Tìm hiểu về công tác kế hoạch tại Công ty bưu chính viễn thông Việt Nam

Lời nói đầu Sau khi kết thúc chương trình lý thuyết của khoá học, mỗi sinh viên có một đợt thực tập tại cơ quan thực tế để có thể củng cố nâng cao kiến thức đã được trang bị trong nhà trường. Sau năm tuần thực tập tại tổng Công ty bưu chính viễn thông Việt Nam, đã có những hiểu biết chung nhất về cơ quan và một số nghiệp vụ chuyên môn của ngành học. Chính vì vậy em đã hoàn thành báo cáo thực tập tổng hợp theo đúng yêu cầu của giai đoạn một của đợt thực tập này. Bản báo cáo gồm 2 phần: Phần I : Tìm hiểu về tổng Công ty bưu chính viễn thông Việt Nam Phần II: Tìm hiểu về công tác kế hoạch tại Công ty bưu chính viễn thông Việt Nam Về thời gian thực tập bị hạn chế và khả năng có hạn, chắc chắn bản báo cáo này chưa thể đầy đủ và toàn diện. Em mong được sự đánh giá và chỉ dạy của các thầy cô giáo cũng như các cán bộ CNV trong tổng Công ty Em cũng xin cảm ơn cô giáo : GSTS Vũ Thị Ngọc Phùng và cô : TS Cao Thiên Thu chuyên viên ban kế hoạch tổng Công ty bưu chính viễn thông Việt Nam đã hướng dẫn để em hoàn thành báo cáo này đúng thời gian quy định. 1.2. Chức năng của ban kế hoạch Ban kế hoạch là cơ quan chuyên môn, nghiệp vụ có chức năng tham mưu, giúp hội đồng quản trị và tổng giám đốc quản lý, điều hành và thừa lệnh tổng giám đốc điều hành công tác xây dựng và triển khai chiến lược, quy hoạch, kế hoạch mức kinh tế kỹ thuật, công tác quốc phòng: Thẩm định kết quả đấu thầu mua sắm vật tư, thiết bị hợp đồng kinh tế của các dự án, thuộc thẩm quyền Tổng Công ty phê duyệt, xây dựng cơ chế gắn kết các lĩnh vực sản xuất kinh doanh trong tổng Công ty, cân đối các nguồn vốn phục vụ cho mục tiêu đầu tư phát triển Tổng Công ty trực tiếp quản lý hoạt động các đơn vị thương mại và quản lý các đơn vị thành viên của Tổng Công ty trên lĩnh vực kế hoạch sản xuất kinh doanh. 2. Tổng quan hoạt động của ban kế hoạch 2.1. Các hoạt động của ban kế hoạch - Tổ chức xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển bưu chính viễn thông hàng năm của Tổng Công ty về kinh doanh phục vụ thuộc tất cả các lĩnh vực bưu chính, viễn thông, tin học sản xuất, công nghiệp thông tin, xuất nhập khẩ, cung ứng vật tư thiết bị, hoạt động tài chính, liên doanh, cổ phần, đào tạo, y tế, sự nghiệp nghiên cứu khoa học, trên cơ sở tổng hợp cân đối số liệu chiến lược quy hoạch, kế hoạch do các ban nghiệp vụ chuyên môn và các đơn vị thành viên đề xuất. Thực hiện các đề xuất. Thực hiện các thủ tục thẩm định và trình duyệt các tài liệu trên. - Hướng dẫn các đơn vị thành viên Tổng Công ty xây dựng kế hoạch hàng năm của đơn vị. Tổng hợp và cân đối thành kế hoạch toàn diện của Tổng Công ty. Tổ chức cho các đơn vị bảo vệ kế hoạch dài hạn, trong hạn và kế hoạch hàng năm trước lãnh đạo tổng Công ty và chuẩn bị cho lãnh dạo tổng Công ty bảo vệ kế hoạch trước nhà nước. Hướng dẫn, theo dõi, điều hành kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thành viên thực hiện kế hoạch. - Lập báo cáo tổng hợp tổng hợp tình hình sản xuất kinh doanh hàng tháng, quý của Công ty. Phối hợp với văn phòng trong việc làm báo cáo 6 tháng, năm. Tổ chức nghiên cứu và áp dụng đổi mới cơ chế quản lý kinh tế đối với các đơn vị hạch toán phụ thuộc, phân định kinh doanh và phục vụ trong hoạt động của Tổng Công ty: - Tổng hợp, nghiên cứu, phân tích các số liệu, chỉ tiêu kinh tế, chuẩn bị các nội dung kế hoạch sản xuất kinh doanh trình lãnh đạo Tổng Công ty giao chỉ tiêu kế hoạch cho các đơn vị thanhf viên sau khi được hội đồng quản trị thông qua. - Theo dõi công tác quốc phòng của Tổng Công ty. Tổ chức xây dựng và trình duyệt việc ký hợp đồng thương mại trình quyết điịnh uỷ quyền cho các đơn vị xuất nhập khẩu thực thi công việc Tổng giám đốc giao nhập. Cử cán bộ tham gia tổ chuyên gia đấu thầu và tham gia ý kiến trong quá trình đấu thầu theo chức năng của mình. - Chịu trách nhiệm chủ trì cân đối, tìm các nguồn vốn đẻ đầu tư phát triển mạng lưới, hướng dẫn khả năng và địa chỉ cung cấp các nguồn vốn để các ban đơn vị hữu quan làm các thủ tục khai thác. - Quản lý, hướng dẫn các thủ tục để trình duyệt và thực hiện nguồn vốn ODA, ngân sách vay ưu đãi. - Tổ chức xây dựng, hệ thống bán và quản lý các loại định mức kinh tế kỹ thuật, trình lãnh đạo Tổng Công ty và cấp thẩm quyền phê duyệt. Hướng dẫn kiểm tra các đơn vị thành viên trong việc thực hiện các quy định về các lĩnh vực nói trên. Làm thường trực Hội đồng định mức kinh tế kỹ thuật ( trừ định mức lao động ). - Xây dựng các cơ chế gắn kết các lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của Tông Công ty và trực tiếp giúp lãnh đạo tổng Công ty quản lý hoạt động các đơn vị thương mại. Chuẩn bị nội dung thuộc lĩnh vực phụ trách để tham gia vào công việc chuẩn bị cho lãnh đạo Tổng Công ty dự họp hoặc ký kết các văn bản với các đối tác trong và ngoài nước. - Đề xuất nội dung, yêu cầu, tham gia biên soạn tài liệu huấn luyện và trực tiếp tham gia giảng dạy về nghiệp vụ kế hoạch hoá, định mức kinh tế kỹ thuật, hợp đồng kinh tế. - Định kỳ phân tích đánh giá, tổng kết, báo cáo tình hình, đề xuất giải pháp với lãnh đạo Tổng Công ty và các cơ quan quản lý Nhà nước chuyên nghành về kế hoạch hoá định mức kinh tế kỹ thuật, hợp đồng kinh tế . 2.2. Cơ chế hoạt động của ban kế hoạch 2.2.1. Ban kế hoạch được quyền phối hợp thực hiện các nhiệm vụ sau: - Vốn ban đầu tự phát triển về kế koạch đầu tư xây dựng dài hạn, trung hạn, hàng năm về việc phân bổ nguồn vốn cho các dự án đầu tư. - Với ban kế toán thống kê tài chính về kế hoạch thu chi, phân tích kết quả sản xuất kinh doanh và việc triển khai ký hợp đồng tín dụng và giải ngân cho các dự án. - Với ban tổ chức cán bộ - lao động về kế hoạch lao động về kế hoach lao động tiền lương và kế hoạch đào tạo, kế hoạch điều tra, điều dưỡng và chăm sóc sức khoẻ. 2.2.2.Trách nhiệm khi thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của ban kế hoạch Ban kế hoạch có trách nhiệm phối hợp với văn phòng, văn phòng đại diện, các ban chuyên môn, nghiệp vụ và các đơn vị có liên quan trong và ngoài ngành theo đúng quy trình quản lý và quan hệ công tác cho tổng Công ty quy định. 2.2.3. Bộ máy nhân sự: - Ban Kế hoạch do trưởng ban phụ trách, có phó trưởng ban giúp việc quản lý, điều hành và các viên chức giúp việc công tác chuyên môn, nghiệp vụ. - Trưởng ban chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc về kết quả thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ công tác quy định ở trên. Phần 2 Công tác kế hoạch tại tổng Công ty bưu chính viễn thông Việt Nam Công tác kế hoạch là khâu rất quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của một tổ chức kinh tế, nhất là trong giai đoạn có nhiều biến động về môi trường kinh doanh. Cũng như rất nhiều doanh nghiệp khác, TCT - BC- VT Việt Nam bắt đầu phải đương đầu với nhiều thách thức của môi trường kinh doanh và đối thủ cạnh tranh, tuy nhiên, 2 năm của kế hoạch 5 năm 2001 - 2005 TCT đã đạt được những thành công to lớn. Để gặt hái được những thành công này ngoài sự nỗ lực của tập thể lao động Tổng Công ty, quan trọng hơn phải kể đến các đường hướng chỉ đạo thông qua các cơ chế, quy định của Ban lãnh đạo TCT. Trong điều kiện hoạt động của TCT BCVT Việt Nam hiện nay, khi mọi hoạt động sản xuất kinh doanh có tính tập trung cao thì công tác kế hoạch là vô cùng quan trọng. Nó quyết định sự phát triển ổn định, tích tụ các nguồn lực nhằm phát huy sức mạnh tổng hợp. Tuy nhiên, nếu đi không đúng hướng nó sẽ làm triệt tiêu động lực phát triển của cả tập thể. I. Cơ chế kế hoạch của tổng Công ty BCVT - Việt Nam 1. Cơ chế kế hoạch của TCT BC Viễn Thông Việt Nam là gì? Cơ chế kế hoạch của TCT là phương thức quản lý việc xây dựng, thực hiện kế hoạch, khuyến khích thực hiện sản xuất (kinh doanh, phục vụ) của toàn TCT nhằm đạt được mục tiêu đã đặt ra. Phương thức này thể hiện thông qua những quy định về mối quan hệ giữa TCT với các đơn vị thành viên trong công tác kế hoạch. Kế hoạch của TCT phản ánh quan điểm, ý định và mục tiêu kinh doanh của ban lãnh đạo TCT. Các mục tiêu ở các cấp kế hoạch có thể khác nhau về mức độ, những tổng thể là nhằm đạt được những mục tiêu chung của TCT theo kế hoạch năm, cũng như theo kế hoạch 5 năm hay chiến lược 10 năm. Cơ chế kế hoạch là những quy định về công tác kế hoạch. Các quy định này quy định rõ: - Quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm của các đơn vị thành viên trong tổng Công ty về công tác kế hoạch - Việc lập kế hoạch của từng đơn vị (các chỉ tiêu mà cách xác định chỉ tiêu) - Cách thức tính toán các chỉ tiêu kế hoạch mục tiêu, các chỉ tiêu kế hoạch nguồn lực cần thiết cho hoạt động sản xuất ( kinh doanh, phục vụ). - Báo cáo, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch (trên cơ sở đó, TCT có những đôn đốc, nhắc nhở, cùng với đơn vị tháo gỡ khó khăn nhằm đạt được kế hoạch đã đặt ra). Xác định các phần khuyến khích thực hiện kế hoạch của đơn vị. - Các điều khoản thi hành Hiện nay, cơ chế kế hoạch của Tổng Công ty được thể hiện qua các quy định quản lý kế hoạch của Tổng Công ty. Ví dụ như, một trong những quy định quan trọng là quyết định số 1163/QĐ - KH ngày 16/4/2002 về việc quy định công tác kế hoạch khối hạch toán phụ thuộc (HTPT). Đây là bản quy định áp dụng trong nội bộ Tổng Công ty đối tượng áp dụng là các đơn vị hạch toán phụ thuộc. Do tính chất phức tạp của hạch toán phụ thuộc, bản quy định chủ yếu tập trung vào các yếu tố cơ bản có tính chất quyết định của cơ chế quản lý như doanh thu cước đơn vị được hưởng (DTCĐH), doanh thu riêng (DTR). Đối với các đơn vị sự nghiệp và các đơn vị hạch toán độc lập có những quy định quản lý riêng. 2. Kế hoạch hoá của tổng Công ty là gì? Kế hoạch hhoá là việc xây dựng phương án hành động, hình thành những công việc cần phải tiến hành, xây dựng cách thức bố trí nguồn lực, điều khiển hành vi mục tiêu đã xác định. Những công việc đó được tiến hành, triển khai đồng thời tai cấp TCT và tại cấp đơn vị thành viên của TCT. Bản chất của kế hoạch hoá thể hiện ở chỗ nó là phương tiện để nhìn thấy trước con đường phát triển sản xuất. Kế hoạch hoạt động dựa trên cơ sở nhận thức, vận dụng quy luật khách quan thực tiễn phát triển trong điều kiện xác định khi cơ chế quản lý thay đổi thì kế hoạch phải được thay đổi phù hợp tương ứng. Thực tế, kế hoạch của TCT được quản lý ở 2 cấp: Cấp TCT ( quản lý cấp trên); cấp đơn vị thành viên (quản lý cấp dưới). Kế hoạch chiến lược, kế hoạch 5 năm được thực hiện ở cấp TCT. Hiện nay, có một số mối quan hệ trong việc lập kế hoạch tại đơn vị cơ sở như: Kế hoạch phát triển mạng lưới (phối hợp giữa Bưu chính Viễn thông, Ban Bưu chính, Ban Đầu tư, đơn vị thành viên....); kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản, kế hoạch tuyển dụng lao động và tiền lương (phối hợp giữa ban TCCB - LĐTL và đơn vị thành viên); kế hoạch marketing (Ban giá cước tiếp thị, đơn vị thành viên); kế hoạch sản lượng, doanh thu (phối hợp giữa ban kế hoạch và các đơn vị thành viên). Mọi hoạt động phục vụ sản xuất kinh doanh, đời sống xã hội của đơn vị đều được phản ánh trong một hệ thống kế hoạch thống nhất theo hướng dẫn của TCT. Các đơn vị căn cứ phương hướng, nhiệm vụ, mục tiêu và các chỉ tiêu hướng dẫn của TCT, kết hợp với phân tích nhu cầu thị trường, khả năng các nguồn lực và các nhân tố mới có thể nảy sinh trong kỳ kế hoạch để xây dựng các kế hoạch hành động (kế hoạch tác nghiệp) các đơn vị. TCT có hướng dẫn cụ thể về nội dung, phương pháp xây dựng kế hoạch. Trên cơ sở kế hoạch của các đơn vị thành viên, cân đối các nguồn lực có với khả năng phát triển của thị trường, khả năng đáp ứng thị trường, TCT xây dựng kế hoạch cho toàn TCT. II. Đánh giá cơ chế kế hoạch của TCT BC - VT Việt Nam 1. Đánh giá chung: Sau hai giai đoạn tăng tốc phát triển của TCT ( 1993 - 1995 và 1996 - 2000) quy mô tổ chức, lực lượng lao động, cơ sở vật chất kỹ thuật của TCT đã phát triển rẫt mạnh mẽ. Môi trường kinh tế, xã hội trong nước và quốc tế có nhiều thay đổi, tác động trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của TCT. Do đó, TCT ngày 16 tháng 4 năm 2002 đã ban hành quy định mới thay thế các quy định cũ về quản lý kế hoạch nhằm sửa đổi những hạn chế cho phù hợp hơn với tình hình mới. Theo bản đánh giá này, cơ chế kế hoạch thể hiện được tính dân chủ trong công tác kế hoạch, đảm bảo sự điều hành thống nhất các nguồn lực trong TCT thông qua các cơ chế hạch toán tập trung, các kế hoạch thành phần được chỉ đạo chuyên sâu theo hướng dẫn của các ban chức năng. Những hạn chế của cơ chế cũ (theo QĐ 1705/QĐ- KH ngày 28/6/1997) là chưa đạt được mục tiêu đưa các chỉ tiêu hiệu quả vào quá trình xây dựng kế hoạch và xác định kết quả thực hiện kế hoạch, phân bổ lợi nhuận chỉ theo tiền lương là không hợp lý, chưa thống nhất giữa quá trình xây dựng và quá trình xác định kết quả thực hiện kế hoạch. Do đó, dẫn đến tình trạng các đơn vị thành viên chưa thực sự quan tâm đến chỉ tiêu năng suất hiệu quả sản xuất kinh doanh, thiếu tính chủ động, tự chịu trách nhiệm. Để khắc phục những hạn chế đó, trong quy định số 1163/QĐ - KH ngày 16/4/2002, một số nội dung chính đã được bổ sung và sửa đổi. Các nội dung này tập trung vào sửa đổi bổ sung phương pháp xác định doanh thu cước được hưởng, đưa ra các chỉ tiêu doanh thu, tiền lương, năng suất lao động, hiện suất sử dụng tài sản cố định và quá trình phân bổ lợi nhuận BC - VT kế hoạch, sửa đổi bổ sung biểu kế hoạch và hệ thống các chỉ tiêu kế hoạch. 2. Đánh giá cơ chế kế hoạch của khối hạch toán phụ thuộc (HTPT) Như đã trình bày trong phần I, cơ cấu tổ chức của TCT BC - VT Việt Nam được chia thành nhiều khối, cơ chế kế hoạch của mỗi khối có những đặc điểm riêng. Do những đặc thù đó mà công tác kế hoạch có những thuận lợi và khó khăn nhất định. Việc đánh giá được tập trung vào khối hạch toán phụ thuộc, bởi khối này chiếm khoảng 89,99% doanh thu toàn TCT. Hơn nữa, do đặc thù của việc cung cấp dịch vụ bưu chính, viễn thông, đặc thù của phương thức hạch toán tập trung, cơ chế kế hoạch của khối này luôn là bài toán hóc búa cho các nhà quản lý, cũng như người nghiên cứu kinh tế. 2.1. Hệ thống văn bản quy định công tác quản lý kế hoạch đầy đủ, hợp lý - Các văn bản quy định đều có kết cấu chung như sau: Quyết định của TGĐ - Quyết định về công tác kế hoạch đối với các đơn vị HTPT văn bản hướng dẫn thực hiện quy định về công tác kế hoạch. - Càng về sau, các quy định càng phù hợp hơn, chi tiết hơn, hợp lý hơn và mạnh lạc hơn. - Các quy định về kế hoạch từ trước tới nay đều có sự thống nhất về trình tự xây dựng và thực hiện kế hoạch theo các bước: B1: Trên cơ sở phương hướng, nhiệm vụ, mục tiêu và chỉ tiêu hướng dẫn TCT các đơn vị chủ động xây dựng kế hoạch năm gửi lên TCT. B2: Căn cứ vào kế hoạch các đơn vị xây dựng lên và nhiệm vụ của nhà nước giao, TCT sẽ quyết định giao chỉ tiêu kế hoạch cho các đơn vị. B3: Khi nhận được kế hoạch TCT giao, các đơn vị tổ chức triển khai thực hiện nhiệm vụ kế hoạch và lập bảng đăng ký phân kỳ kế hoạch gửi lên TCT. B4: TCT sẽ căn cứ vào bảng đăng ký phân kỳ kế hoạch để đánh giá chất lượng thực hiện kế hoạch và chấm điểm thi đua về công tác kế hoạch cho các đơn vị theo quy chế thi đua khen thưởng của TCT. 2.2. Việc hướng dẫn xây dựng kế hoạch tại các đơn vị HTPT hợp lý khoa học. Hướng dẫn xây dựng kế hoạch tại các đơn vị thành viên HTPt là một nội dung quan trọng trong quy định về công tác kế hoạch. Điều này được thể hiện trong các quy định từ năm 1994 đến nay ( theo quyết định số 1176/QĐ - KH ngày 1/7/1994; quyết định số 1750/QĐ - KH ngày 28/6/1997 và quyết định số 1163/QĐ - KH ngày 16/6/2002). Việc TCT yêu cầu đơn vị thực hiện theo một số hệ thống kế hoạch thống nhất để tránh tình trạng làm kế hoạch vừa thừa vừa thiếu, đồng thời kế hoạch của đơn vị chính là cơ sở để TCT xây dựng kế hoạch năm, cũng như kế hoạch trung hạn của toàn khối. TCT hướng dẫn đơnn vị về một số nguyên tắc, căn cứ và quy trình xây dựng kế hoạch tại đơn vị. 2.3. Hệ thống chỉ tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh TCT giao cho các đơn vị là hợp lý. Thực chất, kế hoạch giao của TCT cho các đơn vị thành viên chỉ cần các chỉ tiêu kết quả, đặc thù hạch toán tập trung, nên trong kế hoạch giao của TCT bao gồm cả các chỉ tiêu kết quả như số máy, doanh thu... và các chỉ tiêu chi phí. Cho đến nay (2003) hệ thống chỉ tiêu kế hoạch giao của TCT đối với khối HTPt theo đánh giá là hợp lý. 2.4. Tính hiệu quả của cơ chế được biểu hiện thông qua các chỉ tiêu hiệu quả 2.5. Có những yếu tố mang tính khuyến khích cao trong cơ chế kế hoạch hiện hành của TCT. Kết luận Trên đây là những tìm hiểu bước đầu về tổng Công ty BCVT Việt Nam cũng như là công tác kế hoạch tại đây. Qua những vấn đề tìm hiểu cơ bản như trên có thể gợi ra những hướng nghiên cứu sâu hơn cho bản báo cáo chuyên đề thực tập chuyên ngành. Mục lục Lời nói đầu Phần I: Báo cáo tìm hiểu về TCT BC VT - Việt Nam I. Chức năng nhiệm vụ TCT BC VT Việt Nam 1. Tổng quan về ngành bưu điện 2. Chức năng nhiệm vụ của TCT BCVT Việt Nam II. Chức năng nhiệm vụ của ban KH - TCT BC VT Việt Nam 1. Chức năng nhiệm vụ của ban kế hoạch 1.1. Vị trí của ban kế hoạch 1.2. Chức năng của ban kế hoạch 2. Tổng quan hoạt động của ban kế hoạch 2.1. Các hoạt động của ban kế hoạch 2.2. Cơ chế hoạt động của ban kế hoạch Phần II: Công tác kế hoạch tại TCTBC VT Việt Nam I. Cơ chế kế hoạch của TCT BC VT Việt Nam 1. Cơ chế kế hoạch của TCT BC VT Việt Nam 2. Kế hoạch hoá của TCT II. Đánh giá cơ chế kế hoạch hiện hành của TCTBC VT Việt Nam 1. Đánh giá chung 2. Đánh giá cơ chế kế hoạch của khối HTPT Kết luận