Tìm hiểu phần mềm kế toán Fast Accounting

ần mềm Fast Accounting 11 Fast Accounting là phần mềm kế toán dành cho các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Fast Accounting được phát triển và liên tục hoàn thiện từ năm 1997, hiện có hơn 8.500 khách hàng và đạt nhiều giải thưởng khác nhau như Sao Khuê, BIT CUP, Sản phẩm được nhiều người sử dụng, CUP CNTT Nhóm 4: Phần mềm Fast Accouting Page 3 Phần mềm kế toán Fast Accounting có 16 phân hệ: 1. Hệ thống 2. Tổng hợp 3. Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay 4. Bán hàng 5. Mua hàng 6. Tồn kho 7. Tài sản cố định 8. Công cụ dụng cụ 9. Báo cáo chi phí theo khoản mục 10. Giá thành dự án, công trình 11. Giá thành sản xuất liên tục 12. Giá thành sản xuất theo đơn hàng 13. Báo cáo thuế 14. Báo cáo quản trị theo các trường tự do 15. Quản lý hóa đơn 16. Thuế thu nhập cá nhân - Fast Accounting 11 được phát triển trên công nghệ của Microsoft, ngôn ngữ lập trình là C#.NET, cơ sở dữ liệu là SQL Server, có thể chạy trên máy đơn lẻ, mạng nội bộ hoặc làm việc từ xa qua internet. Đặc biệt Fast Accounting 11 có thể chạy đồng thời dưới dạng ứng dụng windows hoặc ứng dụng web thông qua các trình duyệt phổ biến như Internet Explorer, Nhóm 4: Phần mềm Fast Accouting Page 4 Fire Fox, Chrome - Fast Accounting 11 cho phép chạy trên web-based giúp cho người sử dụng không phải cài đặt phần mềm trên máy tính, chỉ cần truy cập qua địa chỉ trên web, gõ tên và mật khẩu là có thể làm việc bình thường. Điều này đặc biệt thuận lợi khi làm việc từ xa và khi mở rộng thêm văn phòng, chi nhánh, cửa hàng Nhóm 4: Phần mềm Fast Accouting Page 5 B. So sánh Fast Accounting và Vietsun trong phân hệ Kế toán bán hàng và công nợ phải thu và Kế toán mua hàng và công nợ phải trả I. Giới thiệu chung 1. VIETSUN Phần mềm kế toán VIETSUN SME.NET 2012 gồm 13 phân hệ, được thiết kế dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, với mục tiêu giúp doanh nghiệp không cần đầu tư nhiều chi phí, không cần hiểu biết nhiều về tin học và kế toán mà vẫn có thể sở hữu và làm chủ được hệ thống phần mềm kế toán, quản lý mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh của mình. Với VIETSUN SME.NET 2012 doanh nghiệp có thể kiểm soát được số liệu trực tuyến tại bất cứ đâu, bất cứ khi nào thông qua Internet. Đặc biệt, VIETSUN SME.NET 2012 hỗ trợ doanh nghiệp tạo mẫu, phát hành, in, quản lý và sử dụng hóa đơn theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP. Phần mềm phát triển trên nền tảng công nghệ .NET hiện đại nhất của Microsoft, sử dụng bộ mã chữ Việt Unicode theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN 6909:2001, tương thích với các hệ điều hành mới nhất hiện nay như Windows Vista, Windows 7. 2. Fast Accounting Fast Accounting là phần mềm kế toán dành cho các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Fast Accounting 11 được phát triển trên công nghệ của Microsoft, ngôn ngữ lập trình là C#.NET, cơ sở dữ liệu là SQL Server, có thể chạy trên máy đơn lẻ, mạng nội bộ hoặc làm việc từ xa qua internet. Đặc biệt Fast Accounting 11 có thể chạy đồng thời dưới dạng ứng dụng windows hoặc ứng dụng web thông qua các trình duyệt phổ biến như Internet Explorer, FireFox, Chrome Fast Accounting 11 cho phép chạy trên web-based giúp cho người sử dụng không phải cài đặt phần mềm trên máy tính, chỉ cần truy cập qua địa chỉ trên web, gõ tên và mật khẩu là có thể làm việc bình thường. Điều này đặc biệt thuận lợi khi làm việc từ xa và khi mở rộng Nhóm 4: Phần mềm Fast Accouting Page 6 thêm văn phòng, chi nhánh, cửa hàng II. CÁC PHÂN HỆ 1. Fast Accounting  Hệ thống  Kế toán tổng hợp  Kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay  Kế toán bán hàng và công nợ phải thu  Kế toán mua hàng và công nợ phải trả  Kế toán hàng tồn kho  Kế toán TSCĐ  Kế toán CCLĐ  Báo cáo chi phí theo khoản mục  Kế toán giá thành dự án, công trình xây lắp  Kế toán giá thành sản phẩm sản xuất liên tục  Kế toán giá thành sản phẩm sản xuất theo đơn hàng  Báo cáo thuế  Báo cáo quản trị các trường do người dùng tự định nghĩa  Quản lý hóa đơn  Thuế thu nhập cá nhân 2. Ưu điểm so với Vietsun  Có đầu tư về giao diện hơn.  Chứng từ được tổ chức theo 1 quy trình báo cáo khiến người thực hiện có thể trực tiếp biết được qui trình, mẫu chứng từ nào cần điền.  Tổ chức khoa học, tiết kiệm thời gian.  Có thể chuyển báo cáo sang tiếng anh và thực hiện phần mềm thao tác theo tiếng anh.  Phần nhập danh mục hàng tồn kho trong FAST phức tạp hơn so với Vietsun. Nhóm 4: Phần mềm Fast Accouting Page 7 III. So sánh tính phân hệ của 2 phần mềm VIETSUN và Fast Accounting 1. Phân hệ mua hàng và công nợ phải trả 1.1 Chứng từ sử dụng trong FAST Các loại chứng từ:  Hợp đồng, đơn hàng nội địa  Hợp đồng, đơn hàng nhập khẩu  Phiếu nhập mua  Phiếu nhập khẩu  Phiếu nhập mua - xuất thẳng  Phiếu nhập chi phí mua hàng  Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp  Hóa đơn mua hàng dịch vụ  Phiếu thanh toán tạm ứng  Phiếu ghi nợ, ghi có của một tài khoản  Chứng từ bù trừ công nợ. a. Giống nhau  Cho phép thực hiện các bút toán điều chỉnh, bút toán bù trừ công nợ giữa các nhà cung cấp hoặc với khách hàng.  Cho phép in phiếu nhập kho, phiếu thanh toán tạm ứng từ chương trình theo mẫu chung hoặc theo mẫu đặc thù.  Phân bổ chi phí mua hàng cho các hóa đơn theo số lượng hoặc giá trị  Cho phép theo dõi tình hình hàng mua trả lại, hàng mua giảm giá:  Thực hiện trả lại, giảm giá hàng mua của nhiều chứng từ mua hàng  Lấy đơn giá từ chứng từ mua hàng tương ứng hoặc nhập trực tiếp bằng tay Nhóm 4: Phần mềm Fast Accouting Page 8  Xuất hóa đơn hàng mua trả lại để giảm trừ công nợ với nhà cung cấp, giảm thuế đầu vào và lập phiếu xuất kho trả lại hàng  Cho phép theo dõi công nợ, tình hình trả tiền nhà cung cấp  Theo dõi công nợ nhà cung cấp chi tiết theo từng hóa đơn, theo thời hạn và điều khoản thanh toán  Thanh toán với nhà cung cấp theo nhiều phương thức: tiền mặt, tiền gửi, thẻ tín dụng. b. Khác nhau  VIETSUN:  Không cho phép theo dõi nhiều khách hàng trên 1 loại hoá đơn.  Các phần hành nhập liệu, thông tin định khoản được thiết kế sẵn theo nghiệp vụ kế toán như mua nội địa, XNK, trả lại hàng mua,..  Cho phép quản lý mua hàng theo nhiều hình thức  Quản lý theo hàng mua về nhập kho hay hàng mua xuất dùng ngay.  Theo dõi mua hàng trong nước và mua hàng nhập khẩu  Lập đơn đặt hàng gửi nhà cung cấp. Cho phép theo dõi tiến độ thực hiện của các đơn đặt hàng: hàng hóa thực tế đã nhận, hàng hóa thực tế chưa nhận  Cho phép theo dõi mua dịch vụ  Cho phép quản lý các thông tin chi tiết khi mua hàng hóa, dịch vụ:  Theo dõi vật tư, hàng hóa theo mã quy cách như: số IMEI, số Serial Number, số khung, số máy, số SIM  Theo dõi hàng loạt các thông tin khác có liên quan như Mục thu/chi, Khoản mục chi phí, Phòng ban, Hợp đồngngay trên phiếu nhập  Xem trực tiếp công nợ theo từng nhà cung cấp ngay trên màn hình nhập  Cho phép theo dõi các hóa đơn chưa nhận trong trường hợp hàng về trước hóa đơn về sau  Theo dõi tình hình nhận hóa đơn theo từng nhà cung cấp để lên các bảng kê thuế.  In các phiếu nhập kho trực tiếp từ phần mềm.  Fast Accounting  Cho phép theo dõi nhiều khách hàng trên 1 loại hoá đơn.  Tính năng hỗ trợ: Phân bổ chi phí thu mua cho các hóa đơn, điều chỉnh tiền trả cho các hóa đơn, đánh giá chênh lệch tỷ giá của các hóa đơn.  Tự động tính toán thuế và cập nhật các thông tin liên quan đến hóa đơn thuế đầu vào; cho phép nhập nhiều hóa đơn thuế đầu vào liên quan đến 1 phiếu nhập để lên bảng kê hóa đơn thuế GTGT đầu vào; cho phép tách theo theo vụ việc/hợp đồng và cục thuế.  Tự động tính thuế (trừ lùi) trong trường hợp giá đã bao gồm thuế. Nhóm 4: Phần mềm Fast Accouting Page 9 2.1 Nghiệp vụ ứng dụng 3.1 Kê khai danh mục NCC, Thuế suất  Chọn lệnh Danh mục nhà cung cấp trong phần nhà cung cấp của phân hệ Mua hàng Nhóm 4: Phần mềm Fast Accouting Page 10  Nhập những yêu cầu cần thiết:  Trong lệnh Danh mục điều khoản thanh toán ta nhập các điều khoản ví dụ như chiết khấu, giảm giá của doanh nghiệp: Nhóm 4: Phần mềm Fast Accouting Page 11  Tương tự với phần nhân viên và khai báo thuế suất ta nhập tương tự nếu như có thêm mới. 4.1 Cập nhập số dư đầu kì  Trong lệnh vào số dư đầu kì của các khách hàng ta nhập số dư ban đầu chi tiết theo NCC vào . Ta nhập lần đầu tiên khi sử dụng phần mềm, các kì sau sẽ tự động được kết chuyển sang. Nhóm 4: Phần mềm Fast Accouting Page 12  Tiếp theo, ta vào lệnh Vào số dư ban đầu của các hoá đơn để nhập từng loại hoá đơn cho từng khách hàng. Việc này giúp qản lý công nợ nhà cung cấp theo từng hoá đơn.  Lưu ý: Với hợp đồng trả trước thì ta cần ghi vào phần số tiền đã thu và nhập thêm số dư trong phần Vào số dư ban đầu nhận trược tiền hàng.  Sau khi thực hiện xong các bước nhậ số dư ta chọn lệnh Kết chuyển số dư của các hợp đồng sang năm sau. 5.1 Xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh  Mua hàng hoá: Vào phần Hợp đồng, mua hàng để kê khai. Phầm mềm có thể tự tính thuế. Nhóm 4: Phần mềm Fast Accouting Page 13  Xuất trả lại hàng cho người bán: ta vào Hàng bán trả lại chọn lệnh Phiếu nhập hàng bán bị trả lại  Đối với doang nghiệp kinh doanh dịch vụ ta kê khai tương tự nhưng chọn lệnh kê khai cho dịch vụ tại các phần hành 2. Phân hệ bán hàng và công nợ phải thu 1.1 Chứng tứ sử dụng trong FAST: Các loại chứng từ  Hợp đồng, đơn hàng  Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho  Hoá đơn dịch vụ  Hoá đơn xuất khẩu kiêm phiếu xuất kho  Hóa đơn dịch vụ (trong khu phi thuế quan) Nhóm 4: Phần mềm Fast Accouting Page 14  Phiếu nhập hàng bán bị trả lại  Phiếu nhập dịch vụ bị trả lại  Hóa đơn giảm giá  Phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ  Chứng từ bù trừ công nợ. 2.1 Giống nhau  Cho phép xuất hàng từ nhiều kho; tự động kiểm tra hàng tồn kho hiện thời; kiểm tra số dư hiện thời của khách hàng  Cho phép thực hiện các bút toán điều chỉnh, bút toán bù trừ giữa các khách hàng hoặc với nhà cung cấp.  Cho phép lập và lưu trữ các đơn đặt hàng của khách hàng  Cho phép khai báo các thông tin chi tiết tương ứng với từng đơn đặt hàng: khách hàng, mặt hàng, số lượng, đơn giá  Cho phép từ đơn đặt hàng sinh ra hợp đồng tương ứng  Cho phép theo dõi được tiến độ thực hiện của từng đơn đặt hàng: đơn đặt hàng nào chưa thực hiện, đơn đặt hàng nào đã thực hiện xong, đơn đặt hàng nào đang thực hiện, tiến độ thực hiện ra  Cho phép quản lý các thông tin chi tiết khi bán hàng hóa, dịch vụ.  Cho phép theo dõi tình hình bán hàng chi tiết theo từng báo giá, đơn đặt hàng.  Tự động tính toán các khoản chiết khấu trong trường hợp bán hàng có chiết khấu.  Cho phép thu tiền khách hàng theo nhiều hình thức thanh toán: Tiền mặt, Tiền gửi và tự động sinh các chứng từ thu tiền tương ứng 3.1 Khác nhau  VIETSUN  Cho phép in các đơn đặt hàng theo nhiều mẫu khác nhau  Cho phép quản lý các thông tin chi tiết khi bán hàng hóa, dịch vụ:  Bán hàng theo hình thức nào, chọn chứng từ mua nhập hàng hóa (tính theo phương Nhóm 4: Phần mềm Fast Accouting Page 15 pháp đích danh), tính năng tham số ngang,  Quản lý bán hàng bằng công nghệ mã vạch theo hệ thống EAN lọa 13 và 8 con số, in tem mã vạch trực tiếp từ phần mềm  In các phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ,.trực tiếp từ phần mềm.  Cho phép lập và in hóa đơn trong trường hợp bán hàng có khuyến mại( theo dõi hóa đơn vừa có hàng khuyến mãi vừa có hàng thông thường), bán hàng với đơn vị ủy thác xuất nhập khẩu.  Cho phép theo dõi tình hình hàng bán bị trả lại, giảm giá: linh hoạt chọn đơn giá vốn hàng trả lại, chọn nhiều hóa đơn bán hàng,..  Người sử dụng phải tự tính ra số tiền thuế GTGT, rồi mới kê khai thuế và nhập mức thuế suất sau. Nếu như tính sai giá trị thì phải nhập lại. Phần kê khai thuế GTGT đầu ra còn nhiều hạn chế.  FAST ACCOUNTING  Danh mục khách hàng bao gồm cả danh mục của nhà cung cấp, không tách ra riêng biệt thành Danh mục khách hàng và Danh mục Nhà cung cấp như Vietsun  Kiểm tra Mã số thuế được nhập có tồn tại thực tế hay không.  Khi tính thuế GTGT, người sử dụng chỉ cần chọn mức thuế suất trong danh mục, Fast Accounting sẽ tự động tính ra số tiền thuế cho hóa đơn.  Hỗ trợ tính toán lãi lỗ theo từng lô hàng và xuất các báo cáo theo tuổi nợ, giúp người sử dụng lọc các nhóm khách hàng khác nhau theo tuổi nợ nên dễ quản lý, thu hồi hơn.  Cho phép theo dõi thông tin chi tiết của một lô hàng cụ thể (các khoản thu, chi, giao nhận,) nên dễ lên báo cáo cho từng hợp đồng đối với doanh nghiệp đặc thù giao dịch số lượng lớn hợp đồng trong kỳ kinh doanh  Dễ dàng xuất các bản hợp đồng, báo cáo ra bản song ngữ Anh – Việt khi giao dịch quốc tế. Nhóm 4: Phần mềm Fast Accouting Page 16 4.1 Nghiệp vụ ứng dụng 5.1 Kê khai danh mục khách hàng, NV bán hàng, Thuế suất  Chọn lệnh Danh mục khách hàng trong phần khách hàng của phân hệ Bán hàng Nhóm 4: Phần mềm Fast Accouting Page 17  Nhập những yêu cầu cần thiết:  Trong lệnh Danh mục điều khoản thanh toán ta nhập các điều khoản ví dụ như chiết khấu, giảm giá của doanh nghiệp: Nhóm 4: Phần mềm Fast Accouting Page 18  Tương tự với phần nhân viên và khai báo thuế suất ta nhập tương tự nếu như có thêm mới. 6.1 Cập nhập số dư đầu kì  Trong lệnh vào số dư đầu kì của các khách hàng ta nhập số dư ban đầu chi tiết theo từng khách hàng vào . Ta nhập lần đầu tiên khi sử dụng phần mềm, các kì sau sẽ tự động được kết chuyển sang. Nhóm 4: Phần mềm Fast Accouting Page 19  Tiếp theo, ta vào lệnh Vào số dư ban đầu của các hoá đơn để nhập từng loại hoá đơn cho từng khách hàng. Việc này giúp qản lý công nợ khách hàng theo từng hoá đơn.  Lưu ý: Với hợp đồng trả trước thì ta cần ghi vào phần số tiền đã thu và nhập thêm số dư trong phần Vào số dư ban đầu nhận trược tiền hàng.  Sau khi thực hiện xong các bước nhậ số dư ta chọn lệnh Kết chuyển số dư của các hợp đồng sang năm sau. 7.1 Xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh  Xuất bán hàng hoá: Vào phần Hợp đồng, bán hàng để kê khai. Phầm mềm có thể tự tính thuế. Nhóm 4: Phần mềm Fast Accouting Page 20  Hàng bán bị trả lại: ta vào Phiếu nhập hàng bán, dịch vụ trả lại chọn lệnh Phiếu nhập hàng bán bị trả lại  Đối với doang nghiệp kinh doanh dịch vụ ta kê khai tương tự nhưng chọn lệnh kê khai cho dịch vụ tại các phần hành  Giảm giá hàng bán: Vào phần hành Hoá đơn giảm giá Nhóm 4: Phần mềm Fast Accouting Page 21 C. Một số ưu điểm và nhược điểm của FAST ACCOUNTING 1. Ưu điểm - Fast Accounting cho phép truy cập và làm việc qua internet với tốc độ rất nhanh, giúp cho người sử dụng có thể làm việc mọi lúc, mọi nơi, tại văn phòng công ty, tại nhà, tại các điểm làm việc ở xa. Đối với các đơn vị có nhiều chi nhánh, nhà máy, cửa hàng thì có thể cài đặt cơ sở dữ liệu chỉ ở một nơi, không phải đầu tư hạ tầng cho tất cả các điểm, giảm được chi phí đáng kể