng từ các nhà cung cấp trong năm bằng các hợp đồng mua hàng. 6, Ngân sách mua hàng Ngân sách mua hàng bao gồm những chi phí mua hàng, chi phí vận chuyển và những chi phái phát sinh khác. Ước tính: Chi phí mua máy: 88.000.000.000 đ - 130.400.000.000 đ Chi phí vận chuyển: 176.000.000 đ 7, Thương Lượng và đặt Hàng: 7.1, Thương lượng với nhà cung cấp: Hà Nội Computer cử những nhân viên phụ trách mua hàng có kinh nghiệm đến giao dịch đàm phán với nhà cung cấp. 7.2, Đặt Hàng: Lập hợp đồng mua bán, đảm bảo đầy đủ rõ ràng cụ thể các nội dung của hợp đồng mua bán để đảm bảo lợi ích của cả hai bên và phù hợp với các quy định của pháp luật. 8, Giao Nhận hàng và thanh toán tiền hàng: - Thủ tục giao hàng: Công ty luôn tạo điều kiện thuận lợi để các nhà cung cấp giao hàng đúng thời hạn Tổ chức giao nhận hàng: Các nhân viên nhận nhiệm vụ nhận hàng luôn theo dõi và giám sát quá trình nhận hàng để quá trình đó diễn ra suôn sẻ. -Thanh toán tiền mua hàng: Điều kiện thanh toán: Công ty sẽ thanh toán cho nhà cung cấp thể hiện thông qua kí hiệu R.O.G nghĩa là khi nhận hàng là bắt đầu tính thời gian thanh toán và mức chiết khấu được hưởng. 9, ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC MUA HÀNG 1. Đánh giá kết quả mua hàng: - nhằm đánh giá mức độ đáp ứng mục tiêu kế hoạch hoặc sau khi thực hiện một hợp đồng - Các bước thực hiện: + Xác định các tiêu chuẩn đánh giá: định tính, định lượng + Đo lường kết quả mua hàng bằng các pp quan sát, sử dụng các dữ kiện thống kê, bằng các dấu hiệu báo trước + So sánh kết quả với các tiêu chuẩn để xác định mức độ hoàn thành, phân tích nguyên nhân để có biện pháp điều chỉnh phù hợp 2. Đánh giá thành tích đội ngũ mua hàng - Xác định mục tiêu và yêu cầu cơ bản cần đánh giá - Lựa chọn pp đánh giá thích hợp - Tổ chức đánh giá - Thảo luận về những kết quả đánh ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC MUA HÀNG CỦA CÔNG TY HN COMPUTER Mặt tích cực - Về kết quả mua hàng: đáp ứng mục tiêu của kế hoạch đề ra + Công ty đã xây dựng được quy trình và cách thức tổ chức trong hoạt động mua hàng khoa học và hợp lý. + Khâu vận chuyển hàng hóa đã được chú trọng và thực hiện khá tốt. + Các hình thức mua hàng của công ty tương đối đa dạng. Trong đó có hình thức mua theo hợp đồng và đơn đặt hàng ký trước, đảm bảo được tính ổn định của nguồn cung, chất lượng. - Về đội ngũ mua hàng: Công ty đã có quan hệ với nhiều khách hàng và luôn để lại cho khách hàng niềm tin tưởng ở khả năng, lòng nhiệt tình và xây dựng mối quan hệ làm ăn bền vững dựa trên cơ sở tin tưởng và giúp đỡ lẫn nhau + Giữ được sự tỉnh táo, sáng suốt trong đàm phán, đảm bảo sự hợp lí tương quan quyền lợi giữa các bên. Mặt hạn chế - Việc dự báo nhu cầu và xác định hàng dự trữ chủ yếu dựa vào kinh nghiệm của nhân viên kinh doanh, không có công cụ định lượng cụ thể, dễ xảy ra tình trạng cạn dự trữ. - Chi nhánh ít chú trọng đến công tác đánh giá thường xuyên năng lực của các nhà cung cấp. 10, Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả: Mua hàng của nhiều nhà cung cấp;” Hà nội compter đã lựa chọn rất nhiều nhà cung ứng các loại máy tính trên thì trường như: Dell, Asus, Acer, Lenovo, Hp… để phân tán sự rủi ro từ các phía nhà cung cấp. - Tạo nên sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp: - Luôn giữ thế chủ động trước các nhà cung cấp - Đảm bảo sự hợp lý trong tương quan quyền lợi giữa Hà Nội Computer và các nhà cung cấp: Hà nội computer luôn đảm bảo sự hợp lý về lợi ích giữa công ty và các nhà cung ứng tạo được chữ “tín” trong quan hệ làm ăn lâu dài với các nhà cung ứng.