Tiểu luận Qui trình giao nhận container tại cảng Cát Lái

ÁC. QUI TRÌNH 10: CẢNG CHUYỂN CTN HÀNG NHẬP ĐI CÁC DEPOT KHÁC. QUI TRÌNH 11: CẢNG CHUYỂN CTN RỖNG ĐI CÁC DEPOT KHÁC. QUI TRÌNH 12: CẢNG CHUYỂN CTN HÀNG XUẤT ĐI CÁC DEPOT KHÁC. B. ĐỐI VỚI CONTAINER VẬN CHUYỂN BẰNG ĐƯỜNG THỦY GIAO NHẬN TRỰC TIẾP VỚI PHƯƠNG TIỆN CỦA KHÁCH HÀNG QUI TRÌNH 13: CẢNG NHẬN CTN HÀNG XUẤT. QUI TRÌNH 14: CẢNG NHẬN CTN RỖNG QUI TRÌNH 15: CẢNG NHẬN CTN HÀNG NHẬP TỪ CẢNG KHÁC CHUYỂN VỀ. QUI TRÌNH 16: CẢNG GIAO NGUYÊN CTN HÀNG NHẬP. QUI TRÌNH 17: CẢNG CẤP CTN RỖNG QUI TRÌNH 18: CẢNG GIAO NGUYÊN CTN HÀNG XUẤT. GIAO NHẬN VỚI PHƯƠNG TIỆN VẬN CHUYỂN VÒNG NGOÀI CỦA CẢNG QUI TRÌNH 19: CẢNG NHẬN CTN HÀNG XUẤT TỪ CÁC DEPOT KHÁC. QUI TRÌNH 20: CẢNG NHẬN CTN RỖNG TỪ CÁC DEPOT KHÁC. QUI TRÌNH 21: CẢNG NHẬN CTN HÀNG NHẬP TỪ CÁC DEPOT KHÁC. QUI TRÌNH 22: CẢNG CHUYỂN CTN HÀNG NHẬP ĐI CÁC DEPOT KHÁC. QUI TRÌNH 23: CẢNG CHUYỂN CTN RỖNG ĐI CÁC DEPOT KHÁC. QUI TRÌNH 24: CẢNG CHUYỂN CTN HÀNG XUẤT ĐI CÁC DEPOT KHÁC. TÌM HIỂU MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CỤ THỂ. Do tính chất môn học, chúng tôi chỉ tìm hiểu một số quy trình đối với container được vận chuyển bằng đường thủy. * Giải thích các thuật ngữ, từ và ký hiệu viết tắt: “Lệnh giao nhận” : là các loại lệnh giao hàng, lệnh hạ container rỗng, lệnh cấp container rỗng, packing list, lệnh hạ container hàng hoặc các chứng từ tương đương, được phát hành bởi các hãng tàu, đại lý hãng tàu, chủ khai thác - đã ký hợp đồng, thỏa thuận với Cảng (với mẫu chứng từ, dấu, chữ ký của người có thẩm quyền được đăng ký trước). “Chứng từ” : là các giấy tờ được nêu trong qui trình này, liên quan đến việc giao nhận một lô hàng/ 1 container nhất định. “Đơn giá” : giá dịch vụ tính cho 1 container. “Văn phòng thủ tục của Cảng”: là khu vực bao gồm các bộ phận Thương vụ, Thu ngân và Phát hành EIR. “Giấy tờ xe” : là Giấy đăng ký xe hoặc Giấy phép lái xe (còn giá trị pháp lý). “Nhân viên sà lan”: để chỉ thuyền trưởng hoặc người đại diện cho phương tiện thủy để làm các thủ tục về giao nhận hàng hoá với cảng Cát Lái. “Mặt cắt cầu cảng”: là ranh giới xếp dỡ, giao nhận hàng hoá giữa phương tiện thủy và phương tiện khác của cảng (hoặc trực tiếp với tàu container). “Các depot khác” : là các cảng (cửa khẩu), ICD, bến bãi thuộc (hoặc không thuộc) sự quản lí của Cty Tân cảng Sài Gòn, có hàng hoá vận chuyển qua lại với Cảng Cát Lái. “TBSX” (Trực ban sản xuất cảng) : bao gồm Trực ban Điều độ, Trực ban Cảng vụ, Trực ban Cơ giới. “EIR” (Equipment Interchange Receipt) : “Phiếu Giao nhận Container” “NV” : “nhân viên” “CTN” : “container” “/” : “hoặc” QUY TRÌNH 13: CẢNG NHẬN CTN HÀNG XUẤT. Bước 1: Làm thủ tục tiếp nhận sà lan, tại Trực ban sản xuất cảng (TBSX). - Nhân viên sà lan đăng ký cập cảng và làm hàng tại TBSX. TBSX thống nhất lập kế hoạch và triển khai các đầu mối liên quan. Bước 2: Làm thủ tục thương vụ, cấp EIR tại khu văn phòng thủ tục của cảng. NV sà lan (Khách hàng) trình các packing list cho NV Thương vụ, khai báo về việc kiểm hoá (nếu có); NV thương vụ cập nhật máy tính (tên chủ hàng, số CTN, cỡ, trạng thái, phương án “HBCX từ SL”/ “HBCK từ SL”/ “Xuất thẳng Sà lan - Tàu”…); lập hoá đơn, ký lên hoá đơn (ghi rõ họ tên); ghi ngày tháng, số lượng CTN, phương án tác nghiệp, số hoá đơn lên packing list và chuyển cả hoá đơn, packing list sang phòng Thu ngân; tại đây Khách hàng đóng tiền và nhận lại packing list, hoá đơn (đều có dấu “Đã thu tiền”). Tại phòng phát hành EIR, NV sà lan nộp các packing list. NV chứng từ kiểm tra tính hợp lệ của packing list và nhập số hoá đơn vào máy, chương trình sẽ tự động hiển thị lần lượt các EIR với một số thông tin ban đầu (Tên chủ hàng; số hiệu, cỡ CTN; trạng thái; phương án tác nghiệp…); sau đó NV chứng từ tiếp tục cập nhật các thông tin từ packing List vào máy tính (kiểu loại CTN, trọng lượng, tàu/chuyến, chủ khai thác (nếu có), cảng dỡ/cảng đích - phải được đổi thành “cảng dỡ” theo “Bảng chuyển tải” do Hãng tàu cung cấp, số seal hãng tàu (nếu có), nhiệt độ, thông gió, IMDG, số sà lan); in phiếu EIR, ký vào mục “Người phát hành” và giao cho khách hàng (1 bộ gồm 3 liên). Trên phiếu EIR lúc này đã có vị trí dự kiến xếp CTN trong bãi. Đối với CTN lạnh, NV sà lan tới văn phòng khu hàng lạnh nộp cho NV Vận hành Bản copy Packing list của các CTN. Bước 3: Kiểm tra CTN và EIR, ghi thời gian dỡ hàng, tại mặt cắt cầu cảng. Sau khi phương tiện cập bến ổn định và hoàn thành thủ tục theo yêu cầu của Cảng vụ; NV sà lan chuyển các EIR cho NV giao nhận tàu, NV giao nhận kiểm tra tính hợp lệ; đồng thời Trực ban tàu tiến hành tổ chức xếp dỡ theo phương án đăng ký trên các EIR. Trực ban tàu thông báo cho Điều độ bãi nắm trước về số lượng, chủng loại, cảng dỡ và các vị trí dự kiến xếp của lô CTN. Khi CTN được dỡ từ sà lan đặt lên xe (tàu – nếu là xuất thẳng) NV Giao nhận tàu tiến hành: + Kiểm tra số seal, loại CTN thực tế có đúng như đã ghi trên EIR không? Nếu sai thì sửa lại và đóng dấu tên bên cạnh. Nếu cỡ và số hiệu CTN sai thực tế thì ghi cỡ, số hiệu thực tế lên EIR, đồng thời yêu cầu NV sà lan trở lại bộ phận Phát hành EIR để cấp/ sửa lại EIR (nếu số hiệu, cỡ thực tế CTN trùng với packing list); trường hợp số hiệu, cỡ thực tế CTN không trùng với packing list, bộ phận Phát hành EIR yêu cầu NV sà lan liên hệ với chủ hàng xác nhận lại rồi mới sửa/ cấp EIR mới. + Kiểm tra tình trạng vỏ ngoài CTN và seal (có bị rách lủng, móp méo, thiếu các bộ phận…) không? Nếu CTN/ seal hư hỏng, hoặc không seal, phải ghi rõ vào mục “Remark”, nêu rõ tình trạng này xảy ra trước khi nhận hàng vào cảng, lỗi thuộc Cảng/ Hãng tàu/ Chủ hàng và yêu cầu NV sà lan ký (ghi rõ họ tên) vào phần “Người giao” trên EIR. Nếu CTN bị hư hỏng, NV Giao nhận phải liên hệ Trực ban tàu để thông báo Đại lý hãng tàu có mặt giải quyết trước khi chở CTN xuống bãi (nếu đồng ý cho hạ thì Đại lý ký, ghi họ tên). Trường hợp Đại lí không có mặt, Trực ban SX sẽ quyết định phương án xử lí theo thỏa thuận giữa Cảng với từng hãng tàu cụ thể. + Sau khi kiểm tra, sửa đổi EIR theo đúng thực tế; ghi thêm thời điểm dỡ CTN, số hiệu cẩu bờ/ cẩu tàu, tên Đội công nhân (số hiệu cẩu và tên Đội công nhân ghi vào phần Remark); yêu cầu NV sà lan ký vào mục “Người giao” (ghi rõ họ tên); ký lên EIR (phần “Cổng vào”); giao liên 3 EIR cho sà lan, các liên còn lại cho lái xe. Bước 4: Xếp dỡ, bàn giao CTN tại bãi hàng. Lái xe cho xe chở CTN vào bãi theo vị trí dự kiến. Khi qua trạm của khu hàng, Lái xe trình EIR cho NV điều độ. NV điều độ kiểm tra lại số hiệu, tình trạng, hiệu chỉnh vị trí thực tế của CTN; đóng dấu tên vào mục “Bãi CTN” trên liên 1 EIR và căn cứ nội dung trên EIR hướng dẫn vị trí hạ; giao lại bộ EIR cho Lái xe (đối với CTN lạnh, Điều độ bãi giữ lại liên 3 EIR); đồng thời điều xe nâng/ cẩu khung xếp CTN xuống bãi. + Nếu phát hiện số CTN, tình trạng CTN không đúng như thể hiện trên EIR, Điều độ bãi yêu cầu Lái xe trở lại cầu cảng gặp NV giao nhận để điều chỉnh. + Đối với CTN lạnh, trước khi gặp Điều độ bãi, Lái xe trình EIR cho NV kiểm soát (để kiểm tra tình trạng vỏ ngoài CTN và seal), trình cho NV Vận hành (để kiểm tra tình trạng kỹ thuật của CTN : nhiệt độ, thông gió, các thiết bị và thông số liên quan). Nếu CTN bị hư hỏng, thiếu các thiết bị đi kèm, mà EIR chưa thể hiện, thì NV Kiểm soát/ Vận hành ghi bổ sung cụ thể, đóng dấu tên vào bên cạnh ô đã ghi, nêu rõ trên mục “Remark” lỗi thuộc Cảng/ Hãng tàu/ Chủ hàng, đồng thời tùy theo thỏa thuận của Cảng với riêng từng hãng tàu, khi phát hiện CTN có tình trạng vừa nêu, sẽ có các cách xử lí như sau: 1. NV Vận hành liên hệ Điều độ bãi để thông báo Đại lý hãng tàu và khách hàng (VN sà lan) có mặt giải quyết trước khi hạ bãi; nếu đồng ý cho hạ thì Đại lý ký và ghi rõ họ tên; 2. Khi Đại lý không thể có mặt, Cảng vẫn tiến hành giao nhận bình thường với Khách hàng, Hãng tàu công nhận nội dung chứng từ là đúng thực tế và có biện pháp thích hợp để chế tài Khách hàng. Lái xe ghi số hiệu đầu kéo, số hiệu phương tiện hạ, sửa vị trí thực tế của CTN (nếu phải thay đổi), số lượng CTN đảo chuyển (nếu có) và cho phương tiện trở lại cầu tàu. Bước 5: Kiểm tra EIR tại cầu cảng. Lái xe chuyển EIR cho NV giao nhận trước khi nhận CTN và EIR mới. NV giao nhận kiểm tra EIR đảm bảo ghi đúng, đủ các mục theo qui định. Nếu trên EIR có các nội dung bổ sung, thay đổi của Điều độ bãi về tình trạng CTN, thì NV Giao nhận đề nghị sà lan cho điều chỉnh lại trên liên 3 EIR cho thống nhất. Định kỳ theo thời gian (1h/ 1 lần), NV Đội quản lí tổng hợp (QLTH) tới các vị trí làm hàng trên cầu cảng (tàu/ sà lan) để thu các EIR từ NV giao nhận tàu. Khi kết thúc làm hàng mỗi chuyến sà lan, mà vẫn còn các EIR chưa được NV giao nhận bàn giao hết cho NV QLTH, thì Trực ban tàu trực tiếp chuyển các EIR này về văn phòng Đội QLTH; NV QLTH cập nhật các thông tin ghi bằng tay trên các EIR vào hệ thống và lưu trữ EIR theo qui định. Bước 6: Kiểm hoá, hoàn tất thủ tục hải quan hàng xuất. Nếu hàng hoá thuộc diện phải kiểm tra hải quan tại cảng, trước khi mời cán bộ Hải quan tới hiện trường, khách hàng phải liên hệ văn phòng Khu hàng xuất, để thông báo về việc kiểm hoá và các yêu cầu dời dịch CTN, bố trí công nhân; đồng thời thực hiện các qui định quản lí của Khu hàng (về trật tự, an toàn lao động, an toàn giao thông và kiểm soát số seal). Sau khi làm thủ tục thanh lí Tờ khai (hoặc Biên bản bàn giao) hàng xuất tại Hải quan, khách hàng qua “Nơi đăng ký tàu xuất” của cảng, để NV thanh lí hải quan cập nhật danh sách CTN và số seal theo từng tàu cụ thể. GHI CHÚ : nếu làm hàng theo phương án sà lan – tàu (xuất thẳng lên tàu), thì không sử dụng xe đầu kéo và không có bước 4, 6 trên đây; các bước khác thực hiện bình thường. QUY TRÌNH 16 : CẢNG GIAO NGUYÊN CTN HÀNG NHẬP. Bước 1: Làm thủ tục tiếp nhận sà lan, tại TBSX. NV sà lan đăng ký cập cảng và làm hàng tại TBSX. TBSX thống nhất lập kế hoạch và triển khai các đầu mối liên quan. Bước 2: Làm thủ tục thương vụ, cấp EIR tại khu văn phòng thủ tục của cảng. NV sà lan (Khách hàng) mang Lệnh giao hàng (D/O) đã có dấu Hãng tàu tới phòng Thương vụ Cảng (đăng ký rõ là giao nguyên cont sà lan, kèm/ không kèm hạ kiểm hoá/ chuyển kiểm hoá), NV Thương vụ kiểm tra tính hợp lệ của D/O (mẫu lệnh, con dấu, chữ ký của Đại lý/ Hãng tàu, ngày hết hạn…); cập nhật máy tính (tên chủ hàng, số CTN, cỡ, trạng thái, phương án tác nghiệp…); lập hoá đơn, ký lên hoá đơn (ghi rõ họ tên); (đối với CTN lạnh, chương trình vi tính tự động hiển thị thời gian tiêu thụ điện của CTN và số tiền tương ứng trên hoá đơn); ghi ngày tháng, số lượng CTN, phương án tác nghiệp, số hoá đơn lên D/O và chuyển cả hóa đơn, D/O sang phòng Thu ngân; tại đây Khách hàng đóng tiền và nhận lại D/O, hoá đơn (đều có dấu “Đã thu tiền”), sau đó sang phòng phát hành EIR. Khách hàng trình D/O cho NV chứng từ. NV chứng từ kiểm tra tính hợp lệ của D/O (đã hoàn thành thủ tục tại Hãng tàu, Hải quan, Thương vụ thu ngân, còn hạn…), nhập số hoá đơn vào máy, chương trình sẽ tự động hiển thị lần lượt các EIR với một số thông tin ban đầu (phương án tác nghiệp, số hiệu CTN – máy tính sẽ truy cập từ mạng để hiện lên màn hình các dữ liệu khác như: cỡ, kiểu, trạng thái, số seal, trọng lượng, vị trí thực tế, tên tàu/chuyến, hãng tàu, chủ khai thác, nhiệt độ, thông gió cài đặt, IMDG, tình trạng CTN… ), sau đó NV chứng từ tiếp tục cập nhật các thông tin từ D/O vào máy tính (người nhận hàng, số hiệu D/O, ngày hết hạn D/O, Đại lý phát hành, ngày phát hành, số sà lan…), thu D/O, in phiếu EIR, ký vào mục “Người phát hành” và giao cho khách hàng (1 bộ gồm 3 liên). Lưu ý: + Sau khi đã phát hành EIR ghi phương án “GTHA” mà khách hàng đóng bổ sung các loại phí: hạ kiểm hoá/ chuyển kiểm hoá/ phụ phí kiểm hoá thì NV chứng từ căn cứ xác nhận của Thương vụ – Thu ngân trên D/O, hiệu chỉnh lại tên phương án cho đúng thực tế, đồng thời ký và đóng dấu lên phần sửa. + Đối với CTN lạnh, khách hàng muốn chỉ định thời gian Cảng ngắt điện, thì khách hàng đến văn phòng Khu CTN lạnh để ký Bản cam kết thời gian yêu cầu ngắt điện với NV theo dõi vận hành. Bước 3: Xếp dỡ, bàn giao CTN tại bãi hàng. Khách hàng chuyển các EIR cho TBSX; TBSX chuyển cả Kế hoạch kèm toàn bộ EIR cho khu hàng. Sau khi phương tiện cập bến ổn định và hoàn thành thủ tục theo yêu cầu của Cảng vụ, Trực ban tàu tiến hành tổ chức xếp dỡ theo phương án đăng ký. Trực ban tàu phối hợp với NV điều độ bãi để nắm vị trí nhận CTN và điều động phương tiện cho phù hợp. Điều độ bãi kiểm tra tính hợp lệ của EIR (còn hạn cho phép…) và tổ chức giao CTN cho xe đầu kéo nội bộ; ghi tình trạng CTN (phát sinh - nếu có); đóng dấu tên vào mục “Bãi CTN” trên liên 1 EIR và giao lại bộ EIR cho Lái xe. (Đối với CTN lạnh, Điều độ bãi yêu cầu NV Vận hành rút điện và tháo, giữ Biểu độ nhiệt độ trước khi nâng CTN lên xe). + Lưu ý đối với Điều độ bãi: (như Qui trình 4) Lái xe ghi số hiệu đầu kéo, số hiệu phương tiện nâng, số lượng CTN đảo chuyển và cho phương tiện lên cầu tàu. Bước 4: Kiểm tra CTN và EIR, ghi thời gian xếp hàng, tại mặt cắt cầu cảng. Lái xe trình bộ EIR cho NV giao nhận tàu. NV Giao nhận kiểm tra số CTN thực tế so với EIR; kiểm tra EIR (đã ghi đúng, đủ các mục theo qui định), yêu cầu NV sà lan ký vào mục “Người nhận” (ghi rõ họ tên) – nếu còn thiếu; ghi thời điểm xếp hàng xuống sà lan, số hiệu cẩu bờ/ cẩu tàu, tên Đội công nhân (số hiệu cẩu và tên Đội công nhân ghi vào phần Remark), ký lên EIR (phần “Cổng ra”) giữ liên 1, giao các liên còn lại cho sà lan. Định kỳ theo thời gian (1h/ 1 lần), NV Đội quản lí tổng hợp (QLTH) tới các vị trí làm hàng trên cầu cảng (tàu/ sà lan) để thu các EIR từ NV giao nhận tàu. Khi kết thúc làm hàng mỗi chuyến sà lan, mà vẫn còn các EIR chưa được NV giao nhận bàn giao hết cho NV QLTH, thì Trực ban tàu trực tiếp chuyển các EIR này về văn phòng Đội QLTH; NV QLTH cập nhật các thông tin ghi bằng tay trên các EIR vào hệ thống và lưu trữ EIR theo qui định. GHI CHÚ : nếu khách hàng cần kiểm hoá CTN trước khi xếp hàng xuống sà lan thì thực hiện như các bước 1 và 3 tại Qui trình 4. QUY TRÌNH 14: CẢNG NHẬN CONTAINER RỖNG. Bước 1: Làm thủ tục tiếp nhận sà lan, tại TBSX. NV sà lan đăng ký cập cảng và làm hàng tại TBSX. TBSX thống nhất lập kế hoạch và triển khai các đầu mối liên quan. Bước 2: Làm thủ tục thương vụ, cấp EIR tại khu văn phòng thủ tục của cảng. NV sà lan (Khách hàng) trình “Lệnh hạ CTN rỗng” (hoặc 1 chứng từ tương đương theo yêu cầu của Chủ khai thác) cho NV Thương vụ; NV thương vụ kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ (nếu quá hạn hoặc không đúng với thoả thuận của các hãng tàu thì yêu cầu NV sà lan thông qua Đại lý hãng tàu để giải quyết) và cập nhật máy tính (tên chủ hàng, số CTN, cỡ, trạng thái, phương án “NHAR từ SL” …); in hoá đơn, ký lên hoá đơn (ghi rõ họ tên); ghi ngày tháng, số lượng CTN, phương án tác nghiệp, số hoá đơn lên “Lệnh hạ CTN rỗng” và chuyển cả hoá đơn, Lệnh sang phòng Thu ngân; tại đây Khách hàng đóng tiền và nhận lại Lệnh, hoá đơn (đều có dấu “Đã thu tiền”). Tại phòng phát hành EIR, NV sà lan nộp “Lệnh hạ CTN rỗng”. NV chứng từ kiểm tra tính hợp lệ của Lệnh và nhập số hoá đơn vào máy, chương trình sẽ tự động hiển thị lần lượt các EIR với một số thông tin ban đầu (Tên chủ hàng; số hiệu, cỡ CTN; trạng thái; phương án tác nghiệp…); sau đó NV chứng từ tiếp tục cập nhật các thông tin từ “Lệnh” vào máy tính (Đại lý phát hành lệnh; ngày phát hành; hạn trả rỗng; kiểu loại CTN; tàu/chuyến; cảng dỡ; chủ khai thác; số sà lan; nếu như CTN bị hư hỏng từ trước, do Cảng hoặc Tàu, tình trạng CTN sẽ được tự động hiển thị trên mục “Remark”…); in phiếu EIR, ký vào mục “Người phát hành” và giao cho khách hàng (1 bộ gồm 3 liên). Trên phiếu EIR lúc này đã có vị trí dự kiến xếp CTN trong bãi. Bước 3: Kiểm tra CTN và EIR, ghi thời gian dỡ hàng, tại mặt cắt cầu cảng. Sau khi phương tiện cập bến ổn định và hoàn thành thủ tục theo yêu cầu của Cảng vụ; NV sà lan chuyển các EIR cho NV giao nhận tàu, NV giao nhận kiểm tra tính hợp lệ; đồng thời Trực ban tàu tiến hành tổ chức xếp dỡ theo phương án đăng ký trên các EIR. Trực ban tàu thông báo cho Điều độ bãi nắm trước về số lượng, chủng loại và chủ khai thác và các vị trí dự kiến xếp của lô CTN. Khi CTN được dỡ từ sà lan đặt lên xe (tàu – nếu là xuất thẳng) NV Giao nhận tàu tiến hành: + Kiểm tra số seal, loại CTN thực tế có đúng như đã ghi trên EIR không? Nếu sai thì sửa lại và đóng dấu tên bên cạnh. Nếu cỡ và số hiệu CTN sai thực tế thì ghi cỡ, số hiệu thực tế lên EIR, đồng thời yêu cầu NV sà lan trở lại bộ phận Phát hành EIR để cấp/ sửa lại EIR (nếu số hiệu, cỡ thực tế CTN trùng với Lệnh giao nhận); trường hợp số hiệu, cỡ thực tế CTN không trùng với Lệnh, bộ phận Phát hành EIR yêu cầu NV sà lan liên hệ với chủ hàng xác nhận lại rồi mới sửa/ cấp EIR mới. + Kiểm tra tình trạng vỏ ngoài và bên trong CTN (việc mở CTN do công nhân thực hiện). Nếu CTN bị hư hỏng, thiếu các bộ phận đi kèm, dơ bẩn hoặc có tem nguy hiểm, mà mục ”Remark” chưa thể hiện thì NV Giao nhận yêu cầu NV sà lan tháo dỡ, vệ sinh… (trong trường hợp đơn giản, nhanh chóng) đảm bảo CTN sạch tốt, nguyên vẹn. Nếu khắc phục tại chỗ không được, NV Giao nhận ghi bổ sung cụ thể tình trạng của CTN vào phần “Remark”, nêu rõ lỗi thuộc Cảng/ Hãng tàu/ Chủ hàng và yêu cầu NV sà lan ký vào phần “Người giao” trên EIR, đồng thời tùy theo thỏa thuận của Cảng với riêng từng hãng tàu, khi phát hiện CTN có tình trạng vừa nêu, sẽ có các cách xử lí như sau: NV Giao nhận yêu cầu Trực ban tàu thông báo Đại lý hãng tàu có mặt giải quyết trước khi chở CTN xuống bãi; nếu đồng ý cho hạ thì Đại lý và khách hàng (NV sà lan) ký và ghi rõ họ tên; Khi Đại lý không thể có mặt, Cảng vẫn tiến hành giao nhận bình thường với khách hàng, Hãng tàu công nhận nội dung chứng từ là đúng thực tế và có biện pháp thích hợp để chế tài Khách hàng; Cảng thu phí trực tiếp từ khách hàng để làm dịch vụ vệ sinh, sửa chữa, khắc phục các khiếm khuyết của CTN. + Sau khi kiểm tra, sửa đổi EIR theo đúng thực tế; yêu cầu công nhân dán tem lên CTN theo chủng loại qui định; ghi thêm thời điểm dỡ CTN, số hiệu cẩu bờ/ cẩu tàu, tên Đội công nhân (số hiệu cẩu và tên Đội công nhân ghi vào phần Remark); yêu cầu NV sà lan ký vào mục “Người giao” (ghi rõ họ tên); ký lên EIR (phần “Cổng vào”); giao liên 3 EIR cho sà lan, các liên còn lại cho Lái xe. Bước 4: Xếp dỡ, bàn giao CTN tại bãi. Lái xe cho xe đến vị trí dự kiến, trình bộ EIR cho NV Điều độ bãi. Điều độ bãi kiểm tra CTN, hiệu chỉnh vị trí thực tế của CTN, đóng dấu tên vào mục “Bãi CTN” trên liên 1 EIR, hướng dẫn Lái xe vị trí hạ và giao lại bộ EIR cho Lái xe, đồng thời điều động các phương tiện thực hiện. + Nếu phát hiện số CTN, tình trạng CTN không đúng như thể hiện trên EIR, Điều độ bãi yêu cầu Lái xe trở lại cầu cảng gặp NV giao nhận để điều chỉnh. + Đối với CTN rỗng lạnh, Lái xe trình EIR cho NV Kiểm soát trước khi trình cho Điều độ bãi. NV Kiểm soát kiểm tra phần máy, vỏ và các thiết bị liên quan của CTN. Nếu CTN bị hư hỏng, thiếu các bộ phận đi kèm, mà mục “Remark” chưa thể hiện, thì NV Kiểm soát ghi bổ sung cụ thể tình trạng của CTN vào phần “Remark”, đóng dấu tên lên EIR (bên dưới phần “Remark”), ghi rõ trên EIR lỗi thuộc Cảng/ Hãng tàu/ Chủ hàng, đồng thời tùy theo thỏa thuận của Cảng với riêng từng hãng tàu, khi phát hiện CTN có tình trạng vừa nêu, sẽ có các cách xử lí như sau: 1. NV Kiểm soát liên hệ Điều độ bãi để thông báo Đại lý hãng tàu, NV sà lan có mặt giải quyết trước khi hạ bãi; nếu đồng ý cho hạ thì Đại lý ký và ghi rõ họ tên; 2. Khi Đại lý không thể có mặt, Cảng vẫn tiến hành giao nhận bình thường với Khách hàng (NV sà lan), Hãng tàu công nhận nội dung chứng từ là đúng thực tế và có biện pháp thích hợp để chế tài Khách hàng. Lái xe ghi số hiệu đầu kéo, số hiệu phương tiện hạ, sửa vị trí thực tế của CTN (nếu phải thay đổi), số lượng CTN đảo chuyển (nếu có) và cho phương tiện trở lại cầu tàu. Bước 5: Kiểm tra EIR tại cầu cảng. Lái xe chuyển EIR cho NV giao nhận trước khi nhận CTN và EIR mới. NV giao nhận kiểm tra EIR đảm bảo ghi đúng, đủ các mục theo qui định. Nếu trên EIR có các nội dung bổ sung, thay đổi của Điều độ bãi về tình trạng CTN, thì NV Giao nhận đề nghị sà lan cho điều chỉnh lại trên liên 3 EIR cho thống nhất. Định kỳ theo thời gian (1h/ 1 lần), NV Đội quản lí tổng hợp (QLTH) tới các vị trí làm hàng trên cầu cảng (tàu/ sà lan) để thu các EIR từ NV giao nhận tàu. Khi kết thúc làm hàng mỗi chuyến sà lan, mà vẫn còn các EIR chưa được NV giao nhận bàn giao hết cho NV QLTH, thì Trực ban tàu trực tiếp chuyển các EIR này về văn phòng Đội QLTH; NV QLTH cập nhật các thông tin ghi bằng tay trên các EIR vào hệ thống và lưu trữ EIR theo qui định. GHI CHÚ : nếu làm hàng theo phương án sà lan – tàu (xuất thẳng lên tàu), thì không sử dụng xe đầu kéo và không có bước 4 trên đây; các bước khác thực hiện bình thường. QUI TRÌNH 17: CẢNG CẤP CTN RỖNG. Bước 1: Làm thủ tục tiếp nhận sà lan, tại TBSX. NV sà lan đăng ký cập cảng và làm hàng tại TBSX. TBSX thống nhất lập kế hoạch và triển khai các đầu mối liên quan. Bước 2: Làm thủ tục thương vụ, cấp EIR tại khu văn phòng thủ tục của cảng. NV sà lan (Khách hàng) mang Lệnh cấp CTN rỗng (hoặc chứng từ tương đương) tới phòng Thương vụ Cảng, NV Thương vụ kiểm tra tính hợp lệ của Lệnh (mẫu lệnh, con dấu, chữ ký của Đại lý/ Hãng tàu, ngày hết hạn…); cập nhật máy tính (tên chủ hàng, số CTN – nếu có, cỡ, trạng thái, phương án “CAPR sà lan”…); lập hoá đơn, ký lên hoá đơn (ghi rõ họ tên); ghi ngày tháng, số lượng CTN, phương án tác nghiệp, số hoá đơn lên Lệnh và chuyển cả hóa đơn, Lệnh sang phòng Thu ngân; tại đây Khách hàng đóng tiền và nhận lại Lệnh, hoá đơn (đều có dấu “Đã thu tiền”), sau đó sang phòng phát hành EIR Khách hàng trình Lệnh cho NV chứng từ. NV chứng từ kiểm tra tính hợp lệ của Lệnh và nhập số hoá đơn vào máy, chương trình sẽ tự động hiển thị lần lượt các EIR với một số thông tin ban đầu (Tên chủ hàng, phương án tác nghiệp, số hiệu CTN – nếu được chỉ định - máy tính sẽ truy cập từ mạng để hiện lên màn hình các dữ liệu về CTN đó như: cỡ, kiểu, trạng thái, vị trí thực tế, tên tàu/chuyến, hãng tàu, chủ khai thác, tình trạng CTN…); sau đó NV chứng từ tiếp tục cập nhật các thông tin từ Lệnh vào máy tính (số hiệu Lệnh, số Booking Note, ngày hết hạn Lệnh, Đại lý phát hành, ngày phát hành, cỡ, kiểu, trạng thái, chủ khai thác, các vị trí dự kiến – nếu có, các ghi chú đặc biệt, số sà lan, phương án…); thu Lệnh; in phiếu EIR; ký vào mục “Người phát hành” và giao cho khách hàng (1 bộ gồm 3 liên). Bước 3: Xếp dỡ, bàn giao CTN tại bãi. Khách hàng chuyển các EIR cho TBSX; TBSX chuyển cả Kế hoạch kèm toàn bộ EIR cho khu hàng. NV kế hoạch khu hàng kiểm tra tính hợp lệ của EIR (còn hạn cho phép…) và điều chỉnh “Vị trí dự kiến” của CTN cần cấp lên EIR (nếu cần thiết), đồng thời chuyển cho Điều độ bãi chuẩn bị. Sau khi phương tiện cập bến ổn định và hoàn thành thủ tục theo yêu cầu của Cảng vụ, Trực ban tàu tiến hành tổ chức xếp dỡ theo phương án đăng ký. Trực ban tàu phối hợp với NV điều độ bãi để nắm vị trí nhận CTN và điều động phương tiện cho phù hợp. Xe đầu kéo nội bộ đến khu vực được hướng dẫn. Điều độ bãi điều phương tiện cấp CTN cho xe (nếu EIR chưa có số CTN, Điều độ bãi liên hệ về văn phòng bằng VHF, để kiểm tra xem CTN định cấp có đúng yêu cầu của EIR hay không). (Đối với CTN lạnh, yêu cầu NV Vận hành rút điện – nếu có - trước khi nâng CTN lên xe). Lái xe cho phương tiện qua văn phòng hiện trường của hãng tàu (chỉ đối với các hãng có yêu cầu kiểm tra CTN rỗng trước khi cấp cho khách hàng). Lái xe cho xe qua văn phòng khu CTN rỗng, trình các EIR. NV Khu hàng kiểm tra lại chủng loại và chủ khai thác của CTN…; ghi lên EIR số CTN (nếu Lệnh không chỉ định số), tình trạng CTN (phát sinh – nếu có), đóng dấu tên vào mục “Bãi CTN” trên liên 1 EIR và giao lại bộ EIR cho Lái xe. (Đối với CTN lạnh, trước khi ra cầu cảng, Lái xe cho xe qua điểm cắm điện, để NV Vận hành cài đặt nhiệt độ, thông gió theo yêu cầu của EIR). Lái xe ghi số hiệu đầu kéo, số hiệu phương tiện nâng, số lượng CTN đảo chuyển và cho phương tiện lên cầu tàu. Bước 4: Kiểm tra CTN và EIR, ghi thời gian xếp hàng, tại mặt cắt cầu cảng. Lái xe trình bộ EIR cho NV giao nhận tàu. NV Giao nhận kiểm tra số CTN thực tế so với EIR; kiểm tra EIR (đã ghi đúng, đủ các mục theo qui định), yêu cầu NV sà lan ký vào mục “Người nhận” (ghi rõ họ tên) – nếu còn thiếu; ghi thời điểm xếp hàng xuống sà lan, số hiệu cẩu bờ/ cẩu tàu, tên Đội công nhân (số hiệu cẩu và tên Đội công nhân ghi vào phần Remark), ký lên EIR (phần “Cổng ra”) giữ liên 1, giao các liên còn lại cho sà lan. Định kỳ theo thời gian (1h/ 1 lần), NV Đội quản lí tổng hợp (QLTH) tới các vị trí làm hàng trên cầu cảng (tàu/ sà lan) để thu các EIR từ NV giao nhận tàu. Khi kết thúc làm hàng mỗi chuyến sà lan, mà vẫn còn các EIR chưa được NV giao nhận bàn giao hết cho NV QLTH, thì Trực ban tàu trực tiếp chuyển các EIR này về văn phòng Đội QLTH; NV QLTH cập nhật các thông tin ghi bằng tay trên các EIR vào hệ thống và lưu trữ EIR theo qui định. CÁC RỦI RO KHI GIAO NHẬN HÀNG XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CẢNG VÀ CÁCH KHẮC PHỤC. Khai hải quan trễ đối với hàng xuất Khắc phục : Vì lí do nào đấy mà lô hàng đã đóng gói giao cho cảng nhưng tiến hành làm thủ tục hải quan trễ dẫn đến closing time đến gần, khi lô hàng bị kiểm hóa phải mất thời gian, lô