Tiểu luận Nhận thức về nguyên tắc "Cần xác lập và xử lý đúng các quan hệ chức năng, chế độ công tác về lề lối làm việc, sử dụng ở các doanh nghiệp"

Bản cam kết Để chứng minh đây là bài viết do em làm chứ không phản sự sao chép của người khác. Em xin cam đoan đây là bài viết do em tự tìm tài liệu và được sự hướng dẫn của các thầy cô để hoàn thành bài viết này. Nếu sai em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm Hà Nội 10 tháng 05 năm 2004 Sinh viên Đoàn Tiến Bộ Phần I: Lời mở đầu Tổ chức quản lý là một môn học khoa học, là yếu tố hàng đầu, là công cụ quan trọng của lãnh đạo quản lý và quản lý để biến các mục tiêu thành hiện thực. Quản lý đúng đắn sẽ giúp các tổ chức doanh nghiệp hạn chế nhược điểm của mình, liên kết gắn bó mọi người, tạo sức mạnh niềm tin, tận dụng mọi cơ hội và xử lý các nguy cơ… Chức năng của quản lý là sự tập hợp các nhiệu vụ khác nhau mà chủ thể quản lý phải tiến hành trong quá trình quản lý. Để thực hiện được các nhiệm vụ đó thì chúng ta phải xác lập và xử lý đúng các mối quan hệ chức năng đó. Cho nên em đã chọn đề tài: Nhận thức về nguyên tắc "Cần xác lập và xử lý đúng các quan hệ chức năng, chế độ công tác về lề lối làm việc, sử dụng ở các doanh nghiệp". Trong bài này em đề cập đến vấn đề: I. Xác lập và xử lý đúng mỗi quan hệ chức năng, chế độ công tác và lề lối làm việc. II. Sự vận dụng ở các doanh nghiệp Trong quá trình làm bài không thể tránh khỏi những sai sót vì vậy em rất mong được những nhận xét của thầy cô giáo và bạn đọc. Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô! Phần II: Nội dung I. Xác lập và xử lý các mối quan hệ chức năng, chế độ công tác, lề lối làm việc 1. Chức năng hoạch định (lập kế hoạch) a. Định nghĩa Lập kế hoạch là sự lọc chọn một trong những phương án hành động tương lai cho toàn bộ, từng bộ phận trong một cơ số. Nó bao gồm sự lựa chọn các mục tiêu, xác định phương thức để đạt được mục tiêu. b. Vai trò - Giúp cho việc đối phó với mọi sự không cố định và thay đổi trong nội bộ hệ thống. - Đưa ra các mục tiêu cho hệ thống, xem xét toàn diện để thống nhất các hoạt động. Tạo ra khả năng cho việc điều hành tác nghiệp của hệ thống, giúp cho việc kiểm tra dễ dàng hơn bởi các cấp trên căn cứ vào đó để kiểm tra. c. Các loại kế hoạch * Kế hoạch chiến lược - Là nghệ thuận xây dựng và thực hiện thành công các chiến lược của hệ thống. - Đây là một quá trình phức tạp. - Nội dung của kế hoạch chiến lược bao gồm: các mục đích, mục tiêu, các chính sách chương trình và ngân sách. Được thể hiện qua sơ đồ: Hoạch định chiến lược Các mục đích Các chính sách Các mục tiêu Các chương trình Các kế hoạch Các ngân sách 2. Mối quan hệ tổ chức (chức năng tổ chức) a. Vấn đề chung Đây là nhiệm vụ quan trọng trong thứ 2 của nhà quản lý sau chức năng lập kế hoạch Để hoàn thiện cơ cấu tổ chức thì ta phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Tính tối ưu - Tính linh hoạt - Tính tin cậy - Tính bí mật - Tính kinh tế b. Cac nguyên tắc * Nguyên tắc chuyên mô hoá và cân đối Nguyên tắc này đòi hỏi cơ cấu tổ chức phải phân công các hệ thống chyên ngành với ngừa được đào tạo tương ứng và có đủ quyền hạn * Nguyên tắc linh hoạt và thích nghi với môi trường. Đảm bảo cho mối phân hệ mức độ tự sáng tạo tương xứng, phát triển tài năng, đủ điều kiện thay thế. * Nguyên tắc hiệu lực và hiệu quả - Cơ cấu tổ chức phải hợp lý nhất, chi phí nhỏ nhất - Cơ cấu tổ chức phải tạo được môi trường văn hoá - Cơ cấu phải tương ứng với khả năng kiểm soát của người điều hành. c. Các kiểu cơ cấu tổ chức * Có rất nhiều kiểu cơ cấu tổ chức nhưng mỗi kiểu có ưu, nhược điểm khác nhau, tuỳ theo đó mà áp dụng trong điều kiện cụ thể * Các kiểu cơ cấu + Cơ cấu trực tuyến + Cơ cấu chức năng + Cơ cấu kết hợp trực tuyến, chức năng + Cơ cấu tổ chức quản lý theo một hàng, khâu hàng, thị trường + Cơ cấu ma trận 3. Chức năng điều khiển - phối hợp a. Điều kiện hệ thống Là một trong những chức năng của quản lý, nó là quá trình điều khiển, sử dụng quyền lực quản lý của mình để tác động lên hành vi của con người mọt cách có hệ thống. Nó bao gồm các quyết định: + Đề ra nhiệm vụ + Thu thập thông tin để làm rõ nhiệm vụ đề ra + Chính thức đề ra nhiệm vụ + Dự kiến các phương án có thể + Xây dựng mô hình toán học + Đề ra quyết định - Truyền đạt đến người thi hành - Kế hoạch tổ chức - Kiểm tra việc thực hiện - Điều chỉnh quyết định - Tổng kết tình hình thực hiện b. Tập thể Gồm có cơ cấu chính thức và không chính thức * Tâm lý của tập thể - Tính chất lan truyền: mang tính sâu sắc, nó phản ánh thụ động quán trình trong tập thể, có gây ảnh hưởng xấu trong tập thể. - Dự luận tập thể: là sự đánh giá của tập thể vì mọi việc, hiện tượng, cá nhân hay nhóm người, nó có sức mạnh rất lớn trong việc tác động đến tâm lý chung hay tâm lý của từng cá nhân (biểu hiện tích cực, hay tiêu cực) c. Tính truyền thông trong hệ thống Là phương tiện chủ yếu để người lãnh đạo thực hiện năng lực điều khiển của mình. Nó bao gồm sự truyền đạt thông tin (các quyết định, các hướng dẫn, các nhiệm vụ…) của lãnh đạo đến toàn bộ hệ thống. Nó được diễn ra theo hai chiều, (mệnh lệnh từ trên xuống và các thông tin báo cáo từ dưới lên) d. Uỷ quyền Người lãnh đạo cho phép cấp dưới ra quyết định về những vấn đề thuộc quyền của mình, trong khi người cho phép vẫn chịu trách nhiệm. Nó là phạm trù quan trọng, là công cụ sắc bén phổ biến ở nhiều tổ chức thời đại ngày nay. - Uỷ quyền bào gồm: + Uỷ quyền chính thức, qua cơ cấu tổ chức quản lý + Uỷ quyền không chính thức qua sự tín nhiệm cá nhân 4. Chức năng kiểm tra a. Kiểm tra Là phát hiện các sai sót của hệ thống trong quá trình hoạt động để có các giải pháp đồng thời tìm kiếm các cơ hội, thúc đẩy hệ thống sớm đạt được các mục tiêu đã định. Nó là nhiệm vụ quan trọng của cá nhân người lãnh đạo hệ thống. b. Nhu cầu kiểm tra - Là nhu cầu của mọi thành viên đúng mức trong hệ thống - Là chủ động ngăn chặn các nhầm lẫn, sai phạm trong quá trình quản lý hệ thống. - Là nhu cầu đảm bảo gắn hệ thống với môi trường qua các quan hệ ngoại giao của các hệ thống khác. - Là nhu cầu nhằm hoàn thiện các quyết định về nhiều mặt, nhiều lĩnh vực của hệ thống khẳng định sự đúng, sai của các đường lối. * Sơ đồ quá trình kiểm tra Điềc chỉnh quản lý Mục tiêu kiểm tra Quá trình kiểm tra Nguyên tắc kiểm tra Các tiêu chuẩn kiểm tra Nội dung kiểm tra Phương tiện công cụ kiểm tra Hình thức kiểm tra Hệ thống kiểm tra Chi phí kiểm tra II. Sự vận dụng ở các doanh nghiệp Sự thực hiện các chức năng nêu trên trong điều kiện các doanh nghiệp nước ta hiện nay cho thấy được một số ưu điểm, nhược điểm và rút ra được nhiều kinh nghiệm quý báu. Các doanh nghiệp vận dụng được các chức năng, chế độ công tác, dần thể hiện đúng vai trò của mình. Nó được thể hiện qua một số vấn đề cụ thể: * Về ưu điểm - Số lượng các doanh nghiệp quy mô ngày càng lớn, đổi mới nhanh, nắm bắt được thị trường. - Có sự phân công lao động, chuyên mô hoá cao - Hoạt động tổ chức và quản lý đã thay đổi theo tình hình và xu thế mới (quá trình cổ phần hoá…) * Về nhược điểm - Chưa thực hiện đầy đủ, triệt để các chức năng trên - Chưa cso sự liên kết. Phần III - Kết luận Quản lý là nhằm đặt được mục tiêu đã đề ra mà xã hội thì luôn biến động không ngừng. Chính vì vậy chủ thể quản lý pahỉ đủ năng lực vf bản lĩnh thì mới thích nghi được với thời đại ngày nay. Để đảm bảo quá tình này luôn diễn ra tốt đẹp thì chủ thể quản lý cần nắm bắt, xác lập và xử lsy tốt các mối quan hệ chức năng đó và có một lối làm việc theo hệ thống. Đó chính là chìa khoá của sự thành công nếu làm tốt công việc này. Tài liệu tham khảo 1. Tinh hoa quản lý 25 tác giải và tác phẩm nổi tiếng nhất về quản lý trong thống kê xã hội. 2. Giáo trình Khoa học Quản lý Trường Đại học Quản lý và Kinh doanh Hà Nội. 3. Báo Phát triển Kinh tế 4. Tập sách về quản lý của TS. Nguyễn Thị Phi - Nhà xuất bản chính trị - Hà Nội - 2001. 5. Báo tài chính Việt Nam 6. Mưu lược trong kinh doanh - Hoàng Văn Tuấn 7. Kinh nghiệm quản trị doanh nghiệp - Trần Xuân Khiêm. Mục lục Trang