Tin học cơ bản - Excel

các loại ngoại tệ - Cột Tỉ giá ghi tỉ giá hiện hành của các loại ngoại tệ - Cột Số NT đổi được tính theo công thức: Số tiền đổi/Tỉ giá cho những ô tương ứng. Tại ô C3 nhập công thức: =$C$1/B3. Sau đó chép công thức từ ô này đến các ô còn lại trong cột, ta thấy địa chỉ ô $C$1 trong công thức sẽ không bị thay đổi. Địa chỉ $C$1 được gọi là địa chỉ tuyệt đối. Địa chỉ hỗn hợp (Mixed Address) Địa chỉ tham chiếu có dạng $ (tuyệt đối cột, tương đối dòng) hoặc $ (tương đối cột, tuyệt đối dòng). Khi chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu của vùng đích bị thay đổi một cách tương ứng hoặc theo cột hoặc theo hàng. Ví dụ: - Công thức của ô C5 là: =A$5+B$5 - Sao chép công thức này đến ô C6 là: =A$5+B$5 - Công thức của ô C5 là: =$A5+$B5 - Sao chép công thức này đến ô F5 là: =$A5+$B5 f. Di chuyển dữ liệu trong bảng tính Di chuyển dữ liệu với lệnh Cut và Paste - Chọn vùng dữ liệu cần di chuyển - Chọn Edit/Cut hoặc gõ Ctrl+X. Hoặc nhắp nút chuột phải, chọn Cut. - Chọn ô cần chuyển dữ liệu đến. - Chọn Edit/Paste hoặc gõ Ctrl+V. Hoặc nhắp nút chuột phải, chọn Paste. Hoặc dùng biểu tượng Cut Di chuyển dữ liệu bằng cách rê và thả chuột Đặt con trỏ chuột vào cạnh viền của vùng cần sao chép, khi con trỏ có hình ã thì rê chuột đến vị trí mới. 2.2. Chèn và xoá cột, hàng và các ô a. Chèn cột, hàng và ô Chèn cột (Columns): - Đưa con trỏ tới cột, nơi mà cột mới sẽ xuất hiện - Chọn Insert/Columns hoặc nhắp nút chuột phải chọn Insert. Excel sẽ chèn một cột mới còn cột hiện hành sẽ chuyển qua bên phải. Chèn hàng: - Chọn ô hay hàng, nơi mà hàng mới xuất hiện - Chọn Insert/Row hoặc nhắp nút chuột phải chọn Insert. Excel sẽ chèn một hàng mới vào còn hàng hiện hành sẽ chuyển xuống dưới. Chèn một ô hay một vùng: - Chọn vùng muốn chèn ô trống - Chọn Insert/Cell hoặc nhắp nút chuột phải chọn Insert. Xuất hiện hộp thoại - Chọn Shift Cells Right để chèn ô mới và dời ô hiện hành qua phải. Shift Cells Down để chèn ô mới và dời ô hiện hành xuống dưới. Entire Row để chèn một hàng vào vị trí hiện thời. Entire Column để chèn một cột vào vị trí hiện thời. - Chọn OK. b. Xoá cột, hàng và ô Xoá cột: - Nhắp chữ cái tên cột muốn xoá. Xoá nhiều cột bằng cách rê phải các chữ cái tên cột - Chọn Edit/Delete hoặc nhắp nút chuột phải chọn Delete. Xoá hàng: - Nhắp số hiệu của hàng muốn xoá. Xoá nhiều hàng bằng cách rê phải các con số hàng - Chọn Edit/Delete hoặc nhắp nút chuột phải chọn Delete. Xoá ô hay nhiều ô: - Chọn ô hay vùng muốn xoá - Chọn Edit/Delete hoặc nhắp nút chuột phải chọn Delete. Hộp thoại xuất hiện: - Chọn Shift Cells Left: dời các ô sang trái. Shift Cells Up: dời các ô lên trên. Entire Rows: Xoá cả hàng hiện thời chứa ô được chọn. Entire Columns: Xoá cả cột hiện thời chứa ô được chọn - Chọn OK. c. Chèn và xoá bảng Chèn bảng Khi chèn một bảng, Excel sẽ chèn vào trước bảng hiện hành. Để chèn một bảng chọn bảng bên phải nơi mà bảng mới xuất hiện, chọn Insert/Worksheet. Xoá bảng Chuyển đến bảng cần xoá, chọn Edit/Delete Sheet. Di chuyển bảng Nhắp nút tab bảng cần di chuyển, ấn và giữ nút chuột và rê bảng tính đến vị trí mới trong Workbook. Khi thả chuột ra bảng sẽ ở vị trí mới. Tên bảng Tên bảng mặc nhiên của Excel là Sheet1, Sheet 2, ... . Tuy nhiên, có thể dễ dàng sửa tên bảng phản ánh nội dung dữ liệu đang chứa. Nhắp đúp Sheet tab của bảng tính cần đổi tên. Hộp thoại Rename Sheet sẽ xuất hiện. Sau đó ấn Enter và nhập tên và chọn OK. 2.3. Đánh số thứ tự - Gõ giá trị số bắt đầu vào ô đầu tiên. - Chọn vùng cần đánh số thứ tự. - Chọn: Edit/Fill/Series. Xuất hiện hộp thoại: - Mục Series: chọn việc đánh chuỗi số trên dòng (Row) hay trên cột (Columns). - Mục Type: chọn kiểu điền dữ kiện: Linear : cộng với trị số bước nhảy. Growth : nhân với trị số bước nhảy. Date : theo dạng ngày. AutoFill : theo chế độ điền tự động. - Mục Step Value: chọn trị số bước nhảy. - Mục Stop Value: chọn trị số kết thúc. - Chọn OK hay gõ Enter. 2.4. Thao tác trên tệp Một tệp trong Excel có phần mở rộng là XLS. a. Lưu trữ tệp trên đĩa - Lưu trữ với tên mới: chọn File/Save As, chọn ổ đĩa và chọn thư mục, đưa vào tên tệp cần lưu trữ. - Lưu trữ lần đầu tiên hoặc lưu trữ với tên cũ: chọn File/Save hoặc Ctrl+S hoặc nhắp chuột vào biểu tượng b. Mở một tệp đã có trên đĩa - Thực hiện lệnh File/Open, hoặc nhắp chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ. - Chọn ổ đĩa, thư mục và tên tệp cần mở. c. Tạo một tệp mới Chọn File/New, hoặc nhắp chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ. d. Đóng một tệp: Chọn File/Close. 3. ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU BẢNG TÍNH 3.1. Thay đổi độ rộng cột, chiều cao dòng - Thay đổi độ rộng cột: Chọn một hay nhiều cột cần thay đổi, đưa con trỏ chuột ngay mép phải đầu cột cần thay đổi. Khi con trỏ chuột thay đổi thành mũi tên hai đầu nằm ngang thì rê mũi tên qua trái hay phải để tăng hoặc giảm độ rộng cột, khi đạt yêu cầu thì thả chuột ra. Tự động điều chỉnh độ rộng cột hoặc hàng: Điều chỉnh độ rộng cho các ô đã nhập dữ liệu vào tức là nới rộng để hiển thị hết các dữ liệu đã nhập. Chọn ô chứa dữ liệu cần điều chỉnh, chọn Menu Format, Column, AutoFit Selection hoặc Menu Format, Row, AutoFit Selection. Nếu dùng chuột thì đưa con trỏ chuột đến mép phải đầu cột hoặc cạnh đáy đầu hàng rồi nhắp đúp. - Thay đổi chiều cao dòng: Chọn một hay nhiều dòng cần thay đổi, đưa con trỏ chuột về cạnh đáy đầu hàng. Khi con trỏ chuột biến thành hình mũi tên hai đầu thẳng đứng thì rê chuột lên hoặc xuống để tăng hoặc giảm chiều cao hàng, khi đạt yêu cầu thì thả chuột ra. 3.2. Định dạng dữ liệu kiểu số Sau khi nhập dữ liệu, tính toán ... ta còn phải trình bày bảng tính sao cho thích hợp với yêu cầu. Công việc cụ thể là chọn kiểu thể hiện số liệu, chọn đơn vị tính thích hợp, thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ, nhấn mạnh nội dung, số liệu quan trọng ... a. Dùng menu Bar - Chọn vùng chứa số cần định dạng. - Chọn Format/Cells, hoặc ấn Ctrl+1, hoặc nhắp nút chuột phải rồi chọn Format Cells. - Xuất hiện hộp thoại Format Cells, chọn Tab Number. - Chọn loại trong lớp (Category). - Nháy chuột tại các mẫu trong danh sách Format Codes: Tương ứng là dạng mẫu trong mục Sample. - Chọn OK hay gõ Enter. b. Dùng biểu tượng trên Toolbar Có thể ứng dụng nhanh chóng kiểu định dạng số, dạng tiền tệ, dấu phảy, hay dấu phần trăm bằng cách sử dụng nút định dạng số liệu sẵn thanh công cụ. Tiền tệ Phần trăm Dấu phảy Tăng số thập phân Giảm số thập phân Để định dạng kiểu số bằng cách dùng thanh công cụ, phải chọn ô có chứa số cần định dạng, sau đó nhắp nút thích hợp trên thanh công cụ. Kiểu mã số # Vị trí số thực sẽ hiển thị. 0 Cũng giống như dấu # nhưng ngoại trừ số 0 của phần thập phân để kết hợp với kiểu số đã định dạng. $ Biểu tượng tiền tệ được hiển thị cùng với số. , Vị trí dấu phân cách hàng ngàn của số thực sẽ hiển thị. . Vị trí dấu chấm thập phân số học sẽ hiển thị. % Từ số 1 -100 đều có dấu % hiển thị cùng nhân số cho 100 và hiển thị số đó cùng với ký hiệu phần trăm. 3.3. Định dạng kiểu ngày tháng - Chọn vùng dữ liệu cần định dạng. - Chọn Format/Cells, hoặc ấn Ctrl+1, hoặc nhắp nút chuột phải rồi chọn Format Cells. - Chọn Tab Number, chọn Date trong Category. - Chọn kiểu định dạng trong hộp thoại Format Codes. - Chọn OK Kiểu mã ngày tháng m Tháng không hiện số 0 đứng trước (8). mm Tháng có số 0 đứng trước (08). mmm Tháng có 3 chữ viết tắt (8-Mar). mmmm Tháng với tên đầy đủ. d Ngày không hiện số 0 đứng trước. dd Ngày có hiện số 0 đứng trước. ddd Ngày có 3 chữ viết tắt. dddd Ngày với tên đầy đủ. yy Năm chỉ hiện 2 số cuối. yyyy Năm hiện đầy đủ 4 chữ số. 3.4. Sắp xếp dữ liệu theo kiểu Alignment - Chọn ô hay vùng dữ liệu để định dạng. - Chọn Format/Cells, hoặc ấn Ctrl+1, hoặc nhắp nút chuột phải rồi chọn Format Cells. - Xuất hiện hộp thoại Format Cells, chọn Tab Alignment. - Chọn mục Horizontal để điều chỉnh ngang dữ liệu trong từng ô: General: Văn bản canh trái còn số canh phải. Left : Văn bản và số đều canh lề trái. Center : Văn bản và số đều canh giữa. Fill : Canh đều nội dung ra hai bên của ô. Right : Văn bản và số đều canh phải. Justify : Khi văn bản được bao trong phạm vi một ô và canh giữa khung các ô. Center Across: Canh giữa văn bản ngang qua các cột. - Chọn mục Vertical để điều chỉnh dọc dữ liệu trong từng ô: Top : Canh trên. Bottom : Canh dưới. Center : Canh giữa. - Chọn mục Orientation để chọn hướng cho dữ liệu: hướng thẳng đứng hoặc nằm ngang. - Chọn OK hoặc gõ Enter. 3.5. Thay đổi kiểu chữ, kích cỡ, kiểu trình bày Dữ liệu trong các ô có thể định dạng theo 3 thành phần: Font(nét chữ), Style (nghiêng, đậm, gạch chân, ...) và Size (kích cỡ chữ). Thay đổi bằng hộp thoại Format Cells: - Chọn vùng dữ liệu để định dạng. - Chọn Format/Cells, hoặc ấn Ctrl+1, hoặc nhắp nút chuột phải rồi chọn Format Cells. - Xuất hiện hộp thoại Format Cells, chọn Tab Font. - Chọn phông chữ trong mục Font, chọn kiểu chữ trong mục Font Style, Underline và Effects, chọn kích thước chữ trong mục Size. - Chọn OK hay gõ Enter. Thay đổi bằng biểu tượng trên Formatting Toolbar. Nhắp chuột để chọn tên các Font chữ Canh theo mép phải Canh vào giữa ô Canh theo mép trái Kiểu chữ gạch chân Kiểu chữ nghiêng Kiểu chữ đậm Nhắp chuột để chọn cỡ chữ 3.6. Tạo khung đường viền Dùng Menu Bar - Chọn ô hay vùng cần định dạng. - Chọn Format/Cells, hoặc ấn Ctrl+1, hoặc nhắp nút chuột phải rồi chọn Format Cells. - Xuất hiện hộp thoại Format Cells, chọn Tab Border. - Trong mục Border: chọn Outline để vẽ viền quanh vùng ô, chọn Left, Right, Top, Bottom để kẻ viền trái, phải, trên, dưới vùng ô đã chọn. - Trong mục Style: chọn kiểu đường kẻ đơn, kép, nét liền, nét đứt đoạn. - Chọn OK hay gõ Enter. - Dùng biểu tượng trên Formatting Toolbar: 3.7. Định dạng nền dữ liệu - Chọn ô hay vùng cần định dạng. - Chọn Format/Cells, hoặc ấn Ctrl+1, hoặc nhắp nút chuột phải rồi chọn Format Cells. - Xuất hiện hộp thoại Format Cells, chọn Tab Pattern. - Chọn dạng nền dựa vào các mẫu đưa ra trong Pattern. - Chọn OK hay gõ Enter. 4. SỬ DỤNG CÁC HÀM MẪU CỦA EXCEL Các hàm số của Excel là những công cụ tính toán được được lập sẵn để thực hiện các tính toán phức tạp về tài chính, thống kê hoặc phân tích chúng tham gia trong quá trình ra quyết định, lập và thao tác văn bản. Mặc dù có thể gõ vào nhiều hàm số thuộc loại này, nhưng nếu dùng hàm số được lập sẵn, sai số sẽ giảm bớt. Ví dụ: công thức =A3+A4+A5+A6+A7+A8 có thể thay bằng hàm SUM(A3:A8). Dạng thức tổng quát của hàm =(Danh sách đối số). Tên hàm: tên hàm mẫu do Excel quy định. Ví dụ: SUM, AVERAGE, MAX, ... Đối số : có thể là các trị số, dãy các ô, địa chỉ ô, tên vùng, công thức, tên hàm. a. Nhập các hàm số Trong Excel có thể dùng vài cách để nhập một hàm số: Tự gõ tên hàm số. Dùng nút AutoSum để tính tổng các vùng dữ liệu. Dùng Wizard hàm số để nhập vào hàm số. Gõ vào các hàm số Hàm phải bắt đầu bởi dấu (=), tên hàm không phân biệt chữ hoa và chữ thường. Đối số phải đặt trong dấu ngoặc đơn ( ), giữa các đối số phân cách nhau bởi dấu phẩy. Gõ xong ấn Enter. Dùng nút AutoSum để tính tổng các vùng Để tính tổng các cột hay các hàng liền nhau, ta đặt con trỏ tại ô kế cận vùng cần tính tổng, sau đó nhắp nút AutoSum. Dùng Wizard hàm số: - Đặt con trỏ tại ô cần nhập hàm mẫu. - Chọn Insert/Function hoặc nhắp chuột vào biểu tượng trên thanh Toolbar. Xuất hiện hộp đối thoại Function Wizard - Step 1 of 2. - Chọn nhóm hàm cần thực hiện trong khung Function Category: khi di chuyển vùng sáng đến tên nhóm hàm trong khung Function Category, tương ứng trong khung Function Name xuất hiện nhóm các tên hàm mẫu. - Chọn tên hàm cần thực hiện trong khung Function Name. Ví dụ hàm AVERAGE - Chọn nút Next hoặc ấn Enter để hiện thị hộp đối thoại bước kế tiếp. - Chọn các đối số theo quy định của từng hàm. - Chọn Finish hoặc gõ Enter, kết quả xuất hiện trên ô đã chọn. Chú ý: - Nếu sau bước 1, chọn Finish. Excel đóng hộp thoại và đưa tên hàm lên thanh công thức. Ví dụ: chọn hàm tính trung bình cộng AVERAGE, sau khi chọn nút Finish, thanh công thức hiển thị: =AVERAGE(number1,number2,...). - Nhập dữ liệu của đối số theo quy định của hàm trong dấu ngoặc đơn. - Gõ phím Enter, kết quả xuất hiện trên ô đã chọn. b. Khảo sát một vài hàm số mẫu Hàm ngày tháng và thời gian DATE(năm,tháng,ngày) Cho giá trị là một dãy số của ngày tháng cụ thể. DAY(Dữ liệu kiểu ngày): cho giá trị ngày của dữ liệu kiểu ngày. Ví dụ: =DAY(“10/1/97”) cho kết quả 10 =DAY(B5) cho kết quả 25 (khi B5 chứa giá trị kiểu ngày: 25/02/97) MONTH(Dữ liệu kiểu ngày): cho giá trị tháng của dữ liệu kiểu ngày. Ví dụ: =MONTH(“10/1/97”) cho kết quả 1 =MONTH(B5) cho kết quả 2 (khi B5 chứa giá trị kiểu ngày: 25/02/97) NOW() Cho giá trị là dãy số của ngày tháng và thời gian hiện tại. Ví dụ: Sử dụng hàm NOW() để nhập 10/8/97 8:30. TODAY() Cho giá trị là dãy số của ngày tháng hôm nay. Ví dụ: Sử dụng hàm TODAY() để nhập vào ngày hiện tại như 10/8/97. Hàm YEAR(Dữ liệu kiểu ngày): cho giá trị năm của dữ liệu kiểu ngày. Ví dụ: =YEAR(“10/1/97”) cho kết quả 1997 =YEAR(B5) cho kết quả 1996 (khi B5 chứa giá trị kiểu ngày: 5/10/96) Hàm số toán học và lượng giác ABS(N) Cho giá trị tuyệt đối của biểu thức số N Ví dụ: =ABS(-25) cho kết quả 25 =ABS(10-25) cho kết quả 15 COS(N) Cho giá trị là cosin của một số INT(N) Cho giá trị là phần nguyên của biểu thức số N Ví dụ: =INT(115.15) cho kết quả 115 PI() Cho trị là số Pi (3.14593) ROUND(N,n) Làm tròn giá trị của biểu thức số N đến n số lẻ. Nếu n>0 làm tròn về bên phải cột thập phân. Nếu n<0 làm tròn về bên trái cột thập phân. Ví dụ: =ROUND(333333,-3) cho giá trị 333000 =ROUND(123.383,2) cho giá trị 123.38 =ROUND(12345.543,0) cho giá trị 12346 SQRT(N) Cho trị là căn bậc 2 của biểu thức số N (N>0) Ví dụ: =SQRT(25) cho kết quả 5 SUM(N1,N2) Tính tổng của các giá trị có trong danh sách đối số. Ví dụ: Dữ liệu trong các ô C1,C2,C3,C4,C7 lần lượt là 1,2,3,4,5.Công thức ở ô C8 là: =SUM(C1:C4,C7). Giá trị trả về trong ô C8 là 15. Hàm thống kê AVERAGE(N1,N2,...) Cho giá trị trung bình của danh sách đối số. Ví dụ: Dữ liệu trong các ô C1,C2,C3,C4 lần lượt là 2,5,4,5. Công thức ở ô C5 là: =AVERAGE(C1:C4). Giá trị trả về trong ô C5 là 4. COUNT(Giá trị1,Giá trị 2,...) Tính tổng số lượng các số là đối số. MAX(N1,N2,...) Cho giá trị cực đại của một danh sách các đối số. MIN(N1,N2,...) Cho giá trị cực tiểu của một danh sách các đối số. Hàm văn bản CONCATENATE(text1,text2,...,text30) Liên kết tới 30 đối số văn bản. LOWER(text) Chuyển văn bản thành chữ thường. TRIM(text) Xoá các khoảng trống trong văn bản. UPPER(text) Chuyển văn bản thành chữ hoa. Hàm Logic AND(điều kiện 1, điều kiện 2, ... ) Cho giá trị đúng khi mọi điều kiện nêu trong danh sách đều cho trị đúng. Ví dụ: AND(3>2,4<7) cho giá trị TRUE AND(TRUE,FALSE) cho giá trị FALSE IF(điều kiện,trị đúng,trị sai) - Điều kiện là một biểu thức logic. - Excel sẽ kiểm tra kết quả của biểu thức logic: nếu đúng sẽ chọn trị thứ nhất (trị đúng trong cú pháp), nếu sai sẽ chọn trị thứ hai (trị sai trong cú pháp). - Bản thân trị đúng, trị sai có thể là những hằng trị, biểu thức (chuỗi,số, logic) và cũng có thể là một hàm IF. OR(điều kiện 1, điều kiện 2, ...): Cho giá trị đúng khi có bất kỳ một điều kiện nêu trong danh sách cho trị đúng. Ví dụ: =OR(3>2,5=8) cho giá trị TRUE =OR(1+1=3,2+4=5) cho giá trị FALSE NOT(điều kiện): cho trị đúng nếu điều kiện sai và cho trị sai nếu điều kiện là đúng. Các hàm tìm kiếm VLOOKUP(x,Bảng,Cột tham chiếu,Cách dò): dò tìm trị x ở cột bên trái của bảng, khi tìm có thì lệch qua bên phải đến Cột tham chiếu để lấy trị trong ô ở đó ứng với vị trí của x. Bảng: là một khối các ô, thường gồm nhiều hàng và nhiều cột. Cột bên trái luôn luôn chứa các trị để dò tìm, các cột khác chứa các trị tương ứng để tham chiếu. Cột tham chiếu: là thứ tự của cột (tính từ trái của bảng trở qua), cột đầu tiên của bảng là cột 1. Cách dò: là số 0 hoặc số 1. Ngầm định là 1. - Nếu cách dò là 1: Danh sách ở cột bên trái của bảng phải sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Nếu trị dò x nhỏ hơn phần tử đầu tiên trong danh sách, hàm cho trị là #N/A (Not Available: Không khả thi). Nếu trị dò lớn hơn phần tử cuối cùng trong danh sách, xem như tìm thấy ở phần tử cuối cùng. Nếu trị dò x đúng khớp với một phần tử trong danh sách (không phân biệt chữ hoa hay chữ thường nếu là chuỗi), đương nhiên tìm thấy ở tại phần tử đó, và cho trị là trị của ô nằm trong cột tham chiếu cùng hàng với phần tử này. - Nếu cách dò là 0: Danh sách ở cột bên trái của bảng không cần phải xếp theo thứ tự. Nếu trị dò x không đúng khớp với bất kỳ phần tử nào trong danh sách (không phân biệt chữ hoa hay chữ thường nếu là chuỗi), hàm cho trị là #N/A (Not Available: Không khả thi). Chỉ khi nào trị dò x đúng khớp với một phần tử trong danh sách (không phân biệt chữ hoa hay chữ thường nếu là chuỗi), mới cho trị là của ô nằm trong cột tham chiếu cùng hàng với phần tử này. Ví dụ: Tính lương cho ba loại công lao động khác nhau, biết rằng số tiền cho từng loại công lao động là: loại A: 20000 đồng/công, loại B: 10000 đồng/công, loại C: 5000 đồng/công. Tiền lương được tính theo công thức: TiềnLương = SốCông x SốTiềnMộtCông. Ta thực hiện như sau: - Tạo bảng gồm 2 cột: cột A chỉ các loại công lao động (A,B,C) và cột B chỉ số tiền công tương ứng. - Chọn ô E6, nhập công thức: =VLOOKUP(C6,$A$1:$B$3,2,1)*D6 Copy công thức này xuống các ô E7 E8, ... Ta có kết quả: - Nếu công thức ở ô E6 là: =VLOOKUP(C6,$A$1:$B$3,2,0)*D6 thì ta có kết quả: Chú ý: Trong công thức ta dùng địa chỉ tuyệt đối $A$1:$B$3 để đảm bảo địa chỉ này không bị thay đổi trong quá trình Copy. HLOOKUP(x, Bảng, Hàng tham chiếu, Cách dò). Mọi nguyên tắc hoạt động của hàm HLOOKUP (Horizontal Look Up) này giống như hàm VLOOKUP (Vertical Look Up), chỉ khác là hàm VLOOKUP dò tìm ở cột bên trái, tham chiếu số liệu ở các cột bên phải còn hàm HLOOKUP dò tìm ở hàng trên cùng, tham chiếu số liệu ở các hàng phía dưới: 5. BIỂU ĐỒ BẢNG TÍNH Biểu đồ là đồ thị biểu diễn dữ liệu bảng tính. Các biểu đồ làm cho dữ liệu của bảng tính phức tạp trở thành trực quan và dễ hiểu hơn. Biểu đồ biến đổi dữ liệu từ các hàng và các cột trên đồ thị thành hình khối, đồ thị, ... Biểu đồ có các trục, trên đó có các giá trị tỷ lệ tương ứng với giá trị dữ liệu trên bảng tính. 5.1. Các bước tạo biểu đồ Xét bảng tính dưới đây: Bảng thống kê giá trị xuất khẩu năm 1996 Loại Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Khoáng sản 180000 252000 155000 195000 Nông sản 165000 255455 165000 122000 Thuỷ sản 210000 241255 185000 164600 Lập biểu đồ để so sánh kết quả xuất khẩu giữa các loại trong từng quý và của từng loại qua 4 quý. Trục đứng Z biểu diễn giá trị xuất khẩu theo loại, trục ngang X biểu diễn thời gian: quý 1, quý 2, quý 3, quý 4. Tạo biểu đồ: chọn cả bảng tính, gồm cả các tiêu đề cột và dòng để tạo biểu đồ. Các bước lập biểu đồ: Bước 1: Nhắp chuột vào biểu tượng Chart Wizard: trên thanh công cụ. Khi đó con trỏ chuột biến thành hình dấu (+). Hãy vẽ phác hoạ một vùng trên bảng tính để đặt biểu đồ vào đó bằng cách rê chuột từ góc trên bên trái đến góc dưới bên phải của vùng. Hộp đối thoại sau xuất hiện: Nhắp chuột vào nút Next > để tiếp tục bước 2 Bước 2: Chọn kiểu đồ thị, Excel có 15 kiểu khác nhau, muốn chọn kiểu nào thì nháy chuột vào hình kiểu đó để chọn (ở đây ta chọn kiểu 3-D Column) Nhắp chuột chọn kiểu biểu đồ cần tạo Nhắp chuột tại nút Next > để tiếp tục bước 3. Bước 3: Chọn kiểu chi tiết cho kiểu vừa chọn ở bước 2. Nhắp chuột chọn kiểu tạo biểu đồ Nhắp chuột tại nút Next > để tiếp tục bước 4. Bước 4. Đồ thị “nháp”, dựa vào các thao tác ở 3 bước trước, Chart Wizard phác hoạ một đồ thị như sau với các thông số có thể thay đổi được: - Data Series in: chọn Rows (hàng) nếu muốn phân tích dữ liệu theo hàng, chọn Columns (cột) nếu muốn phân tích dữ liệu theo cột. - Use First Row(s) for Category (X) Axis Labels: Sử dụng hàng đầu tiên (trong khối dữ liệu đã chọn) gán nhãn trục X. - Use First Column(s) for Legend Text: Sử dụng cột đầu tiên (trong khối dữ liệu đã chọn) gán giá trị phân tỷ lệ trục Z (trục thể hiện giá trị xuất khẩu). Cuối cùng nhắp chuột tại nút Next > để tiếp tục bước 5. - Add a Legend?: Có thêm phần chú giải không? Chọn Yes sẽ có khung bên cạnh cho biết cột màu gì là khoáng sản, nông sản, thuỷ sản. Chọn No thì không có khung này. - Chart Title: đặt tiêu đề cho biểu đồ. - Axis Title: đặt tiêu đề cho trục X và Z. Hộp Category (X): gõ tiêu đề trục X. Hộp value (Z): gõ tiêu đề trục Z. Cuối cùng chọn Finish, ta có biểu đồ sau: 5.2. Hiệu chỉnh biểu đồ - Chọn: Nhắp chuột vào biểu đồ muốn hiệu chỉnh, khung viền biểu đồ sẽ hiện 8 núm ở 4 góc và điểm giữa các cạnh. - Di chuyển: Dùng chuột kéo phạm vi biểu đồ đến vị trí mới - Thay đổi kích thước: dùng chuột rê các nút trên khung viền. - Để hiệu chỉnh các thành phần bên trong biểu đồ, nhắp đúp chuột trong phạm vi, khi đó Excel cho phép can thiệp vào từng thành phần của biểu đồ. Muốn chọn thành phần nào, nhắp chuột vào thành phần đó. Thay đổi kích thước, vị trí của từng thành phần được thao tác như trên. Muốn định dạng thành phần nào, nhắp đúp chuột vào thành phần đó. Thay đổi kiểu biểu diễn đồ thị: thực hiện lệnh Format/AutoFormat. Mục Galleries: chọn nhóm đồ thị. Mục Formats: chọn kiểu đồ thị trong nhóm. Xoá tiêu đề của biểu đồ: nhắp chuột vào tiêu đề, bấm phím Del. Thực hiện tương tự để xoá tiêu đề của trục X, Z và chú giải. Để hiệu chỉnh tiêu đề của biểu đồ và các trục ta cần làm xuất hiện tiêu đề biểu đồ và các trục: thực hiện lệnh Insert/Title rồi đánh dấu chọn mục tiêu đề cần hiệu chỉnh. Sau đó nhắp đúp chuột vào tiêu đề cần chỉnh rồi tiến hành hiệu chỉnh. 6. QUẢN LÝ DỮ LIỆU TRÊN BẢNG TÍNH 6.1. Khái niệm cơ sở dữ liệu (Database) Cơ sở dữ liệu là tập hợp thông tin, dữ liệu được tổ chức theo cấu trúc bảng (dòng và cột) để có thể liệt kê, truy tìm, xoá, trích những dòng dữ liệu thoả mãn một tiêu chuẩn nào đó nhanh chóng. Để thực hiện các thao tác này ta phải tạo ra các vùng Database, Criteria và Extract. Vùng Database là vùng cơ sở dữ liệu gồm ít nhất hai dòng. Dòng đầu tiên chứa các tiêu đề cột, gọi là tên trường (Field Name) của CSDL. Tên trường phải là kiểu chuỗi và không được trùng lặp. Các dòng còn lại chứa dữ liệu, mỗi dòng gọi một mẫu tin CSDL hay gọi là bản ghi (Record). Vùng Criteria là vùng tiêu chuẩn chứa điều kiện để tìm kiếm, xoá, trích, ... Vùng này gồm ít nhất hai dòng. Dòng đầu chứa tiêu đề, các dòng còn lại chứa điều kiện. Vùng Extract là vùng trích dữ liệu chứa các mẫu tin của vùng Database thoả điều kiện của vùng tiêu chuẩn. Vùng Extract cũng có dòng đầu tiên chứa các tiêu đề muốn trích. Chỉ cần dùng vùng này trong trường hợp thực hiện thao tác trích, còn các thao tác tìm kiếm, xoá... không cần dùng đến vùng này. Ví dụ: Ở đây: Vùng A1:F6 là vùng Database, vùng H2:H4 là vùng Criteria, vùng A9:D11 là vùng Extract. Để tiện cho việc nhập và hiệu chỉnh các bản ghi trong một danh sách, Excel cung cấp một mẫu dữ liệu (Data Form) để giới thiệu cách tổ chức dữ liệu và tạo nhập dữ liệu dễ dàng hơn và chính xác hơn. Mẫu để trình bày các tên trường, hộp chữ để nhập dữ liệu, nút nhập thêm nút xoá và nút tìm các bản ghi để có thể nhập vào bản ghi mới, hiệu chỉnh bản ghi hiện có, tìm và xoá các bản ghi bằng cách dùng Data Form. 6.2. Sử dụng hộp đối thoại Data Form Đặt con trỏ ô nằm trong phạm vi vùng Database. Thực hiện lệnh: Date/Form.... Hộp đối thoại sau hiện ra: Trong đó hiện nội dung CSDL theo từng mẫu tin, có thể sử dụng các phím sau: òñ: đến mẫu tin trước/sau mẫu tin hiện hành. Enter: đến mẫu tin sau mẫu tin hiện hành. PgUp,PgDn: đến mẫu tin đầu/cuối. Tab/Shift-Tab: di chuyển qua lại giữa các khung dữ liệu. Công dụng của các nút lệnh trong khung đối thoại: New : nhập mẫu tin mới. Delete : xoá mẫu tin hiện hành. Restore : khôi phục dữ liệu vừa nhập/xoá. Find Prev: đến mẫu tin trước mẫu tin hiện hành. Find Next: đến mẫu tin sau mẫu tin hiện hành. Criteria : nhập điều kiện truy tìm. Close : đóng cửa sổ Data Form. 6.3. Thao tác tìm kiếm, trích, xoá và sắp xếp a. Tìm kiếm Thao tác này chỉ cần tạo trước vùng Database và vùng Criteria, không cần tạo trước vùng Extract. - Di chuyển con trỏ ô vào vùng Database. - Chọn Data/Filter/Advanced Filter. Xuất hiện hộp đối thoại sau: - Chọn: Filter the List, in place ở mục Action (hiển thị những mẫu tin thoả mãn điều kiện ngay trên vùng CSDL). - Xác định địa chỉ vùng Database vào hộp: List Range. - Xác định địa chỉ vùng Criteria vào hộp: Criteria Range. - Gõ Enter hay chọn OK, các mẫu tin không thoả mãn điều kiện trong vùng Criteria sẽ bị dấu đi, chỉ trình bày các mẫu tin thoả mãn điều kiện. Chú ý: Sau đó muốn liệt kê lại toàn bộ nội dung các mẫu tin của CSDL, dùng lệnh: Data/Filter/Show All b. Trích - Trong thao tác này, cần tạo trước vùng Database và vùng Criteria và vùng Extract. - Di chuyển con trỏ ô vào vùng Database. - Chọn Data/Filter/