Tiểu luận Dự án xây dựng khu sân Tennis và sân bóng rổ

liên quan đến việc lo liệu thủ tục chuẩn bị về pháp lý, lập khái toán và tổ chức quản lý thi công xây dựng, nâng cấp công trình và cuối cùng là kết hợp với chủ đầu tư nghiệm thu công trình. Công việc của ban quản lý dự án bắt đầu từ khi ký kết hợp đồng với chủ đầu tư và sẽ kết thúc khi dự án được hoàn tất. CƠ CẤU PHÂN TÁCH CÔNG VIỆC CỦA DỰ ÁN - PROJECT WBS STT WBS CÔNG VIỆC GHI CHÚ 1 1 KÝ KẾT HỢP ĐỒNG VỚI CHỦ ĐẦU TƯ Ban điều hành chịu trách nhiệm 2 1.1 Tiếp nhận hợp đồng 3 1.2 Thương thảo, ký kết hợp đồng 4 2 THỰC HIỆN CÁC THỦ TỤC CHUẨN BỊ Ban điều hành (Giám đốc ĐH) tiến hành họp tổng thể các ban, phân công nhiệm vụ cho từng ban 5 2.1 Tiếp nhận mặt bằng 6 2.2 Họp toàn bộ các bên liên quan 7 2.3 Khảo sát lại địa hình 8 2.4 Thống nhất ý tưởng thiết kế và nhiệm vụ thiết kế 9 2.5 Bố trí vị trí và thiết kế sơ bộ 10 2.6 Tiến hành thực hiện các thủ tục pháp lý 11 2.7 Lập khái toán 12 3 LỰA CHỌN NHÀ THẦU THIẾT KẾ Ban kỹ thuật, ban thông tin, ban tư vấn trình lên ban điều hành 13 3.1 Chuẩn bị mời thầu 14 3.2 Mời thầu 15 3.3 Chấm thầu 16 3.4 Lựa chọn nhà thầu trúng thầu và ký kết hợp đồng 17 4 THIẾT KẾ KỸ THUẬT THI CÔNG Các ban hoàn thành nhiệm vụ của mình dưới sự giám sát Ban kiểm tra và giám sát 18 4.1 Nhà thầu thiết kế thực hiện công việc 19 4.2 BQL phối hợp với nhà thầu thiết kế để lựa chọn, chỉnh sửa phương án thiết kế 20 5 THẨM ĐỊNH THIẾT KẾ Các ban điều hành, thiết kế, tư vấn, thông tin và tài chính chịu trách nhiệm 21 5.1 Kết hợp chủ đầu tư duyệt bản thiết kế 22 5.2 Trình chủ đầu tư, giải ngân chi phí thiết kế. 23 6 LẬP DỰ TOÁN CHI TIẾT Ban tài chính 24 7 LỰA CHỌN NHÀ THẦU THI CÔNG Trưởng các ban tiến hành họp tiểu ban, kiểm tra nhiệm vụ cho từng thành viên 25 7.1 Chuẩn bị hồ sơ mời thầu thi công các hạng mục công trình 26 7.2 Phát hành hồ sơ mời thầu và chấm thầu 27 7.3 Lựa chọn nhà thầu và ký kết hợp đồng Ban điều hành dự án 28 8 TRIỂN KHAI THI CÔNG XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH Thi công xây dựng công trình là công việc của nhà thầu thi công. 29 8.1 Thi công xây dựng toà nhà chính 30 8.2 Thi công XD các sân chơi thể thao ngoài trời 31 8.3 Thi công xây dựng khu văn hóa 32 8.4 Thi công xây dựng khu cung cấp điện nước 33 8.5 Kiểm tra và giám sát công việc của các nhà thầu 34 8.6 Lập kế hoạch tài chính và giải ngân cho nhà thầu 35 8.7 Kiểm soát chất lượng và tiến độ công trình 36 9 GIAI ĐOẠN KẾT THÚC DỰ ÁN - Nghiệm thu công trình và quyết toán với chủ đầu tư - Ban QLDA họp tổng kết dự án 37 9.1 Nghiệm thu, bàn giao và quyết toán công trình 38 9.2 Tổng kết thành quả dự án và kết thúc dự án Kiểm soát phạm vi Tính chất của việc kiểm soát thay đổi phạm vi Rất khó tạo được tuyên bố phạm vi tốt và WBS tốt cho một dự án. Kiểm tra phạm vi dự án và giảm thiểu thay đổi phạm vi là điều khó hơn. Các đề xuất giảm các yêu cầu không đầy đủ và thay đổi yêu cầu. Nhiều dự án phải chịu tình trạng “scope creep” : Các đề xuất giảm các yêu cầu không đầy đủ và thay đổi yêu cầu: Tuân thủ qui trình quản lý yêu cầu. Dùng các kỹ thuật prototyping, use case modeling và JAD để làm cho người dùng dính líu nhiều hơn. Các yêu cầu phải được viết ra và giữ chúng luôn hiện hành. Phải có thử nghiệm thỏa đáng và phải thử nghiệm trong suốt chu trình sống của dự án. Xem xét những thay đổi từ góc nhìn hệ thống. Nhấn mạnh những ngày hoàn tất để giúp tập trung vào những gì quan trọng nhất. Phân bổ tài nguyên đặc thù để xử lý các yêu cầu thay đổi hoặc nâng cấp. QUẢN TRỊ THỜI GIAN DỰ ÁN (Project time management) Xác định công việc cần thực hiện Do đây là một dự án lớn nên được thực hiện theo tiến trình sau: STT Công việc 1 Ký hợp đồng với chủ đầu tư 2 Thực hiện thủ tục chuẩn bị 3 Lựa chọn nhà thầu 4 Thiết kế, lên kế hoạch chi tiết 5 Thẩm định thiết kế 6 Hoàn thiện thiết kế bản quy hoạch dự án 7 Họp tổng kết dự án Bảng cơ cấu phân tách công việc xem trong phần quản trị phạm vi Các giai đoạn STT Công việc Kế hoạch thời gian Giai đoạn khởi đầu 1 Tiếp nhận và ký kết hợp đồng với chủ đầu tư Tháng 5/2010 2 Thành lập ban quản lý và họp các bên liên quan Tháng 5/2010 3 Chuẩn bị hồ sơ thủ tục pháp lý Tháng 5/2010 Giai đoạn thực hiện 4 Thuê khảo sát địa hình Tháng 6/2010 5 Lập bản thiết kế quy hoạch khu sân tennis và sân bóng rổ Tháng 7/2010 6 Thẩm định và phê duyệt quy hoạch Tháng 8/2010 7 Lập dự toán về mặt quản lý Tháng 8/2010 8 Chuẩn bị đấu thầu và tổ chức đấu thầu Tháng 9/2010 9 Đánh giá hồ sơ dự thầu, xét duyệt trúng thầu Tháng 9/2010 10 Phê duyệt và thông báo kết quả trúng thầu Tháng 10/2010 11 Báo cáo kết quả đấu thầu cho chủ đầu tư Tháng 10/2010 12 Thương thảo, ký kết hợp đồng với đơn vị trúng thầu Tháng 11/2010 13 Đơn vị trúng thầu và ban thiết kế thực hiện công việc sân tennis và sân bóng rổ Tháng 12/2010 Giai đoạn kết thúc 14 Hoàn thiện và trình cơ quan thẩm định bản quy hoạch Tháng 03/2011 15 Cơ quan thẩm định nhận xét và phê duyệt Tháng 04/2011 16 Sửa chữa, hoàn thiện và bàn giao bản quy hoạch Tháng 04/2011 17 Họp ban quản lý, rút kinh nghiệm và kết thúc dự án Tháng 05/2011 Sắp xếp công việc STT Công việc Công Việc Trước Tên Công Việc Công Việc Sau A _ Tiếp nhận hợp đồng B B A Thương thảo, ký kết hợp đồng C C B Tiếp nhận mặt bằng quy hoạch D D C Họp toàn bộ các bên liên quan E E D Thủ tục pháp lý F F E Bố trí vị trí và thiết kế sơ bộ G G F Họp thống nhất thiết kế H H G Khảo sát địa hình I I H Dự toán J J I Chuẩn bị hồ sơ mời thầu thiết kế khu Tennis và sân bóng rổ K K J Mời thầu L L K Chấm thầu M M L Lựa chọn nhà thầu trúng thầu và ký kết hợp đồng N N M Thiết kế lên kế hoạch chi tiết O, P O N Nhà thầu thiết kế thực hiện công việc Q P N Bản thiết kế thiết kế phần thô và khu quản lý Q Q P, O Thẩm định bản thiết kế R, S R Q Kết hợp chủ đầu tư duyệt bản thiết kế T S Q Trình chủ đầu tư, nghiệm thu, thanh toán, quyết toán theo hợp đồng thiết kế ký kết U T R Tiếp nhận và thẩm định mẫu qui hoạch U U S, T Duyệt bản và sửa bản qui hoạch V V U Nghiệm thu và bàn giao toàn bộ bản quy hoạch W W V Lắng nghe ý kiến và mức độ hài lòng của chủ đầu tư X X W Tổng kết và kết thúc dự án Ước tính thời gian thực hiện BẢNG ƯỚC TÍNH THỜI GIAN Ký hiệu CV Công Việc Thời gian lạc quan Thời gian thường gặp Thời gian bi quan Thời gian dự tính A Tiếp nhận hợp đồng 1 2 4 3 B Thương thảo, ký kết hợp đồng 4 6 7 6 C Tiếp nhận mặt bằng quy hoạch 30 45 50 35 D Họp toàn bộ các bên liên quan 1 2 3 2 E Thủ tục pháp lý 10 20 25 20 F Bố trí vị trí và thiết kế sơ bộ 4 8 12 8 G Họp thống nhất thiết kế 2 5 7 5 H Khảo sát địa hình 7 10 15 10 I Dự toán 15 20 30 20 J Chuẩn bị hồ sơ mời thầu thiết kế 3 5 7 5 K Mời thầu 10 14 18 14 L Chấm thầu 5 7 10 7 M Lựa chọn nhà thầu trúng thầu và ký kết hợp đồng 1 2 4 2 N Thiết kế lên kế hoạch chi tiết 20 30 45 30 O Nhà thầu thiết kế thực hiện công việc 70 84 108 86 P Ban thiết kế thiết kế phần thô và khu quản lý 20 25 35 25 Q Thẩm định bản thiết kế 10 15 20 15 R Kết hợp chủ đầu tư duyệt bản thiết kế 5 7 10 7 S Trình chủ đầu tư, nghiệm thu, thanh toán, quyết toán theo hợp đồng thiết kế ký kết 6 8 11 8 T Tiếp nhận và thẩm định mẫu quy hoạch 7 12 15 13 U Duyệt bản và sửa bản quy hoạch 5 12 14 12 V Nghiệm thu và bàn giao toàn bộ bản quy hoạch 7 14 28 15 W Lắng nghe ý kiến và mức độ hài lòng của chủ đầu tư 1 2 3 2 X Tổng kết và kết thúc dự án 1 2 3 2 Tổng 245 357 484 352 Thời gian ngắn nhất hoàn thành dự án là: 245 ngày Thời gian hoàn thành dự án thường gặp là: 357 ngày Thời gian dài nhất hoàn thành dự án là: 484 ngày Thời gian dự tính thực hiện dự án là: 352 ngày tương đương 1 năm Phương pháp sơ đồ Pert 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 15 17 18 19 20 21 22 23 24 16 14 A(3) B B(6) C(35) D(2) E(20) I(20) F(8) J (5) G(5) H(10) K(14) L(7) M(2) O (86) Q(15) R(7) N(30) T(13) P(25) S(8) U(12) U V(15) W W(2) X(2) Đường găng:A-B-C-D-E-F-G-H-I-J-K-L-M-N-O-Q-R-T-U-V-W-X Thời gian đường găng: 352 ngày Bảng ES - EF CV ES EF LF LS TGDTTP TGDTTD A 0 3 3 0 0 0 B 3 9 9 3 0 0 C 9 44 44 9 0 0 D 44 46 46 44 0 0 E 46 66 66 46 0 0 F 66 74 74 66 0 0 G 74 79 79 74 0 0 H 79 89 89 79 0 0 I 89 109 109 89 0 0 J 109 114 114 109 0 0 K 114 128 128 114 0 0 L 128 135 135 128 0 0 M 135 137 137 135 0 0 N 137 167 167 137 0 0 O 167 253 253 167 0 0 P 167 192 217 167 25 0 Q 253 268 268 252 0 0 R 268 275 275 268 0 0 S 268 276 288 268 12 0 T 275 288 288 275 0 0 U 288 300 300 288 0 0 V 300 315 315 300 0 0 w 315 317 317 317 0 0 X 317 319 319 317 0 0 Lập kế hoạch tiến độ: 5/2010 Kết thúc dự án 5/2011 3/2011 12/2010 6/2010 5/2010 Khởi động dự án Xong giai đoạn mở đầu Bắt đầu giai đoạn thực hiện Bắt đầu giai đoạn kết thúc Xong giai đoạn thực hiện Kiểm soát tiến độ dự án: QUẢN TRỊ CHI PHÍ DỰ ÁN (Project cost management) Lập kế hoạch chi phí Cơ sở lập dự toán Thông tư 99/2007/N Đ_CP ngày 13/6/2007 của chính phủ về quản lý chi phí đấu thầu Thông tư 116/2007/TT_BTC hướng dẫn quản lý chi phí QLDA Chi phí lập quy hoạch xây dựng áp dụng theo quy định tại Quyết định số 06/2005/QĐ-BXD ngày 03/02/2005 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng ban hành Định mức chi phí quy hoạch xây dựng Chủ đầu tư lập dự toán chi phí trên cơ sở nội dung công việc quy hoạch phải thực hiện, sản phẩm đồ án quy hoạch các chế độ chính sách có liên quan. Phần mền quản lý chi phí SARA Financials 2007 - giải pháp tài chính kế toán hoàn thiện cho các doanh nghiệp, được xây dựng dựa trên những nghiệp vụ phát sinh trong thực tế kết hợp với những chuẩn mực kế toán mới nhất do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành. Bảng tổng hợp chi phí dự án Chi phí xây 4 sân Tennis STT HẠNG MỤC CHI PHÍ 1 Thiết kế 50.000.000 2 Chi xây làm mặt sân 2.240.000.000 3 Nhân công 316.940.000 4 Phần điện đèn cho sân 661.120.000 5 Trang thiết bị thi đấu 240.700.000 6 Rào + lưới chắn gió 290.900.000 Tổng 3.799.660.000 Chi phí dự phòng 379.966.000 Tổng chi phí 4.179.626.000 Chi phí giám sát chiếm 3% giá trị của công trình Chi phí giám sát = 4.179.626.000 * 3%=125.388.780 Chi tiết trang thiết bị STT Tên hạng mục thiết bị Số lượng Đơn giá ĐVT Thành tiền 1 Ngày công 1864 170.000 VND 316.940.000 2 Số m2 thảm thì đấu 1200 1000000 VND 1.200.000.000 3 Trụ đèn 16 5.950.000 VND 95.200.000 4 Dàn chiếu sang dây cáp điện 16 35.370.000 VND 565.920.000 5 Lưới thì đấu 4 1.435.000 VND 5.740.000 6 Ghế trọng tài 4 2.369.000 VND 9.476.000 7 Ghế ngồi nghỉ 8 2.500.000 VND 20.000.000 8 Số Kg lưới bảo vệ B40 5950 2.100 VND 124.590.000 9 Kg thép ống tròn 3420 23000 VND 78.660.000 10 Trụ lưới 4 1.890.000 VND 7.560.000 11 Que hàn 2000 6.500 VND 13.000.000 12 Đá dăm 1x2 (m3) 70 230.000 VND 16.100.000 13 Cát vàng (m3) 40 72.000 VND 28.000.000 14 Xi măng PC30 (Kg) 15000 930 VND 13.950.000 15 Sơn phủ Maxilite Enamel 100 36.750 VND 3.675.000 Chi phí xây 2 sân bóng rổ STT HẠNG MỤC CHI PHÍ 1 Thiết kế 35.700.000 2 Chi xây làm mặt sân 798.000.000 3 Nhân công 67.500.000 4 Phần điện + đèn cho sân 158.470.000 5 Trang thiết bị thi đấu 147.580.000 6 Lưới bao quanh sân 155.000.000 Tổng 1.362.250.000 Chi phí dự phòng 136.225.000 Tổng chi phí 1.498.475.000 Chi phí giám sát chiếm 3% giá trị của công trình Chi phí giám sát = 1.498.475.000* 3%= 44.954.250 Chi tiết trang thiết bị STT Tên hạng mục thiết bị Số lượng Đơn giá ĐVT Thành tiền 1 Ngày công 397 170.000 VND 67.500.000 2 Số m2 thảm thì đấu 476 1000000 VND 476.000.000 3 Trụ đèn 8 5.950.000 VND 47.600.000 4 Dàn chiếu sáng dây cáp điện 8 35.370.000 VND 282.960.000 5 Trụ bóng rổ 4 35.000.000 VND 140.000.000 6 Ghế trọng tài 2 2.369.000 VND 4.738.000 7 Ghế ngồi nghỉ 4 2.500.000 VND 10.000.000 8 Số Kg lưới bảo vệ B40 2975 2.100 VND 62.295.000 9 Kg thép ống tròn 1710 23000 VND 39.330.000 10 Que hàn 1000 6.500 VND 6.500.000 11 Đá dăm 1x2 (m3) 25 230.000 VND 5.750.000 12 Cát vàng (m3) 17 72.000 VND 1.224.000 13 Xi măng PC30 (Kg) 7000 930 VND 6.510.000 Kiểm soát chi phí Quản lý tổng mức đầu tư Khi lập dự án chúng tôi đã xác định tổng mức đầu tư để tính toán hiệu quả đầu tư. từ đó đưa ra số vốn dự trù yêu cầu chủ đầu tư. Nếu có sự thay đổi từ phía chủ đầu tư chúng tôi sẽ có thông báo kịp thời đến nhà thầu để có kế hoạch điều chỉnh phù hợp Quản lý tổng dự toán, dự toán công trình Tổng dự toán. dự toán công trình trước khi phê duyệt đều phải qua Hội đồng thẩm định. Nội dung thẩm định cụ thể như sau: Kiểm tra sự phù hợp giữa khối lượng thiết kế và khối lượng dự toán. Lên kế hoạch lập dự phòng chi phí cho dự án với 10% tổng chi phí Quản lý định mức dự toán Căn cứ vào yêu cầu kỹ thuật. biện pháp thi công. tiến độ chúng tôi sẽ có định mức tương tự đã sử dụng ở các công trình khác làm cơ sở xác định gói thầu. Quản lý tổng mức đầu tư thiết kế Khi lập dự án. chúng tôi xác định tổng mức đầu tư để tính toán hiệu quả đầu tư. Từ đó đưa ra số vốn dự trữ yêu cầu của chủ đầu tư. Nếu có sự thay đổi từ phía nhà đầu tư. chúng tôi sẽ có thông báo kịp thời đến nhà thầu để có kế hoạch điều chỉnh phù hợp Tổng dự toán. dự toán công trình trước khi phê duyệt đều phải thông qua Hội đồng thẩm định. QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG (Project quality management) Lập kế hoạch chất lượng Phạm vi chất lượng Quản trị chất lượng trong phạm vi dự án, không vượt qua mức phạm vi của dự án. Quy định chất lượng Thành viên ban quản lý dự án không được bớt xén thời gian, kinh phí làm ảnh hưởng tới chất lượng của công trình. Các tiêu chuẩn phải được đề cao và tuân thủ chặt chẽ. Ban quản lý chịu trách nhiệm toàn bộ về chất lượng của công trình xây dựng, lãnh đạo Ban quản lý dự án phải có đầy đủ điều kiện năng lực theo quy định. Chỉ được ký hợp đồng giao nhận thầu đối với những doanh nghiệp xây dựng có đủ điều kiện năng lực theo quy định hiện hành. Quy trình quản lý chất lượng dự án phải tuân theo Luật xây dựng và các văn bản luật liên quan: Tiêu chuẩn chất lượng “Quy chế đánh giá và công nhận công trình, sản phẩm xây dựng đạt chất lượng cao của ngành xây dựng.” Nghị định số 08/2005/NĐ-CP,ngày 24 tháng 01 năm 2005 của Chính phủ về Quy hoạch xây dựng. Thông tư số 15/2005/TT-BXD ngày 19 tháng 8 năm 2005 của Bộ xây dựng, hướng dẫn lập, thẩm định và phê duyệt dự án xây dựng Các quy định của bản “Quyết định về Quy Chuẩn kỹ thuật Quốc gia về xây dựng. Số 04/2004/QĐ-BXD.” Thực hiện đảm bảo chất lượng – Biện pháp giám sát Ban điều hành phải thường xuyên nắm rõ tình hình chất lượng các bản thiết kế thông qua báo cáo của ban thông tin. Dự tính được các sai sót có thể xảy ra và đưa ra được các phương án khắc phục trong thời gian sớm nhất. Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng dự án, áp dụng công nghệ quản lý tiên tiến như phần mềm quản lý chất lượng, hệ thống thông tin hiện đại. Ở dự án này chúng tôi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 làm cơ sở đánh giá hoạt động của dự án. Các tiêu chuẩn của bộ ISO 9000:1994 Kiểm soát chất lượng Sử dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000:1994, lập kế hoạch chất lượng cụ thể cho thiết kế. QUẢN TRỊ NHÂN LỰC ( Project human management) Sơ đồ tổ chức Tuyển dụng Bước 1: Đăng tin tuyển dụng trên các phương tiện thông tin đại chúng như: TV, báo, tạp chí, internet (trang web vietnamworks.com) Bước 2: Nhận hồ sơ và tiến hành chọn lọc những hồ sơ có đủ tiêu chuẩn được phỏng vấn (yêu cầu chuyên môn kỹ thuật, trình độ văn hoá, kinh nghiệm…). Tiếp đó gửi thông báo tới các hồ sơ đạt yêu cầu phỏng vấn qua địa chỉ mail và điện thoại. Bước 3: Phỏng vấn lần 1 để xác định năng lực, trình độ chuyên môn cũng như kinh nghiệm mà các ứng viên đã có. Các ứng viên được phỏng vấn do trực tiếp trưởng phòng nhân sự phụ trách. Bước 4: Những ứng viên đạt yêu cầu trong phần phỏng vấn 1, tiếp tục phỏng vấn lần 2 do Giám đốc dự án hoặc Phó Giám đốc dự án thực hiện. Lần này sẽ đưa ra quyết định lựa chọn các ứng viên tham dự án. Kế hoạch quản lý nhân sự, phân công chức năng và nhiệm vụ Ban điều hành quản lý dự án Giám đốc dự án Phó giám đốc chuyên môn Phó giám đốc tài chính Yêu cầu: Có khả năng lãnh đạo, quản lý. Biết cách phân bổ công việc tới từng bộ phận một cách hợp lý. Có tinh thần trách nhiệm và kiến thức về chuyên môn cao để xử lý thông tin chính xác. Ban môi trường: Ban môi trường gồm 3 người: có nhiệm vụ kiểm tra quy trình xử lý rác thải, thiết kế sạch sẽ, đảm bảo tiêu chuẩn và chất lượng của môi trường. Ban thiết kế và thi công Số lượng: gồm 7 người (1 trưởng phòng, 3 kiến trúc sư và 3 kỹ sư xây dựng) Yêu cầu: Có chuyên môn về thiết kế, quy hoạch. Sử dụng thành thạo các phần mềm đồ hoạ. Sáng tạo, có khả năng đưa ra những tư vấn cần thiết cho ban điều hành Ban tư vấn Nhiệm vụ: Tư vấn cho chủ đầu tư về các giấy tờ pháp lý để thực hiện dự án. Tiếp nhận nhu cầu và nguyện vọng của chủ công trình thông qua Ban điều hành, dự trù quy mô và dự trù các khoản phải thu khác của công trình dựa trên các tiêu chí đã đưa ra. Yêu cầu: Có kinh nghiệm, chuyên môn. Xử lý nhanh nhạy các vấn đề về pháp lý cũng như kinh tế. Ban tài chính Nhiệm vụ: Quản lý điều hành chung về mặt tài chính, khai thác lập kế hoạch vốn. Kiểm tra dự toán, quá trình thanh quyết toán. Giải ngân phù hợp với trình tự thực hiện dự án, đảm bảo theo đúng tiến độ và chất lượng công trình. Thanh toán và lập các báo cáo tài chính cho Ban điều hành và chủ đầu tư. Báo cáo các thay đổi về tài chính xảy ra trong quá trình thực hiện dự án và báo cáo đề xuất liên quan đến tài chính với Ban điều hành dự án. Yêu cầu: Trung thực, có trình độ và kinh nghiệm trong quản lý tài chính. Xử lý linh hoạt các tình huống xảy ra. Ban thông tin Nhiệm vụ: Quản trị nguồn thông tin đến và đi, đảm bảo tính chính xác, kịp thời và bí mật cho những thông tin nội bộ. Đảm bảo thông suốt về thông tin giữa các bộ phận. Ghi chép đầy đủ các biên bản họp của Ban điều hành. Lập báo cáo thường xuyên lên Ban điều hành. Yêu cầu: Có khả năng cập nhật và xử lý thông tin. Ngoại giao và truyền tải thông tin tốt. Sử dụng thành thạo phần mềm quản trị dự án và quản trị TT. Ban kiểm tra và giám sát: Nhiệm vụ: Giám sát quá trình thực hiện dự án, kịp thời phát hiện các sai sót. Kiểm tra chất lượng từng bộ phận. Theo dõi tiến độ thi công các hạng mục. Tổng hợp và báo cáo thường xuyên lên bộ phận điều hành. Yêu cầu: Hiểu biết sâu sắc về các tiêu chuẩn về thiết kế cũng như kỹ thuật xây dựng. Có khả năng làm việc độc lập với các bộ phận. Làm việc có trách nhiệm, trung thực, hiệu quả. Phát triển nhóm dự án Để có được những nhân sự tốt nhất, ngoài những yêu cầu chuyên môn, người quản lý dự án cần phải có những đức tính như sau : Tính trách nhiệm cao Nhất quán Tầm nhìn xa trông rộng Phản ứng tích cực Khi tuyển dụng được đội ngũ nhân viên phù hợp, có khả năng đáp ứng công việc cần thiết, cần có những chính sách khuyến khích nhân viên QUẢN TRỊ THÔNG TIN DỰ ÁN (Project communications management) Quản trị thông tin dự án bao gồm: Lập kế hoach thông tin. Phân phối thông tin. Báo cáo tình hình hoạt động. Tổng kết hoạt động. Lập kế hoạch thông tin: Đây là dự án xây dựng nên những thông tin cần cho dự án là những thông tin liên quan đến công tác xây dựng như: mời thầu, đấu thầu, chọn nhà thầu, triển khai xây dựng, giám sát, nghiệm thu. Phân phối thông tin: Nhà thầu Ban quản trị Chủ đầu tư Cơ quan chức năng Dự án khác Cơ quan chức năng Dự án khác Bộ phận khác Bộ phận khác THÔNG TIN VÀO Nhà thầu Chủ đầu tư Ban quản trị THÔNG TIN RA Đầu vào: Cuối mỗi ngày đều phải có báo cáo công việc thực thi trong ngày. Mỗi ngày làm việc phải có biên bản để bàn giao cho ngày tiếp theo. Ban quản l‎ý chỉ đạo tiến độ thi công và phân công phân bổ công việc cho từng thời kỳ và từng quản l‎‎ý bộ phận Công cụ và kỹ thuật: Kịp thời điều chỉnh khi có những thông tin khác với dự kiến ban đầu. Liên lạc giữa các bộ phận liên tục thông qua bộ đàm, điện thoại, trực tiếp, văn bản. Đầu ra: Các báo cáo thường xuyên cập nhật trong suốt quá trình thông tin Báo cáo tình hình hoạt động Báo cáo thường xuyên trong ngày với những sự cố phát sinh trong quá trình thi công. Báo cáo tiến độ thi công theo tuần, theo tháng. Báo cáo những công việc cụ thể sẽ thực hiện tiếp theo. Dựa vào báo cáo kết quả công việc của các bộ phận khác nhằm đánh giá tính hiệu quả hoặc những thiếu sót... Dự báo dự án, tiên đoán trạng thái tương lai của dự án dựa trên thông tin quá khứ và xu hướng phát triển cho tương lai. Tổ chức các buổi họp đánh giá hoặc đề xuất các phương án thay đổi (nếu cần). Tổng kết hoạt động: Quản trị thông tin có liên hệ mật thiết đối với các phần quản trị khác: quản trị nhân sự, quản trị rủi ro, quản trị chi phí… Nếu hệ thống thông tin hoạt động thông suốt, độ chính xác cao, thời gian công bố thông tin phù hợp với tiến trình công việc sẽ giúp các bộ phận khác đạt hiệu quả công việc cao hơn, ví dụ : thông tin các công việc đầy đủ sẽ xác định được hết các rủi ro cần tránh, thông tin cập nhật về giá cả nguyên liệu, vật liệu, chính xác nhất sẽ xác định được tổng chi phí hợp lý, tiết kiệm nhất… Ngược lại, nếu hệ thống thông tin bị gián đoạn sẽ ảnh hưởng nhiều đến hoạt động của toàn dự án.Vì vậy, trước hết cần có các công cụ thông tin đầy đủ, hiện đại đảm bảo truyền tải một cách tốt nhất. Ngoài khuôn mẫu hệ thống thông tin sắp đặt sẵn, ban quản lý dự án cần có biện pháp xử lý đặc biệt riêng mỗi khi có sự cố thông tin đột xuất, khó kiểm soát để không ảnh hưởng đến sản phẩm của dự án. QUẢN TRỊ RỦI RO DỰ ÁN ( Project risk management)  Rủi ro là yếu tố không thể tránh khỏi trong mọi hoạt động kinh doanh, ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình thực hiện một dự án. Do vậy để dự án được thực hiện một cách suôn sẻ, nhà quản trị dự án cần phải nhận diện rủi ro và mức độ ảnh hưởng để đưa ra các biện pháp đối phó thích hợp. Nhận diện rủi ro Phân loại rủi ro và mức độ ảnh hưởng Rủi ro về thiết kế, quy hoạch Nhà thiết kế được lựa chọn không đáp ứng được yêu cầu của dự án, Thiết kế, quy hoạch không hợp lý, Bản thiết kế, quy hoạch không đáp ứng được đúng mục đích dự án đề ra. Rủi ro trong đấu thầu và rủi ro từ phía nhà thầu Lựa chọn nhà thầu không phải là tối ưu nhất Nhà thầu không đáp ứng được yêu cầu dự án Nhà thầu không đảm bảo được đúng tiến độ, chất lượng Rủi ro về yếu tố nhân lực: Thiếu lao động Trình độ lao động không đáp ứng được yêu cầu của công việc Tai nạn lao động Trách nhiệm của người lao động không cao (rủi ro đạo đức)... Rủi ro giữa các bộ phận: Thông tin đến và đi không đầy đủ hoặc sai lệch. Chậm tiến độ do việc phối hợp giữa các bộ phận không ăn khớp Một số chi tiết của bản thiết kế chưa phù hợp với địa hình thực tế Rủi ro về tài chính: Giá nguyên vật liệu tăng cao so với dự tính ban đầu. Lãi suất ngân hàng thay đổi. Lạm phát xảy ra. Chi phí dự phòng không đủ. Tăng thuế suất. Xảy ra tranh chấp trong quá trình thi công ( ví dụ như:tranh chấp về đất đai…) Rủi ro về phía chủ đầu tư: Chủ đấu tư chậm rót vốn, làm chậm tiến độ thi công. Thời gian hoàn thành của dự án phải rút ngắn do yêu cầu của chủ đầu tư. Nhà đầu tư bị phá sản dẫn đến dự án bị đình laị giữa chừng. Rủi ro do yếu tố khác: Xảy ra cháy nổ hoả hoạn do nhiều nguyên nhân. Thời gian thực hiện dự án bị thay đổi do yếu tố thời tiết. Mức độ ảnh hưởng của rủi ro Thay đổi quan trọng: lịch biểu, đặc tính sản phẩm, ngân sách, và những gì được xem là quan trọng cho dự án. Làm thay đổi cơ bản kết quả của dự án. Thay đổi nhỏ: không làm thay đổi kết quả chung cuộc của dự án nhưng có thể ảnh hưởng đến sự thành công của dự án. Thay đổi mang tính sửa chữa/sửa lỗi: Đã coi nhẹ hoặc bỏ qua 1 điểm nào đó, bây giờ phải bổ sung hoặc khắc phục. Phương pháp kiểm soát rủi ro: Thông qua các cuộc họp có sự tham gia của nhiều thành phần với những chức năng và quan điểm khác nhau để hạn chế rủi ro. Với ưu thế số đông sẽ tính toán trước 1 cách tương đối những sai lệch trong dự án. Đồng thời tích cực xác định căn nguyên của những rủi ro này. Phân chia trách nhiệm xử lý rủi ro nghiêm trọng cho từng thành viên. Trong trường hợp rủi ro đã xảy ra, hậu quả kéo theo những khoản chi phí phát sinh khá lớn làm chậm trễ lịch trình hoặc phá hỏng kết quả sau cùng thì áp dụng những phương pháp quản lý có khả năng thích ứng với hoàn cảnh như sau: Tăng số lượng thành viên tham gia vào các nhiệm vụ nhỏ. Khuyến khích bàn giao kết quả sớm. Tuyển thêm hoặc huấn luyện những người có khả năng học hỏi và thích nghi với tình hình mới. Giảm tính phụ thuộc vào các công cụ ra quyết định có tính dự báo. Sửa đổi lại các ước l