Tiểu luận Giao tiếp và vai trò của giao tiếp trong quản trị kinh doanh

hữ viết), các dấu hiệu phi ngôn ngữ (nét mặt, cử chỉ, trang phục…) nhằm tạo dựng các mối quan hệ trong đời sống, kinh doanh, quản trị… 1.1.2, Chức năng của giao tiếp. - Giao tiếp giữ chức năng thu nhận và trao đổi thông tin về kinh doanh diễn ra trên thương trường. - Giao tiếp còn giữ chức năng giao lưu tình cảm, tư tưởng, văn hoá … để phát triển nhân cách con người cho hoàn chỉnh, tâm hồn, tình cảm ngày càng phong phú. 1.1.3, Mục đích của giao tiếp. - Để truyền đạt các mệnh lệnh, chỉ thị... hay chính là để thực hiện một chức năng giao tiếp cơ bản của quản trị. - Để tìm hiểu, tiếp nhận các thông tin, từ đó đề ra những quyết định chính xác và kịp thời trong hoạt động kinh doanh. - Nhằm mục đích trao đổi tâm tư, tình cảm, ý nghĩ với nhau. 1.2. Các mô hình, công cụ và phong cách giao tiếp. 1.2.1, Các mô hình giao tiếp: Mô hình giao tiếp Wiener Theo quan điểm của Wiener thì giao tiếp là một quá trình hai chiều. Mô hình giao tiếp của Wiener: Điều chỉnh Bộ phát Thông điệp Bộ thu Phản hồi Mô hình giao tiếp của Birdwhistell Giao tiếp là một quá trình đa kênh, sử dụng tổng hợp các phương tiện và giác quan để làm cho các bên đối thoại hiểu nhau tối đa. Các kênh đó là : Thính giác, thị giác, khứu giác, vị giác, xúc giác. Mô hinh Jacobon Jacobson đưa ra mô hình giao tiếp: Mô hình cấu trúc và mô hình chức năng. - Mô hình cấu trúc: Gồm 6 yếu tố; người truyền đạt, bản thông điệp, người tiếp nhận, bộ mã, sự giao tiếp, bối cảnh giao tiếp. - Mô hình chức năng: Là mô hình tổng quát của mọi sự giao tiếp và bao gồm 6 yếu tố: Chức năng nhận thức, chức năng duy trì sự tiếp xúc, chức năng cảm xúc, chức năng nêu ngữ, chức năng thơ mộng, chức năng quy chiếu. 1.2.2, Các công cụ giao tiếp: Công cụ giao tiếp chủ yếu của con người là ngôn ngữ nói, sau đó là ngôn ngữ biểu cảm, ngôn ngữ viết. - Ngôn ngữ nói: Là công cụ giao tiếp được sử dụng phổ biến nhất. Qua ngôn ngữ nói ta có thể nhận biết con người thông minh hay dốt nát, người nóng nảy hay nhã nhặn, kẻ ích kỷ kiêu kăng hay người độ lượng khiêm tốn. - Ngôn ngữ viết: Được sử dụng rộng rãi trong giao tiếp dưới danh thông báo, chỉ thị, nghị quyết, báo cáo, ký kết hợp đồng, thiếp mời, thiếp chúc mừng, nội dung báo cáo… - Ngôn ngữ biểu cảm: Là sự biểu lộ tình cảm, thái độ của con người trong giao tiếp, thông qua dáng điệu, nét mặt, ánh mắt, nụ cười, cử chỉ… 1.2.3, Phong cách giao tiếp. Là hệ thống phương thức mà con người sử dụng khi giao tiếp và quan hệ với nhau. Nó bao gồm một hệ thống các hành vi, cử chỉ, lời nói được sử dụng trong quá trình giao tiếp. Phong cách giao tiếp của con người có những nét đặc trưng sau: - Mang tính ổn định cá nhân - Mang tính ổn định xã hội - Mang tính linh hoạt, mềm dẻo CHƯƠNG II: GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH. 2.1, Lý luận giao tiếp trong kinh doanh. 2.1.1, Khái niệm, đặc điểm. Khái niệm. Giao tiếp trong kinh doanh là mối quan hệ hay sự tiếp xúc giữa những con người với nhau trong hoạt động kinh doanh như: Trong sản xuất, thương mại, dịch vụ… Đặc điểm. - Mang tính nhận thức: Mỗi người đều ý thức được mục đích giao tiếp nhiệm vụ, nội dung của tiến trình giao tiếp. - Trao đổi thông tin: Trong kinh doanh khi giao tiếp giúp thông tin được lan từ người này sang người khác. - Giao tiếp trong kinh doanh là một quan hệ xã hội,mang tính xã hội : Mối quan hệ giữa cấp trên với cấp dưới, giữa doanh nghiệp với đối tác, đối thủ… - Giao tiếp trong kinh doanh mang tính chất lịch sử xã hội : Giao tiếp bao giờ cũng được các cá nhân, doanh nghiệp thực hiện với nội dung cụ thể, không gian thời gian xác định. - Giao tiếp trong kinh doanh mang tính kế thừa và chọn lọc :thông qua giao tiếp sẽ lưu giữ những dấu ấn về cấp trên,cấp dưới, đồng nghiệp, khách hàng để những lần giao tiếp có thể vững vàng hơn chủ động hơn. - Tính chủ thể trong giao tiếp :mỗi cá nhân trong giao tiếp đóng vai trò khác nhau khi là người nói,khi là người nghe... - Sự lan truyền lây lan cảm xúc và tâm trạng: Con người có khả năng đồng cảm khi giao tiếp, khi tiếp xúc tâm trạng của người này sẽ ảnh hưởng đến người khác. 2.1.2, Một số nguyên tắc cơ bản trong giao tiếp. - Trong kinh doanh ai cũng quan trọng - Phải nghiêm túc trong công việc và giao tiếp - Kín đáo, thận trọng - Không phung phí thời gian của mình và người khác - Phải duy trì chữ tín 2.1.3, Các hoạt động giao tiếp chủ yếu trong kinh doanh. - Hội họp. - Tiếp khách. - Giao tiếp qua điện thoại,máy fax. - Đối thoại. - Thư từ giao dịch. - Tiếp xúc với báo chí. 2.2, Vai trò của giao tiếp trong kinh doanh. Để đàm phán, thảo luận, bàn bạc, đi đến ký kết các hợp đồng kinh tế, để thực hiện quá trình mua bán… giao tiếp giúp truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh… hay nói một cách khác là để thực hiện chức năng giao tiếp cơ bản của quản trị. Trên thương trường giao tiếp giúp con người tìm hiểu, tiếp nhận các thông tin, từ đó đề ra những quyết định chính xác và kịp thời cho hoạt động kinh doanh. Trong cuộc sống, giao tiêp giúp con người trao đổi, tâm sự tình cảm, ý nghĩ với nhau. Ngày nay giao tiếp trong kinh doanh càng có tầm quan trọng đặc biệt do môi trường kinh doanh đang có những biến đổi lớn, tổ chức, đối tác, phong cách và nội dung quản lý…cũng đã thay đổi nhiều đòi hỏi các nhà quản trị kinh doanh cần phải xác lập các chuẩn mực về úng xử để phù hợp với hoàn cảnh trong và ngoài nước. 2.3, Ý nghĩa của giao tiếp trong kinh doanh. Giao tiếp trong kinh doanh có tác dụng thúc đẩy nền kinh tế phát triển và mở rộng tái sản xuất, giải quyết những mâu thuẫn nội bộ tạo “nhân hòa” để kinh doanh có hiệu quả. Giao tiếp trong kinh doanh sẽ tạo được mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác, với bạn hàng, với cấp trên, với cộng sự và đó cũng là những tiêu chuẩn quan trọng để tuyển chọn người lãnh đạo kinh doanh Giao tiếp trong kinh doanh có tác dụng truyền bá, giao lưu văn hóa, văn minh giữa các dân tộc trên Thế giới, là tấm gương phán ánh trình độ con người, đất nước về lối sống, phong tục, tập quán… của mỗi dân tộc, thúc đẩy xã hội ngày càng phát triển, tạo điều kiện hòa nhập với Thế giới. Đặc biệt trong kinh doanh, giao tiếp còn là môi trường thuận lợi để học hỏi, nâng cao trình độ, nghệ thuật kinh doanh, xóa bỏ thói quen ích kỷ, hẹp hòi, bảo thủ, lạc hậu…. 2.4, Ứng dụng giao tiếp. Trong cuộc sống, trong giao tiếp hàng ngày con người luôn phải ứng phó với biết bao tình huống, có lúc dễ dàng xử lý, có lúc thật phức tạp, khó xử. Xã hội càng văn minh thì nhu cầu trong giao tiếp của con người càng cao. Ứng xử một cách thông minh, khôn khéo, tế nhị, kịp thời, có hiệu quả, đạt tới mức độ nghệ thuật, ngày nay còn được coi như bí quyết thành công trong cuộc sống, trong công việc. Một số tình huống cần giải quyết trong giao tiếp 2.4.1, Tình huống cần đối đáp mềm mỏng, ý nghĩa sâu xa. Dân gian có câu: " Lời nói chẳng mất tiền mua Lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau". Đối với nhiều ý kiến phê bình, phản đối của đối phương, không nên đáp lại bằng những lời nói hằn học, nặng nề mà nhiều khi nên dùng lời nói nhẹ nhàng nhưng chứa đựng những ý nghĩa sâu xa. 2.4.2, Tình huống phải chuyển bại thành thắng. Trong cuộc sống đời thường nhiều khi ta bị đẩy vào tình huống bất lợi, có nguy cơ thất bại, lúc đó đòi hỏi phải bình tĩnh, suy nghĩ ngay đến những hậu quả xấu nhất có thể xảy ra (chuẩn bị tâm thế sẵn sàng chấp nhận). Tìm xem có cách gì để hạn chế mức thấp nhất những tác hại (ví dụ: Điều gì đã đẩy ta vào tình thế bất lợi, có cách nào tạo được kế hoãn binh có vẻ ít liên quan, nhưng nếu được "địch thủ" sẵn sàng chấp nhận thì chính điều có vẻ không liên quan đó có thể thay đổi tình thế...). 2.4.3, Tình huống dùng hài hước. "Khi bạn nổi cáu ta hãy đùa lại một câu” (Laphôngten). Hài hước là một nhân tố cực kỳ quan trọng trong ngôn ngữ giao tiếp. Đó là "chiếc van an toàn" cho mọi cuộc xung đột, là chìa khóa để mở "cánh cửa lòng". Lời đối đáp khôn ngoan, thông minh, dùng ngôn ngữ hài hước để phê phán thường mang lại hiệu quả lớn hơn nhiều. Bởi thế khi kể một câu chuyện cười hoặc một lời đối đáp có nội dung, cách nói hài hước thường làm cho không khí vui nhộn, điều tiết được tình cảm, nhắc khéo người khác mà không làm họ bực mình. Tất nhiên cũng không nên lạm dụng nó. 2.4.4, Tình huống phải đi thẳng vào vấn đề khi cần thiết. Trong cuộc sống có trường hợp không thể quanh co, bóng gió, tế nhị mà phải bày tỏ quan điểm, thái độ của mình một cách thẳng thắn, kiên quyết. Lúc đó phải diễn đạt vào thẳng nội dung chính của vấn đề để biểu hiện ý chí và lòng tin ở bản thân. Đối với những vấn đề then chốt không nên tỏ ra quá cân nhắc, đắn đo làm cho người nghe cảm thấy thiếu tin tưởng, do dự. Tất nhiên để nói bằng cách này cần phải suy nghĩ, cân nhắc thật kỹ càng. 2.4.5, Tình huống nói ẩn ý bằng ngụ ngôn. Trong giao tiếp khi cảm thấy khó thuyết phục người khác bằng lý lẽ trực tiếp hoặc cảm thấy dễ bị phản ứng, không tiện nói thẳng ra, thì người ta thường dùng phương pháp ẩn ý bằng ngụ ngôn. Tức là chọn những câu chuyện ngụ ngôn có nội dung ẩn ý bên trong phù hợp với mục đích khuyên răn, thuyết phục của mình để kể cho đối phương nghe. Cái lợi của phương pháp này là người nghe phải suy nghĩ mới hiểu hết cái ẩn ý bên trong đó. Bản thân câu chuyện sẽ đưa ra những lời khuyên sâu sắc chứ không phải người kể chuyện, do đó không có lý do để nổi khùng, tự ái hoặc mặc cảm. Tuy nhiên để dùng phương pháp này có hiệu quả, người dùng phương pháp này phải am hiểu câu chuyện phù hợp với trình độ người nghe, nếu người nghe không hiểu gì cả, sẽ không có tác dụng. 2.4.6, Tình huống phản bác khéo những yêu cầu vô lý ở người khác. Cũng có lúc bạn gặp những người khăng khăng đưa ra cho bạn những đòi hỏi vô lý không thể thực hiện được. Trước những tình huống đó nhiều khi ta không thể bác bỏ thẳng thừng vì chạm lòng tự ái hoặc người không thỏa mãn với ta rồi tiếp tục quấy rối nữa và cách đó cũng chưa làm cho người tự nhận thấy được những đòi hỏi của họ là vô lý. Vậy ta sẽ xử lý thế nào trong trường hợp đó? Tốt nhất là hãy thừa nhận đã, sau đó khéo léo chỉ ra sự vô lý hoặc điều không thể thực hiện được. Cũng có thể cảnh tỉnh người đó bằng việc chỉ ra những điều bất lợi, sự nguy hiểm nếu người đó cứ giữ nguyên ý kiến, nhắm mắt hành động. Chú ý ngôn ngữ không nên gay gắt nhưng tỏ ra cương quyết. 2.4.7, Tình huống thừa nhận trước để chuyển hướng sau. Nếu khi bạn không đồng ý với ý kiến của đối phương mà người đó lại là cấp trên, người lớn tuổi, cha mẹ... thì bạn sẽ xử sự như thế nào? Việc thuyết phục để đối phương nghe theo mình, có nghĩa là chấp nhận ý kiến của mình cũng đòi hỏi phải có một nghệ thuật nhất định. Bạn chớ phản đối và phê phán các ý kiến của đối phương. Bạn hãy tiếp thu ý kiến của họ, biểu thị thái độ đồng cảm ở mức độ nào đó để có thể làm giảm được sự cứng nhắc của đối phương, khiến họ bằng lòng nghe ý kiến của bạn. Song phải nắm vững nguyên tắc không được tỏ thái độ của mình ngang bằng với đối phương để tiếp sau đó dùng lời mà chuyển hướng, thay đổi cách nhìn nhận của đối phương, làm họ bằng lòng tiếp thu ý kiến của bạn. 2.4.8, Tình huống cần bạn đồng minh. Khi tranh luận trước nhiều người cần thể hiện quan điểm, bạn nên chú ý đầy đủ đến thái độ của những người xung quanh, cần động viên được nhiều người nghe và ủng hộ quan điểm của mình. Nếu người nghe ủng hộ ta, đồng tình với quan điểm của ta đang trình bày, sẽ tạo thành một sức mạnh to lớn, một sức ép tinh thần làm đối phương không phản kích lại được. Chẳng hạn khi đang xếp hàng có người chen ngang, bạn lợi dụng thái độ của số đông mọi người xung quanh để gạt người đó ra khỏi hàng là hợp lý nhất. 2.4.9, Tình huống không nhượng bộ khi mình có lý trong tranh luận. Trong quan hệ giữa người với người, tranh luận là một điều hết sức bình thường và không thể tránh được. Không có tranh luận, điều phải trái không được phân định. Không thể coi tranh luận là một thói xấu mà hạn chế nó. Song tranh luận có thể dẫn đến sự không thoải mái hoặc đôi khi xung đột. Tranh luận có phương pháp sẽ đem lại kết quả tốt là điều chúng ta cần chú ý học hỏi. Một là, khi tranh luận nên có thái độ thật công bằng, đừng làm tổn thương đến lòng tự ái của người kia. Sự phê phán, bình phẩm người khác không thể quá một giới hạn nhất định, nếu không có thể làm tăng thêm mâu thuẫn vốn có. Hai là, giọng nói phải mền mỏng, thật lòng. Trong tranh luận phải tỏ ra tôn trọng nhau, làm sao cho người cùng tranh luận tin rằng tranh luận thật là có ích. Trong tranh luận nhiều khi người thắng không hẳn đã là nhiều lý lẽ biết hùng biện, mà có thể là người có thái độ đúng mực và chân thực nhất. Ba là, tranh luận phải có mục đích rõ ràng. Tranh luận nên xoay quanh những điều cần giải quyết. 2.4.10, Tình huống cần thuyết phục bằng hành động. "Mọi lý thuyết đều màu xám Còn cây đời mãi mãi xanh tươi" (Gơt) Trong giao tiếp, khi cảm thấy khó thuyết phục người khác nghe ý kiến của mình bằng lời nói, bạn có thể dùng hành động để thuyết phục. Thuyết phục bằng hành động thường hiệu quả lớn nhất. Thông qua việc làm, hành động cụ thể, ta có thể làm cho đối phương thay đổi cách nghĩ, tình cảm, thái độ, chấp nhận ý kiến của ta. Bạn là một cán bộ phong trào thanh niên. Bạn muốn tổ chức các hoạt động văn hóa thể dục thể thao thanh niên nhưng các cấp lãnh đạo ở địa phương chưa tin tưởng vào khả năng của bạn, chưa tạo điều kiện mọi mặt để bạn làm việc. Bạn đừng nản chí và cũng đừng dùng lời nói để thuyết phục. Hãy cố gắng tạo ra một vài việc làm cụ thể có hiệu quả. Từ sự thành công đã đạt được, tận dụng thời điểm gây hưng phấn cao rồi đưa ra những kiến giải hợp lý với các cấp lãnh đạo. Như vậy, mục đích và kết quả hoạt động đạt được và mối quan hệ ảnh hưởng của bạn phát triển tốt hơn. Khi vận dụng phương pháp này bạn cần lưu ý: - Mục đích hoạt động phải rõ ràng, không vụ lợi. - Có kế hoạch hành động chi tiết, tính đến các điều kiện cần và đủ đảm bảo cho sự thành công, bước đầu tiên tránh thất bại. - Tạo dư luận ủng hộ để gây sức ép hoặc quy tụ sức mạnh - Làm thử để chứng minh, rút kinh nghiệm. - Tạo quan hệ gần gũi tin cẩn. Nếu ở vào tình huống các bậc "phụ huynh" của người yêu bạn còn chưa tin tưởng và chấp nhận cho bạn yêu con của họ, thì bạn cũng có thể dùng phương pháp này để đạt mục đích. CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH. 3.1, Xu hướng phát triển các hoạt động giao tiếp trong kinh doanh. Ngày nay, cùng với xu thế phát triển của xã hội và quá trình hội nhập kinh tế quốc tế, cạnh tranh sẽ không thể tránh khỏi và vô cùng khốc liệt. Trong bối cảnh đó, văn hoá giao tiếp trong kinh doanh được nói đến như một tiêu chí vô cùng quan trọng, ảnh hưởng không nhỏ đến mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Việc luôn tăng cường đổi mới hoạt động kinh doanh, đa dạng hoá các loại hình dịch vụ thì văn hoá giao tiếp ứng xử trong kinh doanh như là một tài sản vô hình, một tài sản mang tính đặc trưng, có bản sắc riêng của từng doanh nghiệp. Trong một cuộc điều tra mới đây về những thành viên mới của một công ty với hơn 50000 nhân viên, người ta đã cho rằng kỹ năng giao tiếp là yếu tố mang tính quyết định trong việc tuyển chọn một người quản lý. Cuộc điều tra do trường Đại học Thương mại Pittsburgh đã chỉ ra rằng các kỹ năng giao tiếp bao gồm cả việc trình bày nói và viết cũng như khả năng làm việc với người khác là những yếu tố chính tạo nên thành công trong nghề nghiệp. Ở Việt Nam, có một quy luật trong giao tiếp làm ăn là phải đi nhậu. Muốn thương thảo hợp đồng, hợp tác làm ăn, các doanh nhân phải chiêu đãi đối tác ở bàn nhậu, thậm chí phải mời đi karaoke, bia ôm, hay massage. Trong khi đó, ở nước ngoài, các hợp đồng kinh doanh đều được bàn thảo và ký kết ở phòng họp. Các hoạt động giao tiếp kinh doanh chủ yếu là qua các buổi ăn trưa, ăn tối giao lưu (networking events), hoặc họp mặt ở một câu lạc bộ nào đó (club) hay là chơi thể thao chung như tennis, golf… 3.2, Hạn chế trong giao tiếp. 3.2.1, Các hạn chế trong giao tiếp hiện nay. - Nói nửa chừng rồi dừng lại hoặc cướp lời người đang nói, làm nhiễu thứ tự hoặc luồng suy nghĩ của người đó. - Không nói rõ và giải thích đầy đủ làm người nghe cảm thấy đột ngột, khó hiểu đề tài nói chuyện của bạn. - Nói sai đề tài, không quan tâm đến điều mình nói. - Nói thao thao bất tuyệt, không ngừng nêu các câu hỏi làm người tiếp chuyện có cảm giác mình yêu cầu hơi nhiều quá. - Không trả lời thẳng vào câu hỏi mà người khác nêu ra, quanh co, dài dòng, gây nên cảm giác không trung thực cho người hỏi. - Tự cho rằng mọi điều mình đều biết cả. - Làm ra vẻ hiểu biết sâu rộng. - Phát triển câu chuyện không tập trung vào chủ đề chính làm cho người tiếp chuyện cảm thấy nhàm chán. - Ngắt bỏ hứng thú nói chuyện của người khác để ép người đó phải chuyển sang nói về đề tài mà bạn thích. - Thì thầm với một vài người trong đám đông. - Dùng ngôn ngữ quá bóng bảy. - Chêm những câu tiếng nước ngoài trong câu nói của mình một cách tùy tiện. - Đột ngột cao giọng. - Dùng những lời quá suồng sã với mức độ quan hệ. - Dùng những từ đệm không cần thiết. - Nói với giọng khích bác, chạm vào lòng tự ái của người khác. 3.2.2, Nguyên nhân. Do cách ứng xử của con người còn quá kém không tự mình trau dồi kiến thức hay tự mình luyện tập để có thể tự tin nói trước đám đông.Ý thức chấp hành kỉ luật chưa tốt. Do công tác tổ chức quản lý cho nhân viện học các kì năng giao tiếp trong các công ty, tổ chức còn hời hợt chưa quan tâm đúng mức hay chưa có kỉ luận nghiêm minh đối với mỗi nhân viên hay cán bộ trong tổ chức. 3.3, Giải pháp nhằm năng cao hiệu quả giao tiếp trong kinh doanh. Thiếu giao tiếp hay giao tiếp không hiệu quả dẫn đến tình trạng quản lý kinh doanh yếu kém, không hiểu khách hàng, không nắm bắt được những nhu cầu, thị hiếu và xu hướng của thị trường, kém sự phối hợp trong hoạt động… dẫn đến kết quả cuối cùng là hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp thấp. Để giao tiếp trong môi trường doanh nghiệp đạt hiệu quả, đòi hỏi phải hội đủ 3 yếu tố. Trước hết, tất cả mọi người tham gia đều phải có những kỹ năng phù hợp và biết cách giao tiếp tốt. Để đạt được điều này, phải đảm bảo rằng, bạn và nhân viên trong doanh nghiệp có được những kỹ năng và kiến thức cần thiết để giao tiếp có hiệu quả. Bên cạnh đó, để giao tiếp trong doanh nghiệp đạt hiệu quả, đòi hỏi phải có môi trường hỗ trợ. Môi trường đó là lòng tin, sự cởi mở, việc chia sẻ trách nhiệm… Nếu thiếu môi trường này thì mọi kỹ năng đều trở nên vô nghĩa. Trong môi trường đó, bạn cần đóng vai trò nòng cốt để làm sao tạo ra bầu không khí thoải mái và cởi mở. Để giao tiếp có hiệu quả còn đòi hỏi phải luôn tập trung chú ý. Nếu bạn quan tâm và luôn nỗ lực cải thiện giao tiếp thì nhân viên sẽ cảm nhận được tầm quan trọng của vấn đề được đề cập tới. Ngược lại, nếu bạn xem nhẹ vấn đề, xem nhẹ giao tiếp thì nhân viên cũng sẽ có phản ứng tương tự Thực hiện đúng các nguyên tắc trong giao tiếp kinh doanh 3.3.1, Lắng nghe. Lắng nghe ý kiến của người khác, điều này giúp chúng ta cải thiện dịch vụ của chúng ta trong tương lai. Mọi người thường có ấn tượng không tốt với những ai chỉ biết giải quyết các lời phàn nàn mà không thực sự lắng nghe những gì họ nói. Khi bạn thực sự lắng nghe khách hàng, một cảm giác thoải mái, dễ chịu sẽ xuất hiện trong lòng mỗi khách hàng bởi sự lắng nghe chân thành là khá hiếm hoi, thậm chí ngay cả khi bạn ở nhà và ở giữa những người thân. Lắng nghe tạo cho khách thấy bạn tôn trọng, đánh giá cao họ và quan tâm đến họ. Xin nhắc lại tên của ông/bà và đề nghị cho biết vấn đề. Câu nói này cho thấy, bạn không lắng nghe, đồng thời chọc tức thêm người vốn đã có chuyện không hài lòng. 3.3.2, Nhớ tên khách hàng. Xưng tên cá nhân là một trong những âm thanh ngọt ngào nhất mà khách hàng muốn được nghe từ bạn. Việc xưng hô bằng tên riêng trong cuộc nói chuyện với khách hàng sẽ cho thấy bạn nhìn nhận họ với tư cách một cá nhân nói riêng chứ không phải đối tượng khách hàng chung chung, qua đó thể hiện sự tôn trọng của bạn với khách hàng. Hãy dùng tên riêng của họ khi bạn nói lời chào hỏi, cảm ơn, tạm biệt.. để làm cho bầu không khí trở nên nhẹ nhàng, thân thiện hơn. Tuy nhiên, bạn đừng sử dụng tên riêng của khách hàng một cách quá thường xuyên bởi vì nó có thể khiến khách hàng khó chịu, hãy sử dụng vào lúc đầu và lúc kết thúc cuộc hội thoại. 3.3.3, Nụ cười từ trái tim của bạn. Duy trì dịch vụ khách hàng với nụ cười trên khuôn mặt dường như là cái gì đó hơi rập khuôn. Tuy nhiên nếu bạn muốn khách hàng yêu thích dịch vụ của bạn, hãy thực hiện nó với một nụ cười chân thật. Một nụ cười chân thật sẽ khiến khách hàng cảm thấy họ được chào đón, an tâm hơn và để lại trong lòng khách hàng một cảm giác nồng ấm. Nụ cười có tác dụng to lớn như vậy, nhưng cười phải đúng lúc. 3.3.4, Hãy cho khách hàng biết, họ là người quan trọng. Họ biết rằng công ty bạn có rất nhiều khách hàng khác nhau nhưng họ chỉ thực sự yêu quí nó nếu bạn khiến họ cảm thấy mình thực sự quan trọng với bạn. Hỏi khách hàng về những lời khuyên khách hàng nào cũng có sẵn những ý kiến cá nhân về cung cách làm việc của bạn và công ty bạn, và nếu họ được hỏi vào thời điểm thích hợp theo những cách thích hợp, đồng thời họ cảm thấy rằng bạn thực sự quan tâm đến câu trả lời, khách hàng sẽ đưa cho bạn lời khuyên đó. Không nên tỏ ra sẵn sàng tranh luận, cướp lời, khẳng định hơn thiệt với khách hàng khi xảy ra những điều phàn nàn của khách. Việc cần thiết, và là nhiệm vụ của bạn là phải lắng nghe, cảm ơn và tìm cách khắc phục thiếu sót ngay sau đó nếu có thể. Coi trọng ý kiến của khách hàng, đừng bao giờ nói họ nhầm lẫn. Hãy để cho họ nói thoả thích những cái mà họ muốn nói. 3.3.5, Tôn trọng khách hàng. "Tôi có thể giúp gì cho ông?" chứ không phải "ông muốn gì". Luôn cười nói thật tâm chứ không đón khách bằng thái độ lạnh nhạt. Giải đáp đầy đủ thắc mắc, khiếu nại của họ chứ không phải làm lơ. Hãy luôn luôn phải giữ thể diện cho khách hàng. Không phân biệt đối xử với khách hàng. 3.3.6, Quan tâm thực sự đến khách hàng. “Em/cháu…có thể giúp gì cho anh/chú…?”. Bạn muốn mang lại niềm vui cho khách hàng, chứ không phải bạn cho khách hàng một cái gì đó. Việc này đi nguợc lại chính sách của chúng tôi. Khách hàng không muốn giao dịch với những người quan liêu, cứng nhắc, nên người phục vụ cần nhã nhặn tìm hướng giải quyết linh hoạt trong chừng mực có thể. Hãy nhớ: “đừng để khách hàng thất vọng”. Đó không phải là công việc của tôi. Trong trường hợp này, nên nói: “Tôi biết người có thể giúp ông/bà giải quyết vấn đề này. Tôi sẽ giới thiệu ông/bà với người đó”. "Tôi chỉ làm việc ở đây thôi" Câu nói rập khuôn này tôi thường được nghe ở hầu hết các nhân viên phục vụ bàn sau khi món ăn đem ra không đúng yêu cầu. Bằng vài từ tồi tệ này, một nhân viên đã cho biết nõi đó không có lòng nhiệt tình, hăng hái, quan tâm tới khách và nhân viên không sẵn lòng đáp ứng nhu cầu của khách hàng. 81% khách hàng từ bỏ nếu họ cảm thấy rằng đối phương không có thiện chí giúp đỡ hoặc không chú ý đến nhu cầu của khách hàng. Ví dụ: Khách hàng muốn mua một chiếc xe tiêu tốn ít nhiên liệu và có kích cỡ nhỏ để tiện đi trong thành phố vốn đã rất chật chội, nhưng suốt buổi họ toàn được nghe người bán hàng "thao thao bất tuyệt" về những thế mạnh của chiếc xe cồng kềnh. 3.3.7, Giúp đỡ khách hàng nhiệt tình. Hãy để tôi giúp bạn một tay.  Dù chỉ là giúp đỡ khách mang hàng ra xe hay đơn giản là mở cửa giúp người đang mang hàng nặng trên tay thì một thông điệp rõ ràng đó là bạn sẵn sàng giúp đỡ họ và ấn tượng này sẽ hằn sâu vào tâm trí khách hàng. Và tất nhiên, nó sẽ khiến họ quay trở lại với bạn vào lần sau. Thông tin cho khách các dịch vụ khác mà khách quan tâm nếu bạn có thể.. 3.3.8, Kiên định quan điểm. Không nên gió chiều nào che chiều ấy mà cần phải học cách nói lời của chính mình. Nhưng cũng không được phản bác quan điểm của người khác mà đề xuất các phương án giải quyết hợp lý. 3.3.9, Đừng thích tranh biện. Cần bình tĩnh nói, tránh biến cuộc nói chuyện thành cuộc thi hùng biện. 3.3.10, Hiểu rõ thông điệp của người nói. Hãy nhớ rằng những gì người khác nói và những gì chúng ta nghe có thể hoàn toàn khác nhau! mọi sự chắt lọc, giả định, phê phán cũng như tin tưởng mang màu sắc cá nhân của chúng ta có thể sẽ bóp méo những gì chúng ta nghe được. Bạn nên gợi lại hoặc tổng hợp lại những gì người khác nói để chắc chắn mình đang hiểu được vấn đề. Hãy nhắc lại những gì bạn cho rằng mình đang nghe được và hỏi “Tôi có hiểu đúng bạn không nhỉ?” Nếu bạn thấy mình bị động chạm bởi những gì người khác vừa nói thì hãy nói như vậy, sau đó hãy hỏi thêm để hiểu rõ vấn đề: “Có thể tôi không hiểu đúng ý bạn và đã cảm thấy bị xúc phạm bởi điều bạn vừa nói. Tôi cho rằng những gì bạn vừa nói có nghĩa là XXX; có đúng ý bạn là như vậy không?” 3.3.11, Khuyên người khác. Đừng đưa ra lời khuyên trừ phi người ta hỏi bạn. Điều này có thể sẽ rất khó thực hiện, nhất là khi chúng ta thấy rõ rằng ý tưởng của mình sẽ có lợi cho người đó. Thay vì nói “Bạn nên làm thế này”, bạn nên sử dụng một số cách nói khác thể hiện rõ sự tôn trọng của mình, ví dụ như “một cách khá khả thi là..” hoặc “có một cách đã giúp tôi trong trường hợp tương tự như thế này là X. Nếu bạn nghĩ nó sẽ giúp ích được cho bạn thì tôi rất vui lòng chia sẻ với bạn điều đó”. Điều gì có thể khiến cả hai người cùng thích thú (ví dụ