Tiểu luận Thuyết quản lý hệ thống của L.P.Bertalafly và ứng dụng đối với các doang nghiệp Việt Nam

Lời nói đầu Con người đã liên tục bỏ thời gian và sức lực để lý giải các vấn đề thành bại của các hoạt động tổ chức và quản lý. Nhiều quan điểm, nhiều trường phái khoa học quản lý đã được hình thành. Điểm chung của các trường phái là làm bất cứ việc gì đúng quy luật thì thành công và ngược lại, hành động sai quy luật sẽ thất bại. Trước khi làm đúng thì cần phải biết nghĩ đúng. “Thuyết quản lý hệ thống” là một trong những học thuyết giúp con người xem xét, nghiên cứu và giải quyết vấn đề một cách đúng đắn. Nó ra đời từ những năm 1940, và đến những năm 1960, 1970 được phát triển nhanh chóng và trở thành công cụ quý giá cho các nhà quản lý. Nhận thấy tầm quan trọng, phạm vi ứng dụng phổ biến của thuyết đối với các doanh nghiệp, em mạnh dạn chọn đề tài “thuyết quản lý hệ thống của L.P.Bertalafly và ứng dụng đối với các doang nghiệp Việt Nam”. Sinh viên Trương Thị Thu Trang Nội dung chính I. Vài nét về hệ thống. 1. Khái niệm hệ thống. Hệ thống là tập hợp các phần tử có quan hệ chặt chẽ với nhau, tác động qua lại nhau một cách có quy luật để tạo thành một chỉnh thể, từ đó làm xuất hiện những thuộc tính mới gọi là “tính trồi”, đảm bảo thực hiện những chức năng hay một số mục tiêu nhất định. 2. Các tính chất của hệ thống. - Có nhiều bộ phận hợp thành hay các phần tử. Những bộ phận hợp thành hay các phần tử đó có quan hệ chặt chẽ vói nhau, tác động ảnh hưởng đến nhau một cách có quy luật. - Các phần tử của hệ thống liên kết và tương tác với nhau theo quan hệ nguyên nhân- kết quả, hay gọi tắt là quan hệ nhân quả. Một sự thay đổi của một hay một số phần tử đều kéo theo sự thay đổi của các phần tử còn lại. Thay đổi một hay một số quan hệ giữa các phần tử đều kéo theo sự thay đổi của các quan hệ giữa các phần tử còn lại. - Bất kỳ một sự thay đổi nào về lượng cũng như về chất của một phần tử đều có thể làm ảnh hưởng đến các phần tử khác của hệ thống và bản thân hệ thống đó, ngược lại mọi thay đổi về lượng cũng như về chất của hệ thống đều có thể làm ảnh hưởng đến các phần tử của hệ thống. - Các phần tử có thể rất khác nhau nhưng khi hợp thành hệ thống thì tạo nên một thể thống nhất và có tính chất ưu việt hơn hẳn mà từng phần tử khi tồn tại riêng lẻ không có hoặc là có nhưng rất nhỏ gọi là “tính trồi”- emergence của hệ thống. Tính trồi là một trong những hình thức biểu hiện sự thay đổi lượng thành chất. Khi xây dựng các hệ thống, tính trồi có một ý nghĩa quan trọng, nếu biết kết hợp một cách đúng đắn các phần tử thì có thể tạo ra sức mạnh của các phần tử, đặc biệt là đối với các hệ thống kinh tế xã hội. Như vậy, các tổ chức đều là hệ thống vì bao gồm các phần tử là những con người liên kết với nhau để tạo nên sức mạnh chung nhằm đạt được các mục đích nhất định. II. Thuyết quản lý hệ thống của L.P. Bertalafly. 1. Trường phái định lượng về quản lý. Trường phái định lượng về quản lý có các lý thuyết: ã Lý thuyết định lượng về quản lý(quantitative management theory) ã Lý thuyết quản lý hệ thống hay lý thuyết hệ thống(system theory) ã Lý thuyết nghiên cứu tác nghiệp hay “vận trù học” (operation research) Trường phái này được xây dựng trên nhận thức cơ bản rằng: quản lý là ra quyết định và muốn quản lý hiệu quả, các quyết định phải đúng đắn và chính xác. Để làm được điều đó, nhà quản lý phải có quan điểm hệ thống khi xem xét sự việc, thu thập và xử lý thông tin, phải sử dụng các mô hình toán học trong việc ra quyết định quản lý và kiểm tra, công thức hoá các giải pháp quản lý. Nói chung, trường phái này quan tâm đến các yếu tố kinh tế và kỹ thuật trong quản lý hơn là các yếu tố tâm lý xã hội, và nhấn mạnh đến các phương pháp khoa học trong việc giải quyết các vấn đề quản lý, đặc biệt là lượng hoá các yếu tố liên quan bằng cách áp dụng phương pháp toán học và thống kê. 2. Thuyết quản lý hệ thống của L.P.Bertalafly. 2.1. Nội dung của thuyết Quản lý hệ thống Lý thuyết hệ thống do L.P.Bertalafly- nhà sinh vật học người Áo đề xuất từ những năm 1940, và đến thập kỷ 60, 70 của thế kỷ XX được áp dụng phổ biến trong quản lý. * Thuyết này cho rằng hệ thống là tập hợp các bộ phận, các phần tử có mối quan hệ qua lại bên trong, tạo nên tính chất ưu việt hơn hẳn mà các phần tử riêng lẻ không có. * Một hệ thống bao giờ cũng nằm trong một môt trường nhất định với các yếu tố cấu thành cơ bản: đầu vào, quá trình hoạt động, đầu ra. 2.2. Đầu vào của hệ thống. Đầu vào của hệ thống là các loại tác động có thể có từ môi trường lên hệ thống. Các yếu tố đầu vào có thể là nguyên liệu để cho hệ thống hoạt động hoặc cũng có thể là sự tác động cản phá của các hệ thống khác nhằm kìm hãm sự phát triển của hệ thống đang xem xét. Thông thường hệ thống bao gồm một số yếu tố đầu vào sau: . Các nguồn tài chính: tiền vốn, ngoại tệ, kim loại quý. . Nguồn nguyên nhiên vật liệu, nguồn tài nguyên thiên nhiên. . Đất đai. . Công nghệ. . Thông tin thị trường. . Các mối quan hệ đối ngoại. . Tác động của nhà nước . Thời co hoặc rủi ro có thể khai thác hoặc gặp phải do môi trường tạo ra. . Sự biến động chính trị- kinh tế, xã hội của Quốc tế và khu vực. 2.3. Đầu ra của hệ thống. Đầu ra của hệ thống là các phản ứng trở lại của hệ thống với môi trường. Đối với hệ thống nhỏ- các tổ chức kinh tế- xã hội thì đầu ra tương ứng là: . Những sản phảm và dịch vụ. . Giải quyết công ăn việc làm, nâng cao trình độ văn hoá, hạn chế tiêu cực cho xã hội. . Đóng góp nguồn tài chính cho xã hội. . Tạo nên những tác động lên môi trường sinh thái. * Công ty mẹ, công ty con hay còn gọi là hệ thống tổ chức “mẹ- con” là một kết quả vận dụng của thuyết này. * Thuyết quản lý hệ thống đưa ra khái niệm “hộp đen ”. Hộp đen là thuật ngữ trong điều khiển học dùng để chỉ hệ thống hay một đối tượng được mô hình hoá mà thông tin về nó người quan sát hầu như không biết và do đó xem nó như một cái hộp đen. “Hộp đen” là một hệ thống bất kỳ mà người nghiên cứu không có thông tin về cấu trúc và những phép biến đổi diễn ra bên trong hệ thống. Vì vậy phải nghiên cứu hệ thống bằng cách quan sát hay tác động lên hệ thống bởi những hệ đầu vào, đo lường những phản ứng của hệ thống ở đầu ra, rồi thông qua việc phân tích mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra mà rút ra được những kết luận nhất định về bản chất bên trong hệ thống. Khi sử dụng phương pháp này có khi người ta mượn tạm một cơ cấu của hệ thống tương tự có đầu vào, đầu ra giống hệ thống đang nghiên cứu để ứng dụng vào hệ thống này. Nếu phù hợp thì tiếp tục nghiên cứu, nếu không phù hợp có thể sử dụng cơ cấu khác. Phương pháp hộp đen có thể sử dụng rất hiệu quả trong thực tế. Vì có nhiều hệ thống có cơ cấu rất mờ hoặc rất phức tạp làm cho việc nghiên cứu trở nên khó khăn, tốn kém. Bên cạnh đó, với quan điểm vĩ mô thì việc nghiên cứu cấu trúc bên trong cũng không cần thiết. * L.P.Bertalafly cho rằng mọi hệ thống trên thực tế đều là hệ thống mở với mức độ mở khác nhau, hệ thống càng mở thì đường biên của hệ thống với môi trường càng linh hoạt. *Mọi hệ thống đều có cơ chế phản hồi thông tin để điều chỉnh khi cần thiết. Để quản lý có hiệu quả một đối tượng thì cần tổ chức và bảo đảm tốt dòng thông tin phản hồi từ đối tưoựng đó. Nếu tổ chức thông tin phản hồi yếu thì quản lý xa rời thực tiễn, không nhạy cảm với tình hình biến đổi trong đối tượng quản lý, sẽ có các quan điểm chủ quan có hại. Xây dựng các cơ chế bảo đảm thông tin phản hồi là điều kiện thành công của công tác quản lý. Phản hồi- phản ánh là một phần trong điều khiển hệ thống, trong đó kết quả của những hoạt động được phản ánh đối với từng cá nhân. Thông qua đó cho phép phân tích và điều chỉnh trình tự tiến hành công việc. 3. Những đóng góp và hạn chế của thuyết quản lý hệ thống. 3.1. Đóng góp Thuyết quản lý hệ thống thâm nhập hầu hết mọi tổ chức hiện đại với những kỹ thuật phức tạp. Ngày nay khoa học quản trị, quản trị tác nghiệp và quản trị hệ thống thông tin rất quan trọng đối với các nhà quản trị, các tổ chức lớn và hiện đại. Các kỹ thuật của trường phái này đóng góp rất lớn cho việc nâng cao trình độ hoạch định kế hoạch và kiểm tra trong hoạt động quản lý. Thuyết quản lý hệ thống đã tăng cường được khả năng liên doanh liên kết của công ty, khắc phục được tư tưởng khép kín, làm việc biệt lập. Nên rất thích hợp với cơ chế thị trường hiện đại. 3.2. Hạn chế Chưa giải quyết được khía cạnh con người trong quản lý do không chú trọng đến yếu tố con người trong tổ chức quản trị. Các khái niệm và kỹ thuật quan trọng của lý thuyết này tương đối khó hiểu đối với nhà quản lý. Trong thực tế, chỉ có các chuyên gia được đào tạo trong lĩnhvực này mới có thể sử dụng để tham mưu cho các nhà quản lý. Khi phải lựa chọn giữa nhiều ý kiến tham mưu khác nhau, nhà quản lý cũng không có đủ kiến thức chuyên môn để đánh giá. Do đó việc phổ biến thuyết này bị hạn chế. III. Tổng công ty dầu khí Việt Nam Petrovietnam Tổng công ty dầu khí Việt Nam được thành lập ngày 3 tháng 9 năm 1975, là tổng công ty dầu khí Quốc gia, trực thuộc Thủ tướng Chính phủ. Việt Nam là đất nước có tiềm năng to lớn về khí thiên nhiên, Petrovietnam triển khai các đề án khai thác như xây dựng các đường ống dẫn từ mỏ Bạch Hổ, các mỏ khí Nam Côn Sơn, Tây Nam vào bờ. Tổng công ty khai thác và sử dụng khí từ các bể trầm tích Nam Côn Sơn và vùng Tây Nam nhằm đảm bảo nhu cầu về nguyên nhiên liệu cho các vùng ngoại vi Thành phố Hồ Chí Minh và các công trình khai thác trong kế hoạch tổng thể về sử dụng khí của Việt Nam. Nhận thấy khoa học công nghệ là nền tảng cho sự phát triển bền vững. Các nhà lãnh đạo Petrovietnam rất chú trọng trong công tác nghiên cứu khoa học, công nghệ nhằm khai thác có hiệu quả tối đa các nguồn lực hiện có, đầu tư thích đáng cho việc cải tạo, nâng cấp và hiện đại hoá hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật trên toàn hệ thống để phục vụ kinh doanh. Tổng công ty đầu tư đổi mới đồng bộ và toàn diện hệ thống trang thiết bị công nghệ. Đẩy nhanh tiến độ hiện đại hoá, tự động hoá và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý. Không chỉ chú trọng vào đầu tư phát triển khoa học công nghệ, các nhà quản lý của Petrovietnam rất coi trọng nguồn nhân lực. Đội ngũ công nhân viên dồi dào, với tôn chỉ con người là tài sản vô giá của doanh nghiệp, tổng công ty liên tục tiến hành các khoá đào tạo ngắn hạn và dài hạn về các chủ đề chuyên môn và nhiệm vụ khác nhau nhằm tăng cường, mở rộng và cập nhập kiến thức cho cấn bộ công nhân viên. Tổng công ty dầu khí Việt Nam có một đội ngũ cán bộ khoa học và nghiên cứu được đào tạo từ nhiều nước trên Thế giới đã kinh qua thực tế trong ngành. Họ có đủ năng lực chủ trì và thực hiện các công trình nghiên cứu quan trọng trong tất cả các lĩnh vực hoạt động của ngành dầu khí. Trong xu thế đổi mới và mở cửa của doanh nghiệp, Petrovietnam đã không ngừng tăng cường và mở rộng mối quan hệ hợp tác Quốc tế, để tiếp nhận các trang thiết bị, công nghệ mới, ứng dụng trực tiếp cho quá trình sản xuất kinh doanh, từng bước ứng dụng và hội nhập với hệ thống các tiêu chuẩn Quốc tế. Tổng công ty tham gia cùng với các công ty dầu khí Quốc tế tiến hành các hoạt động tìm kiếm thăm dò, khai thác dầu khí ở các khu vực tiềm năng khác trên Thế giới như ở Đông Nam Á, Trung Đông, Châu phi và Nam Mỹ. Đồng thời cùng các đối tác trong khu vực ASEAN triển khai xây dựng mạng lưới đường ống dẫn khí xuyên qua các nước cho phép xuất nhập khẩu khí nhằm cân đối nhu cầu của mỗi nước. Petrovietnam luôn đa dạng hoá có chọn lọc các mặt hàng và loại hình kinh doanh. Tổng công ty hoạt động trong tất cả các lĩnh vực từ tìm kiếm thăm dò, khai thác, xuất nhập khẩu dầu thô và các vật tư trang thiết bị dầu khí đến vận chuyển tàng trữ, cung cấp dịch vụ, chế biến và phân phối sản phẩm dầu khí. Là tổng công ty dầu khí Quốc Gia, hoạt động rộng khắp trên cả nước, với rất nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau. Petrovietnam không chỉ cần những lao động có tay nghề, có kiến thức về nghiệp vụ cao, mà còn cần rất nhiều công nhân. Vì vậy đã thu hút được rất nhiều lao động, giải quyết công ăn việc làm cho hàng nghìn người… từ đó góp phần hạn chế được tỉ lệ thất nghiệp và các tệ nạn xã hội. Là một doanh nghiệp kinh doanh hiệu quả, Petrovietnam đã có những đóng góp lớn cho nền kinh tế của đất nước. Góp phần quan trọng để tăng phần thu ngoại tệ cho nhân sách Nhà nước. Vấn đề an toàn môi trường luôn được đặt lên hàng đầu trong mọi hoạt động của Petrovietnam. Là doanh nghiệp kinh doanh nhiên liệu, Tổng công ty không chỉ tuân thủ các nguyên tắc bảo vệ môi trường, mà còn có trách nhiệm trong việc truyền bá mở rộng nguyên tắc đó đến mọi người. Việc xử lý nước thải bằng phân huỷ sinh học được áp dụnh với tất cả các kho tồn trữ nhiên liệu. Việc diễn tập sự cố dầu tràn được tiến hành thường xuyên. Với đạo lý truyền thống của người Việt Nam “Uống nước nhớ nguồn”. Petrovietnam luôn xác định hoạt động xã hội là việc làm cần thiết, là trách nhiệm là niềm tự hào của cán bộ công nhân viên chức trong toàn tổng công ty. Petrovietnam thường xuyên tham gia hỗ trợ cho các hoạt động này như: cấp học bổng cho học sinh nghèo học giỏi, trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt khó khăn, ủng hộ đồng bào vùng thiên tai… đặc biệt là công tác thương binh liệt sĩ, phụng dưỡng mẹ Việt Nam anh hùng. Cũng như các doanh nghiệp khác, Petrovietnam là một hệ thống mở có mối quan hệ với môi trường bên ngoài. Tổng công ty không chỉ quan tâm đến chất lượng sản phẩm mà luôn biết lắng nghe ý kiến của khách hàng. Là một công ty dầu khí Quốc gia, khách hàng của Petrovietnam không chỉ là cá nhân, người tiêu dùng, mà còn là những tổ chức kinh tế lớn trong nước và Quốc tế. Nếu có thắc mắc về chất lượng, tính năng sản phẩm hay thái độ phục vụ của nhân viên…khách hàng có thể gặp trực tiếp, gửi thư hoặc truy cập vào hộp feedback trên website:w.w.w.petrovietnam.com.vn. Tổng công ty sẽ giải đáp thoả mãn nhất những câu hỏi của khách hàng. Tổng công ty dầu khí Việt Nam luôn khuyến khích các công ty nước ngoài đầu tư dưới nhiều hình thức vào các lô còn mở ngoài khơi và trên đất liền, nhất là các lô vùng nước sâu, xa bờ. Và cùng với các cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước tìm mọi giải pháp để tạo điều kiện cho các công ty dầu khí nước ngoài nâng cao hiệu quả đầu tư vào ngành công nghiệp dầu khí Việt Nam. Tổng công ty dầu khí Việt Nam có rất nhiều công ty thành viên trực thuộc như: công ty thăm dò và khai thác dầu khí, công ty thiết kế và xây dựng dầu khí, công ty chế biến và kinh doanh sản phẩm khí, công ty đầu tư và phát triển dầu khí…Mọi hoạt động của các đơn vị thành viên trực thuộc là đưa tổng công ty trở thành một tập doàn kinh tế mạnh, hoạt động đa ngành, tham gia tích cực và bình đẳng vào quá trình hội nhập khu vực và Quốc tế, đảm bảo an ninh nhiên liệu, năng lượng, cung cấp phần lớn sản phẩm hoá dầu cho đất nước, đồng thời góp phần tích cực vào việc bảo vệ chủ quyền Quốc gia, bảo vệ tài nguyên thiên nhiên và môi trường sinh thái. Có thể nói, Petrovietnam đã áp dụng thành công thuyết quản lý hệ thống vào doanh nghiệp của mình. Đặc biệt công ty đã tránh được hạn chế lớn nhất của học thuyết này, Petrovietnam đặt con người vào vị trí trung tâm, coi doanh nghiệp là phương tiện để con người phát huy tài năng sáng tạo. Kết luận Bất kỳ một quan điểm, một học thuyết được phát minh, đều có mặt được mặt chưa được, hay nói một cách khác có những ưu điểm và hạn chế nhất định. Thuyết quản lý hệ thống của L.P.Bertalafly cũng không nằm ngoài quy luật đó. Có nhà khoa học cho rằng thuyết quản lý hệ thống cũng chỉ như một phương pháp tư duy quản lý, chứ không giúp đưa ra những lời giải cụ thể cho các trường hợp cụ thể. Nhưng thời gian đã chứng minh học thuyết này là phương pháp quan trọng trong quá trình nghiên cứu tự nhiên và xã hội, thích hợp với doanh nghiệp, được ứng dụng rộng rãi trong quản lý. Là một nhà quản lý hiện đại, để điều hành thành công doanh nghiệp không chỉ biết áp dụng học thuyết này một cách dập khuôn, máy móc mà cần phải vượt qua những hạn chế của những quan điểm, những học thuyết cũ để phát triển doanh nghiệp. Tài liệu tham khảo Tinh hoa quản lý. Những vấn đề cốt yếu của quản lý Vận dụng quan điểm hệ thống trong quản lý kinh tế. Giáo trình khoa học quản lý – Tập 1 – Trường Đại học Kinh tế quốc dân Giáo trình khoa học quản lý – Trường Đậi học Quản lý và Kinh doanh Hà Nội. Mục lục Trang