Tiểu luận Rủi ro trong đàm phán hợp đồng ngoại thương

ở Huyện Phong Điền và Cái Răng để tiêu thụ các loại trái cây đặc sản. Sang năm 2009 khi hình thành chợ nông sản ở khu vực Quận Ninh Kiều hoặc Cái Răng (gần Chợ nổi Cái Răng, Phong Điền ). Công ty sẽ tham gia trực tiếp hoặc góp vốn. 3. Dự kiến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Trên cơ sở các định hướng chiến lược và kế hoạch phát triển, Công ty dự kiến kết quả hoạt động 3 năm tới như sau: Đơn vị tính: đồng III. MỘT SỐ NHÂN TỐ RỦI RO 1. Rủi ro kinh tế Tốc độ tăng trưởng kinh tế của Việt Nam trong những năm qua luôn ổn định, với chính sách và quyết tâm cải cách nền kinh tế của Chính Phủ, các chuyên gia kinh tế thế giới đánh giá tốc độ tăng trưởng kinh tế trong những năm tới của Việt Nam trong những năm tới vẫn còn được duy trì ở mức khá. Tuy nhiên, cùng với việc gia nhập WTO, công ty đứng trước nhiều cơ hội kinh doanh và thử thách với yêu cầu phải cải tổ và mở rộng sản xuất, tầm nhìn để có thể đứng vững trong quá trình hội nhập. Do vậy, rủi ro kinh tế cũng là một yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động SXKD của Công ty. 2. Rủi ro về luật pháp: Sự can thiệp sâu của Chính Phủ đối với mặt hàng lương thực vì Việt Nam là nước lương thực với trên 70% dân số là nông dân làm ảnh hưởng nhất định đến tính chủ động của doanh nghiệp trong thực hiện sản xuất kinh doanh. Phần lớn các doanh nghiệp xuất khẩu lương thực Việt Nam chỉ tập trung vào hoạt động xuất khẩu mà không đẩy mạnh hoạt động kinh doanh nội địa dù thị trường tiêu thụ lúa gạo Việt Nam với dân số 80 triệu dân. Do đa phần các doanh nghiệp gạo là doanh nghiệp nhà nước (vì yêu cầu vốn lớn) nên phải chấp hành nghiêm chỉnh các qui định về thuế, trong khi tiêu thụ gạo nội địa phải chịu thuế VAT 5% dẫn đến không cạnh tranh lại các doanh nghiệp tư nhân trong nước vốn ‘mềm dẻo’ trong thực hiện chính sách thuế. 3. Rủi ro cạnh tranh: Xu hướng thương mại hóa toàn cầu với các mặt tích cực và tiêu cực sẽ tiếp tục diễn biến thông qua sự hợp tác- đấu tranh giữa các đối tác. Với diễn biến này tạo thuận lợi cho việc mở rộng thị trường, tiêu thụ hàng hóa với thuế suất thấp, không bị hàng rào phi thuế quan ngăn cản. Nhưng đồng thời phải đối mặt với sự cạnh tranh không bình đẳng đối với mặt hàng nông sản do chính sách trợ giá từ Chính Phủ các nước phát triển. 4. Rủi ro thị trường: Thị trường lương thực thế giới có nhiều biến động theo quy luật cung cầu , đồng thời bản thân các mặt hàng lương thực cũng có độ rủi ro cao do phụ thuộc nhiều vào yếu tố tự nhiên làm cho giá thành không ổn định. Trên thực tế giá thành sản xuất lúa gạo Việt Nam ngày càng tăng cao ảnh hưởng đến việc tiêu thụ cũng là rủi ro lớn cho Công ty trong hoạt động kinh doanh lương thực. 5. Rủi ro khác: Hoạt động kinh doanh của Công ty có thể chịu ảnh hưởng bởi những rủi ro khác như rủi ro do biến động giá cả. Sự ảnh hưởng những biến động chính trị, xã hội trên thế giới như chiến tranh, thiên tai, bệnh dịch….làm các khách hàng truyền thống bị giảm sút và các thị trường tiềm năng mất ổn định. Những rủi ro này có thể sẽ có tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động kinh doanh của Công ty. CHƯƠNG II: CÁC RỦI ROVÀ BIỆN PHÁP ĐỂ GIẢM THIỂU CÁC RỦI RO TRONG QUÁ TRÌNH ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG NGOẠI THƯƠNG 1. Các giai đoạn đàm phán: Giai đoạn chuẩn bị Giai đoạn đàm phán Giai đoạn tiếp xúc Giai đoạn kết thúc Giai đoạn rút kinh nghiệm Các rủi ro trong đàm phán hợp đồng thương mại quốc tế Đàm phán hợp đồng thương mại quốc tế được đánh giá là phức tạp hơn nhiều so với đàm phán thương mại trong nước. Jeswald W. Salacuse thuộc Đại học Harvard (Mỹ) trong tác phẩm "Making deals in strange places- a beginner's guide to international business negotiations" (Giao dịch nơi xứ lạ- Hướng dẫn những người mới bước vào đàm phán kinh doanh quốc tế) đã chỉ ra rằng "mọi cuộc đàm phán thương mại quốc tế đều bị cản trở bởi 6 yếu tố chung” vốn được coi là những rào cản đặc thù trong hoạt động đàm phán thương mại quốc tế. Đó là: 1.1. Khó khăn về môi trường đàm phán Cản trở đầu tiên là môi trường đàm phán, trong đó bao gồm các yếu tố: địa điểm, thời gian, ngôn ngữ (có lời và không lời), con người và các sự kiện xung quanh. Trong thương mại quốc tế, hai doanh nghiệp tại hai nước thường có trụ sở xa nhau. Thường thì với các hợp đồng lớn, một trong hai bên sẽ phải đến nước bên kia để đàm phán. Lúc này, các yếu tố như khoảng cách địa lý, khí hậu, các điều kiện sinh hoạt thay đổi ở một môi trường xa lạ có thể tạo ra những áp lực và ức chế đối với những nhà đàm phán phải đi xa và có thể làm giảm hiệu quả đàm phán. Ngày nay, rào cản này đang được dần hạn chế với các phương tiện thực hiện đàm phán hiện đại như qua họp cầu truyền hình (video-conferencing). 1.2. Rào cản văn hoá Văn hoá là một khái niệm lớn bao trùm lên tất cả các vấn đề trong cuộc sống con người. Kể cả trong thương mại, khi mục tiêu chính là lợi nhuận, văn hoá vẫn có ảnh hưởng rất lớn, vì xét cho cùng, thương mại hay đàm phán cũng đều là sự giao tiếp giữa người và người. Do các bên đàm phán thường đến từ các nền văn hoá khác nhau nên cách thức tổ chức đàm phán, thẩm quyền của nhà đàm phán, nhu cầu xây dựng mối quan hệ và tốc độ đàm phán… cũng sẽ khác nhau. Để vượt qua được rào cản này, các bên đàm phán phải chủ động tìm hiểu văn hoá của nhau để giải mã được các hành động của đối phương, có các cách ứng xử phù hợp, tránh những điều cấm kị của các nền văn hoá và điều chỉnh để có những nền tảng chung trước khi bước vào đàm phán. 1.3. Rào cản từ các hệ thống luật lệ và chính quyền Khi tham gia vào thương mại quốc tế, công ty phải làm việc với nhiều loại luật và hệ thống chính trị khác nhau. Điều này buộc các bên đàm phán phải có các chuyên gia hiểu rõ luật quốc gia và quốc tế về lĩnh vực đàm phán và thể chế chính trị của các bên, từ đó quy định rõ các điều khoản về trọng tài thương mại quốc tế, lựa chọn luật điều chỉnh, quy định nghĩa vụ nộp thuế... 1.4. Rào cản từ các hệ tư tưởng Các nhà đàm phán thương mại quốc tế cũng phải đối diện với những đối tác theo những chính kiến tư tưởng khác nhau, nhiều khi đối lập gay gắt với hệ tư tưởng của họ, ví dụ như các bên đàm phán từ các nước xã hội chủ nghĩa và tư bản chủ nghĩa. Sự xung đột này yêu cầu nhà đàm phán phải tìm cách giới hạn các đề nghị trong các khu vực tư tưởng quen thuộc hay ít nhất là chấp nhận được đối với phía bên kia, đồng thời tìm ra những phương thức giao tiếp trung hoà giữa hai bên. Có vậy, cuộc đàm phán mới hy vọng thành công. 1.5. Rào cản từ truyền thống quan liêu ở các quốc gia Là một nhà đàm phán quốc tế, ta phải biết cách ứng phó với các cơ quan trong và ngoài nước. Các chính phủ không chỉ đặt ra quy định về tổ chức hoạt động của các cơ quan nhà nước mà còn tham gia vào các công ty thuộc mọi loại hình kinh doanh. Do đó, các thương vụ thương mại quốc tế giữa hai công ty của hai nước đôi khi phải tuân theo các cơ chế quan liêu của chính phủ cả hai nước, gây nhiều thủ tục phiền nhiễu trong quá trình đàm phán. 1.6. Rào cản từ các hệ thống tiền tệ Trên thực tế, sự tồn tại của nhiều hệ thống tiền tệ đã gây ra hai trở ngại cơ bản trong đàm phán thương mại quốc tế. Thứ nhất, giữa khoảng thời gian ký kết một hợp đồng và thời gian thanh toán, giá trị của đồng tiền thanh toán có thể tăng hoặc giảm, tạo ra khoản lỗ không tính trước cho một bên và đem lại cho bên kia một món lời tương ứng. Vấn đề thứ hai là các biện pháp kiểm soát ngoại hối của các chính phủ bất ngờ có thể tác động nghiêm trọng đến lợi nhuận của các bên. III. Các Biện Pháp để giảm thiểu các rủi ro Do đặc điểm của đàm phán vừa là một khoa học vừa là một nghệ thuật nên để đàm phán thành công phải kết hợp được giữa việc xây dựng một chiến lược đàm phán công phu và việc sử dụng các kỹ năng đàm phán nhuần nhuyễn, chuyên nghiệp. Các giải pháp này sẽ được trình bày trong ba giai đoạn: (1): Giai đoạn chuẩn bị cho đàm phán, (2):Giai đoạn đàm phán, (3): Giai đoạn kết thúc đàm phán. 1. Giai đoạn chuẩn bị Có câu danh ngôn nói rằng “Không chuẩn bị có nghĩa là chuẩn bị cho thất bại”. Những nhà đàm phán có kinh nghiệm cho rằng thành công của đàm phán phụ thuộc 80% vào khâu chuẩn bị. Giai đoạn này bao gồm rất nhiều việc trong đó, những điều cần chuẩn bị nhất là mục tiêu đàm phán, thông tin về đối tác và các phương án đàm phán. Kỹ thuật chuẩn bị tốt sẽ giúp thu thập được đủ thông tin cần thiết mà không lan man, tốn thời gian. 1.1. Xác định mục tiêu, chiến lược, chiến thuật Bước đầu tiên trong quá trình chuẩn bị là xây dựng mục tiêu đàm phán. Đây là bước quan trọng nhất vì nó sẽ là tiêu chí so sánh với kết quả đạt được sau đàm phán để xác định hiệu quả đàm phán và hơn nữa, “chạy có ích gì nếu như không ở đúng con đường mà ta cần đi” (Ngạn ngữ Đức). Đàm phán theo các mục tiêu và trong một khung theo kế hoạch giúp cho các nhà đàm phán chủ động hơn trong việc quyết định và nhượng bộ, tiết kiệm thời gian và ngăn chặn việc ký kết những hợp đồng bất cẩn. Mục tiêu đàm phán tốt phải là mục tiêu chính xác, chi tiết và thực tế. Muốn vậy, ta cần phân biệt điều mình muốn và điều mình cần, xác định những hạn chế của mình, dự đoán các mức mà đối phương có thể chấp nhận được. Sau khi xác định được các lợi ích cần đạt được, phải đặt thứ tự ưu tiên cho chúng, việc này sẽ giúp quá trình đàm phán có định hướng và tập trung hơn. Các mục tiêu cũng cần được chi tiết hoá thành các giới hạn cụ thể như mức giá lý tưởng, mức giá tối thiểu (nếu là người bán) và mức giá tối đa (nếu là người mua) hay các điểm giới hạn (bottom-line). Sau mục tiêu là đến việc xác định chiến lược đàm phán tức là lộ trình, đường đi nước bước của mình trong cuộc đàm phán để đạt được mục tiêu. Chiến lược bao gồm các chiến thuật đàm phán là những hành động, cách ứng phó của ta trong các phương án đàm phán, giúp ta thoát khỏi thế khó hoặc tránh những xung đột và bất lợi. Ví dụ như chiến thuật tạm nghỉ là một chiến thuật quan trọng giúp ta giữ được vẻ bình tĩnh, lấy lại được tinh thần, giảm nhịp độ đàm phán nếu ta thấy khó theo kịp đối tác. 1.2. Chuẩn bị về không gian Trước khi đàm phán chính thức, hai bên cũng cần đàm phán lựa chọn địa điểm. Tuỳ tính chất của đàm phán và tương quan giữa các bên, có thể chọn địa điểm tại doanh nghiệp mình, tại doanh nghiệp đối tác hay một địa điểm trung lập. Nếu đàm phán ở nơi trung lập hoặc địa điểm của đối tác, ta cần chú ý hơn đến chuẩn bị các phương tiện, thông tin sẵn có theo mình. Dù đàm phán ở địa điểm nào cũng nên thoả mãn các tiêu chí sau: Là nơi ta cảm thấy thoải mái cả về tinh thần và thể chất Nơi ta có thể nghe rõ, lời nói không bị ngắt quãng Có đủ các phương tiện ta cần như bàn ghế, thiết bị nghe nhìn… Riêng biệt và an toàn Nơi đó gần với nơi ở của ta Vị trí ngồi của nhà đàm phán: Hầu hết các cuộc đàm phán sẽ chấp nhận cách sắp xếp các thành viên ngồi đối diện nhau, thường trong một chiếc bàn chữ nhật nhưng cũng có thể bàn tròn và thành viên hai bên cũng có thể ngồi cạnh nhau. Nên đảm bảo là nhà đàm phán chính ngồi gần những thành viên nhóm mình để thảo luận và có thể giao tiếp bằng mắt với các nhân vật chủ chốt bên mình và bên đối tác. 1.3. Chuẩn bị về thời gian, chương trình nghị sự của cuộc đàm phán Các cuộc đàm phán tương đối lớn sẽ có lịch làm việc hay chương trình nghị sự, thường được bên có địa điểm chuẩn bị và bên kia thông qua. Các lịch làm việc này nên được sắp xếp khoa học, chi tiết để giảm được những phát sinh bất ngờ trong quá trình thương lượng, tạo hiệu quả nhất cho các bên. Ngoài ra, nhà đàm phán nên lưu ý việc đến buổi đàm phán đúng giờ vì đây là cử chỉ đầu tiên tạo ra không khí đàm phán tích cực. 1.4. Chuẩn bị đội ngũ tham gia đàm phán Đây là yếu tố quan trọng nhất quyết định sự thành công của các cuộc đàm phán nói chung và đàm phán thương mại quốc tế nói riêng. Các thương vụ thương mại quốc tế lớn thường do các đoàn đàm phán đảm nhiệm gồm trưởng đoàn đàm phán, các cán bộ kinh doanh và cán bộ kỹ thuật. Các thành viên này sẽ phụ trách từng mảng để đoàn tập hợp được đầy đủ các yếu tố: trình độ chuyên môn về ngành sản phẩm, các kiến thức về xuất nhập khẩu, ngoại ngữ, kỹ năng giao tiếp, kinh nghiệm đàm phán thương mại quốc tế. Việc lựa chọn nhân sự đàm phán này cần đảm bảo một số yếu tố: Đủ người nhưng không quá đông để giảm thiểu chi phí Có một sự kết hợp cân bằng giữa kỹ năng và kinh nghiệm Có phân công nhiệm cụ thể cho từng người (Một người “gai góc” chuyên bình luận gay gắt những gì đối phương nói và làm, một người “dễ thương” luôn thúc đẩy thảo luận và nhìn nhận quan điểm của đối phương) Gồm những thành viên đoàn kết và tin cậy lẫn nhau Tại nhiều cuộc đàm phán, các yếu tố trên được kết hợp trong một nhà đàm phán duy nhất là người có kiến thức tổng hợp, linh hoạt và nhiều kinh nghiệm trong đàm phán. 1.5. Chuẩn bị tài liệu Nếu đối phương đưa ra hợp đồng soạn trước, ta nên đọc và hiểu kỹ từng điều khoản này để đảm bảo khả năng thực hiện hợp đồng, hạn chế những bất lợi có thể có. Nếu không đồng ý với điều khoản nào, cần nêu lên để thương lượng cho đến khi đạt được sự thoả thuận chung cho cả hai bên. Tốt hơn, ta cũng nên thảo sẵn một hợp đồng tương đối chi tiết và chặt chẽ để có thể tự bảo vệ cho quyền lợi của mình, tránh rơi vào tình trạng lệ thuộc vào hợp đồng của đối tác. Ngoài ra, nhà đàm phán nên chuẩn bị tốt số liệu để minh hoạ, thuyết phục cho lập luận, chiến lược của mình trong đàm phán. 1.6. Chuẩn bị thông tin về đối tác Một bước không thể thiếu nữa là chuẩn bị các thông tin về đối tác. Ngoài những thông tin về luật pháp, tập quán, thị trường của đối tác nói chung, ta nên tìm hiểu thêm về phong cách và tình hình kinh doanh, quan hệ với ngân hàng, vị thế trên thị trường và quan hệ của đối tác với một số bạn hàng chính của họ, thêm vào đó là tên, tuổi, trình độ, uy tín, thẩm quyền quyết định của người trực tiếp đàm phán, mục tiêu của đối tác khi bước vào đàm phán và mong muốn tiềm ẩn của họ. Khi biết được những mục tiêu của đối phương thì nên so sánh với mục tiêu của ta để đưa đàm phán đến kết quả tích cực. Tóm lại, sự tự tin của những nhà đàm phán lão luyện không chỉ là một phong thái sẵn có mà nó còn là kết quả của một sự trau dồi và chuẩn bị chu đáo trước mỗi lần đàm phán. Do đó, việc nắm được kỹ thuật chuẩn bị hiệu quả trước khi đàm phán là một điều rất quan trọng. 2. Giai đoạn đàm phán Tạo một bầu không khí đàm phán tích cực ngay từ ban đầu rất quan trọng bởi 2 lý do cơ bản. Thứ nhất, nhiệm vụ cuả mở đầu là tiếp cận và tìm hiểu đối tác, tạo bầu không khí thuận lợi, tạo cho đối tác thái độ nhiệt tình và xây dựng khi thảo luận công việc trong quá trình đàm phán. Thứ hai, mở đầu đàm phán diễn đạt những nội dung sẽ được bàn tới trong cuộc đàm phán để đối tác có sự chuẩn bị trước. Đưa ra một gợi ý, một phương án giải quyết vấn đề để đối phương cân nhắc nhằm đi đến thoả thuận. Đề nghị cần được đưa ra vào thời điểm thích hợp, được trình bày ngắn gọn, rõ ràng và nên nhấn mạnh được thiện chí thoả thuận. Thời điểm thích hợp của việc đưa ra đề nghị phụ thuộc vào chiến lược mà ta chọn. Ta có thể chọn cách chủ động đặt vấn đề trước hoặc để đối phương đưa ra đề nghị trước. Để tiết kiệm thời gian, giành quyền chủ động trong hướng đàm phán và thu thập được những thông tin cần thiết cho mình, thì ta phải nắm được kỹ thuật đặt câu hỏi. Cần lựa chọn thời điểm đặt câu hỏi phù hợp, tránh cắt ngang lời nói của đối phương. Không nên đặt những câu hỏi không liên quan đến nội dung đàm phán hay liên quan đến thông tin bí mật. Khi đặt câu hỏi nên giải thích cho đối tác biết mục đích của việc đặt câu hỏi nếu có thể như khẳng định việc cung cấp thông tin là vì lợi ích hai bên, vì sự thành công của cuộcđàm phán. Có vậy, đối tác mới hứng thú cung cấp thông tin bổ ích cho ta. Nghe là một phương tiện hữu hiệu giúp ta thu thập thông tin từ phía đối tác đàm phán. Vận dụng kỹ thuật nghe tốt sẽ mang lại hai tác dụng. Thứ nhất, tạo cho đối tác cảm thấy mình được tôn trọng và ý kiến của họ có ý nghĩa đối với ta, tạo ra sự hứng khởi giúp họ trình bày vấn đề một cách mạch lạc hơn. Thứ hai, giúp ta nắm được và lưu giữ những thông tin cần thiết cho mục đích của mình. Khi nghe, ta phải hết sức tập trung để nắm được những điểm chính và phụ, tránh việc không hiểu vấn đề, dễ nản chí, cắt ngang lời đối tác, làm cản trở quá trình cung cấp thông tin từ họ. Ta nên để họ trình bày xong vấn đề rồi mới đưa ra chính kiến của mình. Ta cũng nên chú ý đến giọng nói của đối tác, sự thay đổi giọng điệu hay các điểm nhấn để phán đoán ý đồ và cảm hứng về vấn đề mà họ đang đưa ra, từ đó làm cơ sở cho ta ra quyết định. Ngập ngừng hay tạm nghỉ có thể do họ đang suy tính, lo âu hay không tự tin. Thế nên, hãy “lắng nghe” thực sự chứ không chỉ “nghe” đơn thuần. Bên cạnh kĩ năng lắng nghe hiệu quả, người đàm phán cần có “thái độ lắng nghe” tốt thông qua việc duy trì sự giao tiếp tốt bằng ánh mắt, nghiêng người về phía trước khi nói, làm cho đôi tác hiểu là ta đang nghe bằng cách gật đầu và có những thán từ thể hiện sự đồng ý. Phản ánh lại những gì ta đã nghe bằng cách phân tích nội dung của chúng và đặt những câu hỏi rõ ràng. Các câu hỏi thích hợp góp phần hỗ trợ quá trình lắng nghe của ta, nhưng không nên hỏi quá nhiều vì có thể phá “mạch” của người đang nói và có thể làm người ta có cảm giác là ta không lắng nghe. Những câu hỏi này nên là câu hỏi bỏ ngỏ hoặc câu hỏi thăm dò. Một câu hỏi thăm dò sẽ tạo điều kiện cho người nói tập trung hơn, hạn chế nói chung chung và tràn lan, cung cấp cho ta nhiều thông tin sát hơn. Được như vậy thì ta không những lắng nghe hiệu quả mà còn đáp lại hiệu quả. Đi đôi với việc đặt câu hỏi để thu thập thông tin thì ta cũng cần phải cung cấp thông tin cho đối tác bằng việc trả lời những câu hỏi của đối tác. Nội dung câu trả lời phụ thuộc nội dung câu hỏi của đối tác. Tuy nhiên, ta cần lưu ý một số nguyên tắc khi cung cấp thông tin là thông tin phải đảm bảo tính khách quan, chính xác, đầy đủ và kịp thời vì nếu thiếu những tính đó thì có thể gây khó khăn cho đối tác và hạn chế quá trình ra quyết định. Khi ta đã có câu trả lời cho đối tác thì cần bình tĩnh suy xét, sắp xếp câu trả lời sao cho logic, phù hợp với câu hỏi và với một dung lượng vừa đủ. Không bao giờ cung cấp thông tin thừa vì lợi thế nằm trong tay những người có thông tin. Để lập luận thành công, nhà đàm phán phải có sự tập trung cao độ, lòng kiên trì và sự hiểu biết kiến thức sâu sắc về vấn đề đang đàm phán cũng như tư duy logic và kỹ năng trình bày vần đề. Ngoài ra, cần chú ý một số điểm: Trình bày vấn đề một cách logic, chặt chẽ, trực quan, sử dụng các thuật ngữ rõ ràng, đơn giản, chính xác, minh hoạ bằng các mô hình, số liệu và biểu đồ sẽ tăng tính thuyết phục. Thông qua nghiên cứu đối tác, có phương pháp và nhịp độ lập luận phù hợp với đặc điểm và khí chất của họ. _ Có thái độ đúng mực với đối tác, tránh sự gò ép, áp đặt không cần thiết Căn cứ vào mục tiêu của lập luận, lập luận có hai loại phương pháp chính là phương pháp luận chứng minh và phương pháp luận bác bỏ. Để cuộc đàm phán không bị trì trệ, ách tắc trong những trường hợp bất đồng ý kiến giữa hai bên, ta nên biết một số kỹ thuật khai thông như: _ Sử dụng trí hài hước: Nhằm làm cho không khí đàm phán thoải mái, thân thiện hơn. _ Chuyển trọng tâm: Một vấn đề khá dài lại được trình bày vào lúc các bên đều đã căng thẳng, mệt mỏi là điều không nên, ta nên chuyển sang vấn đề nhẹ nhàng hơn, dễ thu hút sự quan tâm của đối tác hơn, hoặc khi cần thiết còn có thể nghỉ giải lao với tiệc trà hoặc cà phê,... _ Giải thích những điểm khó hiểu hoặc dễ nhầm lẫn để chắc chắn rằng đối tác đã hiểu những gì ta trình bày. _ Chia nhỏ vấn đề: Ta chia nhỏ vấn đề hóc búa mình đang gặp phải thành những vấn đề nhỏ hơn, ta sẽ có nhiều khả năng giải quyết từ tốn các vấn đề nhỏ dễ dàng hơn như bẻ gãy từng que đũa dễ hơn bẻ cả bó đũa. Thoả thuận từ những vấn đề nhỏ sẽ đi đến thoả thuận ở vấn đề lớn. _ Đi vòng: Khi một bế tắc đang cản trở cuộc đàm phán, ta có thể tạm thời để nó sang một bên, chuyển sang vấn đề khác rồi quay lại sau. Ta chỉ làm như vậy khi việc tiếp tục vấn đề này sẽ làm nguy hiểm cho cơ hội thoả hiệp. 3. Giai đoạn kết thúc đàm phán Trong các buổi đàm phán, thường có hai kỹ thuật kết thúc cơ bản sau: 4.1 Kết thúc đàm phán trực tiếp Sau khi thảo luận xong mọi vấn đề, ta sẽ kết lại bằng cách trình bày theo trình tự tất cả những nội dung đã được hai bên nhất trí. Sử dụng phương pháp này đòi hỏi ta phải trình bày kết luận một cách chính xác, đầy đủ, rõ ràng vì đây là cơ sở cho các bước ký hợp đồng tiếp theo. Chỉ nên dùng phương pháp này khi mọi vấn đề cần đàm phán đều đạt được sự thoả thuận từ hai phía. 4.2.Kết thúc đàm phán gián tiếp Phương pháp này được áp dụng khi cuộc đàm phán chưa đạt được một sự thoả thuận hoàn toàn mà chỉ ở một số vấn đề nhất định. Ta sẽ trình bàynhững vấn đề mà hai bên chưa đạt được thoả thuận và nguyên nhân của nó,sau đó chốt lại các vấn đề mà cả hai cùng nhất trí. Nếu có thể, ta trình bàyluôn những ý kiến, giải pháp về những vấn đề chưa đạt được thoả thuận, tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc đàm phán tiếp theo.Với một phong thái bình tĩnh, tự tin, rõ ràng, bằng những câu ngắn gọn, ta nhấn mạnh đây là đề nghị cuối cùng. Không nên dùng câu có kết thúc mởhay ướm hỏi. Có thể chọn cách khen ngợi đối phương, cảm ơn về những nỗlực, kiên trì, sự thông cảm mà họ đã giành cho ta. Cho dù theo kỹ thuật nào, khi kết thúc đàm phán, để ngăn chặn những cách hiểu khác nhau, ta nên giành thời gian tóm tắt các điều khoản thoả thuận, xem xét lại toàn bộ kết quả đàm phán. Việc thống nhất cách hiểu và thực hiện các điều khoản đàm phán chính là quá trình biến lời hứa thành cam kết nhằm tạo ra những ràng buộc trong thực hiện theo đúng như cách hiểu khi thoả thuận bằng một bản hợp đồng. Nấn ná thêm có thể dẫn đến việc suy nghĩ lại. Trên đây là một vài biện pháp chung trong đàm phán kí kết hợp đồngthương mại quốc tế, còn tuỳ từng đối tác, tình huống, mỗi nhà đám phán sẽ cần chuẩn bị thêm cho mình những giải pháp cụ thể hơn nhằm đạt được các mục tiêu đặt ra cho cuộc đàm phán. CHƯƠNG III: NHỮNG RỦI RO VÀ GIẢI PHÁP GIẢM THIỂU RỦI RO CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG SẢN THỰC PHẨM XUẤT KHẨU THÀNH PHỐ CẦN THƠ TRONG QUÁ TRÌNH ĐÀM PHÁN Như đã biết: Đàm phán là hành vi và quá trình, mà trong đó hai hay nhiều bên tiến hành thương lượng, thảo luận về các mối quan tâm chung và những điểm còn bất đồng, để đi đén một thỏa thuận thống nhất. Đàm phán hợp đồng ngoại thương gồm nhiều giai đoạn: Giai đoạn chuẩn bị Giai đoạn tiếp xúc Giai đoạn đàm phán Giai đoạn kết thúc – ký kết hợp đồng Giai đoạn rút kinh nghiệm Rủi ro có thể xuất hiện trong mọi giai đoạn của quá trình đàm phán. Nhưng qua điều tra một khâu yếu của công ty đó là không tốt khâu chuẩn bị trước khi đàm phán về thông tin, năng lực, thời gian, địa điểm, phương án, chiến lược…do thiếu thông tin, nguồn thông tin không đáng tin cậy hoặc có thong tin nhưng không xử lý được…đã làm cho các doanh nghiệp Việt Nam gặp nhiều rủi ro. Thiếu thông tin đã dẫn đến nhiều rủi ro, nhưng năng lực cán bộ đàm phán bị hạn chế còn đưa đến những rủi ro với mức độ tổn thất lớn hơn hiều. Trình độ hạn chế thể hiện ở nhiều. Trình độ hạn chế thể hiện ở nhiều mặt: yếu chuyên môn, ngoại ngữ, không có kiến thức về hàng hóa, hoặc khả năng giao tiếp yếu… Trong quá trình đàm phán với các đối tác nước ngoài, công ty xuất khẩu nông sản thực phẩm TP. Cần Thơ đã có một số rủi ro và qua đó chúng tôi đã có những biện pháp giảm thiểu các rủi ro đó như sau: 1.Chuyên môn yếu: Trong đàm phán, thì cán bộ đàm phán là quan trọng nhất, quyết định sự thành bại của toàn quá trình đàm phán. Nếu người cán bộ đàm phán không được trang bị đầy đủ kiến thức chuyên môn về ngoại thương thì sẽ gây rủi ro, tổn thất lớn. a.Tình huống công ty mắc phải: Không nắm rõ về đặc điểm hàng hóa,cấu trúc ngành nghề thuộc lĩnh vực kinh doanh nên không tận dụng được những ưu thế của hàng hóa trong quá trình định giá, ký kết hợp đồng. Kỹ năng, nghiệp vụ ngoại thương còn kém khiến cho việc sử dụng các điều khoản trong Incoterms 2000 không đạt hiệu quả cao nhất. Ví dụ 1: Tại công ty vào tháng 3/2007 do cán bộ đàm phán không nắm vững Incorterms 2000 nên khi đàm phán hợp đồng xuất khẩu 5.000 tấn gạo sang Mỹ đã chấp nhận điều kiện, đơn gía USD....MT FOB NEWYORK port ( Incorterms 2000). Vì viết sai địa điểm, thay vì viết là đơn gía USD....MT FOB TANCANG port lại viết là USD....MT FOB NEWYORK port nên hợp đồng đã không được Bộ Thương Mại cấp giấy phép xuất khẩu, phải chờ ký lại hợp đồng. Khi chờ hàng của công ty gởi qua nhưng bên mình lại chậm trễ nên đối tác phía Mỹ đã không mua hàng nữa, Công ty vừa mất một bạn hàng mà lại bị tổn thất nặng nề. b.Đề xuất giải pháp: Người đi đàm phán phải có kiến thức tốt, chuyên sâu về nghiệp vụ thương mại quốc tế. Nói cách khác, những ng ười đi đàm phán để ký kết hợp đồng thương mại quốc tế phải là các nhà chuyên nghiệp về lĩnh vực thương mại quốc tế cụ thể mà họ chuẩn bị đàm phán. Thông qua các khóa học nghiệp vụ giúp cho nhân viên cập nhật những kỹ năng mới. 2.Ngoại ngữ yếu: Đàm phán về hợp đồng thương mại quốc tế thông qua nhiều ngôn ngữ khác nhau như tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Nhật, tiếng Trung Quốc … tuỳ theo đối tác ký kết hợp đồng sử dụng loại ngôn ngữ nào.Vì vậy, các doanh nghiệp phải có khả năng ngoại ngữ tốt về lĩnh vực kinh doanh của mình để tạo nên thế mạnh cho doanh nghiệp