Tiểu luận Nâng cao hiệu quả của đàm phán trong kinh doanh

đàm phán trực tiếp đòi hỏi chi phí cao cho các hoạt động đón tiếp, đi lại và ăn ở của đối tác. Phương thức đàm phán trực tiếp đẩy nhanh tốc độ giải quyết và nhiều khi là lối thoát duy nhất cho những cuộc đàm phán qua thư tín, điện thoại điện tử đã kéo dài lâu mà vẫn chưa vẫn đạt kết quả. Khi áp dụng phương thức này đòi hỏi nhà đàm phán phải có một kế hoạch đàm phán khoa học, linh hoạt trong giải quyết các tình huống. Do phương thức này phải chịu chi phí cao cả về thời gian và tiền bạc, do đó nó chỉ phù hợp cho đàm phán ký kết những hợp đồng lớn, phức tạp cần có sự thoả thuận chi tiết. Công nghệ điện tử viễn thông phát triển đã đưa vào khái niệm truyền thống về gặp gỡ trực tiếp những nội dung và hình thức mới. Gặp gỡ trực tiếp truyền thống là "phải bắt được tận tay, nhìn thấy mặt nhau, đối diện nhau. Ngày nay vẫn nhìn thấy mọi hành vi của nhau, đối điện nhau nhưng không thể "bắt tay trong tay". Đó chính là hình thức đàm phán qua cầu truyền hình trực tiếp. Nhiều cuộc đấu thầu quốc tế lớn, đấu giá quốc tế. . . đã được thực hiện qua cầu truyền hình, điện thoại vô tuyến. Phương thức này rõ ràng là bước nhảy vọt trong giao dịch, đàm phán nhưng giá thành, chi phí cho cuộc đàm phán quá cao. Để đạt được thành công trong đàm phán kinh doanh thì các phương thức đàm phán trên cần được sử dụng kết hợp và bổ sung cho nhau. Khi mở đầu quá trình giao tiếp thì nhà đàm phán nên sử dụng phương thức thư tín, khi cần xác nhận các chi tiết một cách nhanh chóng và kịp thời thì chúng ta nên sử dụng phương thức đàm phán qua điện thoại, điện tử còn khi muốn đạt được kết quả nhanh chóng dứt điểm cuộc đàm phán đã kéo dài thì nên sử dụng phương thức đàm phán trực tiếp. Do đàm phán là quá trình có tính mục đích nên trong thực tế có rất nhiều cách được thể hiện để đàm phán. Tập chung lại có thể chia đàm phán theo hình thức thể hiện, gồm đàm phán bằng văn bản, đàm phán bằng gặp mặt và đàm phán qua điện thoại. Trong kinh doanh, mỗi một hình thức đàm phán được sử dụng phát huy những hiệu quả rất rõ rệt nếu doanh nhân biết sử dụng chúng đúng nơi, đúng lúc. 2 Thế nào là đàm phán thành công hay thất bại 2.1. Đàm phán thành công: 2.1.1 Thế nào là một đàm phán thành công Khi một cuộc đàm phán không đi đến kết quả, việc nhận sét kết quả thất bại thường đi đôi với việc người ta nhận ra đã mất những gì? Và khi sự việc đã qua, sự tức giận dịu lại người ta bắt đầu suy nghĩ, đi tìm một lối thoát, một sự thỏa hiệp cũng như những biện pháp để đạt tới. Điều này là một phần của quá trình đàm phán. Thất bại không có nghĩa là tan vỡ, có thể một biện pháp đúng đắn lúc này là tạm ngừng cuộc đàm phán khi người ta cảm thấy bế tắc, hoặc đang bị lạm dụng. Cắt đứt đàm phán là chối bỏ, một việc không dễ chịu chút nào, để lại những vết hằn không dễ xóa bỏ. Thắng, chống lại hay cùng đi tới là câu hỏi đặt ra trong cuộc đàm phán. Ai chẳng có cảm giác hài lòng sau khi đã “giành” được một khoản hạ giá đáng kể hay những sự dễ dàng phụ thêm trong cuộc thương lượng mua bán tài sản có giá trị (nhà, xe. . .) Nhưng những cuộc đàm phán ấy không lặp lại, dĩ nhiên chúng ta có xu hướng ích kỷ, chỉ muốn dành nhiều phần lợi cho mình mà thiệt thêm cho người khác. Đó là một trò chơi mà kết quả bằng không, vì trong đó điều người này thắng thì người khác thua thiệt và cũng có khi ngược lại: kẻ ngoài cười nụ, người trong khóc thầm. Nhưng chúng ta không nên quan tâm nhiều tới điều đó vì chúng ta thường không quan tâm đến đối tác sau cuộc đàm phán. Nhưng nó sẽ hoàn toàn khác đối với những cuộc đàm phán diễn ra với những người thân thiết như họ hàng, cha mẹ, hay bè bạn trong cuộc sống riêng tư cũng như các cuộc đàm phán sảy ra không ngừng trong cuộc sống nghề nghiệp với khách hàng, đối tác, nhà cung cấp. . . Chúng ta không được phép không biết đến điều gì sảy ra với đối tác sau khi đàm phán kết thúc. Nếu họ không hài lòng, thậm chí hụt hẫng, chắc hẳn họ sẽ không sẵn sàng đến với chúng ta trong các cuộc đàm phán sau và cách cư sử của họ sẽ bị ảnh hưởng hoặc họ lẩn tránh không chịu thương lượng với ta hoặc họ sẽ tìm cách ăn miếng trả miếng. Những cuộc đàm phán thường xuyên đó sẽ nằm trong mối quan hệ mà chúng ta muốn thiết lập. Muốn củng cố, muốn làm cho tốt hơn. Trước hết đó là dịp tạo ra giá trị cung cấp các giải pháp cho các vấn đề khó khăn, cách giải quyết các cuộc sung đột hoặc tạo ra những cơ hội để phát triển. Tiếp đó là tìm ra cách hai bên tiếp nhận được để cùng nhau chia sẻ giá trị đã được tạo ra một cách không nhất thiết phải là công bằng và bình đẳng giữa các bên. Vậy nếu người ta thừa nhận rằng những người đàm phán với chúng ta hôm nay sẽ cũng là những người đàm phán sau thì đó là một cuộc đàm phán tốt, các bên tham gia đều tự coi như những người thắng cuộc. Cuối cùng thì các bên đàm phán có thể phát biểu “Tất cả chúng ta cùng tiến” hoặc “Họ đã nghe chúng ta, họ đã thông cảm những yêu cầu của chúng ta”, “Họ là những người cứng rắn nhưng cũng là những người đúng mực”, “Không ai mất thể diện”, “Điều đó khuyến khích những lần đàm phán sau” Đây là một trong những cách đơn giản dùng để minh họa các cuộc đàm phán trong đó tất cả đều hài lòng, tuy rằng hài lòng theo các cách khác nhau. Hài lòng có thể đánh giá ở mức độ phần lớn các điều mong muốn đều đạt được trong khi bên kia kém hài lòng hơn nhưng cũng đánh giá kết quả đàm phán đã cải thiện tình cảm của họ và ấp ủ hy vọng sẽ thu được nhiều lợi hơn trong các cuộc đàm phán sau. Trên thực tế, cum từ win-win (các bên đều thắng) che dấu một tình trạng khó sử (dilemne) cha tất cả các bên tham gia đàm phán. Chúng ta không chỉ ích kỷ (muốn có lợi hơn người khác) tuy biết rằng nếu người khác không được gì thì quá trình đàm phán chấm dứt, do đó cần có một tấm lòng vị tha để tiếp tục cuộc chơi (sự trao đổi). Tài khéo léo của người đàm phán một phần ở chỗ biết cách làm chủ nghịch lý này. Người ta thấy rõ cái khó là làm sao dẫn dắt quá trình trong khi phải vượt qua vô số trở ngại, tránh được các cạm bẫy, để đưa người đối thoại tiếp nhận những đề nghị của mình đưa ra một cách không ích kỷ và cũng là để đáp ứng những nguyện vọng hoặc lợi ích của chính họ. Quá trình đàm phán là một nghệ thuật. Người đàm phán phải làm thay đổi nhận thức của người đối thoại với các vấn đề mấu chốt trong nội dung đàm phán (các vấn đề được-thua) và đối với các lợi ích tương ứng bằng cách sử dụng và các nguồn lực và kỹ thuật giao tiếp cùng với nghệ thuật thuyết phục. - Khi nào hai bên đều thắng? Những bài học kinh điển chủ yếu nêu ra ba tình huống. + Khi các bên đàm phán cùng đi đến lợi ích chung và cùng nhau chia sẻ thắng lợi một cách đúng đắn. + Khi mỗi bên đàm phán đều đánh giá rằng họ đã hài lòng và đã giành được điều quan trọng nhất đối với họ. + Cuối cùng khi một bên đàm phán đánh giá rằng điều đã giành được bằng thương lượng, dù không thỏa mãn hoàn toàn nguyện vọng của mình, cũng lớn hơn điều đã có nếu không đàm phán. Trong một cuộc đàm phán khi tạm ngừng hoặc thất bại luôn được nhìn nhận như một cuộc tạm nghỉ, và việc nối lại là không thể tránh được nếu mối quan hệ giữa hai bên không bị tan vỡ. 2.1.2 Các nguyên tắc dẫn đến thành công trong đàm phán: Ấn tượng ban đầu Không nên đối đầu ngay với đối tác đàm phán bằng những yêu cầu đòi hỏi. Trước hết phải tạo ra một không khí tin cậy, dễ chịu bằng một vài câu nói mang tính cá nhân bằng cử chỉ và thái độ vui vẻ, dễ chịu. Bạn luôn nhớ rằng sẽ không bao giờ có cơ bội lần thứ hai để gây ấn tượng ban đầu. Sau đó bạn sẽ bắt đầu nói về chủ đề nội dung mà bạn định đàm phán, thương thuyết với đối tác. Chú ý tới các cử chỉ, thái độ và động tác của cơ thể trong khi đàm phán. Một gương mặt hồ hởi, thái độ cởi mở sẽ nhanh chóg tạo nên thiện cảm từ phía đối tác đàm phán. Ý thức đánh giá cao, coi trọng đối tác của người đàm phán sẽ thể hiện ngay trong cách thể hiện và cách nóiChỉ có thể đàm phán và thuyết phục thành công nếu tự người đàm phán không có ý thức và cảm giác mình sẽ hoặc đang đóng kịch với đối tác. Phải xác định rõ mục tiêu đàm phán và luôn luôn bám sát theo đuổi mục tiêu này trong suốt quá trình đàm phán. Người nào không biết rõ mình muốn gì thì sẽ thường đạt được kết quả mà mình không mong muốn. Vì vậy, trước khi vào cuộc đàm phán thương thuyết, người đàm phán phải cố gắng chia tách mục tiêu cuối cùng của mình thành những mục tiêu nhỏ mà mình phải trao đổi với đối tác và đạt được kết quả. Nếu càng có nhiều mục tiêu cụ thể và luôn theo đuổi các mục tiêu này trong quá trình đàm phám thì kết quả cuối cùng của đàm phán càng chóng đạt được. Người đàm phán tốt phải biết rèn cho mình có khả năng lắng nghe đối tác nói. Người ta nói rằng người thắng cuộc bao giờ cũng là người biết nghe. Chỉ có ai thật sự quan tâm chú ý lắng nghe đối tác đàm phán với mình nói gì, muốn gì thì người đó mới có những phản ứng, lý lẽ phù hợp có lợi cho mình. Khi nghe đối tác trình bày cần phải biết phân biệt tâm trạng, thái độ của họ. Xem họ có biểu hiện trạng thái quá hưng phấn, bốc đồng, ức chế hay bực bội không. Cũng có thể đối tác đàm phán đang muốn lôi kéo, cuốn hút về một hướng khác và tìm cách khai thác thêm thông tin. Phải biết trình bày, sử dụng từ ngữ một cách khôn khéo, linh hoạt. Đừng bao giờ nói rằng vấn đề này mình quan điểm khác mà nên nói về cơ bản mình cũng nghĩ như vậy nhưng chỉ muốn nhấn mạnh thêm điểm này. Ðừng nói thẳng rằng đối tác có cách nhìn nhận sai lầm mà nên nói đó cũng là một cách nhìn nhận đúng nhưng chúng ta cũng thử lật lại vấn đề một lần nữa xem sao. Ðừng bao giờ nói hàng hóa, dịch vụ của mình là rẻ vì rẻ thường đem lại ấn tượng hay suy diễn khơng tốt về chất lượng. Khi đang tranh cãi, đàm phán về giá cả thì đừng nói: chúng ta sẽ không đạt được kết quả nếu chỉ đàm phán về giá mà nên chuyển hướng. Trước khi tiếp tục đàm phán về giá cả, chúng ta nên trao đổi xem xét thêm chất lượng, hình thức của hàng hóa phương thức thanh toán... Nếu đối tác bị ấn tượng thì vấn đề giá cả không cần quá gay cấn khi tiếp tục đàm phán. Người đàm phán kinh doanh phải biết hỏi nhiều thay vì nói nhiều. Người nào hỏi nhiều thì người đó sẽ có lợi thế, không chỉ về thông tin mà cả về tâm lý, về tính chủ động trong đàm phán. Những câu hỏi hợp lý khéo léo sẽ chứng minh cho đối tác là mình luôn luôn lắng nghe, quan tâm đến điều họ đang nói. Chính trong thời gian lắng nghe bạn có thể phân tích, tìm hiểu các động cơ, ý muốn của đối tác đàm phán. Tùy từng trường hợp có thể đặt câu hỏi trực tiếp hay gián tiếp. Câu hỏi trực tiếp thường được đặt ra khi mới bắt đầu đàm phán, giúp giảm bớt khoảng cách giữa hai bên đàm phán và có được nhiều thơng tin trước khi thật sự bắt đầu đàm phán. Các câu hỏi gián tiếp cũng có thể là câu hỏi đón đầu, thường sử dụng ở những giai đoạn sau của cuộc đàm phán thương thuyết. Khi cần làm rõ hay khẳng định một điều gì, nên đặt câu hỏi sao cho đối tác chỉ cần trả lời có hay không. Tất nhiên phải thận trọng nếu đặt nhiều câu hỏi loại này vì sẽ gây cho đối tác cảm giác bực mình, khó chịu. Người đàm phán cần phải biết mình có thể được phép đi tới đâu, tự do đàm phán tới giới hạn nào. Ðâu là điểm thấp nhất mà mình có thể chấp nhận được. Ðâu là điểm mình không bao giờ được thay đổi theo hướng có lợi cho đối tác. Biết được giới hạn đàm phán, tức là sẽ biết được thời điểm phải ngừng hay chấm dứt đàm phán và chuyển hướng, tìm phương án giải quyết khác. Không phải cuộc đàm phán thương thuyết thương mại nào cũng dẫn đến ký kết hợp đồng thương mại. Người có khả năng đàm phán tốt phải là người có đủ dũng cảm và quyết đoán không chịu ký kết một hợp đồng kinh doanh nếu có thể gây bất lợi cho mình. Ðể đàm phán thành công, không nên thực hiện cứng nhắc theo nguyên tắc "được ăn cả, ngã về không". Ðể thành công trong đàm phán kinh doanh, cần có một ý thức, tư duy sẵn sàng thoả hiệp nếu cần thiết. Có khi "một món quà nhỏ", một sự nhường nhịn, chấp nhận nhỏ cho đối tác thì có thể đem lại cho bạn cả một hợp đồng kinh doanh béo bở. Ðàm phán kinh doanh là một quá trình thường xuyên phải chấp nhận "cho và nhận"; phải cân nhắc so sánh, phải tranh luận và chờ đợi. Ðừng nên để xuất hiện cảm giác lộ liễu có người thắng và người thua sau cuộc đàm phán kinh doanh, nếu như bạn cần tiếp tục kinh doanh với đối tác đó. Kết quả đàm phán là cả hai bên đều có lợi, là sự trao đổi tự nguyện giữa hai bên. Vì vậy, khi đàm phán khơng chỉ chú ý cứng nhắc một chiều quyền lợi, mục đích riêng của một bên mà phải chú ý đến cả nhu cầu của bên kia. Ðể tránh cho những hiểu lầm vơ tình hay hữu ý và để tránh nội dung đàm phán, thương thuyết bị lệch hướng, nhà đàm phán phải biết nhắc lại kết luận những điểm đã trao đổi, thống nhất giữa hai bên trước khi chuyển sang nội dung đàm phán mới. Làm được điều đó tức là nhà đàm phán đã chủ động điều tiết buổi thương thuyết. Những điểm chưa rõ có thể sẽ được giải quyết khi được nhắc lại. Nếu khéo léo thì nhà thương thuyết có thể đưa cả hướng giải quyết cho điểm nội dung đàm phán tiếp theo. Thực hiện việc nhắc lại và tóm tắt từng nội dung đã đàm phán sẽ giúp cho nhà thương thuyết luôn luôn không xa rời mục tiêu đàm phán, quá trình đàm phán trở nên có hệ thống, bài bản và là cơ sở cho những lần đàm phán tiếp theo. 2.1.3. Những điều cần tránh để đàm phán không thất bại: Nói quá nhỏ: Nếu nói quá nhỏ khi đàm phán sẽ làm đối tác không tập trung và có thể dẫn đến hiểu lầm. Vì vậy cần phải nói đủ nghe rõ, ngắn gọn và nên nói chậm hơn lúc bình thường. Như thế đối tác sẽ có thời gian để nghe, tiếp nhận và hấp thụ các thông tin, lý lẽ mà nhà đàm phán muốn truyền đạt. Không nhìn vào mắt đối tác đàm phán: sẽ gây cảm giác không thiện cảm, không tin tưởng, thậm chí gây nghi ngờ từ phía đối tác, nhìn vào mắt đối tác khi đàm phán, vừa thể hiện sự tự tin, quan tâm của mình vừa đem lại tin cậy cho đối tác. Không có kế hoạch cụ thể: Cuộc đàm phán không có kế hoạch cụ thể định trước sẽ không đem lại kết quả như mong muốn. Nếu có nhiều nội dung, lĩnh vực đàm phán thì cần phải phân loại, sắp xếp trước để tránh lẫn lộn khi đàm phán. Không thông báo trước nội dung đàm phán khi thỏa thuận lịch đàm phán với đối tác: Điều này có thể làm cho buổi đàm phán thương thuyết sẽ thất bại và nhiều khi thất bại với lý do đáng buồn như nhầm nội dung đàm phán hay phía công ty đối tác cử nhầm người ra đàm phán vì không rõ nội dung sẽ đàm phán. Ðể cho đối tác quá nhiều tự do, quyền chủ động khi đàm phán: Nếu đối tác nói quá nhiều thì người đàm phán nên chủ động, khéo léo, cắt ngang hay đổi hướng bằng những câu hỏi hợp lý để cùng nhau quay về nội dung chính của đàm phán. Có nhiều trường hợp đối tác lợi dụng gặp gỡ đàm phán để quảng cáo, đàm phán bán một mặt hàng hồn tồn khác. Ðưa hết tất cả thơng tin, lý lẽ trình bày thuyết phục ra ngay từ đầu buổi đàm phán: Như vậy, chẳng khác gì nhà đàm phán đã "bắn hết đạn" ngay từ lúc đầu mà không hiệu quả. Hãy sử dụng lần lượt các thông tin, lý lẽ thuyết phục của mình cho từng nội dung hay từng thắc mắc tìm hiểu của đối tác. Nên nhớ rằng đối tác cần có thời gian để tiếp nhận, "tiêu hố" các thông tin trước khi bị thuyết phục để đi đến thống nhất trong đàm phán. Lảng tránh ý kiến phản đối hay nghi ngờ từ phía đối tác: Ðiều đó chỉ làm cho đối tác càng có lý do khẳng định ý kiến phản đối hay nghi ngờ của họ và từ đó sẽ gây ra định kiến trong suốt quá trình đàm phán. Vì vậy, cần phải hỏi lại thắc mắc của đối tác và kiên nhẫn trả lời bằng tất cả các lý lẽ thơng tin của mình. Không chuẩn bị trước các giới hạn cần thiết khi đàm phán: Ðiều này đã hạn chế rất nhiều phạm vi đàm phán khi không thể có những linh hoạt nhân nhượng trong chừng mực có thể. Và như thế, không chỉ gây thất bại cho lần đàm phán thương thuyết này mà cần tạo ra định kiến và báo trước thất bại cho cả những lần đàm phán sau. Người đàm phán tìm cách áp đảo đối tác: Người đàm phán giỏi không tìm cách áp đảo, dạy bảo đối tác mà nên tự đặt mình là người thể hiện tinh thần học hỏi khi đàm phán. Không nên có những lời lẽ, cử chỉ mang tính áp đảo gây mất cảm tình, khó chịu cho đối tác. 2.2. Đàm phán không thành công: Trong cuộc sống, chắc hẳn không ít lần bạn phải tham gia thương thuyết về một vấn đề nào đó. Nếu bạn không có kinh nghiệm, sẽ rất dễ dàng mắc phải những sai lầm thường gặp. Một số lỗi làm cho cuộc đàm phán đi đến thất bại là: Từ ý tưởng,chỉ tiêu cao, áp lực lớn, sai lầm do bất cẩn…Tất cả những điều này có thể khiến các cuộc đàm phán quan trọng của bạn đi đến thất bại. Thậm chí các đàm phán viên dày dặn kinh nghiệm cũng có thể làm hỏng thỏa thuận, lãng phí tiền bạc và gây tổn hại mối quan hệ công việc. 2.2.1. Những lỗi thường gặp trong khi đàm phán: Những lỗi thường gặp có thể đẩy bạn rời xa mục đích thực sự của mình. Mục đích đó là: Khiến cho đối tác lựa chọn điều bạn muốn, nhưng lại với lý do của chính họ. Đó là: Bỏ qua vấn đề của đối phương Bạn sẽ không thể giải quyết vấn đề của họ hoặc của bạn, nếu không xem xét thoả thuận từ góc nhìn của đối phương. Để giá cả làm ảnh hưởng đến lợi ích bên kia Chiến thuật đàm phán lấy giá cả làm trung tâm sẽ khiến hai bên không xác định được lợi ích tiềm năng chung. Để lợi ích chung bị chi phối bởi các vị trí Các vị trí không phù hợp có thể che khuất mất những lợi ích phù hợp. Lợi ích của bạn không nhất thiết phải là mất mát của đối phương. Tìm kiếm lợi ích chung một cách quá cứng nhắc Trong khi lợi ích chung có thể giúp ích cho quá trình đàm phán thì những lợi ích riêng lại có thể mang lại cho các bên những giá trị tốt nhất với chi phí tối thiểu. Bỏ qua BATNA của cả hai bên BATNA (best alternative to a negotiated agreement - những sự lựa chọn tốt nhất cho thỏa thuận đàm phán) chính là chọn lựa khác của bạn một khi thỏa thuận đang đàm phán không có khả năng thực hiện, chẳng hạn như từ bỏ thỏa thuận và tiếp cận một khách hàng khác. Sử dụng BATNA của bạn và đối tác có thể mang đến những triển vọng bất ngờ. 2.2.2. Những nguyên nhân gây ra đàm phán không thành công: Công tác chuẩn bị còn yếu Phần lớn các doanh nghiệp Việt Nam thường bước vào cuộc đàm phán với tư thế khá bị động, thiếu sự chuẩn bị về con người và thiếu thông tin về đối tác. Trong khi các doanh nghiệp nước ngoài không chỉ thu thập thông tin về đối tác mà còn tìm hiểu cả phong tục tập quán và văn hóa, thì các doanh nghiệp Việt Nam thường coi nhẹ vấn đề này. Nhiều doanh nghiệp khi sắp đàm phán mới gõ cửa các cơ quan xúc tiến thương mại để nhờ dò hỏi thông tin về đối tác. Trong khi để có thể phân tích kỹ lưỡng các thông tin như thế đòi hỏi phải có một khoảng thời gian nhất định. Chính vì vậy, chúng ta thường không hiểu được tâm lý và các hành vi cư xử của đối tác. Đó là chưa kể việc lựa chọn người tham gia đàm phán cũng chưa được thực hiện một cách kỹ càng và không thật sự xuất phát từ yêu cầu thực tế của quá trình thương thuyết, mà còn mang tính chiếu lệ, cho đầy đủ ban bệ. Việc thay đổi trưởng nhóm thương thuyết một cách bất ngờ, không có lý do chính đáng cũng có thể gây tâm lý không thoải mái, nghi ngại cho phía đối tác nước ngoài trong suốt thời gian còn lại của quá trình đàm phán. Người viết bài này đã có dịp làm việc cho chủ tịch một công ty nước ngoài khi ông đến Việt Nam để đàm phán với ba đối tác. Qua trò chuyện, ông cho biết là đã tìm hiểu khá kỹ về phong tục, tập quán của người Việt Nam thông qua báo chí, cộng đồng người Việt Nam ở nước ngoài và Đại sứ quán Việt Nam tại nước ông. Nhờ chuẩn bị kỹ lưỡng, ông đã tạo được thiện cảm với phía đối tác Việt Nam. Chưa được trang bị đầy đủ các kỹ năng đàm phán Một trong những điểm yếu của doanh nghiệp Việt Nam, đó là các đàm phán viên chưa được trang bị đầy đủ các kỹ năng đàm phán. Họ thường thiếu linh hoạt trong việc tìm kiếm các giải pháp mới và thường quá tập trung vào vấn đề đang được đàm phán mà quên đi một phần rất quan trọng của quá trình đàm phán là tạo dựng được một bầu không khí mang tính hợp tác và chia sẻ, cảm thông. Do không chuẩn bị kỹ lưỡng, các doanh nghiệp thường không có chiến lược đàm phán hiệu quả cũng như các kịch bản tình huống dự phòng. Trong các cuộc đàm phán với ba đối tác Việt Nam, ông chủ tịch công ty nói trên đã chuẩn bị rất nhiều phương án tình huống khác nhau cho từng đối tác. Cách ông đặt vấn đề và tiếp cận từng đối tác cũng không giống nhau. Trong khi đó, các đối tác Việt Nam hoàn toàn không có các kịch bản dự phòng. Một công ty tham dự đàm phán với thái độ cứng nhắc và những điều kiện của họ gần như là bất di bất dịch, ngay cả với những điểm ít quan trọng có thể thỏa hiệp được. Họ luôn có thái độ e ngại khi phía đối tác nước ngoài đưa ra các yêu cầu mới. Điều này đã gây cho phía đối tác nước ngoài ấn tượng không tốt về tính chuyên nghiệp và khả năng thích ứng trong kinh doanh. Trong khi ấy, một doanh nghiệp khác đã dễ dàng chấp nhận điều kiện của ông đưa ra sau khi mặc cả... lấy lệ. Sau buổi đàm phán, ông chủ tịch cho biết kết quả đạt được vượt xa mọi dự kiến của ông, vì ông nghĩ sẽ phải mất nhiều thời gian để “kì kèo mặc cả” về các điều kiện. Phân tán vì lợi ích cá nhân Trong một vài cuộc đàm phán khác, các thành viên của phía đối tác Việt Nam cũng thường bị phân tán bởi lợi ích cá nhân như các chuyến đi khảo sát, phần trăm hoa hồng của các hợp đồng hoặc vị trí trong liên doanh. Chính vì những lợi ích cá nhân này mà đôi khi các nhà đàm phán đã đặt bút ký vào những hợp đồng với các điều khoản có lợi cho phía đối tác nước ngoài. Thường tình huống này hay xảy ra với các doanh nghiệp nhà nước hơn là các doanh nghiệp tư nhân hay cổ phần. Với triển vọng gia nhập Tổ chức Thương mại thế giới trong một tương lai gần, các doanh nghiệp Việt Nam sẽ có nhiều cơ hội mở rộng các quan hệ hợp tác kinh doanh quốc tế. Tuy nhiên, để tận dụng các cơ hội, doanh nghiệp cần phải nâng cao năng lực, trong đó có việc nâng cao hiệu quả của các cuộc đàm phán kinh doanh. Cần có thái độ nhìn nhận nghiêm túc về tầm quan trọng của các cuộc đàm phán, phải xem đàm phán như là mắt xích quan trọng trong các hoạt động kinh doanh, cần chuẩn bị tốt về nhân lực và thu thập các thông tin cần thiết phục vụ cho cuộc đàm phán. Trong quá trình đàm phán phải tranh thủ để tạo dựng mối quan hệ tốt với đối tác, phải linh hoạt và có các kịch bản tình huống dự phòng. Nên đề ra các mục tiêu cần đạt được theo thứ tự ưu tiên để khi cần thiết có những bước nhân nhượng hợp lý mà vẫn không bị rơi vào thế bị động. Công tác chuẩn bị tốt với các mục tiêu được xác định rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu được tình trạng tiêu cực có thể phát sinh trong quá trình đàm phán. Một cuộc đàm phán được coi là thành công nếu như cả hai phía đều cảm thấy mình được nhiều hơn mất, hai bên cùng tạo dựng được một sự thông cảm, tin tưởng lẫn nhau và quyết tâm hợp tác vì lợi ích chung. Hai dạng sai lầm dễ gây ra lỗi: Đóng lệch vai: Quá đề cao cách nhìn nhận của mình và lý giải thông tin theo kiểu cá nhân. Một nguyên đơn tin rằng mình có 70% cơ hội chiến thắng trong trường hợp của mình, trong khi người bào chữa lại cho rằng con số đó chỉ là 50%. Vậy kết quả là gì? Tình hình không hứa hẹn sẽ có một sự giải quyết phù hợp. Những suy nghĩ định kiến: Hết lời ca ngợi bên mình trong khi luôn miệng nói xấu “đối tác”. Những nhận định chủ quan kiểu đó có thể dẫn đến hậu quả không hay.Hãy sửa đổi những sai lầm này bằng việc xem xét mọi vấn đề từ cả lợi ích của đối phương. 3 Kết luận 3.1 Những kỹ năng cần thiết để cuộc đàm phán hiệu quả, thành công cho cả hai bên: 3.1.1 Trước khi đàm phán nên suy nghĩ trước đã. Trước tiên và quan trọng nhất là cần biết được điều mong muốn của mình là gì, trong cuộc đàm điều gì là quan trọng nhất. Đồng thời cũng phải tìm hiểu rõ đối tượng đàm phán là ai, người như thế nào? Cần đưa ra các yếu tố năng động của một cơ chế phù hợp và dễ thuyết phục người đối thoại. Khi người ta lựa chọn một giải pháp là bởi vì giải pháp đó đã chứng tỏ là tốt hơn cả và như vậy người ta sẽ cảm thấy mình thắng mặc dù giải pháp ấy không thể hoàn toàn thỏa mãn được tất cả mọi nguyện vọng. 3.1.2. Nhận thức về vấn đề đang cần đàm phán. Mỗi bên đều có những nhận thức khác nhau về cùng một vấn đề. Và trước hết phải tìm xem phía đối tác trong đàm phán xem xét vấn đề như thế nào, họ nhận thức tình thế ra sao và đâu là những khả năng đưa đến kết quả của đàm phán. Và ai cũng biết rằng đã bước vào đàm phán hay bất cứ cuộc thương lượng nào cũng phải có nhân nhượng, chiếu cố lẫn nhau. Đây là những yếu tố sẽ góp phần lớn việc thiết lập quan hệ giữa các bên khi bước vào đàm phán. 3.1.3. Đối tượng đàm phán với bạn. Biết rõ người sẽ đàm phán với mình là việc làm đầu tiên trước khi bắt đầu công việc. Lao vào đàm phán mà biết rất ít về những người sắp đàm phán với mình có thể gây nên thất vọng, đặc biệt là những đối tượng có nên văn hóa khác nhau. Người đàm phán phải làm chủ được cảm súc của mình và của người đối thoại với mình. Mục tiêu đầu tiên là xác lập nền tảng quan hệ nhiều mặt, đóng trước những biểu hiện dè dặt, lấp lửng của người đối thoại, vô hiệu hóa thái đội nghịch thường che giấu kỹ. Biết lắng nghe và độ lượng mới giúp bạn có được điều này. 3.1.4. Điều bạn thực sự mong muốn và điều gì là quan trọng với người khác? Có nhiều trường hợp người ta đi vào đàm phán thường che giấu những mong muốn và nhu cầu thực một cách vô tình hay hữu ý. Thậm chí các bên đề ra rất cao và kiên quyết để dương cao thanh chắn và tạo nên mối tương quan lực lượng trong đàm phán tùy thuộ