Tiểu luận Hạn chế rủi ro trong quá trình đàm phán ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Lời nói đầu Sau 16 năm thực hiện tiến trình chuyển đổi từ cơ chế tập trung bao cấp sang nền kinh tế thị trường Việt Nam đã có được những thành công rõ rệt. Nhờ có sự đổi mới cơ chế quản lý kinh tế của Đảng và từ năm 1986 hoạt động sản xuất kinh doanh không còn bị bó hẹp và có xu hướng mở rộng ra toàn cầu. Việc xác lập và mở rộng quyền tự chủ sản xuất kinh doanh cho các đơn vị kinh tế trong lĩnh vực ký kết và thực hiện hợp đồng kinh tế là nội dung cơ bản của đổi mới cơ chế quản lý. Nhà nước tạo những điều kiện hết sức thuận lợi cho các thành phần kinh tế đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh trên nguyên tắc tự nguyện bình đẳng không trái pháp luật và cùng có lợi. Soạn thảo và nắm vững các điều khoản của hợp đồng kinh tế là yếu tố rất quan trọng trong việc giao dịch giữa các bên nhằm hoạt động sản xuất kinh doanh đầu tư được linh hoạt có hiệu quả cao. Góp phần xây dựng công cuộc công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước. Với năng lực hạn chế nên trong bài tiểu luận này không tránh khỏi sai sót. Em rất mong được sự góp ý của thầy cô cho bài tiểu luận này. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 24 tháng 5 năm 2002 Sinh viên I . Một số giải pháp nhằm hạn chế rủi ro trước khi ký kết, thực hiện hợp đồng nhập khẩu. 1. Trong phương thức đàm phán trực tiếp để ký kết hợp đồng nhập khẩu Khi sử dụng phương thức này, ngoài trình độ chuyên môn vững vàng người nhập khẩu cần chú ý rằng thái độ mềm mỏng, lịch sự, kiên nhẫn và sự thiện chí hợp tác của người đứng ra đàm phán cũng có ý nghĩa rất lớn đối với sự thành công hay thất bại của một cuộc đàm phán. 2. Trong phương thức đàm phán gián tiếp thông qua thư từ, điện tín, telex, fax... Khi giao dịch bằng thư từ, điện tín, telex... người nhập khẩu cần chú ý trình bày nội dung của thư từ, điện tín thật chính xác, tránh gây sự hiểu lầm do trình bày không rõ ràng, hay do sử dụng ngôn ngữ không hợp lý. Để tránh nhầm lẫn người nhập khẩu nên chú ý tốt một số vấn đề có liên quan tới lĩnh vực thương mại quốc tế vì các nước nhiều khi có các cách hiểu khác nhau về một vấn đề, chẳng hạn như đối với đơn vị đo lường, phương thức trả tiền, phân chia các chi phí trong giao nhận, bốc dỡ....Sự khẩn trương trong giao dịch thư từ cũng cần được chú ý thích đáng vì chính sự không khẩn trương đôi khi sẽ làm cho các doanh nghiệp dễ mất đi cơ hội kinh doanh hay bạn hàng. A- Về chào hàng (offer) Chào hàng là lời đề nghị ký kết hợp đồng, có thể do người bán và người mua đưa ra. Nếu chào hàng là do người mua đưa ra, chào hàng đó được gọi là chào hàng mua, còn nếu do người bán đưa ra thì được gọi là chào hàng bán. B - Về chấp nhận chào hàng ( Acceptance ) Chấp nhận chào hàng là sự đồng ý ký kết hợp đồng dựa trên cơ sở các điều kiện của đơn chào. Chấp nhận chào hàng nếu đến tay người chào hàng trong thời hạn hiệu lực của đơn chào thì ràng buộc trách nhiệm của người chấp nhận chào hàng và hậu quả pháp lý của nó là dẫn đến việc hợp đồng được ký kết giữa người chào hàng và người được chào hàng. Trong đàm phán gián tiếp với các bước giao dịch là hỏi giá, phát giá, đặt hàng, hoàn giá, chấp nhận, xác nhận. Thì khi đó bước giao dịch chấp nhận (tức là đồng ý hoàn toàn tất cả các nhiệm vụ chào hàng mà phiá bên kia đưa ra )là quan trọng nhất. Như vậy người nhập khẩu muốn hợp đồng được ký kết cần phải chú ý đến điều kiện hiệu lực của chấp nhận chào hàng. Thực tế cho thấy có rất nhiều những tranh chấp đã xảy ra do người được chào không hiểu rõ hiệu lực pháp lý của một chấp nhận chào hàng. ii. Những giải pháp nhằm hạn chế rủi ro trong việc ký kết hợp đồng nhập khẩu Trong việc ký kết hợp đồng, thực tế cũng đã có nhiều tranh chấp –phát sinh xảy ra gây thiệt hại cho các doanh nghiệp nhập khẩu. Phần chương ii, phần ii, mục 2 cũng đã phân tích và đưa ra những vấn đề mà các doanh nghiệp nhập khẩu cần phải chú ý để tránh rủi ro trong việc ký kết hợp đồng nhập khẩu. Dưới đây chỉ đưa ra một số giải pháp trong việc ký kết một số điều khoản quan trọng của hợp đồng như: Điều khoản về đối tượng của hợp đồng, điều khoản về giao hàng, điều khoản về thanh toán, điều khoản về bảo hành, điều khoản về bất khả kháng. iii. Những giải pháp hạn chế rủi ro đối với việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu 1. Những giải pháp đối với nghĩa vụ mà người nhập khẩu thực hiện theo hợp đồng nhập khẩu -Đối với việc mở L/C Hiện nay có rất nhiều các hợp đồng xuất nhập khẩu đã lựa chọn thư tín dụng (L/C) là phương thức thanh toán do những ưu điểm của nó. Khi hợp đồng quy định việc thanh toán được thực hiện bằng L/C, một trong những công việc đầu tiên mà người nhập khẩu làm trong bước thực hiện hợp đồng là việc mở L/C. Khi làm thủ tục mở thư tín dụng, ngươì nhập khẩu cần chú ý tới những vấn đề sau: Người nhập khẩu nên cân nhắc thời điểm mở L/C(ví dụ không nên mở L/C ngay sau khi ký kết hợp đồng mua bán vì không loại trừ trường hợp bên bán không có khả năng giao hàng ). Hơn nữa, việc mở L/C quá sớm còn làm cho người nhập khẩu còn đọng vốn. Tuy nhiên, nếu người nhập khẩu mở L/C quá chậm sẽ gây khó khăn cho việc giao hàng. Vì vậy, người nhập khẩu nên lựa chọn một thời hạn mở L/C hợp lý trước ngày giao hàng vừa đủ thời gian để cho người xuất khẩu chuẩn bị hàng và giao hàng đúng thời hạn, vừa tránh được việc đọng vốn. -L/C nên mở bằng điện hay bằng thư. -L/C được mở qua ngân hàng nào:Nếu trong hợp đồng hai bên đã có sự thoả thuận trước thì người nhập khẩu phải ghi rõ đơn xin mở L/C. Nếu chưa có sự thoả thuận trước, thì người nhập khẩu có thể bỏ trống để ngân hàng mở L/C tự lựa chọn một số ngân hàng đại lý của họ. Xác định loại L/C căn cứ vào quy định của hợp đồng. Ghi rõ tên, địa chỉ đầy đủ và địa chỉ điện tín của người hưởng lợi thư tín dụng. -Số tiền của L/C vừa phải được ghi bằng số, vưà phải được ghi bằng chữ, số tiền bằng chữ và bằng số phải thống nhất với nhau. Tên của đon vị tiền tệ phải ghi rõ và phù hợp với hợp đồng. Người nhập khẩu khẩu phải mở thư tín dụng có thời hạn hiệu lực theo đúng thời hạn hiệu lực của hợp đồng. Nếu người nhập khẩu mở L/C có thời hạn hiệu lực sai khắc với quy định hợp đồng thì người xuất khẩu khi kiểm tra L/C thấy sai khác sẽ yêu cầu người nhập khẩu sửa đổi thư tín dụng theo đúng yêu cầu đã quy định trong hợp đồng. Như vậy, việc mở L/C có thời hạn hiệu lực đúng với thời hạn hiệu lực đã quy định trong hợp đồng sẽ giúp người nhập khẩu không mất thời gian sửa đổi và để người xuất khẩu có ấn tượng không tốt về doanh nghiệp của mình. -Thời hạn trả tiền của L/C (Date of payment)Là thời hạn trả tiền ngay hay trả tiền về sau. Thời hạn này hoàn toàn phụ thuộc vào quy định của hợp đồng. Thời hạn trả tiền có thể nằm trong thời hạn hiệu lực của L/C nếu như trả tiền ngay, hoặc có thể nằm ngoài thời hạn của L/C nếu như trả tiền có kỳ hạn. Song nếu là hối phiếu có kỳ hạn nó phải được xuất trình để chấp nhận trong thời hạn hiệu lực của L/C. -Thời hạn giao hàng (Dade of shipment) cũng được ghi vào L/C và do hợp đồng mua bán, ký kết giữa hai bên quy định. -Chứng từ thanh toán:Mỗi loại chứng từ thanh toán thường qua ba bản, nếu người nhập khẩu cần nhiều hơn có thể yêu cầu trong L/C. Bộ chứng từ có thể bao gồm: Người nhập khẩu theo nhu cầu của mình có thể đưa ra các yêu cầu riêng cho từng loại chứng từ, chẳng hạn 3/3 bản gốc vận đơn sạch đường biển, 2 bản gốc giấy chứng nhận xuất xứ do phòng Thương mại và Công nghiệp cấp, 2 bản gốc giấy chứng nhận phẩm chất do người sản xuất cấp... Trong trường hợp khoảng cách giữa người mua và người bán gần nhau, hành trình của hàng hoá nhanh hơn hành trình của chứng từ, người nhập khẩu có thể yêu cầu người xuất khẩu gửi 1/3bộ B/L gốc cùng với một bộ chứng từ gửi hàng không thể thanh toán được đến trước để người nhập khẩu có thể nhận hàng ngay khi hàng đến cảng đích Trong trường hợp này người nhập khẩu cần quy định rằng bộ chứng từ thanh toán mà nhười xuất khẩu sẽ xuất trình phải bao gồm cả biên lai chứng minh đã gửi 1/3 bộ L/C gốc cùng một bộ chứng từ gửi hàng không thể thanh toán được. -Về nội dung của hàng hoá: Tất cả các nội dung về hàng hoá như tên hàng, trọng lượng, quy cách phẩm chất, ký mã hiệu... đều được ghi một cách cụ thể trong L/C. Tuy nhiên, riêng có quy cách phẩm chất của hàng hoá có thể ghi “như đã quy định trong hựp đồng số X (As stipulated in the Contract No X”) nếu những quy định về quy cách phẩm chất của hàng hoá là rất chi tiết, cụ thể và phức tạp, khó có thể đưa vào L/C được. -Cách vận tải, nơi giao nhận, nơi bốc hàng... cũng phải được đưa vào trong L/C theo như đã quy định trong hợp đồng mua bán. -Số liệu, ngày ký và hai bên ký kết hợp đồng mua bán phải được ghi rõ vì hợp đồng mua bán là cơ sở để ngươì nhập khẩu mở thư tín dụng. Cần lưu ý khi mở L/C, người nhập khẩu có thể đưa vào L/C những điểm sửa đổi, bổ xung hợp đồng nếu khi ký kết hợp đồng do sơ suất đã quy định bất lợi cho mình. Nếu người xuất khẩu nước ngoài không kiểm tra L/C mà giao hàng hoặc kiểm tra mà không yêu cầu sửa đổi L/C thì những điểm sửa đổi bổ sung đó đã đượcchấpnhận. Nhưng nếu người xuất khẩu yêu cầu sửa đổi lại L/Cthì người nhập khẩu phải điện thoả thuận thêm với người xuất khẩu, giải thích những điểm sửa đổi bổ sung đó, đề nghị người xuất khẩu chấp nhận. Còn nếu người xuất khẩu cương quyết không đồng ý thì người nhập khẩu cần phải cân nhắc, có thể quyết định theo một trong hai cách: Cách thứ nhất, sửa đổi L/C để cho người xuất khẩu giao hàng, nếu không người xuất khẩu không giao hàng, quy kết người nhập khẩu vi phạm nghĩa vụ L/C, tuyên bố huỷ hợp đồng, đòi phạt hoặc bồi thường thiệt hại. Cách thứ hai, nếu sửa đổi L/C thì số thiệt hại lớn hơn so với số tiền phạt do không thực hiện hợp đồng, hoặc mất giá cả hàng hoá vào lúc đó hạ xuống hơn mức tiền phạt thì không nên sửa L/C, chấp nhận trả tiền phạt sau này thì tốt hơn. Mở L/C là nghĩa vụ theo hợp đồng của người nhập khẩu (nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng L/C ). Vì vậy việc thực hiện không đúng (mởL/C chậm ), hay không thực hiện nghĩa vị này (không mở L/C )là sự vi phạm hợp đồng của người nhập khẩu. Nó có thể dẫn tới những hậu quả như gây thiệt hại cho bên bán, hay làm chấm rứt giao dịch... và người nhập khẩu như vậy sẽ phải gánh chịu toàn bộ trách nhiệm do việc vi phạm hợp đồng của mình. -Về làm thủ tục nhập khẩu: Giấy phép nhập khẩu là một biện pháp quan trọng để nhà nước quản lý nhập khẩu. Thông thường, việc xin giấy phép nhập khẩu là nghĩa vụ theo hợp đồng của người nhập khẩu. Nếu không hợp đồng sẽ chấm dứt vì hàng hoá sẽ không được vượt qua biên giới vào Việt Nam, và vì những thủ tục này thuộc nghĩa vụ của người nhập khẩu, nên người nhập klhẩu sẽ phải chịu mọi tổn thất do rủi ro này gây ra. Vậy, người nhập khẩu trong mọi trường hợp phải cố gắng hoàn tất mọi thủ tục này để tránh các thiệt hại phát sinh sau này. 2. Những giải pháp đối với việc thực hiện nghĩa vụ xuất khẩu của người xuất khẩu nước ngoài. Mỗi hợp đồng xuất nhập khẩu đều có những đặc điểm riêng biệt của nó. Việc dự đoán các khả năng vi phạm hợp đồng của bên bán quả là một công việc khó khăn. Song nhìn chung, người xuất khẩu nước ngoài thường hay vấp phải một số lỗi sau đây mà người nhập khẩu phải đặc biêtj chú ý tới: 1-Về việc người xuất khẩu giao hàng chậm: Giao hàng đúng thời hạn là một trong những nghĩa vụ theo hợp đồng mà người xuất khẩu phải thực hiện. Việc người xuất khẩu chậm giao hàng (Tức đã hết thời hạn giao hàng trong hợp đồng, người xuất khẩu nước ngoài vẫn không giao hàng). 2- Về việc giao hàng thiếu số lượng, trọng lượng: Như chúng ta đã biết, hàng hoá là đối tượng của hợp đồng xuất nhập khẩu thường phải vượt qua nửa chặng đường rất xa từ nước người xuất khẩu sang nước người nhập khẩu. Việc hàng hoá bị thiếu hụt so với trong hợp đồng có thể là do lỗi của người xuất khẩu, nhưng cũng có thể do lỗi của bên thứ ba. (người vận tải). Vì vậy, khi nhận hàng, nếu phát hiện thấy sự thiếu hụt về số lượng, trọng lượng, người nhận hàng cần phải xác định sự thiếu hụt đó là do lỗi của ai (bên bán hay bên thứ ba ) để có các biện pháp sử lý kịp thời. 3-Về việc giao hàng kém phẩm chất. Giao hàng đúng quy cách phẩm chất như đã quy định trong hợp đồng là nghĩa vụ quan trọng mà người xuất khẩu phải thực hiện. Tuy nhiên, đây là nghĩa vụ mà người xuất khẩu hay vi phạm nhất khi thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu. Khi người xuất khẩu giao hàng kém phẩm chất (giao hàng có phẩm chất sai khác so với phảm chất đã được quy định trong hợp đồng ), người nhập khẩu phải tiến hành các bước sau: -Người nhập khẩu phải mời cơ quan giám định đến giám định phẩm chất hàng hoá một cách kịp thời theo quy định của hợp đồng nhập khẩu. 4. Về việc giao sai loại hàng so với quy định trong hợp đồng. Giao sai loại hàng so với quy định trong hợp đồng tức là giao hàng có mục đích sử dụng khác hẳn vơí mục đích sử dụng của loại hàng hoá quy định trong hợp đồng. 5. Về việc người xuất khẩu lập bộ chứng từ không phù hợp với L/C: Khi hợp đồng quy định thanh toán bằng L/C, để được thanh toán, người xuất khẩu phải lập một bộ chứng từ phù hợp hoàn toàn với L/C. Phần iii - Kết luận Qua nghiên cứu lý luận và thực tiễn hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp và nghiệp vụ liên quan tới quá trình đàm phán ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu, chúng ta có thể thấy rằng các sự cố, rủi ro trong quá trình này trong nhiều trường hợp đối với nhiều nhà kinh doanh nhập khẩu là không thể tránh khỏi. Vì vậy vấn đề đặt ra cho các nhà kinh doanh nhập khẩu là làm sao có thể ngăn chặn từ xa các rủi ro, đảm bảo kết quả kinh doanh mong đợi. Quá trình đàm phán ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu là một quá trình tương đối phức tạp. Ngay từ các bước nghiên cứu thị trường, chọn đối tác, tới bước đàm phán, thoả thuận để đi đến ký kết và thực hiện hợp đồng luôn nảy sinh các yêu cầu đòi hỏi người nhập khẩu phải xem xét, nghiên cứu kỹ. Do đó, để trở thành một nhà kinh doanh am hiểu về nghiệp vụ, pháp luật, ngoại ngữ cũng như nghệ thuật đàm phán kinh doanh sẽ là một yếu tố quan trọng giúp cho các nhà nhập khẩu thành công trong mọi giao dịch. Nội dung của hợp đồng nhập khẩu cũng là một yếu tố giữ vai trò chủ chốt trong việc thành công hay thất bại của một giao dịch kinh doanh, bởi hợp đồng là một văn bản pháp lý quan trọng điều chỉnh quan hệ giữa người nhập khẩu và xuất khaảu nước ngoài. Ký kết được một hợp đồng nhập khẩu hợp pháp, chặt chẽ, đầy đủ, rõ ràng, người nhập khẩu bước đầu đã đảm bảo được quyền lợi của mình sẽ không bị vi phạm Với một hợp đồng như vậy, người nhập khảu không chỉ phòng ngừa được ý định vi phạm hợp đồng của người xuất khẩu mà khi ngươì xuất khẩu vẫn cố tình vi phạm hợp đồng, người nhập khẩu có thể dựa vào chính hợp đồng để buộc người xuất khẩu nước ngoài bồi thường cho mình tất cả những thiệt hại có thể phát sinh. Như vậy với một mong muốn phần nào giúp các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu tránh được rủi ro trong quá trình ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu đảm bảo được mục đích kinh doanh là lợi nhuận, luận văn đã đi sâu phân tích các nghiệp vụ liên quan đến một hợp đồng nhập khẩu nhằm đưa ra một số giải pháp hạn chế rủi ro cho các doanh nghiệp trong việc ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Tài liệu tham khảo 1. Tìm hiểu luật kinh tế - Trần Anh Minh, Lê Xuân Thọ - NXB Thống Kê 2. Luật kinh tế - Nguyễn Thị Khế, Bùi Thị Khuyên - NXB Thành phố Hồ Chí Minh. 3. Giáo trình Luật - Trường Đại học Quản lý Kinh doanh Hà Nội