Tiểu luận Những yêu cầu cần thiết để kiểm tra đạt hiệu quả cao trong doanh nghiệp

Lời mở đầu Trong xu hướng phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế hiện nay, hoạt động kinh doanh nổi lên như một mắt xích quan trọng đóng góp một phần không nhỏ vào sự phát triển của đất nước. Chính vì vậy vai trò của nhà quản lý doanh nghiệp cũng đòi hỏi những yêu cầu ngày càng khắt khe hơn. Một nhà quản lý giỏi phải biết được chính xác điều mình muốn người khác làm và biết được họ đã làm như thế nào để công việc hoàn thành một cách thành công nhất với chi phí thấp nhất. Để đạt được điều đó, nhà quản lý không những phải xác định được mục tiêu rõ ràng, hoạch định chiến lược chu đáo, tổ chức hợp lý, điều hành phối hợp tốt mà còn phải có sự kiểm tra chặt chẽ tất cả các hoạt động đã và đang diễn ra trong doanh nghiệp. Một trong những nguyên tắc rất quan trọng của tổ chức quản lý và là khâu cuối cùng then chốt của quá trình tổ chức đó là phải “Có sự kiểm tra kịp thời để kiểm chứng việc thực hiện mọi nhiệm vụ, qua đó xử lý các vấn đề phát sinh, thúc đẩy tiến độ và đúc kết kinh nghiệm”. Với kiến thức về quản lý còn hạn chế em rất mong sự đóng góp ý kiến của Thày Cô giáo cho đề tài này của em. Em xin chân thành cảm ơn! Bài tiểu luận gồm có 3 phần chính sau: I . Cơ sở lý luận II. Những yêu cầu cần thiết để kiểm tra đạt hiệu quả cao trong doanh nghiệp III. Thực trạng công tác kiểm tra trong doanh nghiệp hiện nay ( lấy ví dụ về Công ty May Đáp Cầu – Bắc Ninh ). Nội dung I . Cơ sở lý luận 1 . Khái niệm : Với tư cách là một chức năng quản lý kiểm tra được hiểu là quá trình xác định thành quả đạt được trên thực tế, so sánh nó với những tiểu chuẩn đã xây dựng; trên cơ sở đó phát hiện ra sự sai lệch và nguyên nhân của sự sai lệch đó; đồng thời đề ra các giải pháp cho một chương trình hành động nhằm khắc phục sự sai lệch để đảm bảo cho doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã định. Sản xuất - dịch vụ Marketing Tài chính - kế toán Nhân sự Khối lượng sản phẩm dịch vụ Doanh số Chi phí sản xuất - dịch vụ Năng suất lao động Chất lượng sản phẩm - dịch vụ Chi phí bán hàng Dự trữ Quan hệ giữa người lao động Chi phí cho sản phẩm-dịch vụ Chi phí quảng cáo chiêu thị Lợi nhuận Số ngày vắng mặt không lý do Mức độ hoàn thành công việc của cá nhân Việc thực hiện chỉ tiêu bán hàng và dịch vụ đối với từng người Lưu chuyển tiền tệ Phát triển đội ngũ cán bộ quản lý Bảng kê 1 số điểm thiết yếu trong doanh nghiệp cần tập trung kiểm tra 2. Vai trò tác dụng của kiểm tra. - Kiểm tra là chức năng cuối cùng của quản lý song không phải là công đoạn cuối cùng. Nó được thực hiện trong suốt quá trình kinh doanh đối với từng việc, từng công đoạn sản xuất – dịch vụ và kết quả cuối cùng của cả chu kỳ kinh doanh. Vì vậy, kiểm tra tạo ra các căn cứ, bằng chứng cụ thể rõ ràng phục vụ cho việc hoàn thiện các quyết định trong quản lý đồng thời góp phần đôn đốc cho việc thực hiện kế hoạch với hiệu quả cao. Trong thực tế, những kế hoạch tốt nhất cũng có thể không được thực hiện theo ý muốn. Các nhà quản lý cũng như cấp dưới của họ cũng có thể mắc sai lầm và kiểm tra cho phép họ chủ động phát hiện, sửa chữa các sai lầm đó trước khi chúng trở nên nghiêm trọng để hoàn thành theo đúng kế hoạch đề ra. - Kiểm tra đảm bảo thực thi quyền lực quản lý của người lãnh đạo, nhờ kiểm tra các nhà quản lý có thể kiểm tra được những yếu tố sẽ ảnh hưởng tới sự thành công của doanh nghiệp. Điều này rất quan trọng và nếu mất quyền kiểm tra cũng có nghĩa là nhà quản lý đã bị vô hiệu hoá. Ngày nay với nhu cầu mở rộng dân chủ trong các doanh nghiệp kiểm tra khuyến khích chế độ uỷ quyền, hợp tác mà không làm giảm khả năng kiểm tra của người lãnh đạo. Trong hệ thống quản lý tập trung cũ, nhà quản lý xác định cả tiêu chuẩn và phương pháp để đạt được các tiêu chuẩn đó. Trong hệ thống mới, các nhà quản lý thông báo hệ tiêu chuẩn nhưng họ cho phép nhân viên của mình được vận dụng khả năng sáng tạo để qui định phương pháp giải quyết vấn đề. Điều này cho phép nhà quản lý theo sát sự tiến bộ của nhân viên mà không can thiệp vào công việc và ảnh hưởng đến sự sáng tạo của họ. - Kiểm tra giúp cho tổ chức theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường. Thị trường luôn biến động, đối thủ cạnh tranh luôn liên tục giới thiệu các sản phẩm, dịch vụ mới để thu hút khách hàng, các vật liệu công nghệ mới liên tục được phát minh và các chính sách của Nhà nước luôn được điều chỉnh và ban hành. Vì vậy kiểm tra giúp các nhà quản lý luôn nắm được bức tranh toàn cảnh về môi trường và có những phản ứng thích hợp trước các vấn đề và cơ hội đang và sẽ ảnh hưởng đến sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp. Ví dụ vì có sự khác biệt giữa khả năng nhận biết đòi hỏi của khách hàng đối với sản phẩm mới, chất lượng và khả năng rút ngắn chu kỳ tạo ra và phân phối sản phẩm đến người tiêu dùng. Nhiều nhà kinh doanh vào những năm 1980 cho rằng "tốc độ là tiêu chuẩn hàng đầu quyết định thành công của doanh nghiệp". Tuy nhiên hiện nay, nhiều nhà quản lý đã nhận ra rằng khách hàng không chỉ chờ đợi tốc độ mà cả những sản phẩm và dịch vụ đã được người tiêu dùng hoá. Kazuo Morohoshi – Giám đốc trung tâm kinh tế của Toyota cho rằng: “ Chúng ta đã nhận ra rằng các sản phẩm cho đông đảo quần chúng không đáp ứng đủ. Vào thế kỷ 21 người tiêu dùng cần những sản phẩm phù hợp với họ”. Người chiến thắng là những doanh nghiệp đáp ứng được nhu cầu đa dạng của người tiêu dùng với tốc độ nhanh nhất. - Kiểm tra tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi mới quản lý hoạt động. Với việc đánh giá các hoạt động kiểm tra khẳng định những gía trị nào sẽ quyết định sự thành công của doanh nghiệp trong sản xuất – kinh doanh. Những giá trị đó sẽ được tiêu chuẩn hoá để trở thành chuẩn mực cho hành vi của các thành viên trong doanh nghiệp. Đồng thời kiểm tra giúp các nhà quản lý cải tiến mọi hoạt động của doanh nghiệp qua việc xác định những vấn đề và cơ hội cho doanh nghiệp. Ví dụ: Kiểm tra hoạt động tiêu thụ sản phẩm giúp chúng ta phát hiện ra những điều chưa phù hợp của sản phẩm với yêu cầu của người tiêu dùng… Từ đó doanh nghiệp sẽ có những thay đổi, giải pháp cần thiết về công nghệ, nguyên liệu, thị trường mục tiêu… Như vậy, kiểm tra góp phần làm cho hoạt động không ngừng hoàn thiện và đổi mới. II- Những yêu cầu cần thiết để kiểm tra đạt hiệu quả cao trong doanh nghiệp: 1. Một số điều kiện để kiểm tra có hiệu quả: - Theo quan điểm của Robert J. Mockless : Kiểm tra trong quản lý là cố gắng có hệ thống để xác định các tiêu chuẩn so với mục tiêu kế hoạch , thiết kế hệ thống tinh giản phản hồi, so sánh sự thực hiện với các tiêu chuẩn, xác định và đo lường mức độ sai lệch và thực hiện việc điều chỉnh để đảm bảo mọi nguồn lực đã được sử dụng một cách có hiệu quả nhất trong việc thực hiện mục tiêu. Ta có thể phân chia thành 6 bước sau: Kết quả thực tế Đo lường kết quả thực tế So sánh thực tại với các tiêu chuẩn Xác định các sai lệch Phân tích nguyên nhân sai lệch Chương trình điều chỉnh Thực hiện các điều chỉnh Kết quả mong muốn Bên cạnh đó để kiểm tra có hiệu quả cần phải tạo ra và chuẩn bị đầy đủ các điều kiện sau: + Có các chuẩn mực cần thiết và chúng phải được trình bày dễ hiểu dễ sử dụng. + Có sự cung cấp số liệu kịp thời, đầy đủ về tất cả các lĩnh vực, các mặt, các khâu hoạt động. + Có phương pháp, trình độ đánh giá phối hợp, tổng hợp mức độ hoàn thành công việc với các báo cáo, biểu đồ tài chính. + Loại trừ được những số liệu không cần thiết. + Tiến hành đồng bộ hoạt động, phát hiện sai lệch, xem xét nguyên nhân và xử lý nếu cần thiết. 2. Các yêu cầu cần thiết khi kiểm tra: 2.1 Hệ thống kiểm tra cần thiết kế theo kế hoạch và nguyên tắc cụ thể: - Các hệ thống kiểm tra cần phải phản ánh các kế hoạch mà chúng theo dõi. Thông qua hệ thống kiểm tra các nhà quản trị phải nắm được diễn biến của quá trình thực hiện kế hoạch. Các kế hoạch và chương trình đều có những đặc trưng thống nhất, tuy nhiên thông tin để kiểm tra tiến trình thực hiện một chương trình marketing sẽ khác nhiều so với thông tin cần thiết kiểm tra 1 kế hoạch sản xuất. - Trong quá trình xác định hệ thống kiểm tra cần đảm bảo tuân theo các nguyên tắc sau: + Nguyên tắc kiểm tra các điểm thiết yếu: đòi hỏi xác định các khu vực hoạt động thiết yếu và các điểm kiểm tra thiết yếu để tập trung sự chú ý vào các khu vực và các điểm đó. + Nguyên tắc về địa điểm kiểm tra: phải được tiến hành ngay tại nơi hoạt động. + Nguyên tắc số lượng nhỏ các nguyên nhân: nêu rõ trong một cơ hội ngẫu nhiên nhất định, một số lượng nhỏ các nguyên nhân cũng có thể gây ra đa số các kết quả. Đây là một nguyên tắc quan trọng tạo cơ sở khoa học cho các nhà quản lý khi họ cố gắng xác định các khu vực hoạt động thiết yếu và các điểm thiết yếu. Đồng thời đòi hỏi xem xét kỹ càng các nguyên nhân gây nên để có biện pháp điều chỉnh hiệu quả. + Nguyên tắc tự kiểm tra: đòi hỏi tinh thần tự giác của các cá nhân rất cao, mỗi người, mỗi bộ phận phải tự kiểm tra mình là tốt nhất. 2.2. Hệ thống Kinh tế cần phù hợp với tổ chức và con người trong doanh nghiệp: - Hệ thống kinh tế phải phù hợp với đặc điểm của từng doanh nghiệp ví dụ như :1 doanh nghiệp nhỏ sẽ phải có hệ thống kinh tế khác với một doanh nghiệp lớn. Một dây chuyền sản xuất hàng loạt sẽ phải có hệ thống kinh tế khác với một dây chuyền sản xuất đơn chiếc. - Hệ thống kinh tế phải phản ánh cơ cấu tổ chức, bảo đảm có người chịu trách nhiệm trước một hoạt động nào đó và chịu trách nhiệm điều chỉnh khi có sai lệch. - Hệ thống kinh tế phải phù hợp với vị trí công tác của cán bộ quản trị. Ví dụ như các nhà quản trị cấp cao quan tâm tới các công cụ kinh tế tổ chức. Nhưng người trực tiếp giám sát công việc lại cần những ngân quỹ phi tiền tệ như số giờ lao động, số sản phẩm sản xuất được, số % nguyên liệu bị lãng phí... - Hệ thống kinh tế phải phù hợp với trình độ của cán bộ, công nhân và bầu không khí của doanh nghiệp. Ví dụ như một hệ thống kinh tế ngặt nghèo được áp dụng vào một số tổ chức trong đó mọi người có trình độ và tay nghề cao có quyền tham gia đáng kể vào quá trình ra quyết định sẽ có thể bị thất bại. - Hệ thống kinh tế phải đơn giản tạo được sự tự do và cơ hội tối đa cho những người dưới quyền sử dụng kinh nghiệm, khả năng và sự khéo léo của mình để hoàn thiện công việc được giao. 2.3. Kiểm tra phải đảm bảo tính khách quan, chính xác và linh hoạt: Mặc dù việc quản trị tất yếu phải bao gồm nhiều yếu tố chủ quan nhưng việc đánh giá con người, hoạt động trong kiểm tra phải mang tính khách quan và chính xác. Dựa trên những tiêu chuẩn rõ ràng thích hợp. Tránh những thái độ định kiến và cách đánh giá chỉ bằng cảm tính mà không có những luận cứ vững chắc để minh chứng. Đồng thời cũng đòi hỏi hệ thống kinh tế phải thích ứng với các biến đổi không lường trước được ( về kế hoạch, chi phí..) đảm bảo cho việc tiến hành đo lường, đánh giá, điều chỉnh các hoạt động một cách có hiệu quả nhất. 2.4. Kiểm tra phải có sự điều chỉnh việc thực hiện: Điều chỉnh thể hiện giá trị và tác dụng của kiểm tra, việc kiểm tra chỉ được coi là có tác dụng nếu những sai lệch so với kế hoạch điều chỉnh thông qua việc lập kế hoạch, tổ chức và điều hành thích hợp. Quá trình điều chỉnh phải tuân thủ các nguyên tắc sau: - Chỉ điều chỉnh khi thật sự cần thiết. - Điều chỉnh đúng mức độ, tránh tuỳ tiện, tránh gây tác dụng xâú. - Phải tính tới hậu quả sau khi điều chỉnh. - Tránh để lỡ thời cơ , tránh baỏ thủ. - Tuỳ điều kiện mà kết hợp cácphương phápđiều chỉnh cho hợp lý. III. Thực trạng công tác kiểm tra trong doanh nghiệp Việt Nam hiện nay ( Lấy ví dụ về công ty may Đáp Cầu- Băc ninh): Công ty may Đáp Cầu là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Tổng công ty dệt may Việt Nam, được thành lập năm 1967 gồm 3200 cán bộ công nhân viên. Bộ máy tổ chức gồm có: + Ban giám đốc công ty. + 5 phòng nghiệp vụ giúp việc ban giám đốc. + 7 xí nghiệp may và 3 xưởng phụ trợ. Hiện nay, thực hiện quy trình giao nhiệm vụ theo 3 cấp: Công ty giao nhiệm vụ cho đơn vị phòng, xí nghiệp. Đơn vị giao nhiệm vụ cho tổ, tổ giao nhiệm vụ cho các cá nhân. Trong đó nhiệm vụ giao lại được chia ra làm ba loại, đó là nhiệm vụ phải thực hiện trong quý, trong tháng và trong tuần. Sau khi nhận nhiệm vụ công ty giao người đứng đầu của đơn vị căn cứ chức năng của từng đơn vị, căn cứ chức năng của từng tổ để phân giao nhiệm vụ cụ thể cho từng tổ công tác của đơn vị. Từ đó người đứng đầu mỗi tổ lại giao nhiệm vụ cho từng cá nhân. Việc thực hiện quy trình giao nhiệm vụ như trên đã tạo chủ động trong điều hành cho người đứng đầu đơn vị và tổ. 1. Đối với người đứng đầu tổ công tác Việc kiểm tra được tiến hành thờng xuyên và trực tiếp hàng ngày thông qua việc kiểm tra số liệu về kết quả đạt được của từng cá nhân. Do đó, ở cấp này người quản lý sẽ phát hiện ngay được những bất hợp lý cần phải điều chỉnh kịp thời. Từ đó đánh giá chất lượng công tác của từng cá nhân để tìm ra những cá nhân tiêu biểu, điển hình và phát hiện ra những cá nhân trì trệ, chậm tiến. 2. Đối với người đứng đầu đơn vị Việc kiểm tra được tiến hành theo hai phương pháp: - Kiểm tra trực tiếp: được thực hiện thông qua việc báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ của người đứng đầu tổ công tác đối với từng cá nhân trong tổ. - Kiểm tra gián tiếp: Người đứng đầu đơn vị kiểm tra thông qua số liệu trong sổ sách thống kê hàng tuần, hàng tháng. Việc kiểm tra như trên tuy có thể theo dõi được mọi hoạt động diễn ra trong công ty nhưng do số liệu thống kê đến sau hàng tuần và phải qua một cấp quản lý trung gian nên việc đánh giá kết quả và chất lượng công tác của mỗi cá nhân sẽ không kịp thời và hiệu quả sẽ không cao. 3. Đối với người đứng đầu công ty Việc kiểm tra của người đứng đầu công ty chỉ được tiến hành theo một phương pháp duy nhất là kiểm tra các báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ của người đứng đầu đơn vị theo tháng hoặc theo quý. Việc kiểm tra như trên có nhược điểm rất lớn là không giám sát trực tiếp được đối tượng chính thực hiện nhiệm vụ là các cá nhân hoặc tổ công tác. Do đó, việc phát hiện những vấn đề mới phát sinh bị hạn chế và có thể bị ảnh hưởng bởi ý chí chủ quan của người báo cáo. Với bộ máy quản lý như trên thì mô hình kiểm tra công ty đang thực hiện hầu như chưa phù hợp với nền kinh tế thị trường hiện nay. Nó đòi hỏi mọi thông tin, mọi việc làm và quyết định của người quản lý phải nhanh, chính xác và phải mang tính khả thi cao. ở đây người đứng đầu công ty mới chỉ kiểm tra hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua kiểm tra người đứng đầu các đơn vị theo từng tháng mà không thực hiện kiểm tra trực tiếp những đối tượng chính thực hiện nhiệm vụ. Vì vậy mà việc đánh giá tình hình và kết quả hoạt động thông qua các số liệu thống kê không được chuẩn xác. Điều này là do người đứng đầu và các cấp quản lý trong công ty cha xác định rõ và chưa thiết lập được một hệ thống kiểm tra phù hợp, nên việc kiểm tra còn ở mức chung chung, dàn đều không những không có tác dụng mà còn vô hình tiếp tay, khuyến khích các sai phạm gây mất hiệu quả của tổ chức. Trên nguyên tắc người quản lý có thể trực tiếp tự mình kiểm tra cũng có thể sử dụng bộ máy để kiểm tra. Do công ty này có quá nhiều các cấp kiểm tra trung gian nên người đứng đầu công ty không thể nắm bắt chính xác, cụ thể các hoạt động đang diễn ra trong công ty. Vì vậy để việc kiểm tra đạt hiệu quả cao công ty nên xoá bỏ bớt các cấp kiểm tra trung gian, đồng thời nên thiết lập mạng máy tính nội bộ để người quản lý có thể theo dõi toàn bộ hoạt động của công ty theo từng ngày và có thể xác định rõ trách nhiệm của từng cấp, từng người để đôn đốc, uốn nắn, bố trí và điều chỉnh cho thích hợp. Kết luận Khi thiết lập và vận hành bất kỳ một tổ chức nào các nhà quản lý cũng phải tuân thủ, vận dụng các nguyên tắc chung về tổ chức, những nguyên tắc này xuất phát từ thực tiễn quản lý và phù hợp với các quy luật khách quan. Trong đó "kiểm tra là một trong những khâu cuối cùng và then chốt của quá trình tổ chức thực hiện các quyết định quản lý nhằm kiểm chứng xem mọi quá trình diễn ra có đúng kế hoạch đã định và theo các nguyên tắc đã đề ra hay không. Qua đó phát hiện những sai sót, chậm trễ để kịp thời sửa chữa, giải quyết hậu quả và ngăn ngừa các hậu quả lớn hơn" (Theo H.Fayol). Vì vậy, nhà quản lý doanh nghiệp cần phải biết kiểm tra cái gì? ở khâu nào? Trọng tâm kiểm tra ở đâu? Từ đó bình thường hoá các hoạt động kiểm tra thường xuyên. Khi kiểm tra đột xuất có trọng điểm cần tiến hành gọn và nhất thiết phải có kết luận rõ ràng xử lý dứt điểm, từ đó rút ra kinh nghiệm cần thiết. Mục lục Trang Lời mở đầu Nội dung. I. Cơ sở lý luận 1 1. Khái niệm 1 2. Vai trò - tác dụng của kiểm tra 1 II. Những yêu cầu cần thiết để kiểm tra đạt hiệu quả 4 1. Một số điều kiện cần thiết để kiểm tra có hiệu quả 4 2. Các yêu cầu cần thiết khi kiểm tra 5 III. Thực trạng công tác kiểm tra trong doanh nghiệp 8 Lời kết luận 12 Tài liệu tham khảo - Giáo trình Tổ chức quản lý và Khoa học quản lý Giáo trình lý thuyết quản trị kinh doanh . NXB Khoa học và Kỹ thuật - Hà Nội. Sách khoa học quản lý hoạt động kinh doanh . NXB Khoa học kỹ thuật - Hà Nội - Một số tài liệu tham khảo từ Công ty May Đáp Cầu