Tiểu luận Xây dựng khu biệt thự cao cấp cho thuê Ruby land (khu A)

N N1 4 1 2 2.17 N2 1 1 1 1 N3 2 1 1 1.17 N4 3 1 2 2 Sơ đồ PERT Là kỹ thuật quản lý tiến trình và thời hạn các hoạt động (công việc) của dự án bằng sơ đồ hệ thống (hay sơ đồ mạng) trong đó sự hoàn thành của công việc này có quan hệ chặt chẽ tới sự hoàn thành các hoạt động khác. 2.83 4.33 4.5 1.33 1.16 2.17 B4 B3 B2 Khởi đầu dự án A1 B1 A2 Giai đoạn khởi đầu 2 3 D1 C 5.67 1 F2 GĐ Thực hiện F1 E D2 2.17 2.83 G1 7.33 Giai đoạn thực hiện 5.3 51.33 68.17 15.5 2.17 5.17 5.5 L2 L1 K2 K1 J2 J1 I2 I1 G3 H G2 Khởi đầu dự án 3.67 GĐ kết thúc 3.67 5.33 5.16 1.17 Giai đoạn kết thúc GĐ kết thúc N4 N3 N2 N1 M2 M1 Gai đoạn thực hiện 2 2 1 1.17 2.17 Quản trị chi phí (Project cost management) 3.1. Lập kế hoạch chi phí: Chủ đầu tư lập dự toán trên cơ sở nội dung công việc xây dựng phải thực hiện, sản phẩm đồ án xây dựng các chế độ chính sách có liên quan. Khi lập dự toán chi phí, chủ đầu tư có thể tham khảo mức chi phí của đồ án xây dựng về quy mô, tính chất, sản phẩm... 3.2. Quản lý tổng mức đầu tư, dự toán công trình: Bảng tổng hợp tổng mức đầu tư của dự án Đơn vị: Triệu đồng STT Nội dung Chi phí trước thuế Chi phí sau thuế 1 Gói thầu: Mua sắm và lắp đặt trang thiết bị 1.748,53 1.923,38 2 Chi phí xây dựng 10.706,72 11.777,39 4 Chi phí nhân công 3.644,86 3.644,86 5 Chi phí quản lý dự án 183,71 183,71 6 Chi phí khác 30 33 7 Chi phí dự phòng 654,64 654,64 Tổng 17.392,36 18.640,88 3.3.Xác định chi tiết chi phí Xác định chi phí xây dựng cho các khoản mục Bảng Chi phí xây dựng các hạng mục Đơn vị: Triệu đồng TT Tên hạng mục Đơn vị Quy mô xây dựng Đơn giá chưa VAT Chi phí trước thuế Chi phí sau thuế 1 Xây dựng nhà A: 8 nhà m2 380 2.69 8.177,6 8.995,36 2 Công trình tạm 1%V xd 81,78 89,95 3 Garage ô tô m2 30 2 480 528 4 Hệ thống điện nước ngoài nhà 6% Vxd 490,66 539,73 5 Đường giao thông m2 30 0,25 60 66 6 Cổng ra vào Cổng chính cái 1 45 360 396 Cổng phụ cái 1 15 120 132 7 Hàng rào m 48 0,45 172,8 190,08 8 Sân vườn m2 150 0,4 480 528 9 San lấp nền m2 4.300 0,047 202,1 222,31 10 Công trình phụ trợ 1% V xd 81,78 89,95 Tổng 10.706,72 11.779,39 Xác định Chi phí đền bù giải phóng mặt bằng: (Vì công trình xây dựng trên đất ruộng nên chỉ có chi phí đền bù không có chi phí tái định cư). Đơn vị: Triệu đồng STT Nội dung Chi phí trước thuế Chi phí sau thuế 1 Chi phí đền bù 322,5 301 2 Chi phí cho ban đền bù 2,5 2,5 3 Chi phí thuê đất 120,4 120,4 Tổng 423,9 423,9 Xác định Chi phí quản lý dự án, chi phí khác: Chi phí quản lý dự án được tính = Tỷ lệ % của chi phí xây dựng & chi phí thiết bị = 1.475%(1) *(10.706,72 + 1.748,53) = 183,71 ( (1) Tra theo công văn số 1751/BXD – VP) Chi phí khác ước tính khoảng 30 triệu đồng. Xác định chi phí nhân công Thưởng = 1 tháng lương Chi phí toàn bộ dự án = (Chi phí 1 tháng*12 + thưởng)*số năm thực hiện dự án Đơn vị: Triệu đồng TT Nội dung Chi phí 1 tháng Thưởng Chi phí toàn bộ dự án Tiền lương ban điều hành quản lý dự án 1 Ban điều hành (2 người) 455 Giám đốc dự án 30 30 195 Phó Giám đốc (2 người) 20 20 260 2 Phòng thiết kế (3 người) 299 Trưởng phòng (1 người) 18 18 117 Kiến trúc sư (1 người) 14 14 91 Kỹ sư xây dựng (1 người) 14 14 91 3 Phòng tài chính (2 người) 162,5 Kế toán trưởng (1 người) 15 15 97,5 Nhân viên (1 người) 10 10 65 4 Phòng hành chính (2 người) 162,5 Trưởng phòng (1 người) 15 15 97,5 Nhân viên (1 người) 10 10 65 5 Phòng thông tin (2 người) 110,5 Trưởng phòng (1 người) 11 11 71,5 Nhân viên (1 người) 6 6 39 6 Phòng tư vấn (2 người) 136,5 Trưởng phòng (1 người) 13 13 84,5 Nhân viên (1 người) 8 8 52 7 Ban thanh tra giám sát (2 người) 143 Trưởng ban (1 người) 14 14 91 Nhân viên (1 người) 8 8 52 Tiền lương đội thiết kế và thi công 8 Trưởng ban (1 người) 13 13 84,5 9 Đội trưởng (1 người) 11 11 71,5 10 Kiến trúc sư (1 người) 9 9 58,5 11 Kỹ sư xây dựng (2 người) 8 8 104 Tổng cộng 1.787,5 Tổng chi phí nhân công (bao gồm cả chi phí nhân công trong bảng 1_phụ lục) là: 3.644,86 triệu đồng. Xác định chi phí dự phòng: Lên kế hoạch lập dự phòng cho dự án với 5% tổng chi phí = (10.706,72 + 1.748,53 + 423,9 + 183,71 + 30) * 5% = 654,64 triệu đồng. Khoản dự phòng này dùng để dự trù phát sinh khối lượng hoặc thay đổi do trượt giá, thay đổi chế độ chính sách của Nhà nước hay những công việc chưa lường trước được. 4. Quản trị chất lượng (Project quality management) 4.1. Lập kế hoạch chất lượng Chính sách chất lượng Chất lượng xây dựng công trình được đặt lên hàng đầu. Đảm bảo công trình được bàn giao đúng thời gian dự kiến. Để thực hiện và duy trì chính sách chất lượng, ban lãnh đạo của dự án phải cam kết các điều kiện sau: Chỉ cung cấp sản phẩm theo đúng các tiêu chuẩn kỹ thụât. Nhận biết và cung cấp đầy đủ các nguồn lực, đảm bảo thực hiện hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng. Thực hiện đào tạo, nâng cao kiến thức nghiệp vụ cho mọi thành viên. Phạm vi chất lượng Quản trị chất lượng trong phạm vi dự án, không vượt qua mức phạm vi của dự án Quản trị chất lượng Quản trị chất lượng hợp đồng Quản trị chất lượng khảo sát địa hình Quản trị chất lượng thiết kế kiến trúc Quản trị chất lượng nhân viên dự án Quản trị chất lượng thi công trình Quản trị chất lượng đấu thầu Quản trị chất lượng nghiện thu công trình Quản trị chất lượng hợp đồng Đảm bảo mọi điều khoản của hợp đồng được thực hiện một cách chính xác. Quản trị chất lượng khảo sát địa hình: Để dự án đảm bảo được tiêu chuẩn chất lượng theo yêu cầu, đầu tiên là khảo sát để phản ánh thực trạng nền đất tại Đông Anh - Hà Nội. Chất lượng nền đất phải được đảm bảo theo các tiêu chuẩn về đất xây dựng của tổng cục tiêu chuẩn và đo lường chất lượng từ TCVN 4195:1995 đến TCVN 4202:1995. Đồng thời, dự báo những thay đổi địa chất công trình, từ đó có phương án dự phòng và đảm bảo an toàn cho khu vực xung quanh công trình. Việc khảo sát phải phù hợp với quy mô, các bước thiết kế. Đặc biệt khảo sát phải đầy đủ, phù hợp với các quy định, tiêu chuẩn áp dụng tại Việt Nam. Việc nghiệm thu báo cáo kết quả khảo sát trước khi tiến hành xây dựng được thực hiện theo quy trình tại điều 12 nghị định số 206/2004/ND-CP. Quản trị chất lượng thiết kế kiến trúc: Quản trị chất lượng thiết kế dự án bao gồm quản lý chất lượng thiết kế cơ sở và quản lý chất lượng thiết kế bản vẽ thi công. Yêu cầu trong quá trình thiết kế : Thiết kế đã được chủ đầu tư phê duyệt. Thiết kế tổng quan của hạng mục thuộc tiểu dự án sẽ là căn cứ để thực hiện giai đoạn kết nối với các thành phần khác trong dự án tổng thể và cho quá trình thi công công trình sau này. Công trình thiết kế sẽ được tiến hành kiểm tra và có chứng nhận sự phù hợp về mặt chất lượng thiết kế đối với các công trình xây dựng do cơ quan quản lý nhà nước thực hiện, chất lượng thẩm mỹ và tính phù hợp do ban quản lý quyết định thông qua để trình chủ đầu tư xem xét phê duyệt. Yêu cầu trong quá trình thẩm định thiết kế Đây là bước tiền nghiệm thu. Sau khi Ban quản lý dự án thẩm định sẽ trình lên chủ đầu tư để phê duyệt. Vì vậy, việc đảm bảo chất lượng ở khâu này là một trong những điều hết sức quan trọng đối với dự án. Việc thẩm định phải được tiến hành hết sức khách quan và dựa trên các cơ sở về kỹ thuật, mĩ thuật, sự phù hợp, tính đồng bộ,... đã đặt ra từ trước để kiểm tra các sai sót. Quá trình thẩm định thiết kế phải được tính toán đến thời gian để sửa chữa các lỗi sai sót (đã quy định và tính toán trong phần quản trị thời gian). Khi tiến hành kiểm tra thẩm định thiết kế cần kiểm tra kỹ càng tất cả các dữ kiện của bản thiết kế. Tập trung kiểm tra tìm ra các sai sót mang tính trọng yếu trước, sau đó mới là việc dò xét các sai sót mang tính đơn thuần nhỏ lẻ. Khi phát hiện các sai sót mang tính trọng yếu cần yêu cầu nhà thầu thiết kế điều chỉnh hoặc tiến hành thiết kế lại phần sai sót đó ngay lập tức để kịp tiến độ. Chỉ trong các trường hợp bất khả kháng mà thời gian và tiến độ công trình không cho phép thì tiến hành sửa chữa dần trong thời gian sau đó Quản trị chất lượng nhân viên dự án: Chúng tôi sẽ thành lập ban kiểm tra nhân viên thương trực khi thực hiện dự án. Giám đốc trực tiếp quản lý ban kiểm tra nhân viên Quản trị chất lượng thi công công trình Hạng mục Tiêu chuẩn dùng để kiểm tra Yêu cầu Móng trên nền tự nhiên TCXD79-1980 TCVN4195 đến 4202:1995 TCXD193:1996, 210 và 211:1998 SNiP3.02.02-87 - Theo yêu cầu thiết kế. - Tỷ trọng các khiếm khuyết (sai lệch không hợp với thiết kế hoặc tài liệu tiêu chuẩn) trong một đơn vị kiểm tra không vượt quá 10%. Nền gia cố TCXD245:2000 ASTM-D4751 ASTM-D4491 ASTM-D4716 TCN-1 đến 9 - Khả năng chuyển nước của bấc thấm hoặc vải điện kỹ thuật không nhỏ hơn 100 cm3 / năm ở áp suất nở hông là 276 KPa (40psi). - Hệ số thấm của vải địa kỹ thuật >=10 lần hệ số thấm của đất. Thi công móng cọc TCXD205:1998 - Lượng dùng xi măng( tiêu chuẩn Mỹ ACI, 543, 1980) 335Kg/m3. - Độ sụt của hỗn hợp bêtông (theo tiêu chuẩn trên) là 75-100mm. - Sai số về trọng lượng các thành phần của hỗn hợp bêtông không vượt quá: Xi măng : ±2% Cốt liệu thô : ±3% Nước và dung dịch phụ gia: ±2% Thi công phần thân TCVN4453-1995 TCVN4085-1987 - Độ sụt của kết cấu bêtông tại vị trí đổ: Kết cấu dầm bản, tường mỏng, phễu xilô, cột, các kết cấu đổ băng cốp pha di động: 50-80mm cho đầm máy và 80-120 cho đầm tay. - Kết cấu gạch đá: Mác gạch đá và vữa phải đảm bảo đúng yêu cầu thiết kế. Gạch xây bằng đất nung kích thước tiêu chuẩn 6*11*22cm. Quản trị chất lượng đấu thầu: Ban quản lý dự án phối hợp cùng với Chủ đầu tư tổ chức một gói thầu là mua sắm và lắp đặt trang thiết bị cho khu nhà. Quá trình đấu thầu được Ban quản lý cùng Chủ đầu tư giám sát chặt chẽ để không xảy ra sai sót. Quản trị chất lượng nghiệm thu dự án Nghiệm thu công trình xây dựng của dự án phải được tiến hành theo điều 23, 24, 25, 26 của nghị định 209/2004/NĐ - CP. Trong tiểu dự án ban quản lý tiểu dự án quyết định sẽ nghiệm thu theo tiến độ của dự án: Hoàn thành đến đâu nghiệm thu đến đó. Trong quá trình nghiệm thu nếu phát hiện sai sót kỹ thuật hoặc chất lượng không đảm bảo sẽ không tiếp tục nghiệm thu công trình và yêu cầu các nhà thầu phải làm lại phần bị lỗi đó. Việc nghiệm thu công trình sẽ có sự tham gia của Giám đốc dự án, các nhà thầu như nhà thầu thiết kế và chủ đầu tư. Công trình sẽ được tiến hành kiểm tra và có chứng nhận sự phù hợp về chất lượng đối với công trình xây dựng dự án của các cơ quan Nhà nước. Quy định chất lượng Thành viên ban quản lý dự án không được bớt xén thời gian, kinh phí làm ảnh hưởng tới chất lượng của công trình. Các tiêu chuẩn phải được đề cao và tuân thủ chặt chẽ. Ban quản lý chịu trách nhiệm toàn bộ về chất lượng của công trình xây dựng, lãnh đạo Ban quản lý dự án phải có đầy đủ điều kiện năng lực theo quy định. Chỉ được ký hợp đồng giao nhận thầu đối với những doanh nghiệp xây dựng có đủ điều kiện năng lực theo quy định Quy trình quản lý chất lượng dự án phải tuân theo Luật xây dựng và các văn bản luật liên quan. Tiêu chuẩn chất lượng a. Dựa trên tiêu chuẩn Nghị định số 08/2005/NĐ-CP,ngày 24 tháng 01 năm 2005 của Chính phủ về Quy hoạch xây dựng. Thông tư số 15/2005/TT-BXD ngày 19 tháng 8 năm 2005 của Bộ xây dựng, hướng dẫn lập, thẩm định và phê duyệt dự án xây dựng Các quy định của bản “Quyết định về Quy Chuẩn kỹ thuật Quốc gia về xây dựng. Số 04/2004/QĐ-BXD.” b. Nội dung của quy định Tuân thủ các quy định pháp lý có liên quan về bảo vệ các công trình kỹ thuật, công trình quốc phòng, di tích lịch sử, văn hóa và bảo vệ môi trường, phù hợp với đặc điểm của Hà Nội về điều kiện tự nhiên, kinh tế, xã hội... Sử dụng hợp lý vốn đầu tư, đất đai và tài nguyên. Các tiêu chuẩn đánh giá chất lượng: bảng 2 phụ lục. 4.2. Thực hiện đảm bảo chất lượng – Biện pháp giám sát Ban điều hành phải thường xuyên nắm rõ tình hình chất lượng các bản thiết kế thông qua báo cáo của ban thông tin. Dự tính được các sai sót có thể xảy ra và đưa ra được các phương án khắc phục trong thời gian sớm nhất. Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng dự án, áp dụng công nghệ quản lý tiên tiến như phần mềm quản lý chất lượng, hệ thống thông tin hiện đại 4.3. Kiểm soát chất lượng Dự án này phải được đăng ký tham gia cuộc vận động đảm bảo và nâng cao chất lượng ngay từ khi xây dựng. Nội dung các tiêu chuẩn đăng lý phải được cụ thể hóa và phổ biến cho những người trực tiếp thiết kế. Thực hiện tốt kiểm tra các loại vật liệu xây dựng và các đầu vào khác để khẳng định đảm bảo yêu cầu kỹ thuật của thiết kế. Việc kiểm soát chất lượng được thực hiện theo quy trình kiểm tra thí nghiệm đo lường để phát hiện những sai sót của bản thiết kế. Kiên quyết xử lý các sai sót không đúng với bản thiết kế. Mọi thay đổi đều phải có sự nhất trí của bên thiết kế. Quản trị nhân lực dự án (Project human resource management): 5.1. Lập kế hoạch quản lý nhân sự Một dự án được coi là thành công thì không thể không nhắc đến bộ phận ban quản lý với những người lãnh đạo tốt, những nhân viên nhiệt tình với công việc, có trình độ cao. Dưới đây là mô hình tổ chức của dự án này. Thiết lập mô hình tổ chức: Ban điều hành Phó GĐ chuyên môn Phó GĐ tài chính Ban thiết kế và thi công Ban kiểm tra giám sát Ban tài chính Ban hành chính Ban thông tin Tuyển dụng Bước 1:đăng tin tuyển dụng nhân sự trên các phương tiện truyền thông. Bước 2: Nhận hồ sơ và tiến hành chọn lọc những hồ sơ có đủ tiêu chuẩn để phỏng vấn. Tiếp đó gửi thông báo đến các hồ sơ đạt yêu cầu qua địa chỉ mail và điện thoại. Bước 3: Phỏng vấn lần 1 để xác định năng lực và khả năng thích ứng trong công việc của các ứng viên. Bước 4: Tiếp tục phỏng vấn lần 2 cho những ứng viên đạt lần 1 Bước 5: Phỏng vấn lần cuối do Giám đốc dự án hoặc Phó giám đốc dự án thực hiện. Ban quản lý dự án xác định rõ quy trình báo cáo trong dự án,Xác định rõ ai báo cáo ai. Sơ đồ báo cáo được quy định như sau: Nhân viên dự án Ban điều hành Trưởng phòng Nhóm trưởng 5.2. Quản lý nhân sự, phân công chức năng, nhiệm vụ Ban điều hành dự án a) Số lượng: 3 người ( 1 Giám Đốc, 2 Phó Giám Đốc) b) Nhiệm vụ: Ban điều hành dự án là bộ phận quan trọng nhất trong các bộ phận tham gia dự án. Bộ phận này có vai trò chủ đạo trong tổng thể dự án, điều hành và ra các quyết định, phân công công việc cho các bộ phận khác. Ban điều hành dự án có vai trò gắn kết các bộ phận khác nhau của dự án. Đồng thời cũng là nơi tổng hợp và xử lý các thông tin. c) Yêu cầu: Có khả năng lãnh đạo quản lý Biết cách phân bổ công việc đến từng bộ phận hợp lý Có tinh thần trách nhiệm và kiến thức về chuyên môn cao để xử lý thông tin chính xác. BẢNG 1:bảng phân tách công việc WBS của ban điều hành dự án. Stt WBS Tên công việc Chú thích 1 1.0 Tiếp nhận nhiệm vụ từ phía chủ đầu tư. Có văn bản. 2 2.0 Họp toàn bộ các ban và liên kế hoạch. Ngay sau khi nhận văn bản chấp nhận của chủ đầu tư. 3 3.0 Ký kết hợp đồng với nhà thầu. Có tham khảo ý kiến của các ban. 4 4.0 Lập nhóm thẩm định thiết kế. Nhóm này chỉ hoạt động trong thời gian thẩm định bao gồm những đại diện của từng ban. 5 5.0 Theo dõi kiểm tra, điều hành tiến độ làm việc của các ban. Phối hợp chặt chẽ với ban kiểm tra giám sát. 6 6.0 Kết thúc dự án. 7 7.0 Họp tổng kết và rút kinh nghiệm. Ban thiết kế và thi công a) Số lượng: 3 người (1 Trưởng phòng, 1 kiến trúc sư, 1 kỹ sư xây dựng). b). Nhiệm vụ: Tiếp nhận ý tưởng ban đầu của chủ công trình và tư vấn để đưa ra ý tưởng cuối cùng. Theo yêu cầu của chủ công trình, quyết định của ban điều hành, ý kiến cố vấn và các thông tin của các nhóm khác để đưa ra bản quy hoạch sơ bộ. Tổ chức khảo sát thực địa và tiếp thu những thông tin cần thiết. Thiết kế bản quy hoạch tổng thể cuối cùng và trình cho ban điều hành và chủ công trình. c) Yêu cầu: Có chuyên môn về thiết kế, quy hoạch. Sử dụng thành thạo các phần mềm đồ hoạ. Sáng tạo, có khả năng đưa ra những tư vấn cần thiết cho ban điều hành BẢNG 2: Bảng phân tách công việc WBS của ban thiết kế và quy hoạch tổng thể TT WBS Tên công việc Chú thích 1 1.0 Tiếp nhận nhiệm vụ từ Ban điều hành. Văn bản hoá thông tin. 2 2.0 Họp bàn & thiết kế bản quy hoạch. Bám sát ý tưởng và yêu cầu từ phía chủ đầu tư. 3 3.0 Phối hợp với các ban liên quan để điều chỉnh cho phù hợp. 4 4.0 Hoàn thiện bản thiết kế. Có sự đóng góp của các ban liên quan. 5 5.0 Trình bản thiết kế lên Ban điều hành dự án và chủ đầu tư. Bao gồm toàn bộ bản vẽ tổng thể các hạng mục. Ban thanh tra giám sát a) Số lượng: 2 người ( 1 Trưởng ban & 1 Nhân viên). b) Nhiệm vụ: Giám sát, kiểm tra quá trình thực hiện dự án, kịp thời phát hiện các sai sót. Tổng hợp và báo cáo thường xuyên lên bộ phận điều hành c) Yêu cầu: Có trách nhiệm, trung thực, có khả năng làm việc độc lập với các bộ phận. Hiểu biết sâu sắc về tiêu chuẩn xây dựng. BẢNG 3: Bảng phân tách công việc WBS của ban kiểm tra giám sát TT WBS Tên công việc Ghi chú 1 1.0 Tiếp nhận nhiệm vụ từ giám đốc dự án. Văn bản hoá thông tin. 2 2.0 Lên kế hoạch kiểm tra giám sát . Nắm rõ ý tưởng và mục đích của dự án. 3 3.0 Tiến hành giám sát báo cáo lên ban điều hành. Liên tục báo cáo cho giám đốc dự án quản lý định kỳ vào cuối mỗi tuần. Báo cáo trực tiếp cho giám đốc dự án bằng văn bản hoá. Ban tư vấn a) Số lượng: 2 người ( 1 Trưởng phòng, 1 Nhân viên). b) Nhiệm vụ: Tư vấn cho ban điều hành quản lý dự án về các vấn đề sau: Tư vấn kĩ thuật công nghệ Tư vấn về kinh tế Tư vấn pháp luật: giải quyết và tư vấn các vấn đề tranh chấp bất đồng về mặt pháp luật giữa các bên với nhau hoặc với cơ quan liên quan. Phối hợp với ban điều hành và ban thi công thiết kế để xem xét, đánh giá bản quy hoạch. c) Yêu cầu: Am hiểu tường tận về các lĩnh vực mình phụ trách. BẢNG 4: Bảng phân tách công việc WBS của ban cố vấn khoa học TT WBS Tên công việc Chú thích 1 1.0 Tiếp nhận yêu cầu từ ban điều hành. Văn bản hoá thông tin. 2 1.1 Phân tích yêu cầu. 3 1.2 Tổng hợp, báo cáo lại lên ban điều hành. Đảm bảo đầy đủ, chính xác. 4 2.0 Phối hợp với các ban liên quan để xem xét và đưa ra phương án. Sau khi nội bộ ban đã có những ý kiến đề xuất. Ban thông tin a) Số lượng: 2 người ( 1 Trưởng phòng & 1 Nhân viên). b) Nhiệm vụ: Quản trị nguồn thông tin đến và đi, đảm bảo tính chính xác, kịp thời và bí mật cho những thông tin nội bộ. Theo dõi và truyền tải thông tin đa phương giữa các bên có liên quan Phân tích thông tin và dự tính rủi ro dựa vào số liệu thu thập được. Lập báo cáo thường xuyên lên ban điều hành. c) Yêu cầu: Có khả năng cập nhật và xử lý thông tin Sử dụng thành thạo phần mềm quản trị dự án & quản trị thông tin. BẢNG 5: bảng phân tách công việc WBS của ban thông tin STT WBS Tên công việc Chú thích 1 1.0 Tiếp nhận công việc tới giám đốc dự án. Nội dung công việc được văn bản hóa. 2 2.0 Xử lý, phân tích thông tin đến . Tham khảo ý kiến của các ban liên quan. 3 3.0 Họp ban. Thông qua văn bản hoặc các công cụ truyền thông khác như email, web.... 4 4.0 Lên kế hoạch lấy thông tin từ bên ngoài. Bao gồm các dự án xây dựng thư viện khác. 5 5.0 Họp các ban chức năng và truyền đạt lại thông tin lần cuối. Sau khi đã tổng hợp toàn bộ thông tin cần thiết. Ban tài chính a) Số lượng: 2 người ( 1 Trưởng phòng & 1 Nhân viên). b) Nhiệm vụ: Quản lí điều hành chung về mặt tài chính, khai thác lập kế hoạch về vốn. Nghiên cứu thị trường giá cả để tính toán các chi phí cho phù hợp với số vốn dự tính. Báo cáo các thay đổi về tài chính xảy ra trong quá trình thực hiện dự án và báo cáo đề xuất liên quan đến tài chính với ban điều hành dự án. Thanh toán và lập báo cáo tài chính cho ban điều hành và chủ công trình. c) Yêu cầu: Trung thực, có kinh nghiệm trong quản lý tài chính. Xử lý linh hoạt trong các tình huống . BẢNG 6: bảng phân tách công việc WBS của ban tài chính TT WBS Tên công việc Chú thích 1 1.0 Tiếp nhận nhiệm vụ từ ban giám đốc dự án và phân tích thông tin Văn bản hóa. 2 2.0 Lập kế hoạch chi phí. Được sự thống nhất bằng văn bản của các ban liên quan. 3 2.1 Phân bổ chi phí cho từng giai đoạn. Theo văn bản đã thống nhất. 4 3.0 Lập báo cáo định kỳ. Vào cuối mỗi tháng. 5 3.1 Lập báo cáo thanh quyết toán. Vào cuối mỗi quý. 6 3.2 Thanh quyết toán số tiền còn lại khi kết thúc dự án. Báo cáo trực tiếp cho chủ đầu tư, gồm các hóa đơn chứng từ liên quan. Ban hành chính a) Số lượng: 2 người ( 1 Trưởng phòng & 1 Nhân viên). b) Nhiệm vụ: Ghi chép các vấn đề phát sinh trong dự án In ấn, photo và chuyển tài liệu cho các bộ phận c) Yêu cầu: Nhanh nhẹn, chăm chỉ, có khả năng giao tiếp Thành thạo các công việc văn phòng như: sử dụng máy vi tính Phụ trách vấn đề an toàn lao động 5.3. Phát triển nhóm dự án: Khi tuyển dụng được đội ngũ nhân viên phù hợp, có khả năng đáp ứng công việc cần thiết, cần có các chính sách khuyến khích nhân viên để xây dựng tập thể vững mạnh bằng cách: Khuyến khích nhân viên làm việc, tạo sự cạnh tranh trong công việc Thưởng lễ Tết và cuối kỳ hoạt động 1 tháng lương Tổ chức các hoạt động ngoại khóa cho nhân viên. Tạo không khí thoải mái, dễ chịu khi làm việc. Quản trị thông tin ( project communications management) 6.1. Lập kế hoạch thông tin Vì đây là dự án xây dựng khu biệt thự nên những thông tin cần cho dự án là những thông tin về xây dựng và kiên trúc: đấu thầu, chọn nhà thầu, thi công, kiểm tra giám sát, nghiệm thu... Đầu vào ( Input ) Vạch ra các thông tin từ và yêu cầu mà dự án cần thực hiện Khai thác tối đa nguồn thông tin trong nội bộ và các cơ quan quản lý liên quan. Thu thập các thông tin liên quan đến dự án: Tình hình biến động giá cả, các vấn đề về điện nước, giải phóng mặt bằng, nơi tiến hành xây dựng dự án. Dự đoán các yếu tố bất thường xảy ra làm ảnh hưởng đến quá trình thực hiện và thi công dự án. Các căn cứ liên quan Nguồn Phương thức Trách nhiệm Thời gian Các văn bản, thông tin  của ban điều hành dự án Họp,văn bản, báo cáo Ban quản lý dự án Từng tháng Các quy chế điều hành Họp hội đồng quản trị Ban quản lý dự án Từng tuần Phản hồi từ ban quản lý Tiếp xúc trực tiếp Nhóm dự án Thường xuyên Nguồn thông tin bên ngoài Phương tiện thông tin Thường xuyên Quy định pháp luật trong xây dựng Văn bản pháp luật Giai đoạn Đầu ra( output ) Đảm bảo chất lượng thông tin đầu ra phải chính xác, đáng tin cậy, cập nhật và nhất quán Thông báo cho những bên liên quan về tiến độ và những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện dự án. Cung cấp thông tin tới công chúng một cách khách quan qua nhiều kênh khác nhau Điểm đến Phương thức Trách nhiệm Thời gian Ban điều hành dự án Họp,văn bản, báo cáo Ban quản lý dự án Từng tháng Nhà đầu tư Bằng văn bản Ban quản lý dự án Từng tuần Ban quản lý Tiếp xúc trực tiếp Ban quản lý dự án Thường xuyên Cơ quan pháp luật Văn bản Ban quản lý dự án Thường xuyên Thành viên quản trị Văn bản Ban quản lý dự án Giai đoạn Cho tổ chức khác Văn bản, trực tiếp Ban quản lý dự án Định kỳ 6.2. Phân phối thông tin Đầu vào( Inputs): Cuối mỗi ngày phải có báo cáo về công việc thực thi trong ngày. Mỗi ngày làm việc phải có biên bản bàn giao cho ngày tiếp theo. Ban quản lý chỉ đạo tiến độ thi công và phân công phân bổ công việc cho từng thời kì và từng quản lý bộ phận. Đầu ra( outputs): Các báo cáo thường xuyên cập nhật trong suốt quá trình thông tin. 6.3. Báo cáo tình hình hoạt động Đầu vào: BẢNG XÁC ĐỊNH CÁC LUỒNG THÔNG TIN STT Công việc Phương thức tiếp cận truyền tin 1 Tiếp nhận chỉ thị, điều chỉnh từ ban điều hành. Thông qua trao đổi trực tiếp của các bên liên quan và thông qua các cuộc họp thường kì. 2 Tiếp nhận các phản hồi và các phát sinh trong quá trình thi công. Tiếp xúc thường xuyên với các bộ phận. 3 Liên tục cập nhật những quy định và những thay đổi trong các luật định về xây dựng. Có 1 luật sư tư vấn riêng chịu trách nhiệm về các quy định luật pháp liên quan đến quá trình xây dựng. 4 Thu thập bảng kê giá vật liệu, trang thiết bị, máy móc thi công và các văn bản hướng dẫn liên quan của bộ xây dựng. Tiến hành khảo sát định kì, tham khảo và cập nhật thông tin từ nhiều nguồn. 5 Tổng hợp, phân tích, truyền tin và lưu trữ. Thông qua bộ phận lưu trữ thông tin của công ty. Đầu ra: Báo cáo thường xuyên trong ngày những sự cố phát sinh trong quá trình thi công. Báo cáo tiến độ thi công theo tuần, theo tháng Báo cáo những công việc cụ thể sẽ thực hiện tiếp theo. 6.4. Tổng kết hoạt động: Quản trị thông tin có liên hệ mật thiết đối với các phần quản trị khác: quản trị nhân sự, quản trị rủi ro, quản trị chi phí... Nếu hệ thống thông tin hoạt động thông suốt, độ chính xác cao, thời gian công bố thông tin phù hợp với tiến trình công việc sẽ giúp các bộ phận khác đạt hiệu quả công việc cao hơn. Ngược lại, nếu hệ thống thông tin bị gián đoạn sẽ ảnh hưởng nhiều đến tiến độ công việc của toàn dự án. Vì vậy, trước hết cần có các công cụ thông tin đầy đủ, hiện đại đảm bảo truyền tải một cách tốt nhất. Đầu vào: Tài liệu nh