Tiểu luận Mối quan hệ Điều khiển phục tùng, các hình thức điều khiển và sự vận dụng trong quản lý doanh nghiệp

LỜI GIỚI THIỆU Tổ chức và Quản lý trong hoạt động Kinh doanh là đến mối quan hệ và sự phối hợp quan hệ cùng với sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận trong một chỉnh thể là hệ thống lãnh đạo và quản lý các lĩnh vực hoạt động, các ngành các cấp, hệ thống các hình thức và biện pháp các quyết định kể từ khi xác định mục tiêu, phương hướng, vạch kế hoạch tiến hành để đôn đốc, kiểm tra thực hiện, nghiệm thu cuối cùng kết quả đạt được, rút ra những bài học thành công và chưa thành công, đề ra hững giải pháp tiếp tục xử lý những công việc còn lại. Điều đó đòi hỏi phải có sự phân chia một tổ chức quản lý thành các cấp và các khâu thể hiện sự phân công chuyên môn hoá theo chiều dọc và chiều ngang, các bộ phận đó bao giờ cũng nằm trong những mối quan hệ nhất định nhằm tạo ra sự liên kết chặt chẽ, hài hoà trong tổ chức. Vì vậy, khi xác lập các mối quan hệ về tổ chức, cần xác định rõ các yếu tố: quan hệ dọc(theo thứ bậc quản lý) hay hệ ngang (theo chức năng); quan hệ lâu dài, thường xuyên hay quan hệ đột xuất quan hệ chính thức hay quan hệ không chính thức. Khái quát lại có 2 loại quan hệ cơ bản: quan hệ điều khiển phục tùng và quan hệ phối hợp cộng tác. Với những kiến thức đã được học về môn Tổ chức- Quản lý, trong bài tiểu luận này em muốn đề cập đến: Mối quan hệ Điều khiển phục tùng, các hình thức điều khiển và sự vận dụng trong quản lý doanh nghiệp SƠ LƯỢC VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ 1/KHÁI NIỆM: Thực tế trong đời sống kinh tế - xã hội luôn luôn có sự hiện diện của tổ chức dưới các hình thức: từ đơn giản đến phức tạp, từ vi mô đến vĩ mô. Nói chung tổ chức mang một ý nghĩa rất rộng nhưng trong bài viết này em muốn đề cập tới một định nghĩa gần hơn với khái niệm Tổ chức quản lý: Tổ chức là một cơ cấu (bộ máy hoặc hệ thống bộ máy) được xây dựng có chủ định về vai trò và chức năng (được hợp thức hoá), trong đó các thành viên của nó thực hiện từng phần việc đựơc phân công với sự liên kết hữu cơ nhằm đạt tới mục tiêu chung. Tổ chức quản lý gồm 3 yếu tố tạo thành: - Chức năng là lý do hình thành và tồn tại của một tổ chức được khái quát từ các nhiệm vụ chính phải làm thường xuyên để thực hiện mục tiêu của tổ chức. - Cơ cấu là phương tiện để thực hiện chức năng, bao gồm các bộ phận hợp thành tổ chức. - Cơ chế vận hành là phương thức vận hành để cơ cấu hoạt động đúng chức năng. Do đó trong một tổ chức chúng ta phải biết kết hợp hài hoà cả 3 yếu tố trên, có như vậy mới mong đạt được hiệu quả hoạt động của mình. Bởi lẽ chức năng không rõ ràng sẽ không phục vụ đúng mục tiêu, cơ cấu không hợp lý sẽ không thực hiện tốt chức năng, cơ chế không phù hợp sẽ gây rối loạn sự vận hành của tổ chức. 2/CƠ CẤU TỔ CHỨC Bất kỳ một hệ thống tổ chức nào dù được xây dựng theo loại hình nào cũng đều bao gồm cơ cấu chính thức và cơ cấu không chính thức. Điều đó phản ánh cách thức tổ chức bên trong của một hệ thống, biểu hiện sự thống nhất của các mối quan hệ qua lại, vững chắc giữa các bộ phận của nó. Trong đó cơ cấu chính thức là bộ khung của tổ chức làm nền móng cho hoạt động quản lý. Còn cơ cấu không chính thức đóng vai trò làm “gia vị” giúp giải quyết các vấn đề phức tạp, tế nhị trong doanh nghiệp. 2.1/Cơ cấu chính thức: * Cơ cấu chính thức của tổ chức là cơ cấu được ghi nhận chính thức trong các văn bản pháp lý, điều lệ tổ chức của doanh nghiệp, cũng có trường hợp không được ghi thành văn bản song được hợp thức hoá theo truyền thống, được mọi người ghi nhận như là một thể chế. * Cơ cấu chính thức xác định rõ vai trò, vị trí của mỗi bộ phận và mỗi người trong tổ chức với các mối quan hệ quyền lực trong nội bộ tổ chức (bao gồm quyền hạn, trách nhiệm, chế độ làm việc) để thực hiện sự phân công, phân cấp và liên kết trong tổ chức, bảo đảm kỷ cương và hiệu lực tổ chức, phục vụ mục tiêu của doanh nghiệp. * Trong cơ cấu chính thức việc bố chí, đề bạt được thực hiện bằng quyền lực hành chính. Giữa người phụ trách và ngưòi thừa hành có quan hệ điều khiển-phục tùng theo chức vụ, bằng phương pháp cưỡng chế chấp hành. Trong đó, mối quan hệ phối hợp giữa các bộ phận cùng cấp được quy định rõ ràng, không được tùy tiện theo cảm tính và phải gắn với trách nhiệm khi phối hợp. 2.2/Cơ cấu không chính thức: * Cơ cấu không chính thức là những hình thức tổ chức "phi hình thể" nhằm thực hiện những mối liên hệ “mềm” trong nội bộ tổ chức giữa các cá nhân và giữa các nhóm người có đặc điểm, lợi ích riêng cần được điều hoà để phục vụ mục tiêu chung. Nó bổ sung cho cơ cấu chính thức để thực hiện đầy đủ và có hiệu quả cao chức năng của tổ chức mà không sử dụng quyền lực hành chính.  * Trong doanh nghiệp việc bố chí đan xen vào nhau các quan hệ chính thức và các quan hệ không chính thức sẽ giúp cho các nhiệm vụ quản lý được thực hiện một cách linh hoạt hơn và có kết quả cao hơn. Vì vậy trong quản lý, điều quan trọng là phải xác định được mức độ tối ưu để kết hợp hoạt động của cơ cấu tổ chức không chính thức và của cơ cấu tổ chức chính thức. QUAN HỆ ĐIỀU KHIỂN PHỤC TÙNG 1/Vai trò của quan hệ điều khiển phục tùng: 1.1/ Quan hệ điều khiển phục tùng là loại quan hệ chủ yếu trong một tổ chức với tác động qua lại giữa cấp trên và cấp dưới (trên xuống và dưới lên) giữa người phụ trách và người thừa hành. Hành vi điều khiển: là hành vi đơn giản nhất của quản lý để giải quyết các nhiệm vụ đơn nhất sau khi đã có những quyết định chung. Đó là hình thức tác động tích cực nhất và cũng linh hoạt nhất, nhằm thực hiện các nhiệm vụ và kiểm tra để ngăn chặn, khắc phục các sai lệch của các bộ phận thừa hành. Việc lựa trọn phương pháp và hình thức xử lý, giải quyết tình huống cụ thể luôn phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Trong đó quan trọng và trước hết là thực trạng tổ chức và trình độ kiến thức, chuyên môn, năng lực phẩm chất của người quản lý cũng như chức năng, quyền hạn, trách nhiệm của mỗi cấp trong thứ bậc của hệ thống tổ chức quản lý. Vì vậy sự điều khiển sẽ rất dễ rơi vào tình trạng chủ quan tuỳ tiện, xử lý đối phó vụn vặt, mất đồng bộ trong hoạt động quản lý. Sự điều khiển đó có thể mang tính hành chính (cưỡng chế thi hành) hoặc mang tính hướng dẫn. Tính hành chính ở đây có thể hiện qua các phương pháp hành chính: Các phương pháp hành chính là các phương pháp tác động dựa vào các mối quan hệ tổ chức của hệ thống quản lý và kỷ luật của doanh nghiệp. Các phương pháp hành chính trong quản trị kinh doanh chính là các cách tác động trực tiếp của chủ doanh nghiệp lên tập thể những người lao động dưới quyền bằng các quyết định dứt khoát, mang tính bắt buộc, đòi hỏi người lao động phải chấp hành nghiêm ngặt, nếu vi phạm sẽ bị xử lý kịp thời, thích đáng. Điều này thường được thể hiện qua nội quy làm việc của doanh nghiệp hay như các quyết định của cấp trên yêu cầu cấp dưới phải thực hiện công việc được giao. Vậy các phương pháp hành chính có vai trò như thế nào trong quản trị kinh doanh? Nó xác lập trật tự kỷ cương làm việc trong doanh nghiệp. Là khâu nối các phương pháp quản trị khác lại, phương pháp hành chính giải quyết các vấn đề đặt ra trong doanh nghiệp rất nhanh chóng; Tác động hành chính có hiệu lực ngay từ khi ban hành quyết định. Vì vậy các phương pháp hành chính hết sức cần thiết trong những trường hợp hệ thống bị rơi vào những tình huống khó khăn, phức tạp. Các phương pháp hành chính tác động vào đối tượng quản trị theo 2 hướng tác động về mặt tổ chức và tác động diều chỉnh hành vi của đối tượng quản trị -Theo hướng tác động về mặt tổ chức: chủ doanh nghiệp ban hành các văn bản quy định về quy mô, cơ cấu, điều lệ, nhằm thiết lập tổ chức và xác định những mối quan hệ hoạt động trong nội bộ doanh nghiệp. -Theo hướng tác động diều chỉnh hành vi của đối tượng quản trị: chủ doanh nghiệp đưa ra những chỉ thị, mệnh lệnh hành chính bắt buộc cấp dưới thực hiện những nhiệm vụ nhất định, hoặc hoạt động theo những phương hướng nhất định nhằm đảm bảo cho các bộ phận trong hệ thống hoạt động ăn khớp và đúng hướng điều chỉnh kịp thời các sai phạm. Tuy nhiên sử dụng các phương pháp hành chính đòi hỏi các cấp quản trị phải nắm vững những yêu cầu chặt chẽ sau đây, nếu không rất dễ gây ra hậu quả nghiêm trọng khó có thể sửa chữa. -Thứ nhất: Phương pháp hành chính chỉ có hiệu quả cao khi quyết định đó có căn cứ khoa học, được luận chứng đầy đủ về mặt kinh tế. Ngoài ra quyết định phải hiểu rõ tình hình thực tế, nắm vững tình huống cụ thể. Cho nên khi đưa ra quyết định hành chính, nên cố gắng có đủ các thông tin cần thiết cho việc ra quyết định. Người quản lý doanh nghiệp chỉ ra quyết định trên cơ sở có đảm bảo về thông tin chính xác tin cậy. Tập hợp đủ thông tin, tính toán đầy đủ đến các lợi ích và các khía cạnh tiêu cực có thể diễn ra khi quyết định được thi hành.Từ đó sẵn sàng bổ sung các biện pháp phát huy mặt tích cực và hạn chế mặt tiêu cực nếu có. -Thứ hai: Khi sử dụng các phương pháp hành chính nên gắn chặt quyền hạn và trách nhiệm của người ra quyết định. Mỗi bộ phận, mỗi cán bộ khi sử dụng quyền hạn của mình phải có trách nhiệm về việc sử dụng các quyền hạn đó. Đối với quyết định hành chính thì cấp dưới bắt buộc phải thực hiện không được lựa chọn. Chỉ người có thẩm quyền ra quyết định mới có quyền thay đổi quyết định. -Thứ ba: các phương pháp hành chính đòi hỏi chủ doanh nghiệp phải có quyết định dứt khoát, rõ ràng, dễ hiểu, có địa chỉ người thực hiện, loại trừ khả năng có sự giải thích khác nhau đối với nhiệm vụ được giao. Là một nhà Quản lý chúng ta cần phân biệt các phương pháp hành chính với kiểu quản lý hành chính quan liêu do việc lạm dụng các kỷ luật hành chính, sử dụng mệnh lệnh hành chính thiếu cơ sở khoa học, theo ý muốn chủ quan. Thường những mệnh lệnh kiểu đó gây ra nhiều tổn thất cho doanh nghiệp, hạn chế sức sáng tạo của người lao động. Đó cũng là nhược điểm của phương pháp hành chính. Cán bộ quản lý và cơ quan quản lý cần phải có trách nhiệm với mệnh lệnh mà mình đưa ra, chống việc lạm dụng quyền hành nhưng không có trách nhiệm, cũng như chống hiện tượng trốn tránh trách nhiệm, không chịu sử dụng những quyền hạn được phép sử dụng và phải chịu trách nhiệm. Tóm lại, các phương pháp hành chính là hoàn toàn cần thiết, không có phương pháp hành chính thì không thể quản trị kinh doanh có hiệu quả. Điều đó tương tự như việc quản lý một đất nước mà không có luật pháp thì không làm sao có thể quản lý nổi. Một thực tế trong tổ chức và quản lý yếu tố quan trọng nhất, năng động nhất là con người. Vì vậy trong mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới trong một tổ chức người lãnh đạo quản lý phải làm tốt công tác tổ chức chính bản thân và cả tổ chức do mình lãnh đạo, quản lý. Hiểu và nắm tổ chức không chỉ về mặt cơ cấu; bộ máy; con người, phương tiện làm việc mà phải tìm hiểu sâu nắm chắc chức năng nhiệm vụ, đường lối, mục tiêu phương hướng hoạt động của tổ chức. Việc xây dựng và điều hành một tổ chức phải xuất phát từ một yêu cầu công việc thực tế và từ một tầm nhìn rộng. Nếu không sẽ dẫn tới các tổ chức dẫm chân lên nhau, cồng kềnh, kém hiệu lực. *Tính hành chính được thể hiện qua cơ cấu trực tuyến và tính hướng dẫn được thực hiện qua cơ cấu chức năng: -Cơ cấu trực tuyến (đường thẳng theo chiều dọc) Loại hình này chiếm vị trí quan trọng trong hệ thống quản lý thuộc bất kỳ doanh nghiệp nào. Nội dung cơ bản của cơ cấu trực tuyến là một cái thang gồm nhiều bậc, trong đó cấp bậc trên điều khiển (quyết định, ra mệnh lệnh, trực tiếp, kiểm tra) cấp dưới; cấp dưới phục tùng cấp trên. Đó là mối quan hệ điều khiển phục tùng mang tính bắt buộc. Với cơ cấu này, nguyên tắc điều hành tập trung xuyên suốt với chế độ thủ trưởng được đảm bảo thực hiện; loại trừ tình trạng mâu thuẫn, chệch choạc giữa các nhiệm vụ đượcc phân cấp. Một cơ cấu trực tuyến hợp lý phải đáp ứng các điều kiện: +Số cấp quản lý càng ít thì càng ít người can thiệp vào quá trình quản lý, tạo được sự ổn định cho đối tuợng cho đối tượng được quản lý(tránh tình trạng chậm trễ, mệnh lệnh bị sai lạc, quan liêu cách bức). +Thông tin quản lý được vân động trực tiếp, chỉ truyền dẫn theo chiều dọc trên-dưới và không vượt cấp. +Gắn chặt với công nghệ, trong đó mỗi công đoạn được chuyên môn hoá; sự phối hợp hoạt động trong cả chu trình kinh doanh chỉ được thực hiện ở cấp cao nhất. +Bảo đảm tỷ lệ hợp lý giữa cán bộ quản lý và người thừa hành(quá nhiều cán bộ phụ trách thì giảm tính linh hoạt của quản lý). +Phi tập trung hóa quyền lực ở mức độ hợp lý, chuyển giao một phần quyền lực và trách nhiệm cho cấp dưới để phát huy tính chủ động, sáng tạo và ý thức dám chịu trách nhiệm của cấp dưới song vẫn kiểm soát được toàn bộ tình hình, Cơ cấu tổ chức trực tuyến được vận dụng với trình độ khác nhau từ đơn giản đến phức tạp: H.1 Trên H.1 là cơ cấu trực tuyến mở rộng theo chiều dọc, trong đó phải phân công cho nhiều người thực hiện các phần việc khác nhau. Mở rộng hơn nữa thì chia ra nhiều cấp, trong đó mỗi cấp lại có người điều khiển và kiểm tra các khâu trực thuộc (H.2). Ở mỗi cấp quản lý, người đứng đầu thường không thể trực tiếp quán xuyến mọi mặt vì vậy cần có những người phó đặc trách từng phần việc; do thủ trưởng phân công (ổn định lâu dài) và trực tiếp chịu trách nhiệm trước thủ trưởng (không phải là 1 cấp quản lý trung gian). Đến lượt những người phó lại phải có một số trợ lý giúp sức. Hình 3 là một ví dụ đối với một doanh nghiệp có quy mô tương đối lớn. Một dẫn chứng cụ thể Với tinh thần tích cực năng động chủ động sáng tạo phát huy các thuận lợi, khắc phục các khó khăn tập thể cán bộ công nhân viên công ty xây lắp vật tư kỹ thuật Quang Trung đã phấn đấu hoàn thành các chỉ tiêu kinh doanh đề ra. 1999 2000 2001 Giá trị tổng sản lượng 40435 51250 76125 Tổng doanh thu 25200 27300 41200 Để đạt được kết quả trên công ty đã vận dụng loại hình cơ cấu tổ chức trực tuyến. Với cơ cấu này thì giám đốc đã phát huy được tính năng động sáng tạo và kinh nghiệm quản lý, đồng thời là người toàn quyền quyết định mọi công việc và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Ngoài ra để có thời gian tập chung vào những vấn đề lớn có tính chất chiến lược giám đốc đã giao quyền chỉ huy, phụ trách một mảng công việc cho cấp phó của mình. Các cấp phó này phải có trách nhiệm thực hiện đầy đủ nhiệm vụ được giao . Các chức năng quản lý khác cũng được giao cho các thủ lĩnh chức năng (Trưởng các phòng ban phụ trách ) gắn với trách nhiệm về công việc của mình trước giám đốc và cấp trên trực tiếp quản lý mình . *Sự điều khiển hành chính có khi là tuyệt đối (phải chấp hành đầy đủ, vô điều kiện) song cũng có những trường hợp cấp dưới đề nghị xem xét lại trong khi vẫn phải chấp hành cho đến khi có quyết định mới. Mặt khác hướng dẫn cũng có thể là bắt buộc hoặc chỉ là tham khảo để vận dụng. 2/Các hình thức điều khiển và sự vận dụng trong quản lý doanh nghiệp: Điều khiển được thực hiện qua các hình thức quyết định khác nhau, như chỉ thị, mệnh lệnh, thông báo(bằng văn bản hay truyền miệng). *Lệnh: là yêu cầu của cấp trên (hoặc người phụ trách) đối với cấp dưới (hoặc người thừa hành), đòi hỏi họ phải thực hiện một nhiệm vụ nhất định, có chỉ rõ thời hạn phải hoàn thành hoặc những yêu cầu đặc biệt phải đảm bảo. Chỉ những cán bộ quản lý trực tuyến (thủ trưởng cấp trên) mới có quyền ra lệnh. Nếu lệnh có tính bắt buộc phải thực hiện tuyệt đối thì nó phải đáp ứng các tiêu chuẩn pháp lý để có hiệu lực cao. *Chỉ thị: là yêu cầu đối với người dưới quyền khi xử lý những sự việc riêng biệt. Các phó giám đốc, quản đốc, trưởng phòng...có quyền ra những chỉ thị trong phạm vi quyền hạn được giao (theo quy chế của doanh nghiệp), không vi phạm các mối quan hệ chính thức. Chỉ thị có thể được người dưới quyền khiếu nại thẳng lên giám đốc doanh nghiệp nếu thấy không hợp lý. Các chỉ thị quan trọng phải dùng văn bản. Những người phụ trách cấp thấp(tổ trưởng,đội trưởng...) chỉ cần chỉ thị miệng song cần rõ ràng, dứt khoát. *Thông báo: có tính nhẹ nhàng hơn, chủ yếu cung cấp thông tin cho cấp dưới về những vấn đề cần lưu ý. Điều khiển bao hàm sự kiểm tra tình hình chấp hành các quyết định và sau đó có thể có quyết định điều chỉnh, bổ sung. Một thực tế trong các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay là việc sử dụng mệnh lệnh một cách tuỳ tiện thiếu khoa học. Đó là thói quen cấp trên thường ra lệnh cho cấp dưới của mình bằng miệng mà ít khi sử dụng văn bản. Và khi cấp dưới không hoàn thành công việc gây hậu quả có liên quan đến trách nhiệm thì lại đổ lỗi cho cấp dưới của mình. Hay như việc một công nhân đang làm việc theo lệnh của tổ trưởng thì quản đốc phân xưởng xuống và yêu cầu người công nhân đó thực hiện công việc khác. Làm cho người công nhân không biết làm theo lệnh của ai. Nếu nghe lệnh của cấp trên trực tiếp mình là tổ trưởng thì lại sợ quản đốc, còn nếu nghe lệnh quản đốc thì lại sai nguyên tắc do đó trong doanh nghiệp cấp trên khi ban hành lệnh hay chỉ thị tốt nhất là nên dùng văn bản, hạn chế dùng miệng tránh tình trạng ban hành lệnh chồng chéo, gây khó xử cho người thi hành lệnh. KẾT LUẬN Hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý trong doanh nghiệp hiện nay đòi hỏi phải nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh trong nền kinh tế thị trường. Đây là vấn đề hết sức phức tạp có ý nghĩa quan trọng bởi đối tượng của nó là lao động quản lý. Trước tình hình đó vấn đề các doanh nghiệp cần phải làm là làm thế nào xử lý hài hoà các mối quan hệ trong tổ chức đặc biệt là mối quan hệ điều khiển phục tùng là một yếu tố quan trọng đối với việc sống còn của một doanh nghiệp. Cũng như thể hiện bộ mặt của một doanh nghiệp có văn hoá hay không vì khi cấp trên ra quyết định thì cấp dưới ở đó sẽ phải nhất nhất tuân theo và cùng bổ sung, góp ý với các quyết định của giám đốc. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình tổ chức quản lý. 2. Giáo trình quản trị kinh doanh. 3. Khoa học tổ chức và quản lý. 4. Quản lý và chỉ huy quản lý. MỤC LỤC LỜI GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ 1. Khái niệm 2. Cơ cấu tổ chức 2.1. Cơ cấu chính thức 2.2. Cơ cấu không chính thức QUAN HỆ ĐIỀU KHIỂN PHỤC TÙNG I. Vai trò của quan hệ điều khiển - phụ tùng II. Các hình thức điều khiển và sự vận dụng trong quản lý doanh nghiệp KẾT LUẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO 1 2 2 2 3 3 4 4 11 12 13