Tiểu luận Việc truyền đạt quyết định hiện nay ở Việt Nam

Lời Nói Đầu Trong tổ chức nói chung và tổ chức doanh nghiệp nói riêng, truyền đạt quyết dịnh luôn đươc coi là một khâu quan trọng của việc thưc hiện quyết định. Trong thực tế, chúng ta thấy rằng, nếu nội dung của nó đã không được truyền đạt đầy đủ đến người thừa hành, hoăc làm cho họ hiểu sai, hiểu không đầy đủ, không đúng đắn và thờ ơ với nội dung của nó, Một quyết định được đưa ra dù đúng đắn đến đâu đi nữa cũng quyết không thể đã đem lại hiệu quả như mong muốn và vẫn chưa có thể góp phần tác động đến người thừa hành để cải tạo một cách căn bản tính chất quản lý. Nói một cách khác truyền đạt quyết định sai lầm hoặc thiếu sót dẫn đến giảm hiệu lực tổ chức gây rối loạn trong hoạt động kinh doanh, kết quả là không đạt được mục tiêu doanh nghiệp. Vì vậy, cần đặc biệt quan tâm tới việc truyền đạt quyết định Vấn đề này rất rộng và do có ít thời gian nghiên cứu nên còn nhiều thiếu xót. Rất mong được sự góp ý của thầy cô để vấn đề được hoàn thiện và tác giả có kinh nghiệm viết luận văn sau này. Nội dung Phần I : Một số nhận thức chung về truyền đạt quyết định I . Khái niệm 1. Qyuết định quản lý kinh tế là hành vi sáng tạo của người lãnh đạo nhằm định ra mục tiêu, chương trình và tính chất hoạt động của hệ thống để giải quyết một vấn đề đã chín muồi trên cơ sở hiểu biết các quy luật vận động khách quan của hệ thông và việc phân tích các thông tin về hiện trạng của hệ thống và môi trường. Từ khái niệm này có thể xác định nội dung của một quyết định là nhằm để trả lời được các câu hỏi sau đây: Phải làm gì ? Không làm hoặc khác đi có được không ? Làm như thế nào ? Ai làm ? Khi nào làm ? Làm trong bao lâu ? Làm ở đâu ? Điều kiện vật chất để thực hiện là gì ? Ai sẽ cản trở quyết định, mức độ và cách xử lý ? Khó khăn nào sẽ xảy ra và cách khắc phục, triển vọng của viêc thực hiện quyết định ? Tổ chức kiểm tra và tổng kết báo cáo như thế nào ? Hậu quả của việc ra quyết định ? Quyết định nào trước đó phải huỷ bỏ ? Quyết định nào sẽ phải đưa ra tiếp theo ?... Mục tiêu là một quyết định lớn, đó là trạng thái mong đợi cần có của nhà quản lý kinh tế cho hệ thống của mình sau một khoảng thời gian nhất định. 2. Truyền đạt quyết định là viêc chuyển tải các thông tin (thông báo, chỉ thị, nghị quyết, quyết định) từ người lãnh đạo đến các cấp và các khâu trong hệ thống quản lý nhằm tác động đến ý chí, tình cảm và nhận thức của những người thừa hành qua các kênh thông tin hiện có . Truyền đạt quyết định được hiểu là sự tác động qua lại về mặt tâm lý giữa người lãnh đạo, người quản lý và những người thừa hành. Do đó, khi truyền đạt quyết định, người lãnh đạo cần phải cố gắng suy nghĩ thận trọng, hết sức khôn khéo, tế nhị, nhẹ nhàng và thân thiện. Tuỳ theo nội dung của quyết định và tính chất của nó mà người lãnh đạo tìm kiếm nhữnh phương thức phù hợp để truyền đạt nó tới người thừa hành . II. Truyền đạt quyết định đến người thừa hành và lập kế hoạch tổ chức thực hiện quyết định 1. Trình tự của việc truyền đạt quyết định Trước hết, quyết định cần được nêu thành mệnh lệnh hay chỉ thị để nó có hiệu lực của một văn bản hành chính , chuyển xuống cấp dưới . Tiếp theo là tuyên truyền và giải thích cho những người thực hiện về ý nghĩa và tầm quan trọng của quyết định đã đề ra (lợi ích sẽ đạt được hoặc hậu quả nếu không được chấp hành tốt). Sau dó vạch chương trình thực hiẹn quyết định này. Kế hoạch tổ chức phải xuất phát từ quy định rõ giới hạn hiệu lực của quyết định và phải tuân theo đúng giới hạn đó trong quá trình thực hiện. Việc tổ chức phải cụ thể và chi tiết , nghĩa là tuỳ theo tính chất và mức độ phưc tạp của nhiệm vụ đề ra mà phân định toàn bộ khối lượng công việc theo các đối tượng và các khoảng thời gian nhất định. Trong kế hoạch phải nêu rõ : ai làm và bao giờ thì bắt đầu, lúc nào thì kết thúc, thưc hiện bằng phương tiện nào . Chỉ đạo thực hiện kế hoạch sâu sát, cụ thể và linh hoạt. Cần chú ý đặc biệt đến vấn đề bố trí cán bộ với số lượng cần thiết và đúng khả năng; giao rõ trách nhiệm và quyền hạn. Có ba yêu cầu đối với cán bộ :có uy tín cao trong những vấn đề có liên quan mà họ chỉ đạo giải quyết; được giao toàn quyền chỉ đạo thực hiện và tiến hành kiểm tra; người thực hiện việc kiểm tra nhất thiết không được dính líu về lợi ích vật chất với đối tượng bị kiểm tra. Kiểm tra tình hình thực hiện để kịp thời phát hiện những sai sót và kịp thời đề ra biên pháp xử lý khắc phục. Kiểm tra sẽ nâng cao trách nhiệm của người thừa hành, động viên và thúc đẩy tiến trình thực hiện quyết định. Kế hoạch tổ chức cần năng động, sao cho vào thời gian nhất định và tại một điểm nhất định có thể tập trung được lực lượng chủ yếu. 2. Yêu cầu của việc truyền đạt quyết định Truyền đạt quyết định phải rõ ràng cụ thể về mục đích, ý nghĩa nội dung phương pháp thực hiện, phương tiện thực hiện , thời gian điều kiện vật chất ... Nêu rõ quyền hạn nghĩa vụ, quyền lợi của người thưc hiện và những bộ phận có liên quan. 3. Mục đích của việc truyền đạt quyêt định Phổ biến các mục tiêu của tổ chức; đưa ra các kế hoạch để đạt được các mục tiêu; tổ chức nguồn nhân lực và vật lực theo cách có kết quả và hiệu quả và hiệu quả nhất; lựa chọn và đánh giá các thành viên của tổ chức; lãnh đạo, hướng dẫn, thúc đẩy và tạo ra một môi trường mà trong đó mọi thành viên của tổ chức muốn đóng góp. Đồng thời, hình thành trong nhận thức của những người thừa hành một mô hình của hoạt động trong tương lai. Mô hình này bao gồm đầy đủ các dữ liệu như: mục đích, phương thưc và phương pháp làm việc, điều kiện làm việc, con người làm việc và chịu trách nhiệm, chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc, thời gian làm việc và các bước tiến hành ... Kết quả là người thừa hành trong ý thức của mình về hình ảnh của hoạt động sắp diễn ra và nhận thấy họ sẽ làm gì và làm như thế nào để đạt được mục tiêu mà lãnh đạo đã dặt ra Sự hình thành các hình ảnh cho người thừa hành không chỉ là mục đích của người lãnh đạo mà đồng thời còn là kết quả hoạt động đặc của người thừa hành.Về phía người thừa hành hoạt động có những mục đích như: tri giác và tư duy thông tin được truyền từ người lãnh đạo đến, ghi nhớ, giữ gìn và tái hiện lúc cần thiết làm phong phú thêm bằng kinh nghiệm bản thân và những thông tin về tiến trình, điều kiện và các kết quả trung gian trong thực hiện. Từ đó người thừa hành tạo nên cách nhìn riêng của mình về công việc sắp tới. 4. Hình thức truyền đạt quyết định 4.1. Thông tin bằng văn bản Loại thông tin này cung cấp các hồ sơ tài liệu tham khảo và các bảo vật pháp lí. Nó giúp nhà quản lí có thể chuẩn bị kĩ càng, đầy đủ một thông báo, chỉ thị và chuyển nó đến nhiều người nhận tin thông qua đường bưu điện hoặc văn thư. Ngoài ra, thông tin văn bản còn thúc đẩy sự thống nhất trong chính sách và thủ tục và giảm chi phí. Tuy nhiên thông tin bằng văn bản lại có thể tạo ra nhiều giấy tờ được thể hiện kém mà không thể cung cấp được sự phản hồi ngay lập tức. Như vậy người lãnh đạo quản lí không nhận được kết quả là người nhận có hiểu đúng thông báo được chuyển đi hay không. Thông tin bằng văn bản thường bị người viết bỏ sót kết luận hoặc không làm rõ nó trong thông báo, quá dài dòng, sử dụng ngữ pháp kém, cấu trúc tồi và sai chính tả. Một số nguyên tác để cải thiện bằng văn bản như sau : Sử dụng các từ và thành ngữ phải đơn giản; sử dụng các từ ngắn và đơn giản; sử dụng các đại từ nhân xưng thích hợp; đưa ra các ví dụ minh hoạ, sử dụng biểu đồ; sủ dụng các câu và đoạn ngắn; các động từ chủ động; hạn chế các tính từ ; thể hiện các ý nghĩ một cách logic và bằng chán trực tiếp; tránh dùng các từ không cần thiết. 4.2 Thông tin bằng lời Trong thực tiễn, hoạt động tổ chức thực hiện các quyết định có rất nhiều thông tin được thông báo bằng lời. Sự truyền đạt thông tin bằng lời có thể là một cuộc gặp gỡ trực diện giữa hai người hay một cuộc diễn thuyết của nhà quản lí trước mọi người; có thể là chính thức hoặc không chính thức, và nó có thể theo kế hoạch hoặc tình cờ. Việc truyền đạt thông tin bằng lời mộtt sự trao đổi nhanh với sự phản hồi tức khắc. Người nhận thông báo có thể hỏi để làm rõ các vấn đề trong nhiệm vụ được giao còn người quản lí có thể giải thích rõ ràng, chính xác các mục tiêu đã đề ra và những thắc mắc của họ. Sự trao đổi trực diện với cấp trên như vậy sẽ làm cho cấp dưới có cảm giác quan trọng và vững tin hơn vào khả năng hoàn thành nhiệm vụ được giao, họ hiểu rõ sự cần thiết phải hoàn thành nhiệm vụ. Tuy vậy, truyền đạt thông tin bằng lời không tiết kiệm thời gian và những ngươi tham dự các cuộc họp mà không đạt được kết quả nào thì họ chỉ theo dõi nhà quản lí mà không đi sâu vào thực chất của lời thông báo, không tìm hiểu đúng đắn lời thông báo , không muốn hiểu nó . 4.3 Thông tin không lời Thông tin không lời được dùng để hỗ trợ cho thông tin bằng lời. Nó được biểu hiện ở các cử chỉ của cơ thể, tác động, nét mặt ... Các hình thức thông tin trên thường được sử dụng phối hợp với nhau sao cho nó có thể bổ xung cho nhau. Thông tin cần được nhắc lại ở cả ba hình thức thì người nhận nó sẽ hiểu chính xác và nhớ hơn. Trong môi trường doanh nghiệp, đặc biệt là ở các doanh nghiệp lớn, việc truyền đạt quyết định từ trên xuông dưới thường theo một chuỗi mệnh lệnh dù là các bài phát biểu, các cuộc họp, điện thoại, loa phóng thanh, thư thông báo, các thư từ, sổ tay ... các thông tin của quyết định thường bóp nát hoặc bóp méo, làm cho những người quản lí cấp dưới và những người thực hiện không được hiểu hết một cách chi tiết các nội dung của quyết định. Việc kết hợp các hình thức truyền đạt quyết định là vô cùng cần thiết để thực hiện có thể hoàn thành nhiệm vụ được giao sao cho đạt hiệu quả cao nhất.  Phần II : Viêc truyền đạt quyết định của các nhà quản lý hiện nay ở Việt Nam 1. Đánh giá việc truyền đạt quyết định Truyền đạt quyết định có hiệu quả hay không đòi hỏi người quản lý phải có uy tín trách nhiệm, nó ảnh hưởng trực tiếp tới lợi ích kinh tế (bao gồm lợi ích cá nhân, lợi ích doanh nghiệp, lơi ích xã hội). Mặt khác, người quản lý phải có bản lĩnh chấp nhận rủi ro (thiếu chuẩn xác, thiếu đồng bộ hay bất hơp lý của hệ thống pháp luật của nhà nước và thông lệ của thế giới, mâu thuẫn giữa tham vọng và khả năng có hạn, sự biến động hàng ngày của môi trường ...). Nó đòi hỏi người quản lí phải có nghị lực. Trong thực tế các nhà quản lí không tuân thủ các bước, những yêu cầu, những mục đích của việc truyền đạt quyết định mà họ thường chỉ có những thông tin không hoàn toàn thích hợp về bản chất của vấn đề; họ không đủ kinh phí và thời gian thu thập và xử lí thông tin đầy đủ hơn; những lệch lạc trong nhận thức hoặc không thể nhớ một khối lượng thông tin lớn. Bởi vậy người quản lí thường phải chấp nhận vừa đủ mục đích của mình. Người quản lí thường thực hiện quyết định một cách tự nhiên, dựa trên kinh nghiệm để dơn giản hoá việc truyền đạt quyết định nên dẫn tới sai lầm quá tin cậy chúng. Họ quên rằng nếu cấp dưới không tự nguyện hoặc không toàn tâm toàn ý thực hiện kế hoạch triển khai quyết định thì khó đạt được hiệu quả mong muốn. Người quản lí không biết được sự khác biệt, khoảng cách giữa thực tế và mục tiêu công việc. 2. Hiệu quả truyền đạt quyết định Hiện nay, việc truyền đạt nói chung có rât nhiều nhà quản không đạt hiêu quả như mong muốn vì họ chưa nắm bắt. Một quyết định đưa ra chỉ đươc tổ chức thực hiện nhưng kết quả của công việc thưc hiện phải được đánh giá cụ thể. Tuy nhiên việc đánh giá kết quả của quyết định đươc thể hiện ở nhiều mặt. Vì vậy, khi đưa một quyết định người quản lý phải nghĩ đến hình thức đánh giá. Phần III : Các nhà quản lý cần thực hiện yêu cầu theo tình hình hiện nay 1. Xác định rõ các trở ngại đối với việc truyền đạt thông tin , đặc biệt là những vấn đề liên quan đến các mối quan hệ giữa cá nhân con người để đi tới sự phân tích các mặt khác nhau của thông tin , qua đó giới thiệu một cách đầy đủ mục đích của quyết dịnh làm cho người thừa hành vững tin rằng , nhiệm vụ được giao không đi ngược lại các nhiệm vụ chung của tổ chức. 2. Việc truyền đạt quyết định không chỉ được tiến hành bằng hình thức thông báo rõ nội dung cơ bản của quyết định mà người quản lí còn cố gắng thuyết phục người thừa hành để họ tin tưởng rằng quyết định như vậy là chính xác đúng đắn , cần thiết và hợp lí . Để đạt được điều đó người quản lí cần phải có niềm tin tuyệt đối vào sự thành công của quyết định mà mình đã đề ra và làm cho nội dung đó được lây lan sang tất cả mọi thành viên của tổ chức. Niềm tin này đượ coi là cơ sở cho việc tạo lập ý chí ở người thừa hành để đảm bảo cho quyết định được thực hiện trong hoạt đông của tổ chức. 3. Khi truyền đạt quyết định, người quản lí cần hết sức bình tĩnh, tránh sự biểu hiện cảm xúc không phù hợp, không đúng chỗ. Thái độ quá vui mừng hoặc quá lo lắng của người quản lí sẽ gây lên sự lạc quan hay do dự, nghi nhờ của người thực hiện quyết định. 4. Để thực hiện quyết đinh có hiệu quả người quản lí phải hiểu rõ các phẩm chất, năng lực và trình độ chuyên môn tay nghề của từng thành viên trong tổ chức, phải hiểu rõ tính cách và tính khí của từng người. Từ đó, có sự lựa chọn cách thức truyền đạt quyết định sao cho phù hợp với đặc điểm của từng người từng nhóm người thực hiện. Có thể đối với người này chỉ cần thông báo những nét cơ bản nhất trong nội dung của quyêt định. Còn đối với người khác thì phải hướng dẫn một cách tỉ mỉ cụ thể, chi tiết, toàn bộ ý đồ, hướng đi và cách tiến hành trong nội dung cơ bản của quyết định. Về phương thức truiyền đạt cũng vậy, có thể với người này thì trao đổi nhẹ nhàng, tế nhị và ôn tồn; còn đối với người kia phải độc đoán mệnh lệnh hay ép buộc, thậm chí đối với người thứ ba cần phải kiên quyết chuyển sang công việc khác hoặc giải thích lại một cách kĩ càng những yêu cầu của quyết định cho đến khi họ hiểu và sẵn sàng tiếp nhận thông tin và thực thi công việc. Kết luận Việc truyền đạt quyết định sẽ phụ thuộc vào trình độ phát truển của tổ chức, vào phẩm chất và năng lực của người thừa hành và các điều kiện vật chất, tinh thần khác. Do đó, để đảm bảo cho những người thừa hành có thể nhận thức một cách đầy đủ, đúng đắn và chính xác nội dung của quyết định, người quản lý cần phải hiểu rõ việc truyền đạt quyết định. điều đó có nghĩa là người quản lý cần làm rõ ý trước khi được truyền đạt thông tin, xem xét kỹ nội dung cũng như những ý nghĩa phụ của thông báo, nêu nhiệm vụ ngắn gọn, dễ hiểu, dùng những từ thông thường nếu như điều đó không ảnh hưởng đến việc truyền đạt nội dung, hiểu rõ môi trường vật chất và con người trong tổ chức. Có khi cần phải giúp đỡ cho người nhận để họ chú ý. Rõ ràng việc truyền đạt quyết định là khâu quan trọng. Người quản lý cần phải hiểu được nó, để truyền đạt được hiều quả trong công việc. Tài liệu tham khảo 1.Tổ chức và điều hành doanh nghiệp nhỏ (CLIFFORD BAUMBACK/Vũ THIếU DịCH). 2.Quản lý kinh tế nhà nước (MAI VĂN BƯU,PHAN KIM CHIếN). 3.Giáo trình khoa học quản lý (TậP 1-Đỗ HOàNG TOàN). 4.Giáo trình quản lý kinh tế nhà nước (mai văn bưu,đoàn thị thu hà). 5.Giáo trình quản lý kinh tế (tập 1-đỗ hoàng toàn, mai văn bưu, đoàn thị thu hà). 5.Tạp chí tâm lý học-số 7 tháng 10 năm 2001. 6.Các tạp chí kinh tế tiếp thị. Mục lục Lời nói đầu 1 Nội dung 2 Phần I : Một số nhận thức chung về truyền đạt quyết định 2 I . Khái niệm 2 1 . Quyết định quản lý 2 2 . Truyền đạt quyết định 2 II . Truyền đạt quyết định đến người thừa hành và lập kế hoạch tổ chức thưc hiện quyết định 3 1 . Các bước truyền đạt quyết định 3 2 . Yêu cầu của việc truyền đạt quyết định 3 3 . Mục đích việc truyền đạt quyết định 4 4. Hình thức truyền đạt quyết định 4 Phần II : Việc truyền đạt quyết định hiện nay ở Việt Nam 7 1 .Đánh giá việc truyền đạt của các nhà quản lý 7 2 .Hiệu quả truyền đạt quyết định 7 Phần III : Các nhà quản lý cần thực hiện yêu cầu theo tình hình hiện nay 8 Kết luận 10 Tài liệu tham khảo 11