Tím tắt Luận văn Hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền Trung

Ngoài ra em còn sử dụng một số thông tin trên các Website 4.2. Thu thập dữ liệu sơ cấp Dữ liệu sơ cấp là dữ liệu gốc chưa qua xử lý. Để thu thập được loại dữ liệu này thì phải thông qua các phương pháp điều tra, do đó em đã sử dụng phương pháp phỏng vấn. • Phƣơng pháp phỏng vấn 3 Để phục vụ cho quá trình nghiên cứu, em đã xây dựng những câu hỏi phỏng vấn cho các nhà quản trị của công ty. Bởi vì nhà quản trị là những người nắm rõ tình hình cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty cũng như phương hướng phát triển của công ty trong thời gian tới. Những câu hỏi đã giúp em định hướng ra những giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung. 5. Bố cục của đề tài Chương 1: Những lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp Chương 2: Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạng hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung Chương 3: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung 6. Tổng quan tài liệu Qua tìm hiểu, tham khảo các đề tài nghiên cứu khoa học trong ngành điện, người viết nhận thấy vấn đề hoàn thiện cơ cấu tổ chức chưa được nghiên cứu nhiều và chuyên sâu. Với mục tiêu nhằm đề xuất một số giải pháp sát với thực tế, thiết thực, thật sự mang lại hiệu quả cho cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty. Trên các diễn đàn đã có một số bài viết, về vấn đề hoàn thiện cơ cấu tổ chức. Tuy nhiên, các bài viết phân tích một cách chung chung, chưa đưa ra được hướng giải quyết cụ thể, hợp lý. Sau đây dẫn chứng một số bài viết: “Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu, tổ chức trong cơ quan, doanh nghiệp. 4 ” Trên trang “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức Tổng cục Hải quan Việt Nam trong bối cảnh hội nhập.” Trên trang Các nghiên cứu về hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của các luận văn Quản trị kinh doanh của các tác giả khác: “Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý của Trường Cao đẳng Tài chính – Hải quan (2006 – 2015)” của Nguyễn Ngọc Hạnh, nơi xuất bản: Trường Đại Học Kinh Tế Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2006. “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ Phần Sapa - Geleximco” của Nguyễn Văn Mạnh, nơi xuất bản: Trường Đại học Thương Mại 2011. Các nghiên cứu hầu hết đã nêu được những tồn tại chung, những khó khăn trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Các đề tài nghiên cứu chỉ đề cập đến phần phân tích thực trạng chưa thật sự chú trọng tới phần đưa ra giải pháp. Để khắc phục những tình trạng nêu trên tác giả phải căn cứ vào mục tiêu của Công ty và sự biến động của môi trường trong mỗi thời kỳ ở Công ty, việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức sẽ bám sát với thực tế hơn. 5 CHƢƠNG 1 NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1.1.1. Cơ cấu tổ chức a. Định nghĩa: Tổ chức có thể được định nghĩa theo các cách khác nhau. Theo Ducan (1981), tổ chức là một tập hợp các cá nhân riêng lẻ tương tác lẫn nhau, cùng làm việc hướng tới những mục tiêu chung và mối quan hệ làm việc của họ được xác định theo cơ cấu nhất định. b. Cơ cấu tổ chức Người ta thường nói rằng những người tài giỏi có thể làm cho bất cứ mô hình nào cũng phải hoạt động. Một số thậm chí còn khẳng định rằng tình trạng mập mờ trong tổ chức chính là một động lực bắt ép người ta phải chung sức với nhau vì người ta biết rằng họ phải hợp tác với nhau để làm được một điều gì đó. 1.1.2. Phân loại cơ cấu tổ chức 1.1.2.1. Cơ cấu phi chính thức a. Khái niệm: “Cơ cấu phi chính thức là cơ cấu được xây dựng dựa trên các mối quan hệ cá nhân tự nguyện hoặc không tự nguyện giữa các thành viên có cùng chung lợi ích, cá tính tạo nên các nhóm phi chính thức” b. Đặc điểm: - Mối quan hệ giữa cá nhân và bộ phận không rõ ràng. - Mối quan hệ giữa người với người được xây dựng và duy trì để hướng tới các mục đích cá nhân. 1.1.2.2. Cơ cấu chính thức 6 a. Khái niệm “Cơ cấu tổ chức chính thức là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hóa, có những nhiệm vụ quyền hạn và trách nhiệm nhất định được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định” b. Đặc điểm Cơ cấu chính thức thường có độ ổn định cao, nó xác định mối quan hệ rõ ràng giữa các hoạt động cụ thể, những nhiệm vụ và quyền hạn gắn liền với các cá nhân,bộ phận phân hệ quyền lực bên trong tổ chức. 1.1.3. Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức 1.1.3.1. Sự kết hợp giữa chuyên môn hóa và tổng hợp hóa Chuyên môn hóa là một người, một bộ phận, một phân hệ chỉ thực hiện một công việc, nhiệm vụ, chức năng vì thế chuyên môn hóa làm tăng năng suất lao động, làm cho công việc trở thành nhiệm vụ đơn giản để đào tạo, để thực hiện. 1.1.3.2. Sự hình thành các bộ phận và phân hệ Hiện nay có rất nhiều tiêu chí hình thành các bộ phận và phân hệ nên tồn tại nhiều mô hình tổ chức khác nhau. • Tổ chức theo chức năng. • Tổ chức theo sản phẩm/ khách hàng/ địa dư. • Tổ chức ma trận. 1.1.3.3. Cấp và tầm kiểm soát Phần lớn các tổ chức có cơ cấu hình tháp với nhiều cấp quản lý vì tầm (quản lý) kiểm soát của các nhà quản lý là hạn chế. Tầm kiểm soát là việc một nhà quản lý có thể quản lý (kiểm soát) được một cách có hiệu lực và hiệu quả bao nhiêu người (bộ phận) ? 7 1.1.3.4. Mối quan hệ quyền hạn trách nhiệm Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và quyền đòi hỏi sự tuân thủ quyết định gắn liền với một vị trí (hay chức vụ) quản lý nhất định trong cơ cấu tổ chức. Nói cách khác đó là quyền điều tiết và sử dụng các nguồn lực. Khi các nhà quản lý được trao quyền hạn họ sẽ phải chịu trách nhiệm đó là bổn phận phải hoàn thành những hoạt động được phân công. Đi kèm với quyền hạn luôn là trách nhiệm. Trách nhiệm là việc phải đạt được mục tiêu, sử dụng các nguồn lực một cách đúng đắn, tuân thủ theo chính sách của tổ chức và phải trả lời trước hành động của mình. 1.1.3.5. Tập trung và phi tập trung - Tập trung: quyền ra quyết định do các nhà quản trị cấp cao nắm giữ. - Phi tập trung: các nhà quản trị cấp cao chấp nhận trao cho các nhà quản trị cấp trung và cấp cơ sở quyền ra những quyết định nhất định. 1.2. NHỮNG YÊU CẦU ĐỐI VỚI CƠ CẤU TỔ CHỨC 1.2.1. Yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức Tính thống nhất trong mục tiêu Tính tối ưu Tính tin cậy Tính linh hoạt Tính hiệu quả 1.2.2. Quy trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức _Bước 1: Phân tích các yếu tố ảnh hưởng lên cơ cấu tổ chức _Bước 2: Phân tích các hoạt động để hình thành tập hợp các chức năng, nhiệm vụ, công việc 8 _Bước 3: Phân nhóm công việc hình thành vị trí công tác, bộ phận, phân hệ. _Bước 4: Xây dựng cơ chế phối hợp. _Bước 5: Thể chế hóa cơ cấu 1.2.3. Các mô hình cơ cấu tổ chức a. Mô hình tổ chức đơn giản (Mô hình trực tuyến) b. Mô hình tổ chức chức năng c. Mô hình tổ chức theo sản phẩm d. Mô hình tổ chức theo khu vực địa lý e. Mô hình tổ chức theo định hướng khách hàng f. Mô hình tổ chức dạng ma trận g. Mô hình tổ chức hỗn hợp 1.3. Các nhân tố ảnh hƣởng đến cơ cấu tổ chức 1.3.1. Chiến lƣợc a. Sự hình thành những trung tâm chiến lược khác nhau. Doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển được cần có một số chức năng quản lý cơ bản như: sản xuất, tiêu thụ, nghiên cứu, phát triển, tài vụ Nhưng ở các doanh nghiệp khác nhau. Vì tính quan trọng của các chức năng khác nhau nên hình thành các hình khác nhau của cơ cấu tổ chức. b. Ảnh hưởng của chiến lược kinh doanh các sản phẩm khác nhau đến cơ cấu tổ chức. Xét từ lĩnh vực kinh doanh, có thể phân chia chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp ra thành chiến lược kinh doanh một sản phẩm và chiến lược kinh doanh nhiều loại sản phẩm. Chiến lược kinh doanh khác nhau yêu cầu cơ cấu tổ chức khác nhau tương ứng với chiến lược ấy. 9 1.3.2. Ảnh hƣởng của quy mô doanh nghiệp đối với cơ cấu tổ chức Quy mô doanh nghiệp to hay nhỏ cũng là một nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức, những năm gần đây, cùng với trào lưu toàn cầu hóa không ngừng mở rộng, những doanh nghiệp có tính quốc tế lớn hoặc cực lớn ngày càng nhiều lên. Họ dựa vào ưu thế không sánh được để thực hiện chức năng doanh nghiệp nhỏ không làm nổi. 1.3.3. Công nghệ Tính chất và mức độ phức tạp của công nghệ mà tổ chức đang sử dụng cũng ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức. Ví dụ, các tổ chức chú trọng đến công nghệ cao thường có tầm quản lý thấp. Cơ cấu phải được bố trí sao cho có thể tăng cường được khả năng thích nghi của tổ chức trước sự thay đổi nhanh chóng về công nghệ. 1.3.4. Thái độ của lãnh đạo cấp cao và năng lực của đội ngũ nhân lực Thái độ của lãnh đạo cấp cao có thể tác động đến cơ cấu tổ chức. Khi lựa chọn mô hình tổ chức cũng cần xét đến đội ngũ nhân viên. Nhân lực có trình độ kỹ năng cao thường hướng tới các mô hình quản lý mở. 1.3.5. Những tính chất của môi trƣờng. Như tính tích cực, tính phức tạp và mức độ thay đổi có ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức. 10 CHƢƠNG 2 PHÂNTÍCH THỰC TRẠNG HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH MTV THÍ NGHIỆM ĐIỆN MIỀN TRUNG 2.1. ĐÁNH GIÁ TỔNG QUAN TÌNH HÌNH VÀ NHÂN TỐ ẢNH HƢỞNG ĐẾN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH MTV THÍ NGHIỆM ĐIỆN MIỀN TRUNG 2.1.1. Giới thiệu chung về công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung Công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thí nghiệm; hiệu chỉnh thiết bị điện; thiết kế; lắp ráp thiết bị điện, hạch toán kinh doanh độc lập, tự chủ về mặt tài chính, được mở tài khoản tại ngân hàng, sử dụng con dấu riêng, có tư cách pháp nhân và chịu sự quản lý của nhà nước về hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu thông qua Bộ Công Thương, hoạt động kinh doanh theo quy định của Nhà nước và trực tiếp được điều chỉnh bởi luật doanh nghiệp. 2.1.2. Phân tích kết quả SXKD của Công ty Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc đánh giá tình hình hoạt động SXKD, thông qua đó ta có thể đánh giá được hiệu quả cơ cấu tổ chức của Công ty. 2.2.2. Phân tích các nhân tố ảnh hƣởng đến cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc đánh giá tình hình hoạt động 11 SXKD, thông qua đó ta có thể đánh giá được hiệu quả cơ cấu tổ chức của Công ty. 2.2. KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH MTV THÍ NGHIỆM ĐIỆN MIỀN TRUNG PHỤ LỤC 1 2.2.1. Tổng hợp kết quả phỏng vấn chuyên sâu Nhằm làm rõ nhiều vấn đề tôi đã thực hiện phỏng vấn chuyên sâu Phó Giám đốc và Trưởng phòng Tổ chức hành chính và thu được kết quả như sau: ► Sự hợp lý của cơ cấu tổ chức ► Số lượng các phòng ban ► Sự phối hợp giữa các phòng ban ► Hoạt động của các phòng ban ► Hoạt động của các phân xưởng ► Số lượng nhân viên ở trong các phòng ban ► Quan điểm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty ► Quan điểm về xây dựng bầu không khí và môi trường làm việc ► Giải pháp để hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại Công ty. ► Giải pháp tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban 2.2.2. Kết quả phân tích dữ liệu thứ cấp 2.2.2.1. Thực trạng cơ cấu tổ chức công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung ● Giám đốc: Giám đốc là người điều hành hoạt động hàng ngày của công ty và chịu trách nhiệm trước Tổng công ty về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. 12 Giám đốc có các quyền và nhiệm vụ sau: Quyết định về tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty. Tổ chức thực hiện các quyết định của Tổng công ty; Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty; Kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty. ● Kiểm soát viên: có nhiệm vụ giám sát đánh giá công tác điều hành, quản lý của của Ban Giám Đốc theo đúng các quy định trong Điều lệ Công ty, các Nghị quyết, Quyết định của Tổng công ty. Có quyền yêu cầu Ban Giám Đốc cung cấp mọi hồ sơ và thông tin cần thiết liên quan đến công tác điều hành quản lí Công ty. 2.2.2.2. Phân tích đặc điểm và sự đảm bảo các nguyên tắc của cơ cấu tổ chức của công ty a. Đặc điểm của cơ cấu tổ chức Công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung Tính tập trung hóa Tính phức tạp Tính tiêu chuẩn hóa b. Tình hình đảm bảo các nguyên tắc của cơ cấu tổ chức Thống nhất chỉ huy Nguyên tắc gắn với mục tiêu Nguyên tắc hiệu quả Nguyên tắc cân đối Nguyên tắc linh hoạt 2.2.2.3. Ƣu nhƣợc điểm cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung 13 ► Ưu điểm: Hiện tại, với mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng đã thể hiện tính chuyên môn hóa cao trong công việc. ► Nhược điểm: Với cơ cấu tổ chức theo chức năng thì mỗi phòng ban trong Công ty chỉ chú trọng tới chức năng nhiệm vụ của mình được giao, chỉ tập trung vào thực hiện mục tiêu của phòng ban mình mà không quan tâm tới các phòng ban khác cũng như mục tiêu chung của Công ty. 2.2.2.4. Trách nhiệm, quyền hạn của các phòng ban a. Trách nhiệm và quyền hạn của ban lãnh đạo Công ty Giám đốc: là người điều hành cao nhất, chịu trách nhiệm chung về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trước pháp luật, là người có quyền ra quyết định quản lý, các quy định, các chính sách mà mọi thành viên trong công ty phải tuân thủ. Phó Giám đốc: là người tham mưu cho Giám đốc về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh và thay mặt cho Giám đốc của Công ty trong thời gian đi vắng, đồng thời được Giám đốc giao nhiệm vụ, phụ trách theo dõi tình hình sản xuất kinh doanh và chịu trách nhiệm về những công việc mình được giao. b. Chức năng, nhiệm vụ của các xí nghiệp: Kiểm định, hiệu chuẩn, thử nghiệm các phương tiện đo. Thí nghiệm hiệu chỉnh các thiết bị trong NMTĐ, NMNĐ c. Trách nhiệm, quyền hạn của các phòng ban chức năng Phòng tổ chức: gồm 01 trưởng phòng, 01 phó phòng và 06 nhân viên Phòng tài chính – kế toán: Gồm 01 trưởng phòng, 01 phó phòng và 04 nhân viên 14 Phòng kế hoạch – vật tư: gồm 01 trưởng phòng, 03 phó phòng và 10 nhân viên 2.3. PHÂN TÍCH CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƢỞNG ĐẾN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH MTV THÍ NGHIỆM ĐIỆN MIỀN TRUNG 2.3.1 Chiến lƣợc phát triển a. Phân tích SWOT hệ thống quản lý nguồn nhân lực tại Công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung • Điểm mạnh: - Đã tạo dựng được một bộ máy tổ chức tương đối hoàn chỉnh và đội ngũ lao động hùng hậu. - Đã thiết lập được một hệ thống quản lý nói chung và quản lý nguồn nhân lực nói riêng. • Điểm yếu: + Đặc điểm nguồn nhân lực: - Số lượng 406 cán bộ nhân viên, trong đó lao động gián tiếp 190 người, lao động trực tiếp là 216 người. Đây là một tỷ lệ chưa hợp lý do số lượng lao động gián tiếp hiện nay còn thấp. (Số lượng để bù chất lượng) + Cơ cấu tổ chức: - Loại hình cơ cấu tổ chức áp dụng trong doanh nghiệp chưa xác định rõ và chưa áp dụng mô hình quản lý chuẩn. + Chính sách nguồn nhân lực và các hoạt động chức năng trong Công ty: 15 - Việc triển khai các chính sách tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng: Chưa xây dựng hoàn chỉnh các bộ chính sách, hiện tại còn manh mún, ban hành các quy chế, quy định còn chậm. + Văn hóa tổ chức: - Quan hệ giữa các nhà quản trị và nhân viên chưa tốt. - Phong cách làm việc: thiếu tính chuyên nghiệp, hợp tác, thích nghi, mức độ chịu đựng không tốt, sự cam kết thực hiện công việc không cao, trách nhiệm tới cùng đối với công việc không nhiều. Sự lãn công vẫn còn tồn tại dưới nhiều hình thức. - Các giá trị văn hóa, truyền thống: duy trì chưa tốt. b. Kế hoạch chiến lƣợc phát triển năm 2018 – 2020: • Tuyển dụng và giữ nhân tài • Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực • Phát triển văn hóa doanh nghiệp Công ty 2.3.2. Quy mô của công ty và đặc điểm về sản phẩm kinh doanh Công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung được thành lập từ năm 1990. Công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thí nghiệm; hiệu chỉnh thiết bị điện; thiết kế; lắp ráp thiết bị điện, hạch toán kinh doanh độc lập, tự chủ về mặt tài chính, được mở tài khoản tại ngân hàng, sử dụng con dấu riêng, có tư cách pháp nhân và chịu sự quản lý của nhà nước về hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu thông qua Bộ Công Thương, hoạt động kinh doanh theo quy định của Nhà nước và trực tiếp được điều chỉnh bởi luật doanh nghiệp. 16 2.3.3. Công nghệ Việc áp dụng công nghệ tự động và bán tự động như hiện nay đòi hỏi phải có đội ngũ cán bộ vận hành được đào tạo chính quy lành nghề, có trình độ kỹ thuật cao. Chiến lược đào tạo nhân lực của Công ty đang ngày càng khẳng định hướng đi đúng đắn của ban lãnh đạo. 2.3.4. Thái độ của lãnh đạo cấp cao và năng lực của đội ngũ nhân lực Tiếp thu mô hình quản lý của các Công ty nước ngoài như Huyndai, ABB, Samsung, Siemens, lãnh đạo Công ty xác định đúng đắn tư tưởng xuyên suốt trong phong cách lãnh đạo là: tạo môi trường và điều kiện khích lệ, động viên, thúc đẩy mọi người trung thành, trách nhiệm, cống hiến và tự hoàn thiện. Do vậy cơ cấu tổ chức được sắp xếp phù hợp với phong cách lãnh đạo đã được lựa chọn. 17 CHƢƠNG 3 HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH MTV THÍ NGHIỆM ĐIỆN MIỀN TRUNG 3.1. CĂN CỨ ĐỂ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC 3.1.1. Đánh giá cơ cấu tổ chức Công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung Qua tìm hiểu và phân tích về tình hình cơ cấu tổ chức của Công ty, ta nhận thấy những thành quả đạt được của công ty là tổ chức theo mô hình cơ cấu chức năng phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động kinh doanh, đảm bảo thực hiện triệt để chế độ một thủ trưởng trong lãnh đạo từ đó đề cao trách nhiệm cá nhân, thúc đẩy mọi người làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, ghóp phần nâng cao hiệu quả cho công tác điều hành. 3.1.2. Mục tiêu hoàn thiện cơ cấu tổ chức Xác định một cách cụ thể, rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của từng cán bộ nhân viên trong bộ máy quản trị nhằm tận dụng được triệt để năng lực các nhân, đồng thời giảm bớt được số nhân viên không cần thiết, kém năng suất, trình độ hạn chế. Xây dựng cơ cấu quản trị gọn nhẹ, phản ứng linh hoạt song vẫn đảm bảo tính hiệu quả trong công việc chung của công ty. 3.1.3. Các kết luận qua nghiên cứu cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung 3.1.3.1. Những thành công và nguyên nhân a. Những thành công Trải qua gần 25 năm hình thành và phát triển cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung ngày càng được mở rộng và phức tạp hơn. Cơ cấu tổ chức theo chức năng rất phù hợp với quy mô lớn của Công ty hiện nay, đáp ứng yêu cầu của 18 chiến lược kinh doanh cũng như mục tiêu hiện tại của Công ty mang lại hiệu quả trong SXKD, đảm bảo sự tăng trưởng và làm tăng thu nhập cho người lao động. b. Nguyên nhân thành công Tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức được Công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung đánh giá rất cao vì vậy mà Công ty đang từng bước hoàn thiện cơ cấu tổ chức của mình để nâng cao hiệu quả hoạt động. Ban lãnh đạo của Công ty là những người có kinh nghiệm, có năng lực trong quản lý, có tầm nhìn chiến lược và tư tưởng chính trị vững vàng tạo ra một êkíp lãnh đạo chặt chẽ, phối hợp ăn ý để có thể đưa ra các quyết định nhanh chóng, kịp thời và chính xác, lãnh đạo doanh nghiệp ngày càng phát triển, thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ và đáp ứng yêu cầu SXKD. 3.1.3.2. Những tồn tại và nguyên nhân a. Những tồn tại Cơ cấu tổ chức của Công ty chưa linh hoạt, không thích nghi được với sự thay đổi của môi trường, khi Công ty thay đổi chiến lược kinh doanh đòi hỏi phải điều chỉnh cơ cấu tổ chức. Quá trình truyền đạt thông tin và phản hồi thông tin trong Công ty còn chậm hạn chế sự phối hợp giữa các phòng ban. b. Nguyên nhân tồn tại Do chiến lược của Công ty thay đổi theo từng giai đoạn nên cơ cấu tổ chức của Công ty tỏ ra kém linh hoạt, không thích ứng kịp. Do ý chí chủ quan của ban lãnh đạo trong việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty. 3.1.4. Các phát hiện qua nghiên cứu cơ cấu tổ chức của công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung 19 - Sự phối hợp giữa các phòng ban chưa chặt chẽ. - Công tác quản lý các phân xưởng còn lỏng lẻo chưa hiệu quả. - Phòng kinh doanh chưa thực hiện tốt chức năng của mình. - Tình trạng làm việc quá giờ ở phòng tổ chức do thiếu nhân sự. - Trình độ cán bộ quản lý còn chưa cao. 3.1.5. Dự báo triển vọng về hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty 3.1.5.1. Các mục tiêu chiến lƣợc của Công ty ► Đối với Công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung. Phân cấp quản lý mạnh hơn cho các phân xưởng thành viên theo hướng khoán chi phí tính trên tỷ lệ doanh thu. ► Bổ sung thiết bị chuyên dùng áp dụng công nghệ tiên tiến ► Đào tạo, nâng cao trình độ cho người lao động ► Cải tiến phương pháp trả lương, trả thưởng và biện pháp quản lý lao động 3.1.5.2. Dự báo hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung Tiếp tục sắp xếp, kiện toàn tổ chức, xác định rõ chức năng của ban lãnh đạo. Kiện toàn các phân xưởng sản xuất về tổ chức nhân sự, công nghệ và năng lực sản xuất. Rà soát lại chức năng nhiệm vụ của các phòng ban, chức năng nhiệm vụ phải được xác định rõ ràng tránh tình trạng chồng chéo, tạo điều kiện xử lý công việc nhanh hơn, giúp các phòng ban nhanh chóng hoàn thành nhiệm vụ của mình. Nhân viên trong các phòng ban được sắp xếp vào những vị trí phù hợp với trình độ chuyên môn của mình, số lượng nhân viên được 20 bố trí hợp lý đảm bảo tiến độ công việc mà không gây lãng phí nguồn lực. 3.1.6. Các quan điểm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung Hoàn thiện cơ cấu tổ chức dựa trên cơ sở đáp ứng yêu cầu chiến lược kinh doanh trong từng giai đoạn. Với chiến lược từ năm 2015 đến năm 2030 là tìm kiếm và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm thì cơ cấu tổ chức của Công ty sẽ phải điều chỉnh lại sao cho phù hợp với chiến lược kinh doanh mới. Cơ cấu tổ chức phải phù hợp với quy mô và chức năng nhiệm vụ của Công ty. Các doanh nghiệp có quy mô khác nhau thì cơ cấu tổ chức cũng khác nhau. Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo cho Công ty thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính linh hoạt, gọn nhẹ và hiệu quả. Cơ cấu tổ chức phải gọn nhẹ, số lượng phòng ban phải hợp lý đảm bảo hiệu quả trong quản lý. 3.2. CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC 3.2.1. Các hoạt động để hình thành tập hợp các chức năng, nhiệm vụ, công việc Công ty đã kết hợp được chuyên môn hóa và tổng hợp hóa một cách linh hoạt. Nhờ tổng hợp hóa mà ban giám đốc đã quản lý được tổng thể mọi hoạt động của công ty. Nhờ chuyên môn hóa mà các nhiệm vụ phức tạp của công ty trở thành những hoạt động đơn giản hơn trong từng chuyên môn, chúng mang tính độc lập tương đối và giao chúng cho các bộ phận của công ty. 21 3.2.2. Hình thành vị trí công tác, bộ phận, phân hệ Phát huy ưu thế của chuyên môn nghành nghề, mỗi bộ phận trong công ty phát huy được sức mạnh của mình đặc biệt bộ phận nhà máy thể hiện được năng lực của mình. Đơn giản hóa việc đào tạo, các bộ phận có kế hoạch đào tạo mới và nâng cao trình độ cho nhân viên bộ phận mình. Tạo điều kiện cho giám đốc kiểm tra chặt chẽ hoạt động của các bộ phận. 3.2.3. Xây dựng cơ chế phối hợp Tự nội bộ của các phòng ban thì việc phối hợp giữa các phòng ban, bộ phận trong công ty còn nhiều hạn chế. Do có sự kiểm soát chặt chẽ của ban giám đốc nên việc phối hợp của các phòng ban, bộ phận trong tổ chức nên việc phối hợp công ty có nhiều bước tiến tuy nhiên cơ chế phối hợp trong công ty còn rất yếu. 3.2.4. Thể chế hóa cơ cấu Tạo sự nhất quán trong đường lối chính sách trong hoạt động công ty, cấp trên có thể kiểm soát dễ dàng các hoạt động của cấp dưới ban giám đốc có thể điều động nguồn lực dễ dàng để thực hiện các nhiệm vụ. Do tính chất tập trung quyền lực dẫn tới làm giảm sự quan trọng và tính tích cực, khả năng sáng tạo của các quản lý thấp hơn. Đôi khi ban giám đốc phải bận bịu với những quyết định tác nghiệp, làm cho công việc căng thẳng, tác động làm giảm thời gian cho các hoạt động chiến lược của công ty. 3.3. CÁC ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ VỀ VIỆC HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH MTV THÍ NGHIỆM ĐIỆN MIỀN TRUNG 3.3.1. Các đề xuất về hoàn thiện cơ cấu tổ chức công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung 22 3.3.1.1. Bổ sung thêm nhân sự, hoàn thiện hơn nữa chức năng nhiệm vụ của phòng kinh doanh Phòng kinh doanh của Công ty chưa thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình là nghiên cứu nhu cầu của khách hàng, cập nhật thông tin từ môi trường bên ngoài Công ty. 3.3.1.2. Hoàn thiện cơ cấu lao động phòng Tổ chức và Nhân sự Phòng tổ chức và nhân sự nhân viên phải làm thêm giờ gây mệt mỏi là